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Conceptos fundamentales de los sistemas de información
Introducción
Los conceptos de sistemas sustentan el campo de los sistemas de información. Los conceptos genéricos de
sistemas se aplican a empresas comerciales y a los componentes y las actividades de los sistemas de
información. La comprensión de los conceptos de sistemas le ayudará a entender muchos otros conceptos en
la tecnología, las aplicaciones, el desarrollo y la gerencia de sistemas de información. Por ejemplo, los
conceptos de sistemas le ayudarán a entender:
o Que las redes de computadores son sistemas de componentes de procesamientos de información.
o Que los usos empresariales de las redes de computadores son en realidad sistemas interconectados de
información empresarial.
o Que el desarrollo de maneras de utilizar las redes de computadores en la empresa incluye el diseño de los
componentes básicos de los sistemas de información.
o Que la gerencia de la tecnología de información hace énfasis en la calidad, el valor comercial y la
seguridad de los sistemas de información de una organización.
Este tipo de comprensión le servirá para ser un mejor usuario, promotor y gerente de sistemas de
información. Y eso es importante para su futuro éxito como gerente, empresario o profesional en empresas.
¿Qué es la información?
Algunas definiciones
En términos generales, hablamos de información como un conjunto de datos que están organizados y que
tienen un significado. De esta manera, si tomamos datos por separado no tendrían un significado mientras que
si los agrupamos en forma organizada, si. Para ejemplificarlo en forma simple, los datos 2, O, O y 7, no tienen
un significado por sí mismos y no conforman una información mientras que si los organizamos
significativamente,sí:2OO7.
La información es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado
para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo código que quien la envía. Esto no sólo
ocurre en un proceso social sino también en el mundo de la informática.
Durante el siglo pasado, el avance tecnológico y de la informática devino en que actualmente se ligara la
información a una verdadera revolución, especialmente concebida por la globalización e Internet, un proceso
y un sistema de comunicación que evitan la existencia de barreras entre la confluencia de información desde
un punto al otro del planeta.
En cuanto al universo de la computadora, la información es un factor fundamental que se representa a través
de símbolos, específicamente en forma de datos binarios. Asimismo, es aquello que maneja un sistema (tanto
en la entrada como en el proceso o el resultado de la operación), pudiendo ser la misma en la entrada y en la
salida (en cuyo caso el sistema sería uno de flujo de información) o diferente (nos referimos a sistemas de
tratamiento de la información)l
.
l
Lancillota, Analía. http://www.mastermagazine.info/termino/5366.php
Acá va otra: La palabra información es polisémica, es decir, se usa en muchos sentidos diferentes. El DRAE2
ofrece varias definiciones entre las que podemos destacar "Acción y efecto de informar", "Comunicación o
adquisición de conocimientos" y "Conocimientos así comunicados o adquiridos". En otras palabras, la
información puede ser tanto la cosa que se comunica, como el acto de comunicar, como el resultado de la
comunicación.
La ciencia moderna de la información tiene su punto de partida en los trabajos de C.E. Shannon,
especialmente en su libro "La teoría matemática de la comunicación" de l949, escrito en colaboración con
W.E. Weaver. Sin embargo, su interés se centra exclusivamente en el estudio de la transferencia de la
información, sin prestar ninguna atención a su significado. De hecho D. Mackay asegura que Shannon jamás
definió el concepto de información. No es una excepción. Muchos otros científicos y economistas escriben
abundantemente sobre análisis económico de la información sin haberla definido en ningún momento.
Manuel Castells, en su monumental trilogía "La Era de la Información" no ofrece una definición propia sino
que se remite en una nota del primer volumen (Pág. 43) a tres definiciones ajenas:
La de Machlup (l962): "La comunicación del conocimiento"
La de Porat (l977): "La información son los datos que se han organizado y comunicado".
La definición de conocimiento de Daniel Bell (l973): "Conocimiento: una serie de afirmaciones organizadas
de hechos o ideas que presentan un juicio razonado o un resultado experimental, que se transmite a los demás
mediante algún medio de comunicación en alguna forma sistemática. Por lo tanto distingo conocimiento de
noticias y entretenimiento"3
.
Todas estas definiciones nos deben permitir generar una visión general del significado conceptual de la
información. Pero como dice una de sus definiciones, este significado variará de acuerdo a los códigos de
cada uno de los lectores. Los especialistas en sistemas de información deben tener claro como contextualizar,
o codificar, la información de manera que está sea interpretada por el lector o receptor de manera correcta o
lo más cercano posible a lo que se pretendía decir. Aquí se genera una dualidad, al ser un proceso de la
comunicación, se puede mal interpretar la solicitud de información específica, así como se puede
descontextualizar la solicitud y entregar información errada o incompleta.
Recursos de los sistemas de información
Recursos humanos
Las personas se requieren para la operación de todos los sistemas de información. Estos recursos humanos
incluyen usuarios finales y especialistas en SI.
Y Los usuarios finales (también llamados usuarios o clientes) son personas que utilizan un sistema de
información o la información que éste genera. Pueden ser contadores, vendedores, ingenieros, empleados
de oficina, clientes o gerentes. La mayoría de nosotros somos usuarios finales de sistemas de
información.
Y Los especialistas en SI son personas que desarrollan y operan sistemas de información: analistas de
sistemas, programadores, operadores de computadores y otro personal de SI gerencial, técnico y de
oficina. En resumen, los analistas de sistemas diseñan sistemas de información con base en los
2
Diccionario de la Real Academia Española
3
MARTINEZ COLL, Juan Carlos. http://www.eumed.net/flechas/Definfo.htm
requerimientos de información de los usuarios finales, los programadores preparan programas de
computador con base en las especificaciones de los analistas de sistemas, y los operadores de
computadores operan sistemas computacionales grandes.
