Ordenación e instalación

1. Ordenación: formas y
operaciones. Instalación
física de los documentos.
Condiciones y materiales.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

2. Ordenación: formas.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

3. Fases del tratamiento
archivístico
• Identificación.
• Valoración.
• Organización.
–Clasificación.
–Ordenación.
• Descripción.

4. La etapa de ordenación en
la fase de organización
Organización
Clasificación Ordenación

5. Ordenación
Según el DTA (1995), es la
operación archivística realizada
dentro del proceso de la
organización que consiste en
establecer secuencias naturales
cronológicas, numéricas y/o
alfabéticas dentro de las
categorías y grupos definidos en
la clasificación.
Según el DTA (1995), es la
operación archivística realizada
dentro del proceso de la
organización que consiste en
establecer secuencias naturales
cronológicas, numéricas y/o
alfabéticas dentro de las
categorías y grupos definidos en
la clasificación.

6. La ordenación
Clasificación – Proceso intelectual
Relaciona unos documentos
con otros de acuerdo a un
criterio establecido de
antemano, bien sea la fecha,
el alfabeto o los números.
Ordenación – Tarea material

7. Ejemplo de ordenación
Expediente ordenado

8. Niveles de aplicación
• Documentos: se ordenan en el seno
de los expedientes siguiendo la
lógica de su tramitación o secuencia
lógica, que por lo general, coincide
con la secuencia cronológica.
• Expedientes: se ordenan dentro de
las series.
• Series y Secciones: se ordenan
teniendo en cuenta la jerarquía,
comenzando por las principales.

9. Ordenación de documentos

10. Ordenación de expedientes

11. Ordenación de series
• Fondo: Provincia de San Pedro
Apóstol
–Serie: Decretos de gobierno.
–Serie: Circulares de los
Provinciales.
–Serie: Expedientes de fundación
de Comunidades.
–Serie: Crónicas de la Provincia.

12. Métodos de ordenación
• Cronológica.
–En Unidades Documentales Simples
(UDS).
–En Expedientes.
• Alfabética.
• Numérica.
• Combinaciones de ellas:
–Alfanumérica.
–Numérica-cronológica.
–Alfabético-cronológica.

13. Ordenación cronológica
• Se hace a partir de los 3
elementos de la data cronológica
(año, mes, día).
• Notar que es el orden inverso a la
fecha presente en los
documentos.
En unidades documentales simples
(UDS):

14. Ejemplos de ordenación
cronológica de UDS
• Escritura notarial Nº 1894 de
reconocimiento de cargos (1981).
• Escritura notarial Nº 2045 de
reconocimiento de cargos (1984).
• Escritura notarial Nº 1355 de
reconocimiento de cargos (1987).
• (…)
• Escritura notarial Nº 903 de
reconocimiento de cargos (2007).
• Escritura notarial Nº 1894 de
reconocimiento de cargos (1981).
• Escritura notarial Nº 2045 de
reconocimiento de cargos (1984).
• Escritura notarial Nº 1355 de
reconocimiento de cargos (1987).
• (…)
• Escritura notarial Nº 903 de
reconocimiento de cargos (2007).

15. Ejemplos de ordenación
cronológica de UDS

16. Ordenación cronológica (Cont.)
• Indicar si existen lagunas
cronológicas.
Ejemplo:
Serie: Decretos de gobierno
conservados en la Provincia de San
Pedro Apóstol (1885; 1948-1951;
1972-1981)
Serie: Decretos de gobierno
conservados en la Provincia de San
Pedro Apóstol (1885; 1948-1951;
1972-1981)

17. Ordenación cronológica (Cont.)
• En ausencia de la fecha, ha de
recurrirse a la “data archivística”.
Por el contenido, se supo que
este documento es de 1930

18. Ordenación cronológica (Cont.)
• Si solo se determina el año, los
documentos se colocarán al principio de
esa anualidad.
• Si los documentos tienen una fecha de
expedición y otra de entrada en su destino,
optar por la fecha de expedición.
• Si existen varias fechas con distintos
momentos de elaboración del documento,
hay que elegir la de su puesta por escrito.

19. Fechas de confección y entrada
Se toma esta fecha

20. Fechas de confección y entrada
Se toma esta fecha

21. Fechas de confección y entrada
Se toma esta fecha

22. Ordenación cronológica
En expedientes:
• Los expedientes han de ordenarse
considerando en primer lugar el año
inicial y en segundo lugar, la fecha
última.
• El orden de los expedientes
responderá al orden de las diferentes
etapas del procedimiento
administrativo.
• El orden variará según los
procedimientos.

