Este documento describe el procedimiento para el mantenimiento de instalaciones y equipos en una institución universitaria. El procedimiento incluye actualizar el inventario de activos, crear hojas de vida para cada activo, establecer planes de mantenimiento preventivo y correctivo, ejecutar mantenimientos según sea necesario y registrar las actividades realizadas. El objetivo es garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos a través de actividades de planeación, organización y control del mantenimiento.

1. Sistema Integrado de Gestión
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Versión 4
Código: GA.3.19.02.07
Proceso: Gestión Administrativa - GA
Noviembre de 2010

2. Código: GC.3.19.02.07
MANTENIMIENTO DE
INSTALACIONES Y EQUIPOS
Fecha: 26/11/2010
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1. OBJETIVO
Garantizar el buen funcionamiento de las instalaciones y equipos de la Institución
Universitaria Escuela Nacional del Deporte.
2. ALCANCE
Aplica para realizar las actividades de planeación, organización y control del
mantenimiento de las instalaciones y equipos en la Institución Universitaria
Escuela Nacional del Deporte.
3. NORMATIVIDAD
La normativa aplicable al procedimiento “Mantenimiento”, se encuentra
documentada en el normograma vigente IG.1.19.01.03.
4.
DEFINICIONES
Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:
 MANTENIMIENTO: Es el conjunto de actividades desarrolladas con el fin de
conservar la infraestructura (equipos, instalaciones) en condiciones de
funcionamiento seguro, eficiente y económico.
 MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Consiste en corregir
infraestructura o equipos cuando estas se presentan.
las
fallas
de
 MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Actividades que se realizan periódicamente
y en forma planificada a la infraestructura y equipos, con el fin de prevenir fallas
improvisadas y asegurar su correcto funcionamiento.
5.
CONDICIONES GENERALES
a. Las fichas técnicas de los equipos, estarán compuestas por los datos básicos
del equipo y su historial de mantenimiento.
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b. Las solicitudes para mantenimientos correctivos y/o preventivo deben ser
escritas y diligenciadas en el formato Código: GA.3.19.04.21
c. Una vez prestado el servicio sea preventivo o correctivo, la orden de servicio es
firmada a satisfacción por quien está encargado del área o quien solicito el
mantenimiento.
d. El Plan de Mantenimiento se encuentran escrito y disponible en el área de
Servicios Generales. En el caso en que no se pueda cumplir el plan de
mantenimiento por razones técnicas o presupuesto este debe de ser
reprogramado y consignado en dicho plan.
e. Las personas encargadas de realizar el mantenimiento siempre deben tener en
cuenta las recomendaciones del fabricante y/o del proveedor.
f. Se realizarán inventarios cada tres (3) meses de insumos y materiales de aseo y
cada seis (6) meses de materiales de ferretería mediante formato
GA.3.19.04.26
g. Se realizará control de salida de insumos y materiales de aseo y ferretería
mediante el formato GA.3.19.04.24, cada vez que se requieren
h. Se realizará control de préstamo de herramientas para trabajos realizados
mediante el formato préstamo de herramientas GA.3.19.04.25.
i. Sera responsabilidad de los coordinadores de las aéreas y laboratorios la
planificación control y seguimiento del plan de mantenimiento de los equipos
que hacen parte de cada una de estas áreas, en coordinación con el área de
mantenimiento de la Institución, de igual forma ellos estarán encargados de
hacer el plan de control de los equipos de seguimiento y medición cuando estos
se encuentren relacionados con la conformidad de servicio y/o producto
entregado al Usuario y/o Beneficiario.
j. Independiente de quien realice el mantenimiento se deben llenar los registros
de soporte (servicio de mantenimiento y/o hoja de vida de activo).
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5.1 Descripción Gráfica Detallada.
N°
DIAGRAMA
Actualice el inventario e
identifique los activos
nuevos.
1.
Creación de hoja de vida
del activo
2
Establezca los planes de
mantenimiento
3.
1
ACTIVIDAD
Actualice el inventario de las instalaciones,
equipos, de la IU-END. En el caso de que
sean equipos nuevos para la institución,
1
codifique conforme resolución 303 del
29/10/ 2004 y repórtelo a contabilidad.
