Curso De Word Combinar Correspondencia

Salvador González Sánchez
presenta:

®
Curso de Microsoft Office
Word 2007

Combinación de
correspondencia I: Usar la
combinación de
correspondencia para el envío
masivo de correspondencia

Contenido del curso
• Información general: Envío masivo de
correspondencia

• Lección 1: Cómo funciona

• Lección 2: Configurar la lista de destinatarios

• Lección 3: Realizar una combinación de
correspondencia completa
Dos de las tres lecciones incluyen una lista de tareas
sugeridas; cada una incluye una serie de preguntas de
prueba.

Combinación de correspondencia I: Usar la combinación de correspondencia para el envío

Información general: Envío masivo de correspondencia

Imagine que debe enviar a cada uno de sus
empleados una carta o un mensaje de correo
electrónico con información personal relativa al
salario y la retención de impuestos.

Crear cada elemento por separado llevaría horas.
Solución: combine la correspondencia.

Esta característica permite crear un documento
con la información que es la misma para todas las
copias y agregar marcadores de posición para la
información que no se repite. Word se encarga del
resto.


Objetivos del curso
• Comprender cómo funciona la combinación de
correspondencia para obtener los resultados deseados.

• Configurar un documento para realizar un envío masivo de
correspondencia.

• Realizar una combinación de correspondencia básica con
el Asistente para combinar correspondencia.


Cómo funciona
En toda combinación de
correspondencia, deben
tenerse en cuenta tres
elementos distintos.

Comprender estos
elementos le permitirá
obtener los resultados
esperados y deseados
de la combinación de
correspondencia.
1 El documento principal, que es el punto de partida.
2 La información de los destinatarios, como nombre y dirección de cada
persona, que desea combinar con el documento principal.
3 Los documentos terminados, que incluyen la información del documento
principal más la información única de cada destinatario.

Combinación de correspondencia I: Usar la combinación de correspondencia para el
envío masivo de correspondencia

Documento principal
El documento principal
es el punto de partida. El
documento principal
puede ser una carta, un
sobre, un correo
electrónico o un cupón.

Contiene los elementos
que se muestran aquí.

1 Contenido que es idéntico para todas las copias, como el texto de la sección
principal de una carta modelo. Este texto solo se debe escribir una vez, con
independencia de la cantidad de copias de las cartas que desee imprimir.
2 Marcadores de posición para la información de cada destinatario. Por ejemplo,
en una carta modelo, la dirección y el saludo serán únicos para cada copia.


Información de los destinatarios
En una combinación
de correspondencia,
la información de los
destinatarios, que es
única para cada copia
de la combinación,
reemplaza los
marcadores de
posición agregados al
documento principal.
Ejemplos de información de los destinatarios:
Direcciones en sobres o etiquetas; nombres en el
saludo de una carta modelo; importe del salario en
mensajes de correo electrónico para los empleados;
notas personales acerca de productos preferidos en
postales enviadas por correo a clientes importantes; o
números en cupones canjeables.


La información de los
destinatarios se debe
mantener en un
origen de datos.

La expresión “origen de datos” es un término amplio que
incluye toda una categoría de archivos con los que se
trabaja muy a menudo.

Por ejemplo, una lista de contactos de Microsoft Office
Outlook® es un origen de datos.


En general, la
información de los
destinatarios se
coloca en columnas y
filas, tal como se
muestra en la tabla de
la imagen.

El archivo de origen de datos debe estar estructurado
de tal forma que sea posible vincular los marcadores de
posición del documento principal con la información
correspondiente.


Conjunto terminado de documentos
Una vez terminada
una combinación de
correspondencia, el
resultado es similar a
lo que se muestra
aquí.

• Conjunto de documentos individuales terminados, que
se pueden imprimir (por ejemplo, cartas, etiquetas,
sobres o cupones) o enviar electrónicamente durante
el proceso de combinación (por ejemplo, por correo
electrónico).


Conjunto terminado de documentos
Una vez terminada
una combinación de
correspondencia, el
resultado es similar a
lo que se muestra
aquí.

