El documento describe el proyecto de gestión documental del Ayuntamiento de Terrassa. El proyecto implementó un sistema llamado Paradís para gestionar los documentos electrónicos de forma integral. El proyecto requirió un equipo multidisciplinario y cambios organizativos para desarrollar políticas, herramientas y aplicaciones que permitan la producción, uso, gestión y preservación de los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. El sistema busca preservar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos electrónicos del
Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preser...Jordi Serra Serra
Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preservación. Conferencia pronunciada en la Universidad de Costa Rica, el 4 de septiembre de 2012.
Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de la eAdmi...Jordi Serra Serra
Este documento discute cuestiones abiertas relacionadas con la gestión de documentos y archivos electrónicos en el contexto de la administración digital. En particular, analiza desafíos como la captura de evidencia de trámites, la formación del expediente electrónico, la gestión de la hibridez entre documentos electrónicos y físicos, y el diseño de sistemas de gestión documental híbridos.
Este informe resume las actividades realizadas por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos entre mayo de 2010 y mayo de 2013 para implementar el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos. Los objetivos incluyeron reestructurar y fortalecer las unidades de archivo, establecer políticas y normas técnicas, mejorar la gestión de documentos y la administración electrónica, y conservar y preservar el patrimonio documental. Se lograron avances significativos como la intervención en el 67,5% de
Documentos electrónicos, Esquema de metadatos y modelo de Política de gestión...Miguel A. Amutio
SOCINFOR. Expediente electrónico (V): Gestión Documental y Digitalización.
Documentos electrónicos, Esquema de metadatos y modelo de Política de gestión documental
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
20111020 Las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas al documento elec...Miguel A. Amutio
Presentación en la jornada de CODBCV en Valencia sobre las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas a documento electrónico, expediente electrónico, digitalización de documentos, procedimientos de copiado auténtico y conversión y gestión de documentos electrónicos.
Dentro del conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, las normas de Documento electrónico, Expediente electrónico, Digitalización de documentos, Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos y de Política de gestión de documentos electrónicos responden a lo previsto en el artículo 21 del Real Decreto 4/2010, sobre interoperabilidad, recuperación y conservación del documento electrónico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrónico a lo largo del tiempo. Adicionalmente, hay otras normas que resultan de interés para el documento electrónico como son las de Política de firma electrónica y de certificados de la Administración y de Catálogo de estándares.
Este documento describe la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos como la gestión documental digital, el gobierno electrónico y la política de cero papel. También cubre principios de la gestión documental digital, software para gestión documental, y la normatividad colombiana relacionada con documentos electrónicos.
Este documento presenta la solución Cloud Contract Administration (CCA) de IPSA para mejorar la gestión de expedientes y la calidad de los datos. CCA permite digitalizar documentos, extraer metadatos mediante OCR, clasificarlos automáticamente, validar la información y almacenarlos de forma segura. El documento describe las funcionalidades de CCA y ofrece tres casos prácticos de cómo ha mejorado la calidad de los datos y procesos de entidades financieras.
Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preser...Jordi Serra Serra
Los documentos electrónicos: régimen jurídico y políticas de gestión y preservación. Conferencia pronunciada en la Universidad de Costa Rica, el 4 de septiembre de 2012.
Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de la eAdmi...Jordi Serra Serra
Este documento discute cuestiones abiertas relacionadas con la gestión de documentos y archivos electrónicos en el contexto de la administración digital. En particular, analiza desafíos como la captura de evidencia de trámites, la formación del expediente electrónico, la gestión de la hibridez entre documentos electrónicos y físicos, y el diseño de sistemas de gestión documental híbridos.
Este informe resume las actividades realizadas por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos entre mayo de 2010 y mayo de 2013 para implementar el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos. Los objetivos incluyeron reestructurar y fortalecer las unidades de archivo, establecer políticas y normas técnicas, mejorar la gestión de documentos y la administración electrónica, y conservar y preservar el patrimonio documental. Se lograron avances significativos como la intervención en el 67,5% de
Documentos electrónicos, Esquema de metadatos y modelo de Política de gestión...Miguel A. Amutio
SOCINFOR. Expediente electrónico (V): Gestión Documental y Digitalización.
Documentos electrónicos, Esquema de metadatos y modelo de Política de gestión documental
La gestión documental es el conjunto de normas y prácticas para administrar documentos en una organización, permitir su recuperación, determinar su retención y eliminación, y asegurar la conservación de los más valiosos. Ha evolucionado de técnicas manuales a sistemas informáticos sofisticados que gestionan documentos físicos y electrónicos y controlan flujos de trabajo.
