Módulo 111

MANUAL DEPROCEDIMIENTOS PARA EL USO YCONTROL DEL FONDO DEMATRÍCULAYBIENESTAR ESTUDIANTIL
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Módulo 111
F.E.C.E. y Anteproyecto
III. GENERALIDADES DEL FONDO DE EQUIDAD Y CALIDAD DE LA EDUCACIÓN
 El Fondo de Equidad y Calidad de la Educación, corresponde al 27% de los ingresos del
seguro educativo para sufragar los gastos de los colegios de educación básica general o
primer nivel de enseñanza y del segundo nivel de enseñanza o educación media. La
suma correspondiente al 94% del FECE, será distribuida en atención al número de
estudiantes de cada centro escolar y a las necesidades de materiales, equipos, servicios
y reparaciones de los respectivos centros. De este fondo el Ministerio de Educación
destinará un 10% para la atención urgente de equipos, servicios y reparaciones que
necesiten los centros educativos. El 4% será destinado a la Capacitación Docente
conforme a los planes presentados por la Dirección Nacional de Formación y
Perfeccionamiento Profesional; y el 2% para la Administración y Supervisión del FECE.
 Los centros escolares del Instituto Panameño de Habilitación Especial son beneficiarios
del FECE.
 Los excedentes de las recaudaciones del seguro educativo, serán distribuidos
exclusivamente en los centros educativos del primer nivel de enseñanza para la compra
de equipos de laboratorio, mobiliario escolar, tecnología educativa y materiales
didácticos; para la construcción y reparación de estos centros educativos y para
fortalecer sus respectivos programas nutricionales.
 El porcentaje indicado, sumado a los excedentes de la recaudación del Seguro Educativo
al cierre del año fiscal y cualesquiera otras que sean asignadas, constituyen un Fondo
único denominado Fondo de Equidad y Calidad de la Educación (FECE), que será
administrado por el Ministerio de Educación.
 La Oficina de Administración del FECE (OAFECE), del Ministerio de Educación, será la
encargada de coordinar, informar, verificar la población estudiantil con la Dirección
Nacional de Planeamiento Educativo, verificar las necesidades de cada centro educativo;
determinar las asignaciones a los centros educativos en base a la población estudiantil,
asesorar y orientar a los directores y administradores, a fin de procurar el óptimo manejo
de los fondos.
 La Contraloría General, ejercerá fiscalización y control sobre el manejo de los fondos de
los centros educativos inclusive los que tengan sus fondos depositados en las cuentas
FECE de las Direcciones Regionales, cuando ésta lo establezca.
 Los formularios, modelos de libros para registros financieros y otros documentos a usar
para la administración y control de este Fondo, serán diseñados y autorizados por el
Ministerio de Educación.

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 La Comunidad Educativa Escolar, elaborará el Proyecto Educativo de Centro (PEC) que
determinará el presupuesto FECE, como una de las fuentes de financiamiento para la
adquisición de los bienes y servicios que se han establecido formalmente en el PEC. El
Director(a) del Centro Educativo presentará el presupuesto a la Oficina de Administración
del FECE, (Resuelto Núm. 3023 de 26 de octubre de 2009).
 Para distribuir el Fondo de Equidad y Calidad de la Educación, se utilizará la matrícula
estudiantil de cada Centro Educativo, definida por el Departamento de Estadística de la
Dirección Nacional de Planeamiento Educativo.
 El presupuesto FECE, es una fuente de financiamiento incluido dentro del Proyecto
Educativo de Centro (PEC). Está dirigido a cumplir una meta prevista y debe suplir las
necesidades contempladas, expresada en los valores y términos financieros
establecidos; el mismo debe ejecutarse dentro la vigencia fiscal correspondiente; de
acuerdo a la legislación y disposiciones en materia de contrataciones públicas.
 En caso de centros educativos, que utilizan el mismo edificio, cada director(a) presentará
el Proyecto Educativo de Centro (PEC) y su presupuesto anual, elaborado por la
comunidad educativa escolar, previa consulta entre los directores(as), para asumir
conjuntamente, los gastos de mantenimiento y reparación de la infraestructura, en
proporción a los fondos asignados a cada uno de ellos.
 Los Centros Educativos a nivel nacional deberán estar paz y salvo en la entrega de
informes financieros y presupuestarios, para poder recibir el pago de las tres partidas
FECE. La Oficina Regional de FECE remitirá el listado de centros en paz y salvo cuando
el director nacional de la OAFECE así lo requiera, para ser efectivo el pago de las
partidas asignadas en el año.
 Cuando se requiera adquirir un bien o servicio, no previsto en el presupuesto escolar, la
erogación será autorizada por la comunidad educativa escolar.
 La suma correspondiente a cada Centro Educativo del primer y segundo nivel de
enseñanza, cuya asignación anual sea hasta B/.3,000.00 y utilicen el Procedimiento
Especial para Adquisiciones en Efectivo, será depositada en una cuenta corriente oficial
en el Banco Nacional de Panamá, a nombre de la Dirección Regional respectiva
(CUENTA DIRECCIÓN REGIONAL-FECE). El Director del Centro Escolar, deberá
presentar un informe mensual de ejecución (Formulario Núm. 18) de esta asignación a la
Comunidad Educativa Escolar, a la Oficina de FECE de la Dirección Regional y a la Junta
Comunal correspondiente.
 La suma correspondiente a cada Centro Educativo del primer y segundo nivel de
enseñanza, cuya asignación anual sobrepase los B/.3,000.00, será depositada en una
cuenta corriente oficial en el Banco Nacional de Panamá, a nombre del Centro Educativo
para el Fondo de Matrícula y otra para el Fondo de Bienestar Estudiantil.

