A guide to technical report writing

AGRAMOguía para
Técnico
Reporte escrito
Traducido del inglés al español - www.onlinedoctranslator.com

Contenido
Prólogo .................................................. .......................................... 3
Introducción ................................................. ...................................... 3
1. Objetivos.................................................. .......................................... 4
2. El formato del informe ............................................... .......................... 5
2.1 Comienzo y fin .................................................. ..........................5
2.2 Anexos................................................... .............................................5
2.3 Secciones y subsecciones ............................................... .......................6
2.4 Encabezamientos y notación decimal ............................................... ..............6
2.4.1 Formato .............................................. ......................................6
2.4.2 Notación .............................................. ..................................7
2.5 Referencias .................................................. .............................................7
3. La redacción del informe ............................................... .......................... 9
3.1 Precisión .................................................. .............................................9
3.1.1 Ortografía .............................................. .....................................9
3.1.2 Puntuación .................................................. ...............................9
3.1.3 Elección de palabras ............................................. .........................10
3.1.4 Sentencias .............................................. ...............................10
3.1.5 Párrafos ............................................... .............................10
3.2 Brevedad .................................................. .............................................10
3.3 Escritura discreta ............................................... ............................10
3.4 Ejemplo resuelto ............................................... ..........................10
4. Ilustrando el informe .................................................. .......................... 12
4.1 Posicionamiento .............................................. ........................................12
4.2 Convenciones ................................................ ..........................................12
4.3 Claridad .................................................. ..........................................................12
4.4 Tablas y gráficos ............................................... ...............................12
4.4.1 Tablas ................................................ ..........................................12
4.4.2 Gráficos .............................................. ..................................13
4.4.3 Espacio................................................. ..........................................13
4.4.4 Diagrama de referencias ............................................. ....................13
5. Finalización del informe .............................................. ............................. 14
5.1 Resúmenes .............................................. ..........................................14
5.2 Resúmenes ................................................ ..........................................14
5.3 Listas de contenidos .............................................. .....................................14
5.4 Comprobación ................................................ ..........................................15
5.5 Apariencia .............................................. ......................................15
5.5.1 Portadas .............................................. ................................15
6. Conclusión............................................... ........................................ dieciséis
Apéndice A - Bibliografía .............................................. .................... 17
Apéndice B - Una guía de las leyes de la buena redacción de informes ........... 17
El material publicado por la Institución de Ingeniería y Tecnología en estos documentos es propiedad intelectual de la Institución de Ingeniería
y Tecnología y no se puede reproducir sin permiso. Los derechos de autor existen en todos los demás materiales originales publicados por la
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publicación.
Redacción de informes técnicos 2
© El IET 2015
La Institución de Ingeniería y Tecnología está registrada como organización benéfica en Inglaterra y Gales (n.º 211014) y Escocia (n.º SC038698).

Prefacio
Una guía para la redacción de informes técnicosfue escrito originalmente por Joan van Emden y la fallecida Jennifer Easteal, y revisado para el
IET por Alex Kerr.
Introducción
Un buen informe es fácil de reconocer. Su título es preciso e informativo, su diseño y formato están bien organizados, y la encuadernación es
fácil de manejar y se abre plana para revelar tanto el texto como los diagramas.
Leer un informe bien escrito es placentero: el estilo es preciso, fluido y conciso, con encabezados para indicar el
contenido de cada sección. Los diagramas, que en esta Guía incluirán material no verbal como tablas y gráficos, están
bien presentados y claramente etiquetados.
No hay reglas absolutas sobre los detalles de la producción de informes, porque cada informe debe adaptarse totalmente a las necesidades de
su lector. Esta Guía sugiere las leyes de la buena redacción de informes, pero solo porque en el campo de la comunicación, las leyes deben
aplicarse en general, pero violarse si es necesario. Por ejemplo, la segunda ley se refiere a la brevedad. Si los clientes han gastado miles de libras
para obtener acceso al conocimiento experto, puede ser inapropiado revelarlo en cinco páginas. Se sentirán engañados si reciben tan poco,
incluso si representa una buena relación calidad-precio. Un informe más largo será políticamente más conveniente.
Sin embargo, las leyes sólo pueden infringirse sobre la base del conocimiento, por lo que la Guía discutirá a su vez cada una de las leyes de
redacción de informes, que son las siguientes:
1. El lector es la persona más importante.
2. Mantenga el informe lo más breve posible.
3. Organice para la comodidad del usuario del informe.
4. Todas las referencias deben ser correctas en todos los detalles.
5. La redacción debe ser precisa, concisa y discreta.
6. El diagrama correcto con las etiquetas correctas debe estar en el lugar correcto para el lector.
7. Los resúmenes dan una imagen completa, en miniatura.
8. Los informes deben revisarse en busca de errores técnicos, errores tipográficos e inconsistencias.
9. El informe debe verse tan bien como es.
10. El lector es la persona más importante.
La primera ley se repite porque es la única ley que nunca debe romperse. La flexibilidad y la adaptación pueden ser útiles, pero solo
para que el informe sea más accesible para el lector. Todas las demás consideraciones, incluso el ahorro de tiempo y dinero, son al
final contraproducentes si los lectores consideran que la lectura del informe es una carga que preferirían no asumir.
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1. Objetivos
Los objetivos de un informe identifican exactamente qué información cubre, para quién está escrito y por qué debe producirse;
estos objetivos deben estar claros para el escritor mucho antes de que comience el proceso de escritura.
Es útil anotar en forma de nota los detalles precisos de los objetivos y verificar estos detalles regularmente hasta las últimas etapas de
producción. El informe puede evaluar la validez de un nuevo proceso, las posibles necesidades de calefacción e iluminación de una
nueva fábrica, las posibilidades técnicas de desarrollar un nuevo tipo de antena: cualquiera que sea el tema del informe, se deben
identificar y cumplir sus especificaciones exactas.
Estrechamente relacionado con esto está el '¿por qué debería producirse en absoluto?' pregunta. ¿Tiene el informe la intención de informar sobre
desarrollos recientes, mostrar las potencialidades de un producto (y si es así, para quién: el oficial científico principal, la subsidiaria de fabricación, el
usuario?) o persuadir a los superiores de que se necesita más dinero, tiempo o instalaciones. ¿necesario?
