Bases de datos

BASES DE DATOS
MARTHA LUCIA SARMIENTO MENDOZA
WILLAM ANDRÉS DURAN SUAREZ
INSTITUCION DE CAPACITACION FUTURO INCAF
TECNICO EN ANALISIS DE SISTEMAS Y COMPUTACION
TOCANCIPA
2014

Contenido
INTRODUCCION.........................................................................................................................3
JUSTIFICACION...........................................................................................................................4
OBJETIVOS GENERALES ..............................................................................................................5
OBJETIVOS ESPECIFICOS.............................................................................................................6
HISTORIA DE LAS BASES DE DATOS..............................................................................................8
CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE BASES DE DATOS....................................... 11
DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS..................................................................................... 11
PARTES DE UNA BASE DE DATOS............................................................................................... 12
DEFINICION DE SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS............................................................... 13
PRINCIPALES SISTEMAS DE GESTION DE BASES DE DATOS.......................................................... 14
FileMaker............................................................................................................................ 15
FoxPro.................................................................................................................................16
MySQL.................................................................................................................................17
DB2 IBM .............................................................................................................................. 18
Oracle .................................................................................................................................19
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE GESTION DE BASES DE DATOS............................................. 21
ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS........................................................................................ 23
CLASIFICACION DE LAS BASES DE DATOS................................................................................... 24
Según la variabilidad de los datos almacenados.....................................................................24
Según el contenido............................................................................................................... 25
INTRODUCCION A MICROSOFT ACCESS ..................................................................................... 26
Definición............................................................................................................................ 26
Que hace diferente a ACCESS DE EXCEL? ............................................................................... 27
PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS ................................................................ 29
Relacionesen Access............................................................................................................ 33
Formularios en ACCESS......................................................................................................... 35
Consultasen ACCESS............................................................................................................ 37
Informesen ACCESS............................................................................................................. 40
CONCLUSIONES ....................................................................................................................... 41
RESUMEN................................................................................................................................ 42
GLOSARIO............................................................................................................................... 43
BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................... 45

INTRODUCCION
En el presente trabajo se trata de dar una nueva visión más cercana sobre las
herramientas que se utilizan para la toma de decisiones. En el cual estudiaremos
herramientas orientadas a la creación de bases de datos, un aspecto que también
se toma en cuenta es el flujo de datos, es decir, hay que examinar de donde viene,
hacia donde se dirigen y donde se almacenan los datos.
Una de las tareas más habituales que nos podemos encontrar es la ordenación o
la búsqueda de los datos que están almacenados en el interior, existen diferentes
métodos que nos pueden facilitar el trabajo. Estos métodos son más o menos
complejos según lo rápido o lo eficaz que sean. Podemos encontrar métodos
fáciles para la ordenación de pocos elementos y otros más complejos y su vez
más eficaces para la ordenación de matrices con muchos elementos. Por último
trataremos el tema tan importante de las bases de datos, es decir de la colección
de datos que todo sistema de información posee, el cual es la estructura principal
de todo proyecto, independientemente de cual sea su porte. Estás permiten el
desarrollo y mantenimiento de aplicaciones complejas ya que se puede utilizar un
mismo modelo conceptual y así aplicarlo al, análisis diseño y programación.

JUSTIFICACION
El presente trabajo es parte del estudio realizado en clase, con el propósito de
conocer por medio de investigación la historia, desarrollo, aplicación y usos de las
bases de datos.
El presente trabajo pretende aportar nueva información acerca de las bases de
datos recopilada y consultada de medios de la web para así despejar dudas.
Así mismo arrojara información que será útil para el uso y la práctica, lo que nos
aportara conocimientos y experiencia a la hora de crear, utilizar y manipular bases
de datos. Lo que nos llevara a poner en práctica todo lo visto en clase y realizar
nuestras propias bases de datos.

OBJETIVOS GENERALES
1 Conocer más a fondo sobre las bases de datos sus usos ventajas y
desventajas
2 Identificar modelos y benéficos e importancia de las bases de datos
3 Crear y utilizar bases de datos con todas sus estructuras
4 Manejar e interpretar datos de las bases

OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Aplicar conocimientos adquiridos durante el semestre
• Resaltar aspectos importantes de las bases de datos
• Adquirir nuevos conocimientos mediante la investigación
• Aplicar y poner en práctica conocimientos adquiridos durante la
investigación

DEFINICION DE BASES DE DATOS
Una base de datos se puede definir como un conjunto de información o datos
relacionados que se encuentra agrupados o estructurados en forma organizada
para que luego la podamos utilizar en forma rápida y fácil. Desde el punto de
vista de la informática se conoce como un conjunto de datos archivados en discos
de almacenamiento (sistema de archivos electrónico) que permiten su acceso
directo y los cuales son manipulados atravez de programas denominados
GESTORES DE BASES DE DATOS.
En general una base de datos es una serie de datos organizados y relacionados
entre sí que una vez recolectados pueden ser utilizados y manipulados en gran
manera optimizando tiempo y sacando de ellos el mayor provecho. Una base de
datos la podemos encontrar en una simple agenda organizada alfabéticamente
hasta grandes y complejas bases de datos sistematizados como las usadas por el
gobierno, u organismos privados como bancos, empresas etc.