Informe a la oficina de Servicios
Generales o a Sistemas según el caso, el
ingreso del bien para el levantamiento de
la hoja de vida.
Entregue los manuales y demás
documentos del activo adquirido a la
oficina de Servicios Generales o Sistemas
según el caso
Cree la hoja de vida y registre los datos
básicos del equipo, que debe contener la
información general e historial de
intervenciones realizadas tanto a los
equipos como a las instalaciones locativas
Elabore e implemente el plan de
Mantenimiento preventivo, de conformidad
con las hojas de vida de equipos e
instalaciones.
Los
planes
y
cronogramas
de
mantenimiento preventivo se deben
definir basados en la hoja de vida de los
equipos, redes, planta e instalaciones.
Teniendo en cuenta las recomendaciones
del fabricante, uso del equipo y eventos
que se presentan durante el uso.
PUNTO DE
CONTROL REGISTRO
RESPONSABLE
DOCUMENTO
SOPORTE
FRECUENCIA
Técnico operativo Almacén
Hoja de vida
del activo.
Planos
de
instalaciones
Anual o cada
que ingrese un
activo
Inventario
Actualizado.
 Profesional
Universitario
–
Sistemas.
 Apoyo a Servicios
Generales.
Manual
equipo
Cuando
adquiera
equipo
Hoja de vida
GA.3.19.04.20diligenciada.
 Profesional
Universitario
–
Sistemas.
 Apoyo a Servicios
Generales.
Plan
de
mantenimiento
preventivo.
Formato
GA.3.19.04.22
del
Anual
se
el
Seguimiento plan
de mantenimiento
GA.3.19.04.22
Resolución 303: Por medio de la cual se adopta el manual para el manejo administrativo de los bienes propiedad planta y equipos de la Escuela Nacional del
Deporte.
1
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N°
DIAGRAMA
1
4.
ACTIVIDAD
Reciba las solicitudes de prestación de
servicio de mantenimiento y coordine con
el área responsable del equipo la
disponibilidad de tiempo y defina el
responsable
que
realizara
el
2
mantenimiento ,
Recibo y asignación del
servicio
El Mantenimiento
es?
5
7
Profesional
Universitario
–
Sistemas.
Apoyo a Servicios
Generales.
DOCUMENTO
SOPORTE
Formato
servicio
de
mantenimiento
GA.3.19.04.21
y/o
hoja de
vida de activo.
Formato
GA.3.19.04.20
FRECUENCIA
Según solicitud
PUNTO DE
CONTROL REGISTRO
 Formato
servicio
de
mantenimiento.
GA.3.19.04.21
 Hoja de vida de
activo.
–
Diligenciados
GA.3.19.04.20
Profesional
Universitario
–
Sistemas.
Apoyo a Servicios
Generales .
Formato
Código:
GA.3.19.04.21
(solicitud
de
servicio
de
mantenimiento)
Según
requerimiento
N/A
Profesional
Universitario
–
Sistemas.
Apoyo a Servicios
Generales.
Formato
Código:
GA.3.19.04.21
(solicitud
de
servicio
de
mantenimiento)
Según
requerimiento
GA.3.19.04.21
diligenciado
Correctivo
Preventivo
Solicite mantenimiento
correctivo
6
El mantenimiento a realizar es?
1. Preventivo
2. Correctivo
RESPONSABLE
2
Detecté la necesidad del mantenimiento
correctivo por la falla presentada,
diligencie el formato solicitud de servicio.
Determine si la actividad puede realizarse
con personal interno o es necesario
contratar externamente.
Responsable del Mantenimiento: Las labores son realizadas por los técnicos de mantenimiento que prestan su servicio a la IU-END y en algunos casos
como mantenimientos especializados, son contratados externamente.
2
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N°
DIAGRAMA
PUNTO DE
CONTROL REGISTRO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO
SOPORTE
Determine los repuestos requeridos,
verifique primero la existencia en el
almacén.
Profesional
Universitario
–
Sistemas.
Apoyo a Servicios
Generales .
Inventarios
GA.3.19.04.26
Según
requerimiento
GA.3.19.04.26
Profesional
Universitario
–
Sistemas.