23. Ejemplo de ordenación
cronológica en expedientes

24. Ordenación cronológica
• En algunos expedientes históricos, es
difícil la ordenación de un documento
detrás de otro. El orden debe reflejarse
en una ficha con los pasos del proceso
administrativo.
• Si se trata de documentos principales
con anexos, la ordenación ha de
hacerse teniendo en cuenta los
documentos principales.

25. Ordenación alfabética
• El orden es: primer apellido, segundo y
luego el nombre en último lugar.
• En documentación antigua se emplea
en probanzas, relaciones de méritos y
servicios y expedientes de ingreso en
órdenes militares o en colegios.
• En fondos modernos, se aplica a series
de expedientes personales, las hojas de
servicios, historias clínicas y otras.

26. Ejemplo de Probanza
Probanza de hidalguía de
Francisco dos Pazos,
vecino de Souteliño das
Arcas (Orense)
Archivo de la Real
Chancillería de Valladolid
PERGAMINOS,CAJA,73,1
1 -
Imagen Núm: 4 / 21
Fuente:
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/s
ervlets/ImageServlet?accion=41&txt_i
d_imagen=2&txt_rotar=0&txt_contrast
e=0&txt_zoom=10&appOrigen=&cabec
era=N

27. Ejemplo de expediente
personal
Archivo Histórico Nacional,UNIVERSIDADES,6293,Exp.7 - Imagen Núm: 2 / 57
Fuente:
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/ImageServlet?accion=41&txt_id_imagen=2&txt_
rotar=0&txt_contraste=0&txt_zoom=10&appOrigen=&cabecera=N

28. Méritos: Andrés de Villela. Archivo General de Indias.
PATRONATO,167,N.10,R.2
Fuente:
http://pares.mcu.es/ParesBusquedas/servlets/Control_servlet
?accion=4&txt_accion_origen=2&txt_id_desc_ud=124475
Ejemplo de mérito

29. Ordenación alfabética (Cont.)
• También puede haber ordenación
alfabético-geográfica.
Ejemplo: Expedientes de licencias de
apertura de comercios:
1. Calle Alondra, 12
2. Calle Alondra, 88
3. Calle Laguna, 32
4. Calle Oca, 41
5. Calle Pinzón, 54
6. (…)

30. Ordenación numérica
• Mayormente para unidades de
instalación.
• Esta ordenación radica fuera de las series,
atañe a las unidades de instalación.
• A cada unidad de instalación se le da un
número correlativo de ingreso, que
corresponderá con el indicado en la
relación de entrega.
• A la vez será el número que le
corresponderá en las estanterías.

31. Ejemplo de ordenación numérica
de unidades de instalación

32. Ejemplo de ordenación numérica
de unidades de instalación (2)

33. Ejemplo de ordenación numérica
de unidades de instalación (3)

34. Ejemplo de ordenación numérica
de depósitos
Se localizan desde la
unidad documental
1 de la CAJA 1 a la
unidad 14.135 de la
CAJA 35
Se localizan desde la
unidad documental
1 de la CAJA 36 a la
unidad 1-G de la
CAJA 70Tipo de Archivo

35. Ordenación numérica
• Cuando se haya dado un expurgo, las
unidades de instalación afectadas han de
dejar su número de orden vacante.
• Estos números y huecos serán ocupados
por los nuevos legajos o expedientes que
se inscriban en el registro.
• Para los archivos históricos han de existir
tantas numeraciones como fondos o
secciones de archivo.

36. Ordenación alfanumérica
• Consiste en la combinación de letras y
números para componer los códigos de
ordenación.
• Puede ser que los documentos se
ordenen por letras del alfabeto y dentro
de cada letra, se le asigne un número.
Ejemplo: P-23, que significaría, Expediente
de construcción del puente número 23.

37. Ordenación numérico-
cronológica
• Consiste en ordenar los documentos
por años y dentro de estos, por un
número correlativo.
Ejemplo: Expediente 34/1990.

38. Ordenación alfabético-
cronológica o viceversa
• Consiste en ordenar los documentos o
expedientes por letras y luego por
años o viceversa.
Ejemplo: Expedientes de ingresos (1908)
• Bastarrica, J.
• Gmür, G.
• Keel, F.
• Mahot, P.

39. Características de la
ordenación
• Ser unívoco.
• Facilitar la localización de los documentos.
• Ser una secuencia natural o arbitraria lo
más perfecta posible.
• Ser capaz de transformarse en otros
sistemas de manera muy fácil.
• Ser el más adecuado y adaptado a las
propias características de los documentos.

40. Características de la
ordenación (Cont.)
• Ser independiente para cada serie.
• Ser distinguible por separado la
ordenación de las series y la de los
documentos dentro de los expedientes.
• Continuarse el mismo sistema de
ordenación empezado para una serie (no
modificarlo en el transcurso de la
operación).