20111020 Las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas al documento elec...Miguel A. Amutio
Presentación en la jornada de CODBCV en Valencia sobre las Normas Técnicas de Interoperabilidad relativas a documento electrónico, expediente electrónico, digitalización de documentos, procedimientos de copiado auténtico y conversión y gestión de documentos electrónicos.
Dentro del conjunto de Normas Técnicas de Interoperabilidad, las normas de Documento electrónico, Expediente electrónico, Digitalización de documentos, Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos y de Política de gestión de documentos electrónicos responden a lo previsto en el artículo 21 del Real Decreto 4/2010, sobre interoperabilidad, recuperación y conservación del documento electrónico, a la luz de la necesidad de garantizar todos estos aspectos para el documento electrónico a lo largo del tiempo. Adicionalmente, hay otras normas que resultan de interés para el documento electrónico como son las de Política de firma electrónica y de certificados de la Administración y de Catálogo de estándares.
Este documento describe la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos como la gestión documental digital, el gobierno electrónico y la política de cero papel. También cubre principios de la gestión documental digital, software para gestión documental, y la normatividad colombiana relacionada con documentos electrónicos.
Este documento presenta la solución Cloud Contract Administration (CCA) de IPSA para mejorar la gestión de expedientes y la calidad de los datos. CCA permite digitalizar documentos, extraer metadatos mediante OCR, clasificarlos automáticamente, validar la información y almacenarlos de forma segura. El documento describe las funcionalidades de CCA y ofrece tres casos prácticos de cómo ha mejorado la calidad de los datos y procesos de entidades financieras.
Este documento presenta los conceptos básicos de la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental digital es el proceso de creación, almacenamiento, uso y conservación de documentos electrónicos para facilitar su uso efectivo. También describe los principios y software de gestión documental, así como la normatividad colombiana relacionada con documentos digitales y expedientes electrónicos.
La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados.
Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad.
A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso.
Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.
Este documento presenta una introducción a la gestión documental digital. Define la gestión documental digital como el proceso de creación, almacenamiento y uso de documentos digitales. Explica que la gestión documental busca facilitar el uso efectivo y eficiente de los documentos para minimizar costos. Finalmente, resume algunos principios clave, ejemplos de software, y legislación relevante sobre gestión documental en Colombia.
El documento habla sobre la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental digital es el proceso de creación, almacenamiento y uso de documentos digitales para facilitar el acceso a la información. También cubre temas como la construcción de documentos digitales, principios de gestión documental, software de gestión documental, política de cero papel y normatividad colombiana relacionada a documentos digitales.
Este documento describe los sistemas de producción y almacenamiento de microformas según la legislación peruana. Explica conceptos como microforma, documento electrónico y sus características. Detalla los procedimientos técnicos y formales para la producción de microformas y las tecnologías ópticas utilizadas. Finalmente, resume los efectos legales de las microformas como sustitución de documentos originales y su valor probatorio.
El documento describe tres puntos clave sobre la digitalización de documentos:
1. Explica que la digitalización convierte documentos físicos en imágenes digitales mediante el escaneo y almacenamiento en formatos de archivo electrónicos.
2. Señala que la digitalización permite preservar la información de manera electrónica, facilitando el acceso y aplicaciones como la búsqueda de información.
3. Detalla algunas etapas clave del proceso de digitalización como la preparación de documentos, escaneo, indexación y
El documento discute los nuevos retos que plantean los registros electrónicos para los archiveros y gestores de documentos. Señala que es necesario definir con precisión qué constituye un registro electrónico y determinar con anterioridad qué metadatos deben capturarse para garantizar la fiabilidad y autenticidad a largo plazo. También resalta la importancia de incorporar los requisitos funcionales de gestión de registros electrónicos desde el diseño de los sistemas de información.
Este documento describe los principios y etapas de la gestión documental, incluyendo la creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos. También cubre los diferentes tipos de información que deben gestionarse como documentos físicos y electrónicos, archivos institucionales, sistemas de información y más. Por último, detalla varios instrumentos archivísticos clave para la gestión documental como el cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental y otros.
Gestión de Documentos Digitales y su LegislaciónCARLA VARGAS
Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos clave como gestión documental digital, construcción de documentos digitales, principios y software de gestión documental. También cubre temas como cero papel, gobierno en línea y la normatividad colombiana aplicable a documentos digitales. El objetivo es analizar los parámetros a tener en cuenta para gestionar documentos digitales en una organización y afianzar conocimientos sobre este tema.