• Documento principal. Es el documento que se usa
como punto de partida, el cual permanece como un
documento separado. Este documento no se guardará
automáticamente después de la combinación.


Pregunta 1 de prueba 1
En una combinación de correspondencia, ¿cuál es el
documento principal? (Elija una respuesta).

1. El documento de partida, que contiene el texto que será
idéntico para cada carta, sobre, etc. de la combinación y los
marcadores de posición para la información única de cada
destinatario.

2. El primer documento del conjunto de documentos terminados
de la combinación.

3. Un documento que contiene únicamente el texto que es
idéntico en cada una de las copias de la combinación de
correspondencia.


Pregunta 1 de prueba 1: Respuesta
El documento de partida, que contiene el texto que será idéntico para
cada carta, sobre, etc. de la combinación y los marcadores de posición
para la información única de cada destinatario.

El documento principal es el documento de partida, al cual se agrega el
texto que será idéntico para todas las copias y los marcadores que
indican cuál será la información única de cada destinatario y en qué
lugar aparecerá.


El documento principal que contiene el texto y los
marcadores de posición se guarda automáticamente una vez
terminada la combinación. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.

2. Falso.


Falso.

Debe guardar el documento principal para poder usarlo nuevamente en
otra combinación de correspondencia.


¿Por qué la información única de los destinatarios que se usa
en una combinación de correspondencia se debe guardar en
un archivo de origen de datos? (Elija una respuesta).

1. Los archivos de origen de datos son un tipo de archivo
especial que únicamente sirven para la combinación de
correspondencia.

2. Los archivos de origen de datos organizan la información de
modo que puede combinar determinada información con
marcadores de posición específicos en el documento
principal.

3. Los archivos de origen de datos están diseñados para
almacenar mucha información.


Los archivos de origen de datos organizan la información de modo que
puede combinar determinada información con marcadores de posición
específicos en el documento principal.

Es la forma estructurada de organizar la información en los archivos lo
que permite tomar información de una celda de ese archivo y colocarla
en un documento único.


Lección 2

Configurar la lista de destinatarios

Configurar la lista de destinatarios
Ya conoce los elementos
básicos de una
combinación de
correspondencia.

A continuación
aprenderá a configurar el
documento principal y a
conectarlo a la lista de
destinatarios.

La lista de destinatarios, junto con los marcadores de posición
agregados al documento o sobre de Word, son la parte esencial de
la combinación de correspondencia.

Funcionan conjuntamente para colocar la información única en las
copias finales combinadas de forma individual.


Más información acerca de la lista de destinatarios
Una lista de
destinatarios puede ser
cualquier archivo donde
destinatarios esté
organizada en columnas
y filas. Se puede crear
con diferentes
programas, como Excel,
Access o Outlook.

1 Las columnas de la lista representan una categoría o
tipo de información. Cada columna se identifica con un
encabezado de columna. Por ejemplo, en una lista de
clientes podría haber columnas para Nombre, Apellido y
Dirección.


Una lista de
destinatarios puede ser
cualquier archivo donde
destinatarios esté
organizada en columnas
y filas. Se puede crear
con diferentes
programas, como Excel,
Access o Outlook.

2 Cada fila de la lista representa la información completa
de un destinatario. En la lista de clientes, por ejemplo,
una fila contiene toda la información acerca del cliente:
su nombre, su dirección, etc.


Las columnas y filas
permiten colocar la
información única de
los destinatarios en
otros documentos
durante la
combinación de
correspondencia.

Desde el documento principal, primero se conecta a la
lista y luego podrá agregar cualquier encabezado de
columna como marcador de posición en dicho
documento. (Oficialmente, estos marcadores de
posición se denominan campos. Más adelante podrá
obtener más información sobre campos).


Las columnas y filas
permiten colocar la
información única de
otros documentos
durante la
combinación de
correspondencia.

Al finalizar la combinación de correspondencia, se
obtiene para cada persona un documento terminado
que contendrá información tomada de una fila de la lista
de destinatarios.


