Este documento describe cómo crear y dar formato a gráficas utilizando datos de una hoja de cálculo. Explica cómo insertar objetos gráficos, crear diferentes tipos de gráficos con el asistente de gráficos, modificar gráficos existentes aplicando formato de texto, números, bordes y colores, y editar elementos como títulos, leyendas y ejes. También cubre la creación de informes de gráficos dinámicos y la vinculación automática de gráficos con los datos de la hoja de

1. 10.1. Crear gráficas utilizando datos de una hoja de cálculo.
Se pueden colocar objetos gráficos en HC y en gráficos. Los objetos
gráficos en realidad no forman parte de la HC ni del gráfico, sino más
bien son insertados en una capa transparente colocada sobre la hoja
de cálculo o de gráfico correspondiente. Estos objetos se pueden
mover, cambiar de tamaño y se le puede asignar un formato
determinado independientemente de los datos o del gráfico
subyacente.
- Lo primero es mostrar la BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO. (se
puede hacer con el botón).
- Similar a la barra de herramientas dibujo en Word
LÍNEAS, FLECHAS, RECTÁNGULOS ELIPSES Y ARCOS
Botones: Línea, flecha y dibujar a mano alzada
Botones: Rectángulo, elipse y arco
Botones: rectángulo lleno, elipse llena, arco lleno
Autoformas, sombra, 3D, etc.
Polígonos: forma libre, y forma libre llena
Cambiar forma
Cuadros de texto
Puntero: ayuda para seleccionar los objetos (sólo objetos y no celdas)
Agrupar y Desagrupar
Pasar hacia delante y hacia atrás

2. AJUSTAR EL TAMAÑO, MOVER Y COPIAR OBJETOS GRÁFICOS.
Para mover, colocar el puntero del ratón sobre el objeto de modo que
se convierta en una flecha. Arrastrar hacia la nueva posición y soltar el
ratón.
GRÁFICOS (DIAGRAMAS)
Es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo. Los
valores de las celdas, o puntos de datos, aparecen en el gráfico en
forma de barras, líneas, columnas, secciones de un gráfico circular o en
otras formas. Los puntos de datos se agrupan en series de datos y se
distinguen por sus diferentes colores o diseños.
- Los gráficos facilitan la lectura de los datos y permiten presentarlos de
una manera más clara e interesante.
ASISTENTE PARA GRÁFICOS:
- Consiste en una serie de cuadros de diálogo cuya finalidad es
simplificar la creación de un gráfico.
- El asistente le guía paso a paso a través del proceso.
- Antes de finalizar el proceso se le mostrará un ejemplo del gráfico.
CREAR un gráfico a partir de un rango de una hoja de cálculo:
Al crear un gráfico, se especifica la orientación de los datos, es decir, si
las series de datos están en las filas o en las columnas de la HC.
También puede usar el Asistente para cambiar la orientación de los
datos en un gráfico existente.
1991 1992 1993
Japón 3.000.000 3.300.000 3.630.000
Corea 2.000.000 2.200.000 2.420.000
China 5.000.000 5.500.000 6.050.000
CREAR UN GRÁFICO EN UN SOLO PASO
Para crear una hoja de gráfico que emplee el tipo de gráfico
predeterminado, seleccione los datos que desea trazar y presione F11.

3. Cuando se crea un gráfico utilizando este procedimiento rápido, se
utiliza el tipo de gráfico predeterminado de Microsoft Excel que es un
gráfico de columnas, a menos que se cambie o que se cree un informe
de gráfico dinámico. El tipo de gráfico predeterminado de un informe
de gráfico dinámico es un gráfico de columnas apiladas.
No se puede crear un informe de gráfico dinámico incrustado en un solo
paso. Los informes de gráficos dinámicos siempre se colocan
inicialmente en hojas de gráfico. Se puede cambiar la ubicación del
informe de gráfico dinámico para que se incruste en una hoja de
cálculo después de crearla.
Al crear un gráfico nuevo se muestra el gráfico de columnas
predeterminado con una leyenda y con formato estándar.
CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO PREDETERMINADO
Para activar el menú Gráfico, haga clic en un gráfico.
En el menú Gráfico, haga clic en Tipo de gráfico.
En la ficha Tipos estándar o Tipos personalizados, haga clic en el tipo de
gráfico que desee.
La ficha Tipos personalizados muestra una lista con el gráfico
predeterminado actual, los tipos de gráficos personalizados integrados y
los tipos de gráficos personalizados que se han agregado. Puede crear
un gráfico con el tipo, elementos y formato de gráfico que desee y
después guardarlo como un tipo de gráfico personalizado.
Haga clic en Establecer como predeterminado y después haga clic en
Sí.
Para cerrar el cuadro de diálogo sin cambiar el tipo del gráfico actual,
haga clic en Cancelar.
Para cerrar el cuadro de diálogo y cambiar el tipo del gráfico actual,
haga clic en Aceptar.
CREACIÓN DE UN GRÁFICO INCRUSTADO EN UNA HC
- Seleccionar los datos de la HC que se desea mostrar en el gráfico y
luego hacer clic en el botón “ASISTENTE PARA GRÁFICOS”.
· Marcar el rango A2:D5 y apretar el botón del asistente.
Se inicia un procedimiento por pasos.
1. Elegir el tipo de gráfico
2. Modificar el rango de datos
3. Opciones del gráfico
4. Ubicación: en una hoja nueva, como objeto en una hoja de
cálculo ya creada.