Recursos de hardware
El concepto de recursos de hardware incluye todos los dispositivos físicos y materiales utilizados en el
procesamiento de información. Específicamente abarca no sólo máquinas, como computadores y otros
equipos, sino también todos los medios de datos, es decir, todos los objetos tangibles en los cuales se graban
datos, desde hojas de papel hasta discos magnéticos. Entre los ejemplos de hardware en los sistemas de
información basados en computadores están:
 Los sistemas de computador, que se componen de unidades de procesamiento central que contienen
microprocesadores, y una variedad de dispositivos periféricos interconectados. Algunos ejemplos son los
sistemas de microcomputadores, los sistemas de computadores de rango medio y los grandes sistemas de
computadores mainframe.
 Los periféricos del computador, que son dispositivos como el teclado o el mouse electrónico para la
entrada de datos y comandos, una pantalla de video o impresora para la salida de información, y los
discos magnéticos y ópticos para el almacenamiento de recursos de datos.
Recursos de software
El concepto de recursos de software incluye todas las series de instrucciones de procesamiento de
información. Este concepto genérico de software incluye no sólo las series de instrucciones operacionales
llamadas programas, que dirigen y controlan el hardware del computador, sino también las series de
instrucciones de procesamiento de información que necesitan las personas, llamadas, procedimientos.
Es importante entender que incluso los sistemas de información que no utilizan computadores tienen un
componente de recurso de software. Esto es cierto aun para los sistemas de información de tiempos antiguos,
o los sistemas de información manuales o respaldados por máquinas que todavía se utilizan en el mundo en la
actualidad. Todos ellos requieren recursos de software en la forma de instrucciones procedimientos y de
procesamiento de información, con el fin de capturar, procesar y diseminar en forma apropiada la
información a sus usuarios.
Los siguientes son ejemplos de recursos de software:
o Software de sistemas, como un programa de sistema operativo, que controla y respalda las operaciones
de un sistema computacional.
o Software de aplicación, los cuales son programas que dirigen el procesamiento para un uso particular de
computadores por parte de usuarios finales. Algunos ejemplos son un programa de análisis de ventas, un
programa de nómina y un programa de procesamiento de palabras.
o Procedimientos, los cuales son instrucciones operacionales para las personas que utilizarán un sistema
de información. Algunos ejemplos son las instrucciones para completar un formulario de papel o para
usar un paquete de software.
Recursos de datos
Los datos son más que la materia prima de los sistemas de información. El concepto de recursos de datos ha
sido ampliado por gerentes y profesionales de los sistemas de información. Ellos comprenden que los datos
constituyen un recurso organizacional valioso. De esta forma, usted debe considerar los datos como recursos
de datos que deben manejarse en forma efectiva para beneficio de todos los usuarios finales en una
organización.
Los datos pueden adoptar muchas formas, incluidos los datos alfanuméricos tradicionales, que se componen
de números, letras y otros signos que describen transacciones comerciales y otros acontecimientos y
entidades. Los datos de texto, que constan de oraciones y párrafos en las comunicaciones escritas; datos de
imágenes, como formas gráficas y figuras; y los datos de audio, la voz humana y otros sonidos también son
formas importantes de datos.
Los recursos de datos de los sistemas de información, por lo general, se organizan en:
o Bases de datos que tienen datos procesados y organizados.
o Bases de conocimiento que incluyen conocimiento sobre una variedad de formas como hechos, reglas y
ejemplos de casos sobre prácticas empresariales exitosas.
Por ejemplo, los datos sobre transacciones de ventas pueden acumularse y almacenarse en una base de datos
de ventas para posterior procesamiento que genere informes de análisis de ventas diarios, semanales y
mensuales para la gerencia. Las bases de conocimiento las utilizan los sistemas gerenciales de conocimiento y
los sistemas expertos para compartir conocimiento y dar asesoría experta sobre temas específicos.
Datos versus información. En inglés la palabra data (datos) es el plural de datum, aunque data comúnmente
representa tanto la forma singular como plural. Los datos son hechos en bruto u observaciones, por lo general,
sobre fenómenos físicos o transacciones comerciales. Por ejemplo, el lanzamiento de una nave espacial o la
venta de un automóvil generaría una gran cantidad de datos que describen dichos eventos. Más
específicamente, los datos son medidas objetivas de los atributos (las características) de las entidades (como
personas, lugares, cosas y eventos).
Con frecuencia, las personas utilizan los términos datos e información de manera indistinta. Sin embargo, es
mejor considerar los datos como recursos de materias primas que son procesados en productos de
información terminada. Entonces podemos definir información como datos que han sido convertidos a un
contexto significativo y útil para usuarios finales específicos. Así, los datos usualmente son sometidos a un
proceso de valor agregado (que llamamos procesamiento de datos o procesamiento de información) donde: l)
se agrega, manipula y organiza su forma; 2) se analiza y evalúa su contenido; y 3) se coloca en un contexto
apropiado para un usuario humano. Por tanto, usted debe considerar la información como datos procesados
que se colocan en un contexto que la da valor, para usuarios finales específicos.
Recursos de redes
Las redes de telecomunicaciones, como Internet, las intranets y las extranets, se han vuelto esenciales para las
operaciones exitosas de todos los tipos de organizaciones y sus sistemas de información basados en el
computador. Las redes de telecomunicaciones se componen de computadores, procesadores de
comunicaciones y otros dispositivos interconectados por medios de comunicaciones y controlados por
software de comunicaciones. El concepto de recursos de redes hace énfasis en que las redes de
comunicaciones son un componente de recurso fundamental de todos los sistemas de información. Los
recursos de redes incluyen:
o Medios de comunicaciones. Entre los ejemplos se incluyen el alambre de par trenzado, el cable coaxial,
el cable de fibra óptica, los sistemas de microondas y los sistemas satelitales de comunicaciones.
o Soporte de redes. Esta categoría genérica incluye todos los recursos humanos, hardware, software y de
datos que respaldan directamente la operación y el uso de una red de comunicaciones. Entre los ejemplos
se incluyen los procesadores de comunicaciones, como módems y los procesadores que intercomunican
redes, y el software de control de comunicaciones, como los sistemas operacionales de redes y los
paquetes de navegadores para Internet.
