Agosto Paso A Paso Ace

NORMATIVAS Y
PROCEDIMIENTOS PARA EL
FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA
EDUCACIÓN (ACE).

INDICE
NORMATIVAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE)..........................................1
INDICE ..............................................................................................................................2
DOCUMENTO 1................................................................................................................3
I.PASO A PASO PARA LA INTEGRACION, LEGALIZACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
(ACE)...................................................................................................................................3
DOCUMENTO 2..............................................................................................................39
II.PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIÓN ESCOLAR ANUAL POR LA
MODALIDADES DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR ...............................................39
DOCUMENTO 3..............................................................................................................59
III.PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. 59
DOCUMENTO 4..............................................................................................................83
IV.PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS................................................................................................................83
DOCUMENTO 5............................................................................................................141
V.PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS BIENES: LIBROS,
MUEBLES E INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS.............................141
DOCUMENTO 6............................................................................................................164
VI.PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O CONSTURCCIÓN DE LA
INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO............................164
DOCUMENTO 7............................................................................................................177
VII.PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA TRANSFERENCIA
MENSUAL......................................................................................................................177

DOCUMENTO 1

I. PASO A PASO PARA LA INTEGRACION,
LEGALIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA
ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN
(ACE).

INTRODUCCIÓN
El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en la
integración, legalización y funcionamiento de las Asociaciones Comunales para la
Educación, presenta las normas y procedimientos derivados de los principios
establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la
Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones públicas
con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos internos del MINED.

Se espera que las Asociaciones Comunales para la Educación, realicen su mejor
esfuerzo para cumplir con este documento.

El documento presenta los procedimientos relacionados con:

•Creación de la Asociación Comunal para la Educación
•Sustitución de Miembros
•Vencimiento del período de los Miembros.
•Ampliación del Servicio Educativo.
•Dejar sin efecto la Personalidad Jurídica de la Asociación Comunal para la
Educación.
• Legalización del cambio de modalidad en un Centro Educativo
¿QUÉ ES EL PROGRAMA EDUCACIÓN CON PARTICIPACIÓN DE LA COMUNIDAD
(EDUCO)?
Es una estrategia de provisión de servicios educativos del nivel de Parvularia, Básica y
Media con participación de la comunidad en las áreas rurales de difícil acceso de
nuestro país.

I.¿CÓMO SE BENEFICIA UNA COMUNIDAD CON LA CREACIÓN DEL
SERVICIO EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO?
Las comunidades rurales que carecen de un centro escolar, pueden solicitar al
Ministerio de Educación a través de la Dirección Departamental de Educación la
creación de secciones del programa EDUCO, que serán administradas por una
Asociación Comunal para la Educación (ACE); debiendo reunir los siguientes requisitos:

• La Comunidad debe ser exclusivamente rural, de difícil acceso o urbano
marginal.
• Situada dentro de un radio de 3 Kilómetros como mínimo al centro escolar más
cercano o tener un alto grado de riesgo o peligrosidad a menos de 3 Kilómetros
de distancia de los centros educativos más cercanos.
• Poseer población escolar promedio de 28 alumnos para una sección.
• Llenar solicitud de asignación del servicio educativo, bajo la modalidad del
Programa EDUCO.

II.¿CÓMO SE LEGALIZA UNA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA
EDUCACIÓN?
La creación del servicio educativo por primera vez, luego de ser aprobado por el
Ministerio de Educación (MINED) mediante el Acuerdo de Acreditación del Centro
Educativo; requiere la elección y constitución de la Junta Directiva de la ACE en
Asamblea General de la Comunidad.

El Acta de Constitución, es el documento que se firma cuando por primera vez se
organiza una Junta Directiva de la ACE en una Comunidad.

Para ello se convoca a Asamblea General a los padres y madres de familia y
representantes de estudiantes y demás miembros de la Comunidad en general; a
representantes del Ministerio de Educación de nivel nacional y/o departamental al acto
de elección y constitución de la Junta Directiva de la ACE.

Antes de firmar el Acta de Constitución, se debe haber leído el Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educación y se debe haber realizado la elección.
El Acta es firmada por los cinco miembros de la Junta Directiva electos y por todos los
asistentes a la reunión de Asamblea General y el representante del Ministerio de
Educación.

Es importante considerar en la elección de la Junta Directiva, los siguientes aspectos:

• Los miembros de la Junta Directiva no podrán ser cónyuges, ni parientes entre sí
dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad.
• Los miembros deben ser padres activos (tener hijos matriculados en el Centro
Escolar).
• En su defecto los miembros deben ser los representantes legales de los
educandos.
• El período de duración de cada Junta Directiva es de dos años
• Los miembros no pueden ser reelegidos en el mismo cargo durante dos períodos
consecutivos, sino en otro cargo por un período igual.

Después de elegida la Junta Directiva de la ACE, la Dirección Departamental elabora el
Acuerdo de Personalidad Jurídica, que es el documento legal que le confiere a la ACE,

como Modalidad de Administración Escolar Local la facultad para administrar los
servicios educativos.

Una ACE puede ser organizada por dos causales:

A) POR LA CREACIÓN DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO.

B) POR CAMBIO DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO.

A continuación se presentan los Procedimientos para cada causal.

A) PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UNA ACE POR LA CREACION
DE UN NUEVO SERVICIO EDUCATIVO

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Comunidad • Presenta a la Dirección Departamental petición
por escrito de apertura del servicio educativo.
2. Dirección • Recibe petición de apertura y verifica la
Departamental de necesidad.
Educación
3. Dirección • Elabora informe de verificación de la necesidad.
Departamental de • Envía a la Dirección Nacional de Gestión
Educación Educativa solicitud de creación del servicio,
agregando:
o Informe de verificación.
o Certificación geográfica del nombre lugar,
autorizada por la Alcaldía de la localidad.
o Solicitud para denominar al Centro
Educativo.
4. Dirección Nacional • Recibe y analiza la solicitud del servicio aplicando
de los requisitos establecidos.
Gestión Educativa
5. Dirección Nacional • Si cumple los requisitos:
de o Verifica si hay disponibilidad financiera
Gestión Educativa para autorizar la asignación del servicio a
la Dirección Departamental.
o Si hay disponibilidad financiera, solicita la
creación del Centro Educativo a la
Dirección de Acreditación, cumpliendo las
normativas de la Dirección.
• Si no cumple los requisitos, se informa a la
Dirección Departamental y devuelve petición.
6. Dirección de • Verifica solicitud, y si cumple requisitos genera y
Acreditación legaliza Acuerdo de Creación del Centro
Educativo.
• Envía Transcripción del Acuerdo a la Dirección

Nacional de Gestión Educativa.
7. Dirección Nacional • Comunica autorización del servicio educativo a la
de Dirección Departamental, anexando
Gestión Educativa Transcripción del Acuerdo de Creación del Centro
Educativo.
8. Dirección • Comunica a la Comunidad la aprobación del
Departamental de servicio educativo y delega a un representante
Educación para apoyar en la constitución de la ACE.
9. Comunidad • Recibe aprobación del servicio.
• Convoca a Asamblea General para la
constitución de la ACE y elección de la Junta
Directiva, en coordinación con la Dirección
Departamental.
10. Representante de la • Participa en la Asamblea General informando
Dirección sobre el programa EDUCO y el funcionamiento
Departamental de de la ACE, dando a conocer el Reglamento de la
Educación misma.
11. Comunidad • Elige los miembros de la Junta Directiva, en
votación secreta o pública.
12. Representante de la • Levanta el Acta de Constitución de la ACE
Dirección (Anexo 1).
Departamental de • Presenta el Acta a la Coordinación de Gestión
Educación Educativa Departamental para su Visto Bueno,
anexando copias de documentos de identidad
personal.
• Certifica tres copias del Acta de Constitución
13. Coordinación de • Revisa Acta de Constitución de la Junta Directiva,
Gestión Educativa en original y copias certificadas.
Departamental • Si la documentación está correcta ingresa
información a la base de datos.
• Elabora Acuerdo de Personería Jurídica
(Anexo 2) y dos Transcripciones (Anexo 3),
estas últimas las pasa a firma del Director (a)
Departamental.
14. Director (a) • Firma las dos Transcripciones del Acuerdo, y las
Departamental devuelve a Gestión Educativa.
15. Coordinación de • Prepara nota de solicitud de trámite anexando:
Gestión Educativa o Acuerdo de Personalidad Jurídica en
Departamental original, con su respectiva Transcripción.
o Copia de la Transcipción del Acuerdo de
Creación del Centro Educativo.
o Copia certificada del Acta de Constitución
de la ACE.
• Pasa nota de solicitud a firma del Director
Departamental Nacional de Gestión Educativa.
• Organiza expediente de la ACE con la siguiente

documentación:
o Copias certificadas del Acta de
Constitución de la ACE.
o Transcripción del Acuerdo de Personería
Jurídica.
o Copia de la Transcripción del Acuerdo de
Acreditación del Centro Educativo
o Copia de la nota de solicitud de
legalización firmada por el Director(a)
Departamental de Educación.
16. Dirección Nacional • Recibe y revisa el Acuerdo de Personalidad
de Jurídica, con sus anexos.
Gestión Educativa • Envía a Asesoría Jurídica para firma del Titular
del Ramo de Educación.
17. Unidad de Asesoría • Recibe y revisa información, si la documentación
Jurídica del MINED es correcta envía el Acuerdo a firma del Titular
del Ramo Educación.
• Recibe el Acuerdo de Personería Jurídica
firmado por el Titular, Transcripción y
documentación de respaldo y lo remite a la
Subgerencia de Recursos Humanos.
18. Subgerencia de • Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Recursos Humanos Despacho para ser remitidos a: La Dirección
Departamental con sus Anexos y otra copia a la
Dirección de Modalidades del Nivel Central.
• Registra en el Libro de control correspondiente y
envía el original del Acuerdo para su rúbrica a
Casa Presidencial.
• Con la rúbrica de Casa Presidencial lo remite a
Microfilm del MINED.
19. Dirección • Recibe documentación y resguarda en su
Departamental de expediente Departamental respectivo.
Educación • Entrega copia de la Transcripción del Acuerdo a
la ACE.
20. Asociación Comunal Recibe de la Dirección Departamental:
para la Educación • Copia de la Transcripción del Acuerdo de
Personalidad Jurídica y
• Acta de Constitución de la ACE con el Visto
Bueno del Coordinador (a) de Gestión Educativa
Departamental para ser guardados en el Archivo
que lleva la ACE.

21. Secretario de la • Legalizan Libro de Actas de la ACE (Anexo 4).
ACE

B) PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR UNA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD
EN UN CENTRO EDUCATIVO.

1. Comunidad • Convoca a Asamblea General
Educativa. • Analizan y deciden la organización de una ACE
para que administre el Centro Educativo.
2. Representante de la • Levanta Acta, sobre la decisión tomada y las
Comunidad justificaciones para que el Centro Educativo sea
Educativa. administrado por una ACE. Dicha Acta deberá
ser firmada por todos los presentes,
registrándose además el número de DUI.
• Elabora solicitud de cambio de modalidad,
anexando el acta en original.
• Presenta la solicitud a la Dirección
3. Director (a) • Recibe solicitud de la comunidad educativa, para
Departamental de que el Centro Educativo sea administrado por la
Educación. ACE.
• Delega a un representante de la Dirección
Departamental para que estudie y verifique el
caso.
4. Representante de la • Verifica la petición de la Comunidad
Dirección • Presenta informe y recomendación al Director(a)
Departamental de Departamental.
Educación.

5. Director(a) • Recibe, analiza el informe y de estar de
Departamental de conformidad solicita a la Dirección Nacional de
Educación. Gestión Educativa aprobación para crear la ACE.

6. Dirección Nacional • Si cumplen los requisitos establecidos para
de Gestión organizar la ACE, verifica la disponibilidad
Educativa. financiera, y envía nota de autorización a la
Dirección Departamental de Educación.
7. Director(a) • Recibe nota de autorización.
Departamental de • Envía nota de autorización, Acta de la decisión
Educación. de la comunidad y solicitud de cambio de
modalidad a la Coordinación de Gestión
Educativa para que inicie los trámites para
organizar la ACE.
8. Coordinación de • Realiza trámites para organizar una ACE,
Gestión Educativa. siguiendo los pasos del 9 al 12 del
procedimiento A: ORGANIZACIÓN DE UNA
ACE POR CREACIÓN DEL SERVICIO
EDUCATIVO, DEL ROMANO III DE ESTE
DOCUMENTO.

• Si la documentación esta correcta ingresa
información a la base de datos.
• Una vez que Acreditación le haya notificado el
cambio de código del centro educativo que será
administrado por la ACE; emite Acuerdo de
Personería Jurídica y dos Transcripciones del
mismo, las cuales pasa a firma del Director(a)
• Prepara expediente y sigue los pasos PARA
LEGALIZAR EL CAMBIO DE MODALIDAD EN
UN CENTRO EDUCATIVO, de conformidad al
procedimiento VIII de este documento.

MODELO DE ACTA DE CONSTITUCIÓN DE LA ACE Y ELECCIÓN
DE LA PRIMERA JUNTA DIRECTIVA

MODELO DE ACUERDO DE PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA
ACE

MODELO DE TRANSCRIPCIÓN DE ACUERDO DE
PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE

INSTRUCCIONES PARA LA AUTORIZACIÓN Y USO DEL LIBRO
DE REGISTRO DE ACTAS

III.¿QUÉ PROCEDIMIENTO SE SIGUE PARA LA SUSTITUCIÓN DE
LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ACE?

Para sustituir a uno o varios miembros Directivos que renuncien, fallezcan o sean
destituidos antes de que termine el período de dos años para el que fueron electos, se
debe elaborar un Acta de Enmienda. Esta será firmada, después de celebrada la
elección y de ser leída a los presentes, por los Directivos anteriores, los Directivos
sustitutos, el representante del MINED y todos los asistentes a la Asamblea General.

Los nuevos miembros deben reunir los siguientes requisitos:
• El nuevo miembro tiene que ser electo en Asamblea General extraordinaria.
• Para ser electo como miembro de la Directiva, deben ser padres, madres o
representantes legales con hijos(as) en el Centro Educativo.
• No ser pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de
afinidad con otro miembro electo.

A continuación se presenta el procedimiento para la sustitución de los miembros
durante el período de dos años.

Paso Responsable Actividad
1. Presidente de la ACE o • Convoca a reunión extraordinaria de
mayoría de miembros Asamblea General para elección de nuevos
de la Comunidad miembros.
2. Junta Directiva de la • Desarrolla la Asamblea General para la
ACE elección de los nuevos miembros,
mediante voto público o secreto.
• Si la sustitución fuera la del Presidente,
éste deberá rendir informe y hacer entrega
mediante inventario de los bienes, recursos
y registros a la nueva Junta Directiva.
3. Secretario de la ACE • Asienta en el Libro de Actas de la ACE el
Acta de Enmienda correspondiente.
(Anexo 5)
• Saca fotocopia del Acta de Constitución
clara y legible y al reverso de la última
copia, si son más de 2 páginas, Certifica el
Acta y la sella. (Anexo 6)
4. Presidente de la ACE • Presenta a la Dirección Departamental
para legalizar los nuevos miembros la
siguiente documentación:
• Certificación del Acta de Enmienda.
• Copia de renuncia, Acta de defunción o
certificación del Acta donde se exprese la
causal de expulsión, según el caso.
• Los nuevos miembros deberán anexar
copia del DUI.
5. Dirección • Recibe y revisa documentación.
Departamental de • Ingresa información en la base de datos.
Educación • Emite nota de cambio de firmas para el
banco (si aplica) la cual deberá ser firmada
por el Director Departamental de
Educación.
6. Junta Directiva de la • Recibe nota de cambio de firma al banco
ACE (si aplica) y los legaliza. (Anexo 7)

MODELO DE ACTA DE ENMIENDA AL ACTA DE ELECCIÓN DE
LA ACE

MODELO DE CERTIFICACIÓN DEL ACTA DE ENMIENDA

MODELO DE NOTA DE CAMBIO DE FIRMAS AL BANCO

IV.¿CÓMO SE ELIGEN LOS NUEVOS DIRECTIVOS DE LA ACE
CUANDO FINALIZA EL PERÍODO DE DOS AÑOS?

Cuando la Junta Directiva ha finalizado su período de dos años, se realiza la elección
de los nuevos miembros por un período igual.

La Junta Directiva saliente al finalizar su período de 2 años tiene ciertas obligaciones:

1. Elabora el Informe final y documentación de soporte de los recursos asignados
durante su administración, para su entrega a la nueva Junta Directiva. Dicho
Informe deberá contener los siguientes documentos:

• Inventario de Bienes muebles y libros.
• Entrega del Archivo general, que contenga:
Documentación legal (Reglamento Especial de las ACE, Acuerdo Ministerial de
Personalidad Jurídica, Libro de Actas, nota de cambio de firmas y Convenios);
Documentos financieros (recibos, facturas, planillas, estados de cuentas,
conciliaciones bancarias, Libro de Ingreso y Gastos, chequera, etc.);
Documentos administrativos (contratos, libros de visitas, libros de matricula
escolar, etc.)
• Cierre del periodo con su respectivo saldo.

2. Elabora el Acta de Finalización del Período y Traspaso del Patrimonio de la ACE
la cual deberá ser firmada por los directivos salientes, nuevos miembros y
representantes de la Dirección Departamental del MINED.

3. Remite copia del Acta de traspaso a la Oficina Central y Departamental de
Educación.

A continuación encontrará los pasos a seguir para la de Elección de la Nueva Junta
Directiva de la ACE cuando la Junta Directiva saliente finaliza su periodo ordinario, de
dos años:

1. Presidente de la ACE • Convoca a reunión extraordinaria de Asamblea
juntamente con el General para elección de los nuevos miembros
Representante de la que integraran la nueva Junta Directiva, por lo
Dirección menos un mes antes de que finalicen las
Departamental de funciones los actuales miembros.
Educación
2. Junta Directiva de la • Apertura la Asamblea General para la elección
ACE de los nuevos miembros.
3. Representante de la • Desarrolla la Asamblea General Extraordinaria.
Dirección • Da a conocer los objetivos de la reunión y el
Departamental de Reglamento Especial de las Asociaciones
Educación Comunales para la Educación antes de la

elección de la nueva Junta Directiva.
4. Presidente de la ACE • Rinde informe de la elección de la nueva Junta
Directiva.
5. Representante de la • Desarrolla la reunión de la nueva Junta
Departamental de Directiva, según lo establecido en el
Educación y Reglamento Especial de la ACE.
Presidente de la ACE
6. Secretario (a) de la • Con la colaboración del representante de la
ACE Departamental de Educación, asienta en el
Libro de Actas de la ACE, el Acta de Elección
(Anexo 8).
7. Representante de la • Juramenta a los miembros de la nueva Junta
Departamental de Directiva y firma el Acta de Elección.
Educación • Obtiene la firma de todos los asistentes a la
Reunión.
8. Directiva saliente de la • Hace entrega, mediante inventario de los
ACE bienes, recursos y registros a la nueva Junta
Directiva, mediante Acta de finalización del
período y traspaso del patrimonio de la ACE la
que deberá ser firmada por los directivos
salientes, directivos entrantes y representantes
de la Dirección Departamental de MINED
(Anexo 10).
9. Secretario saliente de • Con la colaboración del representante de la
la ACE Departamental de Educación certifica el Acta
del paso 8.
10. Representante de la • Presenta Cuadro de Transcripción del Acta de
Departamental de Elección y certificación del Acta de Traspaso a
Educación la Coordinación de Gestión Educativa.
11. Coordinación de • Recibe documentación anterior y saca copias
Gestión Educativa para hacer entrega de los originales a
Pagaduría Departamental.
• Elabora su expediente e ingresa información
en la base de datos.
• Emite nota de cambios firmas para el Banco
para firma del Director Departamental de
Educación.
12. Presidente de la ACE • Recibe nota de cambio de firma al Banco y los
legaliza.

MODELO DE ACTA DE ELECCIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA DE
LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN

MODELO DE CUADRO DE TRANSCRIPCIÓN DEL ACTA DE
ELECCIÓN POR SUSTITUCIÓN

MODELO DE ACTA DE FINALIZACIÓN DEL PERÍODO Y
TRASPASO DE PATRIMONIO DE LAS ASOCIACIONES
COMUNALES PARA LA EDUCACIÓN (ACE)

V.¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LA AMPLIACIÓN DEL NIVEL
EDUCATIVO?
La ampliación del servicio consiste en la autorización a la ACE para atender el nivel de
Educación Media.

A continuación se presenta el procedimiento que se debe realizar para dicha
ampliación:

1. Junta Directiva de • Presenta por escrito la necesidad de ampliación del
la ACE nivel educativo a la Dirección Departamental, cuatro
meses antes de que finalice el año escolar.
2. Dirección • Verifica el servicio solicitado, en función a los
Departamental de criterios de crecimiento natural y número de
Educación alumnos promedio por sección.
• Si cumple con los criterios anteriores, presenta
solicitud a la Dirección de Modalidades.
3. Dirección de • Recibe, revisa y analiza solicitud de ampliación del
Modalidades servicio.
• Si cumple con los requisitos establecidos y hay
disponibilidad de recursos para su financiamiento;
pasa a la Dirección de Acreditación para la
verificación del servicio.
4. Dirección de • Verifica la necesidad del servicio, y aprueba la
Acreditación ampliación.
• Elabora Acuerdo de Ampliación del servicio para
Educación Media, y realiza los trámites en la Oficina
de Asesoría Jurídica para su correspondiente
legalización.
5. Dirección • Recibe Transcripción del Acuerdo firmado de
Departamental de ampliación del Servicio y realiza modificación o
Educación adenda al Convenio ya firmado.
• Envía modificación o adenda a la Junta de la ACE.
• Pagaduría Departamental realiza trámites para la
transferencia de fondos.

VI.¿CÓMO SE DEJA SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE
LA ACE?
La Personalidad Jurídica de una ACE se puede dejar sin efecto por las siguientes
causales:

1.Cuando la comunidad educativa decide que el Centro Educativo
sea administrado por otra modalidad de Administración Escolar
Local, previa autorización del MINED.

2.Porque se cierra definitivamente la ACE por baja matrícula, por
desplazamiento de la población, o por reordenamiento
administrativo al coexistir dos modalidades en una misma
infraestructura.

A continuación encontrará los procedimientos a seguir para cada una de las causales:

A) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE
LA ACE POR CAMBIO DE MODALIDAD.
1. Asamblea General • En coordinación con la Junta Directiva de la
de la Comunidad ACE, analiza el cambio de Modalidad de
Administración Escolar local.
2. Secretario de la • Levantan Acta sobre la decisión de la comunidad
ACE del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurídica. Dicha Acta deberá ser
firmada por los presentes, registrando su número
de DUI.
• Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director (a) Departamental de Educación
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
Presidente de la ACE.
• Presenta solicitud anexando original del acta.
3. Director(a) • Delega a un representante de la Departamental
Departamental de de Educación para estudiar y verificar la solicitud.
Educación
4. Representante de la • Verifica la causal, informa y recomienda a la
Dirección Dirección Departamental de Educación.
Departamental de
Educación
5. Director(a) • Recibe el informe y la solicitud, y de estar de
Departamental de conformidad, solicita a la Dirección Nacional de
Educación Gestión Educativa aprobación para cerrar la
ACE.
6. Dirección Nacional • Analiza la decisión tomada por la Comunidad y
de Gestión las justificaciones para que el Centro Educativo
Educativa cambie de modalidad.
• En base al análisis la Dirección aprueba o
desaprueba el cambio de modalidad.
• Si el cambio es desaprobado, informa y devuelve
la documentación presentada a la Dirección
Departamental correspondiente.
7. Director(a) • Si aprueba el cierre comunica por escrito a la
Departamental de ACE, que se ha autorizado la solicitud de la
Educación Comunidad Educativa para cambio de modalidad

de Administración Escolar Local.
• Solicita y gira instrucciones a la Coordinación de
Gestión Educativa Departamental para que se
inicie el proceso de cierre de operaciones de la
ACE para dejar sin efecto la Personalidad
Jurídica.
8. Junta Directiva de la • Procede a liquidar los fondos establecidos para
ACE el pago del servicio, con el apoyo de un
representante de la Dirección Departamental de
Educación (Anexo 11).
• Procede a liquidar fondos de bonos recibidos.
• Revisa y actualiza inventario de bienes muebles
y libros.
• Prepara documentos a entregar a la Dirección
• Procede al traspaso de bienes y documentos a la
9. Secretario de la • Elabora Acta de traspaso de bienes (Anexo 12)
ACE la cual debe ser firmada y sellada por todos
miembros de la ACE; y el representante de la
• Elabora Acta de cierre de operaciones (Anexo
13) en el libro de Actas de la ACE, la cual debe
ser firmada por todos los miembros.
• Prepara nota de solicitud para dejar sin efecto la
Personería Jurídica de la ACE, anexando:
o Liquidación de fondos para el pago de los
o Certificación del Acta de Traspaso de
bienes del Centro Educativo.
o Copia de inventario.
o Copia de Hoja de liquidación de bonos.
o Certificación del Acta de Cierre de
operaciones.
o Copia del Acuerdo de Pesonería Jurídica.
10. Presidente de la Firma solicitud y envía con anexos a la Dirección
ACE Departamental de Educación correspondiente.
11. Director(a) Recibe, revisa y pasa a Gestión Educativa para que se
Departamental de emita el Acuerdo para dejar sin efecto la Personalidad
Educación Jurídica.
12. Coordinador(a) de • Recibe y revisa documentación.
Gestión Educativa • Ingresa datos al sistema y emite el Acuerdo
Departamental Ejecutivo para dejar sin efecto la
Personalidad Jurídica con dos
Transcripciones (Anexo 14 y 15).
• Pasa las Transcripciones a firma del Director

Departamental.