4. - El gráfico que se ha creado está vinculado a los datos fuente. Si
cambiamos los datos fuente, el gráfico se actualiza automáticamente.
· Probarlo, cambiar alguna de las cifrar y comprobar que el gráfico
se modifica. Luego volver a poner la cifra original.
MOVER Y CAMBIAR EL TAMAÑO DE UN GRÁFICO INCRUSTADO:
- Para mover, seleccionar con el ratón en cualquier parte del mismo y
después arrastrarlo hasta donde se desea.
- Para cambiar el tamaño, seleccionarlo haciendo clic en cualquier
parte del mismo y después colocar el puntero en una de las esquinas.
- Cuando el puntero se convierte en una flecha con dos puntas,
aumentar o disminuir el tamaño arrastrando el gráfico.
- ELIMINAR un gráfico incrustado. Puede eliminar un gráfico incrustado
en una hoja de cálculo seleccionándolo y presionando SUPR. También
se puede elegir MENÚ EDICIÓN, BORRAR, TODO.
Los datos del gráfico todavía están vinculados a los datos fuente y se
actualizarán automáticamente cuando cambien los datos de la HC.
ACTIVACIÓN DE UN GRÁFICO PARA MODIFICARLO
- Para realizar cambios en un gráfico primero hay que activarlo.
- Cuando está activado, los comandos para gráficos están disponibles y
se puede seleccionar los elementos que se desea modificar.
1992 1993
VANCOUVER 26.000 36.000
EDMONTON 17.000 21.000
Título del gráfico
VAMOS A VER LAS PARTES DE UN GRÁFICO
Título del eje Y Eje Y (de ordenadas)
Rótulo de datos
Marcador de datos
Leyenda

5. Ingresos en Canadá Occidental
40.000
36.000
35.000
30.000
25.000
Pesetas
1992
20.000
1993
15.000
10.000
5.000
0
VANCOUVER EDMONTON
Región
Marca de graduación
del eje
En el menú GRÁFICO
Tipos de gráfico
Datos de origen
Opciones de gráfico
Ubicación
Agregar datos
Agregar línea de tendencia.
· Se puede escribir texto no asignado. Se selecciona el gráfico y
después se escribe el texto. Al terminar de escribir pulsar la tecla intro
y aparecerá un recuadro de texto dentro del gráfico.
· Editar la leyenda
· etc.
10.2. Dar formato a los gráficos existentes en una hoja de cálculo.
Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto,
puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres
seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar
formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas (barra
de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para
ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic
en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en
la ficha Barras de herramientas.) Formato.

6. Girar texto y bordes
Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el
rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas
innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y
aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto.
Agregar bordes, colores y tramas
Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de
cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un
color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.
Formatos de número
Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los
números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El
formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft
Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra
de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana
de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas

7. o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la
celda activa.).
Formato de número General
El formato de número General es el formato predeterminado. En la
mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato
General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no
es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato
General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la
notación científica para números grandes.
Formatos de número integrados
Excel contiene numerosos formatos de número integrados. Para obtener
una lista de ellos, haga clic en Celdas en el menú Formato y después en
la ficha Número. La categoría Especial incluye formatos para códigos
postales y números telefónicos. Las opciones de cada categoría
aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en
categorías a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora,
Fracción, Científica y Texto.
Formato de celdas y listas
Aplicar un autoformato a un rango o una lista: Para aplicar formato a
toda una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o
serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos
mediante el comando Crear lista.) u otro rango que tenga elementos
distintos, por ejemplo, rótulos de columna y fila, totales generales y
datos de detalle, puede aplicar un autoformato. Este diseño utiliza
formatos distintos para los diversos elementos del rango o de la lista.
Crear y aplicar un estilo