Actividades de los sistemas de información
Entrada de los recursos de datos
Los datos sobre transacciones comerciales y otros acontecimientos deben capturarse y prepararse para
procesamiento por parte de la actividad de entrada. Por lo general, la entrada toma la forma de actividades de
ingreso de datos, como registro y edición. Usualmente, los usuarios finales registran datos sobre
transacciones de algún tipo de medio físico, como el formulario de papel, o los ingresan directamente a un
sistema computacional. Normalmente, esto incluye una variedad de actividades de edición para garantizar
que han registrado los datos en forma correcta. Una vez ingresados, los datos pueden transferirse a un medio
legible por una máquina, como un disco magnético, hasta que se necesiten para procesamiento.
Por ejemplo, los datos sobre transacciones de ventas pueden registrarse en documentos fuente, como los
formularios de pedidos de ventas. (Un documento fuente es el registro formal original de una transacción).
Alternativamente, los vendedores pueden capturar datos de ventas utilizando teclados de computador o
dispositivos de escáner óptico; visualmente se les indica que ingresen los datos en forma correcta mediante
presentaciones de video. Esto les proporciona una interfaz de usuario más conveniente y eficiente, es decir,
métodos de entrada y salida para usuario final con un sistema computacional. Los métodos como el escaneo
óptico y las presentaciones de menús, los indicadores (prompts) y los formatos del tipo llene los espacios en
blanco hicieron más fácil para los usuarios finales el ingreso de datos correctos en un sistema de información.
Procesamiento de datos en información
Por lo general, los datos están sujetos a actividades de procesamiento, como cálculo, comparación,
distribución, clasificación y resumen. Estas actividades organizan, analizan y manipulan los datos,
convirtiéndolos de esta forma en información para usuarios finales. La calidad de cualquier dato almacenado
en un sistema de información también debe mantenerse mediante un proceso continuo de actividades de
corrección y actualización.
Por ejemplo, los datos que se reciben sobre una compra pueden: l) agregarse a un total lineal de resultados
de ventas, 2) compararse con un estándar para determinar la elegibilidad para un descuento de ventas, 3)
distribuirse en orden numérico con base en los números de identificación de productos, 4) clasificarse en
categorías de producto (como artículos alimenticios y no alimenticios), 5) resumirse para proporcionar a un
gerente de ventas información sobre diversas categorías de producto y, finalmente, 6) utilizarse para
actualizar los registros de ventas.
Salida de los productos de información
La información en diversos formatos se transmite a los usuarios finales y está a disposición de ellos en la
actividad de salida. La meta de los sistemas de información es la generación de productos de información
apropiados para los usuarios finales. Entre los productos de información comunes se incluyen los mensajes,
informes, formularios e imágenes gráficas, que pueden suministrarse mediante presentaciones de video,
respuestas auditivas, productos de papel y multimedios. Rutinariamente utilizamos la información
suministrada por estos productos si trabajamos en organizaciones y vivimos en sociedad. Por ejemplo, un
gerente de ventas podría considerar una presentación de video para verificar el desempeño de un vendedor,
para aceptar por teléfono un mensaje de voz generado por computador y para recibir una impresión de los
resultados mensuales de ventas.
¿Qué características harían que los productos de información fuesen valiosos y útiles para usted? Una manera
de responder esta importante pregunta consiste en examinar las características o los atributos de la calidad de
la información. La información que es obsoleta, inexacta o difícil de entender no sería muy significativa, útil
o valiosa para usted u otros usuarios finales. Las personas quieren información de alta calidad, es decir,
productos de información cuyas características, atributos o calidades ayuden a que ésta sea valiosa para ellas.
Es de utilidad considerar la información como un elemento que posee las tres dimensiones de tiempo,
contenido y forma.
Resumen de los
atributos de la
calidad de la
información.
Aquí se
describen los
atributos que
deben estar
presentes en los
productos de
información de
alta calidad.
Dimensión tiempo
Oportunidad La información debe suministrarse en el momento que sea necesaria
Actualidad La información debe ser reciente al momento de suministrarse
Frecuencia La información debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria
Período La información puede proporcionarse sobre períodos pasados, presentes y futuros
Dimensión contenido
Exactitud La información debe estar libre de errores
Pertinencia La información debe estar relacionada con las necesidades de información de un
destinatario específico para una determinada situación
Integridad Debe suministrarse toda la información que sea necesaria
Brevedad Debe proporcionarse sólo la información que se necesite
Alcance La información puede tener u alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o
externo
Desempeño La información puede revelar el desempeño, al medir las actividades logradas, el
progreso alcanzado o los recursos acumulados
Dimensión forma
Claridad La información debe suministrarse en un formato que sea fácil de entender
Detalle La información puede proporcionarse en un formato detallado o de resumen
Orden La información puede ordenarse en una secuencia predeterminada
Presentación La información puede presentarse en forma narrativa, numérica, gráfica, u otras
formas
Medios La información puede proporcionarse en la forma de documentos de papel
impresos, presentaciones de video u otros medios
Conceptos de sistemas
¿Qué es un sistema? Un sistema puede definirse simplemente como un grupo de elementos interrelacionados
o que interactúan conformando un todo unificado. Muchos ejemplos de sistemas pueden encontrarse en las
ciencias físicas y biológicas, en la tecnología moderna y en la sociedad humana. De este modo, podemos
hablar del sistema físico del Sol y sus planetas, el sistema biológico del cuerpo humano, el sistema
tecnológico de una refinería de petróleo y el sistema socioeconómico de una organización empresarial. Sin
embargo, el siguiente concepto genérico de sistemas proporciona un marco más apropiado para describir los
sistemas de información.
Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común
mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este
tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de
interacción:
Y La entrada comprende la captura y el ensamblaje de elementos que entran al sistema para ser
procesados. Por ejemplo, las materias primas, la energía, los datos y el esfuerzo humano deben asegurarse
y organizarse para el procesamiento.
Y El procesamiento incluye procesos de transformación que convierten las entradas en salidas. Por
ejemplo, un proceso de manufactura, el proceso humano de respiración o los cálculos matemáticos.
Y La salida abarca la transferencia de elementos que han sido generados por un proceso de transformación
hasta su destino final. Por ejemplo, los productos terminados, los servicios humanos y la información
gerencial debe entregarse a sus usuarios humanos.
Retroalimentación y control
El concepto de sistema se vuelve aún más útil al incluir dos componentes adicionales: retroalimentación y
control. Un sistema con componentes de retroalimentación y control se denomina a veces sistema cibernético,
es decir, un sistema de automonitoreo y autorregulación.
• La retroalimentación se refiere a los datos sobre el desempeño de un sistema. Por ejemplo, los datos
sobre el desempeño de ventas constituyen retroalimentación para un gerente de ventas.
• El control comprende el monitoreo y la evaluación de la retroalimentación para determinar si un sistema
se está desplazando hacia el logro de su meta. Entonces, la función de control realiza los ajustes
necesarios a los componentes de procesamiento y entrada de un sistema para garantizar que éste genere la
salida apropiada. Por ejemplo, un gerente de ventas ejerce control cuando vuelve a asignar vendedores a
nuevos territorios de ventas después de evaluar la retroalimentación sobre su desempeño de ventas.
Con frecuencia, la retroalimentación se incluye como parte de la función de control porque es una parte
necesaria de su operación. En la siguiente figura se muestra la relación de retroalimentación y control con los
otros componentes de un sistema.
Nótense las flechas segmentadas que indican el flujo de datos de retroalimentación hacia el componente de
control gerencial y las resultantes señales de control hacia los otros componentes. Esto hace énfasis en que el
papel de la retroalimentación y el control consisten en garantizar que otros componentes del sistema
transformen apropiadamente las entradas en salidas, de manera que un sistema pueda lograr su meta.
Otras características del sistema
En la figura anterior, se señalan otras características del sistema que son importantes para una comprensión
apropiada de los sistemas de información. Nótese que un sistema no existe en forma aislada; más bien, existe
y funciona en un entorno que contiene otros sistemas. Si un sistema es uno de los componentes de un sistema
mayor, es un subsistema, y el sistema mayor es su entorno. Igualmente su límite de sistema separa un sistema
de su entorno y otros sistemas.
Varios sistemas pueden compartir el mismo entorno. Algunos de estos sistemas pueden estar conectados entre
sí por medio de un límite compartido o interfaz. En la figura también se ilustra el concepto de un sistema
abierto, es decir, un sistema que interactúa con otros sistemas en su entorno. En este diagrama el sistema
intercambia entradas y salidas con su entorno. De esta forma, podríamos decir que está conectado a su
entorno por interfaces de entrada y salida. Finalmente, un sistema que tiene la capacidad de cambiarse a sí
mismo o su entorno con el fin de sobrevivir es un sistema adaptable.
Ejemplo
Un ejemplo conocido de un sistema de automonitoreo y autorregulación es el sistema de calefacción
controlado por un termostato que se encuentra en muchos hogares; éste se automonitorea y autorregula
automáticamente para mantener una temperatura deseada. Otro ejemplo es el cuerpo humano, que puede
considerarse como un sistema cibernético que supervisa y ajusta automáticamente muchas de sus funciones,
como temperatura, latidos del corazón y respiración. Una empresa también tiene muchas actividades de
control. Por ejemplo, los computadores pueden supervisar y controlar procesos de manufactura, los
procedimientos de contabilidad ayudan a controlar los sistemas financieros, las presentaciones de ingreso de
datos proporcionan control de las actividades de ingreso de datos, y las cuotas de ventas y bonificaciones por
venta procuran controla el desempeño de ventas.
Una empresa es un
sistema
organizacional donde
los recursos
económicos (entrada)
se transforman
mediante diversos
procesos
organizacionales
(procesamiento) en
bienes y servicios
(salida). Los sistemas
de información
proporcionan
información
(retroalimentación)
sobre las operaciones
del sistema a la
gerencia para la
dirección y el
mantenimiento del
sistema (control),
intercambian entradas
y salidas con su
entorno.
Ejemplo. Las organizaciones, como las empresas o entidades gubernamentales, son buenos ejemplos de los
sistemas en sociedad, que constituye su entorno. La sociedad contiene una multitud de sistemas, incluidos los
individuos y las instituciones sociales, políticas y económicas. Las organizaciones se componen de muchos
subsistemas, como departamentos, divisiones, equipos de proceso y otros grupos de trabajo. Las
organizaciones mismas son ejemplos de sistemas abiertos porque se relacionan e interactúan con otros
sistemas de su entorno. Finalmente, las organizaciones son ejemplos de sistemas adaptables, ya que pueden
modificarse a sí mismas para satisfacer las demandas de un entorno cambiante.
Componentes de un sistema de información
Ahora estamos listos para aplicar los conceptos de sistemas que hemos aprendido para que nos ayuden a
comprender mejor cómo funciona un sistema de información. Por ejemplo, hemos dicho que un sistema de
información es aquel que acepta recursos de datos como entrada y los procesa en resultados de información
como salida. ¿De qué manera logra esto un sistema de información? ¿Qué componentes y actividades del
sistema se involucran?