41. Conclusiones parciales
• La ordenación archivística es una tarea
material que se realiza a documentos,
expedientes, series o secciones de un
fondo, como parte de la fase de
organización archivística.
• Puede ser cronológica, alfabética,
numérica o combinaciones de ellas.
• Es imprescindible para la localización y
conservación de los documentos.

42. Ordenación: operaciones.
Instalación física de los
documentos. Condiciones
y materiales.
Dr. Édison Yamir Toledo Díaz

43. Fases del tratamiento
archivístico
• Identificación.
• Valoración.
• Organización.
–Clasificación.
–Ordenación.
• Descripción.

44. La etapa de ordenación en
la fase de organización
Organización
Clasificación Ordenación

45. Operaciones de la
ordenación
• Desdoble o despliegue.
• Signatura y sellado.
• Datación.
• Foliación y numeración.
• Agregación.

46. Desdoble o despliegue
• Empleado en todos los documentos pero
fundamentalmente para documentos de
los siglos XVIII y XIX cuando fue práctica
habitual, archivar los documentos tamaño
folios, doblándolos en tamaño cuatro.

47. Aforamiento a Diego de Castro
del lugar y casal de Castro (1537)
Desdoble en documentos
antiguos

48. Desdoble en documentos
muy recientes
Autorización
a ordenación
religiosa
(1954)

49. Desdoble en documentos
muy recientes
1975
2002
Planos

50. Desdoble en documentos
muy recientes
2002
Plano

51. Signatura y sellado
• Cada documento debe sellarse con el sello
del Archivo en el ángulo inferior izquierdo
junto con la signatura del legajo en lápiz.
En las piezas cosidas, solo se requerirá en
el primer folio. En los mapas y planos,
debe indicarse en el dorso. En los libros
figurará en el lomo y en la primera página,
en el margen inferior derecho.

52. Sellado
Signatura

53. Datación
• A veces es conveniente que el archivero
anote con lápiz, en la parte superior, la
data, lo que a veces se hace en carpetillas
que guardan y protegen al documento.

54. Ejemplo de datación
Renuncia a la escribanía de rentas de Lope Martínez en
favor de su hijo. (1456) (Archivo General de Simancas)

55. Foliación y numeración
• La numeración es el número de orden
dado por unidades archivísticas, la
foliación es la numeración de todos los
folios escritos de una unidad de
instalación. Estas cifras se anotarán con
lápiz en la parte superior del documento,
en el ángulo izquierdo el orden de la
unidad, y en el derecho la indicación del
folio.

56. Sellado
Signatura
Foliación

57. Agregación
• Se requiere un conocimiento profundo de
las series y del fondo y no deben realizarse
hasta estar totalmente terminada la
clasificación e inventariado de un fondo.

58. La Instalación
• Ubicación física de todo el fondo
mediante unidades de instalación, ya
sea en cajas, legajos o libros (Cruz
Mundet, 2001).
• Ubicación de las unidades de
conservación en el depósito, previa
organización del espacio (DTA, 1995).

59. Instalación: Cajas

60. Instalación: Cajas

61. Instalación: legajos

62. Instalación: libros

63. Instalación en cajas:
objetivos a cumplir
• Comprobar que los documentos
están debidamente organizados.
• Comprobar que no falta ningún
documento.
• Eliminar duplicados.

64. Eliminación de duplicados
Expediente antes
de la ordenación Originales.
El expediente
como tal
Copias y duplicados
retirados

65. Instalación en cajas:
objetivos a cumplir
• Quitar todos aquellos elementos que
puedan ser perjudiciales para la
conservación del papel, así como
carpetas de goma, clasificadores y
demás.

66. Elementos perjudiciales

67. Elementos perjudiciales

68. Elementos perjudiciales

69. Elementos perjudiciales

70. Instalación en cajas:
objetivos a cumplir
• Individualizar, en caso necesario,
cada expediente en una carpetilla
normalizada de cartulina, en cuya
solapa debe constar el asunto, los
documentos que contiene y los años.

71. Individualizar en carpetas

72. Requisitos de instalación
en cajas
• La caja no debe quedar ni muy llena
ni muy vacía ya que dificultaría su
cierre, obstaculizaría su manejo o se
deformarían los documentos.
Tampoco debe entrarle polvo.

73. Instalación en cajas. Ejemplo

74. Instalación en cajas. Ejemplo

75. Requisitos de instalación
en cajas
• Debe procurarse que un mismo
expediente no quede dividido en 2
cajas. Si ocurriera, debe declararse en
los instrumentos de descripción.
• Cada una de las cajas debe tener la
signatura claramente visible, que será
lo que permita identificarlas
visualmente.

