1. Técnicas de Programación
U.D.1.2.- Programas informáticos de uso general:
procesadores de texto y bases de datos.
Tema 1.2.11.- Combinar correspondencia con Writer
Combinar correspondencia
proviene del término inglés Mail
Merge y consiste en realizar de
forma automatizada la escritura
de un mismo documento a
múltiples destinatarios de forma
personalizada. También se
puede emplear para otros
propósitos como personalizar un
formulario, realizar diplomas,
etc.
En la combinación de
correspondencia se utilizan
campos para crear múltiples
copias. Vamos a dar las
explicaciones en base a un
ejemplo que consistirá en
generar un documento de saludo
a los nuevos alumnos del ciclo
formativo. Tema 1.2.11.- Combinar correspondencia con Writer
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2. Documentos requeridos para combinar correspondencia
1. Fuente de Datos: los datos pueden proceder de una base de Datos, una hoja de cálculo ó una libreta
de direcciones.
2. Documento fuente o maestro: se trata de un documento hecho en Writer al que le añadiremos
campos.
3. Documentos de destino: se trata de los documentos que se crearán al ejecutar la función de
combinación de correspondencia.
Para nuestro propósito vamos a llevar a cabo los siguientes pasos:
Vamos a crear en nuestra unidad de disco una carpeta llamada Combinar para guardar nuestro trabajo,
que realizaremos a partir de los datos de una hoja de cálculo, por lo que entramos en el programa Calc.
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3. Documentos requeridos para combinar correspondencia
1. Fuente de Datos:
Rellenamos los datos tal y como vemos en la figura.
Lo guardamos como “tabla de datos” en
c:Combinar y cerramos la ventana de Hoja
de Cálculo.
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4. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Creamos un documento similar al de la figura dejando los espacios sombreados para posteriormente
insertar campos. Guardamos el archivo con como Bienvenida en c:Combinar.
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5. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Debemos registrar nuestra base de datos para lo que vamos a la flechita adjunta al icono que hay
debajo del menú Archivo y esogemos Base de datos
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6. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Se abre el asistente de bases de datos y como nosotros creamos una tabla tenemos que escoger
conectar con una base de datos existente, y en la lista desplegable, seleccionar hoja de cálculo.
Si no estamos familiarizados con la bases de datos y tenemos unos cientos de registros,
probablemente una hoja de cálculo Calc sea la mejor elección como fuente de datos.
Podemos seleccionar
Libretas de direcciones,
Hojas de Cálculo,
archivos de texto y
archivos de Microsoft
Office. Un archivo de
texto creado con bloc
de Notas ó Word Pad
necesita delimitadores
para designar filas y
columnas.
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7. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Clicando en Examinar localizamos y seleccionamos nuestra hoja de Cálculo. Si tenemos una
contraseña por su seguridad, seleccionamos Password required. Clicamos en el botón siguiente para
continuar.
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8. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Seleccionamos Sí, registrar la base de datos y desactivamos la casilla Abrir la base de datos para
editar. Finalmente pulsamos en Finalizar.
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9. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Se muestra una ventana donde nos pide el nombre y la ruta para la nueva Base de Datos. Vamos a
guardar en nuestra carpeta C:Combinar con el nombre Datos.
Ya hemos creado y registrado la nueva base de datos y está disponible para utilizarla.
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10. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Vamos a trabajar con
nuestro documento
Bienvenida.odt.
Seleccionamos el
origen de datos para
lo que vamos al
menú Ver/Fuente de
datos ó presionamos
la tecla F4, lo que
nos abrirá la ventana
de fuentes de datos.
Expandimos el árbol
hasta tener a la vista
nuestra hoja de
datos.
Lo que vamos a
hacer seguidamente
es incluir los campos
correspondientes en
los espacios
sobreados que
hemos marcado
anteriormente.
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11. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Tenemos dos métodos para insertar estos campos:
a) Desde el menú Insertar/Campos/Otros (o combinación de teclas Ctrl+F2), que nos mostrará una
ventana como la que vemos.
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12. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
Con el cursor situado en los lugares oportunos y tras pulsar Insertar la situación será la siguiente.
Campos Nombre y
Curso de nuestra
base de datos
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13. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
b) Clicando sobre la cabecera de la columna y sin soltar arrastramos hasta la posisión deseada para el
campo.
En cualquiera de los casos para finalizar
guardamos el documento. Lógicamente el
documento maestro necesita la fuente de
datos original ó una similar, con los mismos
campos para ser útil.