Procedencia de la lista de destinatarios
En muchos casos, la
lista de destinatarios que
se desea usar ya existe.

Por ejemplo,
posiblemente tenga
acceso a un archivo con
una lista que contiene
los siguientes datos:

• Nombres, direcciones, etc. de clientes o contactos.
• Productos o servicios que ofrece la compañía.
• Información acerca de los empleados.


Procedencia de la lista de destinatarios
Si la lista ya existe, la
conexión puede
establecerse durante
la combinación de
correspondencia.

No se preocupe si todavía no tiene ninguna lista. El
proceso de combinación de correspondencia incluye un
paso en el cual puede crear una lista de destinatarios
desde cero. Podrá obtener más información sobre este
tema en la próxima lección.

Combinación de correspondencia I: Usar la combinación de correspondencia para
el envío masivo de correspondencia

Campos
Una vez establecida la
conexión a la lista de
destinatarios, puede
indicar la información
que desea incluir en la
combinación de
correspondencia
mediante los campos.

Un campo es una serie de códigos que indica a Word
que inserte información en un documento de forma
automática.

Informalmente, se puede pensar que los campos son
marcadores de posición.


Campos
En un envío masivo de
correspondencia, los
campos que se usan se
llaman campos de
combinación y son los
marcadores de posición
para la información única
que se obtiene
directamente de la lista
de destinatarios.

Por ejemplo, en la ilustración, se han agregado campos
de combinación para la información almacenada en las
columnas Dirección y Nombre de una lista de
destinatarios.

Observe que en el documento aparecen entre comillas
angulares (« »).


Campos de combinación
Puede crear un campo
de combinación
mediante la fusión de
otros campos, o
agrupar campos y usar
espacios, saltos de
línea y signos de
puntuación tal como lo
haría normalmente en
una oración.

Por ejemplo, puede colocar un tratamiento de cortesía
antes del apellido o nombre completo y configurar los
campos en el documento del siguiente modo:

«Tratamiento» «Apellido»
«Dirección»
«Ciudad», «Estado» «Código postal»


Campos de combinación
También es posible
dar formato a los
campos, para
controlar cómo se
verá la información de
los documentos
combinados.

Por ejemplo, si lo desea puede colocar los nombres en
negrita o en color rojo.

En el documento principal, seleccione el campo,
incluidas las comillas angulares (« »). En la ficha Inicio,
haga clic en cualquier comando de los grupos Fuente o
Párrafo y elija las opciones de formato que desee.


Sugerencias para realizar la práctica
1. Divida los datos de la columna Nombre en dos columnas.

2. Cree una columna llamada “Nota personal”.

3. Guarde la hoja de cálculo de Excel.

Práctica en línea (requiere Excel 2007)


¿Cuál es la relación entre la lista de destinatarios y los
campos insertados en el documento principal? (Elija una
respuesta).

1. No existe ninguna relación.

2. Los campos son equivalentes a las columnas de la lista de
destinatarios.

3. Cada campo representa una celda en la lista de destinatarios.


Los campos son equivalentes a las columnas de la lista de
destinatarios.

Agregar un campo al documento principal implica que la información
almacenada en la columna correspondiente de la lista aparecerá en los
documentos combinados.


¿Cómo se distingue un campo del resto del texto en el
documento principal? (Elija una respuesta).

1. Los campos siempre están en negrita.

2. Los campos están en cursiva.

3. Los campos se encuentran entre comillas angulares (« »).


Los campos se encuentran entre comillas angulares (« »).


Debe tener una lista de destinatarios para realizar una
combinación de correspondencia. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.

2. Falso.


Falso.

La lista se puede crear durante el proceso de combinación de
correspondencia. Si sólo necesita enviar la combinación de
correspondencia a unas pocas personas, posiblemente sea más
sencillo realizar la lista durante el proceso.


Lección 3

Realizar una combinación de
correspondencia completa

Realizar una combinación de correspondencia completa
A continuación se
detallará el proceso
de combinar
correspondencia con
el Asistente para
combinar
correspondencia.