76. Instalación en cajas

77. Las estanterías
• Sistema convencional.
• Sistema compacto.

78. Estantería convencional

79. Estantería compacta

80. Instalación de libros
• Constituyen una unidad de
instalación de por sí pero podemos
encontrarlos dentro de cajas o
formando parte de legajos.
• Pueden archivarse verticales o
horizontales en las baldas corrientes
o en baldas especiales (Pescador,
1988).

81. Instalación de libros

82. Instalación de documentos
en grandes soportes
• Porta-planos horizontal.
• Porta-tubos de PVC.
• Porta-planos vertical.

83. Porta-planos horizontal

84. Porta-planos horizontal

85. Porta-planos horizontal

86. Porta-planos tubulares

87. Instalación de otros
documentos
Otros tipos documentales como
microformas, cintas, discos magnéticos
y otros, requieren de condiciones y
protección especiales. Como primera
medida deben colocarse lejos de
instalaciones eléctricas, en cajas de
plástico y en armarios adecuados para
ellos.

88. Instalación de cintas
magnéticas

89. Métodos de instalación
• Según el Cuadro de clasificación:
reconstruye el cuadro de clasificación en
los depósitos, estableciendo espacios
reservados para los fondos, secciones y
series.
• La signatura topográfica: la signatura
tiene varias cifras, significando la planta
del depósito, la estantería, el número de
balda y la posición de la caja o legajo en
ella.

90. Métodos de instalación (2)
• Método correlativo o sistema de
numeración continua: a cada unidad de
instalación se le da un número
correlativo por ingreso, que se
corresponde con el dado en el Registro
General de Entrada de Fondos en el
Archivo.
• El número y el hueco que deje la unidad
de instalación eliminada, es ocupado por
otra que entre, que los retoma.

91. Instrumentos de control
relacionados
• El Registro Topográfico: es donde se
relacionan correlativamente las
unidades de instalación en un depósito.
• El Registro Gráfico de Depósitos: indica
el emplazamiento en los depósitos de
las estanterías y su nivel de ocupación,
lo que permite controlar el espacio
disponible.

92. Comprobación

93. Comprobación1. La ordenación es una etapa de la ...
2. La organización incluye la ...
3. El desdoble es de la clasificación.
4. El despliegue es de la ordenación.
5. La signatura y el sellado se realizan en la
ordenación.
6. La datación no se realiza en la
organización.
7. La foliación y numeración se realizan a las
estanterías.

94. 8. La foliación y numeración se realizan a
los documentos dentro de los
expedientes.
9. La agregación exige un profundo
conocimiento del fondo.
10.El desdoble es importante para poder
guardar los documentos.
11.Los documentos grandes siempre se
pueden doblar.
12.Los documentos se sellan con el sello del
productor.

95. 13. Los documentos se sellan por el Archivo
que los recoge.
14.El sellado es colocar el sello del Archivo
receptor.
15.El sellado se coloca en la parte superior.
16.El sellado se coloca en la parte inferior
izquierda.
17.La signatura es el código que identifica a
los documentos.
18.La signatura se coloca a la izquierda y
abajo del documento.

96. 19. La signatura se escribe con un bolígrafo
de color rojo.
20.La signatura se escribe con lápiz.
21.El sellado y la signatura generalmente se
escriben a la vez.
22.La instalación es una fase del tratamiento
archivístico.
23.La instalación puede coincidir con la fase
de organización.
24.La instalación es una etapa dentro de la
ordenación.

97. 25. La instalación de documentos puede
realizarse en ...
26.Los expedientes se instalan libres de
duplicados y de borradores.
27.Los expedientes se guardan por separado
en cada caja.
28.Muchos expedientes se pueden guardar
en una misma caja.
29.Muchos expedientes se pueden guardar
en una misma carpetilla.

98. 30. Los expedientes grapados deben
instalarse como tal.
31.Un grupo de expedientes pueden
sostenerse en la caja con gomas elásticas.
32.Los expedientes o documentos dentro de
las cajas deben quedar muy sueltos para
que se ventilen.
33.Los expedientes deben quedar justos y
exactos dentro de la caja.
34.Las cajas se enumeran de forma continua
en las estanterías.

99. 35. Los planos, mapas y cintas magnéticas
se guardan de igual forma que los
documentos impresos.
36. Los planos requieren, preferiblemente
de muebles especiales.
37. La descripción archivística se realiza
dentro de la instalación.

100. Conclusiones parciales
• La ordenación incluye las operaciones de
desdoble, signatura, sellado, datación,
foliación, numeración y agregación.
• La instalación tiene relación con la
ordenación. Se puede hacer en cajas de
cartón y libres de ácido, en legajos o en
libros, en estanterías convencionales o
compactas, preferiblemente con el
método de numeración continua, según lo
asignado en el Registro de Entrada.