HISTORIA DE LAS BASES DE DATOS
Los orígenes de las bases de datos se remontan a la Antigüedad donde ya
existían bibliotecas y toda clase de registros. Además también se utilizaban para
recoger información sobre las cosechas y censos. Sin embargo, su búsqueda era
lenta y poco eficaz y no se contaba con la ayuda de máquinas que pudiesen
reemplazar el trabajo manual. Más adelante en la historia los primeros indicios
sobre la aparición de las bases de datos comenzó en el año 1860 con la creación
de la Máquina perforadora hecha por Herman Hollerith quien fue denominado el
primer ingeniero estadístico de la historia, ya que invento una computadora
llamada “Máquina Automática Perforadora de Tarjetas. Para hacer el censo de
Estados Unidos en 1880 y con la cual se tardaron 7 años para obtener resultados.

En la década 1950 se da origen a las cintas magnéticas. Por medio de este
mecanismo se empezó a automatizar la información de las nóminas, como por
ejemplo el aumento de salario. Consistía en leer una cinta o más y pasar los datos
a otra, y también se podían pasar desde las tarjetas perforadas. Simulando un
sistema de Back up. En la década de 1960 El uso de los discos fue un adelanto
muy efectivo, ya que por medio de este soporte se podía consultar la información
directamente, esto ayudo a ahorrar tiempo. No era necesario saber exactamente
donde estaban los datos en los discos, ya que en milisegundos era recuperable la
información. Los discos dieron inicio a las Bases de Datos, de red y jerárquicas,
pues los programadores con su habilidad de manipulación de estructuras junto con
las ventajas de los discos era posible guardar estructuras de datos como listas y
tablas. Fue así como comenzó la aparición de software que al lado de la
evolución de la computadora y de la aparición del internet facilitaron el manejo de
grandes cantidades de datos.

En la actualidad la evolución va más encaminada a los SISTEMAS DE GESTION
BASES DE DATOS quienes van acomodándose a las necesidades de quienes
van a usar sus plataformas para administrar sus datos. Actualmente las tres
grandes compañías que dominan el mercado de las bases de datos son IBM,
Microsoft y Oracle. Por su parte, en el campo de internet, la compañía que genera
gran cantidad de información es Google. Aunque existe una gran variedad de
software que permiten crear y manejar bases de datos con gran facilidad, como
por ejemplo LINQ, que es un proyecto de Microsoft que agrega consultas nativas
semejantes a las de SQL a los lenguajes de la plataforma .NET. El objetivo de
este proyecto es permitir que todo el código hecho en Visual Studio sean también
orientados a objetos; ya que antes de LINQ la manipulación de datos externos
tenía un concepto más estructurado que orientado a objetos; y es por eso que
trata de facilitar y estandarizar el acceso a dichos objetos.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTION DE BASES
DE DATOS
Una de las principales características de las bases de datos es que la redundancia
en los datos es mínima a menos que sea necesaria para la relación entre los
mismos lo que evita que se repitan datos ocupando espacio innecesario y
haciendo que la información sea más confiable y segura.
Las consultas que solían ser complejas son optimizadas en tiempo y facilidad para
consultar.
La probabilidad de errores e inconsistencias es mínima lo que la hace más segura
precisa y nos garantiza un manejo adecuado de los datos.
Permite que varios usuarios consulten y en algunos casos editen los datos
ingresados en la Base de datos.
La seguridad que brindan los gestores de bases de datos garantiza que estos
sean realmente consistentes verídicos y confiables.
Mejora la productividad y el rendimiento en el manejo de grandes bases de datos
facilitando su acceso y consulta.
DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS
Unas de las desventajas de los sistemas de gestión de bases de datos es que
dependiendo de su tamaño se hace necesario equipos con mayor capacidad de
almacenamiento y procesamiento de la información lo que significaría un gasto
extra en equipos además en algunos casos y según las necesidades se hace
complejo el manejo de las plataformas y software dada la diferencia en la
estructura de las mismas; otra de las desventajas