Al final de esta lección habrá aprendido otra forma de
combinar correspondencia.


Abrir el Asistente para combinar correspondencia
Para realizar una
combinación de
correspondencia, haga clic
en Iniciar combinación
de correspondencia en
la ficha Correspondencia
y luego haga clic en Paso
a paso por el Asistente
para combinar
correspondencia.

Animación: haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga
clic en Reproducir.

El Asistente se abrirá en la parte derecha de la ventana en un
panel de tareas. Siga las indicaciones y luego haga clic en
Siguiente en la parte inferior del panel para avanzar en el
Asistente (o en Anterior si necesita volver a un paso previo).


Abrir el Asistente para combinar correspondencia
Para realizar una
combinación de
correspondencia, haga clic
en Iniciar combinación de
correspondencia en la
ficha Correspondencia y
luego haga clic en Paso a
paso por el Asistente para
combinar
correspondencia, como se
muestra aquí.

El Asistente se abrirá en la parte derecha de la ventana
en un panel de tareas. Siga las indicaciones y luego
haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel
para avanzar en el Asistente (o en Anterior si necesita
volver a un paso previo).


Configurar el documento principal
El segundo paso del
Asistente consiste en
configurar el

Puede enviar una carta de correo personalizada o un mensaje
de correo electrónico, o tal vez desee comenzar con los sobres
y las etiquetas.

También puede crear un directorio para almacenar listas de
datos, como nombres y direcciones de clientes, información de
productos y datos de contacto del personal.


Las opciones del
Asistente varían de
acuerdo con el tipo de
documento
seleccionado en el
primer paso.
En este caso se eligió
crear sobres, de modo
que hay tres opciones.

Cambiar el diseño del documento. Esta opción está
seleccionada porque cuando se inició el Asistente estaba
abierto un documento en blanco. Se desea convertir ese
documento en blanco que está abierto en un documento de
sobre. Haga clic en Opciones de sobre y elija el tamaño del
sobre y otras opciones que desee; el documento de sobre
sustituirá al documento en blanco.


Las opciones del
Asistente varían de
acuerdo con el tipo de
documento
seleccionado en el
primer paso.

En este caso se eligió
crear sobres, de modo
que hay tres opciones.
Empezar a partir de un documento existente. Si para
la combinación de correspondencia desea usar un sobre
que ha guardado anteriormente, pero en la pantalla
aparece un documento en blanco, seleccione esta
opción para reemplazar el documento en blanco con el
sobre.


Conectarse a la lista de destinatarios
En el paso 3, debe
conectarse a la lista
de destinatarios que
desea combinar con
los documentos.

Hay tres opciones.

Usar una lista existente. Si ya tiene una lista de
destinatarios con la información que desea combinar,
seleccione esta opción.

Luego haga clic en Examinar, en el Asistente, para
buscar y abrir el archivo.


En el paso 3, debe
desea combinar con
los documentos.

Hay tres opciones.

Seleccionar de los contactos de Outlook. Si desea
usar la lista de contactos de Outlook como lista de
destinatarios, seleccione esta opción.

Luego haga clic en Elegir la carpeta de contactos para
buscar y abrir la lista de contactos correcta.


En el paso 3, debe
desea combinar con
los documentos.

Hay tres opciones.

Escribir una nueva lista. Si no tiene ninguna lista de destinatarios
adecuada y desea crear una, seleccione esta opción. La lista nueva se
guardará como un archivo de base de datos (.mdb) para envío de
correspondencia en la carpeta Mis archivos de origen de datos dentro
de las carpetas Documentos o Mis documentos.

Podrá volver a usar el archivo para otras combinaciones de correspondencia.


Elegir los destinatarios de la correspondencia
Después de
de destinatarios, debe
elegir los destinatarios
que desea incluir en el
archivo de
correspondencia.

Por ejemplo, tal vez se desee enviar una carta modelo
sólo a aquellos clientes del archivo que tienen un código
postal específico.