Sorprendentemente, tal vez, esta etapa de producción de informes puede presentar problemas. Un informe que pretendía cubrir "el Reino
Unido" y que de hecho trataba de Inglaterra y Gales resultó en la pérdida de oportunidades de desarrollo y ventas en Escocia e Irlanda del
Norte; un informe que intentaba ser tanto una especificación de una máquina como un informe sobre los resultados del uso de la máquina
terminó como una confusión, sin una especificación precisa ni una conclusión razonada. Si se necesita tiempo para discutir los objetivos y
aclararlos, se ahorrará tiempo para desenredar las complicaciones en una etapa posterior.
Conocer al lector implica preguntas que se discutirán en la Sección 2.1, pero identificar el nivel de conocimiento
técnico y la naturaleza precisa de esa experiencia es parte del análisis de objetivos. Se deben hacer siete
preguntas:
„
„
„
„
„
„
„
¿Qué sabe ya el lector sobre el material de este informe? ¿Qué tan
amplio es el conocimiento del lector sobre el tema?
¿Por qué el lector en particular necesita este informe en particular?
¿Qué es necesario decirle al lector?
¿Cuál será la respuesta esperada del lector?
¿Cuál es, desde el punto de vista del escritor, la respuesta deseada?
¿Cómo puede el escritor cerrar la brecha entre lo que el lector ya sabe y lo que el escritor quiere que el lector
sepa, para producir la respuesta deseada?
Seis de las siete preguntas se concentran en el lector y, por lo tanto, están relacionadas con la primera ley de la buena redacción de
informes.
Ley 1: El lector es la persona más importante
Al mismo tiempo, algunos informes deben redactarse para un público variado, por ejemplo, gerentes técnicos y gerentes financieros.
Escribir dos informes separados llevaría mucho tiempo y sería 'políticamente' peligroso (¡los directores, por ejemplo, podrían sentirse
ofendidos si no reciben ambas versiones!). El uso estratégico de apéndices (ver Sección 2.2) y resúmenes (ver Sección 5.1) puede
producir una respuesta parcial a este problema. Sin embargo, debe identificarse como una posible área de dificultad antes de que
comience la escritura.
La identidad del lector determinará no solo el enfoque sino también el nivel técnico y el estilo de la escritura. Un breve informe enviado
por correo electrónico a un colega será menos formal que un informe al director general de otra empresa, y las consideraciones de
tacto en lo que se puede incluir de forma segura y de presentación y diseño, por supuesto, serán menos importantes.
Debe mantenerse un equilibrio entre la informalidad de la escritura amistosa y la formalidad de cualquier comunicación
comercial; el material esquemático debe estar claramente producido incluso si el dibujo es de estilo informal.
Los objetivos de un informe, entonces, se encuentran en hacer coincidir la necesidad del lector, la información involucrada y el tono apropiado,
dentro de los límites claramente definidos de la especificación del informe. Cuando los objetivos se identifiquen y aclaren de esta manera, la
redacción real del informe será mucho más fácil.
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2. El formato del informe
Cuando los objetivos del informe estén firmemente establecidos, el material debe ser recopilado; de hecho, algunos de ellos probablemente ya estarán
disponibles. Las decisiones sobre la organización de la información pueden comenzar ahora, aunque sean solo provisionales. Los redactores de informes
a menudo se preocupan de que no se pueda hacer nada hasta que todo esté ensamblado y luego se horrorizan por la cantidad de organización
necesaria, generalmente con un límite de tiempo estricto.
A medida que llega el material, debe clasificarse en una de tres categorías:
1. información obviamente importante que debe incluirse en el informe porque es completamente relevante para los objetivos;
2. información limítrofe que podría ser útil para algunos lectores, o que podría ampliar o fundamentar otro material más
importante;
3. información que es interesante (o no) para el autor, pero que no es relevante para los objetivos del informe.
En esta etapa, obviamente es peligroso deshacerse de la categoría 3, pero debe reservarse para revisarla más adelante. El material de las
categorías 1 y 2 debe mantenerse disponible, pero considerado como probable 'texto principal' (categoría 1) y material de apéndice (categoría
2). Debe haber flexibilidad entre estas dos secciones, y los detalles pueden moverse durante algún tiempo antes de encontrar un lugar de
descanso final. Sin embargo, la información que es el 'texto principal' ahora se está identificando y se puede examinar para ver qué orden
lógico podría ser apropiado.
2.1 Principio y fin
Parece obvio que todo informe tiene un principio y un final, pero la elección de estos límites debería ser una decisión consciente y no
un mero accidente. El comienzo de un informe no suele ser el comienzo del trabajo: habrá habido reuniones, cartas, conversaciones,
trabajo de laboratorio y posiblemente algunos informes anteriores. Este informe está construido sobre cimientos que pueden haberse
colocado semanas o meses, incluso años, antes. La elección del punto de partida la decidirán en gran medida los objetivos y, en última
instancia, una vez más, el lector. Habrá que responder preguntas como:
„
„
¿Qué sabe ya el lector sobre esta obra?
¿Cuántos antecedentes (sobre este proyecto o lo que sea) necesitará el lector para comprender el argumento del informe?
¿El lector ha estado involucrado de cerca con este trabajo, o similar, antes?
„
Obviamente, si la respuesta a la tercera pregunta es 'sí', entonces se necesitarán menos detalles de fondo y la escena se puede establecer de
forma breve y sencilla. Si la respuesta a la primera pregunta es 'no mucho', entonces se necesitarán más antecedentes y el archivo de 'material
del apéndice' probablemente crecerá. Si la respuesta es, como sucede a menudo, "algunos lectores sabrán mucho y otros muy poco", entonces
puede ser necesaria una reorganización drástica para poner más información en los apéndices y dar más detalles en el texto. Sin embargo,
siempre vale la pena recordar que los informes a menudo se transmiten de un lector a otro, por lo que no deben escribirse tan
específicamente para un lector en particular que otros no puedan usar la información.
2.2 Apéndices
Puede parecer extraño hablar sobre el uso de apéndices tan cerca del comienzo de esta Guía, pero pueden ser una de las
herramientas más útiles del escritor, y ya se ha sugerido parte de su valor. Esencialmente, se debe usar un apéndice o
apéndices para eliminar del texto principal toda la información que no es necesaria para la mayoría de los usuarios del
informe.