Este documento presenta lineamientos sobre la gestión de documentos en la administración pública colombiana de acuerdo con la normativa legal. Explica que la gestión documental incluye el Programa de Gestión Documental y debe estar articulado con el plan estratégico de cada entidad. Además, establece que la responsabilidad recae en las entidades públicas y su coordinación debe realizarse con el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
Este documento presenta un resumen de dos decretos relacionados con la legislación archivística en Colombia: el Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 2578 de 2012. El Decreto 2609 reglamenta la gestión de documentos para todas las entidades del Estado, incluyendo la producción, mantenimiento, acceso y preservación a largo plazo de documentos físicos y electrónicos. Establece lineamientos como la clasificación documental, tablas de retención y planes de gestión documental. El Decreto también cubre la gestión
El documento presenta la información sobre un seminario sobre la nueva legislación colombiana sobre gestión documental y archivos que se llevará a cabo los días 30 y 31 de mayo en Cali, Colombia. El seminario abordará los cambios en la política archivística colombiana generados por los decretos 2578 y 2609 de 2012, así como la implementación de estos decretos en las entidades del país. El evento está dirigido a archivistas, funcionarios públicos, y miembros de comités de archivo.
Este documento habla sobre la gestión documental y los programas de gestión documental. Explica que estos programas digitalizan documentos en papel y los almacenan de forma centralizada y fácil de buscar, superando la dispersión de archivos en discos y carpetas. También destaca que estos programas deben ser intuitivos y fáciles de usar para convertir documentos a formato digital e incorporarlos a la base de datos.
Este documento discute los desafíos y oportunidades de la administración inteligente de información en la era digital. Gran parte de la información de las empresas es contenido no estructurado que no se administra de manera eficiente. La digitalización a través de la captura de documentos, gestores de contenido, firmas digitales y procesos de negocio puede mejorar la productividad, reducir costos y cumplir con regulaciones. Se presentan casos exitosos de digitalización con valor legal en varias organizaciones del sector público y privado en Perú.
Este documento presenta un resumen de 3 oraciones del curso "El Esquema Nacional de Interoperabilidad". El curso introduce el Esquema Nacional de Interoperabilidad en España, incluyendo su definición, marco legal y principios. Se explican las dimensiones de la interoperabilidad organizativa, semántica y técnica, y cómo se desarrolla el Esquema Nacional de Interoperabilidad a través de normas técnicas y otros documentos de cumplimiento obligatorio para las administraciones públicas españolas.
CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...Congrés Govern Digital
Este documento describe los requisitos para implantaciones de archivo digital seguro en las entidades locales de Navarra y un modelo de auditoría. La Dirección General de Cultura de Navarra ha definido requisitos técnicos y funcionales que deben cumplir las plataformas de archivo digital, así como una metodología para evaluar el cumplimiento de dichos requisitos a través de auditorías. En 2021, la DG de Cultura llevará a cabo auditorías piloto en 4 entidades locales y difundirá sus requisitos y programa de acompañamiento para mejorar la gestión
Política para la gestión de los documentos electrónicos. La experiencia de E...Miguel A. Amutio
Política para la gestión de los documentos electrónicos.
La experiencia de España.
Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos.
Contenidos:
1. Documento electrónico y transformación digital
2. Qué venimos haciendo
3. Dónde estamos
4. Qué hacer, 5 acciones claves
5. Retos y conclusiones
Transformación digital, sí o sí; documento, expediente y archivo electrónicoMiguel A. Amutio
Este documento presenta información sobre la transformación digital en las administraciones públicas. Se destaca que las leyes 39/2015 y 40/2015 establecen el medio electrónico como habitual y obligan a la transformación digital. También se describen las acciones en curso como la elaboración de políticas de gestión de documentos electrónicos, la cooperación entre actores, y el desarrollo de herramientas para la gestión de documentos, expedientes y archivos electrónicos. Finalmente, se señalan retos como el cambio cultural necesario y la importancia de promover las polí
Este documento presenta los conceptos básicos de la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental digital es el proceso de creación, almacenamiento, uso y conservación de documentos electrónicos para facilitar su uso efectivo. También describe los principios y software de gestión documental, así como la normatividad colombiana relacionada con documentos digitales y expedientes electrónicos.
La digitalización con valor legal (microformas) nace en el Perú a inicios de los 90’s a fin de dar seguridad al proceso técnico de digitalización y para garantizar la inalterabilidad de los documentos digitalizados.
Introduce la figura del «Tercero Neutral» (Fedatario Informático) en el proceso, a quien se le asigna responsabilidades de supervisión pero también es el responsable Penal por alguna irregularidad.
A través del proceso de microformas el documento digitalizado sustituye al documento físico con Valor Legal y probatorio, por esta razón permite la destrucción de los documentos físicos que hayan seguido este proceso.
Las entidades/empresas deben certificar su Línea de Producción de Microformas (LPM) para poder realizar estos procesos.