O crear un directorio que incluya únicamente una línea
de productos.


Todo esto se hace en
el cuadro de diálogo
Destinatarios de
combinar
correspondencia,
que se abre
automáticamente al
conectarse a una lista
o crear una nueva
lista de destinatarios.
1 Todos los destinatarios tienen una marca de verificación
junto a su nombre y están incluidos de forma
predeterminada en el envío de correspondencia.


Todo esto se hace en
el cuadro de diálogo
Destinatarios de
combinar
correspondencia,
que se abre
automáticamente al
conectarse a una lista
o crear una nueva
lista de destinatarios.
2 Si desea restringir la lista de destinatarios, haga clic en
Ordenar… para elegir el nombre de la columna que
desea ver y ordenar (sea en forma ascendente o
descendente); o haga clic en Filtro… para introducir los
campos y valores de los destinatarios que desea ver.


Diseñar el documento principal
A continuación, debe
diseñar el documento
principal, lo que
supone agregarle
contenido.

Animación: haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga
clic en Reproducir.
Ese contenido consiste en información que es la misma para todas las
copias combinadas y marcadores de posición (campos) para los datos
de los destinatarios en cada copia combinada.

La animación muestra cómo diseñar un sobre.


A continuación, debe
diseñar el documento
principal, lo que supone
agregarle contenido: la
información que es la
misma para todas las
copias combinadas y los
marcadores de posición
para los datos de los
destinatarios en cada
copia combinada.
En el caso de un sobre, la información que es la misma
para todas las copias de la combinación es la dirección
del remitente que se escribe en la esquina superior
izquierda. Los marcadores de posición corresponden a
las direcciones de cada destinatario.

Combinación de correspondencia I: Usar la combinación de correspondencia
para el envío masivo de correspondencia

La forma más rápida
para agregar la
dirección del
destinatario es hacer
clic en Bloque de
direcciones en el
Asistente.

De ese modo se agrega al sobre el campo prediseñado
«Bloque de dirección», que incluye los campos
Nombre, Apellido, Dirección, Ciudad, Estado o provincia
y Código postal.


Vista previa
Después de agregar
todo el contenido y los
campos al documento
principal, puede
obtener una vista
previa de cómo se
verán los documentos
combinados.

Al hacer clic en Siguiente en la parte inferior del
Asistente para ir al paso siguiente, aparecerá
automáticamente el primer documento de la
combinación.


Vista previa
En función de cómo se vea el primer documento de la combinación, hay
varias alternativas:
• Si el documento no se ve correctamente, haga clic en Anterior en la
parte inferior del Asistente. Al volver al paso anterior, podrá agregar
campos, eliminarlos o hacerlos coincidir, o realizar otras correcciones de
tal modo que la información se muestre correctamente.

• Si el documento es correcto, haga clic en el botón con una doble flecha
hacia la derecha en la parte superior del Asistente para ver otros
documentos de la combinación, tal como se observa en la imagen.


Vista previa
En función de cómo se vea el primer documento de la combinación, hay
varias alternativas:
• Si desea ver el documento combinado correspondiente a un
destinatario determinado, haga clic en Buscar destinatario para
buscarlo. Conforme vaya pasando los documentos, si desea excluir
de la combinación a cualquiera de las personas, haga clic en
Excluir al destinatario.

Esta acción solamente excluirá al destinatario del resultado final de
la combinación, no lo eliminará de la lista de destinatarios.
• Si observa que la combinación incluye a algunos destinatarios que no
desea, haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir el cuadro
de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia. Tal como se
describió anteriormente, puede usar este cuadro de diálogo para
restringir la lista de destinatarios.


Completar la combinación
Cuando esté satisfecho
con la vista previa de los
documentos combinados,
puede imprimir el
resultado final.

Haga clic en Imprimir
para abrir el cuadro de
diálogo Combinar al
imprimir.

¿Necesita hacer cambios de último momento?

Si aún desea revisar los resultados o personalizar
algunos sobres seleccionados, haga clic en Editar
sobres individuales en el Asistente.


puede imprimir el
resultado final.

imprimir.