Ley 2: Mantenga el informe lo más breve posible
Siendo la naturaleza humana lo que es, y los usuarios de informes tan ocupados como están, el informe más breve generalmente gana en
atraer la atención y también en ser leído en lugar de ser mirado y olvidado. Si el texto principal está despejado de estadísticas detalladas, mapas,
explicaciones de términos técnicos o datos experimentales, se mantendrá tan breve y, por lo tanto, tan legible como lo permita el material.
Un apéndice, entonces, es un buen lugar para la información de fondo que la mayoría de los lectores darán por sentado, pero que algunos
necesitan saber. Es excelente para apoyar estadísticas y material esquemático que no se necesita mientras se lee el informe. (Consulte la
Sección 4 para una discusión más detallada de este punto). Las listas de símbolos, términos técnicos y abreviaturas que son familiares para
algunos lectores, pero no para todos, pueden incluirse en los apéndices. Sin embargo, hoy en día es una práctica común colocarlos cerca del
comienzo del informe como parte de los preliminares.
Como en muchos aspectos de la presentación de un informe, el tono (hacerlo bien para el lector) es de suma importancia. Los lectores pueden
sentirse condescendientes si se explica demasiado y desconcertados si se da demasiado por sentado. Poner material de respaldo útil en un apéndice
puede satisfacer a todas las partes.
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Esto es particularmente importante cuando los lectores tienen experiencia variada. Es posible que el ingeniero no quiera que el material técnico
complejo se entrelace con detalles de costos, pero tanto los lectores técnicos como los financieros estarán felices de encontrar estos últimos en un
apéndice. El científico investigador puede estar fascinado por los detalles experimentales y estará feliz de encontrarlos en un apéndice, mientras que el
informe es utilizado principalmente por la gente de marketing que quiere resultados, no pruebas de laboratorio.
Los apéndices son los amigos del redactor del informe, pero mientras se desarrollan, también lo es el texto principal del informe.
2.3 Secciones y subsecciones
Los redactores de informes generalmente pueden producir encabezados de sección de esquema para su material con relativa facilidad.
'Antecedentes', 'Resultados de las pruebas de campo', 'Desarrollos futuros' son opciones obvias y muy útiles mientras se recopila la
información. Rara vez son suficientes para el informe final. 'Detalles del sitio' u 'Otras consideraciones' no son útiles para el lector. Es casi
seguro que las secciones originalmente consideradas necesitarán subdivisiones, y los encabezados deben ser lo más específicos posible.
La división del material de esta manera sirve para varios propósitos. Desde un punto de vista puramente visual, el espacio en la página ayuda al
lector, y debe haber un espacio claro y adecuado entre las secciones; las secciones principales, al menos en informes extensos, deben
comenzar en páginas nuevas. Los lectores pueden identificar y aislar secciones particulares que sean relevantes para sus intereses; en esta
Guía, se ha hecho referencia a 'usuarios de informes' así como a 'lectores de informes', y esto no fue casualidad.
Ley 3: Organizarse para la comodidad del usuario del informe
Si bien algunas personas pueden leer un informe como una novela de cabecera, de principio a fin, la mayoría lo 'usará', ciertamente si
tiene más de diez páginas o más. El patrón observado es que los usuarios de informes miran al principio, luego al final y luego a
cualquier sección en el medio que les interese particularmente.
Esto crea problemas para el redactor del informe, que no puede suponer que un lector que llega a un punto determinado del
informe ha leído necesariamente todo lo anterior. De hecho, hay muchos más usuarios de informes extensos que lectores, y el
escritor debería asumir que el usuario no ha leído todo en el orden lógico en que se presentó. Entonces, en el caso de los
símbolos y abreviaturas mencionados anteriormente, un glosario al principio o al final es mucho más útil que la práctica
normal de escribir un nombre técnico completo, poniendo la abreviatura entre paréntesis inmediatamente después, y luego
usando la abreviatura solamente.
Cada sección debe ser claramente identificable. Como los usuarios a menudo quieren saber el contenido de una o dos secciones solamente,
deben ver dónde comienza y termina cada sección, y qué subsección está conectada a cuál. En otras palabras, los encabezados deben estar
vinculados en forma y diseño a un sistema de notación que sea en sí mismo lógico y fácil de usar.
2.4 Encabezados y notación decimal
Los informes varían en contenido e informalidad y también, por supuesto, es posible que deban seguir el esquema que está
estandarizado en las plantillas de la empresa. Sin embargo, hay secciones ampliamente aceptadas, todas las cuales aparecerían en un
informe largo y muy formal: deben adaptarse o fusionarse según el escritor considere apropiado para las necesidades del lector.
2.4.1 Formato
El formato completo de un informe largo puede ser el siguiente:
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
Pagina del titulo
Agradecimientos
Resumen
Tabla de contenido
Introducción/Términos de referencia/Procedimiento
de alcance
Hallazgos (la evidencia)
Conclusiones
Recomendaciones
Referencias/Bibliografía
Apéndices
La mayoría de los informes técnicos no necesitarán un desglose tan detallado, pero a menudo es útil para los redactores tener en cuenta el
esquema al organizar la información, incluso si saben que no utilizarán los encabezados en su totalidad.
Estas secciones forman el marco del informe, pero al preparar el material, el escritor normalmente comenzará con los Hallazgos, porque
ahí es donde se identifica rápidamente la mayor parte del material. Es, por supuesto, perfectamente razonable para el escritor
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para comenzar la redacción real del informe dentro de esta sección; no hay ninguna virtud especial en comenzar por el principio, y puede ser
mucho más fácil comenzar con material puramente fáctico en el medio. Ciertamente, el resumen (ver Sección 5) se escribirá en último lugar.
2.4.2 Notación
Los epígrafes dentro de la organización del informe deben, como se ha dicho, ser lo más específicos posible para que resulten útiles. La vinculación
lógica de los encabezados se muestra mediante notación, más comúnmente notación decimal.
Este sistema es fácil de producir y fácil de seguir, y el hecho de que esté muy extendido significa que los lectores probablemente estén
familiarizados con él. En la medida de lo posible, los títulos deben coincidir con la numeración en importancia, de modo que el impacto visual de
los títulos principales se correlacione con la notación principal. Más abajo en la 'jerarquía', esta correlación puede romperse, pero ciertamente
debe seguirse para los encabezados de primer y segundo nivel.
