05 02 gestión de la información

alfin05.2
Universidad de Jaén
Vicerrectorado de Proyección de la Cultura, Deportes y Responsabilidad Social
edición 01. 2015

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
Parte 2
Alfin02.iniciaciónaltrabajoacadémico.éticadelainformación
Biblioteca de la Universidad de Jaén

Alfin05.lacienciasemide.gestióndelainformación
Cita transcripción de una idea procedente de otro trabajo.
Se incluyen en el interior de un texto y pueden ser citas
textuales y citas por parafraseo
Referencia. Es la descripción univoca de un documento
Bibliografía Es el listado de datos que permite identificar y
encontrar todas las fuentes que se han consultado (ya
estén citadas en el texto o no) para realizar la investigación.

El formato bibliográfico especifica como hay que «sacar»
la información para construir una referencia correcta. El
esquema debe ser coherente, cualquiera que sea el tipo de
documento
Viene especificado por la revista donde queremos publicar
o bien por el área temática dónde investigamos.

La gestión de la información
Buscar
almacenar
Organizar y evaluarCitar y referenciar
producir

Problemas actuales en
la gestión de la
información
• Gran cantidad y variedad de fuentes de información
• Gran variedad de soportes
• Muchas formas de acceso
• Muchas formas de almacenamiento
• Gran variedad de formatos bibliográficos

Los gestores bibliográficos
Son aplicaciones informáticas para manejar referencias bibliográficas
obtenidas a partir de fuentes de información diversas. Permite formar
bases de datos personales; así, cada usuario crea, actualiza y mantiene su
base de datos bibliográfica según su necesidades.
Además permite crear automáticamente referencias bibliográficas,
actualizarlas y organizarlas, así como generarlas en diversos estilos
bibliográficos.

Qué se puede hacer con un gestor
 Que tengan mecanismos para alimentar la base bibliográfica,
importar y exportar referencias
 Compatibilidad con las principales bases de datos comerciales
 Que nos permitan organizar y luego buscar la información
 Exportar las referencias internas
 Organizar y gestionar la bibliografía
 Insertar citas y bibliografía mientras se está escribiendo un artículo
en diferentes formatos
 Integración con los procesadores de texto más comunes
 Capacidad de incorporar los documentos a texto completo
 Compartir con otros usuarios las referencias bibliográficas y la
bibliografía.

Reunir
Organizar
Citar
 Importación automática desde las
bases de datos
 Mediante un archivo de texto
 Directamente dentro del propio gestor
 Crear carpetas y subcarpetas
 Control de autoridades
 Control de duplicados
 Compartir
 Citar
 Crear bibliografías

Alfin05.Lacienciasemide.Gestióndelainformación
Tipos de gestores

Gestores entorno web
• Alojamiento en la nube (algunos incluyen aplicaciones de escritorio)
• Formato hipertextual
• Exportación directa de los recursos de información
• Búsquedas dentro del propio gestor
• Sindicación de contenidos RSS
• Incorporación de fuentes de información no Entorno compartido

Gestores sociales
Los gestores de referencias sociales unen a las funciones tradicionales de los
gestores de referencias las capacidades de las redes sociales para descubrir
y compartir información bibliográfica.
Cada vez más todos los gestores introducen funcionalidades sociales
Crear grupos, compartir, comentar documentos…

http://biblioguias.biblioteca.deusto.es/c.php?g=149245&p=982244
Principales características de los gestores bibliográficos

Dudas http://biblioguias.biblioteca.deusto.es/c.php?g=149245&p=982249
• Coste. RefWorks y EndNote están a disposición de ,los usuarios de la UJA. Hay otros gestores
como Zoteroy JabRef que son totalmente gratuitos. Mendeley ofrece una cuenta libre y otra de
pago con más posibilidades la universidad de Jaén te da acceso a la versión de pago.
• Instalación en pc RefWorks y EndNote no necesitan ninguna instalación y por lo tanto se pueden
consultar desde cualquier ordenador con conexión a internet. Por el contrario Zotero, Mendeley
y JabRef necesitan instalar una versión de escritorio.
• Archivos adjuntos RefWorks, EndNote , Zotero permiten adjuntar archivos a las referencias
exportadas. Flow y Mendeley permite importar referencias y su archivo adjunto en un mismo
paso.
• Cada gestor bibliográfico tiene su propio complemento para procesadores de texto,
generalmente para Word, que permite insertar citas de las referencias que tenemos guardadas
en nuestro gestor bibliográfico.
• Capacidad Cada gestor bibliográfico nos ofrece una capacidad de almacenamiento (RefWorks 5
GB, Flow 2 GB, EndNote Basic 2 GB, Zotero 300 MB, Mendeley 2 GB, JabRef tiene una capacidad
ilimitada). En todos los casos nos ofrecen una capacidad que permite introducir miles de
referencias.
• Compartir En RefWorks se pueden compartir referencias a través de RefShare. En Flow es
posible compartir tanto referencias como documentos adjuntos, y anotarlos y comentarlos
conjuntamente. En Zotero se puede utilizar Zotero Groups para compartir fácilmente tus
referencias con otros usuarios pública o privadamente. Mendeley permite compartir referencias
creando grupos, que pueden compartir trabajos y notas entre sí. EndNote proporciona una
herramienta para grupos que permite compartir referencias con otros usuarios de EndNote.