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 La documentación para la adquisición de bienes y servicios, será tramitada por el
Director(a) del Centro Educativo, previa verificación de la disponibilidad financiera y
presupuestaria aprobada por la Comunidad Educativa Escolar. Los cheques serán
firmados por el Director(a) del Centro Educativo o, en su ausencia, por el Subdirector(a)
conjuntamente con un representante de la Comunidad Educativa Escolar, escogido para
tal fin.
Hasta tanto se realicen los trámites de registro de firma del representante de la
Comunidad Educativa Escolar, los cheques serán firmados por el Director del centro,
conjuntamente con el Director Regional o el Subdirector Regional Técnico Administrativo
correspondiente o el Supervisor del área.
 Cuando el Director del Centro Educativo no cuente con la autorización y/o su adición de
firma los cheques podrán ser firmados por el Director Regional o Subdirector Técnico
Administrativo o Docente o el Supervisor del área y el Representante de la Comunidad
Educativa; cuando no exista la firma del Director o del Representante de la Comunidad
Educativa firmarán las autoridades regionales cuyas firmas estén autorizadas.
 Todos los Centros Educativos beneficiados y las Direcciones Regionales, deben contar
con el reconocimiento de firma y los montos límite establecidos para cada uno de ellos.
 Cuando no exista Director y el Centro Educativo cuente con 2 o más maestros, se
autorizará la firma del Maestro Encargado y otro docente escogido por la Dirección
Regional de Educación.
 Los Centros Educativos beneficiarios del FECE, tendrán la opción de manejar una
Caja Menuda reembolsable de la cuenta bancaria del FECE, el monto de la misma
será determinado de acuerdo a la asignación anual. La Solicitud de Apertura de
Caja Menuda (Formulario Nº 10), se tramitará como lo determina el Manual de
Procedimientos establecido por la Contraloría General y su uso se realizará de
acuerdo a lo indicado en el mismo documento. Los Centros Educativos que se les
haya autorizado el manejo de Caja Menuda, funcionarán de acuerdo al procedimiento
establecido por la Contraloría General de la República, para el Uso de Cajas Menudas.
 Para efectos de registro y control interno, cada erogación se detallará por objeto del
gasto (Anexo Nº 1), según la codificación contemplada en el respectivo Presupuesto
General del Estado.
 En los casos en que las adquisiciones de bienes y/o servicios cuyo monto oscile entre los
B/.0.01 a B/.1,000.00, las cotizaciones deben ser preferiblemente, del comercio local
(Regional), pero en caso de tratarse de proveedores de la capital del país, la cotización
debe especificar claramente que el flete o transporte corre por cuenta del Proveedor o en
caso contrario, detallar el costo del mismo hasta el lugar de entrega y recepción. De
igual forma, se deberá preferir la selección de contratistas a nivel local, como forma de
reducir los costos, incentivar la economía provincial y facilitar la supervisión de la
ciudadanía o comunidad escolar respectiva.

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 Cuando el Centro Educativo así lo determine, se podrá elaborar un Contrato de acuerdo
al formato establecido en el presente instructivo (Anexo Nº 4), para la adquisición de
bienes o servicios en lugar de una Orden de Compra (Formulario Nº 3).
 Los documentos sustentadores del gasto realizado para la compra de alimentos, deben
ser originales, expedidos a nombre del Centro Educativo, sin tachones ni borrones, con la
indicación impresa del RUC y DV, llevar adheridos los timbres correspondientes o llevar
impresa la declaración de pago de los impuestos de timbres cuando se requiera. En
caso de lugares apartados donde los proveedores sean personas naturales que no
tengan facturas con RUC se aceptarán Comprobantes de Pago Rural (Formulario No.
8), con el nombre y número de cédula del proveedor, la descripción del motivo de pago
(compra de bienes o prestación de servicio) y el proveedor debe adherir al Comprobante
de Pago Rural los timbres de acuerdo al monto de los gastos realizados.
 Al finalizar cada mes, el Director(a) del Centro Educativo, debe presentar un Informe a la
Comunidad Educativa Escolar, que contendrá lo siguiente: Situación Financiera del
FECE (Informe Nº 1) y Detalle de cheques girados (Informe Nº 2), sobre el uso del
Fondo. Dicho informe deberá ser fijado en un lugar público en el Centro Educativo y se
remitirá una copia a la Junta Comunal del respectivo corregimiento.
 Al finalizar cada mes, el Director(a) del Centro Educativo, debe presentar un Informe a la
Oficina de FECE Regional, que contendrá lo siguiente: Informe de Ejecución (Informe
Nº 3 y 3.1).
 Aquellos Centros Educativos beneficiarios del Fondo de Equidad y Calidad de la
Educación, que ejecuten sus fondos mediante cuentas bancarias deberán presentar
informes mensuales de manera obligatoria a la Oficina Regional del FECE. (Referirse a la
página Nº 91).
 El informe de los Avances y/o finalizaciones de Proyectos extraordinarios (Informe Nº8 ),
sólo se incluirán en el informe mensual enviado a las Direcciones Regionales, cuando
haya habido movimientos de apoyos extraordinarios y actualización de avances en el
mes.
 El Inventario de activo fijo mensual, deberá ser enviado a la Oficina de Bienes
Patrimoniales de la Regional. A este inventario se le deberán adicionar todos los bienes
adquiridos a través del FECE y eliminar los descartes previamente autorizados durante el
período anterior (Informe N º 7).
A. FONDO DE MATRÍCULA
Del Fondo destinado a los dos primeros niveles del sistema educativo, se destina el 75%
de los mismos al Fondo de Matrícula, que será distribuido en atención al número de
estudiantes de cada centro escolar y a las necesidades de materiales, equipos, servicios
y reparaciones que presenten dichos centros.