13. Director(a) • Firma y sella transcripciones.
Departamental de • Devuelve a Gestión Educativa.
Educación
14. Coordinador(a) de • Continua los pasos del 4 al 7 del Romano VIII
Gestión Educativa procedimiento para legalizar Cambio de
Departamental modalidad en un Centro Educativo
administrado por una ACE; de este
documento.

B) PROCEDIMIENTO PARA DEJAR SIN EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE
LA ACE POR CIERRE DEFINITIVO.

1. Asamblea General En coordinación con la Junta de Directiva de la ACE,
de la Comunidad analiza la continuidad del servicio por las siguientes
razones:
• Baja matrícula a la establecida para secciones
de Parvularia, Básica y Especial.
• Reordenamiento administrativo al coexistir dos
modalidades en la misma infraestructura
educativa.
• Desplazamiento de la población a otro lugar.
• Cambio de modalidad.
2. Secretario de la • Levantan Acta sobre la decisión de la comunidad
ACE del cierre de la ACE, y dejar sin efecto su
Personalidad Jurídica. Dicha Acta deberá ser
firmada por los presentes, registrando su número
de DUI.
• Elabora solicitud de cierre de la ACE dirigida al
Director(a) Departamental de Educación
correspondiente, la cual debe ser firmada por el
• Presenta solicitud anexando original del acta.
3. Director(a) Delega a un representante de la Departamental de
Departamental de Educación para estudiar y verificar la solicitud.
Educación
4. Representante de la • Verifica la causal, informa y recomienda a la
Departamental de Dirección Departamental de Educación.
Educación • Si procede el cierre, solicita a la ACE, prepare
documentación financiera de los rubros
establecidos para el pago del servicio.
• Realiza liquidación de los fondos transferidos
para el pago del servicio, por año desde la
creación de la ACE (Anexo 11) y de haber saldo

orienta a la ACE para que haga el reintegro a la
• Orienta a la ACE para que liquide los bonos
pendientes.
• Orienta a la ACE para que actualiza el inventario
de bienes muebles y libros.
• Cuando la ACE haya liquidado los fondos para el
pago del servicio y de bonos, la orienta para que
elabore el Acta de traspaso de bienes del Centro
Educativo (Anexo 12).
• Orienta a la ACE para que finalmente elabore el
Acta de Cierre de Operaciones (Anexo 13).
5. Junta Directiva de la Presenta a la Dirección Departamental:
ACE • Hoja de liquidación de bonos.
• Liquidación de fondos para el pago de servicios
firmada por el Presidente y el Tesorero de la
ACE, y por el representante de la Dirección
• Certificación del Acta de cierre de operaciones
de la ACE.
• Certificación del Acta de Traspaso.
• Solicitud de cierre de la ACE firmada por el
Presidente de la Junta Directiva.
6. Coordinación de • Recibe y revisa la documentación.
Gestión Educativa • Ordena cierre de la cuenta bancaria de la ACE.
Departamental • Ingresa información a la base de datos y emite
Acuerdo para Dejar sin efecto la Personería
Jurídica (Anexo 14) y 1 Transcripción, (Anexo
15).
• Registra en el sistema justificación y fecha del
cierre.
7. Director(a) Firma la Transcripción del Acuerdo, para que Gestión
Departamental de Educativa agregue al expediente Departamental
Educación respectivo, de la ACE.
8. Coordinación de Envía Acuerdo Ejecutivo para dejar sin efecto la
Gestión Educativa Personalidad Jurídica de la ACE y transcripción del
Departamental mismo a la Dirección Nacional de Gestión Educativa,
con la siguiente documentación:
• Acta de decisión de la comunidad solicitando el
cierre de la Personalidad Jurídica de la ACE.
• Copia del informe y recomendación del Cierre de
la ACE realizada por el Representante de la
• Copia del Acuerdo de Personalidad Jurídica de la
ACE.
• Hoja de liquidación de fondos para pago de

servicios y bonos recibidos.
• Copia Certificada del Acta de cierre de
operaciones de la ACE.
• Certificación del Acta de Traspaso de Bienes del
Centro Educativo y la respectiva documentación
de respaldo.
9. Dirección Nacional Recibe y revisa el Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
de Gestión efecto la Personalidad Jurídica de la ACE y su
Educativa documentación, si todo está correcto lo envía a la
Oficina de Asesoría Jurídica.
10. Oficina de Asesoría • Recibe y revisa Acuerdo Ejecutivo para dejar sin
Jurídica del MINED efecto la Personalidad Jurídica y sus
documentos; si todo está correcto envía el
original para firma del despacho.
• Una vez firmado por el Despacho, el Acuerdo se
envía a la Subgerencia de Recursos Humanos
para su distribución.
11. Subgerencia de • Saca 2 copias del Acuerdo firmado por el
Recursos Humanos Despacho para ser remitidos a: La Dirección de
Modalidades del Nivel Central con su
documentación de respaldo y la otra a la Oficina
Jurídica para su respectiva rúbrica y ser remitida
posteriormente al Diario Oficial.
• Registra en el libro de control correspondiente y
envía el original del Acuerdo para su rúbrica a
Casa Presidencial.
• Con la rúbrica de la Casa Presidencial lo remite a
Microfilm del MINED.
• La Transcripción del Acuerdo la envía el Diario
Oficial.
12. Dirección • Informa para su conocimiento, al ISSS, AFP,
Departamental de Ministerio de Hacienda y agencia bancaria el
Educación cierre de la Personalidad Jurídica de la ACE.
• Archiva copias de Acuerdo en el expediente
departamental de la modalidad.

MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL
PARA EL PAGO DEL SERVICIO

MODELO PARA ELABORAR EL ACTA DE TRASPASO DE LOS
BIENES DEL CENTRO EDUCATIVO

MODELO DE ACTA DE CIERRE DE OPERACIONES DE LA
ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN

MODELO DE ACUERDO PARA DEJAR SIN EFECTO LA
PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE

MODELO DE TRANSCRIPCION DE ACUERDO PARA DEJAR SIN
EFECTO LA PERSONALIDAD JURÍDICA DE LA ACE

VII.¿CUÁL ES EL PROCEDIMIENTO PARA LEGALIZAR EL CAMBIO
DE MODALIDAD EN UN CENTRO EDUCATIVO?

Cuando el Centro Educativo esta siendo administrado por una ACE y la comunidad
decide cambiar de Modalidad de Administración Escolar para convertirse en un CDE, el
procedimiento que deberá realizarse es el siguiente:

1. Coordinación de • Emite acuerdo para Dejar sin efecto la Personería
Gestión Educativa Jurídica de la ACE y registra en el sistema la
Departamental justificación de este cierre, y la fecha de creación
del ACE.
2. Dirección de • Recibe a través del sistema mecanizado,
Acreditación notificación del cierre de la modalidad.
• Da seguimiento al caso y solicita una nota firmada
por la Dirección Departamental de Educación con
la debida justificación, a la cual deberá anexar
autorización de los fondos por la Dirección
Nacional de Gestión Educativa.
• Determina el cambio de código del Centro
Educativo con base a los rangos establecidos para
cada tipo de modalidad en el sistema.
• Emite Resolución y Acuerdo de cambio código.
• Entrega copia a Gestión Educativa Departamental
la Resolución de cambio de código; mientras está
en firma del Titular del Ramo, el Acuerdo
respectivo.
• Envía Acuerdo de cambio de código para trámite al
Departamento Jurídico.
3. Coordinación de • Con la Resolución de cambio de código y con
Gestión Educativa todos los requisitos establecidos para crear la
Departamental nueva modalidad emite Acuerdo de Personería
Jurídica del CDE y 2 Transcripciones del mismo.
• Anexa documentación de respaldo de Acuerdo
Original de Personería del CDE.
4. Coordinación de • Prepara expediente que será remitido a la
Gestión Educativa Coordinación de Administración Local conteniendo
Departamental lo siguiente:
o Acuerdo original para dejar sin efecto la
Personería Jurídica de la ACE y anexos.
o Acuerdo original de Personería Jurídica del
CDE y anexos.
o Copia de Resolución de cambio de código,
mientras está en firma del Titular en Ramo,
el Acuerdo respectivo.

• Solicitud de trámite firmada por el Director
5. Coordinación de • Recibe y revisa documentación proveniente de la
Administración Dirección Departamental de Educación.
Local • Analiza toda la documentación proveniente y de
estar de conformidad, envía a la Unidad de
Asesoría Jurídica.
6. Unidad de Asesoría • Revisa, analiza y de estar de conformidad pasa a
Jurídica firma del Titular del Ministerio de Educación.
• Una vez firmados los Acuerdos entrega toda la
documentación a Recursos Humanos para su
distribución.
7. Subgerencia de Recibe documentación y la distribuye de conformidad a lo
Recursos Humanos establecido.

DOCUMENTO 2

II. PASO A PASO PARA LA PLANIFICACIÓN
ESCOLAR ANUAL POR LA MODALIDADES DE
ADMINISTRACIÓN ESCOLAR

INTRODUCCIÓN

El trabajo de las Instituciones Educativas, debe estar orientado y dirigido por una
Planificación Estratégica Institucional (PEI), que durante 5 años guíe las grandes
acciones de la comunidad educativa, acciones derivadas de una participación activa de
los sectores y de un Diagnóstico Institucional, dándole al Centro Escolar una visión a
largo plazo que se hace operativo cada año, por medio del Plan Escolar Anual (PEA).

Precisamente, es sobre el Plan Escolar Anual que este documento pretende orientar a
los Directores y las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE, ACE y CECE),
para que de acuerdo a sus recursos, limitantes y prioridades haga realidad la ejecución
de este.

El Plan Escolar Anual, como un instrumento de planificación de corto plazo, concretiza
las acciones del Proyecto Educativo Institucional (PEI), otorgando sentido y dirección al
presupuesto y a los proyectos complementarios que se desarrollan en los procesos
educativos, administrativos, organizativos y comunitarios de los centros escolares.

Este documento está dirigido prioritariamente a los miembros de las modalidades, a su
personal directivo, docente y técnicos de las Oficinas Departamentales, que orientan,
apoyan, verifican y coordinan el trabajo de las modalidades.

I.OBJETIVOS:

General:

Orientar a las Modalidades de Administración Escolar Local, sobre la elaboración del
Plan Anual, como estrategia y guía de las actividades educativas, que planifica,
organiza y coordina durante el año escolar.

Objetivos específicos:

1.Promover el Plan Escolar Anual como un instrumento de trabajo a los miembros de
las Modalidades de Administración Escolar Local.

2.Elaborar el Plan Escolar Anual en la lógica de concreción del Proyecto Educativo
Institucional.

3.Facilitar el trabajo, funciones y actividades que desarrollan los miembros de las
Modalidades, Comités de Apoyo y los docentes.

4.Aportar conceptos y reflexiones sobre la planificación operativa e instrumentos que
apoyen este proceso.

II.¿QUÉ ES LA PLANIFICACIÓN?

La planificación es el proceso de conducir una organización desde donde se encuentra
actualmente hasta donde queremos que esté en el futuro. Este futuro, para los centros
educativos es la autonomía escolar, es decir, que los miembros de las Modalidades de
Administración Escolar Local, tengan la capacidad y responsabilidad para decidir sobre
lo que conviene hacer y fortalecer la gestión de los recursos que se les asignen, no sólo
los económicos, humanos y materiales, sino también los pedagógicos. Para alcanzar
esta autonomía es importante la elaboración del Proyecto Educativo Institucional, ya
que éste no es responsabilidad ni patrimonio de una sola persona o grupo de personas,
sino que es el compromiso de todos los miembros de una Comunidad Educativa.

El Plan Escolar Anual, es el instrumento de gestión que contiene un conjunto de
acciones o actividades organizadas cronogramadas, que la comunidad educativa debe
realizar para lograr los objetivos propuestos en período anual del trabajo.

III.¿PORQUÉ ES IMPORTANTE LA PLANIFICACIÓN?

a. Propicia el desarrollo de la Modalidad y de la Institución, al establecer
métodos de utilización racional de los recursos.
b. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el
futuro.
c. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un
afán de lograr y mejorar las cosas.
d. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
e. Permite aprovechar la experiencia y los recursos de las personas e
instituciones que colaboran con el Centro Educativo.
f. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
g. Al establecerse un Plan, suministra las bases a través de las cuales
operará el Centro Educativo.
h. Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona a las
modalidades, magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.

i. Permite a las modalidades, evaluar alternativas antes de tomar una
decisión.
j. Permite establecer las prioridades con base a las necesidades y los
recursos.
k. Permite el logro de los objetivos y metas institucionales.
l. Fomenta el trabajo en equipo.
m. Se invierte en esfuerzos y recursos.

Dentro de las organizaciones, planear es tan importante como organizar, dirigir y
controlar, porque la eficiencia no se logra con la improvisación, y si administrar es
"hacer las cosas a través de otros", es necesario, primero hacer planes sobre la forma
como esa acción se habrá de coordinar.

En el campo de la administración educativa, la planificación ocupa un lugar importante,
ya que a partir de ella y con base a un diagnóstico situacional previo, que se evidencia
en el PEI, se ejecuten las acciones que tienen que ver con el logro de objetivos y metas
referidas al proceso educativo.

Por lo anterior es importante el Plan Escolar Anual, ya que contribuye a conducir la labor
propuesta de la comunidad educativa y orienta la organización que se necesita para la
consecución de los objetivos y acciones establecidas para un año.

IV.¿CUÁLES SON LOS RIESGOS DE NO PLANIFICAR?

El no planificar, conlleva una serie de riesgos para una organización, veamos algunos:

1.Si faltan objetivos que orienten el trabajo, esto redunda en la improvisación y
en un mal uso de recursos.

2.No se logran los propósitos educativos definidos para el Centro Educativo.

3.Se realizan acciones aisladas, y no integradas a un sólo fin.

4.Los miembros de las Modalidades de Administración Escolar Local de los
centros educativos, no reaccionan adecuadamente a las contingencias o
emergencias que se presentan.

5.No existe seguimiento ni control de objetivos y resultados esperados.

6.Se gastan esfuerzos y recursos.

7.Los logros anuales no responden a una planificación estratégica.

Dado que no es posible señalar una secuencia única para el proceso de planificación,
es posible sugerir dicho proceso siguiendo la lógica que indican las fases siguientes:

1.Identificación de fortalezas (recursos que se controlan, capacidades y habilidades que
se poseen), oportunidades (factores externos, que son positivos, favorables,
explotables), amenazas (factores negativos externos) y debilidades para actuar
(recursos de los que se carece, habilidades que no se poseen, actividades que no se
desarrollan).

2.Diseñar de la mejor manera el paso de la situación actual (problemas que presenta el
diagnóstico) a la situación deseada (Por ejemplo, mejoramiento de la calidad, mayor
cobertura, etc.).

3.Identificar claramente el objetivo u objetivos que se buscan.

4.Aprestamiento para la acción, es decir disposición de lo necesario para ejecutar las
acciones planificadas.

V.¿QUIÉNES PLANIFICAN AL INTERIOR DE LAS MODALIDADES DE
ADMINISTRACIÓN ESCOLAR LOCAL?
La atribución de planificar es de los miembros de las Modalidades, la cual está
contenida en las Leyes y Reglamentos que las rigen, a los Consejos Directivos
Escolares, esta atribución se la asigna el artículo 50 numeral 1 de la Ley de la Carrera
Docente. Para el caso de las Asociaciones Comunales para la Educación, en el artículo
15 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación,
corresponde a la Junta Directiva de la Asociación, esta labor; y para los Consejos
Educativos Católicos Escolares, en el artículo 13 del Reglamento de los Centros de
Educación Católica de El Salvador, se involucra a todos los sectores de la comunidad
educativa en la planificación.

Toda la acción de la planificación de las instancias de la comunidad educativa debe
estar orientada y concretizada en el Proyecto Educativo Institucional (PEI).

Para ello los componentes que integran el Proyecto Educativo Institucional, como el
Proyecto Curricular del Centro; el Proyecto de Gestión Organizativa y Administrativa, los
Proyectos Complementarios y el Plan Escolar Anual, deben responder a los ámbitos
que conforman el PEI, como son: Pedagógico, Administrativo, Organizativo y
Comunitario.

En este sentido, se generara un trabajo cooperativo al interior de los centros educativos,
que debe tener un equipo Coordinador y equipos dinamizadores en cada uno de los
componentes del PEI, que deberán involucrar a la comunidad educativa, en Comités de
Apoyo, y con ello se fortalecerá el proceso de planificación al compartir todos la visión
del rumbo de la institución, y no solo en los miembros de las Modalidades.

La participación y el trabajo en equipo y la planificación estratégica son las premisas
básicas para lograr un cambio en el trabajo actual de las escuelas. Se debe ir
construyendo una nueva filosofía de gestión, donde la visión deseada de la escuela, la
programación de las estrategias y el mejoramiento de los procesos, son tareas
colectivas que requieren el compromiso de toda la Comunidad Educativa.

VI.¿CUÁNDO PLANIFICAR?
En un modelo de gestión educativa, donde se incorporan metas fijadas de manera
participativa, y establecidas sobre la base de un Proyecto Educativo Institucional, que
contiene objetivos de largo plazo, es prudente revisar y ajustar lo planificado al inicio del
año escolar, cuando ya se tienen algunos insumos, entre ellos: Memoria de Labores,
Calendario Escolar, Proyectos aprobados, Presupuestos de Ingresos y Gastos
ajustados, etc., lo que permite tener una visión mas acertada sobre la marcha del centro
educativo y de los resultados que se pueden obtener.

Este proceso de planificación en el corto plazo, debe conllevar a la Modalidad a elaborar
el Plan Escolar Anual, el Presupuesto Estimado de Ingresos y Egresos, el Proyecto
Curricular del Centro y los Proyectos Complementarios; durante el último trimestre del
año lectivo, para ser presentados en la Asamblea de Padres y Madres de familia. En el
caso de la aprobación de las Contribuciones de Apoyo Económico Voluntario y Otros
Ingresos programados para el año siguiente en los centros educativos de Parvularia,
Básica y Especial, se deben aprobar durante el último trimestre del año lectivo y la
aprobación de las Cuotas de Escolaridad u otros ingresos de los Centro Educativos con
niveles de media, se deben realizar tres meses antes de que finalice el año lectivo.

Después de aprobadas las contribuciones o cuotas voluntarias u otros ingresos
previstos, se debe presentar a la comunidad educativa el Plan Escolar Anual, revisarlo y
ajustarlo al inicio del próximo año escolar, cuando ya terminó el período de matrícula y
ya se pueden tener datos exactos y no estimados de los recursos de los que dispondrá
la institución proveniente del Ministerio de Educación o de otras fuentes previstas en el
presupuesto. Durante el año escolar se deberán ajustar las metas y actividades, en
función al logro de objetivos que se tenga u otras prioridades que se operen; dado que
las cuotas de escolaridad y contribuciones de apoyo voluntario se pueden pagar
mensualmente o en cualquier época del año escolar.

VII.¿CUÁL ES LA LÓGICA DE LA PLANIFICACIÓN?

La planificación funciona de acuerdo a una lógica muy simple y concreta que resumimos
en la siguiente manera:

La planificación siempre parte de una situación inicial, la cual incluye tanto la realidad
interna del centro educativo como de la comunidad donde está inmersa; esta situación
se puede conocer mediante un diagnóstico.

Si analizamos el diagnóstico podemos establecer un pronóstico hacia una nueva
realidad en un futuro cercano, si no actuamos sobre esa realidad.

La situación deseada es el cambio de rumbo que queremos introducir en la evolución
general de la realidad. Alcanzar este objetivo es el propósito de la Planificación.

VIII.PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN

La participación significa que los diferentes actores que
se involucran en ella, tanto internos como externos al
centro educativo, tienen injerencia en la toma de
decisiones y por ende son responsables de los resultados
y consecuencias que dichas decisiones tienen. Todo Plan
debe ser aprobado por la Modalidad.

Debe de adaptarse a la realidad del medio donde
funciona la Institución. La Modalidad debe pensar en
primer lugar con qué recursos cuentan y ajustar los
Planes, Programas y Proyectos a la disponibilidad de
esos recursos.

Debe de facilitar la adecuación a las circunstancias que
se presentan, la Modalidad debe de prever varias

alternativas de acción y establecer sistemas de seguimiento y evaluación durante el
desarrollo de las actividades planificadas.

Los planes deben de integrar los intereses tanto de la institución como de las personas
que van a participar en la ejecución de las actividades y de los/as beneficiarios/as.

Se debe planificar con claridad. Para asegurar que la planificación sea precisa, es
necesario que las Modalidades, tenga respuestas a las preguntas:

¿Qué se quiere hacer? ¿Dónde debe hacerse?
¿Quién va a ejecutar la tarea? ¿Con qué recursos?
¿Cómo se va a desarrollar el plan? ¿Cuál es el objetivo?
¿Cuándo se va a realizar?

IX.¿CUÁLES SON LOS INSTRUMENTOS DEL PROCESO DE
PLANIFICACIÓN?
Dentro del proceso de planificación de los Centros Educativos, se van desarrollando
una serie de instrumentos:

n. PEI
o. PEA
p. Presupuesto de los Centros Educativos
q. Proyectos Complementarios

El Plan Escolar Anual, es el instrumento de planificación operativa a corto plazo (un
año). Este Plan es la concreción del Proyecto Educativo Institucional, que es el
instrumento estratégico de desarrollo educativo de mediano y largo plazo dentro del
Centro Escolar.

Este se nutre y retoma las actividades contempladas en las políticas y programas del
Ministerio de Educación, y además define sus prioridades en función a sus problemas,
necesidades e intereses detectadas por la Comunidad Educativa. Para ello es
necesario:

• Contar con un mínimo de información, proveniente de diagnósticos,
evaluaciones, estadísticas, etc.

• Tomar en cuenta las condiciones económicas, sociales, culturales, etc. de la
institución y del medio ambiente.

• El recurso humano debe contar con un mínimo de capacidad técnica en materia
de planificación.

• La actitud de los miembros de las modalidades, respecto a la planificación, es
vital para motivar a la comunidad educativa a participar en Comités de Apoyo.

Todo Plan Escolar Anual debe ser acompañado del PRESUPUESTO DE INGRESOS Y
EGRESOS y de los PROYECTOS COMPLEMENTARIOS a realizarse en el año escolar.

Es necesario aclarar que las modalidades deben priorizar las necesidades por áreas de
gestión: Pedagógico, Administrativo, Organizativo y Comunitario; desde la elaboración
del Proyecto Educativo Institucional, para luego retomar los objetivos estratégicos en el
Plan Escolar Anual. De estos objetivos estratégicos del PEI surgen los Programas de
Acción. Estos Programas de Acción deben concretarse en un conjunto de Proyectos
que deben contener las actividades, recursos y responsables de ellos en el corto plazo.
Estos Proyectos servirán de base para elaborar el Plan de Compras, es decir, con
fondos provenientes del Ministerio de Educación, Otros Ingresos (Fondos Propios) y de
otras fuentes, tomando como referencia el presupuesto.

X.¿QUÉ ES EL PLAN ESCOLAR ANUAL?
Es un instrumento operativo que contiene un conjunto de acciones o actividades
organizadas y cronogramadas, que la comunidad educativa debe realizar para lograr los
objetivos propuestos en un periodo anual de trabajo.

XI.¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL PLAN ESCOLAR ANUAL?
Contribuye a conducir la labor propuesta de la comunidad educativa y orienta la
organización que se necesita para la consecución de los objetivos y acciones
establecidas para un año.

XII.¿QUÉ ELEMENTOS TIENE UN PLAN ESCOLAR ANUAL?
El Plan Escolar Anual (PEA), deberá considerar los componentes básicos siguientes:
1. DIAGNÓSTICO Este apartado se refiere al diagnóstico que respalda el
Plan, el cual permite un uso efectivo y eficiente de los
recursos existentes. Es decir, el diagnóstico es un análisis
objetivo de la situación educativa y social que se intenta
modificar y de los problemas a enfrentar, con el fin de
establecer las prioridades que la institución educativa esta
en condiciones de desarrollar para resolverlos.
2. OBJETIVOS Se deberá describir los que se desea obtener al final del
período de duración del Plan, mediante la ejecución de las
actividades y los recursos asignados.
3. METAS Las metas son los objetivos cuantitativamente
dimensionados. Expresan lo que se logrará en un plazo
determinado (las metas deberán estar en función de los
procesos institucionales).
4. ACTIVIDADES Son acciones que permiten alcanzar los objetivos previstos
establecidos para un período determinado que se plasman
en un Cronograma. Deben corresponder a una o varias
metas.
5. RECURSOS Es la cantidad de recursos (humanos, materiales y
financieros) que se ha previsto para la realización de una

actividad, con la que se espera obtener determinados
productos y alcanzar los objetivos del Plan. Para ello es
necesario elaborar el Presupuesto de Ingresos y Gastos
que más adelante se detalla.
6. PRESUPUESTO En este cuadro se anotaran los rubros contemplados en
cada Meta o Proyecto a desarrollar, la cantidad o número
de bienes o servicios, el precio unitario del bien o servicio y
el Total (que se obtiene de multiplicar cantidad por precio
unitario).
7. PROYECTOS Los proyectos son acciones definidas para atender
COMPLEMENTARI necesidades o problemas detectados en el diagnóstico,
OS para un período de tiempo establecido.
8. CRONOGRAMA En el cronograma, se deberá indicar las semanas del mes
DE ACTIVIDADES en que se realizara la actividad. Por ejemplo si la actividad
en la segunda semana de junio, se indicara con el número
2, si se realizara en las cuatro semana de un mes, se
indicara 1, 2, 3, 4.
9. EVALUACIÓN Se comparará resultados (Metas y Objetivos) sobre las
actividades propuestas y los logros obtenidos.

XIII.¿QUÉ PASOS SEGUIR PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN
ESCOLAR ANUAL?
1.Identificar las necesidades prioritarias, evaluación diagnóstica.
2.Definir los objetivos anuales.
3.Precisar objetivos según las áreas específicas.
4.Determinar las metas Institucionales.
5.Determinar las actividades.
6.Asignar recursos.
7.Elaborar el Presupuesto.
8.Definir los responsables para cada actividad.
9.Elaborar cronograma.
10.Definir Plan de Evaluación.
11.Elaborar el documento final.

