Casos de éxito y de uso en Gestión Documental

5 casos de éxito y de uso en Gestión documental:
Transporte público, Aeronáutica, Tráfico, Gestión
administrativa y Construcción
19 de noviembre de 2014

Beneficios de la gestión documental
Captura inteligente de documentos
 Extracción automática de metadatos.
 Reconocimiento, clasificación y autotagging de documentos
 Validación automática de datos
 Captura desde dispositivos móviles
 Captura de documentos desde cuentas de correo-e.
 OCR

Interoperabilidad entre aplicaciones de negocio
 Integración con Dropbox
 Integración con suites ofimáticas
 Integración con ERP, CRM y gestores de facturas
 Web Services
 Conector CMIS para las principales plataformas ECM
(Sharepoint, Alfresco, Nuxeo, OpenText)
 Exportación CSV

Gestión inteligente de documentos
 Almacenamiento con acceso centralizado multiplataforma.
 Control de versiones
 Histórico de documentos
 Gestión de usuarios
 Captura de documentos desde cuentas de correo-e.
 Búsqueda de documentos full text.
 Creación de diversos tipos de contenidos

Cumplimiento de estándares
 CMIS
 Dublin Core
 ISO 30.300
 MoReq2
 ISO 15489

BPM
 Flujos de trabajo que permiten automatizar los
procedimientos de aprobación y revisión de documentos.
Configuración en la misma interfaz de la plataforma.

Difusión de contenidos empresariales
 Intranets
 Extranets
 Blogs
 Wikis
 Websites

Seguridad de la Información
 ISO 27.001
 LOPD
 Soporte para firma digital de documentos
 Soporte para dispositivos biométricos

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

Caso de éxito: Transporte público
METRO DE MÁLAGA

En julio de 2014, la Presidenta de la Junta de Andalucía, Susana
Díaz, inauguro las líneas 1 y 2 del Metro de Málaga, que abarcan 12
kilómetros de trazado que abastecen a 17 paradas, lo cual supone
un 81% de toda la red prevista.
Apenas con tres meses de funcionamiento, ya ha superado el
millón de viajeros y las cifras de usuarios se mueven en un
promedio de 17.300 viajeros al día.
La inversión prevista para su conclusión en 2017 es de 794,64
millones de euros y se prevée una cobertura de a 20,7 millones de
viajeros al año.

Su construcción supuso la contratación de 1.600 trabajadores
directos e indirectos en 5 centros de trabajos distintos.
DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
 Garantizar un control de calidad exhaustivo de la
documentación técnica.
 Coordinación de las personas que participaban en su
realización.

 Control diario de 700 revisiones de planos de obra.
 Accesibilidad centralizada de toda la documentación.

ADAPTACIÓN DEL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
 Versiones definitivas de trabajo y acceso a las mismas:
 Una vez que la dirección de obra aprueba un plano, un e-mail con
enlaces a la última revisión del documento se distribuye a todo el
personal.
 Al hacer clic sobre el enlace, los usuarios acceden directamente al
plano, sin tener que navegar por el gestor documental.
 Las revisiones anteriores quedan inaccesibles una vez se envía la
última revisión del plano.
 Cada uno de estos e-mails tiene además un número de envío que
incrementa la seguridad y el control sobre las versiones de los planos.

Descarga de planos en local: Los usuarios pueden descargar varios planos en
lotes, exportando los paquetes de ficheros en formato zip.
‘Economía de recursos del sistema‘
 Los planos de taller o los de cálculo sólo se almacenarán.
 Los planos que van a ser utilizados en el desarrollo de la obra, una vez
creados, pasan un flujo de revisión hasta obtener la aprobación de la
dirección de obra. Estos planos solo serán admitidos por el sistema si
están en formato Autocad y PDF.

VENTAJAS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
 Rentabilidad: Según cálculos aportados durante el transcurso de
las obras, para garantizar con eficacia la correcta organización,
control y distribución de 9.000 planos activos junto a los 40.000 del
histórico, se hubieran necesitado a dos personas empleadas a
tiempo completo durante el tiempo de ejecución de la obra.

Reducción de riesgos: La apuesta por un sistema de gestión
documental inteligente ha minimizado el riesgo de fallos humanos
propio de tareas repetitivas y tediosas.

