Este documento proporciona un tutorial paso a paso sobre cómo combinar correspondencia en Microsoft Word. Explica los 14 pasos para crear una carta modelo, importar datos de contactos desde Excel, combinar la carta y los datos para personalizarla para cada destinatario, y finalmente enviarla como correo electrónico.

1. COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
PRESENTADO POR :
Ruth Bedoya Alban
Leidy Charry
Diana Maryuri Lopez
DOCENTE: Juan Carlos Arbeláez
MATERIA: APLICACIONES INFORMATICAS
FUNDACION UNIVERSITARIA UNIPANAMERICANA
SANTIAGO DE CALI, 25 DE AGOSTO DEL 2012

2. PASOS PARA REALIZAR UNA COMBINACION DE CORREOS
1. Abrir Microsoft Word, luego procedemos a escribir la carta
2.Luegos nos dirigimos a la barra de herramientas donde buscamos la
opcion Correspondencia.
3. Luego nos dirigimos a la opción Iniciar Combinación de
Correspondencia donde se despliega un menú y luego
seleccionamos Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia donde nos guiaran paso a paso como hacerlo.
4. Después de haber seleccionado la opción Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia aparece un recuadro en
la parte derecha de Word donde ahí nos pregunta que deseamos
hacer donde escogeríamos la opción Cartas ya que en nuestro caso
seria escribir una carta y luego presionamos Siguiente

3. 5. Después de haber presionado siguiente aparece este recuadro que
es seleccionar los tipos de documento donde tenemos tres opciones.
1. usar el documento actual (el que está activo)
2. Una plantilla (un documento que previamente se hizo para
trabajar).
3. un documento que podemos tener guardado y que hicimos
previamente.
Ahí escogemos utilizar el documento actual ya que apenas se va a
crear la carta luego procedemos a darle siguiente

4. 6.Después de haberle dado siguiente aparece este recuadro nos
pregunta si deseamos
usar una lista existente. (En caso que tengamos una base de
datos previa con todos los datos necesarios para trabajar.
Seleccionar de los contactos de Outlook, para mandarles
correos personalizados.
Escribir una lista nueva.
Como ya tenemos la base de datos creada, escogemos la opción usar
una lista existente.

5. 7.Después de haber seleccionado utilizar una lista existente
procedemos a hundirle siguiente de ahí me abre un recuadro donde
tengo que buscar la base de datos en Excel después de haber
encontrado el documento le damos en la opción Abrir.

6. 8. Después de haberle dado en la opción Abrir me abre este recuadro
donde seleccionamos la base de datos que creamos y por ultimo
seleccionamos aceptar.
9.Finalmente, nos muestra todos nuestros destinatarios de la
correspondencia, le pedimos aceptar y podemos continuar con el
siguiente paso

7. 10.En este siguiente paso, necesitamos elegir la opción de Mas
elementos para ver todos los campos que incluimos en nuestra base
de datos e insertarlos en la carta, donde sustituirán a los nombres que
habíamos puesto y que verás resaltados con otro color en la práctica.
11.Después de hundirle en la opción Más elementos abre un recuadro
donde insertaremos los campos de base de datos que creamos
después vamos al siguiente paso.

8. 12.Después de haber realizado todo este proceso eso nos dará la
vista de cada uno de los destinatarios, para ver como quedó
finalmente nuestra carta ya combinada, los datos han sido incluidos en
la carta, podemos todavía eliminar a alguien de la lista y realizar
algunas modificaciones

9. 13.El último paso es completar la combinación Pedimos editar cartas
individuales Combinar todos los registros y le cambiamos nombre al
documento que contiene todas las cartas que hicimos, eso hace que
este documento sea totalmente independiente de la carta modelo y de
la base de datos.
Tanto la carta modelo como la base de datos son reutilizables para
una nueva combinación.

10. 14. Por ultimo nos dirigimos a la opción correspondencia y
seleccionamos Finalizar y Combinar donde se despliega un recuadro
donde luego seleccionaremos la opción Enviar mensajes de correo
electrónico.
Después de haber seleccionado dicha opción se abre este cuadro
donde aquí escogemos el para: que es el destino a quien será
enviado, el asunto que es el motivo de la carta, y en que formato
quiere el correo y por ultimo se le da aceptar.