HARDWARE
USUARIOADMINISTRADOR
SGBD
PARTES DE UNA BASE DE DATOS
En general una base de datos está conformada por las siguientes partes
 Parte física de almacenamiento: Es el lugar donde vamos a archivar
toda la información de nuestra base de datos y desde allí es donde la
vamos a manipular; en la actualidad lo más común y más usado es la
computadora.
 Soporte lógico y software: En esta parte contamos con el software que
nos va a permitir el manejo de nuestra base de datos, llamados también
SISTEMAS DE GESTION DE BASES DE DATOS (SGBD), Esta sería la
interfaz entre el usuario y la parte física o datos.
 Administrador: Es la persona encargada de manipular los datos bien sea
ingresando nuevos registros a el sistema o modificándolos en alguno de
sus campos, su principal característica es que tiene control total sobre los
datos y es el quien decide hasta qué punto se pueden observar y
manipular por los usuarios.
 Usuarios: Es el último en esta cadena, es el quien entra a consultar los
registros y extrae la información para distintos fines, ya sea para realizar
simples consultas o para realizar complejos informes, que pueden ser
utilizados estratégicamente según sea el caso y la necesidad.
 Datos: Es la parte fundamental de esta cadena; está compuestos por una
serie de información recolectada que va a ser almacenada en forma única y
ordenada para ser utilizada y explotada según la necesidad.

DEFINICION DE SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS.
El SGBD es la porción más importante del software de un sistema de base de
datos. El objetivo primordial de un SGBD es proporcionar un entorno que sea a la
vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer, almacenar y manipular
información de la base de datos. La figura muestra el SGBD como interfaz
(intermediario) entre la base de datos física y las peticiones del usuario. El SGBD
interpreta las peticiones de entrada/salida del usuario y las manda al sistema
operativo para la transferencia de datos entre la unidad de memoria secundaria
(discos) y la memoria principal.
Las funciones principales de un SGBD son:
1. Crear y organizar la Base de Datos.
2. Establecer y mantener las trayectorias de acceso a la base de datos de tal
forma que los datos puedan ser accedidos rápidamente.
3. Manejar los datos de acuerdo a las peticiones de los usuarios.
4. Registrar el uso de las bases de datos.
5. Responsable del verdadero almacenamiento de los datos.
6. Respaldo y recuperación. Consiste en contar con mecanismos implantados que
permitan la recuperación fácilmente de los datos en caso de ocurrir fallos en el
sistema de base de datos.
7. Control de concurrencia. Consiste en controlar la interacción entre los usuarios
concurrentes para no afectar la inconsistencia de los datos.
8. Seguridad e integridad. Consiste en contar con mecanismos que permitan el
control de la consistencia de los datos evitando que estos se vean perjudicados
por cambios no autorizados o previstos.

PRINCIPALES SISTEMAS DE GESTION DE BASES DE DATOS
En la actualidad encontramos una gran cantidad de software dedicados a la
gestión de bases de datos a continuación vamos a ver unos ejemplos de los más
conocidos y sus características:
Firebird: Es un sistema de administración de bases de datos de código abierto,
que tiene su origen en la versión 6 de Inter base. Este sistema de bases de datos
relacional proporciona muchas de las características implementadas en el
estándar ANSI SQL. El programa es multiplataforma y puede trabajar sistemas
operativos tan dispares como Windows, Mac o Linux. Otras características de
Firebird son: arquitectura cliente/servidor sobre protocolo TCP/IP; soporte para
transacciones y claves foráneas; seguridad basada en usuarios y roles, y mucho
más. Este tuvo su aparición desde el año 2000 y comenzó con una versión libre
llamada INTERBASE. Una de sus principales ventajas es la gran variedad de
medios para acceder a los datos otra peculiaridad resaltable es su creación de
copias de seguridad y su funcionalidad en arquitecturas de 64 bits además ofrece
un gran rendimiento y un poderoso lenguaje de procedimientos almacenados y
disparadores.

FileMaker: El programa FileMaker Pro 4.0 es un sistema de gestión de bases de
datos que presenta una peculiar combinación de prestaciones propias a la vez del
mundo de la gestión de datos estructurados y del mundo de la gestión
documental, aunque sea a costa de sacrificar algunas funciones de ambos. A esto
se une el hecho de que integra tecnología web, de manera que permite tanto
importar y exportar documentos en formato HTML como publicar bases de datos
de manera inmediata a través de internet o de una intranet, sin necesidad de
software ni de programación adicional ya que incorpora él mismo todo lo necesario
(bajo la forma de un paquete de programas denominado Web Companion que
actúa prácticamente como un servidor web de cara al navegador). Otra de las
razones para su éxito radica en su suave curva de aprendizaje, incluyendo el
hecho de no requerir habilidades de programación ya que, en concreto, FileMaker
incorpora un editor de guiones (script) que facilita la automatización de procesos
sencillos mediante funciones y estructuras de control predefinidas, cuya
combinación para desarrollar prestaciones más complejas se puede hacer de
forma simple.