Veamos la siguiente figura, en ella se ilustra un modelo de sistema de información que expresa un marco
conceptual fundamental para los principales componentes y actividades de los sistemas de información.
Los componentes de un
sistema de información.
Todos los sistemas de
información utilizan
recursos de personas,
hardware, software, datos
y redes para realizar
actividades de entrada,
procesamiento, salida,
almacenamiento y control
que transforman los
recursos de datos en
salidas de información.
Un sistema de información depende de los recursos humanos (usuarios finales y especialistas en SI),
hardware (máquinas y medios), software (programas y procedimientos), datos (bases de datos y de
conocimiento) y redes (medios de comunicaciones y soporte de redes) para desempeñar actividades de
entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que conviertan los recursos de datos en resultados
de información.
Este modelo de sistema de información pone de relieve las relaciones entre los componentes y las actividades
de los sistemas de información. Proporciona un marco que hace énfasis en cuatro conceptos principales que
pueden aplicarse a todos los tipos de sistemas de información:
 Las personas, el hardware, el software, los datos y las redes son los cinco recursos básicos de los sistemas
de información.
 Los recursos de personas incluyen usuarios finales y especialistas en SI, los recursos de hardware se
componen de máquinas y medios, los recursos de software incluyen tanto programas como
procedimientos, los recursos de datos pueden incluir bases de datos y de conocimiento, y los recursos de
redes incluyen medios de comunicaciones y redes.
 Los recursos de datos se transforman mediante actividades de procesamiento de información en una
variedad de salidas de información para los usuarios finales.
 El procesamiento de información se compone de actividades de entrada, procesamiento, salida,
almacenamiento y control.
Bibliografía
O'BRIEN, James A. Sistemas de Información Gerencial. Capitulo I. 4ta. Edición. Ed. Irwin McGraw-Hill. Colombia
2011. 700 pag. ISBN: 958-41-0177-3

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  • 1. Conceptos fundamentales de los sistemas de información Introducción Los conceptos de sistemas sustentan el campo de los sistemas de información. Los conceptos genéricos de sistemas se aplican a empresas comerciales y a los componentes y las actividades de los sistemas de información. La comprensión de los conceptos de sistemas le ayudará a entender muchos otros conceptos en la tecnología, las aplicaciones, el desarrollo y la gerencia de sistemas de información. Por ejemplo, los conceptos de sistemas le ayudarán a entender: o Que las redes de computadores son sistemas de componentes de procesamientos de información. o Que los usos empresariales de las redes de computadores son en realidad sistemas interconectados de información empresarial. o Que el desarrollo de maneras de utilizar las redes de computadores en la empresa incluye el diseño de los componentes básicos de los sistemas de información. o Que la gerencia de la tecnología de información hace énfasis en la calidad, el valor comercial y la seguridad de los sistemas de información de una organización. Este tipo de comprensión le servirá para ser un mejor usuario, promotor y gerente de sistemas de información. Y eso es importante para su futuro éxito como gerente, empresario o profesional en empresas. ¿Qué es la información? Algunas definiciones En términos generales, hablamos de información como un conjunto de datos que están organizados y que tienen un significado. De esta manera, si tomamos datos por separado no tendrían un significado mientras que si los agrupamos en forma organizada, si. Para ejemplificarlo en forma simple, los datos 2, O, O y 7, no tienen un significado por sí mismos y no conforman una información mientras que si los organizamos significativamente,sí:2OO7. La información es un elemento fundamental en el proceso de la comunicación, ya que tiene un significado para quien la recibe, que la va a comprender si comparte el mismo código que quien la envía. Esto no sólo ocurre en un proceso social sino también en el mundo de la informática. Durante el siglo pasado, el avance tecnológico y de la informática devino en que actualmente se ligara la información a una verdadera revolución, especialmente concebida por la globalización e Internet, un proceso y un sistema de comunicación que evitan la existencia de barreras entre la confluencia de información desde un punto al otro del planeta. En cuanto al universo de la computadora, la información es un factor fundamental que se representa a través de símbolos, específicamente en forma de datos binarios. Asimismo, es aquello que maneja un sistema (tanto en la entrada como en el proceso o el resultado de la operación), pudiendo ser la misma en la entrada y en la salida (en cuyo caso el sistema sería uno de flujo de información) o diferente (nos referimos a sistemas de tratamiento de la información)l . l Lancillota, Analía. http://www.mastermagazine.info/termino/5366.php
  • 2. Acá va otra: La palabra información es polisémica, es decir, se usa en muchos sentidos diferentes. El DRAE2 ofrece varias definiciones entre las que podemos destacar "Acción y efecto de informar", "Comunicación o adquisición de conocimientos" y "Conocimientos así comunicados o adquiridos". En otras palabras, la información puede ser tanto la cosa que se comunica, como el acto de comunicar, como el resultado de la comunicación. La ciencia moderna de la información tiene su punto de partida en los trabajos de C.E. Shannon, especialmente en su libro "La teoría matemática de la comunicación" de l949, escrito en colaboración con W.E. Weaver. Sin embargo, su interés se centra exclusivamente en el estudio de la transferencia de la información, sin prestar ninguna atención a su significado. De hecho D. Mackay asegura que Shannon jamás definió el concepto de información. No es una excepción. Muchos otros científicos y economistas escriben abundantemente sobre análisis económico de la información sin haberla definido en ningún momento. Manuel Castells, en su monumental trilogía "La Era de la Información" no ofrece una definición propia sino que se remite en una nota del primer volumen (Pág. 43) a tres definiciones ajenas: La de Machlup (l962): "La comunicación del conocimiento" La de Porat (l977): "La información son los datos que se