El esquema desagregado para elaborar el Plan Escolar Anual se encuentra en el Anexo
1.

XIV.¿QUÉ ES EL PRESUPUESTO?
Es una estimación de ingresos y gastos futuros, que la Modalidad debe preparar
anticipadamente para cada año en el PEA, pudiéndolo subdividir en semestres,
trimestres o meses, para indicar los resultados esperados.

El Presupuesto puede ser modificado o reajustado en base a resultados esperados,
previa aprobación de los miembros de la Modalidad.

XV.¿PARA QUÉ SIRVE EL PRESUPUESTO?
• Proyectar los ingresos y egresos del centro educativo.
• Garantizar la disponibilidad financiera para las actividades prioritarias del centro
escolar.
• Tomar medidas correctivas.
• Identificar posibles problemas financieros antes de que se presenten.
• Decidir sobre las inversiones que la Modalidad podrá o no efectuar.
• Identificar y evitar inconsistencias en la planificación.
• Para dar respuestas a observaciones o hallazgos de auditorias internas o
externas.

XVI.¿CUÁLES SON SUS CARACTERÍSTICAS?
• Debe estar organizado en función a las actividades y proyectos identificados en
el Plan Escolar Anual y orientados a mejorar la calidad de la educación.
• Debe reflejar costos razonables dentro del mercado nacional
• Debe estar en función al logro de los objetivos del Plan Escolar
• Debe estar acorde a la capacidad institucional para poder ejecutarlo.
• Debe balancear el aporte del MINED, los recursos propios y de otras fuentes de
financiamiento.

XVII.¿CUÁLES SON LAS NORMAS A SEGUIR PARA ELABORAR EL
PRESUPUESTO?
1.Presupuestar todo gasto en concepto de pago de salarios, compra de material
educativo, servicios básicos como: agua, energía eléctrica, teléfono, arrendamiento y
demás rubros críticos deberán programarse en forma prioritaria y se deberá observar
racionalidad en su estimación y uso.

2.En todo Proyecto ya sea financiado por el Ministerio de Educación o de Otros
Ingresos, deberán establecerse explícitamente los rubros, los montos y fuentes de
financiamiento, los cuales deben estar aprobados por la Modalidad.

3.Las modalidades deberán incluir dentro de su presupuesto anual las asignaciones por
diferentes fuentes de financiamiento, como por ejemplo: monto que el MINED en
concepto de pago de salarios de docentes o personal administrativo y/o de servicio,
servicios básicos, transferencias (Bono de la Calidad u otros) y pago de alquiler, así
como los Ingresos propios que reciba; por diferentes conceptos, tales como:
contribuciones de apoyo económico voluntarias o cuotas de escolaridad de padres de
familia u otros ingresos propios (Tiendas escolares, rentas de cafetines, actividades
extracurriculares no obligatorias, etc.), donaciones (en valores y/o especies) y otros
rubros generadores de ingreso.

PLAN ESCOLAR ANUAL

Contenido

1.DIAGNÓSTICO
a) Problemática priorizada
b) Causas de la problemática
c) Recomendaciones

2.OBJETIVOS
• Objetivo general
• Objetivos específicos

3.METAS O PROYECTOS

4.ACTIVIDADES:
a) Actividades
b) Cronograma
c) Responsable

5.RECURSOS
a) Humanos
b) Materiales
c) Financieros

6.PRESUPUESTO

7.PROYECTOS COMPLEMENTARIOS

8.CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

9.EVALUACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL ESQUEMA DE PRESENTACIÓN DEL PLAN
ESCOLAR ANUAL

DOCUMENTO 3

III. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS

INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos de recursos humanos que conlleva la administración del servicio educativo de
las Asociaciones Comunales para la Educación, presenta las normas y procedimientos
derivados de los principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones
Comunales para la Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por
instituciones públicas con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos
internos del MINED.

En este documento, se presenta paso a paso los diferentes procedimientos que la ACE
debe realizar para la administración del recurso humano fortaleciendo la operatividad
del nivel local para lograr la agilización de los trámites de movimiento de personal.


I.¿CÓMO SELECCIONA Y CONTRATA LA ACE A LOS DOCENTES?

El Docente que prestará sus servicios a la ACE, debe cumplir con los siguientes
requisitos:

• Poseer título de maestro (a) autenticado.
• Con número de identificación personal (NIP), conocido como escalafón.
• No deben ser maestros jubilados.
• No deben estar nombrado en el MINED.

Los maestros (as) seleccionados que llenen los requisitos anteriores, celebraran un
contrato de servicios con la ACE. El contrato conforme al Artículo 17 del Código de
Trabajo, se conforma de dos partes: Quién presta el servicio, que se denomina:
Trabajador; y quién lo recibe y remunera, que se denomina: Patrono o Empleador. El
contrato escrito es una garantía a favor del trabajador y su falta será imputable al
patrono (Artículo 18 del Código de Trabajo).

Por tanto, un contrato cualquiera que sea su denominación, es aquel por virtud del cual
una o varias personas se proponen ejecutar una obra o prestar un servicio a uno o
varios patronos de una institución, entidad o comunidad de cualquier clase, bajo la
dependencia de éstos, y mediante un salario.

Para que la contratación del docente sea valida, deberá acordarse en Asamblea
General de padres y madres de familia que conforman la ACE, de lo contrario es ilegal.

A continuación se presentan los pasos a seguir para contratar al docente:

1. MINED • Publica la existencia de plazas en
los principales periódicos del país.
2. Maestros(as) interesados(as) Presentan a la Junta Directiva la
documentación siguiente:
• Currículum Vital
• Fotocopia de Título autenticado.
• Fotocopia de NIP.
• Partida de nacimiento.
• Fotocopia de DUI.
• Solvencia extendida por la Junta de
la Carrera Docente (En caso de ser
reingreso).
3. Junta Directiva de la ACE • Recibe currículum y documentación
adjunta.
• Revisa, analiza la documentación
presentada por aspirantes a la
plaza, y selecciona expedientes
que cumplen los requisitos de la
plaza.
• Prepara un resumen de cada
aspirante.
(Anexo 1).
• Convoca (Anexo 2) a la Asamblea
General para la selección del
docente.
4. Junta Directiva de la ACE • En la Asamblea General presenta
el resumen de cada aspirante a la
plaza para que sea considerado
para la selección.
5. Asamblea General • Considera los resúmenes del
expediente de los candidatos y
elige por mayoría simple, con
votación secreta o pública.
6. Asamblea General • Ratifica la elección, según

resultados de la votación y autoriza
a la Junta Directiva de la ACE para
su contratación.
7. Secretario de la ACE • Levanta acta de ratificación del
docente seleccionado.
8. Junta Directiva de la ACE • Seleccionado el docente, lo
convoca para celebrar el contrato
de servicios en triplicado. (Ver
Modelo de Contrato en Anexo 3).
• Después de leído el contrato, si el
docente esta de acuerdo, lo firman
el Presidente de la ACE y el
docente.

9. Junta Directiva de la ACE • Entrega un original del contrato al
docente.
10. Secretario de la Junta Directiva • Archiva un original del contrato.
de la ACE • Elabora Acta de la toma de
posesión
(Anexo 4) del docente en el Libro
de Actas.
11. Secretario de la Junta Directiva • Envía un original del contrato al
de la ACE Ministerio de Trabajo y copia del
mismo a la Dirección
Departamental de Educación,
dentro de los ocho días siguientes a
su elaboración y firma.

MODELO DE RESUMEN DE DATOS DE CANDIDATO A PLAZA
VACANTE

MODELO DE CONTRATO ACE-EDUCADOR

MODELO DE ACTA DE TOMA DE POSESIÓN DE PLAZA
VACANTE DE DOCENTE

XVIII.¿CÓMO SE ELIGE AL DIRECTOR (A) DE UN CENTRO
EDUCATIVO DEL PROGRAMA EDUCO?

La Junta Directiva de la ACE recibirá Currículum Vitae de los aspirantes y se reunirá
con la Asamblea General para revisar y analizar la documentación y seleccionar al (la)
candidata, que mejor convenga a la Comunidad; y enviará la documentación a la
Dirección Departamental de Educación, para su registro e inscripción al Plan de
Inducción y las pruebas respectivas.

Los resultados obtenidos serán comunicados a la Junta Directiva de la ACE, para
apoyarles en la selección y contratación, a fin de garantizar que el docente contratado
desempeñe con eficiencia el cargo de Director.

A continuación se presentan los pasos a seguir para contratar a un director(a) del
Centro Educativo.

1. Dirección Departamental de • Presenta listado de Centros
Educación Educativos priorizados para
adjudicación de plazas de
Director Único
2. Dirección de Modalidades del • Analiza y gestiona recursos.
Nivel Central
3. Dirección de Modalidades del • Confirma a la oficina
Nivel Central Departamental la asignación de
plaza para director.
4. Dirección Departamental de • Planifica y coordina el proceso de
Educación inducción y de acreditación en el
Centro de Desarrollo Profesional.
5. Dirección Departamental de • Capacita y acredita a los
Educación aspirantes.
6. Docente • Se presenta a la Comunidad
donde esta la plaza de Director(a)
Único con su carta de
acreditación y presenta a la Junta
Directiva dicha acreditación.
7. Junta Directiva de la ACE • Convoca (Anexo 2) y celebra
Asamblea General para la
selección de Director Único.
8. Asamblea General de ACE • Elige y ratifica al aspirante
seleccionado y se levanta acta
firmada por todos los presentes y

con su respectivo número de DUI.
9. Junta Directiva de la ACE • Seleccionado el docente, lo
convoca para celebrar el contrato
de servicios en triplicado. (Ver
Modelo de Contrato en Anexo 5)
• Después de leído el contrato, si
están de acuerdo las partes, lo
firman; el presidente de la ACE y
el docente.
10. Junta Directiva de la ACE • Entrega una original del contrato
al docente.
11. Secretario de la Junta Directiva • Archiva un original del contrato.
de la ACE Elabora Acta de la toma de
posesión (Anexo 4) del docente
en el libro de actas.
12. Junta Directiva de la ACE • Envía un original del contrato al
Ministerio de Trabajo y copia del
mismo a la Dirección
Departamental de Educación,
dentro de los ocho días siguientes
a su elaboración y firma.

XIX.¿CÓMO SE DEJA SIN EFECTO EL CONTRATO DE LA ACE CON
EL DOCENTE?

La Junta Directiva de la ACE, puede dar por finalizado el Contrato con el maestro(a),
por las razones o causales siguientes:

• Cuando sea nombrado en una plaza oficial.
• Cuando no cumpla con el horario de trabajo.
• Por faltar al trabajo sin causa justificada.
• Por faltas de respeto verbal o físico a los alumnos(as).
• Por faltas de respeto a los miembros de la Junta Directiva, Padres y Madres de
familia y demás miembros de la comunidad.
• Por el mal desempeño de sus labores.
• Cuando presente mala conducta pública o privada.
• Por no cumplir con los requisitos académicos que lo acredite como docente.
• Cuando se cierra la sección por baja matrícula o incumplimiento al Convenio de
transferencia de fondos1.
• Incumplimiento de otras estipuladas en el Código de Trabajo.

Estos son los pasos a seguir para la cancelación del contrato al docente:

1. Junta Directiva de la ACE• Conoce del caso del maestro, lo discute y
analiza; y si amerita sanción lo somete a
conocimiento de la Asamblea General.
Convoca (Anexo 2) a Asamblea General
para informar sobre el caso.
2. Asamblea General de la • Discute y analiza el caso y determina el
ACE procedimiento a seguir: Llamado de
atención verbal, por escrito y cancelación
de contrato.
• Autoriza al Presidente de la ACE para
aplicar el proceso establecido debiendo
dejar constancia de ello en Acta (Anexo
6), la cual firma el docente y los
directivos.
3. Presidente de la ACE • Hace el llamado de atención verbal al
maestro, levantando el Acta respectiva.
• De reincidir el maestro en la falta, aplica
una segunda llamada de atención por
escrito, dejando constancia en Acta, la
cual firma el docente y los directivos.
• De continuar la falta por parte del

maestro, se expone el caso a la Dirección
Departamental, presentando las actas
anteriores.
4. Dirección Departamental • Verifica el caso y orienta a la Junta
de Educación Directiva de la ACE, presentándole
alternativas de solución.
5. Dirección Departamental • Verifica el avance del caso con la
de Educación comunidad en Asamblea General y
levanta Acta de los acuerdos tomados.
6. Dirección Departamental • Da seguimiento a los acuerdos de
de Educación Asamblea de Educación General con la
Junta Directiva de la ACE y los orienta en
las decisiones a tomar.
7. Presidente de la ACE • Convoca a la comunidad en Asamblea
General para llegar a una resolución del
caso, y levanta Acta, la cual será firmada
por todos los asistentes colocando sus
respectivos números de DUI.
8. Junta Directiva de la ACE • Comunica al maestro por escrito la
cancelación de su contrato en dicha
comunidad.
9. Junta Directiva de la ACE • Deja sin efecto el contrato del docente.
• Comunica a la Dirección Departamental
sobre la cancelación del contrato.

XX.¿CÓMO DEBE RENOVARSE O RATIFICARSE EL CONTRATO
ACE-DOCENTE?

La ratificación o no del Contrato ACE-Docente debe realizarse un mes antes de que
finalice el año calendario.

A continuación se presenta el procedimiento a seguir:

1. Junta Directiva de la ACE • Convoca a Asamblea General de
Padres y Madres de familia de la
ACE e informa sobre el desempeño
y comportamiento profesional de
los docentes durante el año.
• Solicita ratificación o no de los
contratos de los docentes.
2. Asamblea General de la ACE • Determina en base al Informe
presentado, la ratificación o no de
los contratos de los maestros para
el siguiente año.
3. Secretario de la Junta Directiva • Levanta Acta de los acuerdos
tomados, las asienta en el Libro de
Actas de la ACE y es firmada por
todos los asistentes con sus
respectivos números de DUI.
4. Junta Directiva de la ACE • Celebra y entrega nota de
ratificación de renovación de su
contrato.
• Entrega constancia de tiempo de
servicio y sueldo a los docentes no
ratificados y ratificados. (Ver
modelo en Anexo 7)

MODELO DE CONSTANCIA DE TIEMPO DE SERVICIO Y
SALARIO

XXI.¿CÓMO REALIZAR EL REORDENAMIENTO DEL RECURSO
HUMANO?

En caso de que no exista población escolar se procederá al traslado de fondos a otra
comunidad y a la vez se realizará el trabajo de sensibilización con la comunidad
favorecida.

Para determinar el reordenamiento del docente el MINED por medio del técnico de la
Dirección Departamental monitoreará constantemente al Centro Educativo.

El representante del MINED, presentará por escrito su informe sobre el reordenamiento
del docente, a fin de proceder al cierre de la sección. (Ver procedimiento de cierre de
sección en el Paso a Paso No. 7 “Administración de la transferencia mensual a las
Asociaciones Comunales para la Educación”).

La Dirección Departamental de Educación presenta el Informe del reordenamiento a la
Dirección de Modalidades para la autorización del cierre de la sección; para que
posteriormente esta Dirección informe por escrito a la Dirección Departamental de
Educación correspondiente.

XXII.¿CUÁL ES EL ARCHIVO DEL PERSONAL DOCENTE?

El Secretario de la Junta Directiva de la ACE, debe crear un expediente por cada
docente, el cual debe contener los siguientes documentos:

• Currículo Vitae y documentos probatorios como copias de títulos, NIP, DUI,
diplomas u otros.
• Contrato de servicio ACE-Maestro.
• Incapacidades.
• Permisos.
• Hoja de vida.
• Sanciones por escrito.
• Copia de la constancia de tiempo de servicio y sueldo.
• Otros.

Este archivo deberá actualizarlo permanentemente.

Al finalizar el año deberá entregar constancia del tiempo de servicio y de ingreso,
descuentos y retenciones debidamente firmada por el Representante legal de la ACE,
que es el Presidente de la misma.

XXIII.¿CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS
DE LA ACE CON EL DOCENTE?

La ACE después de la contratación del docente, es responsable de los siguientes
aspectos:

Si el docente no esta inscrito como asegurado en el ISSS, la ACE lo inscribirá en las
Oficinas de Inscripción del ISSS.
Retirar del ISSS y entregar al maestro cada mes el Certificado de Derechos y
Cotizaciones.
Si el docente no esta afiliado con el seguro de vida colectivo en la Caja Mutual, deberá
indicarle que lo haga en las oficinas de inscripción de la Caja Mutual.
Solicitar al docente afiliarse a la AFP de su preferencia; caso contrario la ACE lo afiliará
a la AFP donde estén afiliados la mayoría de docentes.

XXIV.¿EN QUÉ CASOS LA ACE PUEDE CONTRATAR DOCENTES
INTERINOS?

La ACE podrá contratar docentes interinos solamente en los casos de:

• Incapacidad de uno a tres meses por enfermedad grave del maestro.
• Incapacidad por embarazo.
• Becas.

En estos casos el salario del docente lo pagaran entre el ISSS y la ACE. El ISSS pagara
el 75% o sea las tres cuartas partes del salario y la ACE el 25% o sea la cuarta parte
del salario mensual del docente.

En los casos anteriores, la ACE por medio de su Junta Directiva solicitara el aumento de
fondos del 25% a partir del tercer día o el período de la incapacidad que otorgue el ISSS
por enfermedad o de los 84 días de salario por maternidad a la Dirección
Departamental, para que ésta a través de la Pagaduría Departamental tramite el
incremento de fondos.

Asimismo, la Junta Directiva de la ACE deberá enviar copia del contrato de servicios
ACE-Docente Interino en el caso de la incapacidad por maternidad, para su registro y
control. El pago del interino se realizará con el salario asignado al docente incapacitado.

A continuación se encuentran los pasos a seguir para solicitar los fondos para el pago
del docente interino:

1. Docente • Solicita en el ISSS la constancia
médica, que ampare el período de su
incapacidad.
• Presenta la incapacidad a la Junta
Directiva de la ACE y la solicitud de
permiso. (Ver modelo en Anexo 8)
2. Junta Directiva de la ACE • Recibe y revisa documentación
presentada por el docente y lo guarda
en el archivo del personal docente.
3. Junta Directiva de la ACE • Busca docente Interino (a) y contrata
por el tiempo que dura la
incapacidad.
4. Junta Directiva de la ACE • Llena solicitud de Incremento de
Fondos (Ver Modelo en Anexo 9) y lo
presenta a la Dirección
Departamental, adjuntándole copia
de la Incapacidad y solicitud de
permiso del docente.
5. Dirección Departamental de • Recibe y revisa solicitud de
Educación incremento de fondos.
• Solicita el incremento de fondos a la
Pagaduría Departamental de
Educación.
7. Pagaduría Departamental • Recibe solicitud de incremento de
de Educación fondos y lo tramita ante la Gerencia
Financiera del MINED.
8. Pagaduría Departamental • Tramita fondos y los deposita a la
de Educación Pagaduría Departamental.
9. Gerencia Financiera • Recibe fondos y los deposita a la
cuenta bancaria de la ACE.

MODELO DE SOLICITUD DE PERMISO POR INCAPACIDAD

MODELO DE SOLICITUD DE INCREMENTO DE FONDOS F-4

DOCUMENTO 4

IV. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LOS
RECURSOS FINANCIEROS

INTRODUCCIÓN

El propósito de este documento es que todas las Modalidades de Administración
Escolar Local: Consejo Directivo Escolar (CDE), Asociación Comunal para la Educación
(ACE) y Consejo Educativo Católico Escolar (CECE), conozcan las Normas y
Procedimientos Administrativos Financieros para la ejecución de los recursos
financieros que ingresan a los centros educativos en concepto de transferencias del
MINED y de otros ingresos generados por contribuciones voluntarias y/o cuotas de
escolaridad aportadas por los padres y madres de familia, tiendas escolares, actos de
graduación y otros.

Con ello se pretende fomentar sanas prácticas administrativas al interior de las
Modalidades de Administración Escolar Local y en esa medida se espera que los
recursos se inviertan en la satisfacción de las necesidades prioritarias de la población
estudiantil.

Estas normas y procedimientos tienen su base legal principalmente en la Ley General
de Educación, la Ley de la Carrera Docente y su Reglamento, Reglamento Especial de
las Asociaciones Comunales para la Educación, Convenio de Cooperación
Administrativa entre el Gobierno de El Salvador por medio del Ministerio de Educación y
la Iglesia Católica a través de la Conferencia Episcopal de El Salvador. Por otro lado las
modalidades deben considerar las otras leyes y normas aplicables a la administración
de fondos.

NORMATIVA GENERAL DEL FUNCIONAMIENTO

A. ADMINISTRATIVA:

1.Los fondos que administren las Modalidades de Administración Escolar Local se
invertirán en las actividades de los centros educativos respectivos y se destinarán
prioritariamente para el mejoramiento de la calidad de la educación.

2.Para recibir transferencias del MINED y administrar los centros educativos las
modalidades deberán estar debidamente legalizadas:

CDE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros reconocidos debidamente mediante
Resolución Departamental de reconocimiento de miembros.

ACE: contar con su Personería Jurídica otorgada por el Ministerio de Educación,
mediante Acuerdo Ejecutivo y sus miembros registrados en acta.

CECE: para administrar los recursos que el Ministerio de Educación les asigna, deberá
estar Acreditado mediante Resolución firmada por el Director Departamental de
Educación y sus miembros registrados en acta.

3.Las decisiones en la administración de los recursos de los centros educativos deberán
tomarse colegiadamente y asentarse en el libro de Actas de la Modalidad.

4.Cuando haya cambios de alguno de los miembros propietarios de la Modalidad que
registra y/o controla bienes del centro educativo deberá levantarse el Acta de Traspaso
correspondiente.

B. TRANSFERENCIAS DE FONDOS:

1.Las Modalidades para recibir fondos del Ministerio de Educación, deberán suscribir
Convenio entre el MINED y los miembros con firma mancomunada, suscribir recibo,
haber liquidado los fondos recibidos anteriormente, contar con los registros
actualizados y no tener hallazgos de auditoria ya notificadas pendientes de superar.

2.Las Modalidades de Administración Escolar Local deberán atender las condiciones
establecidas en los diferentes convenios celebrados con el Ministerio de Educación u
otras entidades y serán responsables de la liquidación de los fondos recibidos.

C. OTROS INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO: (SÓLO PARA CDE Y ACE)

1.Se consideran otros ingresos de los Consejos Directivos Escolares y Asociaciones
Comunales para la Educación los provenientes de las contribuciones de apoyo
voluntario y las cuotas de escolaridad de los padres de familia, administraciones de

tiendas escolares, cafetines, donaciones y otros; en cumplimiento al Art. 77 de la Ley
General de Educación.

2.La utilización de estos ingresos serán para beneficio de la institución educativa para el
mejoramiento de la calidad de la educación, sustentados en Art. 77 de la Ley General
de Educación y Art. 8 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la
Educación.

3.Para el control de los Otros Ingresos que perciba el Consejo Directivo Escolar,
deberán imprimirse dos series de recibos de ingresos prenumerados, una para el
control exclusivo de las contribuciones voluntarias o cuotas de escolaridad de los padres
de familia y la otra para el control de los demás ingresos que se perciban. En el caso de
las ACE únicamente la serie para el control de los ingresos por cafetines, tiendas
escolares, donaciones y otros.

4.Todos los ingresos percibidos deberán ser depositados en forma integra, en las
siguientes 24 horas hábiles a su recepción.

5.Las modalidades podrán modificar el Plan Escolar Anual y su presupuesto, de
acuerdo a las necesidades e ingresos reales que perciba el centro educativo,
debiéndolas registrar en acta en el libro correspondiente.

6.Si los ingresos percibidos son mayores o menores a los presupuestados, la modalidad
podrá modificar su Plan Escolar Anual y Presupuesto, asignando los recursos en
actividades prioritarias del centro educativo.

7.Cuando se realicen actividades especiales en beneficio de la comunidad educativa,
aprobadas por el Consejo Directivo Escolar u otra modalidad de administración escolar,
no deberá limitarse a registrar únicamente los resultados de dicha actividad, si no que
deberán anotarse todos los documentos, que respalden legalmente los egresos y/o
ingresos, los cuales deberán registrarse detalladamente en los libros respectivos.

Si para alguna actividad se emiten tarjetas, vales, recibos, ticket, listas etc., deberán
resguardar los que no se utilicen o los sobrantes, en el tiempo que determine la ley para
su revisión posterior.

D. MANEJO DE LOS FONDOS:

1.Las Modalidades deberán aperturar en cualquier Banco del sistema financiero, una
cuenta corriente específica para manejar los fondos que perciban por transferencias del
MINED y otra, para los otros ingresos.

2.Para los centros educativos que no perciban ingresos suficientes para aperturar una
cuenta corriente, se manejarán en efectivo y sus registros se llevarán en el libro de
ingresos y gastos correspondientes junto con sus respectivos archivos, siéndoles
aplicables las demás regulaciones.

3.Las cuentas bancarias de los Consejos Directivos Escolares y Consejos Educativos
Católicos Escolares serán aperturadas a nombre de la Modalidad y Centro Educativo;
en el caso de las Asociaciones Comunales para la Educación según Acuerdo de
Personería Jurídica, ejemplos: Consejo Directivo Escolar del Centro Escolar “José
Matías Delgado”, Asociación Comunal para la Educación del Caserío Tres Amates,
Cantón Ojos de Agua, Municipio de Aguilares, Departamento de San Salvador.

4.Las cuentas bancarias deberán ser administradas mancomunadamente de acuerdo a
lo siguiente: CDE = Presidente, Tesorero y Concejal Representante de los Maestros;
ACE = Presidente y Tesorero; CECE = Director y Tesorero.