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1. Disposiciones generales.
 Cuando se trate de adquisiciones de equipos o cambios en la estructura física del
Centro, se requerirá previamente la evaluación técnica del funcionario responsable de
Ingeniería y Arquitectura en la región, del centro educativo o un representante de otra
institución; y cuando se trate de equipo de reproducción e informática, se efectuaran
de acuerdo a las disposiciones establecidas por la Dirección General de
Contrataciones Públicas.
 Sí se trata de compra de materiales de construcción, plomería, electricidad, pintura,
u otros materiales de infraestructura, cuyos costos oscilen en el rango de B/.3,000.01
hasta B/.30,000.00, el Centro Educativo solicitará a la Unidad Regional de Ingeniería
y Arquitectura, la estimación de los costos y desglose de actividades que se
requerirá, con el fin de realizar una contratación global de la obra de acuerdo a las
legislaciones vigentes en materia de Contratación Pública.
 Las evaluaciones para cambios en la estructura física y para el mantenimiento de
equipos de informática, también podrán realizarla representantes de otras
instituciones, con las cuales el Ministerio de Educación establezca convenios de
colaboración para tal fin.
 Cuando exista una necesidad urgente en los Centros Educativos, pero no se cuente
con el monto requerido para hacerle frente en el código presupuestario
correspondiente, se realizará un traslado del objeto de gasto dentro del Fondo
respectivo. Este traslado de objeto de gasto, deberá ser autorizado y debidamente
sustentado por la Comunidad Educativa Escolar. (Una vez aprobado el traslado se
comunicará mediante nota a la oficina regional del FECE.) Cabe señalar que los
traslados de partidas anteriormente citados no podrán efectuarse del Fondo de
Matrícula al Fondo de Bienestar Estudiantil, ni viceversa.
 Los Centros Educativos que se les haya autorizado el uso de caja menuda,
funcionaran de acuerdo al procedimiento establecido por la Contraloría General de
la República para el uso de las Cajas Menudas.
 Las adquisiciones hasta B/. 300.00 no requieren cotizaciones, sólo una referencia del
valor del bien o servicio. De B/. 300.01 hasta B/. 1,000.00, debe adjuntarse una
cotización (No puede fraccionarse la compra para utilizar esta forma de adquisición).
 Se debe revisar el Catálogo Electrónico de Productos y Servicios en Portal de
PanamaCompra, a fin de verificar la existencia del bien solicitado, adquiriendo el
mismo de manera obligatoria. Si el producto no está en el catálogo, seleccionar el
proceso de contratación pública que más le convenga.

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 En áreas de difícil acceso, se aceptarán Comprobantes de Pago Rural (Formulario
Nº 8), con el nombre y número de cédula del proveedor, la descripción del motivo de
pago (compra de bienes o prestación de servicio) y el proveedor debe adjuntar la
declaración de timbres al Comprobante de Pago Rural de acuerdo al monto de los
gastos realizados. Este comprobante debe estar firmado por el docente que hizo el
desembolso, como responsable del mismo.
 Se podrá reconocer a los Directores o funcionario encargado del manejo del FECE
de los Centros Educativos de difícil acceso el pago del gasto de alimentación y
transporte del funcionario que realiza diligencias referentes al manejo del FECE y
compras del Centro Educativo, cuando la distancia del comercio sea lejana o esté
situado fuera del Distrito donde está ubicado el Plantel. El pago de alimentación, se
reconocerá de acuerdo a lo siguiente: desayuno B/.2.50 (sí la misión inicia antes de
las 6:00 a.m.), almuerzo B/.3.50 (sí la misión pasa de las 12:00 p.m.) y cena B/.3.50
(sí la misión sobrepasa las 6:00 p.m.), previa verificación de la necesidad
contemplada en el presupuesto FECE; y el gasto de transporte, de acuerdo a las
tarifas de la ruta correspondiente. Este pago estará sujeto a la programación de la
misión oficial en concepto de compras o diligencias relacionadas al manejo del FECE
previa aprobación del supervisor de zona escolar respectivo y a la presentación de
la solicitud de alimentación y transporte (presentar constancias tales como copias de
facturas o presentación de breve informe de la diligencia efectuada en la Oficina del
FECE Regional) (Formulario Nº 9).
 Para Centros Educativos de áreas accesibles se podrá reconocer al funcionario el
pago del transporte en concepto de diligencias referentes al manejo del FECE, previa
coordinación con la Oficina del FECE Regional y aprobación del supervisor de zona.
Cabe destacar que estos reembolsos podrán ser solicitados en un período no
máximo de 30 días hábiles después de efectuada la misión oficial. (Formulario Nº 9)
 Los docentes que acompañen a los estudiantes a actividades artísticas, culturales y
deportivas, podrán recibir viáticos de acuerdo a los montos establecidos por el
Ministerio de Educación, a través de un Resuelto, siempre y cuando el lugar de la
actividad lo amerite, previa autorización de la Dirección Regional correspondiente. Es
importante resaltar que estos viáticos deben estar contemplados en el presupuesto
FECE del Centro Educativo.
2. Gastos aplicables
El Fondo de Matrícula asignado, podrá ser utilizado para inversión en rehabilitación, adición,
mantenimiento de infraestructura y equipo; adquisición y mantenimiento de equipo
tecnológico de aulas y mobiliario escolar; y adquisición de herramientas y material didáctico,
incluyendo dotación a la biblioteca del centro escolar de textos oficiales que utilice para
beneficio de los estudiantes.