El patrón es este:
1. TÍTULO PRINCIPAL
1.1 Título menor
1.1.1 Encabezado pequeño
y esto se mantendrá a lo largo del informe:
8.4 Encabezado menor
8.4.6 Encabezado pequeño
En la medida de lo posible, el epígrafe numerado 1.1.1 debe tener la misma importancia que el epígrafe 8.4.6. Por lo general, es suficiente
tener cuatro cifras (por ejemplo, 8.4.6.2), ya que es difícil seguir más subdivisiones. Si es necesario, la información debe ajustarse para
ajustarse a cuatro niveles de encabezamiento y, de hecho, rara vez se necesitan más.
Una variante del sistema decimal es aquella en la que cada párrafo se numera dentro de una sección principal:
1.1 - 1.56
2.1 - 2.91
Esto puede ser útil para una referencia rápida si es probable que haya un intercambio de llamadas telefónicas o correos electrónicos en respuesta a un
informe, pero no produce un formulario estructurado lógicamente y, por lo general, no se recomienda.
Los apéndices deben distinguirse del texto principal por letra y, si es necesario, por notación decimal después de la letra. Por lo
tanto, el Apéndice B2.4 es la cuarta subsección de la segunda sección principal del segundo Apéndice y, si la referencia es
correcta, debería ser fácil de localizar e identificar.
2.5 Referencias
Las referencias, una vez desaparecidas, son difíciles de recordar. Es sensato anotar los detalles bibliográficos completos de todas las fuentes tan
pronto como sea posible. En el texto, las referencias pueden mostrarse con un número entre corchetes, [1]; luego deben enumerarse en ese orden al
final del informe. Los números identifican la referencia y los detalles completos deben proporcionarse en uno de los formularios aprobados. A
continuación se dan ejemplos de un posible diseño, en primer lugar para un libro y en segundo lugar para una revista.
Van Emden, Joan:Escritura para ingenieros(Palgrave Macmillan, Basingstoke, 3.ª edición, 2005)
Hawley, Robert: 'Desafíos de liderazgo en un entorno de ingeniería',Revista de gestión de ingeniería, 6(5), octubre de
1996, págs. 217-231
Hoy en día, se utiliza a menudo el sistema de referencia de Harvard. En el texto, el nombre del autor, la fecha de publicación y el número de
página se dan entre paréntesis, como (Hawley, 1996, 220-221), y al final del documento se dan los detalles completos, comenzando con el autor
y la fecha. para que coincida con lo que está en el texto:
van Emden, Joan, (2005)Escritura para ingenieros, Palgrave Macmillan, Basingstoke, 3ª ed.
Hawley, Robert, (1996) 'Desafíos de liderazgo en un entorno de ingeniería',Revista de gestión de
ingeniería, 6(5), págs. 217-231
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Se ha vuelto convencional citar material en línea con el mismo estilo que otras referencias bibliográficas pero dando la URL
o el DOI entre corchetes angulares y mostrando la fecha en la que se consultó el recurso entre corchetes.
Cualquier método que brinde información completa es aceptable, pero la consistencia en la forma elegida es muy importante.
Ley 4: Todas las referencias deben ser correctas en todos los detalles
El informe está ahora tomando forma, aunque se ha producido poca o ninguna redacción formal. Se ha elegido el formato, se ha organizado el
material, se ha aclarado la progresión lógica y se han preparado las secciones.
Ahora puede comenzar la redacción del informe.
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3. La redacción del informe
Probablemente sea cierto que la mayoría de los ingenieros no disfrutan escribiendo y lo posponen el mayor tiempo posible. Es
igualmente cierto que si la preparación ha sido minuciosa, la redacción será menos pesada porque ya se habrán respondido algunas
preguntas importantes.
Si se han aclarado los objetivos del informe, el redactor sabrá el nivel adecuado de lenguaje técnico y el tono correcto
para los lectores. El estilo será formal porque los informes son documentos formales, pero el grado exacto de
formalidad se habrá decidido teniendo en cuenta la relación escritor/lector.
Ciertamente, el material que se encuentra fuera de la compañía del escritor debe ajustarse siempre a un alto nivel de propiedad
estilística.
Ley 5: La redacción debe ser precisa, concisa y discreta
3.1 Precisión
La exactitud de un documento es responsabilidad de su autor. La mayoría de los ingenieros elaboran sus propios informes, pero como no suelen ser
mecanógrafos capacitados, es esencial realizar una revisión minuciosa. Siempre es particularmente difícil para los escritores verificar lo que han escrito
solo unos minutos antes; a continuación se dan algunas pautas, y hay más ayuda disponible en la sección sobre verificación (consulte la Sección 5.4).
3.1.1 Ortografía
Cuando el ingeniero ha completado una sección del informe, debe revisarse en busca de errores ortográficos y de escritura. La mayoría de
estos serán recogidos por el diccionario de la computadora, pero hay algunas áreas problemáticas.
Creando la palabra equivocada
Si un error crea una palabra que no estaba prevista, la computadora la aceptará. 'No' y 'ahora', por ejemplo, se confunden
fácilmente y pueden dar la información opuesta, como en:
„
„
El coche está ahora en una condición segura para ser conducido. El
automóvil no está en condiciones seguras para ser conducido.
Solo un ser humano alerta se dará cuenta del error si se escribe la palabra incorrecta.
Palabras técnicas
Los ingenieros a veces evitan el corrector ortográfico porque resalta demasiadas palabras técnicas que no están en el diccionario de la
computadora. Tales palabras deben agregarse si es probable que se usen con frecuencia, y una segunda persona debe verificar lo que se
agrega; es demasiado fácil agregar una palabra mal escrita. Las palabras más raras deben revisarse individualmente a medida que ocurren, y el
corrector ortográfico se usa para todas las demás palabras que pueden estar mal escritas.
Nuevas palabras
Las palabras técnicas o semitécnicas nuevas a menudo consisten en dos palabras "antiguas" juntas sin guión (como en línea,
estación de trabajo). Esta es probablemente la forma más sabia de escribir tales palabras en ausencia de otra evidencia. La mejor
guía de palabras que aún no han aparecido en un diccionario (publicado o en computadora) es la prensa técnica; siga el uso en, por
ejemplo, las revistas IET.