8. Para aplicar varios formatos en un solo paso y estar seguro de que las
celdas tienen un formato coherente, puede aplicar un estilo (estilo:
combinación de características de formato, como fuente, tamaño de
fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto.
Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese
estilo se aplican al mismo tiempo.) a las celdas. Microsoft Excel incluye
estilos que puede utilizar para aplicar formato a los números como
monedas, porcentajes o con puntos para separar los millares. Puede
crear estilos propios para aplicar una fuente y un tamaño de fuente,
formatos de números, bordes de celdas y sombreado, así como para
proteger las celdas de cambios. Si los datos están en un esquema,
puede aplicar un estilo a cada nivel del esquema.
Copiar formatos de una celda o un rango a otro:
Si ya ha aplicado formato a algunas celdas de una hoja de cálculo,
puede utilizar el botón
Copiar formato para copiar el formato en otras celdas.
Extender automáticamente formatos: Cuando esta opción está
activada, el formato se extiende automáticamente al introducir filas al
final de un rango al que ya ha aplicado formato. Puede activar o
desactivar el formato automático.
Aplicar formato a celdas basándose en condiciones específicas
Puede supervisar los resultados de las fórmulas u otros valores de celdas
mediante la aplicación de formatos condicionales (formato condicional:
formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que
Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se
especifica es cierta.). Por ejemplo, puede aplicar color de texto verde a
la celda si las ventas sobrepasan las previsiones y un sombreado de
color rojo si son menores que las previsiones.
Cuando cambian las condiciones: Si el valor de la celda cambia y ya
no cumple la condición especificada, Microsoft Excel borra el formato
de la celda pero deja aplicada la condición de modo que se aplique
de nuevo el formato cuando la condición se cumpla.

9. 10.3. Editar gráficas existentes en una hoja de cálculo.
Puede crear un gráfico en su propia hoja o como objeto incrustado en
una hoja de cálculo. Asimismo, puede publicarlo en una página Web.
Para crear un gráfico:
Debe especificar primero sus datos en la hoja de cálculo.
Seleccione los datos y utilice el Asistente para gráficos, que le
guiará en el proceso de elegir el tipo de gráfico y sus distintas
opciones, o bien utilice la barra de herramientas Gráfico para
crear un gráfico básico al que podrá aplicar formato más
adelante.
Gráfico creado a partir de datos de la hoja de cálculo
Un informe de gráfico dinámico es un resumen interactivo de los datos
con formato de gráfico. Se crea de forma diferente a los gráficos
normales de Microsoft Excel. Después de crear un informe de gráfico
dinámico puede ver diferentes niveles de detalle o reorganizar el diseño
del gráfico arrastrando sus campos y elementos.
Representar los datos de hojas de cálculo mediante gráficos
Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo a partir de la
que se generan y se actualiza automáticamente al cambiar estos datos.
Marcador de datos
Línea de división principal

10. Nombres de categoría
Nombres de series de datos del gráfico
Marcador de datos
Cada marcador de datos representa un número de la hoja de cálculo.
Los marcadores de datos que tengan la misma trama representan una
serie de datos (serie de datos: puntos de datos relacionados que se
trazan en un gráfico. Cada serie de datos de un gráfico tiene una trama
o color exclusivo y se representa en la leyenda del gráfico. Puede trazar
una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo
tienen una serie de datos.)
Línea de cuadrícula principal
Microsoft Excel crea los valores de los ejes a partir de los datos de la
hoja de cálculo. Observe que los valores de los ejes en el ejemplo
anterior estaban comprendidos en el rango que va de 0 a 120, que
abarca todos los valores de la hoja de cálculo. Las líneas de división
principales marcan los intervalos principales del eje. También es posible
ver las líneas de división secundarias del gráfico, que marcan los
intervalos existentes entre los intervalos principales.
Nombres de categoría
Excel utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de la hoja
de cálculo para asignar nombres a los ejes de las categorías. En el
ejemplo anterior, los títulos de las filas TRIM1 y TRIM2 aparecen como
nombres de ejes de categorías.
Nombres de series de datos del gráfico
Excel también utiliza los títulos de las columnas o de las filas de datos de
la hoja de cálculo para los nombres de las series. Estos nombres
aparecen en la leyenda del gráfico.
Sugerencias para gráficos
Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de un gráfico, aparece
una sugerencia que contiene el nombre del elemento. Por ejemplo, al
colocar el puntero sobre una leyenda, aparece una sugerencia para
gráfico que contiene la palabra Leyenda.