Este documento presenta una introducción a la gestión documental digital. Define la gestión documental digital como el proceso de creación, almacenamiento y uso de documentos digitales. Explica que la gestión documental busca facilitar el uso efectivo y eficiente de los documentos para minimizar costos. Finalmente, resume algunos principios clave, ejemplos de software, y legislación relevante sobre gestión documental en Colombia.
El documento habla sobre la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental digital es el proceso de creación, almacenamiento y uso de documentos digitales para facilitar el acceso a la información. También cubre temas como la construcción de documentos digitales, principios de gestión documental, software de gestión documental, política de cero papel y normatividad colombiana relacionada a documentos digitales.
Este documento describe los sistemas de producción y almacenamiento de microformas según la legislación peruana. Explica conceptos como microforma, documento electrónico y sus características. Detalla los procedimientos técnicos y formales para la producción de microformas y las tecnologías ópticas utilizadas. Finalmente, resume los efectos legales de las microformas como sustitución de documentos originales y su valor probatorio.
El documento describe tres puntos clave sobre la digitalización de documentos:
1. Explica que la digitalización convierte documentos físicos en imágenes digitales mediante el escaneo y almacenamiento en formatos de archivo electrónicos.
2. Señala que la digitalización permite preservar la información de manera electrónica, facilitando el acceso y aplicaciones como la búsqueda de información.
3. Detalla algunas etapas clave del proceso de digitalización como la preparación de documentos, escaneo, indexación y
El documento discute los nuevos retos que plantean los registros electrónicos para los archiveros y gestores de documentos. Señala que es necesario definir con precisión qué constituye un registro electrónico y determinar con anterioridad qué metadatos deben capturarse para garantizar la fiabilidad y autenticidad a largo plazo. También resalta la importancia de incorporar los requisitos funcionales de gestión de registros electrónicos desde el diseño de los sistemas de información.
Este documento describe los principios y etapas de la gestión documental, incluyendo la creación, mantenimiento, difusión y administración de documentos. También cubre los diferentes tipos de información que deben gestionarse como documentos físicos y electrónicos, archivos institucionales, sistemas de información y más. Por último, detalla varios instrumentos archivísticos clave para la gestión documental como el cuadro de clasificación, tabla de retención, programa de gestión documental y otros.
Gestión de Documentos Digitales y su LegislaciónCARLA VARGAS
Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su legislación en Colombia. Explica conceptos clave como gestión documental digital, construcción de documentos digitales, principios y software de gestión documental. También cubre temas como cero papel, gobierno en línea y la normatividad colombiana aplicable a documentos digitales. El objetivo es analizar los parámetros a tener en cuenta para gestionar documentos digitales en una organización y afianzar conocimientos sobre este tema.
Este documento presenta lineamientos sobre la gestión de documentos en la administración pública colombiana de acuerdo con la normativa legal. Explica que la gestión documental incluye el Programa de Gestión Documental y debe estar articulado con el plan estratégico de cada entidad. Además, establece que la responsabilidad recae en las entidades públicas y su coordinación debe realizarse con el Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Este documento presenta una introducción a la gestión de documentos digitales. Explica que la gestión documental incluye el ciclo de vida completo de los documentos y por qué es necesaria para una buena gestión de la información. Compara las desventajas de la gestión de documentos en papel con las ventajas de los sistemas de gestión electrónica de documentos. Finalmente, propone una metodología para la implementación de un sistema de gestión electrónica de documentos que incluye analizar la situación actual y definir los requisitos funcionales y
Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado
Este documento presenta un resumen de dos decretos relacionados con la legislación archivística en Colombia: el Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 2578 de 2012. El Decreto 2609 reglamenta la gestión de documentos para todas las entidades del Estado, incluyendo la producción, mantenimiento, acceso y preservación a largo plazo de documentos físicos y electrónicos. Establece lineamientos como la clasificación documental, tablas de retención y planes de gestión documental. El Decreto también cubre la gestión
El documento presenta la información sobre un seminario sobre la nueva legislación colombiana sobre gestión documental y archivos que se llevará a cabo los días 30 y 31 de mayo en Cali, Colombia. El seminario abordará los cambios en la política archivística colombiana generados por los decretos 2578 y 2609 de 2012, así como la implementación de estos decretos en las entidades del país. El evento está dirigido a archivistas, funcionarios públicos, y miembros de comités de archivo.
Este documento habla sobre la gestión documental y los programas de gestión documental. Explica que estos programas digitalizan documentos en papel y los almacenan de forma centralizada y fácil de buscar, superando la dispersión de archivos en discos y carpetas. También destaca que estos programas deben ser intuitivos y fáciles de usar para convertir documentos a formato digital e incorporarlos a la base de datos.