han organizado y comunicado". La definición de conocimiento de Daniel Bell (l973): "Conocimiento: una serie de afirmaciones organizadas de hechos o ideas que presentan un juicio razonado o un resultado experimental, que se transmite a los demás mediante algún medio de comunicación en alguna forma sistemática. Por lo tanto distingo conocimiento de noticias y entretenimiento"3 . Todas estas definiciones nos deben permitir generar una visión general del significado conceptual de la información. Pero como dice una de sus definiciones, este significado variará de acuerdo a los códigos de cada uno de los lectores. Los especialistas en sistemas de información deben tener claro como contextualizar, o codificar, la información de manera que está sea interpretada por el lector o receptor de manera correcta o lo más cercano posible a lo que se pretendía decir. Aquí se genera una dualidad, al ser un proceso de la comunicación, se puede mal interpretar la solicitud de información específica, así como se puede descontextualizar la solicitud y entregar información errada o incompleta. Recursos de los sistemas de información Recursos humanos Las personas se requieren para la operación de todos los sistemas de información. Estos recursos humanos incluyen usuarios finales y especialistas en SI. Y Los usuarios finales (también llamados usuarios o clientes) son personas que utilizan un sistema de información o la información que éste genera. Pueden ser contadores, vendedores, ingenieros, empleados de oficina, clientes o gerentes. La mayoría de nosotros somos usuarios finales de sistemas de información. Y Los especialistas en SI son personas que desarrollan y operan sistemas de información: analistas de sistemas, programadores, operadores de computadores y otro personal de SI gerencial, técnico y de oficina. En resumen, los analistas de sistemas diseñan sistemas de información con base en los 2 Diccionario de la Real Academia Española 3 MARTINEZ COLL, Juan Carlos. http://www.eumed.net/flechas/Definfo.htm
  • 3. requerimientos de información de los usuarios finales, los programadores preparan programas de computador con base en las especificaciones de los analistas de sistemas, y los operadores de computadores operan sistemas computacionales grandes. Recursos de hardware El concepto de recursos de hardware incluye todos los dispositivos físicos y materiales utilizados en el procesamiento de información. Específicamente abarca no sólo máquinas, como computadores y otros equipos, sino también todos los medios de datos, es decir, todos los objetos tangibles en los cuales se graban datos, desde hojas de papel hasta discos magnéticos. Entre los ejemplos de hardware en los sistemas de información basados en computadores están:  Los sistemas de computador, que se componen de unidades de procesamiento central que contienen microprocesadores, y una variedad de dispositivos periféricos interconectados. Algunos ejemplos son los sistemas de microcomputadores, los sistemas de computadores de rango medio y los grandes sistemas de computadores mainframe.  Los periféricos del computador, que son dispositivos como el teclado o el mouse electrónico para la entrada de datos y comandos, una pantalla de video o impresora para la salida de información, y los discos magnéticos y ópticos para el almacenamiento de recursos de datos. Recursos de software El concepto de recursos de software incluye todas las series de instrucciones de procesamiento de información. Este concepto genérico de software incluye no sólo las series de instrucciones operacionales llamadas programas, que dirigen y controlan el hardware del computador, sino también las series de instrucciones de procesamiento de información que necesitan las personas, llamadas, procedimientos. Es importante entender que incluso los sistemas de información que no utilizan computadores tienen un componente de recurso de software. Esto es cierto aun para los sistemas de información de tiempos antiguos, o los sistemas de información manuales o respaldados por máquinas que todavía se utilizan en el mundo en la actualidad. Todos ellos requieren recursos de software en la forma de instrucciones procedimientos y de procesamiento de información, con el fin de capturar, procesar y diseminar en forma apropiada la información a sus usuarios. Los siguientes son ejemplos de recursos de software: o Software de sistemas, como un programa de sistema operativo, que controla y respalda las operaciones de un sistema computacional. o Software de aplicación, los cuales son programas que dirigen el procesamiento para un uso particular de computadores por parte de usuarios finales. Algunos ejemplos son un programa de análisis de ventas, un programa de nómina y un programa de procesamiento de palabras. o Procedimientos, los cuales son instrucciones operacionales para las personas que utilizarán un sistema de información. Algunos ejemplos son las instrucciones para completar un formulario de papel o para usar un paquete de software. Recursos de datos Los datos son más que la materia prima de los sistemas de información. El concepto de recursos de datos ha sido ampliado por gerentes y profesionales de los sistemas de información. Ellos comprenden que los datos constituyen un recurso organizacional valioso. De esta forma, usted debe considerar los datos como recursos
  • 4. de datos que deben manejarse en forma efectiva para beneficio de todos los usuarios finales en una organización. Los datos pueden adoptar muchas formas, incluidos los datos alfanuméricos tradicionales, que se componen de números, letras y otros signos que describen transacciones comerciales y otros acontecimientos y entidades. Los datos de texto, que constan de oraciones y párrafos en las comunicaciones escritas; datos de imágenes, como formas gráficas y figuras; y los datos de audio, la voz humana y otros sonidos también son formas importantes de datos. Los recursos de datos de los sistemas de información, por lo general, se organizan en: o Bases de datos que tienen datos procesados y organizados. o Bases de conocimiento que incluyen conocimiento sobre una variedad de formas como hechos, reglas y ejemplos de casos sobre prácticas empresariales exitosas. Por ejemplo, los datos sobre transacciones de ventas pueden acumularse y almacenarse en una base de datos de ventas para posterior procesamiento que genere informes de análisis de ventas diarios, semanales y mensuales para la