11. Gráficos incrustados y hojas de gráficos
Puede crear un gráfico en su propia hoja de gráfico o como gráfico
incrustado en una hoja de cálculo. De ambas formas, el gráfico queda
vinculado a los datos de origen y, por tanto, se actualiza al actualizar los
datos de la hoja de cálculo.
Gráficos incrustados
Un gráfico incrustado se considera un objeto gráfico y se guarda como
parte de la hoja de cálculo en la que se ha creado. Utilice este tipo de
gráficos cuando desee mostrar o imprimir uno o varios gráficos con los
datos de la hoja de cálculo.
Hojas de gráficos
Una hoja de gráficos es una hoja independiente del libro que tiene su
propio nombre de hoja. Utilice una hoja de gráficos cuando desee ver o
modificar gráficos complejos o de gran tamaño con independencia de
la hoja de cálculo, o bien cuando necesite dejar espacio libre en la
pantalla mientras trabaja en la hoja de cálculo.
10.4. Imprimir gráficos existentes en una hoja de cálculo.
Ajustar e imprimir un gráfico de una hoja de cálculo
1. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene el gráfico que desea
imprimir.

12. 2. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de libro, haga clic el Diseño de
página o Vista previa de salto de página.
3. Para mover un gráfico, arrástrelo a la ubicación que prefiera en la
página que desea imprimir.
4. Para cambiar el tamaño del gráfico, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en el gráfico y, a continuación, arrastre los
controladores de tamaño hasta el tamaño que desee.
En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, escriba el tamaño en el
cuadro Alto de forma y Ancho de forma.
5. SUGERENCIA Si una hoja de cálculo contiene más de un gráfico, es
posible que pueda imprimir los gráficos en una página reduciendo el
tamaño de los mismos.
6. Haga clic en la hoja de cálculo.
7. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga
clic en Imprimir.
VOLVER AL PRINCIPIO
Configurar las opciones de página para un gráfico
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic
en Iniciador del cuadro de diálogo. .
2. Siga alguno de estos procedimientos:
En la ficha Página, especifique la orientación, el tamaño del
papel, la calidad de impresión y el número de página de la
primera página.

13. NOTA No se puede ajustar la escala de los gráficos.
SUGERENCIA Para especificar rápidamente la orientación de las
páginas impresas, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar
página, haga clic en Orientación y, a continuación, haga clic en
Vertical o en Horizontal.
Configurar los márgenes de página para un gráfico
1. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic
en Márgenes.
2. Siga uno de estos procedimientos:
Para utilizar márgenes predefinidos, haga clic en la opción de
márgenes que desee.
Para especificar márgenes de página personalizados, haga clic
en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba los
tamaños de margen que desee en los cuadros Superior, Inferior,
Izquierdo y Derecho.
Para configurar los márgenes del encabezado o pié de pagina,
haga clic en Márgenes personalizados y, a continuación, escriba
un nuevo tamaño de margen en el cuadro Encabezado o Pié de
página. Al configurar los márgenes del encabezado o del pié de
página cambia la distancia desde el extremo superior del papel
al encabezado o desde el extremo inferior del papel al pié de
página.
NOTA Los valores del encabezado y el pié de página
deberían ser menores que los valores de los márgenes superior
e inferior y mayores o iguales que los márgenes mínimos de la
impresora.
Para ver cómo afectarán los márgenes a la hoja de cálculo impresa,
haga clic en Vista preliminar. Para ajustar los márgenes en la vista
preliminar, haga clic en Mostrar márgenes y, a continuación,
arrastre los controladores de márgenes negros que están situados a
cada lado y en la parte superior de la página.
NOTA No se puede centrar la página horizontal ni verticalmente
para los gráficos.

14. Imprimir un gráfico sin los datos de la hoja de cálculo
Puede imprimir un gráfico sin los datos de la hoja de cálculo por página.
1. Haga clic en el gráfico que desee imprimir.
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga
clic en Imprimir.
En Imprimir, se seleccionará Gráfico seleccionado.
SUGERENCIA Puede mover y cambiar de tamaño el área del gráfico
según sea necesario antes de imprimirlo.
Cambiar la calidad de impresión de un gráfico
1. Haga clic en el gráfico que desee imprimir.
2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, haga clic
en Iniciador del cuadro de diálogo. .
3. En la ficha Gráfico, en Calidad de impresión, active la casilla de
verificación Calidad de borrador, la casilla de verificación Imprimir en
blanco y negro o ambas.
SUGERENCIA Para ver el resultado de la configuración de calidad
de impresión que ha seleccionado, haga clic en Vista preliminar.
4. Haga clic en Imprimir.