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ACTIVIDAD No. 02
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN
EL ENTORNO LABORAL
CASO No 1 EMPRESA PILOS S.A UN
ARCHIVO ORGANIZADO
CICLO VITAL DOCUMENTAL
ARCHIVO DE GESTIÓN
El archivo de gestión o de oficina es
aquel en donde se reúne la
documentación en trámite, en busca de
solución a los asuntos iniciados, la
cual es sometida a continua utilización
y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las
soliciten.
ARCHIVO CENTRAL
Unidad administrativa donde se
agrupan documentos transferidos
trasladados por los distintos archivos
de gestión de la entidad, una vez
finalizados su trámite, que siguen
siendo vigentes y objeto de consulta
por las propias oficinas y los
particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO
Es aquel al que se transfieren desde el
archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.
VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
Arnulfo es contratado como archivista en la empresa
Pilos S.A, quien debe admitir diferentes contrariedades
y problemas. La más relevante es la falta de un archivo
organizado y grandes fondos acumulados distribuidos
en diversos lugares de la empresa. Para que el pueda
realizar sus funciones y desempeñarse de manera
correcta debe realizar la organización documental,
aplicando los criterios archivísticos para la
organización de gestión e implementación el ciclo vital
del documento y las TRD par a un correcto manejo de la
información documental, permitiendo el fácil acceso a la
información .El tiempo estimado en demostrar
resultados es dos meses, pues la empresa será
auditada y todos los empleados esperan encontrar
buenos resultados, ya que todos se han puesto la
camiseta para logar mejorías frente a las diferentes
problemáticas.
RESOLVER LOS SIGUIENTES INTERROGANTES:
1 Como debe comenzar a organizar el archivo Arnulfo
2-Cuales son las causas que originaron esta situación
3-Debe aplicar el ciclo vital del documento y cómo
gestionarlo
4- Arnulfo encuentra en los fondos acumulados
documentos electrónicos de archivos. Como debe ser
archivados esos documentos
5-Como debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la
información?
6-Desde el punto de vista archivístico cual es la
importancia del uso de las TRD
7-Según su criterio cual es el gran reto de Arnulfo
8-Cree usted que la gestión documental es la base
para el desempeño de la empresa
GENERALIDADES Y DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS
GUÍAS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
GUÍAS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS.
ISO 16175
3 PARTE
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1.
Funciones Básicas del archivo de oficina:
Principios básicos de su organización
2.
La falta de un archivo
organizado y grandes
fondos acumulados
distribuidos en
diversos lugares de la
empresa.
3.
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4.
Fondo Sección
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Sub-serie Unidad documental
5.
• Investigación preliminar sobre la
institución y las fuentes documentales.
• Análisis e interpretación de la
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• Elaboración y presentación de la TRD
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• Aplicación
• Seguimiento y actualización de las TRD.
ACUERDO 039 DE 2002 Regula el
procedimiento para la elaboración y
aplicación de las TRD
Etapas
6.
• Permiten el manejo integral de los
documentos
• Facilitan la organización de los documentos a
partir del concepto de archivo total
• Ayudan a controlar la producción y tramite
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Importancia de las TRD
Importancia desde el punto de vista archivístico:
7.
Es demostrarle a la empresa que
en los 2 meses de trabajo lograr
mejorar las diferentes
problemáticas y estar listo para
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5.
• Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en
un servidor documental central.
• Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan
que recuperar los documentos desde diferentes lugares y
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por la persona que está buscando la información.
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situación de archivado de las copias físicas.
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documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo
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• Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un
documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso
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pase a contabilizada.
• Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados
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Actividad no 02 Organización documental SENA

  • 1. ACTIVIDAD No. 02 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
  • 2. CASO No 1 EMPRESA PILOS S.A UN ARCHIVO ORGANIZADO CICLO VITAL DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN El archivo de gestión o de oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. ARCHIVO CENTRAL Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizados su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS
  • 3. Arnulfo es contratado como archivista en la empresa Pilos S.A, quien debe admitir diferentes contrariedades y problemas. La más relevante es la falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa. Para que el pueda realizar sus funciones y desempeñarse de manera correcta debe realizar la organización documental, aplicando los criterios archivísticos para la organización de gestión e implementación el ciclo vital del documento y las TRD par a un correcto manejo de la información documental, permitiendo el fácil acceso a la información .El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa será auditada y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto la camiseta para logar mejorías frente a las diferentes problemáticas.
  • 4. RESOLVER LOS SIGUIENTES INTERROGANTES: 1 Como debe comenzar a organizar el archivo Arnulfo 2-Cuales son las causas que originaron esta situación 3-Debe aplicar el ciclo vital del documento y cómo gestionarlo 4- Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivos. Como debe ser archivados esos documentos 5-Como debe aplicar las TRD para un fácil acceso a la información? 6-Desde el punto de vista archivístico cual es la importancia del uso de las TRD 7-Según su criterio cual es el gran reto de Arnulfo 8-Cree usted que la gestión documental es la base para el desempeño de la empresa
  • 5. GENERALIDADES Y DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS GUÍAS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS GUÍAS Y REQUISITOS FUNCIONALES PARA SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. ISO 16175 3 PARTE 2 PARTE 1 PARTE
  • 6. 1. Funciones Básicas del archivo de oficina: Principios básicos de su organización
  • 7. 2. La falta de un archivo organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa.
  • 8. 3. Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico Ciclo vital del documento Transferencias primarias Transferencias secundarias
  • 10.
  • 11. 5. • Investigación preliminar sobre la institución y las fuentes documentales. • Análisis e interpretación de la información recolectada • Elaboración y presentación de la TRD para su aprobación. • Aplicación • Seguimiento y actualización de las TRD. ACUERDO 039 DE 2002 Regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las TRD Etapas
  • 12. 6. • Permiten el manejo integral de los documentos • Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de archivo total • Ayudan a controlar la producción y tramite documental Importancia de las TRD Importancia desde el punto de vista archivístico:
  • 13. 7. Es demostrarle a la empresa que en los 2 meses de trabajo lograr mejorar las diferentes problemáticas y estar listo para la auditoria
  • 14. 5. • Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central. • Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información. • Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión documental. • Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos. • Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación. • Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos. La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes puntos base:
  • 15. • Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas personalizadas. • Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc… • Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de archivado de las copias físicas. • Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier documento que tengamos integrado en el sistema. • Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada. • Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…