FoxPro: Es un lenguaje de programación orientado a objetos y procedural, un
Sistema Gestor de Bases de datos o Data base Management System (DBMS), y
desde la versión 7.0, un Sistema administrador de bases de datos relacionales,
producido por Microsoft. Visual FoxPro ofrece a los desarrolladores un conjunto de
herramientas para crear aplicaciones de bases de datos para el escritorio,
entornos cliente/servidor, Tablet PC o para la Web. Entre sus características se
pueden enumerar las siguientes: Capacidades poderosas y muy veloces para el
manejo de datos nativos y remotos Flexibilidad para crear todo tipo de soluciones
de bases de datos. Lenguaje de Programación Orientado a objetos. Utilización de
Sentencias SQL en forma nativa. Poderoso manejo de vistas, cursores y control
completo de estructuras relacionales. Su propio gestor de base de datos
incorporado. Sin embargo, también puede conectarse con servidores de base de
datos, tales como Oracle, Microsoft SQL Server o MySQL.

MySQL: Esta base de datos tiene las siguientes características Múltiples motores
de almacenamiento (MyISAM, Merge, InnoDB, BDB, Memory/ heap, MySQL
Clúster, Federated, Archive, CSV, Blackhole y Example en 5.x) permitiendo que el
usuario escoja la que sea más adecuada para cada tabla de la base de datos.
Agrupación de transacciones de varias conexiones para incrementar el número de
transacciones por segundo.

DB2 IBM: es una marca comercial, propiedad de IBM, bajo la cual se comercializa
un sistema de gestión de base de datos. DB2 versión 9 es un motor de base de
datos relacional que integra XML de manera nativa, lo que IBM ha llamado
pureXML, que permite almacenar documentos completos dentro del tipo de datos
XML para realizar operaciones y búsquedas de manera jerárquica dentro de éste,
e integrarlo con búsquedas relacionales.DB2 Express-C es la versión gratuita
soportada por la comunidad de DB2 que permite desarrollar, implementar y
distribuir aplicaciones que no usen las características avanzadas de las versiones
comerciales de DB2. Esta versión de DB2 puede ser concebida como el núcleo de
DB2, las diferentes ediciones incluyen las características de Express-Cmás
funcionalidades específicas.DB2 para Linux, UNIX y Windows permite la
automatización de tareas, reducción de las necesidades de consumo de
alimentación, un alto rendimiento que reduce los servidores necesarios para
ejecutar la base de datos, escalabilidad sencilla y alta disponibilidad en su
arquitectura de discos de datos y otras soluciones que facilitan la colaboración
entre profesionales.

Oracle: Es un sistema de gestión de base de datos relacional (o RDBMS por el
acrónimo en inglés de Relational Data Base Management System), desarrollado
por Oracle Corporación. Se considera a Oracle como uno de los sistemas de datos
más completas destacando soporte de transacciones, estabilidad, escalabilidad y
soporte multiplataforma la única versión gratuita de Oracle es la Exprés Edition
que es compatible con las demás versiones de Oracle Database 10gr2 y Oracle
Database 11g.

Los anteriores son unos de los principales SISTEMAS DE GESTION DE BASES
DE DATOS además de ellos podemos nombrar los siguientes:
 Dbase
 IBM Informix
 Interbase de code Gear, filial de Borland
 Microsoft SQL server
 Nexus DB
 Paradox
 Progress (DBMS)
 Sybase Ase
 Sibase Asa
 Sibase IQ
 My SQL
 SQ litle
 Magic
 Open Access
 BDB
 Postgre SQL
 Y uno de los más conocido y usados en nuestro entorno y en el cual nos
vamos a enfatizar más adelante es Microsoft Access.

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE GESTION DE BASES DE
DATOS
No se puede generalizar sobre los elementos que componen un SGBD ya que su
variedad es bastante significativa y va ligada a las empresas encargadas de
realizarlas, mas sin embargo hay componentes de ellas que las hacen tener
criterios en común, un SGBD tiene varios módulos cada uno de los cuales realiza
una función específica.

El procesador de consultas es el componente principal de un SGBD, transforma
las consultas en un conjunto de instrucciones que se dirigen a la base de datos
dándonos una interfaz gráfica fácil de interpretar.
Control de autorización: Este módulo comprueba que el usuario tiene los permisos
necesarios para llevar a cabo la operación que solicita.
Control de la integridad: Cuando una operación cambia los datos de la base de
datos, este módulo debe comprobar que la operación a realizar satisface todas las
restricciones de integridad necesarias
Optimizador de consultas: Este módulo determina la estrategia óptima para
realizar la consulta.
Gestor de transacciones: Se encarga del proceso y ejecución de las tareas que el
usuario solicita.
Gestor de recuperación: Garantiza que la base de datos este en un estado sólido y
consistente en caso de que se produzca algún fallo.
Función de manipulación y utilización: Permite buscar añadir suprimir y modificar
los datos de la BD, esta función es realizada por una parte de SGBD denominada
lenguaje de manipulación de bases de datos, también incluye otras
funcionalidades como modificar la capacidad de los registros, cargar archivos,
realizar copias de seguridad.