Como respuesta rápida…
RefWorks es un gestor de bibliografías
Un software adquirido por la Biblioteca a disposición de
todos los miembros de la comunidad universitaria de la
UJA, estudiantes, personal docente e investigador y
personal de administración y servicios
qué es ?

 no necesita instalación de un programa en
el disco duro del ordenador
 se utiliza simplemente en un navegador
como Internet Explorer
 permite acceder a la cuenta personal
desde cualquier lugar
así que podemos definirlo como un software de
administración bibliográfica en entorno web…
que hace fácil
 organizar y clasificar la bibliografía en carpetas
 importar referencias de base de datos o archivos de texto en
local, de catálogos de bibliotecas, de otros programas de gestión
bibliográfica y agregar referencias manualmente
Es un gestor web

redacción de un documento
 durante la redacción de un documento en word,
mediante el programa WriteNCite es muy
cómodo seleccionar referencias de las carpetas
creadas e introducir citas y bibliografía
 permite elegir entre 3.300 formatos
bibliográficos de salida para editar la bibliografía

1. Acceder
2. Importar
3. Mantener y organizar
4. Buscar
5. Compartir
6. Crear bibliografías
7. Escribir y citar

Acceso desde la web de la biblioteca

OJO!: para registrarnos por
primera vez, es necesario
hacerlo desde un ordenador
que esté en la red interna de
la UJA.
Es necesario que el sistema
me reconozca como miembro
de mi universidad.

paralelamente recibiremos un correo electrónico en el buzón
que hayamos especificado en el formulario, recordándome mis
datos de acceso y también dándome instrucciones para
acceder desde casa, el código de grupo

lo primero que puedo hacer, no es obligatorio, pero conveniente para organizarse,
es crear carpetas

hay varias opciones:
1. introducción manual
2. importar referencias desde un archivos de texto
3. exportar las referencias de la base bibliográfica directamente a RW
4. importando referencias desde una búsqueda online en bases de datos y
catálogos
5. Importando RSS Feeds
RSS es una forma muy sencilla para que puedas recibir, directamente en tu ordenador o en
una página web online (a través de un lector RSS) información actualizada sobre tus páginas web
favoritas, sin necesidad de que tengas que visitarlas una a una. Esta información se actualiza
automáticamente, sin que tengas que hacer nada. Para recibir las noticias RSS la página deberá tener
disponible el servicio RSS y deberás tener un lector Rss.
Añadir

1. Manual
2 decisiones previas:
•¿qué tipo de referencia?:
hay que elegir tipología
documental
•¿cómo es la fuente?:
impresa / electrónica

hay campos que construyen índices…el campo autor, el título de la revista, los
descriptores…al introducir datos, automáticamente se abre el índice
Dentro de campos
adicionales
construir un buen índice
propio de descriptores es
básico para la
recuperación en nuestra
propia base de datos

sabiendo que permite adjuntar y enlazar tu referencia bibliográfica con
cualquier archivo (pdf, doc, ppt…) de nuestro ordenador y que al hacerlo
en “agregar adjunto”, en realidad estamos subiendo nuestro archivo al
servidor de RW

2. Archivo de texto

filtro para captar correctamente el archivo de texto a
importar
La base concreta de donde proviene el
archivo
Archivo a importar
¿qué es un filtro?
No es más que un conjunto de instrucciones, que le dice a RW como está estructurado ese
archivo de texto, es decir
traduce a RW esa estructura con el fin de que la carga sea correcta

3. Desde catálogos y bases de datos en línea
1. Pulse en Buscar / Catálogo o Base de Datos en línea.
2. Escoja una base de datos (bases de datos como PubMed y catálogos como el de la British
Library y la Library of Congress están integrados) y haga la búsqueda.
NOTA: Vea que se abrirá una nueva ventana con los resultados obtenidos en dicho catálogo.
3. Escoja los registros que quiera guardar y pulse en Importar o Importar a la Carpeta.
4. Vuelva a RefWorks y, cuando la importación esté completada, seleccione Ver Carpeta de
Últimas Importaciones para revisar los registros importados.