3.1.2 Puntuación
La puntuación es importante porque ayuda a leer con precisión y también porque puede afectar el significado. En la oración:
'Los motores, que estaban en perfecto estado de funcionamiento, habían sido probados previamente.'
todos los motores estaban en perfecto estado de funcionamiento y todos habían sido probados. Sin embargo, si la oración dijera:
'Los motores que estaban en perfecto estado de funcionamiento habían sido probados previamente.'
la implicación sería que solo se habían probado los motores que estaban en perfecto estado de funcionamiento. Otros no. Por
supuesto, la oración podría reescribirse para enfatizar el significado pretendido.
Del mismo modo, 'una sección transversal del personal' debe distinguirse claramente de 'una sección transversal del personal'. Deben usarse
guiones, como en este caso, donde afectan el sentido; también son útiles en las listas de adjetivos, para mostrar cuáles van juntos.
Las reglas de puntuación, a diferencia de las de ortografía, son fáciles de aprender y la bibliografía al final de la Guía
sugiere libros útiles.
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3.1.3 Elección de palabras
La elección correcta de la palabra no es simplemente una cuestión de la palabra correcta en oposición a la palabra incorrecta. El efecto sobre
el lector vuelve a ser importante, y las palabras tienen tanto significados como matices. 'Sustancial' y 'excesivo' pueden significar lo mismo
desde diferentes puntos de vista. Deben evitarse palabras sobrecargadas como 'básicamente' a menos que signifiquen exactamente lo que
dicen, y deben evitarse palabras y frases 'vacías' que den una impresión de vaguedad (más bien, bastante, justamente, a su debido tiempo).
3.1.4 Oraciones
Las oraciones, como los párrafos, deben mantenerse bajo control. El buen estilo implica variedad en la longitud de las oraciones, así como en la
longitud de los párrafos, y muchos escritores técnicos se dejan llevar por la confusión gramatical porque sus oraciones son tan largas que, al
final, tanto el escritor como el lector han perdido de vista el principio. La parte más importante de una oración o párrafo puede perderse porque
está oculta en una masa de palabras. La atención del lector será captada de inmediato por 'Los costos de mantenimiento pueden reducirse'. Una
larga explicación técnica, que menciona en algún punto intermedio que se puede ahorrar dinero, corre el riesgo de que se pase por alto este
punto importante. Las oraciones cortas producen un estilo claro y fácil de leer para el material fáctico. La información que necesita ser
considerada y mantenida en tensión con otra información es mejor dada en oraciones más largas que ralentizan al lector. Ningún lector quiere
quedarse paralizado por una oración de ocho líneas.
3.1.5 Párrafos
Los párrafos deben tener unidad de contenido, pero también tienen un efecto psicológico en el lector. Varios párrafos en una página, con los
espacios resultantes, fomentan la lectura, mientras que un bloque largo de letra es desalentador. A menudo se debe mantener un equilibrio
entre el contenido y la facilidad de lectura, pero es mejor evitar una página que se llene con un solo párrafo.
Sobre todo, los escritores deben decir lo que quieren decir. Una mala elección de palabras puede dar una impresión equivocada, y la
ambigüedad en los asuntos técnicos es muy peligrosa. Los lectores no deben tener dudas sobre el significado de, por ejemplo, una
abreviatura, o sobre la intención del escritor, o sobre la información presentada. Si no pueden entender lo que está pasando, el
informe probablemente terminará en la papelera.
3.2 Brevedad
Algunos informes son largos porque contienen una gran cantidad de información importante. Otros son demasiado largos porque el
escritor ha explicado el mismo punto más de una vez, sin estar seguro de que el significado fuera claro en el primer intento. A veces, el
escritor tarda mucho en llegar al punto, un hábito que puede ser muy irritante para un lector ocupado.
Los clichés y las frases de la jerga tienden a ser prolijos. 'En este momento presente en el tiempo' es más largo y menos placentero
que 'ahora' o 'en el presente'. 'Presently' debe usarse con cuidado hasta que se resuelva la diferencia de significado
angloamericana.
Escribir en un estilo impersonal también puede ser engorroso. 'Se hizo evidente de inmediato para los escritores que...' es más
largo que 'Inmediatamente vimos que...', y si la política de la empresa lo permite, la voz activa ('Recomiendo' o 'Recomendamos') es
preferible a la voz pasiva ('Se recomienda que...'). Sin embargo, el tacto a veces dictará lo contrario.
3.3 Escritura discreta
Los informes son, como se ha dicho, formales. Los redactores de informes sienten con frecuencia, por lo tanto, que el lenguaje utilizado tiene
que ser no solo formal, sino grandioso. La escritura formal simplemente significa escribir en su totalidad (lo es, no lo es), evitando la jerga o
coloquialismos y usando las palabras correctamente. No significa que las palabras simples sean inaceptables. 'Despachar' no es intrínsecamente
mejor que 'enviar', y 'terminar' no es inferior a 'llegar a una conclusión'. La atención del lector puede quedar tan atrapada por el uso constante
de un lenguaje grandilocuente (pomposo) que se olvida la sustancia. La escritura formal es más ordenada y majestuosa que el habla, pero no
tiene por qué ser 'literaria'.
El lector también puede ser guiado discretamente en la dirección correcta mediante palabras y frases 'principales'. La introducción de
oraciones o párrafos con 'Al mismo tiempo', 'Por otro lado' o 'Teniendo esto en cuenta' hace que la escritura fluya fácilmente y la
atención del lector se dirige a la información complementaria o contradictoria que sigue. En las Conclusiones de un informe, cuando el
lector está evaluando el argumento, estos indicadores pueden ser especialmente útiles.
3.4 Ejemplo resuelto
Un ejemplo de escritura, por parte de un ingeniero calificado y experimentado (pero anónimo), puede quizás ser útil para concluir
esta sección. Es parte de un informe de la 'vida real', y se agradece el permiso para usarlo. Se reproduce tal como fue escrito, y los
problemas y errores se enumeran a continuación, junto con una versión sugerida. Los lectores de este
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Al guía le gustaría usar este ejemplo como una pequeña prueba de sus propias habilidades de escritura:
Actualmente en el tablero de la subestación XYZ tenemos
no hay instalaciones para suministrar los 1200 amperios requeridos para la nueva planta de los OCB de repuesto existentes, esto requerirá la
eliminación de algunos de los interruptores automáticos de aceite existentes antiguos y el reemplazo con interruptores automáticos de vacío (VCB)
nuevos, ya que no podemos obtener una tasa superior
los equipos VWX existentes que son de
Cosecha 1937, la propuesta para este sería la siguiente:
(El costo sigue)
1. 'Actualmente' sería mejor más adelante en la oración; luego se enfatiza el nombre de la subestación.