5.La chequera deberá ser administrada por el Tesorero(a) de la Modalidad de
Administración Escolar Local y nadie deberá firmar cheques en blanco, no obstante la
chequera deberá resguardarse en el Centro Educativo.

6.Todo cheque emitido a cargo de los fondos asignados por el MINED y Otros
Ingresos, deberá ser firmado por los miembros de las Modalidades que tienen firma
mancomunada. Los cheques anulados deberán ser engrapados en el taco de la
chequera.

E. CAJA CHICA:

1.Con cargo a los fondos transferidos por el MINED y de otros ingresos que genere el
Centro Educativo las Modalidades de Administración Escolar Local; podrán en caso
necesario crear una Caja Chica por tipo de transferencia hasta por un monto de $57.14
equivalente a ¢ 500.00; siendo reembolsable su valor por la cantidad gastada.

2.Los gastos pagados por Caja Chica, no podrán ser mayores de US$ 22.86,
equivalentes a ¢200.00.

3.Para el registro de los gastos por Caja Chica, llevarán un Libro Auxiliar.

F. ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES:

1.Las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles, servicios y consultorías,
deberán ser realizadas por un Encargado de Compras, el cual será:

Para los CDE = Concejal Padre de Familia (que no sea el Tesorero); ACE = Secretario
(a); CECE = Secretario (a).

2.La recepción de las adquisiciones y contrataciones de bienes, obras civiles y
consultorías, será responsabilidad de: CDE = Presidente (a); ACE = Presidente (a);
CECE = Director (a).
3.El pago de bienes y servicios deberá efectuarse con cheque emitido a nombre del
Proveedor o Suministrante, los cuales deberán respaldarse con factura o recibo de
conformidad a la Ley del IVA o en efectivo según lo normado en el apartado de caja

chica; en el caso de pago de bienes y servicios deberá considerarse la ley del impuesto
sobre la renta.

4.En las suscripciones de contratos de bienes y servicios las diferentes Modalidades de
Administración Escolar Local no podrán comprometer recursos de la institución a
períodos mayores del ejercicio fiscal vigente cuando se trate de fondos de los otros
ingresos; con los fondos de las transferencias deberán respetar la vigencia y el monto
de la ejecución de éstas.

5.Para respaldar la adquisición de bienes y/o servicios para actividades culturales,
educativas y recreativas deberán evidenciar la recepción de las mismas mediante un
listado que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, DUI y firma de los
participantes.

6.Para que la factura que respalda la adquisición de bienes y servicios tenga validez
deberá reunir las siguientes condiciones:

• No deberá tener borrones, testaduras ni enmendaduras.
• Deberán de ser documentos originales, no fotocopias.
• Cuando se refiera a gastos por reparaciones y/o mantenimiento de
inmuebles será indispensable escribir las características particulares
de cada bien mueble a reparar, por ejemplo: clase de bienes, marca,
serie; el número de inventario correspondiente y los aspectos a
considerar de las reparaciones o mantenimiento correspondiente.
• En el caso de reparaciones con los inmuebles se deberá especificar
la clase de daño a reparar su ubicación, tamaño, área, descripción y
cantidad de material utilizado (justificado con facturas según ley) y
además las causas que generaron los daños mencionados.

• A todos los documentos de egresos deberán estamparles un sello de
pagado que contenga la siguiente información: fecha, No. de cheque,
valor pagado, nombre del Banco y No. de cuenta.

G. REGISTRO DE LOS FONDOS:

1.Las Modalidades deberán llevar un libro de ingresos y gastos para las transferencias
del MINED, en un libro foliado de tres columnas autorizado por la Dirección
Departamental del Ministerio de Educación; separando los folios necesarios para el
registro de cada transferencia. Al inicio del registro de cada transferencia, deberán
anotar el nombre de la misma.

2.Los otros ingresos deberán registrarlos en un libro de ingresos y gastos separado de
las transferencias del MINED, en un libro de tres columnas autorizado por la Dirección
Departamental del Ministerios de Educación. El nombre del libro será “Registro de Otros
Ingresos y Egresos de Fondos”.

3.Las modalidades deberán llevar también un Libro de Banco para la cuenta bancaria
de las transferencias del MINED.

4.Los registros en los libros de ingresos y egresos deberán reunir las siguientes
características:

• No deberán dejarse espacios entre líneas ni paginas en blanco.
• Todas las anotaciones deberán hacerse en orden cronológico y a
tinta azul o negra nunca a lápiz.
• El libro no deberá tener borrones, testaduras ni enmendaduras, y si
los hubiere deberán hacerse del conocimiento de la Administración
Escolar para registrarlo y autorizarlas en el libro de actas respectivas.
• Los centros educativos que tengan mecanizados los registros de
ingresos y gastos deberán numerar y legalizar las hojas en blanco
correspondientes en la Dirección Departamental, para que registren
las operaciones mensualmente. La Dirección Departamental llevará
un registro para el control de los libros u hojas legalizadas a los
Centros Educativos.

5.Las modalidades deberán tomar en cuenta las Normas Técnicas de Control Interno
(NTCI) 1-18-01 Capítulo 1 Normas Generales Documentación de Soporte.

“Las operaciones que realicen las entidades públicas, cualquiera que sea su naturaleza,
deberán contar con la documentación necesaria que las soporte y demuestre, ya que
con ésta se justifica e identifica la naturaleza, finalidad y resultado de la operación;
asimismo, contiene datos y elementos suficientes que facilitan su análisis. La
documentación debe estar debidamente custodiada y contar con procedimientos para
su actualización oportuna.”

6.Las Modalidades deberán mantener actualizado un archivo mensual y anual por
fuente de financiamiento y bono ordenando cronológicamente los documentos legales
que respaldan los ingresos y egresos de la manera siguiente:

6.1 Convenio y Contrato de Apertura de Cuenta Corriente;
6.2 Recibos de los ingresos;
6.3 Documentos de egresos respaldados por las cotizaciones, facturas y/o
recibos con el No. de cheque y fecha en que fueron pagados y otros
documentos que respalden el proceso de compra.
6.4 Libro de Ingresos y Gastos; Libro de Banco y Libro Auxiliar de Caja
Chica.
6.5 Chequeras, estados de cuenta del banco y conciliaciones bancarias;
6.6 Informe de Rendición de cuentas anual y de los otros ingresos,
liquidación anual y otros.

H. RENDICIÓN DE CUENTAS:

1.Las Modalidades de Administración Escolar Local deberán presentar un informe de
rendición de cuentas por cada transferencia recibida, conjuntamente con la liquidación
respectiva.

2.Los fondos que administran las diferentes Modalidades, serán objeto de auditoria por
el MINED y por las instituciones interventoras del Estado.

3.Las Modalidades de Administración Escolar Local presentarán al Ministerio de
Educación o a las instituciones interventoras del Estado, toda información relacionada al
manejo de los fondos cuando éstas lo requieran.

4.El Consejo Directivo Escolar deberá convocar como mínimo a dos reuniones con toda
la Comunidad Educativa durante el año, con la finalidad de presentar el Plan Escolar
Anual de la institución, la planificación presupuestaria y los logros obtenidos en su
ejecución.

La Junta Directiva de la Asociación Comunal para la Educación deberá presentar
informes financieros y de operación a la Asamblea General y autoridades competentes
del Ministerio de Educación cuando éstas lo requieran.

ESPECÍFICA PARA CECE:

A. Esta normativa para los Consejos Educativos Católicos Escolares se aplica
únicamente a los fondos asignados o transferidos por el Ministerio de Educación.

XXV.PROCEDIMIENTOS PARA GESTIONAR LOS RECURSOS
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO

En este apartado se detallan las actividades y responsables de los pasos a seguir por
las modalidades de administración escolar local en la gestión de los fondos que el
MINED les transfiere y de aquellos que se generan con el apoyo de la comunidad
educativa.

La aplicación de estos procedimientos les permitirá una utilización racional y ordenada
de los recursos; así como demostrar transparencia en el manejo de los mismos.

A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA

1. Miembros Se presentan al banco comercial de su
responsables con preferencia para aperturar las cuentas corrientes
firma mancomunada: correspondientes al manejo de las transferencias
CDE: Presidente, del MINED y de los otros ingresos; con la

Tesorero y Concejal siguiente documentación:
Representante de los • Para la ACE deberán presentar copia del
Maestros. Acuerdo de Personería Jurídica.
ACE: Presidente y • Para los CDE, Acuerdo Modificativo a la
Tesorero. Personería Jurídica por cambio de
CECE Director y denominación del centro educativo, si es
Tesorero. nuevo CDE Acuerdo de Personería
Jurídica.
• Para los CECE, Constancia de
acreditación con Vo. Bo. del Titular del
Ramo, o Resolución de Reconocimiento
de CECE firmada por el Director
Departamental, si es de reciente
creación.
• Originales y fotocopias del DUI de los
responsables de la cuenta.
2. Institución Bancaria. • Recibe y revisa documentos.
• Elabora contrato de cuenta corriente a
nombre de la modalidad y centro
educativo, lo pasa a firma de los
miembros con firma mancomunada.
3. Miembros con firma • Reciben y revisan documento, si todo
mancomunada esta correcto lo firman.
4. Institución Bancaria • Entrega una copia del contrato a los
5. Institución Bancaria • Mensualmente remitirá el original del
Estado de Cuenta a la Modalidad de
Administración Escolar Local.
• En aquellos casos en que no llega
correspondencia a la Modalidad, ésta
deberá presentarse al Banco cada mes a
reclamar el Estado de Cuenta.

B. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO Y RECIBO DE TRANSFERENCIA DE
FONDOS ENTRE MODALIDAD DE ADMINISTRACIÓN ESCOLAR LOCAL Y EL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN.

1. Director Departamental de Envía convocatoria al Presidente de la
Educación. modalidad
2. Presidente de la Modalidad Convoca a reunión extraordinaria a los
de Administración Escolar miembros de la modalidad
Local.

3. Miembros con firma Preparan la siguiente documentación:
mancomunada de la • Fotocopia del Contrato de la cuenta
Modalidad de bancaria (si es nueva).
Administración Escolar • Fotocopia de la liquidación del(los)
Local. bono(s) recibidos el año anterior.
• Fotocopia de los DUI, si hay cambio de
• Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integración si ha vencido el
período de los miembros del CDE.
4. Miembros con firma Se presentan ante el encargado(a) de
mancomunada de la Administración Escolar Local de la Dirección
Modalidad de Departamental de Educación que les
Administración Escolar corresponda, con los siguientes documentos:
Local. • Fotocopia de la Liquidación de los
fondos de Bonos del año anterior,
• Fotocopias de los Documentos de
Identidad
• Personal, si son nuevos miembros.
• Fotocopia del contrato de apertura de
la cuenta corriente.
• Acta de Enmienda, si hay cambio de
miembros con firma mancomunada o
Acta de Integración si ha vencido el
período del Consejo, para su
legalización.
5. Encargado(a) de Recibe y revisa documentos presentados por
Administración Escolar los miembros de la modalidad.
Local de la Dirección
Departamental de
Educación.
6. Encargado(a) de Si hay cambio de miembros, emitirá antes que
Administración Escolar los documentos para legalizar la transferencia,
Local de la Dirección los siguientes:
Departamental de • Resolución de Reconocimiento de
Educación. Miembros,
• Nota de autorización para cambio de
firmas dirigida al Banco de la
modalidad. (Anexo 1)
Estos documentos deberán ser firmados y
sellados por el Director Departamental de
Educación.
A la modalidad deberá entregar la trascripción
del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para
cambio de las firmas autorizadas.

7. Encargado de Si hay cambio de miembros, emitirá antes que
Administración Escolar los documentos para legalizar la transferencia,
Local de la Dirección los siguientes:
Departamental de • Resolución de Reconocimiento de
Educación. Miembros,
• Nota de autorización para cambio de
firmas dirigida al Banco de la
modalidad. (Anexo 1)
Estos documentos deberán ser firmados y
sellados por el Director Departamental de
Educación.
A la modalidad deberá entregar la trascripción
del Acuerdo y la nota dirigida al banco, para
cambio de las firmas autorizadas.
8. Miembros con firma Si la modalidad no tiene problemas de
mancomunada de la vencimiento de miembros, de liquidación o
Modalidad de auditorias notificadas con hallazgos
Administración Escolar pendientes, emitirá lo siguiente:
Local. • Convenio General (Anexo 2),
• Recibo de transferencia de fondos
(Anexo 3).
• Nota de autorización al Banco para que
el MINED pueda congelar los fondos de
la modalidad.(Anexo 4)
Estos documentos deberá entregarlos a la
modalidad para su lectura, revisión y firma.
9. Encargado de Reciben, leen, revisan documentos, si están
Administración Escolar de acuerdo con su contenido, los firman y
Local de la Dirección sellan.
Departamental de Devuelven los documentos al encargado de
Educación. administración escolar local.
10. Director Departamental de Una vez revisados, firmados y sellados por la
Educación. modalidad el Convenio, Recibo y nota de
autorización para que el MINED pueda
congelar los fondos transferidos, los pasa a
firma y sello del Director Departamental de
Educación.
11. Encargado de Recibe, revisa y de estar todo en orden firma y
Administración Escolar sella Convenio.
Local. Devuelve los documentos al encargado de
administración escolar local.
12. Encargado de Entrega una copia del Convenio y una del
Administración Escolar recibo a los miembros de la modalidad.
Local.
13. Pagador Auxiliar Prepara expediente de la Modalidad de
Departamental. Administración Escolar Local, conteniendo:
• Originales del Convenio y Recibo,

• Copia del contrato de apertura de
cuenta corriente. (Si es nueva).
• Fotocopias de los DUI (cuando hay
cambio de miembros con firma
mancomunada).
• Hoja de Liquidación de Bono(s)
anteriores.
• Nota de autorización al Banco para que
el MINED pueda congelar los fondos de
la transferencia.
Envía expediente a la Pagaduría Auxiliar
Departamental.
14. Pagadora Auxiliar Recibe el fólder con los documentos
Departamental. anteriores, revisa documentos y si todo esta
correcto, elabora requerimiento de fondos.
15. Gerencia Financiera. Remite requerimiento de fondos a la Gerencia
Financiera.
16. Pagador Auxiliar Gestiona los fondos ante el Ministerio de
Departamental. Hacienda.
Transfiere los fondos a la cuenta de la
Pagaduría Auxiliar Departamental.
Comunica del depósito a la Pagaduría Auxiliar
Departamental.
17. Encargado de Elabora planilla de transferencia de fondos
Administración Escolar para las cuentas de las modalidades por
Local. banco.

NOTA DE AUTORIZACIÓN PARA CAMBIO DE FIRMAS DIRIGIDA
AL BANCO DE LA MODALIDAD

CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CONSEJO DIRECTIVO
ESCOLAR (CDE)

MINISTERIO DE EDUCACIÓN
REPÚBLICA DE EL SALVADOR

Nosotros, FRANCISCO UBILFREDO PANAMEÑO, mayor de edad, PROFESOR, del
domicilio de SAN SALVADOR, actuando en carácter de Director Departamental de
Educación y que en adelante se llamará Ministerio de Educación; y por otra parte
los(as) señores(as):

1) DANIEL PÉREZ
Mayor de edad y de ocupación MAESTRO
del domicilio de Col. LOS SANTOS No. 1 SOYAPANGO
con Documento Único de Identidad No.
extendida en SOYAPANGO
con fecha 01/01/2000

2) MIEMBRO 2 DE PRUEBA
Mayor de edad y de ocupación SDF
del domicilio SDFDFD
extendida en SAN SALVADOR

3) SANDRA MARIBEL MONGE
Mayor de edad y de ocupación PROFESORA
del domicilio de CTN SAN JERÓNIMO KM 30 GUAZAPA
extendida en AGUILARES

Quienes actúan mancomunadamente en representación del CONSEJO DIRECTIVO
ESCOLAR (CDE), que administra el Centro Educativo CENTRO ESCOLAR "ROQUE
DALTON" con código No.11306, ubicado en: AVENIDA FRANCISCO SALINAS No.8,
AGUILARES, SAN SALVADOR, Jurisdicción: AGUILARES Departamento: SAN
SALVADOR celebran el presente Convenio de transferencia de fondos.

I.MARCO LEGAL:
Para el presente Convenio entre el Ministerio de Educación y el CONSEJO DIRECTIVO
ESCOLAR (CDE), se tomará como base:

• El Artículo 50, numeral 1 de la Ley de La Carrera Docente.
• Los Artículos 65 y 77 de la Ley General de Educación.
• El Artículo 61, literal b); 63 literal a); 71 y 72 del Reglamento de la Ley de la
Carrera Docente.

XXVI.OBJETO:
El objeto del presente Convenio es establecer los términos y condiciones en que
el Ministerio de Educación transferirá al Consejo Directivo Escolar, recursos financieros
provenientes del Presupuesto General del Ministerio de Educación y de Cooperación de
Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales.

XXVII.OBJETIVOS DEL CONVENIO:

El presente Convenio regulará las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes:

A. Que el Consejo Directivo Escolar reciba fondos para apoyar el desarrollo de su
Proyecto Educativo Institucional, orientado al mejoramiento de la calidad de los

B. Fortalecer en el Consejo Directivo Escolar su capacidad de administración y
gestión al utilizar procesos democráticos de funcionamiento al interior del centro
educativo.

C. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y alumnas.

XXVIII.RESPONSABILIDAD DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y DEL
CONSEJO DIRECTIVO ESCOLAR:

A. Del Ministerio de Educación:

1.Determinar y transferir fondos al Consejo Directivo Escolar, las veces que estime
conveniente, debiendo justificarse y definiendo objetivos claros, para la ejecución de
acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de los servicios educativos en el
nivel de EDUCACIÓN BÁSICA

2.Proporcionar y/o gestionar capacitación, asistencia técnica a los miembros del
Consejo Directivo Escolar a fin de que éste cumpla con lo estipulado en el presente
Convenio y los objetivos institucionales.

3.Emitir las normas, especificaciones técnicas, condiciones específicas, instructivos
para la administración de fondos.

4.Congelar los fondos, todo o en parte cuando las instancias correspondientes adviertan
cualquier irregularidad en la administración de estos fondos o cuando así convenga a
los intereses del Estado. El Ministerio de Educación hará la comunicación respectiva al
Banco donde se encuentren depositados tales fondos y también lo hará del
conocimiento a los miembros de la Modalidad.

5.Definir los mecanismos, procesos, períodos e instrumentos sobre como el Consejo
Directivo Escolar liquidará dichos fondos.

6.Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas
establecidas en este Convenio y otros que el Ministerio de Educación disponga,
determine o establezca.

7.Establecer el monto de la transferencia a cada institución educativa de acuerdo a
criterios que se establezcan por cada transferencia.

B. Del Consejo Directivo Escolar, que en adelante se denominará Modalidad:

1.La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente para
el desarrollo de acciones que conlleven el mejoramiento de la calidad de la educación y
cumplir con los requerimientos establecidos en el presente Convenio; así como el
cumplimiento de las normas administrativas e instructivos dados por este Ministerio y
otras regulaciones del Estado.

2.La Modalidad, llevará los libros de control de los ingresos y gastos debidamente
autorizados por la Dirección Departamental de Educación, en donde reflejen los
ingresos percibidos, los gastos efectuados y los saldos correspondientes actualizados.

3.La Modalidad, deberá tener los comprobantes de gastos y/o ingresos efectuados, así
como los documentos de liquidación de fondos, que deberán estar disponibles para las
auditorias correspondientes cuando el Ministerio de Educación y/o alguna institución
fiscalizadora o interventora del Estado lo requiera y deberá tener por un período de diez
años los libros de ingresos y gastos y por cinco años la documentación de respaldo.

4.La Modalidad, autorizará por escrito al Ministerio de Educación para congelar los
fondos según lo estipulado en el numeral 4 literal A del romano IV, de las
responsabilidades del Ministerio de Educación.

5.Para los desembolsos de fondos que perciba la Modalidad, ésta deberá presentar al
funcionario que designe el Ministerio de Educación, el correspondiente recibo por tipo
de Bono debidamente firmado por el Presidente, Tesorero y Concejal Propietario
Profesor.

6.La Modalidad deberá tomar las medidas para conservar su capacidad operativa para
adquirir y retener todos los derechos y obligaciones que le asigna el presente Convenio
y lograr así una eficiencia mayor en el ejercicio.

C. Responsabilidades Conjuntas:

1.Mantener comunicación constante de acuerdo a las necesidades de cada una de las
partes y por los canales respectivos.

2.Garantizar el fiel cumplimiento de lo estipulado en este Convenio e Instructivo para la
ejecución de los gastos.

3.Este Convenio tendrá vigencia a partir de la fecha de su suscripción y finalizará
cuando la Modalidad liquide adecuadamente dichos fondos, ante la instancia y el
período que designe el Ministerio de Educación.

4.Ambas partes aceptan que este Convenio se regirá por las normas y procedimientos
administrativos-financieros que para tal efecto ha emitido el Ministerio de Educación;
ambas partes declaran que conocen, aceptan y se obligan a cumplir en todas sus
partes.

XXIX. MONTO DEL CONVENIO:

El monto del Convenio, estará determinado por las disponibilidades financieras
del Ministerio de Educación, de los Organismos e Instituciones de Cooperación
Nacionales e Internacionales, de acuerdo a las políticas de montos, desembolso y fines
que establezcan las mismas, para lo cual presentarán recibo, él cual describirá
información concerniente del monto a transferir, destino y fuente de financiamiento.

XXX.DE LO NO PREVISTO:

Las partes convienen en que lo No. Previsto en este Convenio, será resuelto entre la
Modalidad y la instancia respectiva del Ministerio de Educación y si es necesario se
tendrá por incorporado a éste en forma de Adenda al mismo o por Resolución
Departamental.

En fe de lo anterior, firmamos el presente Convenio en la ciudad de SAN SALVADOR, a
los DIECISIETE días del mes de enero del DOS MIL TRES.

MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA

MODELO DE NOTA DE AUTORIZACIÓN AL BANCO PARA QUE
EL MINED PUEDA CONGELAR LOS FONDOS DE LA
MODALIDAD

XXXI.PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÒN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.

A. ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS.

1. Secretario de la Modalidad Mantendrá en la institución una lista de
de Administración Escolar proveedores actualizados y sus antecedentes
Local. clasificados según la naturaleza del bien o
servicio que ofrezcan, con el objeto de
disponer de la información oportuna para
realizar nuevas adquisiciones (donde se
amerite).
2. Modalidad de Elabora Plan de Compras (Anexo 5) de
Administración Escolar conformidad al Presupuesto del centro
Local. educativo, a fin de cumplir con los objetivos y
metas trazadas por la entidad en el Plan
Escolar Anual.
Define las características de los bienes o
servicios que requieren.
3. Encargado de Compras: -Para realizar la compra deberán observar las
CDE Concejal Padre de formas de contratación establecidas por la Ley
Familia ACE Secretario (a) de Adquisiciones y Contrataciones de la
CECE Secretario (a) Administración Pública (Anexo 6).
4. Encargado de Compras: Elabora solicitud de cotización (Anexo 7) y
CDE Concejal Padre de envía a proveedores que pueden suministrar el
Familia ACE Secretario (a) tipo de bien o servicio requerido, estableciendo
CECE Secretario (a) el tiempo de entrega de los bienes o servicios.
Cuando se trate de equipo y mobiliario
escolar; se deben adquirir eminentemente
nuevos y con garantía.
Cuando se trate de equipo de cómputo deberá
adquirirse con garantía y el software con su
respectiva licencia; cuidando que el software
sea de las últimas versiones y equipo
actualizado.
5. Empresa o Proveedor. Recibe solicitud y prepara por escrito la
cotización, para entregarla o enviarla al
Encargado de Compras de la Modalidad de
6. Encargado de Compras: Recibe cotizaciones por escrito, la cual entrega
CDE Concejal Padre de a la modalidad para su respectivo análisis.
Familia ACE Secretario (a)
CECE Secretario (a)
7. Modalidad de En reunión ordinaria o extraordinaria hacen los

Administración Escolar análisis:
Local. • Técnico (revisión de las características
técnicas de los bienes o servicios, la
garantía del bien o servicio, tiempos de
entrega). (Anexo 8)
• Económico (precios de los bienes o
servicios) (Anexo 9)
Seleccionan al proveedor, dejando asentado
en acta tal decisión. (Anexo 10).
8. Encargado de Compras: CDE: Concejal Padre de Familia; ACE:
CDE: Concejal Padre de Secretario(a); CECE: Secretario(a).
Familia; ACE: Secretario Procede a elaborar Orden de Compra de
(a); CECE: Secretario (a) Bienes y Servicios con numeración correlativa
(Anexo 11).
9. Empresa o Proveedor. Entrega los bienes o servicios y factura de
consumidor final (Anexo 12) o Recibo a favor
de la Modalidad de la Administración Escolar
local (Anexo 13) en casos eventuales, al
Representante de la Modalidad de
10. Encargado de la recepción Recibe y revisa los bienes y/o servicios y
de los bienes por factura o recibo, debiendo:
Modalidad: CDE Presidente
ACE Presidente y CECE Levantar un Acta de Recepción numerada
Director. correlativamente (Anexo 14) para dejar
constancia de que se recibe a entera
satisfacción.

Cuando fueren bienes y/o servicios para
actividades culturales, educativas y recreativas
deberán evidenciar la recepción de los mismos
mediante un listado que contenga el nombre
de la actividad, lugar, fecha, nombre, número
de DUI y firma de los participantes.
11. Tesorero(a) de la Modalidad Recibe factura, Orden de Compra, Acta de
de Administración Escolar Recepción y/o listado de asistentes cuando
Local. corresponda.

Emite cheque a favor de la empresa o
proveedor firmándolo, obtiene firma del
Presidente y del Concejal Representante de
los Maestros y entrega al Proveedor.

Estampa el sello de pagado a la factura,
llenando la información requerida en él.
Registra en el libro de ingresos y gastos y en
el de Banco.

Archiva en el expediente correspondiente la
documentación.
12. Modalidad de Será el responsable de su registro y control,
Administración Escolar donde podrán demostrar su utilización.
Local.