Existen varios proveedores de información que
permiten la exportación automática directa desde su
misma plataforma de búsqueda a RW: CSA, OCLC,
Ebsco, ProQuest, Ovid, ScienceDiret, Scopus, Google
Scholar, etc. …y ahora también ISI-WOK
Ver listado completo en:
http://www.refworks.com/content/products/direct_export.asp
4. Exportación directa

Google académico

1. Cambiando configuración
2.Con el botón citar

Buscador de la biblioteca 1
2
3
4

5
6

 Importación de proveedores de bases de datos en línea
 Instrucciones para importar referencias de bases de datos en línea a
Refworks (UAB)

importar desde RSS
(Really Simple Sindication)
RSS es otro método para presentar información integrado en Refworks y que
permite añadir búsquedas bibliográficas, ver e importar a nuestra cuenta refworks
la información.
Proveedores como Pubmed, Scopus, etc. permiten la creación de RSS y RW
permite añadir directamente las referencias seleccionadas de estas búsquedas en
una carpeta.
Recordamos: RSS = Formato de sindicación o recopilación de información, es decir,
contenidos que son actualizados frecuentemente

Rss de una búsqueda en scopus
1
2

4. Copio url
5. Pego url

puede ser que a estas alturas
necesitemos reorganizar nuestras carpetas ….
Desde la pestaña organizar y compartir
carpetas o desde el menú lateral de
carpetas podemos

Eliminar duplicados por carpeta

Nos saca un listado en el que marca lo duplicado. IMPORTANTE antes de
borrar comprobar que está marcado seleccionado

Compartir carpetas
establezco las opciones de mi carpeta compartida, limitando
las condiciones:
lo que permito a mis destinatarios, los campos que comparto,
etc.

En la pantalla que tenéis abierta, Opciones de carpeta compartida, podéis
escoger además:
•permitir exportar, imprimir y crear bibliografías con vuestras referencias y en
qué cantidad (Permitir exportación, Permitir impresión y Permitir
bibliografías).
•limitar los campos que comparto
•permitir que los otros usuarios utilicen los formatos bibliográficos que hayáis
personalizado en Mostrar formatos bibliográficos personalizados y que os
envíen un e-mail de consulta en Permitir la opción de enviarme un correo
electrónico.
•en las bases de datos o carpetas compartidas tenéis Estadísticas para ver los
datos de consulta.

Podemos compartir la carpeta en alguna red social, o enviar un
correo con la url de la carpeta a las personas que queremos que
accedan

Esto es lo que verían las personas a las que se lo envieis
El diseño es muy similar…pero no es lo mismo.
A nivel de menús y de pestañas, la navegación es mucho más limitado que RW.
No puedo eliminar una referencia de esta carpeta, no puedo editarla…solo
visualizarla. Y algunas opciones más

Uso de las carpetas compartidas

Desde referencias
puedo añadir, sacar, borrar…también editar cambios globales de los elementos
seleccionados
Mover a una carpeta

Editar referencias en bloque
Añadir, borrar, mover o sustituir un
campo en las referencias que haya
seleccionado

• Borrar
• Imprimir
• Eliminar de una carpeta
• Lo seleccionado
• La página
• Todo en la lista

Trabajar con “mi lista”: un set temporal de referencias…
que no es una carpeta en sí misma, pero permite seleccionar referencias de diferentes
carpetas y mantenerlas juntas temporalmente para imprimirlas, exportarlas, editarlas o
borrarlas y que sólo está disponible durante la sesión actual de RW y al salir se borrará

En cada referencia
Aparece cuando se comparte y hemos dado permiso para comentarios
Si tiene algún archivo adjunto
Para añadirla a mi lista
Editar las referencias y modificar, añadir o borrar campos
Borrar
Ver como sería la cita dentro del texto
Ver la referencia completa

Podemos ordenar las referencias según
varios criterios

También podemos ver el
listado de referencias de 3
formas
• Uniforme
• Cita
• completo

Una vez que nos hemos creado nuestra base de datos es importante que podamos
recuperar esos datos.
¿Qué posibilidades de búsquedas
tenemos en Refworks?