2. 'No tenemos instalaciones' = no podemos (o no podemos).
3. 'el' se omite antes de '1200 amperios' (presumiblemente por fase).
4. 'amperios' no es una abreviatura reconocida de 'amperios'.
5. Los OCB se explican más adelante como interruptores automáticos de aceite; la versión completa debe ir
primero. El apóstrofe es innecesario, al igual que los puntos.
6. 'Esto' debería comenzar una nueva oración, pero no está claro a qué se refiere 'esto'.
7. 'breaker' debería decir 'breakers'.
8. En lugar de 'quitar... y reemplazar', sería mejor escribir 'quitar y reemplazar'. Sin
embargo, 'eliminar' parece innecesario.
9. (VCB) es aceptable como abreviatura de lo que ha pasado antes, pero no es coherente con OCB, y debe estar en plural.
10. 'orup-rate' es una rareza causada por la falta de espacio entre 'or' y 'uprate', y el desafortunado salto de línea en este
último.
11. El equipo es singular.
12. La propuesta de costos debe ser una nueva sección, preferiblemente con un encabezado.
Versión sugerida
En el tablero de la subestación XYZ, actualmente no podemos satisfacer la demanda (1200 amperios por fase)
requerida para operar la nueva planta utilizando los interruptores automáticos de aceite (OCB) existentes. No hay
repuestos disponibles y el equipo antiguo no se puede actualizar.
Por lo tanto, sugerimos el reemplazo de algunos de los equipos de conmutación existentes con nuevos disyuntores de
vacío (VCB). Esta propuesta se cotiza a continuación.
El buen estilo debe ser discreto. El lector sólo se dará cuenta de que el informe parecía fácil de leer e interesante: la habilidad de la redacción
tendrá su recompensa en la buena voluntad del lector. La mejor manera de desarrollar esta habilidad es leer mucho, escribir con frecuencia, ser
autocrítico y estar dispuesto a pedir comentarios constructivos de los demás.
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4. Ilustrando el informe
En esta Guía, la palabra 'diagramas' se usa para incluir tablas, gráficos, diagramas, fotografías escaneadas y dibujos lineales, o
cualquier otro material ilustrativo no verbal.
Los diagramas son una parte esencial de muchos informes técnicos y, en algunas circunstancias, brindan una gran cantidad de
información más fácilmente que la prosa continua. El lector acepta más fácilmente la aclaración de la situación general o de detalles
complejos si se presenta de una manera que sea visualmente atractiva y fácil de usar.
Ley 6: El diagrama correcto con las etiquetas correctas debe estar en el lugar correcto para el lector
4.1 Posicionamiento
A la mayoría de las personas no les gusta que se interrumpa su lectura mientras buscan el siguiente elemento. Como la prosa generalmente se
escribe en un formato ordenado lógicamente, los diagramas deben presentarse cuando y donde el usuario los necesite. Es poco probable que
los lectores dejen de leer, pasen la página o las páginas, examinen un diagrama y regresen a su lugar en el texto. En cambio, registrarán
mentalmente la referencia, continuarán leyendo y estudiando el diagrama, si es que lo hacen, solo cuando su información se haya vuelto
esencial. Por lo tanto, es muy importante que los diagramas se coloquen en el lugar correcto, es decir, donde se necesitan.
Hay una tendencia desafortunada a colocar todo el material esquemático en un apéndice o apéndices al final del informe. Es razonable
hacer esto si los diagramas son solo complementarios y no tienen relación inmediata con el texto principal. No es razonable hacer que
los lectores busquen información que es esencial para su comprensión y, como se ha sugerido anteriormente, es posible que no se
molesten en perder el tiempo en la búsqueda, sino que simplemente pasen a la siguiente sección.
Como siempre, lo que importa es la comodidad del lector.
El usuario del informe también se beneficia si las etiquetas en los diagramas se presentan horizontalmente, de modo que el informe no tenga
que estar inclinado para permitir su lectura. Un resultado divertido de los encabezados en ángulo se ve a menudo cuando un gráfico se presenta
en ángulo recto con respecto al informe y la etiqueta en el lado vertical se escribe a lo largo del eje. Cuando el informe está encuadernado, la
escritura está al revés, lo que es entretenido la primera vez y exasperante después.
4.2 Convenciones
De la misma manera que se debe seguir la convención al escribir en prosa (convenciones de uso en inglés, por ejemplo), existen convenciones para los
diagramas y también se deben seguir. Las manecillas de un reloj se mueven -normalmente- en el sentido de las agujas del reloj, y sorprende que por
alguna razón no lo hagan. Los lectores aceptarán aquello a lo que están acostumbrados, y las tácticas de choque rara vez tienen cabida en la redacción de
informes.
El formato elegido para un diagrama debe ser apropiado para la información que presenta, por ejemplo, muchas figuras detalladas deben presentarse
en forma tabular. Las comparaciones de aspectos de un elemento o de dos elementos diferentes se ven mejor en forma de gráfico de barras, mientras
que tanto para las tendencias generales como para los resultados científicos precisos, se utilizan gráficos.
Los diagramas se pueden producir y, por lo tanto, encuadernar en el informe de una de dos maneras, ya sea como una hoja A4 vertical
(posición 'retrato') o girados en un ángulo de 90 ° para mayor ancho (posición 'horizontal'). El formato apaisado es útil y fácil de aceptar
a simple vista, siempre que la página se gire 90° en el sentido de las agujas del reloj. Tener que voltear un documento primero hacia un
lado y luego hacia el otro para ver los diagramas puede ser irritante. Si se tiene la certeza de que el lector leerá el informe en pantalla y
no en papel, se evita la dificultad, ya que el cambio de formato vertical a horizontal no requerirá cambiar la orientación de la página.
