Introducción a Microsoft Access 2003 [parte 4]

Introducir datos
en las tablas
en Microsoft Access 2003

Ventana de la hoja de datos

 Ya sabemos que hay dos ventanas para ver las tablas
en Access: DISEÑO y HOJA DE DATOS.

 Lo que comentemos aquí para la vista HOJA DE
DATOS valdrá en el futuro para otras ventanas de
Access como las de las consultas.

Añadir y editar registros

 Cuando estamos dentro de
un campo en vista Hoja de
Datos, aparece en la barra
de estado el texto que
pusimos en el apartado
Descripción para ese
campo a la hora de diseñar
la tabla.
 Ocurrirá igual para los
formularios.


 Selector de registro:
 Tiene forma de lápiz cuando
estamos editando un registro
y no se ha guardado.
 Tiene forma de asterisco para
el último registro de la tabla.

 A la hora de insertar registros,
si queremos hacerlo más
cómodamente con la Hoja de
Datos, seleccionamos en el
menú Registros la opción
Entrada de Datos. Así
perdemos de vista los datos de
la tabla y vemos registros en
blanco para insertar los nuevos
datos.

Copiar, mover y eliminar datos

 Se hacen igual que en Windows:
 1º.- Seleccionar los datos
 2º.- Copiar o Cortar (según interese)
 3º.- Pegar en el lugar de destino

 SELECCIONAR:
 Hay dos maneras:
 con ratón: arrastrar ratón manteniendo pulsado el botón
izquierdo.
 con teclado: teclas Mayúsculas y del cursor.


 COPIAR: Edición  Copiar o CTRL+C
 CORTAR:Edición Cortar o CTRL+X
 PEGAR:Edición Pegar o CTRL+V
 DESHACER:Edición  Deshacer o CTRL+Z
 Una vez que los datos están en el portapapeles podemos
pegarlos todas las veces que queramos.

Buscar y reemplazar datos

 Aviso:
 si tenemos datos seleccionados y ejecutamos el comando Pegar
desparecerán todos los datos seleccionados. Cuidado con esto.
 Cuando hablamos de Copiar, Cortar y Pegar Datos
nos referimos a cualquier campo, registro o dato
particular de la tabla.


 Copiar CAMPOS

 Seleccionamos el campo o campos a copiar
 CTRL+C o Edición  Copiar
 Crear nuevo campo en blanco
 CTRL+V o Edición  Pegar


 EJEMPLOS:
 Abre la tabla “almacén” del archivo “database2.mdb” y
haz una copia de dicha tabla llamándola “almacendos”.
Luego copia el campo “NombreProducto” en un campo
nuevo que crees y que llamarás NP2.
 Pega también ese campo dentro de la tabla clientes.
 Copia el campo Proveedor dentro de la columna de
Nivel-Nuevo-Pedido de la misma tabla.
 Copia la columna Unidades en Existencia dentro de
NombreProducto.


 Copiar o mover REGISTROS
 Seleccionamos uno o más registros

 Edición  Copiar

 Edición  Pegar

 (pegamos al final de los registros actuales)


 EJEMPLOS:
 Copiar el registro BARNEU de la tabla “almacendos” y
pegarlo encima de CAES
 ¿Qué ocurre?
 Copiar los registros ESGOT y ESMIR a la vez, al final de los
actuales registros
 ¿Qué ocurre?
 Copia los registros JALONSO y JARANAZ de la tabla
“Clientes” dentro de la tabla “Pedidos”
 ¿Qué ocurre?


Una vez visto lo anterior, copiar tan sólo
un dato individual será fácil.

 Ejemplo:
 Copiar el dato IMPRENTA PACENSE dentro del campo
Empresa en la tabla “clientes” y pégalo en un registro nuevo
en la misma columna.


Problemas al pegar los datos:
 Como habrás observado, si pegamos datos en campos cuyo
tipo de datos es distinto, tendremos problemas. En realidad
no deberíamos hacerlo.
 Date cuenta de que Access crea una nueva tabla llamada
“Errores de pegado”. Al final tendrás que eliminarla.


 Podemos hacer búsquedas dentro de la tabla
mediante el comando Edición  Buscar.


 Podemos buscar en un campo o en toda la tabla.
También especificaremos si queremos que coincida
con todo el campo o sólo con cualquier parte.

 Ejemplos:
 seleccionamos el campo Código-artículo de la tabla
“almacendos” y busco “piscinas”.
 ¿Qué ocurre?  cambia a “almacendos:tabla” en la lista “Buscar
en”.
 Buscar también el texto “rotulador” dentro de la tabla.
Inténtalo haciendo Coincidir todo el campo. Hazlo ahora con
cualquier parte del campo.

 Como puedes ver, hacer búsquedas es muy sencillo.
Vamos ahora a “reemplazar datos”.
 En el mismo cuadro de diálogo que el de la búsqueda
tenemos dicha opción.
 Ejemplos:
 Reemplaza
 “serpientes” por “culebras”
 “lento” por “rápido”
 “aflojatuercas” por “aflojatornillos”

Ordenar los datos

 Podemos ordenar los datos de los campos, tanto en
orden ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9) como
descendente.
 Para ello, seleccionamos la columna y pinchamos en
los iconos

Modificar la apariencia de la hoja de datos
 La cuadrícula
 Seleccionar Formato  Hoja de datos

Realiza los cambios
a tu gusto

 Alto de las filas
 Formato  alto de las filas
 Ejemplo: cambia el alto a 28; vuelve a dejarlo como estuviese.
 Ancho de las columnas
 Formato  ancho de columnas
 Ejemplo: aplica el ancho de la columna “descripcion del producto”
a 15. Luego aplica un ajuste perfecto.
 Realiza un ajuste perfecto para todas las columnas de la tabla.

 Cambiar el orden de las columnas
 Primero seleccionamos la columna
 Luego manteniendo pulsado el botón del ratón, arrastro hacia
la posición deseada.
 Soltar botón del ratón y ahí se quedará la columna.
 Ejemplo: Mover la columna “Proveedor” al principio de la
tabla. Mover la columna “Descripción” del producto al final de
la tabla

 Inmovilizar y liberar columnas
(en menú Formato).
 Ejemplos:
 Inmoviliza la columna “Unidades
en existencia” y muévete por la
hoja.
 Inmoviliza “Descripción del
producto”
 Libera las dos columnas y
colócalas en su lugar de origen.

 Ocultar y mostrar columnas

 Estas opciones están en el menú Formato
 Es tan sencillo como lo anterior.
 Oculta las columnas de “Descripción del producto” y del
“Precio”. Muévete por la hoja.
 Vuelve a mostrar las columnas ocultadas.

 Cambiar la fuente del texto (menú Formato)

 Autocorrección (menú Herramientas)

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