FORMAS DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

MONTO US$ TIPOS DE FORMAS DE OBSERVACIONES
ADQUISICIONES CONTRATACIÓN
De 0 a 10 Obras, bienes, Libre Gestión Basta una sola cotización.
salarios servicios y
mínimos Consultorías.
urbanos1/ o
sea
De US$ 0.0011
a US$ 1,440.00
Arriba de 10 Obras, bienes, Libre Gestión Deberá contener como
salarios servicios y mínimo 3 cotizaciones de
mínimos consultorías. ofertantes.
urbanos hasta Se debe realizar
por un monto comparación de calidad y
inferior a 80 precios.
salarios Cuando se trataré de
mínimos ofertante único o marcas
urbanos específicas, en que bastará
De un solo ofertante, para lo
US$ 1,440.01 a cual se debe emitir una
US$ 11,520.01 resolución razonada (Anexo
6-A). (Art. 13 que reforma el
literal c) del Art. 40 de la
Ley de Adquisiciones y
Contrataciones y Art. 14
que reforma el literal c) del
Art. 41 de la Ley de
Adquisiciones y
Contrataciones. 2/
“No podrá adjudicarse la
adquisición o contratación
al mismo ofertante o
contratista cuando el monto
acumulado de un mismo
bien o servicio asignado por
Libre Gestión, supere el
equivalente a 80 salarios
mínimos urbanos, dentro de
un período de tres meses,
so pena de nulidad”. Art. 17
que reforma el Art. 70 de la
Ley.
Arriba de 80 Obras, bienes, Licitación Pública. Es la forma de selección de
salarios servicios y contratistas en la que se

mínimos consultorías. elabora una lista de
urbanos ofertantes, con un mínimo
US$ 11,520.01 de cuatro invitaciones a
personas naturales o
jurídicas, nacionales o
extranjeras a las que se
invita públicamente a
participar a fin de asegurar
precios competitivos 3/ (Art.
16 que reforma al Art. 66 de
la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones.

1/ Considerando que el salario mínimo urbano actual es de US$ 144.00;
modificándose los techos automáticamente si se modifica el salario mínimo
urbano.
2/ Para aplicación de estos contenidos, referirse al Decreto No. 868, Ley de
Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, publicada en el
Diario Oficial, Tomo No. 347, del 15 de mayo del 2001 y reformas a la Ley
mediante Decreto No. 244, publicado en el Diario Oficial No. 11, Tomo No. 350
del 15 de enero del 2001.
3/ Cuando existan convenios especiales que regulen de diferente manera las
formas de contratación de bienes y servicios, el MINED podrá emitir una
resolución modificativa específica.

MODELO DE FORMATO DE RESOLUCIÓN RAZONADA

MODELO DE SOLICITUD DE COTIZACIÓN

MODELO DE ANÁLISIS ECONÓMICO

MODELO DE ACTA DE ADJUDICACIÓN DE UN BIEN O
SERVICIO

MODELO DE ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

MODELO DE RECIBO (SI NO ES CONTRIBUYENTE OBLIGADO
DEL IVA)

MODELO DE FORMULARIO DE ACTA DE RECEPCIÓN DE
BIENES Y SERVICIOS

B. REGISTRO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS
TRANSFERIDOS POR EL MINED O DE OTROS INGRESOS.

PASO REPONSABLE ACTIVIDAD
1. Modalidad de En reunión de la modalidad acuerdan:
Administración Escolar • Autorizar el Libro de Banco de la cuenta
Local bancaria de las transferencias en la
primera pagina del libro, debiendo firmar
todos los miembros de la modalidad, y
• Llevar a legalizar a la Dirección
Departamental el libro de Ingresos y
Gastos de las transferencias y el de los
otros ingresos, según corresponda.
2. Presidente de la Se presenta a la Dirección Departamental
Modalidad de correspondiente a legalizar el Libro de Ingresos y
Administración Gastos de las operaciones financieras a
Escolar Local. efectuarse.
3. Director (a) Legaliza el Libro de Ingresos y Gastos de las
Departamental de operaciones financieras a efectuarse.
Educación. Lleva control de la autorización de los mismos.
4. Director (a) Una vez legalizado el libro lo entrega al
Departamental de Presidente de la modalidad.
Educación.
5. Presidente de la Entrega Libro de Ingresos y Gastos de las
Modalidad de transferencias y el de los otros ingresos, así
Administración Escolar como el Libro de Banco de la cuenta bancaria de
Local. las transferencias al Tesorero para que inicie el
registro de las operaciones financieras.
6. Tesorero de la Modalidad Recibe los libros legalizados.
de Administración Escolar
Local.
7. Tesorero de la Modalidad Confirma en el banco la disponibilidad financiera
de Administración Escolar de las cuentas.
Local.
8. Tesorero de la Modalidad En la parte superior del primer folio a utilizar por
de Administración Escolar cada transferencia o de otros ingresos del libro
Local. de ingresos y gastos correspondiente, debe
anotar el nombre y año de los fondos a registrar.
De igual forma en el Libro de Banco de la cuenta
de las transferencias, deberá anotar el número
de la cuenta a que corresponde el Libro, el
nombre del banco y el año.
9. Tesorero de la Modalidad Registra la cantidad de los fondos recibidos, en
de Administración Escolar la columna referente a Ingresos y también en la
Local. de saldos del Libro de Ingresos y Gastos (Anexo
15) y de igual manera en el Libro de Banco
correspondiente (Anexo 16).

10. Tesorero de la Modalidad Tesorero de la Modalidad de Administración
de Administración Escolar Escolar Local.
Local.
Todo gasto debe pagarse mediante cheque
(Anexo 17).
Cada vez que emita un cheque de pago, el
Tesorero debe:
• Considerar la aplicación de la Ley del
Impuesto sobre la Renta, principalmente
el Capítulo II, Art. 66.

• Registrar en el Libro de Ingresos y
Gastos y en el Libro de Banco, los
movimientos efectuados, en la parte que
corresponde a los Gastos ; llevando así
el control de todos los gastos y saldos
realizados en forma periódica, incluyendo
cheques emitidos a favor del Encargado
de Caja Chica.
11. Tesorero(a) de la Sella de pagado cada factura o recibo
Modalidad de cancelado, indica la fecha, cheque No., por el
Administración Escolar valor (US$), Banco y No. de cuenta (Anexo 18).
Local.
12. Tesorero de la Modalidad Totaliza los ingresos, los gastos y el saldo al
de Administración Escolar finalizar cada página del Libro de Ingresos y
Local. Gastos, indicando que pasa a la siguiente
página, y en la siguiente indicará que vienen
totales de la página anterior.

Mensualmente debe establecer el saldo; así
como también el acumulado anual.
13. Tesorero de la Modalidad Al final de cada mes, deberá hacer un resumen
de Administración Escolar de los egresos por concepto.
Local.
14. Tesorero de la Modalidad Deberá integrar un archivo por fuente de
de Administración Escolar financiamiento, ordenando cronológicamente los
Local. documentos legales que respaldan los ingresos
y egresos (Ver numeral 3 del literal G de la
Normativa).
15. Tesorero de la Modalidad Archiva documentos legales y financieros
de Administración Escolar (resguardando por cinco años los documentos
Local. de respaldo y por diez años los libros) para la
rendición de cuentas correspondiente.

MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE INGRESOS Y
GASTOS

MODELO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE BANCO

MODELO DE CHEQUE

MODELO DE SELLO ANEXO 18

C. REGISTRO Y CONTROL DE LOS DOCUMENTOS DE LOS OTROS
INGRESOS DEL CENTRO EDUCATIVO.

1. Modalidad de En reunión ordinaria acuerdan realizar los trámites
Administración para la impresión de los talonarios de recibos de
Escolar Local ingresos, antes de que inicie el año escolar.
2. Modalidad de Manda a una imprenta a elaborar los recibos
Administración prenumerados de ingresos, (sólo para CDE y ACE) en
Escolar Local dos series:
• Una para las contribuciones voluntarias o
cuotas de escolaridad (Anexo 19-A), otra para
las demás fuentes de ingresos. (Anexo 19-A)
3. Modalidad de Una vez impresos los recibos, entregan talonarios de
Administración las dos series, mediante control de numeración al
Escolar Local Tesorero de la modalidad.
4. Tesorero de la Recibe, firma control y resguarda los talonarios.
Modalidad
5. Tesorero o persona Emite recibo correspondiente por cada ingreso.
designada por la
modalidad Registra detalladamente en el libro de ingresos y
gastos, en la columna de ingresos y en orden
cronológico el concepto y el monto recibido.

Remesa íntegramente en las 24 horas hábiles
siguientes a la recepción de los fondos a la cuenta
corriente de la modalidad, dejando copia del
comprobante de remesa.
6. Tesorero o persona Al finalizar cada mes hará un resumen de los ingresos
designada por la percibidos de cada concepto
modalidad
7. Tesorero o persona En caso de perdida de recibos, la Administración
designada por la Escolar deberá registrar en acta oportunamente la
modalidad numeración de los recibos prenumerados extraviados.
8. Tesorero o persona Para el registro y control de los gastos de estos
designada por la fondos, deberá aplicar la normativa y procedimientos
modalidad establecidos para la ejecución de las transferencias;
así como aperturar caja chica.

MODELO DERECIBO DE INGRESOS (CONTRIBUCIONES
VOLUNTARIAS Y/O CUOTAS DE ESCOLARIDAD)

MODELO DE RECIBO DE INGRESOS (OTROS INGRESOS)

D. MANEJO DEL LIBRO AUXILIAR DE CAJA CHICA

1. Modalidad de Administración En reunión ordinaria acuerdan la creación de
Escolar Local Caja Chica, por un monto no mayor de US$
57.14, equivalente a ¢500.00, para efectuar
gastos menores de hasta US $22.85,
equivalentes a ¢ 200.00.
2. Secretario de la Modalidad Registra este acuerdo en el Libro de Actas
de la modalidad, indicando la finalidad de
uso de los fondos.
3. Modalidad de Administración Ordenan la impresión de vales
Escolar Local prenumerados para el control de la caja
chica (ver anexo 20).

Autorizan en el primer folio, el libro auxiliar
que tendrá que llevar para el registro de los
ingresos y gastos por el fondo que de caja
chica. Hacen entrega del libro auxiliar al
Tesorero para que lleve los registros
correspondientes al uso de los fondos.
4. Tesorero(a) de la Modalidad Elabora cheque a su favor por el valor de
de Administración Escolar US$ 57.14
Local. Solicita a los miembros que tienen firma
mancomunada, que firmen el cheque.
5. Tesorero(a) de la Modalidad Elabora recibo por el valor del cheque
de Administración Escolar especificando la finalidad de uso de los
Local. fondos.
Hace efectivo el valor del cheque.
6. Presidente(a) o Director(a) de Aprueba compra por Caja Chica y comunica
la Modalidad de al Tesorero.
7. Encargado de Compras: CDE Solicita fondos al Tesorero para realizar la
Concejal Padre de Familia compra.
ACE Secretario (a) CECE
Secretario (a)
8. Tesorero(a) de la Modalidad Elabora vale prenumerado especificando el
de Administración Escolar uso del dinero y la cantidad en letras y
Local. números.
Solicita al Encargado de Compras que firme
el vale.
9. Encargado de Compras: CDE Firma vale prenumerado y se lo devuelve al
Concejal Padre de Familia Tesorero.
Secretario (a)
10. Tesorero de la Modalidad de Entrega el dinero y archiva el vale.

11. Encargado de Compras: CDE Efectúa la compra y pide factura de
Concejal Padre de Familia consumidor final o recibo en casos
ACE Secretario (a) CECE eventuales debidamente firmado por quién
Secretario (a) recibe el pago.
12. Encargado de Compras: CDE Entrega factura o recibo al Tesorero como
Concejal Padre de Familia comprobante de la compra.
Secretario (a)
13. Tesorero de la Modalidad de Sella la factura o recibo con el sello de
Administración Escolar Local. PAGADO, escribe cancelado en el vale, se lo
anexa a la factura y los archiva.
14. Tesorero de la Modalidad de Al acumular el 80% o más en facturas y/o
Administración Escolar Local. recibos pagados, elabora solicitud de
liquidación de caja chica (Anexo 21)
anexando comprobantes de gasto.
Solicita a la Modalidad la reposición de
dichos fondos.
15. Modalidad de Administración Si la modalidad autoriza la reposición del
Escolar Local. 80% de los fondos para caja chica, de nuevo
se siguen los pasos del 4 al 14.
16. Tesorero de la Modalidad de Para la liquidación final de los saldos de los
Administración Escolar Local. fondos no habrá reintegro a Caja Chica, sólo
comprobación de los gastos.

MODELO DE LIQUIDACIÓN DE CAJA CHICA

1 / Si es factura anotar el número, si es recibo anotar el nombre de quién recibió el
dinero.

E. ELABORACIÓN DE CONCILIACIÓN BANCARIA

PASO REPONSABLE ACTIVIDAD0
1. Modalidad de • Solicita oportunamente cada mes al banco
Administración los estados de las cuentas bancarias.
Escolar Local. • Cuando se trate de la cuenta de las
transferencias, debe verificar contra el
Libro de Banco y la chequera para revisar
los cheques emitidos y concilia ambos
saldos.
Suma los saldos del libro de ingresos y
gastos de las diferentes transferencias,
cantidad que debe coincidir con el saldo
del libro de banco.
• Cuando se trate de la cuenta de los otros
ingresos, debe verificar contra el libro de
ingresos y gastos de esta fuente y la
chequera y concilia ambos saldos.
2. Tesorero(a) de la Elabora informe de conciliación bancaria (Anexo
Administración 22).
Escolar.
3. Presidente (a) o De no estar de acuerdo con el Estado Bancario,
Tesorero (a) de la deberá reclamar las inconsistencias ante el banco
Administración en un período no mayor de 10 días de haberse
Escolar. recibido el informe por parte del banco.

MODELO DE CONCILIACIÓN BANCARIA

F. RENDICIÓN DE CUENTAS Y LIQUIDACIÓN DE LOS RECURSOS
FINANCIEROS DEL CENTRO EDUCATIVO.

Las modalidades de administración escolar local deberá elaborar un informe anual de
rendición de cuentas y presentar la liquidación de fondos cuando se trate de las
transferencias por el Ministerio de Educación, ante la comunidad educativa y la
Dirección Departamental de Educación correspondiente.

Para los otros ingresos deben únicamente rendir un informe anual a la comunidad
educativa.

El informe anual de rendición de cuentas deberá contener los objetivos y metas
alcanzadas, el número de niños, niñas y jóvenes beneficiados, los ingresos recibidos,
los gastos realizados y saldo a la fecha del informe; todo lo anterior en función del Plan
Escolar Anual y presupuesto de la institución educativa.

A continuación, se presenta el procedimiento que las modalidades deben seguir para
elaborar y presentar la liquidación de los fondos transferidos por el MINED, detallando
paso a paso las actividades y responsables; así como el formato a utilizar:

1. Presidente de la Cuando se han agotado los fondos de una
Modalidad transferencia, convoca a reunión a la modalidad
para:
• Informar que se agotaron los fondos y
• Que conjuntamente con los otros miembros
con firma mancomunada prepararan la
liquidación y la presentaran a la Dirección
Departamental correspondiente.
2. Miembros con firma Ordenan toda la documentación de respaldo y de
mancomunada de la registro financiero por cada transferencia recibida
Modalidad de de acuerdo a los lineamientos contenidos en el
Administración Escolar formulario de liquidación.(Anexo 23)
Local.
3. Miembros con firma Llenan el formato de liquidación (Anexo 23).
mancomunada de la
modalidad de Elaboran el informe de rendición de cuentas, en el
Administración Escolar que se demuestre el cumplimiento de los objetivos
Local. y metas, número de beneficiarios atendidos y otros
indicadores.
4. Miembros con firma Presentan a la Dirección Departamental:
mancomunada de la • El formato de liquidación en original y copia
Modalidad de debidamente lleno, firmado y sellado,
Administración Escolar • Toda la documentación de respaldo en
Local. original, y
• Adjuntan el Informe de Rendición de
Cuentas en original.

5. Técnico de la Unidad de Revisa y sella toda la documentación que respalda
Administración de la la liquidación, registra en el sistema la información
Dirección correspondiente;
Departamental de
Educación. SI NO HAY OBSERVACIONES:
• Firma y sella de recibido el formulario de
liquidación,
• Archiva una copia del formulario de la auto
liquidación y el informe original de rendición
de cuentas en el expediente de la
modalidad,
• Devuelve original del formulario de
liquidación sellado y con firma de recibido;
así como el resto de la documentación
presentada a los miembros de la
modalidad.
SI HUBIERAN OBSERVACIONES:
• Imprime hoja de observaciones y determina
en ella la fecha de nueva presentación de
la liquidación,
• Entrega la hoja original a los miembros de
la modalidad,
• Guarda copia de la hoja de observaciones
en el expediente de la modalidad.
SI LA MODALIDAD DEBE REEMBOLSAR O
REINTEGRAR FONDOS:
• Archiva el cheque y copia de remesa de
reintegro y reembolso en el expediente de
la modalidad
• Orienta a que número de cuenta debe
elaborarse el cheque de devolución de
fondos e indica a donde deben
depositarlos.
6. Modalidad de Archiva la documentación de respaldo por un
Administración Escolar período de cinco años y los libros por un mínimo
Local. de 10 años.
7. Técnico de la Unidad de Envía copia de formato de la autoliquidación y
Administración de la cheques o remesas si lo hubieran al Pagador
Dirección Auxiliar Departamental
Departamental de
Educación.
8. Pagador Auxiliar Recibe y concilia la información para preparar su
Departamental. informe de caja y enviarlo junto con un listado de
los centros educativos que ha reembolsado o
reingresado anexando copia de cheque o remesa
a la Gerencia Financiera.
9. Gerencia Financiera Recibe cheques y remesas y realiza depósitos y

anotaciones correspondientes a las Direcciones
Departamentales de Educación.

Realiza, conciliaciones de las cuentas según la
fuente de financiamiento

Registra información de las 14 Direcciones
Departamentales de Educación.
10. Dirección Considera información para transferir el próximo
Departamental de año.
Educación

DOCUMENTACIÓN REQUERIDA A LAS MODALIDADES PARA
LIQUIDAR TRANSFERENCIAS

1.Formato de Liquidación debidamente lleno, firmado y sellado.

2. Convenio.

3. Recibo o recibos cuando tienen recibos complementarios.

4. Libro de Actas

5. Plan Escolar Anual y Plan de Compras (por Bono).

6. Libro de Ingresos y Gastos y Libro de Banco de la cuenta de las transferencias.

7. Chequera (s).

8. Ultima Conciliación Bancaria.

9. Ultimo Estado de Cuentas.

10. Cotizaciones firmadas y selladas por el Proveedor.

11. Cuadros de Análisis Económico y Técnico (compra después de US$ 1,440.00).

12. Orden de Compra de Bienes y Servicios.

13. Actas de Recepción de Bienes y Servicios.

14. Comprobantes de Gasto (Facturas de Consumidor Final y/o Recibo con sello de
pagado).

15. Contratos de Bienes y/o Servicios.

16. Si han constituido Caja Chica deberán presentar el libro auxiliar correspondiente,
los comprobantes de ingreso y gasto y demás documentos que señala el
Documento Paso a Paso 4.

17. Inventario (cuando haya compra de mobiliario y/o equipo).

18. Cuando fueren bienes y/o servicios utilizados para actividades culturales y
educativas, deberán evidenciar la recepción de los mismos mediante un listado
que contenga el nombre de la actividad, lugar, fecha, nombre, número de DUI y
firma de los participantes.

19. Para el Bono de Alimentación el Informe Mensual de alimentos.

20. Para el Bono de Asistencia Administrativa contrato de servicios, informe mensual
de asistencia técnica.

21. Adjunto a la liquidación de gastos, deberán presentar un Informe de Rendición
de Cuentas que contenga los beneficios alcanzados con cada Bono,
cumplimiento del objetivo, la población beneficiada.

DOCUMENTOS QUE DEBERÁ CONSIDERAR EL TÉCNICO QUE
LIQUIDARÁ TRANSFERENCIAS 2001

INSTANCIA DEPARTAMENTAL

1. Convenio General y Recibos por financiamiento firmado y sellado.

2. Documento 4, Paso a Paso en la Administración y rendición de cuentas de las
transferencias financieras del estado y otros ingresos incluidos provenientes de
las contribuciones voluntarias de los padres de familia y/o cuotas de escolaridad;
y otros documentos específicos que respalden los diferentes bonos.

3. Instructivo MINED No. 001/2001.

4. Resoluciones vigentes que modifican al Instructivo MINED No. 001/2001.

5. Proyectos para Bono: Juventud para Escuelas Abiertas, Alegría, CRA y Planes
de Desarrollo Profesional Docente.

6. Listado de centros educativos beneficiados por cada una de las diferentes
transferencias, especificando el nombre correcto de la transferencia, que incluya
código, tipo de modalidad, nombre del centro educativo, monto transferido,
fuente de financiamiento.

7. Listado de Bonos codificados nombre, fuente de financiamiento.

8. Expedientes de las modalidades para confrontar documentos e información.

9. Nombre y número de las cuentas a las cuales deberán hacerse los reintegros y
reembolsos de los diferentes bonos.

MINISTERIO DE EDUCACION

GERENCIA ADMINISTRATIVA

CUADRO RESUMEN DEL GASTO DE LOS FONDOS RECIBIDOS
AÑO __________

DOCUMENTO 5

V. PASO A PASO PARA EL REGISTRO Y CONTROL
DE LOS BIENES: LIBROS, MUEBLES E
INMUEBLES DE LOS CENTROS EDUCATIVOS

INTRODUCCIÓN

El documento Paso a Paso en el Registro y Control de los Bienes: Libros, Muebles e
Inmuebles de los Centros Educativos, contiene las normas y procedimientos que se
deberán aplicar, cuando por cualquier circunstancia se tengan que efectuar “cargos,
traslados, descargo de bienes y codificación de libros, muebles, equipo y otros”.

Estos procedimientos les permitirán un mejor control de los bienes del Centro Educativo;
así como también mantener actualizado sus inventarios.

A manera de “Consejo”, no olvides hacer uso de estos instrumentos siempre que
amplíen o reduzcan los bienes que administra la Modalidad correspondiente.

I.INORMATIVA GENERAL DE FUNCIONAMIENTO

A. Las Modalidades de Administración Escolar Local están obligadas a
administrar el mobiliario, equipo, libros e inmuebles del centro educativo, que
adquieran bajo cualquier concepto. En el caso de los CECE se aplica
únicamente a los bienes adquiridos a través del Ministerio de Educación o
con fondos de las Transferencias que el MINED hace a las Modalidades de

B. Los Consejos Directivos Escolares y/o Asociaciones Comunales para la Educación
deben recibir y entregar conforme inventario, el mobiliario, equipo, libros de la
institución educativa, cuando el Director(a) Presidente(a) o la Modalidad asuma o
cesen en sus funciones (Art. 36, literal n del Reglamento de la Ley de la Carrera
Docente, Instructivo del Sistema de Registro y Control de los Bienes del Ministerio
de Educación y Art. 23 del Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales
para la Educación); debiéndose constar en el Libro de Actas del centro escolar.
Para registrar y actualizar el inventario deberán utilizarse los formularios Anexos
AF-11 y/o AF-13.

C. Al finalizar cada año calendario, las Modalidades de Administración Escolar Local,
deberán reportar sus inventarios actualizados a la Dirección Departamental
correspondiente.

D. En el caso de que en un centro educativo haya disolución de una modalidad y se
organice otra, los bienes serán transferidos a la nueva modalidad o al MINED
mediante acta de traspaso, mientras se legaliza la nueva modalidad, en las
condiciones en que se encuentren a ese momento.

E. La infraestructura de los centros educativos oficiales no podrá utilizarse para
ninguna actividad ajena a la labor educativa y que no sea organizado por el Consejo
Directivo Escolar o por la Asociación Comunal para la Educación, salvo en aquellos
casos donde por Decreto Legislativo se autorice su uso.

F. Para codificar el mobiliario, libros y equipo del centro educativo, se utilizará el
Manual de Codificación de Bienes del MINED.

G. Para una mejor administración de los bienes, los Consejos y/o Asociaciones
Comunales, deberán cumplir con lo estipulado en el Instructivo del Sistema de
Registro y Control de los Bienes del Ministerio de Educación, para el nivel Local.

XXXII.LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE LOS BIENES, LIBROS,
MUEBLES E INMUEBLES

Las Modalidades de Administración Escolar Local Consejo Directivo Escolar (CDE),
Asociación Comunal para la Educación (ACE) y Consejo Educativo Católico Escolar
(CECE); esta última cuando sea favorecido con bienes proporcionados directamente por
el MINED o adquieran bienes por medio de una transferencia de fondos del MINED;
administraran los bienes de las instituciones educativas debiendo entregar los
inventarios al final de cada año calendario, los cuales serán enviados al Técnico
responsable de activo fijo en la Dirección Departamental correspondiente, este reporte
se acompañará de copias de los documentos de traslados y descargos realizados en el
transcurso del año; además, las modalidades deben quedarse con las originales en su
archivo, como respaldo.

A continuación se describen paso a paso los procedimientos para el registro de los
cargos, traslados y descargos de bienes libros, muebles y equipo:

A. CARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS

1. Presidente o Director de En reunión de la modalidad, informa a la
la Modalidad de Modalidad de Administración Escolar Local, la
Administración Escolar existencia física y/o documento de adquisición de
Local. bienes, el cuál será inventariado.
2. Director del Centro Verifica existencia, codifica en base al Manual de
Educativo. Codificación de Bienes del MINED (apéndice 2 del
Instructivo) y actualiza el inventario (Formulario
AF-11 y/o F-13).
3. Presidente o Director de En reunión de la modalidad, presenta para
la Modalidad de aprobación y firma el inventario actualizado.
Administración Escolar
Local.
4. Modalidad de Firman la actualización del inventario (Formulario
Administración Escolar AF-11 y/o F-13).
Local.
5. Presidente o Director de Remite copia del inventario actualizado al Técnico
la Modalidad de de Activo Fijo Departamental correspondiente para
Administración Escolar su registro.
Local CDE, ACE o
CECE. Entrega el inventario al Secretario para su archivo.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN FORM. AF-11

ACTIVO FIJO

MODELO DE INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LA
INSTITUCIÓN

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DONDE SE REGISTRA EL
INVENTARIO DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Se anotará tal como está nombrada
oficialmente la institución.