Lo más rápido
Al inicio hay un buscador simple, que busca en todos los campos, tipo
google. Si el clip está activado también busca en los archivos adjuntos

Búsqueda avanzada

Todos los índices nos permiten editar y borrar

Podemos usar la edición para unificar entradas

Los índices de autores y revistas también nos
sirven para identificar cuales pueden ser
nuestros autores y revistas de cabecera.
Siempre conviene mantener el índice de
descriptores al día, para eso podemos usar las
distintas posibilidades de edición que nos
ofrece refworks.

¿qué más podemos hacer….? podemos crear
bibliografías
Bibliografía Es el listado de datos que permite identificar y encontrar
todas las fuentes que se han consultado (ya estén citadas en el texto o
no) para realizar la investigación

Recuerda RW tiene definidos unos 3300 formatos
bibliográficos.
Lo genial es que según la modelo que elija la bibliografía
sale «perfecta», sin tener que ocuparme, se ocupa Rw
con las especificaciones que tiene definidas en cada
formato.
Otra genialidad es que si elegimos otro formato
bibliográfico, no tengo que reescribir…automáticamente
reformatea el texto.
RW trabaja por tí

1. Elegimos carpeta (seleccionado, página, todo)
2. Formato
3. Tipo de fichero de salida

Y nos crea un documento word con una bibliografía con las referencias
seleccionadas y en el formato elegido en un momento

• Listado de formatos
• Solicitar un formato que no esté
• Crearme una lista de formatos favoritos
• Modificar formatos

Podemos ver como sería la bibliografía y la cita dentro
del texto en el formato que elijamos en varios tipos de
documentos

Si tenemos un documento con un listado de referencias,
podemos subirlo y que nos cree una bibliografía con el
formato que elijamos

Sólo para
profesionales!!!!

Write N Cite

Instalación

La próxima vez que abramos nuestro word
aparecerá una nueva pestaña

Tendremos que iniciar sesión introduciendo
nuestro usuario y contraseña
Una vez autentificado, Write-N-Cite descargará automáticamente toda su
base de datos. Esto puede llevar varios minutos ya que se descargan todas
las referencias y formatos bibliográficos preferidos. Cada vez que el usuario
clique en “Sincronizar mi base de datos”, WnC descargará su cuenta de
nuevo. La barra roja en la parte inferior indica el proceso de sincronización.

Nos ponemos a escribir nuestro trabajo y por tanto a citar
¿Qué es lo primero que hay que hacer?
Elegir un formato para las citas y bibliografía

Insertar una cita
Elijo la referencia y
me inserta la cita
en el texto de
forma automática
En el formato que
haya seleccionado

Sigo escribiendo e insertando citas y … ¿Qué tendría que hacer después?
Insertar la bibliografía
Le doy a insertar
bibliografía y de forma
automática me incluye
todos los documentos
citados en el formato
que he elegido

La sección Extras permite:
• Sincronizar mi base de datos: para forzar la sincronización con mi Refworks
• Eliminar códigos de campo: quitar los códigos de campo de Word (no usarlo a no ser
que estemos seguros de que no vamos a hacer más cambios)
• Abrir RefWorks: abrir la cuenta propia de RefWorks

En el área configuración podrá:
Cerrar sesión
Establecer las Preferencias (cambiar a otra cuenta de
RefWorks, importar referencias creadas con la funcionalidad
“Referencias” de Microsoft, convertir un documento,
cambiar de idioma, …

Una de las opciones que el nuevo Write-N-Cite permite es la
creación de la carpeta auto-sync. Esta funcionalidad crea una
carpeta llamada “Documents” en su cuenta de RefWorks. Bajo
dicha carpeta, creará una sub-carpeta que se titulará en base al
documento de Word creado, en la que se asignarán
automáticamente todas las referencias citadas. Nota: las
referencias se mantienen en la/s carpeta/s donde se
encontraban originariamente en su cuenta. En este ejemplo, el
documento se llama “Progeria”.

Materiales complementarios
• Guía de inicio rápido de refworks
• Cuadernos de ejercicios nivel básico
• Cuadernos ejercicios nivel avanzado
• Introducción a Write N Cite
• Centro de soporte y formación de RefWorks en castellano

Biblioteca de la Universidad de Jaén
más información en infobib@ujaen.es

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