gerencia. Las bases de conocimiento las utilizan los sistemas gerenciales de conocimiento y los sistemas expertos para compartir conocimiento y dar asesoría experta sobre temas específicos. Datos versus información. En inglés la palabra data (datos) es el plural de datum, aunque data comúnmente representa tanto la forma singular como plural. Los datos son hechos en bruto u observaciones, por lo general, sobre fenómenos físicos o transacciones comerciales. Por ejemplo, el lanzamiento de una nave espacial o la venta de un automóvil generaría una gran cantidad de datos que describen dichos eventos. Más específicamente, los datos son medidas objetivas de los atributos (las características) de las entidades (como personas, lugares, cosas y eventos). Con frecuencia, las personas utilizan los términos datos e información de manera indistinta. Sin embargo, es mejor considerar los datos como recursos de materias primas que son procesados en productos de información terminada. Entonces podemos definir información como datos que han sido convertidos a un contexto significativo y útil para usuarios finales específicos. Así, los datos usualmente son sometidos a un proceso de valor agregado (que llamamos procesamiento de datos o procesamiento de información) donde: l) se agrega, manipula y organiza su forma; 2) se analiza y evalúa su contenido; y 3) se coloca en un contexto apropiado para un usuario humano. Por tanto, usted debe considerar la información como datos procesados que se colocan en un contexto que la da valor, para usuarios finales específicos. Recursos de redes Las redes de telecomunicaciones, como Internet, las intranets y las extranets, se han vuelto esenciales para las operaciones exitosas de todos los tipos de organizaciones y sus sistemas de información basados en el computador. Las redes de telecomunicaciones se componen de computadores, procesadores de comunicaciones y otros dispositivos interconectados por medios de comunicaciones y controlados por software de comunicaciones. El concepto de recursos de redes hace énfasis en que las redes de comunicaciones son un componente de recurso fundamental de todos los sistemas de información. Los recursos de redes incluyen: o Medios de comunicaciones. Entre los ejemplos se incluyen el alambre de par trenzado, el cable coaxial, el cable de fibra óptica, los sistemas de microondas y los sistemas satelitales de comunicaciones. o Soporte de redes. Esta categoría genérica incluye todos los recursos humanos, hardware, software y de datos que respaldan directamente la operación y el uso de una red de comunicaciones. Entre los ejemplos se incluyen los procesadores de comunicaciones, como módems y los procesadores que intercomunican
  • 5. redes, y el software de control de comunicaciones, como los sistemas operacionales de redes y los paquetes de navegadores para Internet. Actividades de los sistemas de información Entrada de los recursos de datos Los datos sobre transacciones comerciales y otros acontecimientos deben capturarse y prepararse para procesamiento por parte de la actividad de entrada. Por lo general, la entrada toma la forma de actividades de ingreso de datos, como registro y edición. Usualmente, los usuarios finales registran datos sobre transacciones de algún tipo de medio físico, como el formulario de papel, o los ingresan directamente a un sistema computacional. Normalmente, esto incluye una variedad de actividades de edición para garantizar que han registrado los datos en forma correcta. Una vez ingresados, los datos pueden transferirse a un medio legible por una máquina, como un disco magnético, hasta que se necesiten para procesamiento. Por ejemplo, los datos sobre transacciones de ventas pueden registrarse en documentos fuente, como los formularios de pedidos de ventas. (Un documento fuente es el registro formal original de una transacción). Alternativamente, los vendedores pueden capturar datos de ventas utilizando teclados de computador o dispositivos de escáner óptico; visualmente se les indica que ingresen los datos en forma correcta mediante presentaciones de video. Esto les proporciona una interfaz de usuario más conveniente y eficiente, es decir, métodos de entrada y salida para usuario final con un sistema computacional. Los métodos como el escaneo óptico y las presentaciones de menús, los indicadores (prompts) y los formatos del tipo llene los espacios en blanco hicieron más fácil para los usuarios finales el ingreso de datos correctos en un sistema de información. Procesamiento de datos en información Por lo general, los datos están sujetos a actividades de procesamiento, como cálculo, comparación, distribución, clasificación y resumen. Estas actividades organizan, analizan y manipulan los datos, convirtiéndolos de esta forma en información para usuarios finales. La calidad de cualquier dato almacenado en un sistema de información también debe mantenerse mediante un proceso continuo de actividades de corrección y actualización. Por ejemplo, los datos que se reciben sobre una compra pueden: l) agregarse a un total lineal de resultados de ventas, 2) compararse con un estándar para determinar la elegibilidad para un descuento de ventas, 3) distribuirse en orden numérico con base en los números de identificación de productos, 4) clasificarse en categorías de producto (como artículos alimenticios y no alimenticios), 5) resumirse para proporcionar a un gerente de ventas información sobre diversas categorías de producto y, finalmente, 6) utilizarse para actualizar los registros de ventas. Salida de los productos de información La información en diversos formatos se transmite a los usuarios finales y está a disposición de ellos en la actividad de salida. La meta de los sistemas de información es la generación de productos de información apropiados para los usuarios finales. Entre los productos de información comunes se incluyen los mensajes, informes, formularios e imágenes gráficas, que pueden suministrarse mediante presentaciones de video, respuestas auditivas, productos de papel y multimedios. Rutinariamente utilizamos la información suministrada por estos productos si trabajamos en organizaciones y vivimos en sociedad. Por ejemplo, un gerente de ventas podría considerar una presentación de video para verificar el desempeño de un vendedor, para aceptar por teléfono un mensaje de voz generado por computador y para recibir una impresión de los resultados mensuales de ventas.