CÓDIGO DE LA INFRAESTRUCTURA: se pondrá el número que ha sido asignado a la
institución educativa.

TIPO DE CARGO: se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el bien
por la institución educativa en la forma siguiente:

Entrega del Ministerio.......................................1-1
Donaciones.......................................................1-2
Compra con actividades de la escuela.............1-3
Bonos................................................................1-4

CÓDIGO Y CORRELATIVO: se anotarán los cuatro dígitos de la clase del bien según
instructivo y su correlativo según la cantidad de bienes adquiridos.

CARACTERÍSTICAS: Se especificarán los detalles tales como: tipo de bien, marca,
serie, modelo u otros que identifiquen el bien.

ESTADO FÍSICO: se anotará la cantidad de muebles de conformidad al estado en que
se encuentren:

BUENO (B)
REGULAR (R)

FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año en que la institución adquirió el
bien.

CANTIDAD: se anotará el número de unidades de una sola clase de bienes.

VALOR UNITARIO: se anotará el precio del bien.

VALOR TOTAL: se obtendrá de multiplicar el precio unitario por la cantidad de
determinado tipo de bienes.

CLAVE: se marcará con la letra (R ) si el valor es real y con la letra (E) si el valor es
estimado.

FIRMA: en este espacio firmarán todos los miembros representantes de la
institución educativa.

NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le
corresponde la firma del espacio superior; en caso del CDE, será el Tesorero y

de la ACE el Presidente (en el espacio sector padre de familia); en el caso del
sector alumno se ubicará si existe representante de éste.

SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa,
que ha sido anotado al inicio del presente.


ACTIVO FIJO

MODELO DE INVENTARIO BIBLIOGRÁFICO

INSTRUCCIONES PARA PRESENTAR EL INVENTARIO

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: se anotará tal como está nombrada

CÓDIGO DE LA INTITUCIÓN: se pondrá el número que ha sido asignado a la
institución.

TIPO DE CARGO: se especificará la clase de cargo, según como fue adquirido el bien
por la institución educativa en la forma siguiente:

Entrega del Ministerio................................................1-1
Donaciones................................................................1-2
Compra con actividades de la Escuela......................1-3
Bonos.........................................................................1-4

CÓDIGO DEL LIBRO Y CORRELATIVO: se anotarán los tres dígitos de la clasificación
del libro de acuerdo a la materia que trate, según Manual de Codificación y su
correlativo, según la cantidad de libros adquiridos.

TÍTULO: anotar el nombre del libro asignado por el o los autor(es), identificando en la
portada o su reverso.

AUTOR: anotar el nombre de la institución o persona(s) responsable de la obra. En
caso sean más de dos autores, se anote el primer nombre, más la frase; y otros.

ESTADO FÍSICO: se anotará la cantidad de libros de conformidad al estado en que se
encuentren: Bueno (B) Regular (R)

FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año en que la institución adquiere
el bien.

VALOR UNITARIO: valor de adquisición de los libros.

CANTIDAD: se anotará el número de unidades de un mismo libro, según su
clasificación.

determinado libro.

CLAVE: se marcará con la letra (R) si el valor es real y con la letra (E) si es estimado.

NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponde la
firma del espacio superior, en caso de CDE, será el Tesorero y de la ACE el Presidente
(en el espacio sector Padre de Familia); en el caso del sector Alumno se ubicará si
existe representante de éste.

SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa, que ha
sido anotado al inicio del presente.

B. TRASLADO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS

1. Modalidad de Envía nota de solicitud de traslado de
Administración Escolar bienes.
Local, solicitante
2. Modalidad de Recibe solicitud y en reunión colegiada
Administración Escolar acuerdan traslado de bienes; y autorizan al
Local, otorgante. Presidente o Director, al Tesorero y al
Secretario, para firmar el Formulario AF-9.
3. Secretario de la Modalidad Registra este acuerdo en el acta de la
de Administración Escolar reunión, la cual deben firmar todos los
Local. presentes (Anexo 11).
4. Modalidad de Reciben Bienes y si todo corresponde a lo
Administración Escolar especificado en el Formulario AF-9, lo firma
Local receptora. el Presidente de la institución receptora.
5. Presidente o Director de Remite copia de autorización de traslado
Modalidad de (Formulario AF-9) al Técnico de Activo Fijo
Administración Escolar Departamental.
Local, otorgante.
Entrega el original al Secretario para su
archivo correspondiente.
6. Técnico de Activo Fijo Procede a realizar el cargo y descargo
Departamental. respectivo.

ACTA DE TRASPASO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS

(Libro de Actas del Centro Escolar)

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE

TRASLADO DE MOBILIARIO

II.GENERALES:

1.Número Correlativo: el formulario deberá ser numerado en orden subsiguiente.

2.Procedencia: deberá anotarse el nombre de la dependencia o institución que posee el
bien(es).

3.Destino: deberá anotarse el nombre de la dependencia o institución educativa hacia
donde se traslada el bien(es).

4.Tipo de movimiento: deberá de marcarse con una “X” en el espacio que identifica el
tipo de traslado.

XXXIII.CARACTERÍSTICAS:

Clase de Bien: deberá anotarse el nombre del bien.

• Número de Inventario: deberá anotarse el código que posee el bien.

• Marca: deberá anotarse la marca del bien si la posee.

• Serie: se coloca el número de serie del bien si lo posee.

NOTA: para las Modalidades de Administración Escolar Local, sólo se llenará un
original y dos copias, el original quedará en poder de la dependencia que entrega y las
copias, una para quien recibe y la otra para la Departamental.

Para las Unidades Administrativas Centrales y Departamentales, este formulario
constará de un original y tres copias, que serán distribuidas así. Original para quien
autoriza el traslado y las copias para el Departamento y/o Unidad de Activo Fijo,
personal de vigilancia y personal que retira el bien.

C. DESCARGO DEL MOBILIARIO, EQUIPO Y LIBROS

1. Presidente o Director de la Determina la utilidad del bien(es).
Modalidad de Administración
Escolar Local. Si se trata de pérdida de un bien,
investiga el faltante y denuncia a la
Policía Nacional Civil.
2 Presidente o Director de la Convoca a reunión extraordinaria a los
Modalidad de Administración miembros de la Modalidad para informar
Escolar Local. ya sea sobre la utilidad de un bien (es) o
sobre la pérdida. Acuerdan reunirse
posteriormente para tomar decisión
sobre el descargo.
3. Modalidad de Administración Verifican físicamente el estado del
Escolar Local. bien(es), si se trata de bienes inservibles;
Si se trata de una pérdida, investigan el
faltante y le dan seguimiento a la
denuncia a la Policía Nacional Civil, para
determinar responsabilidades.
4. Modalidad de Administración En reunión acuerdan descargar el bien,
Escolar Local. dejando tal decisión asentada en acta
correspondiente, la cual firman todos los
presentes.
5. Modalidad de Administración Firman solicitud de descargo por
Escolar Local. inservible o pérdida (formulario AF-12),
describiéndose en él todas las
características del bien(es) a descargar.
6. Presidente(a) o Director(a) de Envía copia de solicitud de descargo
Modalidad de Administración (AF-12) a la Dirección Departamental de
Escolar. Educación correspondiente.
Entrega original al Secretario para su
archivo correspondiente.
7. Dirección Departamental Recibe solicitud de descargo y la
margina al Técnico de Activo Fijo
Departamental.
8. Técnico de Activo Fijo Recibe solicitud, la ratifica y procede a
Departamental. realizar trámite ante la Comisión de
descargo Departamental.

Informa a la modalidad por escrito sobre
la resolución tomada.

Actualiza inventario.


ACTIVO FIJO

SOLICITUD DE DESCARGO DE MOBILIARIO Y EQUIPO
ESCOLAR

INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO DE DESCARGO DE
MOBILIARIO Y EQUIPO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA: se anotará tal como está nombrada

CÓDIGO DE LA INSTITUCIÓN: se pondrán los números que han sido asignados para
cada una de las instituciones educativas (según refrenda anterior).

TIPO DE DESCARGO: se especificará la clase de descargo, en la forma siguiente:

Inservible....................2-1
Robo...........................2-2

CÓDIGO Y CORRELATIVO: se anotarán los cuatro dígitos de la clase de bien, según
Manual de Codificación y su correlativo, según la cantidad de bienes adquiridos.

CARACTERÍSTICAS: se especificarán los detalles tales como: marca, serie, modelo,
color, medidas u otros que identifiquen el bien.

FECHA DE ADQUISICIÓN: se anotará el día, mes y año que la institución adquirió el
bien.

CANTIDAD: se anotará el número de unidades de una sola clase de bienes.

VALOR UNITARIO: se anotará el precio del bien.

determinado tipo de bienes.

FIRMA: en este espacio firmarán todos los miembros representantes de la institución
educativa.

NOMBRE: aquí se anotará el nombre completo de la persona a quien le corresponda la
firma del espacio superior; en caso del CDE, será el Tesorero y la ACE, el Presidente
(en el espacio sector padre de familia); en el caso del sector alumno se ubicará si existe
representante de éste.

SELLO: deberá estamparse el sello correspondiente de la institución educativa que ha
sido anotado al inicio del formulario.

XXXIV.PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE
INMUEBLES:

El Ministerio de Educación, podrá adquirir bienes inmuebles por medio de donaciones,
comodatos iguales o mayores a treinta y cinco años o por compra venta, los cuales
deben legalizarse y registrarse para su control.

A continuación se presentan los procedimientos para legalizar y registrar una donación,
un comodato o una compra venta de un inmueble.

A. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE UNA DONACIÓN DE INMUEBLE AL RAMO
DE EDUCACIÓN

Se entenderá por donación, a la acción de una persona natural o jurídica de dar
gratuitamente un inmueble de su propiedad al Ramo de Educación, para que ahí
funcione un centro educativo.
En lo que se refiere a la titulación del inmueble donado, esto se da cuando los
propietarios carecen de Escritura Pública que no esta inscrita en el Registro de la
Propiedad Raíz a su favor o presentan un documento privado, entonces se seguirá el
trámite de titulación a través de la Fiscalía General de la República, a efecto de tramitar
el respectivo título para su registro en el Registro de la Propiedad Raíz.

1. Modalidad de Gestiona con el propietario del inmueble la
Administración Escolar donación.
Local Llenan la oferta de donación, anexando de
acuerdo al propietario de que se trate, la
documentación que se señala en el Anexo 2 de
este procedimiento.

2. Modalidad de Presenta al Departamento de Asesoría Jurídica del
Administración Escolar MINED, la documentación para el trámite
Local correspondiente.

3. Departamento de Revisa y si todo esta correcto la recibe.
Asesoría Jurídica
Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde el MINED
acepta el inmueble donado, para firma del Titular
del Ministerio de Educación

Una vez firmado el Acuerdo, procede a elaborar
Escritura Pública y solicita la firma de la Escritura a
la Fiscalía General de la República.

4. Departamento de Presenta para registro y control un testimonio a:
Asesoría Jurídica • Fiscalía General de la República

• Propietario del inmueble
• Oficina de Activo Fijo
• Asesoría Jurídica

Presenta un Testimonio de la Escritura al Registro
de la Propiedad Raíz, para ser inscrita a favor del
Estado de El Salvador, en el Ramo de Educación.

5. Oficina de Activo Fijo Registra en el sistema el testimonio y archiva el
documento para su control.

DOCUMENTOS QUE RESPALDAN UN TRAMITE DE DONACIÓN:

DONACIONES DE PERSONAS NATURALES:

1.Llenar la oferta de donación por él
o los donantes.
2.Fotocopia de antecedentes de la
donación.
3.Fotocopia de DUI.
4.Fotocopia de NIT.

DONACIONES POR ALCALDÍAS MUNICIPALES:

1.Certificación del Acuerdo del Concejo Municipal en el que acuerdan
hacer la donación, dicho documento debe contener lo siguiente: medidas
y colindancias de sus cuatro rumbos, ubicación, área, extensión, valúo y
designar al señor Alcalde para que firme la escritura de donación a favor
del Ministerio de Educación.
2.Fotocopia de antecedente de donación.
3.Fotocopia de la credencial del Alcalde.
4.Fotocopia de DUI.
5.Fotocopia de NIT de la Alcaldía.

DONACIONES DE LAS ASOCIACIONES COOPERATIVAS DE LA REFORMA
AGRARIA:

1.Certificación del Punto de Acta en donde la Asociación acuerda hacer la donación.
2.Dicho documento debe contener lo siguiente: ubicación, área de extensión y designar
al Presidente de la Cooperativa para firmar la escritura de donación a favor del
Ministerio de Educación.
3.Fotocopia del antecedente de donde se hará la desmembración.
4.Fotocopia de la DUI del Presidente de la Cooperativa.
5.Fotocopia de credencial extendida por el jefe del Departamento de Asociaciones
Agropecuarias del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
6.Fotocopia de Estatutos de la Asociación Cooperativa.
7.Fotocopia del NIT de la Cooperativa.
8.Fotocopia de la personería jurídica de la Cooperativa, extendida por el Ministerio de
Agricultura y Ganadería.
9.Fotocopia del Acuerdo del Acta del ISTA, en donde el ISTA autoriza a la Asociación
Cooperativa la donación del inmueble al Ministerio de Educación, manifestando su
ubicación, área, además el ISTA se compromete a desgravar la porción a donar y
autorizar al Presidente para firme la escritura la Escritura de Desgravación.
10.Fotocopia de la escritura de desgravación de la porción a desgravar otorgada por el
ISTA a favor de la Cooperativa donante.

DONACIONES DE PERSONAS JURÍDICAS O ASOCIACIONES:

1.Certificación del punto de acta donde la Sociedad donante acuerda la donación. Dicho
punto de acta debe contener lo siguiente: medidas y colindancias de sus cuatro rumbos,
ubicación, área de extensión y valuó del inmueble, designar al representante legal de la
Sociedad para que firme la respectiva escritura pública de donación a favor del
Ministerio de Educación.
2.Fotocopia de la escritura de constitución de la Sociedad.
3.Fotocopia de la credencial del Representante Legal de la Sociedad.
4.Fotocopia de DUI del Representante Legal.
5.Fotocopia del NIT de la Sociedad.
6.Fotocopia del antecedente de donde se desmembrará la porción a donar.

DONACIONES ESPECIALES: (No hay antecedente escrito)

1.El donante debe comprobar que la posesión, uso y dominio del inmueble a donar la ha
ejercido por más de diez años consecutivos de manera quieta.

B. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DEL COMODATO DE UN INMUEBLE A FAVOR
DEL RAMO DE EDUCACIÓN

Se entenderá por comodato, al préstamo gratuito de un inmueble que una Persona
Jurídica (Alcaldías Asociaciones o Sociedades) hace al Ramo de Educación, para que
ahí funcione un centro educativo, por un período no menor de treinta y cinco años.

1. Modalidad de Gestiona con el propietario del inmueble el
Administración Escolar préstamo o comodato para que ahí funcione el
Local centro educativo.

Cuando ya existe acuerdo presentan la
documentación (que se cita en el anexo 2) al
Departamento de Asesoría Jurídica para el
trámite correspondiente.

2. Departamento de Revisa documentación y si todo esta correcto
Asesoría Jurídica la recibe.

Elabora Acuerdo Ejecutivo en donde se recibe
en calidad de comodato el inmueble, del Titular
del Ministerio de Educación.

Una vez firmado el Acuerdo, procede a
elaborar Escritura Pública.

Solicita firma de la Fiscalía General de la
República.

3. Departamento de Presenta para archivo y control un Testimonio
Asesoría Jurídica a:
• La Fiscalía General de La
República
• Al propietario del inmueble
• A la Oficina de Activo Fijo
• Al Departamento de Asesoría
Jurídica

Presenta también un Testimonio al Registro de
la Propiedad Raíz, para su marginación.

4. Oficina de Activo Fijo Registra en el sistema el testimonio y archiva
el documento para su control.

C. LEGALIZACIÓN Y REGISTRO DE LA COMPRA VENTA DE UN INMUEBLE A
FAVOR DEL RAMO DE EDUCACIÓN

Se entenderá por compra venta, a la adquisición de un inmueble mediante pago que
hace el Ramo de Educación, a una Persona Natural o Jurídica, para que ahí funcione
un centro educativo.

1. Modalidad de Administración Gestiona con el propietario del
Escolar Local inmueble la compra venta, para que
ahí funcione el centro educativo.
Cuando ya existe acuerdo, y el
propietario ha fijado el precio de venta,
presentan la oferta a los Titulares del
Ramo de Educación.

2. Titulares del Ramo de Educación Recibe oferta y margina a la Gerencia
de Educación Administrativa para gestionar
financiamiento.

3. Gerencia Administrativa Verifica si hay posibilidad de
financiamiento,
Si hay, envía solicitud de valuó del
inmueble a la Dirección de
Infraestructura.

4. Dirección Nacional de Diseño e Verifica si el inmueble reúne las
Infraestructura condiciones necesarias para que
funcione ahí un centro educativo.
Investiga precios de propiedades de
zonas aledañas y en la Alcaldía de la
jurisdicción del inmueble para
determinar si el precio es justo.

5. Dirección Nacional de Diseño e Si el inmueble reúne las condiciones y
Infraestructura el precio es justo, pasa a la Gerencia
Administrativa para el trámite
correspondiente de gestión de fondos
para el pago.

Si determina que el precio del inmueble
no es justo, recomienda a la Gerencia
Administrativa, para que solicite valuó
a la Dirección General del
Presupuesto.

6. Gerencia Administrativa Si la modalidad de administración
escolar local cuenta con fondos para el
pago, emite Resolución autorizando la
compra venta del inmueble.

Si no se cuenta con fondos, elabora
solicitud ante el Ministerio de
Hacienda.

Una vez se cuenta con el
financiamiento, pasa el caso al
Departamento de Asesoría Jurídica
para el correspondiente trámite de
legalización y registro de la Escritura
Pública. (Ver procedimiento de
donación).

DOCUMENTO 6

VI. PASO A PASO EN EL MANTENIMIENTO Y/O
CONSTURCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA
EDUCATIVA, MOBILIARIO Y EQUIPO.

INTRODUCCIÓN

El Centro Educativo es un lugar muy importante en la comunidad, en sus aulas se
aprende a leer y escribir, a conocer la historia y a encontrar explicaciones sobre los
fenómenos externos; en sus Instalaciones, también se socializa y se comparte con otros
seres humanos.

Pero con el correr de los años, esas instalaciones sufren desgaste y hasta deterioro si
no se les brinda el mantenimiento debido, lo cual impediría que otras generaciones
puedan beneficiarse de ellas.

Por lo que es necesario promover en los usuarios una cultura de conservación de los
Centros Educativos, fundamentada en un marco de valores orientados a desarrollar y
fortalecer el sentido de pertenencia mediante la participación creativa, responsable y
comprometida de la comunidad, para que a través del trabajo cooperativo se desarrollen
actividades innovadoras y permanentes de mantenimiento de la infraestructura.

En el presente documento se presentan las normas básicas y procedimientos que
deben considerar la comunidad educativa, en la ejecución de obras de mantenimiento
(preventivo y correctivo), rehabilitación y/o construcción de la infraestructura escolar.

I.MARCO CONCEPTUAL

Para poder referirnos al mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y/o equipo
escolar, primero debemos precisar que se entiende por mantenimiento, su propósito y la
importancia de la participación de los actores principales desde el planeamiento hasta la
ejecución del mismo.

¿En qué consiste el mantenimiento de la infraestructura, mobiliario y equipo del centro
educativo?

Es el proceso que permite conservar el estado físico original de operación o
funcionamiento y del diseño del inmueble, instalaciones, equipo y mobiliario del centro
educativo.

¿En que consiste el mantenimiento preventivo?

Es un proceso continuo de tareas o acciones planificadas para mantener la
infraestructura escolar, mobiliario y equipo en buen estado de funcionamiento, en su
condición y apariencia original; así como prevenir las necesidades de reparación y
prevenir mayores daños en caso de desastres naturales, por ejemplo:

Tareas diarias: 1. Barrer y trapear; 2. Limpiar y lavar servicios sanitarios, urinarios,
bebederos; 3. Limpiar el terreno para evitar acumulación de basura; 4. Vaciar
recipientes de basura, hacer uso de composteras, prácticas de reciclaje de basura y el
resto enterrarla; 5. Limpiar ventanas; 6. Sacudir mobiliario y equipo, etc.

Tareas semanales: 1. Revisar pisos, paredes, techos; 2. Revisar cerraduras y bisagras;
3. Revisar el mobiliario: sillas desajustadas, clavos o tornillos en pizarras, pupitres,
estantes, mesas, etc.; 4. Revisar equipo: cables, focos, etc.; 5. Revisar tanque de agua,
cañerías, grifos; 6. Revisar tomas eléctricos, lámparas, focos, cajas oxidadas, falta de
tornillos, placas quebradas; 7. Revisar puertas, ventanas, etc. Para determinar
necesidades de mantenimiento.

Tarea quincenal: Mantenimiento a reservorios.

Tareas mensuales: 1. Revisar muros y canales de desagüe; 2. Revisar cercas
perimetrales; 3. Revisar cubiertas de techo; 4. Revisar cimentaciones y drenajes de
aguas lluvias; 5. Limpieza del equipo, etc., para determinar necesidades de
mantenimiento.

Tareas anuales: 1. Pintar el centro educativo; 2. Reparar y pintar mobiliario con barniz;
3. Fumigar paredes, pisos y techos; 4. Revisión de fosa séptica, pozo de absorción o
campo de riego.

¿En qué consiste el mantenimiento correctivo?

Son los trabajos de reparaciones mayores de la infraestructura, mobiliario y equipo, las
cuales requieren mayor tratamiento y especialización, trabajos orientados a la
corrección de fallas de los elementos constructivos para restablecerlos a sus
condiciones normales de funcionamiento.

¿Qué debe entenderse por construcción de infraestructura?

Construcción de las instalaciones educativas por reemplazo o ampliación de áreas de
una infraestructura educativa:

REEMPLAZO

Centros Educativos acreditados que carecen de infraestructura adecuada y necesitan la
construcción completa de las instalaciones físicas.

AMPLIACIÓN

Ampliar o extender las instalaciones físicas de un centro educativo acreditado.

XXXV.NORMATIVA GENERAL PARA EL MANTENIMIENTO Y
CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

1.El MINED velará por que las instituciones oficiales posean la infraestructura y el
mobiliario indispensable para desarrollar el proceso educativo.

2.Para la Construcción o Ampliación de la Infraestructura Educativa corresponde al
MINED, por medio de la Dirección de Diseño y Supervisión de Infraestructura, normar,
controlar, autorizar, evaluar, coordinar, ejecutar, monitorear, supervisar, brindar
asistencia técnica, todo lo relacionado con la infraestructura educativa (espacios
arquitectónicos de los centros educativos).

3.Los Consejos Directivos Escolares, las Asociaciones Comunales para la Educación y
los Consejos Educativos Católicos Escolares, son responsables de
planificar, presupuestar y administrar los recursos destinados al mantenimiento
preventivo del edificio escolar, los padres y madres de familia, alumnos, docentes
deberán organizarse en comités de mantenimiento preventivo escolar.

4.Las inversiones en obras de infraestructura física ejecutadas en los edificios escolares
públicos, constituyen “inversiones públicas” y se regirán por las normas técnicas de
control interno de la Corte de Cuentas de la República.

5.Las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE, ACE y CECE) podrán invertir
en mantenimiento preventivo o correctivo de la infraestructura del edificio escolar previa
aprobación por el MINED y cuando el inmueble sea propiedad del Estado en el Ramo
de Educación, comodatos por 35 años o más a favor de éste o cuenten con ofertas de
donación o de comodatos y estén en trámite en el Departamento Jurídico del MINED.

6.Para la construcción de la infraestructura del edificio escolar deberá considerarse la
normativa del diseño del MINED, la legalidad del terreno, las condiciones físico-
ambientales, la orientación Norte-Sur de las edificaciones; así como también, deberá
respetarse los diseños tipos vigentes del MINED en los diferentes niveles educativos
(Parvularia, Básica, Media y Especial).

7.El color oficial de los edificios escolares públicos será azul bandera, a una altura de
repisa de ventana (1.40 mts.) y blanco la parte superior, en el caso del interior de las
aulas estas serán pintadas de color blanco totalmente, a la altura de repisa de ventanas
será de aceite y el resto de agua, salvo consideraciones especiales (patrimonio cultural,
inmuebles privados, etc.).

8.En el caso de la Educación Especial, los espacios siguen las normas generales
aplicables a los espacios de Educación Parvularia y Básica en cuanto a la forma,
dimensiones, iluminación, ventilación, etc., especificándose cambios en aspectos de
seguridad para el desplazamiento de los alumnos en aulas y zonas de circulación, así
como en el área de servicios sanitarios. También deben considerarse rampas en todas
las áreas de la escuela, deben evitarse las excesivas diferencias del nivel con los
demás espacios del centro educativo y con terrenos colindantes.

9.Ninguna de las Modalidades de Administración Escolar Local (CDE ACE y CECE)
pueden autorizar el uso de terrenos educativos para que instituciones públicas, privadas
u ONG´S instalen tuberías, drenajes tendidos eléctricos o de telefonía en general o
rótulos de publicidad, afectando la seguridad de la comunidad educativa y las
instalaciones del edificio escolar.