Este documento discute los desafíos y oportunidades de la administración inteligente de información en la era digital. Gran parte de la información de las empresas es contenido no estructurado que no se administra de manera eficiente. La digitalización a través de la captura de documentos, gestores de contenido, firmas digitales y procesos de negocio puede mejorar la productividad, reducir costos y cumplir con regulaciones. Se presentan casos exitosos de digitalización con valor legal en varias organizaciones del sector público y privado en Perú.
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CGD2021 - "L'auditoria dels sistemes de gestió d'expedients: estan bé els exp...Congrés Govern Digital
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Política para la gestión de los documentos electrónicos. La experiencia de E...Miguel A. Amutio
Política para la gestión de los documentos electrónicos.
La experiencia de España.
Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos.
Contenidos:
1. Documento electrónico y transformación digital
2. Qué venimos haciendo
3. Dónde estamos
4. Qué hacer, 5 acciones claves
5. Retos y conclusiones
Transformación digital, sí o sí; documento, expediente y archivo electrónicoMiguel A. Amutio
Este documento presenta información sobre la transformación digital en las administraciones públicas. Se destaca que las leyes 39/2015 y 40/2015 establecen el medio electrónico como habitual y obligan a la transformación digital. También se describen las acciones en curso como la elaboración de políticas de gestión de documentos electrónicos, la cooperación entre actores, y el desarrollo de herramientas para la gestión de documentos, expedientes y archivos electrónicos. Finalmente, se señalan retos como el cambio cultural necesario y la importancia de promover las polí
La adecuación al ENI, situación y evolución del Real Decreto 4/2010 y de nuev...Miguel A. Amutio
El documento resume la presentación "La adecuación al ENI, situación y evolución del RD 4/2010 y de nuevas NTIs". Se explica que faltan menos de un año para el plazo de adecuación al Esquema Nacional de Interoperabilidad y que se propone actualizar el Real Decreto 4/2010 incluyendo nuevas normas técnicas sobre directorios, redes, facturas electrónicas y reutilización de aplicaciones. También se destaca la importancia de usar las infraestructuras y servicios comunes para simplificar la interoperabilidad entre
”la transformación digital no es una tendencia que con el tiempo pase de moda, sino que es un componente fundamental en la estrategia de toda empresa que desee una larga vida en esta nueva era digital”
Uso de bases de datos para el control del flujo documentario, con soporte papel y digital (Permite determinar la ubicación exacta del expediente administrativo).
Visualización de los documentos en el Sistema y “concomitancia”.
Se generan documentos electrónicos con valor legal.
Uso de firmas electrónicas expedidas por RENIEC.
Evita el envío físico de los documentos ( ahorro notorio de recursos : materiales, personal , tiempo, equipos en el traslado y recepción de expedientes).
Respuesta inmediata ante la pérdida y/o extravío de documentos.
Rentabilidad y eficiencia en la conservación de la información.
A Experiência da Gestão Documental em Espanha. La experiencia de la gestión d...Miguel A. Amutio
ESPAP Lab. Workshop temático. Gestão Documental Desafios para a Administração Pública. A Experiência da Gestão Documental em Espanha.
La experiencia de la gestión documental en España, en la Administración.
El documento presenta una conferencia sobre procesos electrónicos en el gobierno argentino. Se describe un proyecto del Ministerio de Trabajo para implementar formularios y flujos de trabajo electrónicos en SharePoint usando firma digital para automatizar trámites internos y reducir el uso de papel. La presentación explica la tecnología y metodología utilizadas, incluyendo SharePoint, InfoPath y Visual Studio, y las lecciones aprendidas sobre el proyecto.
Este documento trata sobre la gestión de documentos digitales y su normatividad. Explica conceptos como gestión documental digital, construcción y gestión de documentos digitales, principios de la gestión documental digital, software de gestión documental digital, iniciativa cero papel y normatividad colombiana aplicada a la gestión documental digital. El objetivo es adquirir conocimientos sobre este tema y sus beneficios para mejorar la productividad y eficiencia de procesos en las unidades de información.
Prado Martínez, Miguel Ángel del (2004). Oficina sin papel y gestión documental conferencia impartida el 22 de mayo de 2006 en las jornadas Los lunes tecnológicos del Consejo Superior de Cámaras y CEPYME Aragón.
Este documento presenta un resumen de un sistema de gestión documental implementado en la empresa Gases del Caribe. Describe que Gases del Caribe utiliza el software Onbase como su sistema de gestión de contenido empresarial, el cual permite capturar, gestionar, acceder, integrar, almacenar y analizar documentos físicos y electrónicos de una manera segura. También garantiza la integridad de la información a través de políticas de acceso y copias de seguridad protegidas.
