Este documento proporciona una introducción a RefWorks, un programa de gestión bibliográfica en línea. Explica qué es RefWorks, quién puede usarlo, cómo registrarse y acceder, y las funciones principales como crear una base de datos de referencias, organizarlas en carpetas, buscar información, citar referencias y crear bibliografías.

1. Introducción a REFWORKS

2. Índice ¿Qué es RefWorks? ¿Quién puede utilizarlo? ¿Cómo accedemos? ¿Cómo registrarse? ¿Qué podemos hacer con Refworks?

3. ¿Qué es RefWorks? Es un programa gestor de bibliografías en entorno web, que permite crear una base de datos personalizada para guardar referencias bibliográficas, ordenarlas, realizar búsquedas, extraer listas en diferentes formatos de estilos de cita, y también incorporar las citas y listas bibliográficas a documentos de texto. Permite incorporar referencias desde bases de datos en línea y también desde archivos de texto. Al configurarse en un entorno web, las actualizaciones del programa se hacen automáticamente y son gratuitas, y es posible el acceso desde cualquier ordenador conectado a Internet.

4. ¿Quién puede utilizarlo? La Biblioteca de la Universidad de Zaragoza (BUZ), a través de su suscripción institucional ofrece el acceso a RefWorks a todos los miembros de la comunidad universitaria. La suscripción se completa con la opción RefShare, que permite a los usuarios compartir sus referencias y carpetas. Premisa: No es necesaria la instalación previa de ningún software especial. Se puede acceder a RefWorks desde diferentes plataformas: Windows, Mac, Unix, etc…

5. ¿Cómo accedemos? Es conveniente entrar siempre a través de la página web de la biblioteca.

7. IMPORTANTE La primera vez que nos registremos debe utilizarse un ordenador dentro de la red de la Universidad de Zaragoza. Una vez se registre, recibirá un correo-e de bienvenida en el que se incluirá un “código de grupo” imprescindible para utilizar RefWorks desde otro lugar fuera de la Universidad. Mínimo 4 caracteres ¿Cómo registrarse en RefWorks ?

8. En el menú Herramientas la opción Personalizar permite configurar algunos parámetros de visualización de las referencias: (nº registros por página, formato bibliográfico, seleccionar la carpeta a visualizar por defecto, idioma, etc…).

9. Crear una base de datos de referencias bibliográficas Importando las citas desde una base de datos en Internet Importando desde un archivo de texto (bases de datos sin exportación directa, bases de datos Refworks, Endnote …) Introducción manual de registros Importación desde un OPAC o catálogo Importación de RSS Feeds 2. Organizar las referencias bibliográficas en carpetas 3 . Editar información 4. Cómo buscar en Refworks 5. Citar las referencias o crear bibliografías en un Word 6. Refshare. Compartir información ¿Qué podemos hacer con Refworks?

10. Hay bases de datos que permiten exportar los resultados de la búsqueda, a Refworks, de forma automática: Google Scholar Abi/inform Bases de datos del CSIC: ICYT, IME Science Direct Dialnet Se puede ver el listado completo de estas bases de datos en: http://biblioteca.unizar.es/buscar/gestores/rw_importacion.php 1.1 Exportar desde una base de datos automáticamente 1 . Crear una base de datos de referencias bibliográficas

11. Ejercicio 1. Importación directa desde Google Scholar (http://scholar.google.es) Desde la pantalla de búsqueda de GS, vaya a Preferencias de Google Académico 2. Al final de la pantalla seleccione RefWorks en ‘ Mostrar enlaces para importar citas a ’ 3. Ahora, los resultados de búsqueda tienen un enlace de ‘ Importar a RefWorks ’. NOTA: la importación debe ser registro a registro. GS no permite marcar varios registros.