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B. FONDO DE BIENESTAR ESTUDIANTIL
El Fondo de Bienestar Estudiantil es la suma asignada a cada centro educativo beneficiario
del seguro educativo, destinada a suplir las necesidades de los estudiantes en materia de
alimentación, transporte, servicios de salud, donaciones y actividades recreativas, culturales
y deportivas. Su monto corresponde al 25% de los recursos destinados al centro escolar a
través del FECE.
1. Disposiciones generales
 El Fondo de Bienestar Estudiantil, está destinado a mejorar el rendimiento de los
estudiantes y será utilizado de acuerdo a la siguiente distribución:
1. Comedor Escolar, 60%: para desayunos, almuerzos y/o cenas de los estudiantes más
necesitados de cada Centro Escolar. Los beneficiarios serán seleccionados previa
evaluación de cada caso en particular, por la Comisión designada para tal fin.
2. Otros Gastos, 40%: para gastos médicos, donaciones estudiantiles, transporte,
actividades recreativas y culturales y cualquier otro gasto dirigido al bienestar
estudiantil, siempre y cuando sea necesidad comprobada y esté debidamente
justificada.
 La Comunidad Educativa Escolar, podrá realizar una distribución porcentual distinta a la
anterior, cuando las condiciones de los estudiantes del centro así lo requieran.
 En cada Centro Educativo habrá una Comisión de Salud, Bienestar Estudiantil o similar,
designada por la Dirección del plantel, encargada de realizar las evaluaciones socio-
económicas y seguimiento requerido para determinar los estudiantes que se deben
beneficiar del Fondo de Bienestar Estudiantil, bien sea a través del comedor escolar o
mediante el financiamiento de otros gastos de necesidad comprobada, debidamente
justificados.
 Los kioscos o cafeterías que funcionen en los Centros Educativos, podrán suministrar
alimentos a los estudiantes seleccionados, los cuales serán pagados al contratista con
cargo al Fondo de Bienestar Estudiantil.
 Los Centros Educativos que no cuenten con kioscos o cafeterías, los alimentos que
recibirán los estudiantes beneficiarios podrán ser elaborados por el Centro Educativo o
contratación de personas naturales o jurídicos. (Referirse al numeral 2 acápite b)
2. Gastos aplicables al Fondo de Bienestar Estudiantil
 Con este Fondo se podrán realizar compras y pagos para suplir las necesidades de los
estudiantes en cuanto a alimentación, transporte, atenciones de salud, donaciones y
actividades recreativas, culturales y deportivas. A manera de lista ni exhaustiva o
excluyente, se pueden tipificar los siguientes gastos autorizados:

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a. Compra de alimentos y bebidas no alcohólicas para el comedor escolar. También
podrá usarse para ese tipo de compras dirigidas a otros estudiantes que participan en
actividades recreativas, culturales y deportivas, inclusive las relativas al período
durante el cual los estudiantes realizan el trabajo social establecido mediante Resuelto
Nº 1846 de 2000.
b. Se podrá imputar en este concepto, la contratación de personas naturales o jurídicos
plenamente identificadas (nombre legible, completo y número de cédula) que preparen
y entreguen a su propio pecunio, la alimentación de los estudiantes beneficiarios del
comedor escolar. Aplica también, para el aporte económico brindado a personas de la
comunidad que preparen los alimentos adquiridos por el Plantel y cooperen con el
aseo general de los enseres e instalaciones del comedor escolar.
c. Pago de transporte público a estudiantes de escasos recursos y a otros por su
participación en actividades recreativas, culturales y deportivas autorizadas por la
Dirección del Centro Educativo.
d. Pago de servicios médicos a estudiantes accidentados y/o aquejados por alguna
enfermedad súbita, cuando el Centro Educativo no cuente con seguro colectivo de
atención médica.
e. Según corresponda, se imputarán las donaciones de libros, cuadernos, implementos
deportivos, uniformes escolares o cualquier otra donación para el bienestar del
estudiante, previo estudio y justificación de la autoridad del Centro Educativo. Cabe
señalar que no podrá efectuarse donaciones en concepto de trajes de gala para uso
en desfiles.
f. Cuando se trate de brindis por la celebración de actividades recreativas y culturales, el
monto asignado para el brindis por estudiante no debe sobrepasar la suma de B/.3.50.

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IV. NARRATIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS
A. Procedimiento para la apertura de caja menuda en los centros educativos
1. Centro Educativo / Director:
 Solicita la apertura de caja menuda según sea su asignación anual
ASIGNACION ANUAL LIMITES
Hasta B/.1,000.00 B/.50.00
De B/.1,001.00 a B/.3,000.00 B/.51.00 a B/.100.00
De B/.3,001.00 a B/.5,000.00 B/.101.00 a B/.200.00
De B/.5,001.00 a B/.8,000.00 B/.201.00 a B/.300.00
De B/.8,001.00 a B/.10,000.00 B/.301.00 a B/.400.00
De B/10,001.00 y más B/.401.00 a B/.500.00
 Llena el formulario de apertura de caja menuda (Formulario N° 10).
 Remite formulario con copia de Cédula y acta de toma de posesión o
certificación de la persona que autoriza como del custodio de la caja menuda
(ambos deben ser permanentes) el custodio no puede ser celador, trabajador
manual ni inspector o de la asociación de padres de familia del centro.
2. Oficina del F.E.C.E. Regional
 Recibe el documento.
 Revisa que todos los campos estén llenos
 Revisa la asignación y el limite según la tabla
 Revisa el acta de toma de posesión o certificación y cédula de ambos (que la cédula
no este vencida o que este próximo al tiempo de vencimiento), (el acta o la
certificación deben plasmar que ambos son funcionario de ese centro educativo).
 Remite a la Oficina de Administración F.E.C.E. Central para su trámite respectivo.
3. Oficina de Administración de FECE Central
 Revisa y remite documentación para firma de Viceministro (a) de Educación.
 Recibe documentación firmada del Viceministro (a) de Educación y remite a la
contraloría General de la República.
B. Procedimiento para las adquisiciones en efectivo a través de Caja menuda, para
los Centros Educativos beneficiados.

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1. Centro Educativo / Unidad Administrativa solicitante
 Presenta la necesidad a la Dirección del Centro, mediante la Solicitud de Bienes
y/o Servicios (Formulario Nº 1).
2. Centro Educativo / Director
 Recibe solicitud y confirma con el Custodio de la Caja Menuda la disponibilidad de
recursos, y si el gasto está contemplado dentro de los aplicables a este fondo.
3. Centro Educativo / Custodio de la Caja Menuda:
 Comprueba la existencia de fondos en el objeto del gasto.
 Verifica que el solicitante, no tenga comprobantes pendientes de entrega.
 Elabora Comprobante de Caja Menuda (Formulario Nº 11) y entrega al Director del
centro.
 Revisa y firma comprobante de Caja Menuda autorizando el gasto.
5. Centro Educativo / Custodio de Caja Menuda:
 Entrega el dinero y solicita la firma de quien recibe (si la firma es ilegible, se adiciona
el nombre en imprenta).
 Firma como constancia de entrega del dinero y enumera el comprobante.
 Entrega copia del Comprobante a quien recibe el dinero y retiene original.
6. Centro Educativo / Receptor – Comprador:
 Efectúa la compra y entrega el bien a la Dirección del centro.
 Solicita a quien recibe el bien, la firma en la factura como constancia de recibido
conforme.
 Entrega las facturas originales al Custodio de Caja Menuda y el dinero sobrante de
haberlo.
 Completa comprobante.
 Archiva documentación correspondiente.