Generador de formularios: Es una herramienta interactiva que permite crear
rápidamente formularios de pantalla para introducir o visualizar datos, los
generadores de formularios permite que el usuario defina el aspecto en la pantalla
y que información se va a visualizar en él y en qué lugar de la pantalla.
Generador de informes: Es otra importante herramienta que nos permite hacer
informes a partir de los datos que se encuentran almacenados y nos da la opción
de formato para que tenga un aspecto adecuado para su presentación.
ELEMENTOS DE UNA BASE DE DATOS
Tablas: Es el elemento principal de una base de datos ya que es allí donde se
registra la información que se quiere gestionar. Está compuesta por filas y
columnas cada archivo de una base de datos puede tener las tablas que se
requieran un numero realmente significativo.
Registros: Son los datos que se ingresan en una tabla en la base de datos y van a
lo largo de una Fila y es parte de una estructura de datos organizada
Campo: Es la mínima unidad de medición a la que se puede acceder en una base
de datos; es el equivalente a una celda en Excel, Se ubican en la columna y son
la parte interna de un registro un campo puede ser de tipo Alfanumérico,
Numérico, Booleanos “falso-verdadero”, fechas, Memos, Auto incrementables, se
diligencian según su descripción ejemplo el número de Cedula de una persona o
el Apellido.
Entidad: Es la representación de un objeto o concepto del mundo real que se
describe en una base de datos, por ejemplo nombres de entidades pueden ser:
Alumnos, Empleados,
Atributos: Cada entidad está constituida por uno o más atributos, por ejemplo la
entidad “empleado” puede tener los atributos como Nombre apellido Etc.

CLASIFICACION DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos pueden clasificarse de varias maneras, de acuerdo al contexto
que se esté manejando, o la utilidad de la misma
Según la variabilidad de los datos almacenados:
 Bases de datos estáticas
Éstas son bases de datos de sólo lectura, utilizadas primordialmente para
almacenar datos históricos que posteriormente se pueden utilizar para
estudiar el comportamiento de un conjunto de datos a través del tiempo,
realizar proyecciones y tomar decisiones.
 Bases de datos dinámicas
Éstas son bases de datos donde la información almacenada se modifica
con el tiempo, permitiendo operaciones como actualización, borrado y
adición de datos, además de las operaciones fundamentales de consulta.
Un ejemplo de esto puede ser la base de datos utilizada en un sistema de
información de una ferretería, una farmacia, o un supermercado.

Según el contenido:
 Bases de datos bibliográficas
Solo contienen un representante de la fuente primaria, que permite
localizarla. Un registro típico de una base de datos bibliográfica contiene
información sobre el autor, fecha de publicación, editorial, título, edición, de
una determinada publicación, etc. Puede contener un resumen o extracto
de la publicación original, pero nunca el texto completo, porque si no,
estaríamos en presencia de una base de datos a texto completo (o de
fuentes primarias —ver más abajo). Como su nombre lo indica, el contenido
son cifras o números. Por ejemplo, una colección de resultados de análisis
de laboratorio, entre otras
 Bases de datos de texto completo:
Almacenan las fuentes primarias, como por ejemplo, todo el contenido de
todas las ediciones de una colección de revistas científicas. Bases de datos
o "bibliotecas" de información química o biológica Son bases de datos que
almacenan diferentes tipos de información proveniente de la química, las
ciencias de la vida o médicas.
 Bases de datos jerárquicas
En este modelo los datos se organizan en forma de árbol invertido (algunos
dicen raíz), en donde un nodo padre de información puede tener varios
hijos. El nodo que no tiene padres es llamado raíz, y a los nodos que no
tienen hijos se los conoce como hojas. Las bases de datos jerárquicas son
especialmente útiles en el caso de aplicaciones que manejan un gran
volumen de información y datos muy compartidos permitiendo crear
estructuras estables y de gran rendimiento. Una de las principales
limitaciones de este modelo es su incapacidad de representar
eficientemente la redundancia de datos.
 Base de datos de red
Éste es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia
fundamental es la modificación del concepto de nodo: se permite que un
mismo nodo tenga varios padres (posibilidad no permitida en el modelo
jerárquico).Fue una gran mejora con respecto al modelo jerárquico, ya que
ofrecía una solución eficiente al problema de redundancia de datos; pero,
aun así, la dificultad que significa administrar la información en una base de
datos de red ha significado que sea un modelo utilizado en su mayoría por
programadores más que por usuarios finales.