Apoyo a Servicios
Generales
Formato
Código:
GA.3.19.04.21
(solicitud
de
servicio
de
mantenimiento)
y
GA.3.19.04.24
(entrega
de
insumos
y
materiales de
ferretería)
Según
requerimientos
N/A
Profesional
Universitario
–
Sistemas.
Apoyo a Servicios
Generales.
Formato
Código:
IG.1.19.04.02
(solicitud
de
bienes
o
servicios)
Según
requerimientos
Oficina de Bienes
y Servicios
FRECUENCIA
2
7
Verificación de
existencia de insumos
No
Requiere
Contratación?
8
Requiere insumos y/o
externo ?
mantenimiento
Si: Pase solicitud a la oficina de compras
conforme al manual de contratación
10
Si
No: preste el servicio de mantenimiento
Realice solicitud
Realice solicitud de compra
o
contratación del servicio a la Oficina
correspondiente.
9
3
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N°
DIAGRAMA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DOCUMENTO
SOPORTE
Apoyo a Servicios
Generales .
Formato
código
GA.3.19.04.20
y/o
GA.3.19.04.21
(recibo
de
servicio)
3
10
Ejecute el
mantenimiento
Reciba los repuestos y ejecute el
mantenimiento con forme al Plan de
Mantenimiento y las guías o instructivos
que tienen los equipos y/o planes de
mantenimiento.
FRECUENCIA
Según
requerimiento
PUNTO DE
CONTROL REGISTRO
GA.3.19.04.20
GA.3.19.04.21
Formato
11
Entrega del servicio de
mantenimiento
12
Realice entrega del mantenimiento del
equipo o instalación y solicite verificar
al responsable del equipo su
funcionamiento y el estado a la
entrega.
Esta actividad también aplica para
servicios contratados.
Profesional
Universitario
–
Sistemas.
Apoyo a Servicios
Generales.
GA.3.19.04.20
y
GA.3.19.04.21
Fin
(hoja de vida
de equipo y
solicitud
servicio
de
mantenimient
o)
“UNA INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA DE CARA AL FUTURO”
Según
requerimiento
GA.3.19.04.20
GA.3.19.04.21
diligenciados

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6.
REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
Este procedimiento será elaborado por el Jefe de Servicios Generales, revisado
por Vicerrectoría Administrativa cuando se presenten inconsistencias en su uso,
teniendo en cuenta las conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos
que lo han utilizado y aprobados por el Rector.
7.







FORMATOS ASOCIADOS
NOMBRE DEL FORMATO
Hoja de vida de equipos
Solicitud de servicio de mantenimiento
Plan de mantenimiento
Listado o inventario maestro de equipos
Salida De Insumos Cafetería y/o Materiales
Préstamo herramienta
Inventario de insumos y/o materiales
8.
CODIGO
GA.3.19.04.20
GA.3.19.04.21
GA.3.19.04.22
GA.3.19.04.23
GA.3.19.04.24
GA.3.19.04.25
GA.3.19.04.26
REFERENCIAS DOCUMENTALES
Aprobación del Documento
Nombre
Cargo
Firma
Elaboró
Rafael Eduardo Laverde
Contratista Of. Servicios
Generales
18/11/2010
Revisó
María Isabel
García
Andrade Vicerrectora
Institución
Educativa Administrativa,
22/11/2010
Aprobó
José Fernando Arroyo
Rector
Valencia
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Fecha
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9. Código: GA.3.19.02.07
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INSTALACIONES Y EQUIPOS
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Control de los Cambios
Versión Fecha de
No.
Aprobación
1
05/09/2008
2
18/10/2009
3
18/11/2009
Descripción de los Cambios
Justificación del cambio
Ajuste del desarrollo del procedimiento y los
Representante de la Calidad
riesgos que lo afectan.
Se retiran los riesgos del proceso y se
establecen en el documento mapa institucional
Gestión de calidad
de riesgos IG.1.19.01.04.
Se revisa y ajusta el procedimiento.
Se revisa y ajusta el procedimiento.
Se ajusta el numeral 3
Revisión del proceso.
Se revisan las actividades de la descripción
grafica.
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