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C. Procedimiento para el Reembolso de la Caja Menuda en los Centros
Educativos.
Para optimizar el movimiento del efectivo, se recomienda que los Custodios, presenten
la solicitud de reembolso, cuando se haya usado del 20% al 40% de los recursos, o de
acuerdo a la velocidad de rotación de fondos, de manera que siempre se cuente con los
recursos suficientes mientras se cumple con el trámite.
 Ordena cronológicamente los comprobantes en cartera.
 Llena y firma el formulario Solicitud de Reembolso de Caja Menuda (Formulario
Nº 13).
 Adjunta el formulario con los comprobantes, con sus facturas y recibos
correspondientes.
 Entrega al Director del centro.
 Recibe documentación sustentadora.
 Firma Solicitud de Reembolso de Caja Menuda.
 Entrega al Funcionario encargado del manejo del FECE.
3. Centro Educativo / Funcionario encargado del manejo del FECE:
 Recibe documentación sustentadora.
 Actualiza los registros y saldos presupuestarios y financieros.
 Si se cuenta con el saldo bancario en el objeto del gasto, elabora Cheque
respectivo.
 Remite al Director del Centro Educativo.
 El Director del Centro Educativo, recibe cheque y documentación sustentadora.
 Firma cheque.
 Llama al Representante de la Comunidad Educativa Escolar y solicita su firma.
 El Representante de la Comunidad Educativa Escolar, revisa y firma cheque.
 El Director, remite cheque y documentación firmados al encargado del manejo del
FECE. (Para Centros que reciben menos de B/. 15,000.00 anual). *
5. Centro Educativo / Funcionario encargado del manejo del FECE:
 El encargado del manejo del FECE, recibe cheque firmado y refrendado según sea
el caso.
 Entrega cheque al Custodio de la Caja Menuda.
6. Centro Educativo / Custodio de la Caja Menuda:
 El custodio de la caja menuda, recibe cheque, endosa y lo hace efectivo.
* Los Centros Educativos que reciben asignación anual menor a los B/. 15,000.00 no
pasan control.

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D. PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS MENORES, POR UN MONTO HASTA
B/. 3,000.00 EN LOS CENTROS EDUCATIVOS CON CUENTA BANCARIA
CUYA ASIGNACIÓN ES HASTA B/. 15,000.00
1. Centro Educativo / Funcionario asignado al manejo del FECE:
 Confirmar que los artículos que requiere no están en el Catálogo Electrónico de
Productos y Servicios del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas
“PanamaCompra”.
 Elabora Solicitud de Bienes y/o Servicios (Formulario Nº 1) y la remite al
Director para su firma. Recibe solicitud de adquisición firmada por el Director.
 Si se trata de compra de materiales de construcción, plomería, electricidad,
pintura, u otros materiales de infraestructura, el Centro Educativo, solicitará a la
Unidad Regional o del Centro Educativo de Ingeniería y Arquitectura, la
estimación de los costos y el listado de materiales que se requerirá.
 Verifica saldo. Cuando no se cuenta con saldo en el objeto del gasto, la
Comunidad Educativa Escolar, autorizará mediante nota un traslado de partida
(Previa nota de solicitud del mismo, por el Director del Centro Educativo).
 Las compras superiores a trescientos Balboas (B/.300.00), que no excedan los
mil Balboas (B/. 1,000.00) deberán tener, por lo menos, una cotización. Las
compras iguales o menores a trescientos balboas (300.00) podrán realizarse
sin cotización indicando solamente el bien o servicio a adquirirse.
 Realiza cotización del bien que se requiere.
 Verifica en el sistema Panamá compra si el proveedor está afiliado al mismo.
 Elabora Orden de Compra (Formulario Nº 3).
 Elabora solicitud de confección de cheque (Formulario Nº 4).
 Registra la orden de compra en el Sistema Electrónico de Contrataciones
Públicas “PanamaCompra”.
 Confecciona cheque.
 Recibe, revisa la documentación y cheque para el trámite de compra. De estar
correcta la documentación y cheque, procede a firmar y aprueba en el Sistema
Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”.
 Imprime la declaración del acto (en el Sistema Electrónico de Contrataciones
Públicas “PanamaCompra”) y la firma.
 El representante de la comunidad educativa con firma, procede a revisar el
trámite y aprueba el mismo con su firma en el cheque.
 Remite al Funcionario asignado al manejo del FECE.
 Publica orden de compra firmada por el director del Centro (a través del
Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”).
 Llama al Proveedor, para entrega de Orden de Compra original, firmada por el
director del centro.
 El proveedor acepta y firma la copia de la orden de compra como constancia de
recibido.

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4. Proveedor:
 Entrega el bien al Centro educativo.
 Entrega factura original firmada y con número de cédula.
 El Director del Centro recibe el bien, coloca sello a la factura y la firma, entrega
cheque.
 Sí se trata de compras de activo fijo, el funcionario asignado al manejo del
FECE, elabora Informe de Adiciones y Descarte del Activo Fijo (Informe Nº 4),
para la firma del Director del Centro, con la cual se envía al enlace de Bienes
Patrimoniales Regional, copia de la orden de compra original, de la factura y
del comprobante de cheque para que se confeccionen los marbetes de
codificación (plaquitas) correspondientes y se incorpore el bien al inventario del
Centro Educativo.
 Ordena el expediente de la compra realizada y lo archiva.
Nota:
 Las compras iguales o menores a trescientos balboas (300.00) podrán
realizarse sin cotización indicando solamente el bien o servicio a adquirirse.
mil Balboas (B/. 1,000.00) deberán tener, por lo menos, una cotización.
 Las compras superiores a mil Balboas con 01/100 (B/.1,000.01), que no
excedan los tres mil Balboas (B/. 3,000.00) deberán tener, por lo menos, dos
cotizaciones.