INTRODUCCION A MICROSOFT ACCESS
Teniendo claro como concepto de base de datos a un
conjunto de datos organizados y relacionados entre sí para
un uso y propósito determinado y definido por el usuario y
que el conjunto de programas utilizados para
administrarlos de denomina SISTEME DE GESTION DE BASE DE DATOS,
vamos a profundizar en el concepto básico, características, aprendizaje y manejo
de ACCESS, siendo esta una de los programas más comunes y más utilizados en
la actualidad.
Definición
ACCESS es una SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS tiene una extensión
ACCDB para que el ordenador lo reconozca como tal, la mayoría de SGBD
modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de
bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se
organizan en Tablas. Las tablas almacenan información sobre un tema como
pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de
ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de
clientes podamos obtener información sobre los pedidos de éstos. Una base de
datos en Access está compuesta por campos Tablas, registros, formularios
consultas e informes siendo estos unos de los principales componentes de este
sistema gestor de base de datos.

Que hace diferente a ACCESS DE EXCEL?
En el día a día es común que la gente tienda a comparar al Excel con Access ya
que ambos están compuestos por filas columnas y ambos nos permiten el ingreso
de datos en forma ordenada la diferencia más notable se da en que Access es
mucho mejor en el análisis y el ordenamiento de datos numéricos como de texto o
combinados, mientras que Excel está más enfatizado y especializado en
operaciones con Números además Excel siempre nos va a permitir ingresar un
mismo valor el número de veces que nosotros queramos por ejemplo un Numero
de Cedula mientras que Access es más restrictivo y tiende a evitar los duplicados
de los datos a menos que sea necesario. Otra gran diferencia es que Access tiene
una mayor capacidad de almacenamiento de datos superando por una gran
diferencia a Excel.

Con Access puedes hacer las siguientes acciones
 Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo
en un inventario o un nuevo empleado en una empresa.
 Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la
ubicación de un elemento o la dirección o teléfono de los operarios de una
compañía.
 Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
 Organizar y ver los datos de distintas formas.
 Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de
correo electrónico, una intranet o Internet o ingresando directamente en la
base de datos
 Relacionar los datos, tablas, registros y campos de la base de datos para
realizar consultas informes según la necesidad del usuario por ejemplo si
quieres consultar solo la cedula el nombre y el teléfono de una gran base
de datos.

PASOS PARA CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Para comenzar a trabajar una base de datos es muy importante tener en cuenta
cual va ser su propósito que tipos de datos se van a manejar y como se va a
estructurar para evitar problemas y complicaciones más adelante; luego ya cuando
tengamos claro cómo será su estructura y función, Vamos a comenzar con abrir el
programa Microsoft Access y vamos a crear un nuevo documento en blanco
HacemosClick
Damos un nombre
y la ubicación
donde la queremos
guardar
Por ultimo
ejecutamos el
botón crear

Esta es la primera interfaz de la base de datos creada en Access y es desde alli
donde comenzamos a trabajar sobre esta
En la pestaña inicio vamos a dar Click en la opción VER y LUEGO VISTA DE
DISEÑO con el fin de comenzar a crear y dar formato a la tabla y es allí donde le
damos el nombre a la tabla.
CampoLlave principalTabla

Para crear una nueva tabla solo tenemos que ir a la pestaña CREAR y escoger la
opción nueva tabla.
El siguiente paso es comenzar la creación y edición de los campos de la tabla de
la base de datos es allí donde vamos a definir cuál es la llave principal que sería el
campo que identifica el registro y el cual siempre será un registro único e
irrepetible en una tabla un ejemplo sería un Numero de Cedula o el Código de
identificación de un producto, los demás campos serán los datos ligados a esa
llave Primaria ejemplo Nombres Teléfonos direcciones Etc. Es importante tener en
cuenta el contenido y la magnitud de la información de los datos del campo ya que
es allí donde entramos a dar formato según el tipo de dato a ingresar ya sean
datos numéricos textos fechas.
CAMPOS
LLAVE PRINCIPAL
En estalista vamosa
seleccionarque tipode
dato se va a ingresar
En este lugarvamosa
dar el títulodel campo y
el tamañode caracteres
que va a tener

Ya teniendo nombrados y editados los campos podemos guardar los cambios para
que nuestra tabla esté lista para ingresar los datos.
Nuestra tabla ya está lista para comenzar a ingresar datos y visualmente se vera
de la siguiente manera.

Es importante tener en cuenta que según el formato que le hubiésemos dado a los
campos nos va a restringir el ingreso de ciertos tipos de datos, ejemplo si nuestro
campo está configurado para recibir números al ingresar Texto nos va a arrojar un
mensaje de error y así con las demás configuraciones.
Relaciones en Access
Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de
Microsoft Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe
volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir
relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear
consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la
vez.

El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los
campos relacionados. Una relación de uno a varios se crea si sólo uno de los
campos relacionados es una clave principal (clave principal: uno o más campos
(columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un
índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves
externas de otras tablas.) O tiene un índice único (índice único: índice que se
define al establecer la propiedad Indexado de un campo como Sí (Sin duplicados).
Un índice único no permite entradas duplicadas en el campo indizado. Al
establecer un campo como clave principal, queda automáticamente definido como
exclusivo.).
Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves
principales o tienen índices únicos.
Una relación de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con
una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas
(clave externa: uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al
campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo
están relacionadas las tablas de las otras dos tablas.