De esta forma, se crea una combinación completa por
separado que contendrá todos los sobres en un
documento de Word.
Después de revisar o modificar los sobres en este
documento completo, podrá imprimirlos
inmediatamente.


puede imprimir el
resultado final.

imprimir.

O simplemente guarde el documento e imprima los
sobres en otro momento. Si desea conservar los
cambios realizados en cada sobre, asegúrese de
guardar este documento.
Este documento completo está separado del documento
principal y tendrá un tamaño más grande.


Cancelar o reanudar una combinación
Una combinación se
puede cancelar en
cualquier momento
antes de completarla.

Para ello, cierre el documento y elija no guardar los
cambios. Se eliminarán tanto el documento como la
conexión a la lista de destinatarios.

Si simplemente desea dejar de trabajar en la
combinación y retomarla más tarde, guarde el


Cancelar o reanudar una combinación
Una combinación se
puede cancelar en
cualquier momento
antes de completarla.

Cuando abra el documento nuevamente, Word
preguntará si desea conservar la conexión con la lista
de destinatarios. Haga clic en Sí para reanudar la
combinación.


Introducción a las combinaciones de correspondencia a través de la Cinta

¿Advirtió que los
comandos de la ficha
Correspondencia
están disponibles a
medida que se avanza
en el Asistente?

La Cinta también es una forma cómoda de realizar una
combinación de correspondencia; el proceso es muy
similar a los pasos del Asistente.

La Cinta ofrece más características, por ejemplo la
posibilidad de buscar errores automáticamente antes de
completar la combinación.



Los comandos de la
ficha
Correspondencia se
encuentran dentro de
los siguientes cuatro
grupos:

1 Iniciar combinación de correspondencia. Éste es el punto de partida
en el cual se elige el tipo de documento y luego se selecciona, crea o
edita la lista de destinatarios.
2 Escribir e insertar campos. Aquí se pueden insertar campos de
combinación, hacerlos coincidir y usar reglas para realizar distintas
acciones en los documentos.



Los comandos de la
ficha
Correspondencia se
encuentran dentro de
los siguientes cuatro
grupos:

3 Vista previa de resultados. Además de ver los
documentos combinados individuales, podrá usar una
función automática de comprobación de errores.
4 Finalizar. Puede completar la combinación y combinar
los documentos individuales en un documento completo,
imprimirlos o enviarlos por correo electrónico.


Sugerencias para realizar la práctica
1. Abra el Asistente para combinar correspondencia y configurar el

2. Conéctese a la lista de destinatarios y elija las personas a las que desea
enviar correspondencia.

3. Escriba el contenido y agregue campos.

4. Obtenga una vista previa y haga coincidir los campos.

5. Complete la combinación.

Práctica en línea (requiere Word 2007)


¿Cómo se abre el Asistente para combinar correspondencia?
(Elija una respuesta).

1. Se hace clic en Botón de Microsoft Office y luego en
Opciones de Word.

2. En la ficha Correspondencia, se hace clic en Iniciar
combinación de correspondencia.

3. En la ficha Insertar, se hace clic en Elementos rápidos.


En la ficha Correspondencia, se hace clic en Iniciar combinación de
correspondencia.


¿Cómo se excluye a una persona de la combinación de
correspondencia? (Elija una respuesta).

1. Se borra toda la información de dicha persona de la lista de
destinatarios.

2. Al obtener la vista previa de la combinación, se elimina el
documento dirigido a dicha persona.

3. Se usan las casillas del cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia.


Se usan las casillas del cuadro de diálogo Destinatarios de combinar
correspondencia.

El cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia
permite elegir a las personas que se incluirán en la combinación final.


En cuanto se opta por obtener una vista previa de los
documentos, la combinación está finalizada y ya no se
pueden realizar cambios. (Elija una respuesta).

1. Verdadero.

2. Falso.


Falso.

La vista previa permite examinar los documentos combinados antes de
finalizar la combinación.


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