Caso de éxito: Aeronaútica
CRISA

Caso de éxito: Aeronautica
CRISA es una empresa dedicada a diseñar y fabricar equipos electrónicos y
software para aplicaciones espaciales: satélites, lanzadores, infraestructura
orbital y vehículos de transporte espacial.
Cuenta con casi 30 años de experiencia en el sector y una plantilla de más de
300 trabajadores. Forma parte de Astrium S.L, una subsidiaria de la European
Aeronautic Defense and Space Company (EADS) que emplea a 15.000 personas en
sus sedes de Francia, Alemania, Reino Unido, Holanda y España y que tiene un
volumen de negocio de 4.8 billones de €.
Ha desempeñado siempre un papel muy relevante en la mayoría de las
misiones científicas y de observación de la Tierra de la ESA (Agencia Espacial
Europea), desarrollando diversos procesadores de carga útil y controladores de
hardware y software.

La adecuada revisión y aprobación de planos y otra documentación
del Departamento de Ingeniería era la preocupación central de La
Dirección de Proyectos y Documentación de CRISA.
 Automatizar el proceso de revisión y firma de planos
 Oficina sin papeles

 Centralización de la documentación en Nuxeo 5.4.1.
 Flujos de trabajo.

ANTERIOR PROCESO DOCUMENTAL
Los documentos tenían que imprimirse antes de ser evaluados,
aprobados y firmados.
 Una vez llevado a cabo todo el proceso, la portada de los
documentos era digitalizada de nuevo con las rúbricas de los
responsables, para ser finalmente adjuntada al documento
electrónico original.

GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE
Flujos de trabajo
 Flujos de trabajo en serie con los estados Borrador, Revisión, Firmas y
Aprobado.
 Flujos de aprobación en los que un documento tenía 4 estados diferentes y
se firmaba tras finalizar el proceso. Las firmas sobre el documento se
guardaban en un historial de firmas.
 La información relativa a todos los cambios de estado en los diferentes
flujos de trabajo era exportable en PDF para mantener la trazabilidad del
trabajo sobre los documentos.

GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE
Gestión de procesos documentales de forma distribuida
 Pueden saber qué tareas relativas a su documentación se
encuentran pendientes y realizar el trabajo de una manera
más automática, sin tener que perder tiempo imprimiendo o
escaneando documentos
 Localizar la última versión de los documentos
 Evita compartir documentos de forma rudimentaria a través
del e-mail

 Rentabilidad: Ahorro de 15.000 dólares al año por la no impresión
de papel (Según Citigroup-Environmental Defense study el coste de
imprimir una página puede estar alrededor de los $0,13).

Escalabilidad: Seis meses después de la implantación de Athento,
pasó de ser utilizado sólo en el Departamento de Ingeniería a ser
empleado en otros 6 proyectos piloto.

3.638 documentos
25% y el 30% de la documentación de proyectos de CRISA. Tienen el
objetivo de aumentar gradualmente este porcentaje hasta cubrir el
70% y, posteriormente, según su evolución, introducirlo en la gestión
de la documentación general de la organización.

Caso de éxito: Tráfico
Mediante licitación pública (750.000 €), implantación de un
sistema de gestión documental que soportará más de 150 millones
de Documentos y Expedientes. Ahorro de más de 1 millón € /año.
La DGT es una de las administraciones públicas más activas en la
puesta en funcionamiento de servicios de e-Administración, como
matriculación online o pago electrónico de tasas y sanciones.

El objetivo principal del proyecto es la modernización, efectividad y
mejora de los procesos de gestión del organismo, mediante
tecnologías de valor añadido.
 Cumplimiento con normativa.
 Repositorio digital + Captura inteligente de documentos.

 Cumplimiento con ENI y sus normas asociadas.
 Cumplimiento con calendarios de conservación DGT.
 Athento (captura inteligente) y Nuxeo (repositorio).

ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
En el primer nivel (aplicaciones de negocio) aparecen aplicaciones
de terceros que gestionan los trámites propios de la DGT como los
portales para la realización de trámites por parte de los ciudadanos,
y también herramientas internas que necesitan el almacenamiento
estratégico.
Athento permite la gestión de la interoperabilidad mediante
conectores como el estándar CMIS (Content Management
Interoperability System) o el utilizado para la gestión de firma
electrónica.

ARQUITECTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Tareas de captura inteligente de documentos como etiquetado,
clasificación y reconocimiento de tipos documentales estandarizados
(contratos, facturas, tipos de expedientes etc.). De esta forma, es
capaz de iniciar flujos de trabajo en los múltiples trámites y
procedimientos disponibles en el organismo.

 Eficiencia: Permitirá una mejora en la gestión del tiempo por
parte de sus empleados, que realizan tareas de búsqueda, edición y
colaboración sobre su base documental.

Big data: gestionará una base de documentos de un tamaño
estimado en 150 millones, en un espacio de almacenamiento de más
de 60 TeraBytes de información y con las más estrictas medidas de
seguridad e integridad.