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E. PROCEDIMIENTO PARA LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS
POR UN MONTO HASTA B/. 3,000.00 EN LOS CENTROS EDUCATIVOS
CUYA ASIGNACIÓN ANUAL ES MAYOR DE B/. 15,000.00.
1. Centro Educativo / Funcionario asignado al manejo del FECE
 Confirmar que los artículos que requiere no están en el Catálogo Electrónico de
Productos y Servicios del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas
“PanamaCompra”.
 Elabora Solicitud de Bienes y/o Servicios (Formulario Nº 1) y la remite al
Director para su firma. Recibe solicitud de adquisición firmada por el Director.
 Si se trata de compra de materiales de construcción, plomería, electricidad,
pintura, u otros materiales de infraestructura, el Centro Educativo, solicitará a la
Unidad Regional de Ingeniería y Arquitectura y/o funcionario que represente a
Ingeniería y arquitectura en el centro educativo, la estimación de los costos y el
listado de materiales que se requerirá.
 Verifica saldo. Cuando no se cuenta con saldo en el objeto del gasto, la
Comunidad Educativa Escolar autorizará mediante nota un traslado de partida.
 Verifica en el sistema Panamá compra si el proveedor está afiliado al mismo.
 Elabora cuadro de cotización, orden de compra, formulario de aprobación de
cheque (Formulario Nº 4).
 Registra la orden de compra en el Sistema Electrónico de Contrataciones
 Confecciona cheque. Realiza los registros financieros.
 Remite al Director del Centro Educativo.
 Recibe, revisa la documentación orden de compra y cheque para el trámite de
compra. De estar correcta la orden de compra y cheque procede a firmar y
aprueba electrónicamente en el Sistema Electrónico de Contrataciones
 Imprime la declaración (Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas
“PanamaCompra”) y la firma.
 El representante con firma legal de la Comunidad Educativa, procede a revisar
el trámite y aprueba el mismo con su refrendo en el cheque.
 Remite orden de compra, cheque y documentos a la Oficina designados para
el control previo en la Dirección Regional de Educación.
3. ORGANISMO DESIGNADO PARA EL CONTROL PREVIO/DIRECCIÓN
REGIONAL
 Recibe, revisa orden de compra, cheque y formularios. De estar correcta la
documentación procede a refrendarlas.
 Remite orden de compra, cheque y documentos al Centro Educativo.
 El funcionario asignado al manejo del FECE, recibe orden de compra y cheque.

15
 Publica orden de compra refrendada por la Oficinista designados para el
control previo.
 Llama al Proveedor o Contratista para entrega de Orden de Compra original.
 El proveedor acepta y firma la orden de compra.
 El Director o el Funcionario asignado al manejo del FECE recibe el bien,
entrega cheque, sella y firma la factura.
 El Director del Centro, remite expediente al funcionario asignado al manejo del
FECE.
 Si se trata de compras de activos fijos el funcionario asignado al manejo del
FECE, elabora Informe de Adiciones y Descarte del Activo Fijo (Informe Nº 4),
para la firma del Director del Centro, con la cual se envía al enlace de Bienes
Patrimoniales Regional, copia de la orden de compra original, de la factura y
del comprobante de cheque para que se confeccionen los marbetes de
codificación (plaquitas) correspondientes y se incorpore el bien al inventario del
Centro Educativo.
 Ordena el expediente de la compra realizada y lo archiva
Nota:
 Las compras iguales o menores a trescientos balboas (B/.300.00) podrán
realizarse sin cotización indicando solamente el bien o servicio a adquirirse.
mil Balboas (B/. 1,000.00) deberán tener, por lo menos, una cotización.
Las compras superiores a mil Balboas con 01/100 (B/.1,000.01), que no
excedan los tres mil Balboas (B/. 3,000.00) deberán tener, por lo menos, dos
cotizaciones.

16
F. PROCEDIMIENTO PARA LAS ADQUISICIONES MENORES DE BIENES POR UN
MONTO DE B/.3,000.01 A B/. 30,000.00 EN LOS CENTROS EDUCATIVOS CUYA
ASIGNACIÓN ANUAL ES MAYOR DE B/.15,000.00
 Confirma que los artículos que requiere no están en el Catálogo Electrónico de
Productos y Servicios del Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “Panamá
compra”.
 Elabora Solicitud de Bienes y/o Servicios (Formulario Nº 1) y la remite al Director
para su firma. Recibe solicitud de adquisición firmada por el Director.
 Si se trata de compra de materiales de construcción, plomería, electricidad, pintura, u
otros materiales de infraestructura, el Centro Educativo, solicitará a la Unidad
Regional de Ingeniería y Arquitectura o funcionario que represente a Ingeniería en el
Centro Educativo, la estimación de los costos y desglose de actividades del proyecto
requerido.
 Verifica saldo. Cuando no se cuenta con saldo en el objeto del gasto, la Comunidad
Educativa Escolar autorizará mediante nota un traslado de partida.
 Registra la convocatoria del acto público correspondiente.
 Recibe, revisa y aprueba la convocatoria del acto público en el Sistema Electrónico de
Contrataciones Públicas “Panamá compra”.
 Se publica en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”
por un término mínimo de dos (2) días hábiles de antelación a la celebración de acto y
contendrá todas las especificaciones necesarias.
 La presentación de ofertas se realizará en un término de dos (2) horas, como mínimo.
 Imprime 2 copias del aviso de convocatoria (Sistema Electrónico de Contrataciones
Públicas “PanamaCompra”). Se coloca una copia en el mural del Centro Educativo y
la otra copia se adjunta al expediente.
 En el día y la hora señalada se levantará un cuadro que contendrá la oferta
económica y los requisitos exigidos en el pliego de cargos o términos de referencia de
los diferentes proponentes:
 No se aceptará ninguna propuesta que llegue después de la fecha o luego de
la hora fijada.
 En el caso de no presentarse proponentes al acto público, se declarará
desierto.
 Si existe incumplimiento de los requisitos o exigencias del pliego de cargos por
parte de los proponentes, el acto se declarará desierto.
 Si la entidad contratante, previa verificación, determina que quien oferto el precio más
bajo no cumple con los requisitos y exigencias del pliego de cargos o términos de
referencia; procederá inmediatamente a evaluar la segunda propuesta, con el precio
más bajo y así sucesivamente adjudicando el acto público o declarándolo desierto.
 Una vez adjudicado o declarado desierto el acto público en el cuadro respectivo, se
notifican los resultados en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas
“PanamaCompra”, imprime la declaración (el Director, la firma) y se fija en el tablero