4.3 Claridad
Por lo general, se tiene mucho cuidado con el texto de un informe, pero los diagramas pueden ser poco claros y difíciles de usar; debe
recordarse que las distinciones que dependen totalmente del color se perderán si un documento se fotocopia en blanco y negro. Los paquetes
de gráficos son útiles, pero aún es responsabilidad del escritor asegurarse de que la información se presente de manera útil y sin
ambigüedades y que la resolución de cualquier imagen importada electrónicamente sea lo suficientemente buena. Los números borrosos en
un diagrama pueden causar errores graves.
4.4 Tablas y gráficos
4.4.1 Tablas
Estas son la forma más común de diagrama en los informes técnicos. Las tablas pueden brindar una gran cantidad de información precisa si se
presentan de manera efectiva. Las reglas verticales y horizontales pueden ser desordenadas y confusas: el uso del espacio es una alternativa
mucho más exitosa.
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Para dar más espacio vertical en una tabla, las unidades y las potencias de diez deben colocarse, si es posible, en el encabezado de la columna.
Los encabezados deben coincidir en el lado izquierdo, para facilitar la lectura y también la escritura. El espacio horizontal se obtiene agrupando
elementos similares, con un espacio posterior, como máximo, a siete elementos. Por ejemplo, un desglose financiero anual podría tener los
meses agrupados en trimestres (enero a marzo, etc.) y no serían necesarias líneas horizontales. Sin embargo, es posible dar demasiado
espacio, de modo que el lector pierda la pista en el papel. ¡Los colegas son personas útiles para probar la facilidad con la que se puede usar una
mesa!
Es, como siempre, la necesidad del lector lo más importante. El redactor del informe puede tener datos disponibles que son mucho
más detallados de lo que el lector podría necesitar. En este caso, las cifras deben redondearse a la precisión adecuada, y tal vez algunas
podrían omitirse por completo.
4.4.2 Gráficos
Los gráficos se utilizan para mostrar tendencias o para brindar información técnica precisa. Todos los gráficos deben estar claramente
etiquetados y las escalas identificadas. Si se van a comparar gráficos, se debe usar la misma escala para cada uno; como antes, se debe incluir el
detalle que necesita el lector, y no necesariamente todo lo que está disponible para el escritor.
4.4.3 Espacio
A veces, los diagramas superan sus páginas y esto es peligroso. Los márgenes deben ser suficientes en todos los lados para permitir la
claridad y llevar, según corresponda, el número de página, el número de figura y el título, y permitir la encuadernación del documento.
4.4.4 Diagrama de referencias
Los diagramas de todo tipo deben estar numerados y claramente referenciados en el texto. Probablemente el método más útil de numeración
es usar primero el número de la sección del informe en la que aparece el diagrama y luego, después de un punto decimal, el número secuencial.
Entonces, la figura 3.7 es el séptimo diagrama en la sección tres del informe.
Las referencias en el texto principal deben identificar el diagrama individual y también, si es necesario, dar su posición, por ejemplo, en un
apéndice. Los títulos de los diagramas deben ser apropiados pero breves, y siempre colocados en el mismo lugar en relación con el
diagrama.
Cuando se completa un diagrama, el redactor del informe debe sentarse y mirarlo, haciendo las siguientes preguntas.
„
„
„
„
¿Da la información requerida?
¿Reproduce fielmente la información prevista? ¿Es
fácil de usar?
¿Se ve atractivo?
Si la respuesta en cada caso es afirmativa, el efecto del informe se ve potenciado por sus diagramas.
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5. Finalización del informe
El informe se ha planificado, se ha planteado su estructura de la forma más lógica y, apartado a apartado, se ha redactado en
ordenador. La escritura no se ha realizado necesariamente en el orden establecido en los contenidos; Las secciones más fáciles
probablemente se completaron primero y luego se agregó la información más compleja. Por supuesto, se debe tener cuidado para
garantizar que la versión final esté numerada y presentada en el orden correcto. Queda todavía el apartado más difícil de escribir: el
resumen.
5.1 Resúmenes
Los resúmenes y los abstracts son diferentes entre sí y se usan de diferentes maneras, aunque a menudo se
confunden. El resumen es la última parte del texto que se escribe, y es quizás la más difícil.
El uso de resúmenes está muy extendido y sirven para varios propósitos. Un resumen ofrece una imagen general del informe para aquellos
que quieren recordar lo que ya han leído, y también para aquellos que nunca verán, o no querrán ver, el informe completo. Muchas empresas
tienen largas listas de distribución de resúmenes, pero proporcionan el informe completo solo a aquellas cuyo estado lo exige o que lo
solicitan (lo que la mayoría de los lectores de resúmenes no hacen con gusto). De esta manera, los resúmenes ahorran mucho tiempo y dinero
y son, por lo tanto, admirables.
Quizá el uso más importante del resumen lo haga el lector más antiguo, a menudo el que toma las decisiones, que no tiene
tiempo ni interés en los detalles; este lector desea que la 'respuesta' del informe, sus conclusiones y/o recomendaciones,
estén disponibles de inmediato.
Sin embargo, el escritor tiene la poco envidiable tarea de tratar de reproducir el balance del informe original en un espacio
pequeño, mientras que al mismo tiempo enfatiza las conclusiones o recomendaciones más importantes que todos necesitan
saber.
Ley 7: Los resúmenes dan la imagen completa, en miniatura
El 'pequeño espacio' mencionado no suele tener más de 250 palabras, para un informe de hasta cincuenta páginas.
Por lo tanto, los resúmenes deben mostrar los elementos esenciales de todo el informe, brindando antecedentes suficientes para que tenga
sentido para el lector, comentando los hallazgos principales y enfatizando las conclusiones que son de importancia general. El escritor necesita
sentarse lejos del informe y tener una visión general, lo que puede ser difícil si él o ella ha estado profundamente involucrado con un aspecto en
particular. Los encabezados pueden ser útiles para señalar el equilibrio del todo y, por supuesto, la escritura real debe ser lo más concisa
posible. Puede ser útil saber que los mejores resúmenes suelen comenzar siendo demasiado extensos en aproximadamente un tercio, y que
muchas palabras pueden perderse si se recorta cuidadosamente el estilo de escritura, 'en primera instancia' se convierte en 'primero', etc. .
El resumen es influyente y, por lo tanto, generalmente debe estar en prosa continua, con un énfasis apropiado. Los diagramas
y las listas son raros en los resúmenes; una buena escritura clara hace su propio impacto en el lector.