Formularios en ACCESS
Una de las herramientas de Access son los formularios y para este caso podemos
crear uno como ejemplo para ver su Funcionamiento. Un formulario es un objeto
de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de
una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a
los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede
que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que
contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con
sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden
agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las
acciones frecuentes.
Como ejemplo podemos crear un formulario que nos permita el ingreso de datos a
la tabla que creamos en las imágenes anteriores.
Para ello vamos a seleccionar la tabla a la cual le vamos a crear el formulario y
nos dirigimos a la pestaña CREAR y seleccionamos la opción FORMULARIO
El sistema genera automáticamente el formulario con los campos que contiene la
tabla, el siguiente paso sería guardar los cambios en el Formulario y dar el nombre
más conveniente, Estos formularios nos dan la opción de editarlos en su
apariencia solo hay que seleccionar el formulario e ir a la pestaña INICIO la
opción VER, vista de diseño, y allí podemos seleccionar las opciones de diseño
para cambiar su color tamaño y en general su presentación y apariencia.

Esta es laopción
de vistade
diseñoyesallí
donde vamosa
personalizarla
aparienciadel
formulario.
En la opción Vista de diseño de un formulario podemos ingresar botones que nos
van a ayudar con la optimización y automatización de la navegación en el
formulario; estos botones nos van a ayudar con tareas tan prácticas y sencillas
como agregar un nuevo registro, buscar un registro, eliminar, o navegar entre los
datos del formulario y la base de datos. Para crearlos ya estando en la opción
vista de diseño vamos a la etiqueta DISEÑO seleccionamos el botón a ingresar lo
dibujamos y escogemos la función que va a realizar

Consultas en ACCESS
Una consulta es otra herramienta bastante útil e importante de Access; Con las
consultas, es más fácil ver, agregar, eliminar y cambiar datos en una base de
datos de Access. Otros motivos para usar consultas son: Encontrar datos
específicos rápidamente, filtrándolos según criterios concretos (condiciones)
Calcular o resumir datos Automatizar tareas de administración de datos como, por
ejemplo, revisar de vez en cuando los datos más actuales.
Esta es laforma
como se vería el
formularioconlos
botonesde
navegación

Para crear una consulta vamos a la pestaña CREAR la opción diseño de consulta
paso siguiente seleccionamos la procedencia de los datos que se van a consultar
seleccionando las tablas que se van a utilizar en caso de que sea más de una o
simplemente la tabla a consultar, luego seleccionamos los campos que
necesitamos ver en la consulta y guardamos

Ya habiendo terminado el proceso la consulta nos traerá los datos que solicitamos
y se vería como lo muestra la imagen, esta herramienta es bastante práctica y su
eficiencia y servicio es bastante útil al momento de trabajar con datos en grandes
proporciones.

Informes en ACCESS
Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas
basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los
datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listnes telefónicos... Existe la
posibilidad de diseñar informes que presenten las informaciones del modo que se
desee gracias al uso de diversos elementos gráficos, de texto, de imágenes... Los
informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo
profesional. Al usar una base de datos, normalmente se usan informes para ver,
formatear y resumir datos. Por ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista
para mostrar los números de teléfono de todos los contactos o un informe
resumido para calcular el total de las ventas de la compañía en distintas regiones
y períodos de tiempo Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros
individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se pueden usar los
informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.
Su forma de crear es similar a la de las tablas y formularios solo hay que
seleccionar la tabla sobre la que se va a realizar el informe y vamos a la pestaña
CREAR luego la opción Crear informe y el sistema lo arroja automáticamente con
los datos de la tabla solo queda entrar a la Vista de Diseño y dar el formato que se
necesita según la necesidad del USUARIO.

CONCLUSIONES
Bases de datos son el conjunto datos perteneciente a un mismo contexto,
almacenado sistemáticamente para su posterior uso.
Las bases de datos pueden contener pequeños o grandes cantidades de datos
que al momento de ser utilizados y manipulados nos dan una optimización de
tiempo y sacando su mejor provecho.
En la actualidad las bases de datos se acomodan a la necesidad de quienes van a
utilizar plataformas para administrar sus datos.
En una base de datos encontramos redundancia mínima, integridad en los datos y
un respaldo en la recuperación de la información.