The introduction of records management requirements into business process automation projects are two challenges for records management and archival teams. First, tools developed by these teams must be enough consistent to be present in tecnological projects from its starting point, making significant contributions and adding value to the final product. And second, it is important to succeed in the moment, the context and the extent to which such contributions are made. The aim of this paper, based on experiences from the Generalitat de Catalunya, is to provide elements of discussion in both directions: the design of the records management system and the consolidation of its components for a general use, and the criteria to choose when and how is better to participate in different kinds of tecnological projects. The paper proposes the use of the records series map as the main tool of the records management system, and four strategies to implement this system into different tecnological scenarios.
El documento describe el sistema de gestión documental implementado por el gobierno de Bogotá, Colombia. Este sistema se compone del software ORFEO y sigue un proceso de 5 fases que incluyen analizar las necesidades de gestión documental, seleccionar el software, diseñar e implementar el sistema, y controlar y mantener el sistema. El sistema ORFEO ayuda a organizar, almacenar y recuperar los documentos electrónicos de la entidad de manera eficiente.
El documento describe un proyecto para establecer una presencia en internet del gobierno vasco. El proyecto incluye la constitución de una sede electrónica, la reorganización de portales, y el diseño de una nueva intranet. Se enumeran varios subproyectos y tareas relacionadas con cada uno.
En el marco de la iniciativa Cero Papel en la Administración Pública se han elaborado las presentes guías cuyo objetivo es brindar a las entidades orientaciones que les permita avanzar en la implementación de estrategias que contribuyan a obtener una mayor eficiencia y reducir el consumo de papel.
La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA o ERMS requiere un software especializado, aunque cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras aplicaciones.
Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
Transformación digital, legislación y normativa relativa al documento-e e imp...Miguel A. Amutio
I Jornada de trabajo sobre Administración Electrónica
La administración electrónica: requisitos normativos y organizativos.
Junta General del Principado de Asturias. Archivo
La Administración está perdiendo los papeles.
La gestión del documento electrónico y su marco normativo
Transformación digital, legislación y normativa relativa al documento-e e impacto de las leyes 39/2015 y 40/2015
Brindar bases teórico-prácticas para comprender la naturaleza de los documentos electrónicos de archivo, su entorno, sus necesidades de gestión, conservación y preservación a largo plazo; así como establecer los requerimientos específicos para la consolidación de una propuesta estratégica para la implementación del SGDEA.
Fernando Marco - BI al servicio de las Instituciones
Terrassa Sistema de gestió documental_
1. 1
La gestión documental como línea
estratégica de la administración
electrónica. La experiencia del
Ayuntamiento de Terrassa
V Jornadas técnicas de archivos en la Administración
local. Gobernanza y gestión documental
Málaga, 26-27 de abril 2012
2. 2
Presentación
1. La ciudad de Terrassa. Contexto
2. Implantación administración electrónica
3. Sistema Paradís de gestión de documentos
Ayuntamiento de Terrassa
▫ Planificación del proyecto
▫ Equipo de trabajo
▫ Cambios orgánicos
▫ Herramientas de gestión documental
3. 3
La ciudad de Terrassa. Contexto
• Número habitantes: 214.078 hab.
• Presupuesto consolidado 2012:196 M €
• Número de trabajadores: 1.800
• Número de entes descentralizados:
6 Sociedades Municipales
y un Instituto municipal
• Dos centros de Archivo municipal:
Histórico y Administrativo 24/04/2012
4. 4
Datos de contexto
Número de usuarios de la red corporativa: 1.600
(aproximadament)
Tamaño de la base de datos corporativa: 430 Gb.
Tamaño de las unidades M:/ 565 Gb
Ocupación de las unidades N:/ 1,12 Tb
Tamaño del CEM: 450 Gb
5. 5
Implantación administración electrónica
2011
• Trámites en Sede electrónica 2011: 20.756
(incremento de 44,01% respecto a 2010)
• Trámites con firma electrónica: 1.308
(incremento de 88,74% respecto a 2010)
• Trámites pagados con tarjeta en la sede: 4.160
6. 6
Administración electrónica
Gestión expedientes electrónicos; nuevo
gestor o BPM con firma electrónica
Portafirmas electrónico
Gestor de documentos activos
Gestor de documentos de archivo
(Records Manager)
Preservación digital (archivo digital)
7. 7
Administración electrónica
Creación de
Desarrollo del herramientas comunes
Interoperabilidad
Gestor documental para la implantación de
la e-administración
Metadatos
CdC
Procesos y trámites
Tipologías
Firma elec.
