Este documento proporciona una introducción a Microsoft Access. Explica que Access es un software de base de datos que permite a los usuarios crear y administrar fácilmente bases de datos a través de una interfaz gráfica. Describe las tablas, campos, tipos de datos y claves principales como elementos fundamentales de las bases de datos de Access.

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ACCESS
Gabriela Eraso Segura
Institución Educativa
Liceo Departamental
Cali valle
2018
ACCESS
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Gabriela Eraso Segura

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Guillermo Mondragron
Tecnología
Institución Educativa
Liceo Departamental
Cali Valle
2018
Indice 3
¿Qué es access? 4
Tablas 5
Campos 6
Clave principal 8

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¿QUÉ ES ACCESS?
Access, o Microsoft Access, es un software que permite gestionar una base de
datos. El programa forma parte de Microsoft Office, un paquete de aplicaciones que
permiten realizar tareas de oficina.
Está orientado para que las personas, puedan manipular sus bases de datos de
manera fácil y práctica, aun y cuando estas, no cuenten con conocimientos
especializados en el manejo de bases de datos, lográndolo mediante el uso de ficheros
con una interfaz gráfica fácil de manejar.

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-Permite darle forma a bases de datos de una manera realmente sencilla.
-De la misma manera, cuenta con una serie de plantillas para que el usuario pueda
hacer empleo de las mismas sin tener que perder tiempo en crear una propia.
-Tiene la particularidad de que se pueden compartir todas las bases de datos creadas
de forma rápida y mediante distintos medios.
-Access es un programa que interactúa de manera clara y sencilla con otros softwares
de Microsoft también muy utilizados, como pueden ser Excel e incluso Word o
PowerPoint.
-Su interfaz es intuitiva.
-Es un programa de tipo multiusuario.
-Se considera que es una alternativa realmente económica a la hora de realizar
distintas bases de datos ya que otros softwares similares cuentan con unos precios
muy elevados.
-Permite importar datos de forma fácil y rápida.
TABLAS
Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarán en tablas (listas
basadas en temas que contienen filas y columnas).
Una tabla es un objeto de base de datos que usa para almacenar datos sobre un tema
en concreto, como empleados o productos. Una tabla consta de registros y campos.
Cada registro contiene datos sobre una instancia del asunto de la tabla, como un
empleado en particular. Un registro también se denomina normalmente una fila o una
instancia.

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Cada campo contiene datos sobre un aspecto del tema de la tabla, como el nombre o
la dirección de correo electrónico. Un campo también suele denominarse una columna
o un atributo.
Un registro se compone de valores de campo, como Contoso, Ltd.
o alguien@example.com. Un valor de campo también se denomina normalmente un
hecho.
1. Registro
2. Un campo
3. Valor de un campo
Una base de datos de Access puede contener un gran número de tablas y cada
una almacena información sobre un tema diferente. Cada tabla puede contener una
amplia variedad de campos de diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas
e hipervínculos.
CAMPOS
Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una
persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro.
Ej: En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a
información de los empleados de una empresa, un registro sería la información
relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información

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específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número
de seguridad social.
Tipos de datos
Al crear tablas en Access, necesita seleccionar un tipo de datos para cada
columna de datos. El tipo de datos Texto corto es una elección habitual ya le permite
escribir casi cualquier carácter (letra, símbolo o número). Sin embargo, una cuidada
selección de tipos de datos puede ayudarle a aprovecharse de características
adicionales de Access y a mejorar la precisión de la información que está
almacenando.
Texto cortó: Datos alfanuméricos (nombres, títulos, etc.)
Largo: Grandes cantidades de datos alfanuméricos: oraciones y párrafos.
Numérico: Datos numéricos
Grande: Datos numéricos
Fecha y hora: Fechas y horas
Moneda: Datos monetarios, almacenados con 4 posiciones decimales de
precisión.
Auto numeración: Valor único generado por Access para cada registro nuevo.

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Sí/no: Datos booleanos (verdadero/falso); Access almacena el valor numérico
cero (0) para Falso y -1 para Verdadero.
Objeto OLE: Imágenes, gráficos u otros objetos de ActiveX desde otra
aplicación basada en Windows.
Hipervínculo: Una dirección de vínculo a un documento o archivo en Internet,
en una intranet, en una red de área local (LAN) o en el equipo local
Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos como imágenes, documentos, hojas
de cálculo o gráficos; cada campo Datos adjuntos puede contener una cantidad
ilimitada de datos adjuntos por registro, hasta el límite de almacenamiento del tamaño
de un archivo de base de datos. (Tenga en cuenta que el tipo de datos Calculado no
está disponible en los formatos de archivo MDB).
Calculado: Puede crear una expresión que use datos de uno o varios campos.
Puede designar tipos de datos de resultados diferentes de la expresión. (xMDB)
Asistente para búsquedas: La entrada del Asistente para búsquedas en la
columna de tipo de datos en la vista Diseño no es realmente un tipo de datos. Al elegir
esta entrada, inicie el Asistente para ayudarle a definir un campo de búsqueda simple o
complejo. Un campo de búsqueda simple usa el contenido de otra tabla o una lista de
valores para validar el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda
compleja permite almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada fila.
CLAVE PRINCIPAL

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Una clave principal está compuesta de uno o más campos que identifican cada
registro almacenado en la tabla de forma exclusiva. Hay un número de identificación
único, como un número de identificador, un número de serie o un código, que sirve de
clave principal.
Ejemplo: puede que tenga una tabla Clientes en la que cada cliente tenga un
número de identificador único de cliente. El campo de identificador de cliente es la
clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un
campo, normalmente se compone de campos ya existentes que, en conjunto,
proporcionan valores únicos. Puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha
de nacimiento como la clave principal de una tabla sobre contactos.