10.Para la construcción de espacios físicos recreativos, jardines, etc., deben
considerarse los porcentajes normados por el MINED para cada nivel educativo.

11.Los terrenos ofrecidos en donación o comodato deberán cumplir condiciones y áreas
mínimas y esto dependerá de la población escolar y el nivel educativo que se pretende
atender:
90 alumnos = 1,260 M2
180 alumnos = 2,520 M2
360 alumnos = 5,040 M2
Otros = consultar al MINED

12.Las modalidades de administración escolar local, deben destinar en su presupuesto
quinquenal y anual, fondos para el mantenimiento preventivo escolar, los cuales deben
ser invertidos exclusivamente en ello.

XXXVI.PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO Y
CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA

r. MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO

El mantenimiento preventivo escolar, tiene como objetivos prevenir el deterioro de la
infraestructura, mobiliario y/o equipo, a fin de conservarlo en óptimas condiciones de
funcionamiento, distribución adecuada de la infraestructura, higiene y ornato para
contribuir con la calidad de la educación; así como promover la participación
permanente y organizada de la comunidad educativa.

A continuación se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:

1. Modalidad de Administración Levanta un inventario de desperfectos o
Escolar Local daños de las instalaciones, mobiliario y
equipo del Centro Educativo elaborando
ficha de inventario de daños (Anexo 1)
apoyándose del mapa escolar.

2. Modalidad de Administración Organiza a la comunidad educativa en
Escolar Local comité de mantenimiento los cuales
rotarán en el año escolar (Anexo 2).

3. Modalidad de Administración Priorizan y cuantifican de acuerdo a
Escolar Local y Comité de recursos disponibles las obras a realizar.
Mantenimiento Preventivo
Escolar Elaboran el Plan Anual de Trabajo de
Mantenimiento Preventivo del centro
educativo (Anexo 3), el cual es incluido en
el PEI y Plan Escolar Anual.

4. Modalidad de Administración Ejecuta actividades contempladas en el
Escolar Local y Comité de Plan Anual de Trabajo de Mantenimiento
Mantenimiento Preventivo Preventivo, con calidad.
Escolar
5. Modalidad de Administración Informa a la comunidad educativa de
Escolar Local los avances del Plan Anual de
Trabajo de Mantenimiento Preventivo.

6. Dirección Departamental de
Educación, por medio de sus Da seguimiento a las actividades
Técnicos de Enlace. establecidas en el Plan.

Informa de cualquier irregularidad a la
Dirección de Diseño y Supervisión de

Infraestructura Educativa.

7. Dirección de Diseño y Da seguimiento y monitoreo a la ejecución
Supervisión de Infraestructura de las actividades de mantenimiento
Educativa. establecidas en el Plan Anual de Trabajo
de Mantenimiento Preventivo.

MODELO DE INVENTARIO DE DAÑOS

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

II.MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE INFRAESTRUCTURA Y MOBILIARIO.

El mantenimiento correctivo, tiene como objetivo corregir el deterioro ocasionado por el
uso y el paso del tiempo de la infraestructura, mobiliario y equipo; para prolongar su
vida útil.

A continuación se presenta paso a paso el procedimiento a seguir:

1. Modalidad de Identifican necesidades de mantenimiento
Administración Escolar correctivo de la infraestructura, mobiliario y/o
Local y Comité de equipo.
Mantenimiento Escolar
2. Modalidad de Priorizan y cuantifican de acuerdo a
Administración Escolar disponibilidad financiera y autogestión.
Local y Comité de
Mantenimiento Escolar Elaboran su Plan Anual de Trabajo de
Mantenimiento Correctivo, y lo incorporan en el
Plan Escolar Anual del Centro Educativo.

3. Modalidad de Solicita a la Dirección Departamental el trámite
Administración Escolar de autorización del Plan de mantenimiento
Local correctivo a la Dirección de Diseño y Supervisión
de Infraestructura Educativa.

4. Modalidad de Una vez autorizado el Plan, contrata los servicios
Administración Escolar de empresa, persona natural o persona
Local calificada y/o compra los materiales en base a lo
estipulado en el procedimiento para la
adquisición de bienes y servicios.

5. Proveedor del servicio y Ejecuta el plan informando semanalmente de
Modalidad de avances y finalización (Anexo 4) de las obras o
Administración Escolar reparaciones a la Modalidad de Administración
Local Escolar Local.

6. Comité de Mantenimiento Da seguimiento a la ejecución de las obras,
informando a la modalidad de cualquier
irregularidad, para que tomen las medidas
pertinentes.

7. Modalidad de Da seguimiento a la Administración del
Administración Escolar financiamiento del proyecto.
Local
Informa de cualquier irregularidad a la Dirección
de Diseño y Supervisión de la Infraestructura
Educativa.

8. Dirección de Diseño y Monitorea, da seguimiento y recepciona las
Supervisión de la obras ejecutadas del proyecto a fin de que sea
Infraestructura Educativa recibido a satisfacción.

PLAN ANUAL DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

III.CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA (reemplazo o ampliación).

1. Modalidad de Administración Identifica la necesidad de ampliar o
Escolar Local y Comité de construir la infraestructura educativa,
Mantenimiento Escolar considerando los siguientes criterios:
• Matrícula total
• Matrícula turno máximo
• Espacios físicos con los que
cuentan
• Situación legal del terreno
• Número de secciones
• Número de docentes

2. Modalidad de Administración Presentan sus necesidades a la Unidad
Escolar Local de Gestión Educativa de la Dirección
Departamental de Educación
correspondiente.
3. Gestión Educativa Analiza las necesidades identificadas a
Departamental nivel departamental de los centros
educativos a construir y prepara
consolidado a la Dirección
4. Dirección Departamental de Presenta solicitud acompañada del
Educación consolidado de Centros Educativos con
necesidades de reemplazo o ampliación
a la Dirección de Diseño y Supervisión
de Infraestructura.
5. Dirección de Diseño y Recibe solicitud y verifica propuesta para
Supervisión de Infraestructura incorporar a los proyectos de
Educativa. infraestructura, de acuerdo a la
factibilidad financiera disponible.

Comunica resolución al Director
Departamental de Educación respectivo.

6. Dirección Departamental de Informa sobre resolución a las
Educación. modalidades interesadas y a la Unidad
de Gestión Educativa Departamental.

DOCUMENTO 7
VII. PASO A PASO EN LA ADMINISTRACIÓN DE LA
TRANSFERENCIA MENSUAL.

INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Educación con el propósito de orientar a la comunidad educativa en los
procesos financieros que conlleva la transferencia mensual a las Asociaciones
Comunales para la Educación, presenta las normas y procedimientos derivados de los
principios establecidos en el Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para
la Educación, como en otras disposiciones legales establecidos por instituciones
publicas con las que tienen relación esta Modalidad y en instructivos internos del
MINED.


El documento presenta los procedimientos relacionados con:

A. Apertura de cuenta bancaria de la ACE
B. Suscripción de convenio de transferencia ACE-MINED
C. Elaboración de recibos a la ACE
D. Transferencia a la ACE
E. Incremento de secciones
F. Cierre de secciones
G. Pago de planillas mensuales al ISSS por el sistema tradicional
H. Pago de planillas mensuales por sistema de facturación directa al ISSS por la ACE
I. Inscripción de la ACE y del docente al ISSS
J. Afiliación de los docentes con las administradoras de fondo de pensiones
K. Pago a las AFP
L. Pago de la retención de impuesto sobre la renta
M. Comprobación de gastos

I.¿QUÉ TRANSFERENCIAS RECIBE LA ACE?

Las Asociaciones Comunales para la Educación reciben, la transferencia de fondos
para el pago del servicio educativo de las secciones que administran; que incluye el
rubro de Servicios Personales: Salario, Aguinaldo, Indemnización anual, sobresueldos
por doble sección, sobresueldo del Incentivo a la Ruralidad, los Aportes patronales y el
Seguro de vida; y el rubro de Gastos de Operación que incluye: material gastable y
otros gastos por cada sección, y la Transferencia del Bono de Calidad, según el número
de secciones que tenga.

XXXVII.¿QUIÉNES PARTICIPAN EN LOS ASUNTOS FINANCIEROS
DE LA ACE?

En estos asuntos financieros participan el Ministerio de Educación, el Banco y la Junta
Directiva de la ACE.

El MINED, a través de la Pagaduría Departamental, será la responsable de depositar
mensualmente a la Directiva de la ACE el dinero para pagar el salario al maestro y al
director, seguro de vida, sobresueldo por incentivo a la ruralidad, junto con el aporte
patronal del seguro social salud (ISSS), y el aporte patronal de pensiones (AFP, ISSS
vejez, invalidez y muerte o INPEP) y otros gastos de operación de cada una de las
secciones que administran. Y en un solo pago, en el último mes del año el aguinaldo y
la indemnización anual. Y en función de la evaluación que realiza el MINED se realiza el
pago anual del bono de desempeño institucional.

La relación con el Banco, inicia a partir de la apertura de cuenta corriente por el
Presidente y Tesorero de la ACE, y continua con otros servicios, como el envío o
entrega del Estado de Cuentas y respuestas que la ACE requiera sobre el saldo de la
cuenta.

Por su parte, la Directiva de la ACE debe cumplir con estas obligaciones:

• Administrar el dinero, tal como lo establece el MINED.
• Emitir todos los meses los cheques para el pago del Salario líquido al
docente, las retenciones de Ley al docente, el ISSS salud, y el aporte por
pensión (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte, INPEP) patronal, la renta
del docente, el material gastable y los otros gastos.
• Llevar el control mensual de los ingresos y los gastos.
• Archivar todos los recibos y facturas de los gastos mensuales.

XXXVIII.¿QUÉ ES LA TRANSFERENCIA?
Es la cantidad de dinero que el Ministerio de Educación deposita en la cuenta bancaria
de la ACE para cubrir los compromisos de pago establecidos para el funcionamiento de
los servicios educativos.

TRANSFERENCIA MENSUAL

SERVICIOS PERSONALES GASTOS DE OPERACIÓN
• Salario nominal • Material gastable
• Sobresueldos (Enero-Septiembre)
• Incentivo a la Ruralidad • Otros gastos
• Aportaciones patronales

TRANSFERENCIA ANUAL

SERVICIOS PERSONALES GASTOS DE OPERACIÓN
• Aguinaldo • Bono de la calidad u otros.
• Indemnización anual
• Seguro de vida

Veamos en detalle los Servicios Personales:

• SALARIO A PAGAR A LOS DOCENTES

El salario de los docentes se deposita todos los meses del año (12 meses).
El salario al docente debe cancelarse la última semana de cada mes, y el docente debe
entregar un recibo al Presidente o Tesorero. (Ver Modelo de recibo de pago al docente
en Anexo 1).

De este salario se hacen los descuentos por ISSS salud, AFP (ISSS vejez, invalidez y
muerte, INPEP, IPFA) y la renta. El dinero o saldo que queda después de hacer los
descuentos se llama: SALARIO LÍQUIDO A PAGAR AL DOCENTE.

TABLA 1

TABLA DE DEDUCCIONES AL TRABAJADOR

SAP/AFP ISSS
INVALIDEZ, VEJEZ Y
ENTIDAD COTIZACIÓN COMISIÓN SALUD
MUERTE
CRECER 3.25% 2.95% 3.00% 7.00%
CONFIA 3.25% 3.00% 3.00% 7.00%

Los valores anteriores, están sujetos a cambio, de acuerdo al revaluó que establece la
Ley de Pensiones.

El descuento de Renta, se aplicará conforme a lo establecido en la Ley de Impuesto
sobre la Renta vigente.

• SOBRESUELDOS.

Para el caso de los docentes que laboran en el Programa EDUCO, el MINED deposita
mensualmente los sobresueldos de los docentes que trabajan doble sección, y un
sobresueldo por trabajar en áreas rurales distantes y de difícil acceso; que lo
conocemos como incentivo a la ruralidad.

• AGUINALDO.

Es una compensación en efectivo que la ACE entrega al docente por los servicios
prestados durante el año de trabajo. Esta compensación se entrega en el mes de
diciembre, y es equivalente al 50% del sueldo base. (Ver Modelo de recibo en Anexo 2).

o Si el docente trabaja el año completo o los últimos seis meses del año, tiene
derecho al aguinaldo completo que equivale al 50% del salario base.
o Si el docente ha trabajado menos de 6 meses, el aguinaldo es proporcional.
o Si el docente es despedido tiene derecho a su aguinaldo en forma proporcional
al tiempo de trabajo, conforme lo establece el Art. 202 del Código de Trabajo. En
este caso la Junta Directiva deberá presentar solicitud de incremento de fondos,
independientemente sean estos los primeros o últimos 6 meses.

• INDEMNIZACIÓN ANUAL.

Esta indemnización equivale a un salario base, y se deposita en diciembre de cada año,
a los trabajadores que prestaron sus servicios durante el año de trabajo. Si el docente
es despedido tiene derecho a la indemnización en forma proporcional al tiempo de
trabajo. En este caso la Junta Directiva de la ACE deberá presentar solicitud de

incremento de fondos, independientemente sean estos los primeros o últimos 6 meses.
(Ver Modelo de recibo en Anexo 3)

• INCENTIVO A LA RURALIDAD

Esta cantidad de dinero se entrega todos los meses al docente como sobresueldo por
trabajar en áreas rurales distantes y de difícil acceso.

• PAGO DE OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE.

La Junta Directiva de la ACE (como Patrono del Docente), recibe en la transferencia
mensual lo equivalente para pagar del Seguro Social Salud (ISSS), y a las aportaciones
patronales por pensiones (AFP, ISSS vejez, invalidez y muerte o INPEP). Este dinero lo
recibe la ACE durante los doce meses del año.

Lo que recibe la ACE como patrono del docente más lo que descontó al docente para el
ISSS salud, y la Renta; se suman y se pagan en las oficinas del ISSS o en el Banco;
en el Ministerio de Hacienda o en el Banco lo que corresponde a la renta, llenando los
formularios correspondientes. Para el control de estos descuentos al docente, se llevará
un control anual de las deducciones por docente (Ver modelo en el Anexo 4).

Para el pago de la renta deducida al docente, se llena y presenta el formulario
“DECLARACIÓN MENSUAL DE PAGO A CUENTA E IMPUESTO RETENIDO”. (Ver
modelo en el Anexo 5).

Los pagos de ISSS se realizan según calendario del ISSS y el AFP y renta se pagan en
los primeros diez días hábiles de cada mes. Los días hábiles son de lunes a viernes,
dado que la mayor parte de instituciones bancarias y de gobierno, trabajan esos días.

TABLA 2

TABLA DE APORTES PATRONALES

SAP/AFP ISSS
ENTIDAD COTIZACIÓN SALUD INVALIDEZ, VEJEZ Y MUERTE
CRECER 6.75% 7.50% 7.00%
CONFIA 6.75% 7.50% 7.00%

ANEXO 1
MODELO DE RECIBO DE PAGO A DOCENTES

ANEXO 2

MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE AGUINALDO A DOCENTES

ANEXO 3

MODELO DE RECIBO PARA PAGO DE INDEMNIZACIÓN ANUAL
AL DOCENTE

ANEXO 4

MODELO DE CONTROL ANUAL DE DEDUCCIONES POR
DOCENTE

Veamos en detalle los Servicios Profesionales

• COMPRAS DE MATERIAL GASTABLE.

El material gastable son los bienes o cosas que le ayudan al maestro para dar las
clases y a los niños y niñas les faciliten comprender mejor y con mayor facilidad la
clase.

Este dinero solamente se deposita por nueve meses, o sea de Enero a Septiembre.
Estos materiales pueden ser:

• Gastable, como yeso, plastilina, papelería de diferente textura y color,
etc.
• Visual, como láminas, mapas, carteles y otros.
• Juguetes y Juegos educativos para zonas de trabajo de parvularia, para
primer grado de educación básica.
• Útiles de enseñanza, como esferas, compás, juegos de geometría,
ábacos, libros de cuentos y otros.
• Deportivos: pelotas para la práctica de diferentes ramas deportivas, redes
y otros

El maestro debe presentar a la Junta Directiva de la ACE, la lista del material (que
contenga: nombre del material solicitado; especificaciones técnicas del material, marca;
cantidad y precio) que va ocupar cada mes.

No se debe entregar el dinero al maestro para que ellos hagan las compras, porque por
mandato de Ley no están autorizados.

El dinero para la compra de material gastable no puede ocuparse para hacer
celebraciones o para otras cosas, que las mencionadas anteriormente. DEBE
GASTARSE OPORTUNAMENTE EN EL AÑO.

• OTROS GASTOS.

Son depósitos que el Ministerio de Educación hace durante los doce meses del año
para que los miembros de la Junta Directiva de la ACE puedan pagar su transporte,
comprar sellos, comprar la chequera, certificación de cheques y para el mantenimiento
del aula.

• BONO DE LA CALIDAD.

Estos fondos se transfieren con el objetivo de contribuir a satisfacer las necesidades
prioritarias de material educativo, gastos de operación y capacitación local de los
centros educativos, en los niveles de Parvularia, Básica y Media, orientados a
mejorar la calidad de los servicios que ofrecen a los niños, niñas y jóvenes.

Los gastos dentro de este Bono se regulan mediante normativa que extiende el
Ministerio de Educación cada año.

XXXIX.¿CÓMO SE LEGALIZA LA TRANSFERENCIA MENSUAL DE
FONDOS?

La Dirección Departamental de Educación, es la entidad del MINED responsable de
legalizar y transferir los fondos mensuales.

Para legalizarse la transferencia, la ACE debe tener su cuenta bancaria aperturada y
sus miembros actuales reconocidos en la Dirección Departamental de Educación. La
legalización de la transferencia consiste en la firma del Convenio de transferencia ACE-
MINED; del recibo y nota de congelamiento de fondos en el banco. Finalizada esta
legalización se efectúa la transferencia a la Cuenta bancaria de la ACE.

A. APERTURA DE CUENTA BANCARIA DE LA ACE

1. Coordinación de Gestión Solicita a la ACE, apertura de la cuenta
Educativa Departamental bancaria con el nombre que aparece en la
personería jurídica, por medio del Técnico de
Enlace.

2. Presidente y Tesorero de la Aperturan cuenta corriente en el Banco que
ACE les quede más cercano a su Centro Escolar.

3. Institución Bancaria Asigna número de cuenta y entrega copia del
Presidente y Tesorero de la contrato de apertura de cuenta corriente.
ACE
4. Coordinación de Gestión Presentan copia del contrato de apertura de
cuenta corriente a la Coordinación de
Gestión Educativa Departamental.
5. Educativa Departamental Genera el registro de la Cuenta Bancaria en
el Sistema de Transferencia de la ACE.

B. SUSCRIPCIÓN DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA ACE-MINED

1. Coordinación de Gestión Con el Acuerdo de personería jurídica
Educativa Departamental firmado por el Despacho Ministerial y demás
documentación legal registra información en
el sistema de transferencia de la ACE, para
elaboración de Convenio, Recibo Mensual y
Nota de autorización al Banco para congelar
los fondos.
2. Coordinación de Gestión Elabora convenio de transferencia y convoca
Educativa Departamental a la ACE para celebración del mismo. (Ver
modelo en Anexo 6)
3. Presidente y Tesorero de la Se presenta a la Coordinación de Gestión
ACE Educativa para firma de Convenio.
4. Director Departamental de Le dan lectura al Convenio, sellan y firman.
Educación
5. Director Departamental de Entrega convenio legalizado en original al
Educación y miembros de la Representante legal de la ACE (Presidente)
ACE y una copia a la Coordinación de Gestión
Educativa
6. Coordinación de Gestión Recibe copia de Convenio legalizado y lo
Educativa Departamental envía a la Pagaduría Departamental para
trámite de fondos.

ANEXO 6

MODELO DE CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS
ENTRE EL MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y ASOCIACIÓN
COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN (ACE)

Nosotros, CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES, mayor de edad, LICENCIADO EN
_____________________, mayor de edad, del domicilio de NUEVA SAN SALVADOR ,
actuando en carácter de Director Departamental de Educación y que en adelante se
llamará Ministerio de Educación; y por otra parte el señor MANUEL DE JESUS
CÓRDOVA GONZÁLEZ, mayor de edad y de ocupación ALBAÑIL, del domicilio de
COL. LA ESPERANZA, LOTIFICACIÓN EL CHAPARRAL 2, POLÍGONO 4, LOTE 27,
CANTÓN EL CAPULÍN, COLÓN, con Documento de Identidad No. 005348-3, extendido
en Colón el 28 de septiembre de 1993; quién actuará en representación de la
Asociación Comunal para la Educación (ACE) del Caserío Colonia La Esperanza,
Cantón El Capulín, Jurisdicción de Colón, La Libertad, que administra el Centro Escolar
CENTRO ESCOLAR CASERÍO COLONIA LA ESPERANZA, C/ EL CAPULÍN, con
código 68014, ubicado en CASERÍO COL. LA ESPERANZA, CANTÓN EL CAPULÍN, J/
COLÓN, LA LIBERTAD, celebran el presente convenio de prestación de servicios
educativos, en la que se atenderá:

SECCIONES
NOMBRAMIENTO
NIVEL SUELDO BASE SOBRE SUELDO TOTAL
DIRECTOR
ANTIGUAS NUEVAS ANTIGUAS NUEVAS
PARVULARIA
BÁSICA
MEDIA
TOTAL

MARCO LEGAL:

Para el presente convenio entre el Ministerio de Educación y la Asociación Comunal
para la Educación (ACE), se tomará como base:

o El artículo 79, párrafo 2 de la Ley General de Educación
o Reglamento Especial de las Asociaciones Comunales para la Educación (ACE)

XL.OBJETO:

El objeto del presente convenio es establecer los términos y condiciones en que el
Ministerio de Educación transferirá Asociación Comunal para la Educación (ACE),
recursos financieros provenientes del presupuesto del Ministerio de Educación y de
Cooperación de Organismos e Instituciones Nacionales e Internacionales, para alcanzar
los fines de la Educación Nacional.

XLI.OBJETIVOS DEL CONVENIO

El presente Convenio regulará las acciones tendientes a lograr los objetivos siguientes:

A. Para prestar los servicios educativos en los niveles y modalidades de atención
autorizados por el MINED, en su comunidad.

B. Fortalecer en la Asociación Comunal Para La Educación (ACE), su capacidad de
administración y gestión al utilizar procesos democráticos de funcionamiento al
interior del centro educativo.

C. Promover programas para el desarrollo integral de los alumnos y docentes en
busca de una calidad educativa.

XLII.RESPONSABILIDADES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN:

A. Determinar y transferir fondos a la Asociación Comunal para la Educación (ACE),
las veces que estime conveniente, para la ejecución de acciones que conlleven al
mejoramiento de la calidad educativa en los niveles de Educación Parvularia,
Básica y Media.

B. El Ministerio de Educación asignará fondos complementarios a la Asociación
Comunal para la Educación (ACE); para el pago de indemnizaciones y
complementación de salarios, por motivo de despido, licencias concedidas y pago
de salarios al personal docente becado por convenios celebrados con otras
instituciones.

C. Podrá asignarse fondos adicionales cuando el Ministerio de Educación estime
conveniente, emitiendo acuerdo ejecutivo.

D. Proporcionar capacitación a y/o asistencia técnica a miembros de la Asociación
Comunal para la Educación (ACE); maestros y director que estos contraten, en las
áreas que se requiera el buen desarrollo del proceso educativo.

E. Hacer cumplir el Reglamento Especial de las ACE, Normas Técnicas, instructivos y
de más documentos de apoyo, para la administración de fondos.

F. Garantizar la existencia de un promedio de veintiocho alumnos por sección, para
los niveles de Parvularia, Básica y Media, excepto en casos donde haya aulas
especiales que podrán tener de 3 a doce alumnos por sección.

G. Congelar los fondos total o parcialmente cuando las instancias respectivas
comprueben cualquier irregularidad en la administración de estos fondos o cuando
así convenga a los intereses del Estado.

H. Liquidar los fondos transferidos durante el periodo de vigencia de la Asociación
Comunal para la Educación (ACE)

I. Brindar el seguimiento respectivo para verificar el cumplimiento de las normas
establecidas en este convenio y otros que el Ministerio de Educación disponga,
determine o establezca.

J. Este convenio tendrá una duración de __________meses, contados a partir de
esta fecha pudiendo ser prorrogados por un periodo igual de conformidad a lo
establecido por el Ministerio de Educación toda vez que se cumplan las
obligaciones contraídas por ambas partes. Podrán darlo por terminado de común
acuerdo o en forma unilateral por parte del Ministerio de Educación, cuando no se
están cumpliendo con los objetivos establecidos.

K. Este convenio se regirá por las disposiciones del Reglamento especial de las ACE.
Dado por decreto ejecutivo 45 de fecha 30/04/1998, la Modalidad declara que ha
recibido copia del reglamento referido, el cual conoce, acepta y obliga a cumplir en
todas sus partes.

XLIII.RESPONSABILIDADES DE LA ASOCIACIÓN COMUNAL
PARA LA EDUCACIÓN (ACE), que en adelante se denominará
Modalidad:

A. La Modalidad, queda formalmente obligada a utilizar los fondos exclusivamente
para el desarrollo de acciones que conlleven al mejoramiento de la calidad de
educación, mejorar la gestión o promover programas de educación integral y
cumplir con los requerimientos establecidos en el presente convenio; así como el
cumplimiento de las normas administrativas, instructivos, procedimientos y
documentos de apoyo dados por el Ministerio de Educación o instituciones
contralores del Estado.

B. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener una matrícula de veintiocho
alumnos por sección en los niveles de Parvularia, Básica y Media, en las
secciones de aula especial mantener de tres a doce alumnos por sección,
preservar la calidad del proceso de enseñanza aprendizaje conforme a los

requisitos establecidos por el Ministerio de Educación, a colaborar con la
organización de la escuela de padres, usar exclusivamente la infraestructura para
fines educativos y mantener en buen Estado los bienes, adquiridos con fondos
provenientes del Ministerio de Educación, así como los otros mobiliario y equipo,
que proporcione el mismo y otras instituciones.