Documentales
Control de
Modelo metadatos
formatos y datos
Adaptación de
la Normas
Calendario técnicas
conservación Seguridad y accesos
Manual digitalización Integración
Catalogo SSII
procedimientos
8. 8
Piezas de la e-administración
Registro de entrada
Sede Electrónica
y salida documentos
Herramientas de gestión: CdC, Calendario de conservación,
Metadatos, e -firma, manuales e instrucciones…
Aplicaciones de Unidades de
BPM web
Gestión de exp. red
Base de datos Sharepoint
Gestor documental
Storage
Archivo digital
9. 9
Inicio del proyecto
• 2007: Colaboración con el departamento de Sistemas de la
Información.
▫ Ordenanza Municipal del Gobierno y la administración
electrónica
▫ Concurso compra storage/ consultoria gestión documental
• 2008: Informe final auditoria de Gestión Documental.
▫ Visibilidad, consolidación del servicio de Archivo dentro
de la organización.
• 2009: Impulso definitivo. Dirección de Servicio de
Tecnología.
▫ Modernización Plataforma Tecnológica a todo el
Ayuntamiento.
▫ Proyecto de Gestión Documental
10. 10
Inicio del proyecto
• 2010: Adquisición de la herramienta tecnológica
(Oracle Suite ECM)
▫ Desarrollo del software de Records Management
▫ Primeras pruebas del gestor documental en el
departamento de población (Padrón habitantes):
Introducción de documentos.
• 2011: Desarrollo de la herramienta
▫ Integración con otros sistemas (BPM, RP, Bus
servicios..)
▫ Integración a la nueva arquitectura tecnológica
▫ Proyecto expedientes de RRHH
12. 12
Document
Management
Aplicaciones UCM URM Portales y MW
Web Content
Management
Bases de Datos
13. 13
Evolución del proyecto
Mayo 2010 Enero 2012
14. 14
Normativa interna
• Reglamento del Sistema Archivístico Municipal de
Terrassa [2004]
• Ordenanza reguladora del Gobierno y la
Administración Electrónica [2007]
• Manual de gestión Documental [2008]
• Cuadro de Clasificación Corporativo (aprobado)
• Plan de Archivos 2007-2011 y 2011-2015
(Plan de trabajo elaborado por el Archivo Municipal)
15. 15
Decisión política y organizativa
▫ Teniente de Alcalde y Coordinador de Área
Política corporativa en materia de gestión documental
▫ Ley 11/2007, de accesos electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos
▫ Ley 56/2007, de medidas de impulsos de la sociedad
de la información
▫ Llei 29/2010, de l’ús dels mitjans electrònics en el
sector públic de Catalunya
▫ Normas Técnicas del Esquema Nacional de
Interoperabilidad
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Transversalidad del proyecto
La gestión documental es un sistema para toda la
organización y debe resolver los requisitos de negocio y
los tecnológicos.
Cambio organizativo y orgánico. Archivo Municipal
dentro del Servicio de tecnología e innovación
Creación de un equipo de trabajo multidisciplinar
Espíritu colaborativo y trabajo en equipo
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Objetivos del proyecto
A corto plazo:
• Establecer políticas y criterios de gestión documental
en toda la organización.
• Favorecer la difusión del conocimiento.
• Impulsar la reutilización de la información
• Mejorar los circuitos y al producción documental en el
Ayuntamiento
• Atender la necesidades de la e-administración y
aportar soluciones a la organización
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Objetivos del proyecto
A largo plazo:
• Implantar el gestor documental como eje
central de la administración electrónica
• Desarrollar el gestor de archivos y las políticas
de Records Management
• Preparar el archivo digital para la preservación
de los documentos electrónicos de conservación
permanente.
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Equipo de coordinación e-administración
Teniente Alcalde de Hacienda y Servicios Generales
Coordinador de Área
Alta
dirección Director de Servicios Tecnología, logística y Calidad
Jefe de proyectos tecnológicos
Jefe arquitectura de Sistemas Información
Equipo
Responsable de Innovación y procedimientos (sede electrónica)
coordinación Directora del Archivo Municipal (Gestión documental)
Responsable de protección de datos y e-administración
Informático desarrollo en gestión documental y registro
Gestores de documentos y archiveras
Informático de desarrollo aplicaciones web
Equipo
ejecución Técnico de ingeniería de procedimientos y sede electrónica
Empresas externas
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Sistema Paradís
Gestión de los documentos electrónicos de
Ayuntamiento de Terrassa:
Conjunto de políticas, normas,
aplicaciones y instrumentos de gestión
que regulen y controlen la producción de
documentos del Ayuntamiento de
Terrassa y permitan su uso, gestión y
preservación
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Sistema Paradís
El Sistema Paradís pretende preservar las
propiedades esenciales de los
documentos producidos en el interior del
sistema y será la robustez y la solidez de
los diferentes subsistemas lo que nos va a
permitir la preservación de documentos
auténticos, fiables, íntegros, usables y
accesibles.
