El documento resume los principales cambios introducidos por la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común, que obliga a las empresas a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas. Esto supone un reto para las empresas que deben adaptarse a nivel legal, organizativo, de procesos y tecnológico para estar preparadas para los nuevos requisitos de la administración electrónica y evitar posibles consecuencias jurídicas por no cumplirlos. PwC ofrece una solución integral para ayudar a las empresas en esta transformación

1. Alerta de Derecho Administrativo
El 2 de octubre de 2016 entró en vigor, con
carácter general, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las
Administraciones Públicas.
Esta Ley introduce importantes novedades y,
especialmente, establece la obligación de las
personas jurídicas y otros sujetos a
relacionarse electrónicamente con las
Administraciones Públicas y determinadas
entidades del sector público institucional.
Cuando se analiza a fondo la Ley y se estudia su
aplicación práctica, se observa que la
digitalización de la Administración supone
un cambio radical de las reglas que regulan la
relación de las empresas con el Sector Público.
Aunque inicialmente podían existir dudas sobre el
carácter inmediato de aquella obligación, debido a
que la Disposición Final 7ª de la Ley 39/2015
posponía a 2 de octubre de 2018 la entrada en vigor
de determinadas disposiciones (registro electrónico
de apoderamientos, registro electrónico, registro de
empleados públicos, punto de acceso general y
archivo único electrónico), la experiencia durante
estos primeros meses de aplicación de la Ley ha
demostrado que hay Administraciones que ya
exigen a las empresas y otros sujetos realizar
los trámites electrónicamente y que
únicamente les notifican por esa vía.
Febrero de 2017
Los retos de la empresa ante la e-Administración
Si bien a medio y largo plazo se espera que la
transformación digital de la Administración aporte
beneficios a la sociedad, en la actualidad el cambio
de paradigma supone un reto para las
empresas, que pueden afrontar graves
consecuencias jurídicas, como la pérdida de
derechos y la extemporaneidad de acciones jurídicas,
por el hecho de no estar adaptadas al cambio.
En nuestra opinión, para evitar situaciones que
perjudiquen a la empresa, es necesario realizar una
adaptación ordenada y planificada de la
empresa a nivel legal, organizativo, de
procesos y tecnológica, que ofrezca respuestas
claras, a las siguientes preguntas:
o ¿Conozco bien la nueva norma? ¿Cómo la están
aplicando los diferentes entes públicos con los
que se relaciona mi empresa?
o ¿Mi organización está preparada
organizativamente y tecnológicamente para
vigilar continuamente las notificaciones de una
pluralidad de entidades públicas en múltiples
plataformas digitales o direcciones electrónicas?
o ¿Cómo se realiza la identificación? ¿Quién firma?
o ¿Hay una política de uso de certificados digitales?
o ¿Garantizo que se cumple mi mapa de
apoderamientos?
o ¿Tengo un buzón de notificaciones?
o ¿Quién y cómo me está representando en los
distintos procedimientos?
o ¿Cómo y a quién se va notificar? ¿Qué pasa si
causan baja en la empresa?
o ¿Sé cómo y cuando sustituir a un representante
en el procedimiento?
o ¿Mi organización está preparada para cumplir los
requisitos de identificación y firma?
o ¿Cómo afrontaría la empresa hipotéticas
complicaciones que se están dando en la
presentación electrónica de escritos como el
desconocimiento de códigos de identificación, la
inexistencia de registros, fallos técnicos, etc.?
Representación Identificación y
firma
Presentación
escritos
Notificaciones Tramitación
interna AA. PP
Interoperabilidad
Registros
ArchivoDigitalización
¿Estamos preparados
para dar respuesta a los
nuevos requerimientos
de la Administración
electrónica?

2. o ¿Puedo evitar que las AA.PP me
notifiquen a direcciones no deseadas?
o ¿Tengo un Protocolo o Manual de
actuación en esta materia para prevenir
contingencias?
o ¿Mi gente está formada en la tramitación
digital?
o ¿Cómo tengo que remitir mis escritos y su
documentación adjunta, especialmente si
ésta debe ser original?
o ¿El sistema de la empresa es compatible
con la disparidad de herramientas
tecnológicas del Sector Público?
o Conozco los cambios relativos a cómputo
de plazos, días inhábiles, plazos por
horas, etc.?
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Con tal de ayudar a las empresas a realizar esta
transformación con éxito, PwC ofrece una
solución eficaz, exclusiva e integral que
proporciona a la empresa un diagnóstico de la
situación actual, un sistema para realizar
correctamente y controlar las relaciones electrónicas
con el Sector Público, acompañamiento y formación
por parte de nuestros juristas expertos en
procedimiento administrativo electrónico y el
soporte de una herramienta IT diseñada por
nuestro equipo de Consulting-IT especializado
en e-Administración. Todo ello con el sello de
calidad PwC, empresa de servicios
profesionales líder en el mundo.
Implantar una
“Política de firma” y
gestión de
certificados
digitales.
Adquirir
conocimiento
especializado en
e-administración.
Adquirir
conocimiento
detallado de
las AA.PP con
las que me
relaciono.
Revisar y
adecuar el
modelo de
organización y
firma (revision
procesos).
Actualizar mapa de
apoderamientos:
“incorporarlo” a los
expedientes (prevision
de
sustituciones/cambios).
Acciones
propuestas
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Seguimiento y
actualización
continua.
Adoptar medidas
para evitar
notificaciones no
deseadas: revisar
procesos + acciones
adicionales.
Predefinir un
protocolo para
presentación de
escritos y
resolución de
contingencias.
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Formación en e-
administración.
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Implantar
herramientas IT,
para un adecuado
seguimiento (ágil,
centralizado y
digital).
Departamento de Derecho Administrativo-BCN, en colaboración con el equipo de Consulting - IT
Rafael Fernández Bautista
Director
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Jan Sarsanedas Coll
Asociado Sénior
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R. M. Madrid, hoja M-131,818, folio 132, tomo 8,168, libro 0, sección 8ª. CIF: B-80 909278
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