Caso de éxito: Gestión Administrativa
ICOGAM: Ilustre Colegio Oficial de
Gestores Administrativos de Madrid

Caso de éxito: Gestión administrativa
El ICOGAM agrupa y da servicio a los gestores administrativos
profesionales de Ávila, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara, Segovia y
Madrid. En la actualidad, sus gestores colegiados gestionan el 90%
de los trámites administrativos de tráfico en Madrid.
A partir del 2010, este colegio con miras a facilitar la tramitación
electrónica a los gestores colegiados implanta OEGAM V5 (Oficina
Electrónica de Gestión Administrativa de Madrid) que permite la
realización online de trámites relativos a vehículos.

El Colegio decidió asumir la custodia de los expedientes de sus
colegiados, pero necesitaba una estructura de software potente
para abarcar la elevada cantidad de expedientes diarios que recibía.
 Digitalización.
 Extracción de datos de los documentos digitalizados.
 Almacenamiento.
 Difusión en aplicaciones de negocio.

 Digitalización diaria de 2000 expedientes de tráfico para los
trámites de transferencia de vehículo, notificación de venta y
para los simultáneos.
 División de los expedientes digitalizados en lote, cuyos datos
son utilizados en trámites oficiales.

ARQUITECTURA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Primera capa basada en Nuxeo 5.3.2 que cubría las
funcionalidades básicas de gestión documental, como
almacenamiento, versionado de documentos, su trazabilidad, ofrecía
mayor facilidad a la hora de recuperar la documentación e
implementa el estándar CMIS, que lo conectaba con otros sistemas
ECM.

Capa intermedia inteligente basada en Athento iDM 1.3 y su
módulo LEDS (Load Extraction and Division Services): Recibir
“macroexpedientes” o conjuntos de expedientes, los separa en
expedientes individuales, los nombra, los guarda, extraer los datos
de los documentos y los registrar en el sistema.
 Athento puede interoperar con el repositorio gracias a CMIS y
con aplicaciones de negocio o interfaces web gracias al uso de
Web Services, etc.
 La mayoría de sistemas no consideran a los expedientes como
unidad primaria.

Capa rápida y flexible a la que los empleados se adaptarán de
forma natural: Desarrollo de dos plataformas web con Python 2.7.3,
personalizadas con la imagen corporativa de la institución y con
conexión a Athento iDM mediante REST.
 Validador Digital: usada por los empleados del ICOGAM.
 Gdoc: usada por los gestores administrativos.

Creación del modelo documental: Antes de digitalizar los lotes de
expedientes o “macroexpedientes”, los gestores acceden a la
plataforma web GDoc y elaboran un “documento base”. Entre los
datos que contiene se encuentran:
 Número de expedientes incluidos en el macroexpediente
 Nombre de la gestoría
 Fecha de presentación
 Matrícula o número de bastidor de los vehículos cuyos
expedientes se encuentran en el lote.

Los datos se añaden al documento base subiendo a Gdoc una hoja
de cálculo (CSV).
Athento encripta la información en un código QR que estampa en
el documento base.
Para los gestores, este documento es también un resguardo de la
entrega de sus expedientes al ICOGAM.

Los macroexpedientes son digitalizados junto con sus documentos
base y se almacenan en un hot folder. Athento la monitoriza y va
capturando en el sistema los expedientes que van entrando.

Athento ha sido entrenado para reconocer tipos de documentos
estandarizados como permisos de circulación, DNIs o facturas.

Se le ha indicado que cada expediente empieza con un permiso de
circulación y termina con una factura o modelo 620. Esta
información es la que Athento usa para dividir los macroexpedientes.

Las dificultades de la separación de los expedientes radica en
 La identificación de la tipología de los documentos incluidos
o Estructurada (permisos de circulación)
o Semiestructurada (facturas)
o No estructurada (Informes de Tráfico)
 Los documentos digitalizados son en su mayoría fotocopias
de los originales.
 No presentan siempre buena calidad y han sido escaneados
en diferentes posiciones (horizontal, vertical, ladeados, etc.).

Tecnologías de división de expedientes:
 Redes Neuronales: Compara la estructura y apariencia de un
documento con un documento que corresponde a esa
tipología y que se le ha enseñado al sistema previamente.
 OCR: Si no está seguro en un 90% con el anterior medio,
procesar el texto del documento (OCR) y busca en él patrones
que le permitan ubicar el documento dentro de una tipología.

Almacenamiento de los documentos en el sistema
 Nombramiento de los expedientes: Una vez separados de los
macroexpedintes, tienen que ser nombrados con el nº de
colegiado y matrícula. El OCR de Athento lee e indexa los
contenidos de los documento que suben al sistema (en PDF,
TIFF) y mediante expresiones regulares encuentra esta
información junto con 7 tipos de datos más que almacena en
el sistema como metadatos de los expedientes.