Arrastrar y soltar
Si vamos a utilizar el documento con
frecuencia, podemos guardarlo como una
plantilla (Archivo/Plantillas/Guardar).
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14. Documentos requeridos para combinar correspondencia
2.Documento fuente o maestro:
El aspecto final del documento Bienvenida es:
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15. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Los documentos destino son aquellos documentos de Writer creados al ejecutar la función de
combinar correspondencia. Estos documentos pueden imprimirse o guardarse como archivos.
Escogemos la entrada maracada del menú Herramientas.
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16. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino (Pasos a seguir):
Especificaremos el documento que se empleará como base para realizar la combinación. Se puede
utilizar el documento que actualmente se tenga abierto, crear un documento, comenzar a partir de uno
existente o comenzar desde una plantilla.
Especificaremos el tipo de documento a combinar, bien sea
cartas o correo electrónico.
Podemos elegir un origen de datos para las direcciones,
agregar direcciones o escribir en una lista de direcciones
nueva. Es posible seleccionar la opción de Bloque de
direcciones y asignar los campos correspondientes
mediante los cuadros de diálogo. Se pueden utilizar los
botones de navegación para obtener una vista previa de la
información del registro de datos.
Especificaremos las propiedades del saludo. Si la base de
datos de combinar correspondencia contiene información
acerca del género, se pueden especificar saludos diferentes
según el género que tenga el destinatario. En Insertar
Saludo Personalizado, podemos crear saludos con respecto
al género, se selecciona respectivamente el nombre del
campo de la base de datos de direcciones que contenga la
información correspondiente al género y se le asigna un
valor. Si no queremos utilizar un saludo personalizado
debemos seleccionar la opción de Saludo General.
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17. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino (Pasos a seguir):
Nos permite especificar la posición de los bloques de
direcciones y los saludos en los documentos.
Indicamos el número de registro de la dirección de un
destinatario para obtener una vista previa del documento de
combinar correspondencia para el destinatario, en la opción
Destinatario. De igual forma, se puede excluir algún
destinatario si así se desea. También tenemos la opción de
editar el documento directamente sin tener que reiniciar
luego el asistente.
En este paso editamos el documento de cada destinatario
de manera particular, realizando cambios y modificaciones
a cada uno de ellos sin necesidad de salir del asistente.
Nos permite especificar las opciones de salida de los
documentos de combinar correspondencia. Una vez
seleccionada la opción deseada, hacemos clic en Finalizar
para salir del asistente.
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18. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Seleccionamos el documento en el que se basa la correspondencia combinada, activando la opción
Usar el documento actual y clicamos en siguiente.
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19. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Seleccionamos el tipo de documento que queremos crear, en nuestrocarta y clicamos en siguiente.
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20. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
En nuestro caso clicamos en siguiente aunque podriamos realizar las tareas descritas con
anterioridad.
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21. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Si queremos podemos crear un saludo. Si no creamos el saludo el paso 5 no se realizará.
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22. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Podemos excluir los destinatarios deseados para los que no se generará el documento combinado o
bien Editar el documento maestro. En nuestro caso clicamos en siguiente.
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23. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Podemos personalizar los documentos individuales generados en el paso anterior. Una vez terminado
este paso hacemos clic en Siguiente.
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24. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Ya podemos guardar o imprimir el documento combinado. La primera opción nos permite guardar el
documento maestro.
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3. Documentos de destino:
Tenemos tres formas de guardar el documento combinado pulsando Guardar documentos con alguna
de las tres opciones siguientes:
1ª: Si seleccionamos Guardar como documento único se archivarán en un solo archivo todas los
documentos combinados.
2ª: Si seleccionamos Guardar como documentos únicos se archivarán el numero de correspondencias
combinadas en distintos archivos, uno a uno.
3ª: Si seleccionamos Desde – Hasta podemos indicar que rango de documentos se guardarán.
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26. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Si queremos imprimir los documentos combinados escogemos la opción marcada.
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3. Documentos de destino:
Podemos enviar uno o varios documentos en distintos formatos por correo electrónico.
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28. Documentos requeridos para combinar correspondencia
3. Documentos de destino:
Si hemos escogido guardar como no debemos olvidarnos de archivar el documento o documentos que
se han generado.
En la figura vemos uno de los documentos generados.
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29. ac ión
se nt
la pre
de
Fin
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