17
que para esos propósitos se mantienen en cada Centro Educativo, por (5) días
hábiles. (Esto es obligatorio para la entidad contratante.
 Cumplido cinco (5) días hábiles, después de la notificación a que alude el literal
anterior, se tendrá por notificado el acto administrativo y quien se considere agraviado
con dicha decisión tendrá un periodo de dos (2) días hábiles, para interponer el
recurso de impugnación (todo recurso de impugnación debe ir acompañado de la
fianza de recurso de impugnación.
 Trascurrido los tres (3) días hábiles sin que se haya interpuesto ninguna acción en
contra del acto administrativo mediante el cual se adjudica la contratación menor, este
se considerará ejecutoriado.
 Remite expediente al funcionario asignado al manejo del FECE, para que emita la
orden de compra y cheque.
 El funcionario asignado al manejo del FECE, confecciona cuadro de cotización,
elabora orden de compra a favor del proponente al que se adjudicó el acto, solicitud
de confección y aprobación de cheque y cheque.
 Registra la orden de compra en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas
“PanamaCompra”.
 Remite documentación para firma al Director del Centro.
 Recibe, revisa orden de compra, cuadro de cotizaciones, solicitud de confección y
aprobación de cheques y cheque. De estar correcta la documentación procede a
firmar la orden de compra, el cheque y los documentos para el trámite; aprueba
electrónicamente en el Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas
“PanamaCompra”. Imprime la declaración del acto (Sistema Electrónico de
Contrataciones Públicas “PanamaCompra”) y la firma.
 El Director, llama al Representante de la Comunidad Educativa Escolar, para que
revise y refrende el cheque.
 Se remite a la Oficina de Cumplimiento de trámites administrativos y financieros
Regional.
5. Oficina de Cumplimiento y trámites Administrativos y Financieros Regional:
 Recibe, revisa documentación, orden de compra y cheque, de estar correcto refrenda.
 Remite orden de compra y cheque junto con la documentación al Centro Educativo.
6.Centro Educativo / Funcionario asignado al manejo del FECE
 Recibe la orden de compra y cheque refrendados, publica orden de compras en el
Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamaCompra”.
 Llama al Proveedor o Contratista para entrega de Orden de Compra original firmada
por el Director del Centro.
 El proveedor, acepta y firma la orden de compra.

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7. Proveedor:
 Entrega el bien al Centro Educativo.
 Entrega factura original firmada y con número de cédula.
 El Director del Centro, recibe el bien, coloca sello a la factura y la firma, entrega
cheque.
 Remite documentos al funcionario asignado al manejo del FECE.
 En las compras de equipo y mobiliario, el funcionario asignado al manejo del FECE,
elabora Informe de Adiciones y Descarte del Activo Fijo (Informe Nº 4), para la firma
del Director del Centro y el Representante de la Comunidad Educativa, con la cual se
envía al enlace de Bienes Patrimoniales Regional, copia de la orden de compra
original, de la factura y del comprobante de cheque para que se confeccionen los
marbetes de codificación (plaquitas) correspondientes y se incorpore el bien al
inventario del Centro Educativo.
 Ordena el expediente de la compra realizada y lo archiva.
Observación: En caso de incumplimiento por el proponente al que se adjudicó el acto,
se aplicarán las sanciones establecidas al respecto en la Ley 22 del 27 de junio de 2006,
y el Decreto 366 de 28 de diciembre de 2006, que regulan la contratación pública.

19
G. Procedimiento para las donaciones por el Fondo de Bienestar Estudiantil
1. Estudiante, Padre de Familia o Acudiente:
 Presenta solicitud escrita firmada por el Padre de Familia o Acudiente
explicando la situación que requiere una donación. (Adjuntar copia de cédula)
 Entrega solicitud al Director del Centro Educativo.
2. Director del Centro Educativo:
 Recibe solicitud del Padre de Familia o Acudiente.
 Entrega solicitud al Docente encargado del Bienestar Estudiantil o de Salud.
3. Comisión de Bienestar Estudiantil o de Salud:
 Recibe solicitud de donación.
 Evalúan la solicitud y elaboran acta del resultado de la evaluación.
 Remite al Director del Centro.
4. Director del Centro Educativo:
 Recibe acta de la Comisión de Bienestar Estudiantil o de Salud.
 Si la evaluación es positiva, el Director da las instrucciones para que se
entregue la donación.
5. Estudiante, Padres de Familia o Acudiente:
 Recibe la donación solicitada.
 Firma de recibido conforme.
NOTA:
 Si se trata de una urgencia, caso fortuito o de cuantía mínima, no mayor de B/.
10.00 (transporte, compra de útiles escolares, no se requiere de solicitud por
escrito.
 Cuando la donación se refiera al pago de transporte para asistir a clases, la
misma se hará en forma semanal, cubriendo el viaje completo (ida y vuelta).
Cuando la donación alcance varios estudiantes, el custodio del Fondo
entregará el dinero con base a una Planilla de Transporte – Bienestar
Estudiantil (Formulario Nº 7) en original y copia.
 Cuando se trate de donaciones de útiles o uniformes escolares para varios
estudiantes, se deberá preferir la compra en lote para lograr economías,
siempre y cuando existan los fondos suficientes. En estos casos la compra
será realizada por un docente o administrativo designado para tal fin.