Validador digital:
 Incardinados en el sistema, los datos de los expedientes
pueden ser consultados por los empleados del ICOGAM que
verifican que la división, nombramiento y los datos extraídos
son correctos. Previsualizan el expediente y comparan los
datos de la imagen con los extraídos.
 Desde la pantalla de previsualización se pueden corregir los
datos o completarlos. Esta plataforma guarda además una
traza de auditoría de expedientes validados y no validados.

Validador digital

Gdoc
 Validados los expedientes, se hacen accesibles desde esta
plataforma para los colegiados sin tener que descargarlos.
 Almacena Mandatos (autorizaciones para ser representado),
Declaraciones Juradas y solicitudes de informes de vehículos
AVPO.

Gdoc
 Búsqueda de expedientes por gestor asociado, matrícula,
fecha de presentación, DNI de las partes, número de bastidor
de vehículo, etc.

Productividad: Automatización de la inclusión de los expedientes y
de la recuperación de los mismos en el sistema de información,
gracias a la digitalización de los expedientes y la extracción de los
datos de los documentos. Digitalización por lotes 24 x7,
independiente del proceso de validación.

Rentabilidad: Liberación del gasto de tiempo y recursos
económicos en las operaciones de archivo, recuperación e
infraestructuras de almacenamiento, que costaban diariamente a
todo el colectivo más de 4.000 €.

Escalabilidad
 Integrar Athento con OEGAM V5 para que el documento base
sea generado de manera automática en el momento en que
los gestores realizan sus trámites.
 Certificación digital de los expedientes mediante firma
electrónica para que los ejemplares físicos puedan ser
destruidos con todas las garantías de ley.

Caso de uso: Ingeniería Civil y Construcción

Empresas de proyectos de explotación del suelo,
infraestructuras, explotaciones energéticas y constructoras están
interesándose por los beneficios de la gestión documental.

 Compartir la documentación en condiciones de seguridad,
para facilitar su uso y preservar su integridad.
 Garantía de recuperación de la información.

 Modalidad cloud: facilidad de incorporar la gestión
documental sin tener que contar con la infraestructura y el
personal de mantenimiento que necesita un sistema de
gestión documental in house.
 Previsualización de documentos de Autocad (.dxf o .dwg) sin
tener que descargarlos previamente.

ADAPTACIÓN DEL GESTOR DOCUMENTAL PARA FOTO Y VIDEO
Previsualización de videos
Publicación de Fotos
Metadatos de fotos
Compartir
Histórico de cambios

 Eficacia: Previsualización en el sistema, evitando las descargas, de
la documentación relacionada con el trabajo como planos, mapas,
fotografías de la zona y vídeos.

Formatos especiales: Vídeos e imágenes son tratados de forma
especial por el gestor documental, con una interfaz optimizada para
su manejo.

Racionalización documental: Flujos de revisión

Racionalización documental: Control de versiones

Racionalización documental: Suscripción a notificaciones

Racionalización documental: Histórico de documentos

Racionalización documental: Mensajes entre usuarios

Usabilidad: Gestión de los documentos desde el Escritorio.

Fuentes utilizadas
 Macías Alegre, Adrián. “Gestión documental de 40.000 planos del Metro de
Málaga”. Adrianmacias.es. 27 de octubre de 2014
http://www.adrianmacias.es/gestion-documental-de-40-000-planos-del-metro-de-
malaga/
“Susana Díaz inaugura las líneas 1 y 2 del metro de Málaga tras una inversión
de 600 millones de euros”. Metro Málaga. 31 de julio de 2014
http://metromalaga.es/notas-de-prensa/susana-diaz-inaugura-las-lineas-1-y-2-
del-metro-de-malaga-tras-una-inversion-de-600-millones-de-euros/
 “El metro de Málaga supera el millón de usuarios antes de cumplir sus
primeros tres meses de funcionamiento”. Metro Málaga. 20 de octubre de 2014
http://metromalaga.es/notas-de-prensa/el-metro-de-malaga-supera-el-millon-de-
usuarios-antes-de-cumplir-sus-primeros-tres-meses-de-funcionamiento/
 Casos de éxito de Yerbabuena Software. Centro de recursos de Athento
http://www.athento.com/centro-de-recursos/
“Gestión Documental para empresas de Energía, Ingeniería Civil, Construcción
e Infraestructuras”. Blog de captura y gestión documental inteligente. 4 de agosto
de 2014 http://blog.athento.com/2014/08/gestion-documental-para-empresas-de-
energia-ingenieria-civil-construccion-e-infraestructuras.html

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http://www.slideshare.net/adrianmacias/

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