12. Ejercicio 2. Importación directa desde base de datos Abi/Inform

13. Ejercicio 3. Importación directa desde las bases de datos del CSIC Ejecutamos una búsqueda, seleccionamos los resultados, guardamos la selección pulsamos Seleccionados, Ver seleccionados y Descargar resultados . Por último, pulsamos Exportar a Refworks 1 2 3 4

14. 5

15. 1.2 Importar de desde un archivo de texto En las bases de datos que no tienen exportación directa tenemos que guardar un archivo de texto con los resultados de la búsqueda En segundo lugar en Refworks importaremos los datos que hemos guardado Cada base de datos tiene sus particularidades. Podemos consultar el modo de importación en la web de la biblioteca en Refworks

16. Ejemplo: Importación indirecta desde las bases de datos del ISI Seleccionar las referencias. Pinchar en el enlace “more options”

17. 3. Se guarda en un archivo en nuestro ordenador 4. Desde Refworks vamos a Referencias - Importar

18. 3. Elegimos la base de datos desde la que queremos importar 4. Refworks nos comunicará que se han importado correctamente

19. 1.3 Entrada manual de registros 1. En Refworks pulsamos Referencias-Añadir nueva referencia 2. En Ver campos utilizados veremos cuales son los datos obligatorios según el formato

20. 3. Especificamos la carpeta donde lo guardaremos, el tipo de referencia que es y rellenaremos los datos obligatorios. Por último pulsaremos Guardar 1 2 3

21. 1.4 Importación desde un catálogo u OPAC Pulsamos Buscar – Catálogo o Base de datos en línea Elegimos un catálogo (por ejemplo el de la Universidad de Zaragoza) Hacemos una búsqueda Marcamos los resultados de la búsqueda que nos interesen Elegimos la carpeta donde queremos guardarlos

23. 1.4 Importación de RSS Feeds Refworks tiene un lector incorporado de RSS que permite añadir las RSS favoritas y ver e importar la información Los pasos a seguir son: Localizar una RSS de interés y copiamos la URL de la RSS Feed

24. En Refworks vamos a Buscar – Fuentes RSS Pegamos la URL y pulsamos en Agregar fuente RSS

25. Una vez que tenemos guardada la RSS podemos abrirla y elegir las referencias que nos interesen e incorporarlas a nuestras carpetas

26. 2. Organizar los registros Las referencias se organizan en carpetas Si hemos importado referencias sin crear carpetas, veremos que tendremos tres carpetas de partida: Última importación En esta carpeta se almacenarán provisionalmente las referencias que se han importado recientemente a RefWorks Referencias que no están en una Carpeta En esta carpeta se almacenarán todas las referencias que no son las anteriores y no se hayan guardado en una carpeta determinada. ■ Referencias eliminadas Se almecenan durante 30 días. Con el botón “Restaurar” podemos volver a incorporarlas a la base de datos

27. 2.1. Crear carpetas Seleccione Carpetas/Crear nueva carpeta Escriba el nombre de la nueva carpeta y confirme con OK 2.2. Organizar los registros en carpetas Seleccione Carpetas/Organizar carpeta Podemos renombrar, desocupar y eliminar carpetas

28. 2.3. Poner registros en carpetas Se puede seleccionar registros marcándolos o la Página entera o Todo en la lista Nota: Los registros pueden archivarse en más de una carpeta

29. 3. Editar información Podemos: 3.1. Hacer cambios individualmente Seleccione el apartado Editar de la parte de la dcha. de cada referencia Se abre la ventana Editar referencia en la que aparecen los campos según el formato que tengamos seleccionado Podemos modificar campos que contengan datos o añadir texto a los vacíos Pulsar Guardar al acabar de modificar la referencia.

30. 3.2. Hacer cambios en varias referencias a la vez Seleccione las referencias que se quieran modificar marcando los distintos registros Pulsar sobre el icono Editor Global , se abre una pantalla que nos permite indicar a qué grupo de referencias y qué campos queremos modificar o añadir Seleccione el campo a editar e introducir el texto del campo Cambiar campo a 3.3. Hacer cambios en autores, descriptores o títulos de revista Seleccione Buscar índice de autores, o descriptores o revistas Localizar el término que queremos cambiar Seleccionar Editar para modificarlo, hacer los cambios deseados y OK La modificación se realizará automáticamente en todos registros que incluyan ese término.

