El documento describe las funciones básicas de Microsoft Access, un software de base de datos. Access permite a los usuarios crear y administrar bases de datos de forma sencilla a través de una interfaz gráfica intuitiva. Las bases de datos de Access contienen tablas que almacenan datos organizados en registros y campos. Cada registro representa un objeto como un empleado, y los campos contienen atributos como el nombre o dirección de correo electrónico del empleado. Las tablas se relacionan mediante claves primarias que identifican de forma

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ACCESS
Catalina Cruz Ruiz
Institución Educativa
Liceo Departamental
Cali valle
2018

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ACCESS
8-6
Catalina Cruz Ruiz
Guillermo Mondragón
Tecnología
Institución Educativa
Liceo Departamental
Cali Valle
2018

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INDICE
Indice...........................................................................................................................3
¿Qué es access? ...........................................................................................................3
Tablas ..........................................................................................................................4
Campos........................................................................................................................6
Clave principal ............................................................................................................8

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¿QUÉ ES ACCESS?
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de datos. El
programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que permiten realizar
tareas de oficina.
Está orientado para que las personas, puedan manipular sus bases de datos de manera
fácil y práctica, aun y cuando estas, no cuenten con conocimientos especializados en el manejo
de bases de datos, lográndolo mediante el uso de ficheros con una interfaz gráfica fácil de
manejar.
-Permite darle forma a bases de datos de una manera realmente sencilla.
-De la misma manera, cuenta con una serie de plantillas para que el usuario pueda hacer empleo
de las mismas sin tener que perder tiempo en crear una propia.
-Tiene la particularidad de que se pueden compartir todas las bases de datos creadas de forma
rápida y mediante distintos medios.
-Access es un programa que interactúa de manera clara y sencilla con otros softwares de
Microsoft también muy utilizados, como pueden ser Excel e incluso Word o PowerPoint.
-Su interfaz es intuitiva.
-Es un programa de tipo multiusuario.
-Se considera que es una alternativa realmente económica a la hora de realizar distintas bases de
datos ya que otros softwares similares cuentan con unos precios muy elevados.
-Permite importar datos de forma fácil y rápida.

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TABLAS
Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarán en tablas (listas basadas
en temas que contienen filas y columnas).
Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema en concreto,
como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.
Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un empleado en
particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una instancia.
Cada campo contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre o la dirección
de correo electrónico. Un campo también suele denominarse una columna o un atributo.
Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd. o alguien@example.com. Un
valor de campo también se denomina normalmente un hecho.
1. Registro
2. Un campo
3. Valor de un campo
Una base de datos de Access puede contener un gran número de tablas y cada una
almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener una amplia variedad
de campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

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CAMPOS
Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona
o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro.
Ej: En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información
de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo
empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el
nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.
Tipos de datos
Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada columna de
datos. El tipo de datos Texto corto es una elección habitual ya le permite escribir casi cualquier
carácter (letra, símbolo o número). Sin embargo, una cuidada selección de tipos de datos puede
ayudarle a aprovecharse de características adicionales de Access y a mejorar la precisión de la
información que está almacenando.
Texto cortó: Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.)
Largo: Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y párrafos.
Numérico: Datos numéricos
Grande: Datos numéricos
Fecha y hora: Fechas y horas

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Moneda: Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales de precisión.
Auto numeración: Valor único generado por Access para cada registro nuevo.
Sí/no: Datos booleanos (verdadero/falso); Access almacena el valor numérico cero (0)
para Falso y -1 para Verdadero.
Objeto OLE: Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra aplicación basada
en Windows.
Hipervínculo: Una dirección de vínculo a un documento o archivo en Internet, en una
intranet, en una red de área local (LAN) o en el equipo local
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas de cálculo
o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad ilimitada de datos adjuntos
por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño de un archivo de base de datos.
(Tenga en cuenta que el tipo de datos Calculado no está disponible en los formatos de archivo
MDB).
Calculado: Puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos. Puede
designar tipos de datos de resultados diferentes de la expresión. (xMDB)
Asistente para búsquedas: La entrada del Asistente para búsquedas en la columna de
tipo de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de datos. Al elegir esta entrada, inicie el
Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de
búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de valores para validar el contenido de
un único valor por fila. Un campo de búsqueda compleja permite almacenar varios valores del
mismo tipo de datos en cada fila.

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CLAVE PRINCIPAL
Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada registro
almacenado en la tabla de forma exclusiva. Hay un número de identificación único, como un
número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de clave principal.
Ejemplo: puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un número de
identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la clave principal de la
tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, normalmente se compone
de campos ya existentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Puede usar una
combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como la clave principal de una tabla
sobre contactos.