RESUMEN
Después de haber visto una parte de la historia, la evolución y conceptos básicos
de las bases de datos podemos identificar la importancia y la utilidad que nos
puede brindar un SISTEMA GESTOR DE BASES DE DATOS, y al conocer un
poco de ellos podemos ver que su uso nos puede ser muy útil en algún momento
de nuestra vida y como lo vimos en este trabajo su uso en cierta forma es sencillo
por lo que tener una mente abierta y darle una oportunidad a intentar usarlos
debería ser una opción; conocimos unas de las más importantes empresas
dedicadas a la producción y mejoramiento de software dedicados a el manejo de
datos, dándonos una gran variedad para la elección como usuarios, que nos
permita manejar los datos en forma clara sencilla ordenada y eficiente optimizando
tiempo y recursos.
Vimos Microsoft Access como uno de los software y compañías más conocidas,
aprendimos algo de su funcionamiento y las herramientas que nos ofrece para
manejar nuestros datos enfatizamos en este SGBD ya que al ir de la mano con el

GLOSARIO
ATRIBUTO: Un atributo es una propiedad de una entidad por ejemplo la entidad
empleado tiene atributos como Nombre apellidos etc.
BASE DE DATOS: Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su
posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de
datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de
campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos
están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por ende se ha
desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del
almacenamiento de datos.
CAMPO: es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un
campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en
blanco
CONSULTA: una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de
datos
DATOS: Información dispuesta de manera adecuada para su tratamiento por un
ordenador.
ENTIDAD: Representa una “cosa” u "objeto" del mundo real con existencia
independiente, para entenderlo mejor ponemos como ejemplo una persona un
carro etc.
ESTRUCTURAS: Es la forma como está organizada una cadena de datos y
registros
FORMULARIO: Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado
con el propósito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre,
apellidos, dirección, etc.) en las zonas del documento destinadas a ese propósito,
para ser almacenados y procesados posteriormente.
GESTOR DE BASE DE DATOS SGBD: Un sistema de gestión de bases de datos
(SGBD) es un conjunto de programas que permiten el almacenamiento,
modificación y extracción de la información en una base de datos, además de
proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los datos. Los
usuarios pueden acceder a la información usando herramientas específicas de
interrogación y de generación de informes, o bien mediante aplicaciones al efecto.

INFORME: Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y
formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y
presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines
telefónicos.
LENGUAJE DE PROGRAMACIÓN: Es un idioma artificial diseñado para expresar
funciones que pueden ser llevadas a cabo por maquinas como las computadoras.
LLAVE PRINCIPAL: una llave primaria es un conjunto de uno o más atributos de
una tabla, que tomados colectivamente nos permiten identificar un registro como
único, es decir, en una tabla podemos saber cuál es un registro en específico sólo
con conocer la llave primaria. Ejemplo el número de cedula.
MULTIPLATAFORMA: Se le conoce a la cualidad de un software que puede
funcionar en distintos tipos de sistemas operativos.
NUMERICO: Es el tipo de formato que contiene un campo que como su nombre lo
indica se compone de números exclusivamente.
RED: Se le conoce al conjunto de computadoras interconectadas que comparten
recursos información y servicios.
REGISTRO: Es el conjunto de datos ingresados en un campo de una entidad
SGBD: Siglas de sistema de gestión de base de datos.
SOFTWARE: El software representa toda la parte inmaterial o intangible que hace
funcionar a un ordenador para que realice una serie de tareas específicas
SOFTWARE LIBRE: Es un software que se puede distribuir modificar cambiar y
mejorar y ejecutar en su mayoría de casos estos software no tienen costo.
TABLA: es una cuadrícula en la que se ingresa, campo por campo, toda la
información necesaria en la base de datos que vayas a realizar y con la cual se te
facilitará tener toda la información a la mano
USUARIO: Es la persona que utiliza el sistema según su conveniencia para
gestionar la información y obtener los resultados que necesita.

BIBLIOGRAFIA
www.buenastareas.com
http://www.ite.educacion.es
http://html.rincondelvago.com/
http://www.slideshare.net/
http://gestoresadrian.blogspot.com/
http://www.estudioteca.net/universidad/telecomunicaciones/gestor-base-datos/
http://es.slideshare.net/
http://es.scribd.com/doc/20025205/Componentes-de-Un-Sistema-de-Gestion-de-
Base-de-Datos
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Base-de-Datos
http://es.slideshare.net/jeissonlarry/sistema-gestin-de-bases-de-datos
http://www.monografias.com/trabajos81/db-base-de-datos/db-base-de-datos.shtml
http://www.alegsa.com.ar/Dic/entidad.php
http://es.slideshare.net/JacF/manual-de-microsoft-office-access-2010
http://office.microsoft.com/es-ar/access-help/crear-un-formulario-
HA010075993.aspx
http://www.monografias.com/trabajos7/bada/bada.shtml
http://es.slideshare.net/
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http://www.colconectada.com/normas-icontec/
http://office.microsoft.com/es-es/access-help/relaciones-de-una-base-de-datos-de-
access-mdb-HP005188444.aspx
http://www.quees.info/que-es-software.html

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