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H. PROCEDIMIENTO PARA ENTREGAR LA ASIGNACIÓN CUATRIMESTRAL
PARA CENTROS EDUCATIVOS CON ASIGNACIÓN ANUAL HASTA B/.
3,000.00
MANEJADOS EN LA OFICINA FECE REGIONAL
1. El Director del centro educativo
 Formulario de confección y aprobación de cheque (firmada por el director y el
representante de la comunidad educativa)
 Adjunta copia de cédula legible del director
 Adjunta copia de acta de toma de posesión del director o nota formal de
designación firmada por el Director (a) Regional o Subdirector (a)
correspondiente (debe indicar que labora en el centro educativo actual)
 Adjunta copia de nota de asignación de la partida correspondiente.
 Adjunta copia del acta de elección del representante de la comunidad
educativa escolar
 Remite documentación a la Oficina de FECE Regional
2. La Oficina de FECE Regional
 Verifica la documentación presentada por el director
 Verifica que el Director del Centro no tenga facturas u otros documentos
pendientes
 Se debe sellar y firmar el formulario de confección y aprobación de cheque
como constancia de verificación y aprobación
 Confecciona los cheques de matrícula y bienestar estudiantil así: Nombre del
director – Fondo de Matricula, Nombre del director – Fondo de Bienestar
Estudiantil
 Envía cheque y expediente a la Oficina de Cumplimiento.
3. Director/a Regional
 Si el expediente está sellado y firmado por el encargado de la Oficina de
Cumplimiento y el cheque ha sido confeccionado conforme, se refrendan
ambos se remite a la oficina de FECE Regional.
4. Oficina de FECE Regional
 Recibe y registra cheque refrendado con el expediente
 Entrega cheque al director del Centro
5. Director del Centro Educativo
 Recibe cheque y firma de recibido
 Ejecuta sus fondos según presupuesto
 Una vez ejecutado la totalidad de la partida asignada, el director presenta a
la comunidad educativa y a la oficina FECE Regional Informe:

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 Detalle de gastos realizados (firmada por el Director y comunidad
educativa)( ver anexo Nº 1)
 Comprobantes con sus respectivas facturas originales y documentos
sustentadores según sea el caso. (ver anexo Nº 2).
 Tarjeta de control de movimiento del efectivo de caja menuda. (ver
anexo 3)
6. Oficina del FECE Regional
 Verifica y archiva informes presentados con sus respectivas facturas originales
Nota: El Director del Centro educativo, al finalizar cada mes, debe presentar
el informe de gastos realizados del FECE a la comunidad educativa escolar y a
la oficina del FECE sobre el uso del fondo. La disponibilidad de nuevos
recursos provenientes del fondo estará sujeta a la presentación y aprobación
del referido informe. (Ver régimen de formularios VII).
Observación:
El director podrá tener la opción de continuar manejando sus cuentas de acuerdo
al procedimiento legal vigente o acogerse a la modalidad del procedimiento de
caja menuda.
De acogerse a la modalidad de caja menuda:
Los centros que ya tienen fondos depositados en las cuentas bancarias y deseen
acogerse al trámite nuevo, deben someterse a un “arqueo” de fondos disponibles,
que será realizado y formalizado por Auditoria Interna.
Una vez realizada esa labor, entonces girar el cheque por el remanente real y
solicitar el cierre de esas cuentas bancarias.

22
I. PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE APERTURA DE CUENTA Y
ADICIÓN DE FIRMA
APERTURA DE CUENTA
1. El Director del Centro educativo
 Se reúne con la comunidad educativa para escoger a miembro de la misma
que firmará los cheques con el director.
 Llena acta de escogencia del miembro de la comunidad educativa la cual debe
ser firmado por los miembros de la misma. (Formulario N° 19).
 Llena formulario de adición de firma y manejo de cuenta bancaria (Formulario
N°20) puntos 1, 8, 9,11 y 12, adjunta copia de cédula legible y toma de
posesión o certificación del director y del miembro de la comunidad educativa
escogido.
 Entrega formulario y documentos adjuntos a la oficina de FECE Regional.
 Revisa la documentación entregada por el director
 Solicitará adicionar las firmas del director regional, subdirector regional
administrativo, técnico docente y supervisor de área correspondiente
(Aplica para supervisores de zona y coordinadores de circuitos escolares
con los documentos requeridos en la solicitud de apertura de cuenta del
centro educativo).
 Envía documentación a la Oficina de Administración de FECE Central
 Revisa y remite documentación para firma de Viceminstro (a) de
Educación.
 Recibe documentación firmada del Viceminstro (a) de Educación y
remite a la contraloría General de la República para su autorización.

23
ADICIÓN Y ELIMINACIÓN DE FIRMA (Vencimiento del período de firma del
miembro de la comunidad educativa o cambio de director)
1. El Director del Centro educativo
 Se reúne con la comunidad educativa para escoger mediante votación al
nuevo miembro de la comunidad educativa que firmará los cheques con el
director.
 Llena acta de escogencia del miembro de la comunidad educativa la cual
debe ser firmado por los miembros de la misma. (Formulario 19).
 Llena formulario de adición de firma (Formulario N° 20) puntos 3, 4, 8, 9,
10, 11 y 12, adjunta copia de cédula legible y toma de posesión o
certificación del director y del miembro de la comunidad educativa escogido.
 Entrega formulario y documentos adjuntos a la oficina de FECE Regional.
 Revisa la documentación entregada por el director
 Solicitará adicionar las firmas del director regional, subdirector regional
administrativo, técnico docente y supervisor de área correspondiente
(Aplica para supervisores de zona y coordinadores de circuitos escolares
con los documentos requeridos en la solicitud de apertura de cuenta del
centro educativo).
 Envía documentación a la Oficina de Administración de FECE Central
 Revisa y remite documentación para firma de Viceminstro (a) de
Educación.

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 Recibe documentación firmada del Viceminstro (a) de Educación y
remite a la contraloría General de la República.

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