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Fase de concepción proyecto
Trabajo de investigación
▫ Analizar las actividades y las funciones de la
organización
▫ Reconocer y evaluar los sistemas existentes
▫ Identificar las estrategias para satisfacer los
requerimientos
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
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Fase de elaboración
Elaboración de los instrumentos esenciales de gestión
documental (archivo):
Cuadro de clasificación (Fileplan)
Calendario de conservación /retención/eliminación
Modelo de seguridad y accesos
Modelo de metadatos
Catalogo de tipologías documentales
Catalogo de procedimientos
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
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CICL0 DE VIDA DOCUMENTAL
UCM URM ARXCHIVO
DIGITAL
1ª Fase 2ª Fase Conservación
permanente
Categoría de Categoría de
transferencia retención
Acceso restringido
Acceso grupos de Responsables de
seguridad usuarios. gestión documental
departamental
Fase Fase inactiva
activa/semiactiva
Archivo físico
Gestión de híbridos
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File Plan
Único para toda la organización
Integrado en todas las herramientas de gestión y
producción de documentos
Está formador por:
- El Código de clasificación
- El Calendario de conservación (retention schedule)
- Permisos de acceso y seguridad
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Calendario de conservación
Aplicación de les TAAD, asociadas a los códigos
de clasificación.
Políticas de retención, muestreo y eliminación.
Aplicación de la misma regla de retención y
conservación en cualquier formato y en
cualquier de los subsistemas integrados.
La información contenida en el calendario de
conservación forma parte del file plan.
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Modelo de Metadatos
Describe a tres niveles (UDS, UDC, USDC)
Define una serie de elementos obligatorios y otros
optativos.
Propone un mínimo de elementos (ampliable).
Define los valores de los elementos de metadatos.
Los metadatos se pueden capturar de forma automática o
de forma manual.
La asignación automática de valores a los metadatos se
puede relacionar con la utilización de tablas de consulta o
otros instrumentos.
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Modelo de metadatos
Para qué sirve?
•Ayudar a la comprensión de los documentos.
•Asegurar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los
documentos dentro del sistema.
•Proteger la confidencialidad de los documentos.
•Favorecer la recuperación, sostenibilidad e interoperabilidad
de los documentos a través de los sistemas que los gestionan.
•Proporcionar vínculos entre los documentos y el contexto de la
su creación y uso.
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Cuadro de seguridad y accesos
Definición de responsabilidades y
responsables!!
Asegurar el acceso o la restricción de los
usuarios a los documentos dentro del gestor
documental
Aplicar los niveles y grupos de seguridad a todos
los usuarios del sistema
Moreq2: definición de roles y funciones
Cuadro de seguridad y accesos relacionado con
Directorio Activo- Organigrama
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Modelo de seguridad
Grupos de seguridad:
conjunto donde se categorizan los documentos para
aplicar permisos = Código de clasificación
C177 Contratación de servicios = Grupo de seguridad
Código C177
Rol : Agrupación de grupos de seguridad. Se recrea a AD
( el concepto es grupo de segureidad)
UCMPadroTecnic Acceso a los grupos de seguridad
V101, V102, C156, A128
Permisos: Escritura, lectura, modificación, eliminación
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Fase de construcción
Integrar todas la herramientas de gestión
documental en el gestor.
Integrar la mismas herramientas en los
diferentes sistemas de información y desarrollo
de aplicaciones.
Aplicar las políticas de gestión documental en
todo el ciclo de vida de los documentos.
Asegurar la integración de todos los sistemas y
subsistemas
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
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Fase de transición
• Fase de transición:
▫ Cambio del sistema de trabajo y cambio cultural
en la organización.
▫ Requiere mucha formación, paciencia, tiempo y
dialogo
▫ Imprescindible el soporte de la Dirección de la
organización
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
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Fase de producción
• Fase de producción: el Sistema de gestión de
documentos a pleno rendimiento en toda la
organización, en un entorno de producción
• Revisión y evaluación constante de las
soluciones y de las herramientas de gestión
• Formación de usuarios permanente: usuarios
de nueva incorporación
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción
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¿Qué hemos aprendido?
• Trabajar en equipo: aceptando las diferencias y
compartiendo el conocimiento
• Importancia de la tecnología
• Comunicar i transmitir nuestro conocimiento
• Reforzar la posición del Archivo dentro de la
organización
• Mucha paciencia y no esperar milagros
tecnológicos
• Planificar y a organizarnos mejor
• El valor de la formación dentro la organización
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Muchas gracias por vuestra
atención
www.terrassa.cat/arxiumunicipal
Arxiu.municipal@terrassa.cat
Teresa.cardellach@terrassa.cat