5.2 Resúmenes
Los resúmenes tienen por objeto reunir el informe y los posibles lectores, y guiar a los lectores que no necesariamente consideran que un
informe en particular es relevante para sus necesidades. Como los resúmenes suelen ser mejor escritos por el redactor del informe, los
resúmenes suelen ser mejor escritos por otra persona, tal vez un bibliotecario con conocimientos especializados y formación en
resúmenes.
El resumen selecciona las áreas de interés cubiertas por el informe, y esto puede hacerse mediante una lista de palabras clave, que puede
almacenarse en una base de datos. Los lectores que buscan material encontrarán el informe cuando produzcan una palabra clave que sea
común a su interés y al informe mismo; a menudo seguirá una lectura resumida para obtener más información. A veces, en esta etapa, los
lectores esperanzados se enteran de que el informe es confidencial y que no pueden verlo de todos modos, ¡pero al menos saben que existe!
5.3 Listas de contenidos
Rara vez es útil indexar un informe, pero los usuarios deberán ser guiados a las secciones que les interesen particularmente. Una lista
de contenidos analíticos es la mejor respuesta. Cada capítulo o sección se enumera con los títulos que lo componen, los números de
sección y subsección, así como los números de página. El lector puede, por lo tanto, seleccionar una subsección en particular y ubicarla
fácilmente, al mismo tiempo que ve su conexión con lo que la precede y la sigue.
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La numeración de páginas, por cierto, es importante. Si las páginas no están numeradas, es posible que se junten de manera incorrecta o
incluso incompleta si el informe se publica en papel, lo que resulta en una pérdida inmediata de la buena voluntad del lector. Una indicación
como 'página 15 de 18' en un pie de página es útil para alertar al lector si falta parte del informe.
5.4 Comprobación
El corrector ortográfico de la computadora proporciona el primer nivel de verificación; identificará los errores de ortografía y tipeo que no
producen una palabra diferente (consulte la Sección 3.1.1). Sin embargo, no es un sustituto de la verificación humana, ya que hay algunos
errores que solo el lector notará.
Ley 8: los informes deben revisarse en busca de errores técnicos, errores tipográficos e inconsistencias
Idealmente, al menos dos personas deberían verificar un informe: un experto técnico que pueda evaluar la cantidad de explicaciones dadas, la
validez de los datos y el flujo lógico de la información, y un no experto que sea paciente y meticuloso al verificar la escritura. En un mundo que
no es ideal, los escritores a menudo deben revisar su propio trabajo.
La verificación inmediata es casi inútil; dejar el informe durante 48 horas mejorará enormemente la comprobación. Una semana es
mejor aún. Es útil cubrir el resto de la página con una hoja en blanco y verificar línea por línea, y los números siempre deben verificarse
dígito por dígito. La consistencia es importante para el impacto del informe: usar diferentes abreviaturas para una misma cosa da una
impresión de descuido que preocupa al lector. ¡Hay alguna ventaja en estar constantemente equivocado en lugar de tener razón
algunas veces!
Sobre todo, la etapa de verificación no debe ser apresurada. Consume mucho tiempo, pero afecta la actitud del lector hacia el informe
en su conjunto. Esto también se aplica a la apariencia del informe.
5.5 Apariencia
El lector se siente atraído o repelido inicialmente por el aspecto del informe. Páginas abarrotadas, márgenes pequeños, información que desaparece en
la encuadernación, tipografía demasiado pequeña, encabezados que se confunden con el texto: todo esto desanima a los lectores e incluso puede
impedir que se conviertan en lectores. La buena impresión y el diseño son atractivos, y se anima al lector a abordar incluso el tema más aburrido si las
páginas se pueden manejar rápidamente porque contienen una buena ración de espacio en blanco.
Para los informes ocasionales muy importantes y costosos, vale la pena considerar contratar a un diseñador gráfico o
tipógrafo para aprovechar al máximo el material.
5.5.1 Páginas de título
La portada es la primera página del informe propiamente dicha que verá el lector. Debe contener el título y el nombre del autor, el número de
referencia y la fecha del informe, su clasificación ('confidencial', etc.), si corresponde, el nombre y el logotipo de la empresa, si se desea, una
declaración de derechos de autor, si corresponde, y nada más. Las listas de distribución se ven desordenadas y es mejor en una hoja separada,
y se debe evitar el hábito de poner el resumen en la portada. La mayoría de las empresas tienen páginas de título bien diseñadas disponibles
como plantilla. Éstos tienen la ventaja de producir una imagen de empresa que es en sí misma una buena publicidad para la organización del
escritor.
Ley 9: El informe debe verse tan bien como es
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6. Conclusión
El informe está comprobado, su apariencia es agradable, es de fácil manejo, 'interesante' y 'legible', por citar los criterios sugeridos al
inicio de esta Guía. Si el contenido técnico es tan bueno como la organización, la redacción, la ilustración y el acabado, el informe
debería deleitar al lector. Lo cual es justo como debería ser, ya que la décima ley de la buena redacción de informes es exactamente la
misma que la primera:
Ley 10: El lector es la persona más importante
Redacción de informes técnicos dieciséis
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Apéndice A - Bibliografía
Un buen diccionario, como el Concise Oxford Dictionary
Cutts, Martin: Oxford Guide to Plain English (Oxford University Press, Oxford, 4.ª ed., 2013) van
Emden J:Escritura para ingenieros(Palgrave Macmillan, Basingstoke, 3.ª edición, 2005)
Apéndice B - Una guía de las leyes de la buena redacción de informes
1. El lector es la persona más importante. (Sección 1)
2. Mantenga el informe lo más breve posible. (Sección 2.2)
3. Organice para la comodidad del usuario del informe. (Sección 2.3)
4. Todas las referencias deben ser correctas en todos los detalles. (Sección 2.5)
5. La redacción debe ser precisa, concisa y discreta. (Seccion 3)
6. El diagrama correcto con las etiquetas correctas debe estar en el lugar correcto para el lector. (Sección 4)
7. Los resúmenes dan una imagen completa, en miniatura. (Sección 5.1)
8. Los informes deben revisarse en busca de errores técnicos, errores tipográficos e inconsistencias. (Sección 5.4)
9. El informe debe verse tan bien como es. (Sección 5.5)
10. El lector es la persona más importante. (Sección 6)
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