31. Enlaces de los autores a Scholar Universe

32. 4. Buscar información en Refworks 4.1 Búsqueda rápida Permite realizar una búsqueda en todos los campos 4.2 Búsqueda avanzada Permite elegir los campos en los que buscar y la carpeta o carpetas.

33. 4.3. Buscar por índices de Autor/ Descriptor/ Revista 1. Acceda a RefWorks y pulse Buscar/Ver por Autor, Descriptor o Revista Periódica 2. Use el listado alfabético para navegar 3. Pinchando en cualquier término se mostrarán aquellos registros bajo esa entrada

34. 1. Se puede crear un listado de referencias bibliográficas . Puedes tener citas de procedencias y formatos variados y unificarlas en una Bibliografía con un formato común normalizado. Nota : Si no encuentra el formato bibliográfico deseado, contacte con el Dpto. Técnico para incluirlo support@refworks.com 5. Crear bibliografías

35. 2. Se puede insertar una cita bibliográfica mientras se escribe Nota : Hay que descargar la aplicación en Herramientas – Write-N-Cite . Esta aplicación es sólo compatible con Microsoft Word Pasos a seguir: Abrimos un nuevo documento en Microsoft Word Iniciamos Write-N-Cite desde Microsoft Word (Al descargarlo habrá un icono) Se abrirá el programa. Marcamos en la parte superior Always on top Nos identificamos

36. Se pone el cursor en el documento Word donde se quiera insertar la cita y pulsamos Citar (está al lado de cada referencia de Refworks) Guardamos el documento Pulsamos Bibliografía en el menú de Write-N-Cite Escogemos el formato bibliográfico deseado Pinchamos en Crear bibliografía (Automáticamente Refworks crea un nuevo documento llamado Final-nombre original.doc en el que inserta la cita en el documento y la bibliografía al final)

37. Refshare 1 Permite compartir bibliografías tanto con miembros de la propia institución, como con investigadores de otras instituciones, a través de una URL Se actualiza en tiempo real. Ejemplos de uso: - Proporcionar acceso a la información a usuarios que compartan un proyecto - Proporcionar un enlace a la bibliografía publicada por un departamento o investigador. - Publicar una base de datos interna de referencias dentro de una misma organización.

38. Refshare 2 1. Entramos en Carpetas–Compartir carpetas 2. Podemos compartir toda la base de datos o carpetas determinadas

39. Refshare 3 La pantalla de opciones de carpeta compartida permite establecer todas las opciones relativas a los permisos de los usuarios de Refshare. Proporciona la URL necesaria para acceder a las referencias y que puede enviarse tanto a usuario dentro de la Universidad como externos.

41. 1. Añadir referencias desde una bibliografía en formato Word o texto a RefWorks Es posible importar referencias desde un documento de Word o texto (.txt) a RefWorks. Hay que dar a estas referencias el formato RefWorks tagged format =(formato etiquetado) 1. Separar la información de la referencia en campos , encabezando cada campo con un indicador. La lista de indicadores se especifica a continuación 2. Todas las referencias deben ir encabezadas por el campo Tipo de Referencia (RT). Las opciones para este campo deben escribirse en inglés y son las siguientes: ¿Qué hacer con las referencias que ya tenemos?

43. 3.Importar las referencias Guardarlo en formato .txt (Guardarlo como Texto con formato) Acceder a RefWorks desde la opción Referencias , seleccionar Importar Seleccionar en Filtro de Importación/Fuentes de Datos , “RefWorks Tagged Format” y como Base de Datos , “Tagged Format” Selecciona Examinar para localizar el archivo con las referencias a importar Botón Importar Si no se selecciona una carpeta determinada se situarán en Referencias que no están en ninguna carpeta y temporalmente en la carpeta Última Importación . NOTA: Si se tiene una bibliografía en formato Access o Excel habrá que realizar todos los pasos señalados

45. 2. Tenemos nuestras referencias en EndNote Si tenemos las referencias en Endnote V8 podemos importar directamente las referencias en Refworks Si tenemos las referencias en Endnote web debemos guardar las referencias en un archivo de texto y después importar desde Refworks

46. Gracias por su atención