C. La Modalidad queda formalmente obligada a mantener registros y cuentas
separadas que muestren todos los recursos disponibles y gastos efectuados en
relación con los servicios prestados, así como llevar los libros de ingresos y
gastos, debidamente autorizados por la Dirección Departamental de Educación, en
donde se reflejen los ingresos obtenidos, los gastos y los saldos correspondiente
actualizados.

D. La Modalidad, deberá poseer y resguardar los comprobantes de los gastos
efectuados, así como los documentos de liquidación de los bonos transferidos,
deberá proporcionar a solicitud de auditorias internas o externas todo tipo de
documentación relacionado con los fondos transferidos a fin de que sean revisados
para establecer el correcto uso de los mismos.

E. Será responsabilidad de la Modalidad tramitar oportunamente los fondos
suficientes para responder en casos de incapacidad, interinatos o indemnizaciones.

F. Será responsabilidad de la Modalidad permitir el acceso a personal autorizado del
Ministerio de Educación a las instalaciones del centro escolar para que sean
examinados los elementos financiados con recursos del Ministerio de Educación.

G. La Modalidad deberá llevar un registro de tiempo de servicio del personal docente y
administrativo, respaldado con el original del contrato y una copia de la constancia
de trabajo que cada año se emitirá a los empleados.

H. La Modalidad proporcionara los servicios que tenga a su disposición a fin de
complementar debidamente los bienes proveídos por el Ministerio de Educación
para la prestación de los servicios bajo su cargo. Tales recursos podrán consistir
en mano de obra, materiales, infraestructura u otros.

I. La Modalidad está obligada a reintegrar al Ministerio de Educación los fondos
comprobados como faltantes de una auditoria realizada en un periodo determinado.

XLIV.MODIFICACIONES:

El presente Convenio podrá ser modificado por cualquier circunstancia mediante
Adenda o Resolución, emitida por el Ministerio de Educación.

Dado en la ciudad de _____________________, el __________ del mes de
__________________; del año 200___.

Firma _____________________________
Nombre CARLOS MAURICIO ARIAS TORRES
N º DUI:
Representante del MINED

Firma ______________________________
Nombre MANUEL DE JESÚS CÓRDOVA
N º DUI:

C. ELABORACIÓN DE RECIBOS A LA ACE

1. Coordinación de Actualiza información de la ACE sobre secciones,
Gestión Educativa cambio de miembros u otros aspectos legales y
Departamental financieros en el Sistema de Transferencia a la
ACE, genera las transferencias correspondientes
al mes y elabora el Recibo mensual y nota de
autorización del Banco para congelar fondos. La
nota al Banco se tramita una sola vez al año.
2. Coordinación de Elabora el recibo de transferencia mensual (Ver
Gestión Educativa Modelo en Anexo 7) y nota al Banco para congelar
Departamental fondos.
3. Coordinación de Envía recibos a la ACE y nota del Banco por
Gestión Educativa medio del Técnico de Enlace, para su firma.
Departamental
4. Asociación Comunal Recibe, revisa, firma y sella los recibos y nota del
para la Educación Banco.
Entrega documentos firmados al Técnico de
Enlace.
5. Coordinación de Recibe recibos ya firmados y nota del Banco y los
Gestión Educativa legaliza en el Sistema de Transferencia a la ACE.
Departamental
6. Coordinación de Remite los recibos y nota del Banco a la
Gestión Educativa Pagaduría Auxiliar Departamental para el trámite
Departamental de transferencia de fondos a la ACE.

ANEXO 7

MODELO DE RECIBO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS

POR US$ 1,550.06

Recibimos del Pagador Auxiliar Departamental de SANTA ANA fondos provenientes de
GOES la cantidad de UN MIL QUINIENTOS CINCUENTA 06/ 100 DÓLARES (US$
1,550.06); Transferencia de Fondos por Servicios Educativos prestados en el mes de
julio del 2002, en representación de la Asociación Comunal para la Educación (ACE),
que administra el CENTRO ESCOLAR “CASERÍO SAN JORGE, C/MALPASO”.

Código Nº 60022 ubicado en:
Caserío: SAN JORGE
Cantón: MAL PASO
Municipio: METAPÁN
Departamento: SANTA ANA
Fecha de emisión del recibo: 20/07/2002
No. de Cuenta de la ACE: 004301000008545
Banco: BANCASA

________________________________ _______________________________
Presidente Tesorero
TRÁNSITO DE JESÚS GUERRA MIGUEL ANGEL UMAÑA LEMUS
D.U.I. 4-3-021944 D.U.I. 4-3-0011638

ANEXO 7

DETALLE DE GASTOS

JULIO 2002
Código No.: 60022 Fecha de emisión del recibo:
20/07/2002
Nº de cuenta de la ACE: Banco: BANCASA
004301000008545

MONTO MONTO
SALARIO, PREST.
No. DE POR TOTAL
AGUINALDOS
SECCIONES SECCIÓN
PARVULARIA
SUELDO BASE 1
SALARIO 398.29 398.29
RURALIDAD 40 40
MATERIAL GASTABLE 22.86 22.86
OTROS GASTOS 11.43 11.43
APORTE PATRONAL ISSS 47.49 47.49
APORTE PATRONAL AFP 19.91 19.91
BÁSICA
SUELDO BASE 1
SALARIO 398.29 398.29
RURALIDAD 40 40
SOBRESUELDO 2
SALARIO 137.14 274.28
RURALIDAD 40 80

D. TRANSFERENCIA MENSUAL A LA ACE

1. Coordinación de Gestión Remite los recibos firmados a la Pagaduría
Educativa Departamental Auxiliar Departamental, para el trámite de
transferencia de fondos a la ACE.
2. Pagaduría Auxiliar Recibe recibos y verifica firmas contra
Departamental actas de elección o constitución de la ACE.

Elabora Requerimiento de Fondos y lo
cierra en el Sistema de Transferencia
mensual a la ACE.

Envía Requerimiento a la Gerencia
Financiera.

3. Gerencia Financiera Recibe Requerimiento y verifica fondos
revisa y consolida requerimientos.

Tramita fondos ante el Ministerio de
Hacienda.

Recibe fondos y los transfiere a las
Pagadurías Auxiliares Departamentales.

4. Pagaduría Auxiliar Recibe los fondos.
Departamental
Elabora Planilla contra requerimiento y la
envía al Banco para la transferencia de
fondos a la cuenta bancaria de la ACE.

Comunica a la ACE el depósito realizado

Efectuada la transferencia, cierra la Planilla
en el Sistema de transferencia a la ACE.

E. INCREMENTO DE SECCIONES EN UNA ACE.

1. Asociación Comunal de Solicita a la Dirección Departamental el incremento
la Educación. de una nueva sección para el centro educativo.
2. Dirección • Recibe solicitud y verifica necesidad en la
Departamental de comunidad.
Educación • Hace un listado de requerimientos y analiza
disponibilidad de fondos en la Dirección
Departamental por fuente de
financiamiento.
• Dependiendo del financiamiento se pueden
dar las dos situaciones siguiente:
• Si cuenta con financiamiento para el
incremento. En este caso deberá obviar los
pasos del 3 al 7 de este procedimiento

3. Coordinación de • Envía listado y análisis a la Dirección
Gestión Educativa Departamental de Educación para su
Departamental aprobación

4. Director (a) • Recibe y revisa listado; y de estar de
Departamental de acuerdo aprueba el incremento
Educación • Devuelve la aprobación a Gestión
Educativa. Envía solicitud a la Dirección
Nacional de Gestión Educativa

5. Director (a) Envía solicitud a la Dirección Nacional de Gestión
Departamental de Educativa
Educación
6. Dirección Nacional de • Elabora un consolidado de los incrementos
Gestión Educativa autorizados, a nivel Nacional.
• Envía a la Oficina de comunicación Social
para su publicación.

7. Oficina de • Publica las secciones por Departamento y
Comunicación Social por centro educativo.

8. Coordinación de Una vez recibida la autorización de la nueva
Gestión Educativa sección actualiza el incremento en el sistema
Departamental mecanizado EDUCO.
• Emite 3 Resoluciones modificativas al
Convenio de Transferencia de fondos entre
el MINED y la ACE, en original (Anexo 8)

• Pasa a firma del Director Departamental las
Resoluciones

9. Director (a) Revisa firma y devuelve a Gestión Educativa las
Departamental de Resoluciones.
Educación.
10. Coordinación de Recibe y distribuye las resoluciones así:
Gestión Educativa • Una para la ACE.
Departamental • Una al expediente departamental de la
ACE.
• Una para la Pagaduría Departamental
11. Asociación Comunal Recibe Resolución para su expediente, y para
para la Educación efectuar la contratación del docente.

ANEXO 8

RESOLUCIÓN MODIFICATIVA Nº_________

AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO
DE EDUCACIÓN Y LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN

Dirección Departamental de Educación de Usulután, a los veinticuatro días del mes de
febrero del dos mil tres.

CONSIDERANDO:

1. Que mediante la suscripción del convenio de transferencia de fondos de fecha
veintiuno de enero del dos mil tres entre el Ministerio de Educación y la Asociación
Comunal para la Educación (ACE) del Caserío ___________________________,
Cantón ___________________________, Municipio ______________________,
Departamento ___________________, código _______; se estipulo que la ACE
prestaría los servicios educativos para atender las siguientes secciones:

SECCIONES
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
PARVULARIA 1 1 0 0 0 2
BÁSICA 3 2 0 0 0 5
MEDIA 0 0 0 0 0 0
TOTAL 4 3 0 0 0 7

2. Que por el crecimiento en la demanda de los servicios educativos que presta la
ACE, se estima que es necesario crear:

SECCIONES
SUELDO
NIVEL BASE SOBRE SUELDO DIRECTOR UNICO TOTAL
PARVULARIA 1 0 0 1
BÁSICA 3 0 0 3
MEDIA 0 0 0 0
TOTAL 4 0 0 4
POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Dirección Departamental,

RESUELVE:

I. Modificar el Convenio suscrito con fecha veintiuno de enero del dos mil tres a
partir de______________ ; en el sentido de que el número de secciones que
atenderá la misma será de conformidad a lo siguiente:

SECCIONES
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
BÁSICA 3 5 0 0 0 8
MEDIA 0 0 0 0 0 0
TOTAL 4 7 0 0 0 11

II. En todo lo demás queda vigente el referido Convenio. COMUNÍQUESE.

DIOS UNIÓN LIBERTAD

JORGE ALBERTO ESPERANZA
Director Departamental de Educación

JAER / SEP

F. CIERRE DE SECCIONES DE UNA ACE

1. Dirección • Identifica sub-utilización de los servicios
Departamental de profesionales docentes en el Centro Educativo
Educación que administra la ACE.
• Envía a un técnico a verificar el cierre de la(s)
sección(es).

2. Técnico de la • Solicita a la ACE la documentación financiera de
Dirección los rubros establecidos para el pago del servicio
Departamental de de la sección, del período fiscal vigente.
Educación • Solicita a Pagaduría Departamental el monto y
fuente de financiamiento, de la transferencia
mensual de la sección, correspondiente al
ejercicio fiscal en que se cierra.
• Realiza la liquidación de los fondos y de haber
saldo da instrucciones a la ACE para que
reintegre a la Pagaduría Departamental
(Anexo 9).
• Devuelve documentación de respaldo a la ACE

3. Secretario de la • Elabora Acta de Cierre de la sección, en el Libro
ACE de Actas de la ACE, la cual será firmada por
todos miembros de la Junta Directiva, con el
visto bueno del Técnico de la Dirección
Departamental de Educación (Anexo 10)
• Con la colaboración del Técnico de la
Departamental de Educación certifica copia del
Acta (Anexo 11)

4. Pagaduría • Si hay reintegro por la ACE, lo deposita a la
Departamental cuenta correspondiente dependiendo de la
fuente de financiamiento

5. Dirección • Actualiza el cierre de la sección en el sistema
Departamental de mecanizado EDUCO
Educación • Emite Resolución Modificativa al Convenio de
Transferencia de Fondos entre el Ministerio de
Educación y la ACE por cierre de secciones
(Anexo 12), la cual deberá ser firmada por el
Director Departamental de Educación.

ANEXO 9

LIQUIDACIÓN FINANCIERA DE LOS FONDOS TRANSFERIDOS A LA
SECCIÓN EN EL ÚLTIMO EJERCICIO FISCAL

ANEXO 10

MODELO DE ACTA DE CIERRE DE UNA SECCIÓN

ANEXO 11

MODELO DE CERTIFICACIÓN DE ACTA

ANEXO 12

Dirección Departamental de Educación de USULUTÁN, a los
quince días del mes de enero del dos mil tres.

CONSIDERANDO:

1.Que mediante la suscripción del Convenio de transferencia de fondos de fecha veinte
de febrero del dos mil tres entre el Ministerio de Educación y la Asociación Comunal
para la Educación (ACE) del Caserío, Cantón ISLA SAN SEBASTIÁN, Municipio SAN
DIONISIO, Departamento USULUTÁN, código 80127; se estipuló que la ACE prestaría
los servicios educativos para atender las siguientes secciones:
RESOLUCIÓN MODIFICATIVA No.11-0002-03
AL CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS ENTRE EL MINISTERIO DE
EDUCACIÓN Y LA ASOCIACIÓN COMUNAL PARA LA EDUCACIÓN

SECCIONES
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
BÁSICA 4 0 4 0 0 8
MEDIA 0 0 0 0 0 0
TOTAL 5 0 4 0 0 9

2.Que por disminución en la demanda de los servicios educativos que presta la ACE, se
estima que es necesario cerrar:

SECCIONES
SUELDO
NIVEL BASE SOBRE SUELDO DIRECTOR UNICO TOTAL
PARVULARIA 0 0 0 0
BÁSICA 1 0 0 1
MEDIA 0 0 0 0
TOTAL 1 0 0 1

POR TANTO: con base en las razones expuestas, esta Dirección Departamental,

RESUELVE:

I. Modificar el Convenio suscrito con fecha veinte de febrero del dos mil tres a
partir del 28/02/2003; en el sentido de que el número de secciones que atenderá
la misma será de conformidad a lo siguiente:

SECCIONES
NOMBRAMIENTO
DIRECTOR
BÁSICA 3 0 4 0 0 7
MEDIA 0 0 0 0 0 0
TOTAL 4 0 4 0 0 8

II. En todo lo demás queda vigente el referido Convenio. COMUNIQUESE.

DIOS UNIÓN LIBERTAD

JORGE ALBERTO ESPERANZA
Director Departamental de Educación

JAER / SEP

V. ¿CUÁLES SON LAS OBLIGACIONES PATRONALES DE LA ACE
CON EL ISSS, LA AFP Y EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CON LAS
DEDUCCIONES DEL ISSS, AFP Y EL IMPUESTO SOBRE LA RENTA
DEL DOCENTE?

OBLIGACIONES CON EL INSTITUTO SALVADOREÑO DEL SEGURO SOCIAL.

• PAGO DE PLANILLAS AL ISSS.

Todos los meses la Junta Directiva de la ACE debe pagar las planillas mensuales en las
Oficinas del ISSS o en los Bancos autorizados, según el calendario del ISSS cada mes.
Para ello existen dos sistemas: el tradicional y el sistema de facturación directa.

A. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES AL ISSS POR EL SISTEMA TRADICIONAL

1. Presidente o Tesorero • Se presentan a retirar planillas a Oficinas
de la ACE administrativas del ISSS ubicadas en
hospitales o consultorios de las cabeceras
departamentales.
2. Presidente o Tesorero • Elaborar y revisan la planilla
de la ACE
3. Presidente de la ACE • Firma la planilla

4. Presidente o Tesorero • Se presentan a cancelar o depositar las
de la ACE planillas en el departamento de cobranza
del ISSS o en Oficinas Administrativas de
Hospitales o Consultorios de Cabeceras
Departamentales según calendario del
ISSS.
• Si las planillas se dejan en depósito en el
Banco, se cancelaran al efectuarse las
remesas mensuales hecha por la

5. Presidente o Tesorero • Canceladas las planillas, retiran los
de la ACE certificados patronales y los entregan a los
docentes.

B. PAGO DE PLANILLAS MENSUALES POR SISTEMA DE FACTURACIÓN
DIRECTA AL ISSS

1. Instituto Salvadoreño del Envía las planillas ya elaboradas
Seguro Social
2. Presidente o Tesorero de Se presentan a las Oficinas Administrativas del
la ACE ISSS ubicadas en los Hospitales de las
Cabeceras departamentales a retirar las planillas
ya elaboradas según calendario ISSS.

3. Presidente o Tesorero de Reciben y revisan planillas elaboradas
la ACE
4. Presidente de la ACE Firma la planilla.

5. Presidente o Tesorero de Realizan el trámite de pago de la planilla en el
la ACE Banco de acuerdo al calendario del ISSS.

En el caso que el Ministerio de Educación no haya depositado los fondos asignados del
mes, se revisan las planillas y se dejan en depósito en la Oficina Administrativa del
ISSS, ubicados en los Hospitales regionales de cada Cabecera departamental para no
incurrir en multa por no presentar las planillas en las fechas previstas.

• AFILIACIÓN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL INSTITUTO SALVADOREÑO
DEL SEGURO SOCIAL.

La afiliación de la ACE al ISSS es una sola vez. En el caso de los docentes si ya esta
inscrito al ISSS, entregara su numero de afiliación y en el caso de un docente no
afiliado, se tendrá que inscribir al ISSS.

C. INSCRIPCIÓN DE LA ACE Y DEL DOCENTE AL ISSS

1. Miembros de la Junta Presentan al Departamento de Inspección del
Directiva de la ACE ISSS con copia de los siguientes documentos:
• Presentan al Departamento de
Inspección del ISSS con copia de los
siguientes documentos:
• Acuerdo de Personalidad Jurídica
firmado.
• Acta de constitución de ACE-MINED.
• Contrato Docente-ACE
• DUI del Presidente de la ACE y del
docente.

• Fotografía tamaño cedula del docente.

2. Presidente de la ACE Llena la documentación de inscripción, ayudado
por un empleado del ISSS.
3. Presidente de la ACE Retira de las Oficinas del ISSS el carné de la
ACE.
4. Docente Retira de las Oficinas del ISSS el carné de
afiliación.
5. ISSS Lleva registro actualizado del docente.

OBLIGACIONES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE PENSIONES.

• AFILIACIÓN DE LOS DOCENTES A LAS ADMINISTRADORAS DE FONDOS
PARA PENSIONES.

En el caso de la afiliación de los docentes a las Administradoras de Fondos para
Pensiones, están obligados todos los empleados públicos y privados menores de 36
años de edad, esta afiliación debe ser personal.

Para los docentes mujeres de 36 a 50 años o hombres de 36 a 55 años, pueden optar
por una AFP o por el sistema público de pensiones del ISSS. En el caso, de docentes
mujeres mayores de 50 años o hombres mayores de 55 años, deberán quedarse en el
sistema público de pensiones del ISSS.

El trámite de pago de planillas de la AFP, lo realizan el presidente o tesorero de la ACE,
en los bancos y financieras designadas por las AFP. Los pagos de las planillas se
realizan en los primeros 10 días hábiles del mes siguiente, en que se devengaron las
cotizaciones.

La omisión absoluta del pago de la cotización, dentro del plazo legal señalado, se
sancionará con una multa del veinte por ciento de la cotización no pagada más un
recargo moratorio del dos por ciento por cada mes o fracción. (Articulo 161, numeral 1
de la Ley del Sistema de Ahorro para Pensiones).

La afiliación del docente es efectiva, cuando recibe copia del contrato con el NUP
asignado por la Superintendencia de Pensiones.

Para elaborar la planilla de la AFP, el número de docentes debe ser menos de 50
personas.

Si el contrato no fuera remitido en el periodo que establece la Ley del Sistema de
Ahorro para Pensiones, (en los ultimas cinco días de cada mes); las cotizaciones
pagadas deben ser pagadas en el Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS) en
planillas provisionales.

D. AFILIACIÓN DE LOS DOCENTES CON LAS ADMINISTRADORAS DE FONDO
DE PENSIONES

1. AFP • Visita las escuelas para reunir a los
docentes y explicar el funcionamiento
de las Administradoras de Fondo para
Pensiones

2. Junta Directiva de la ACE • Afilian a los docentes

3. Junta Directiva de la ACE • Tramitan la documentación con la
Superintendencia de Pensiones
4. AFP • Remite contrato aprobado a la AFP
5. AFP • Recibe contrato aprobado.
• Remite contrato a la ACE
6. AFP • Recibe y revisa el contrato. Si el
contrato tuviere inconsistencia en el
número de NIT o en el nombre del
Cantón o Caserío, lo remite para su
corrección a la AFP

7. Superintendencia de • Recibe contrato con observaciones.
Pensiones
8. AFP • Corrige y remite nuevamente el
contrato a la Junta Directiva de la ACE.

9. Junta Directiva de la ACE • Recibe y revisa el nuevo contrato
legalizado
10 AFP • Si el contrato ya no presenta
observaciones, la ACE realiza los
pagos en los primeros 10 días.

11. AFP • Lleva registro actualizado del docente.

Si el contrato ya no presenta observaciones, la ACE realiza los pagos en los primeros
10 días hábiles de cada mes, en bancos autorizados por las AFP.

E. PAGO A LAS AFP

1. Presidente y Tesorero de • Revisa contratos de las AFP
la ACE • Número de NUP
2. Tesorero de la ACE Llena las planillas de cada AFP.

3. Tesorero de la ACE Se presenta a la AFP o Banco autorizado a
realizar el pago.
4. AFP o Banco Entrega recibo de pago efectuado en el mes.
5. Tesorero de la ACE Archiva el recibo de la AFP.

EL PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/.
OBLIGACIONES CON EL MINISTERIO DE HACIENDA.

• PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

La renta retenida mensualmente al docente o retenciones por prestación de servicios
prestados a la ACE, deberán cancelarse en las delegaciones fiscales o en los bancos
autorizados durante los primeros diez días hábiles de cada mes.

F. EL PAGO DE LA RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA1/.

1. Presidente de la ACE Retira formulario F-14 en Delegaciones
Fiscales Departamentales
2. Tesorero de la ACE Llena formulario F-14
3. Presidente de la ACE Revisa y firma el Formulario F-14
4. Presidente de la ACE Se presenta a la Delegación o Banco en los
primeros 10 días hábiles del mes siguiente a
cancelar el impuesto retenido del salario al
docente contratado.
5. Delegación o Banco Recibe el pago, revisa y sella el Formulario
F-14
6. Delegación o Banco Devuelve duplicado al Presidente de la ACE.
Presidente de la ACE
7. Tesorero de la ACE Revisa copia para verificar sello y firma de
recibido.
8. Presidente de la ACE Archiva copia del recibo.

El pago de la retención de impuesto sobre la renta debe efectuarse, en los primeros
diez días hábiles del mes siguiente; de no hacerse en ese periodo, se incurrirá en multa
por mora. La multa mínima será de ¢ 1,000.00. La multa será pagada en las Oficinas del
Ministerio de Hacienda o en las Delegaciones Fiscales Departamentales, y es
responsabilidad de la Junta Directiva de la ACE.

El Tesorero de la ACE presentara en el mes de enero de cada año, el INFORME
ANUAL DE RETENCIONES (Ver Modelo en el Anexo 13), a la Dirección General de
Tesorería, para efecto de cumplir con esta obligación.

XLV.¿CUÁLES SON LOS CONTROLES PARA LA
COMPROBACIÓN DE GASTOS?
La Junta Directiva de la ACE, deberá llevar cada mes el control de los pagos
efectuados, para comprobación de los gastos efectuados. Estos gastos son el pago de

salario al docente, facturas de compra de materiales, planillas de pago al ISSS, AFP,
etc.

Este control de comprobación de gastos lo llevara el Tesorero de la ACE, para
demostrar los pagos efectuados.
Asimismo, el Tesorero deberá presentar mensualmente y al final del año, la HOJA DE
LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL DE GASTOS (Ver Modelo en Anexo14), para
efecto de comprobación de liquidación de los fondos transferidos.

1/ El impuesto sobre la renta se descuenta a partir de $316.67 de sueldo.

Al inicio del año, en el mes de Enero, el Tesorero de la ACE, deberá extender una
constancia de salarios, retenciones y descuentos anuales al docente o persona que
presto un servicio a la ACE, para su presentación al Ministerio de Hacienda. (Ver
Modelo en el Anexo 15)

A. COMPROBACIÓN DE GASTOS.

PASOS RESPONSABLE ACTIVIDAD
1. Tesorero de la ACE Recibe y archiva facturas, recibos, planillas de
acuerdo a la cantidad del cheque emitido.
2. Tesorero de la ACE Registra en el libro de Ingresos y Gastos las
facturas, recibos y planillas pagadas.
3. Tesorero de la ACE Verifica que la suma de los gastos mensuales sea
igual al valor de los cheques emitidos en el mes.

ANEXO 14

MODELO DE HOJA DE LIQUIDACIÓN MENSUAL Y ANUAL PARA EL PAGO
DEL SERVICIO

ANEXO 15

MODELO DE COMPROBANTE DE SALARIOS, RETENCIONES Y
DESCUENTOS

VII. ¿CUÁLES SON LOS ARCHIVOS QUE LLEVA LA ACE Y CÓMO SE
ORGANIZAN?

Los archivos, son carpetas donde se guardan todos los documentos de la ACE, de
forma ordena.

Estos archivos deben estar en la Escuela, pero si no hay seguridad para dejarlos en la
Escuela, pueden estar en casa del Secretario o Tesorero de la ACE.

Los encargados de los archivos son: el Secretario de la ACE, quien debe guardar los
documentos legales y administrativos. Y el Tesorero de la ACE, quien debe guardar los
documentos financieros.

Los documentos que se archivan deben estar ordenados en una sola carpeta o bolsa
ordenadas, y se debe rotular la carpeta así:

Estos Fólderes los archivará el Secretario(a) de la ACE:

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