  • 6. ¿Qué características harían que los productos de información fuesen valiosos y útiles para usted? Una manera de responder esta importante pregunta consiste en examinar las características o los atributos de la calidad de la información. La información que es obsoleta, inexacta o difícil de entender no sería muy significativa, útil o valiosa para usted u otros usuarios finales. Las personas quieren información de alta calidad, es decir, productos de información cuyas características, atributos o calidades ayuden a que ésta sea valiosa para ellas. Es de utilidad considerar la información como un elemento que posee las tres dimensiones de tiempo, contenido y forma. Resumen de los atributos de la calidad de la información. Aquí se describen los atributos que deben estar presentes en los productos de información de alta calidad. Dimensión tiempo Oportunidad La información debe suministrarse en el momento que sea necesaria Actualidad La información debe ser reciente al momento de suministrarse Frecuencia La información debe suministrarse con la frecuencia que sea necesaria Período La información puede proporcionarse sobre períodos pasados, presentes y futuros Dimensión contenido Exactitud La información debe estar libre de errores Pertinencia La información debe estar relacionada con las necesidades de información de un destinatario específico para una determinada situación Integridad Debe suministrarse toda la información que sea necesaria Brevedad Debe proporcionarse sólo la información que se necesite Alcance La información puede tener u alcance amplio o estrecho, o un enfoque interno o externo Desempeño La información puede revelar el desempeño, al medir las actividades logradas, el progreso alcanzado o los recursos acumulados Dimensión forma Claridad La información debe suministrarse en un formato que sea fácil de entender Detalle La información puede proporcionarse en un formato detallado o de resumen Orden La información puede ordenarse en una secuencia predeterminada Presentación La información puede presentarse en forma narrativa, numérica, gráfica, u otras formas Medios La información puede proporcionarse en la forma de documentos de papel impresos, presentaciones de video u otros medios Conceptos de sistemas ¿Qué es un sistema? Un sistema puede definirse simplemente como un grupo de elementos interrelacionados o que interactúan conformando un todo unificado. Muchos ejemplos de sistemas pueden encontrarse en las ciencias físicas y biológicas, en la tecnología moderna y en la sociedad humana. De este modo, podemos hablar del sistema físico del Sol y sus planetas, el sistema biológico del cuerpo humano, el sistema tecnológico de una refinería de petróleo y el sistema socioeconómico de una organización empresarial. Sin embargo, el siguiente concepto genérico de sistemas proporciona un marco más apropiado para describir los sistemas de información. Un sistema es un grupo de componentes interrelacionados que trabajan en conjunto hacia una meta común mediante la aceptación de entradas y generando salidas en un proceso de transformación organizado. Este tipo de sistema (algunas veces llamado sistema dinámico) tiene los tres componentes o funciones básicos de interacción: Y La entrada comprende la captura y el ensamblaje de elementos que entran al sistema para ser procesados. Por ejemplo, las materias primas, la energía, los datos y el esfuerzo humano deben asegurarse y organizarse para el procesamiento.
  • 7. Y El procesamiento incluye procesos de transformación que convierten las entradas en salidas. Por ejemplo, un proceso de manufactura, el proceso humano de respiración o los cálculos matemáticos. Y La salida abarca la transferencia de elementos que han sido generados por un proceso de transformación hasta su destino final. Por ejemplo, los productos terminados, los servicios humanos y la información gerencial debe entregarse a sus usuarios humanos. Retroalimentación y control El concepto de sistema se vuelve aún más útil al incluir dos componentes adicionales: retroalimentación y control. Un sistema con componentes de retroalimentación y control se denomina a veces sistema cibernético, es decir, un sistema de automonitoreo y autorregulación. • La retroalimentación se refiere a los datos sobre el desempeño de un sistema. Por ejemplo, los datos sobre el desempeño de ventas constituyen retroalimentación para un gerente de ventas. • El control comprende el monitoreo y la evaluación de la retroalimentación para determinar si un sistema se está desplazando hacia el logro de su meta. Entonces, la función de control realiza los ajustes necesarios a los componentes de procesamiento y entrada de un sistema para garantizar que éste genere la salida apropiada. Por ejemplo, un gerente de ventas ejerce control cuando vuelve a asignar vendedores a nuevos territorios de ventas después de evaluar la retroalimentación sobre su desempeño de ventas. Con frecuencia, la retroalimentación se incluye como parte de la función de control porque es una parte necesaria de su operación. En la siguiente figura se muestra la relación de retroalimentación y control con los otros componentes de un sistema. Nótense las flechas segmentadas que indican el flujo de datos de retroalimentación hacia el componente de control gerencial y las resultantes señales de control hacia los otros componentes. Esto hace énfasis en que el papel de la retroalimentación y el control consisten en garantizar que otros componentes del sistema transformen apropiadamente las entradas en salidas, de manera que un sistema pueda lograr su meta.
  • 8. Otras características del sistema En la figura anterior, se señalan otras características del sistema que son importantes para una comprensión apropiada de los sistemas de información. Nótese que un sistema no existe en forma aislada; más bien, existe y funciona en un entorno que contiene otros sistemas. Si un sistema es uno de los componentes de un sistema mayor, es un subsistema, y el sistema mayor es su entorno. Igualmente su límite de sistema separa un sistema de su entorno y otros sistemas. Varios sistemas pueden compartir el mismo entorno. Algunos de estos sistemas pueden estar conectados entre sí por medio de un límite compartido o interfaz. En la figura también se ilustra el concepto de un sistema abierto, es decir, un sistema que interactúa con otros sistemas en su entorno. En este diagrama el sistema intercambia entradas y salidas con su entorno. De esta forma, podríamos decir que está conectado a su entorno por interfaces de entrada y salida. Finalmente, un sistema que tiene la capacidad de cambiarse a sí mismo o su entorno con el fin de sobrevivir es un sistema adaptable. Ejemplo Un ejemplo conocido de un sistema de automonitoreo y autorregulación es el sistema de calefacción controlado por un termostato que se encuentra en muchos hogares; éste se automonitorea y autorregula automáticamente para mantener una temperatura deseada. Otro ejemplo es el cuerpo humano, que puede considerarse como un sistema cibernético que supervisa y ajusta automáticamente muchas de sus funciones, como temperatura, latidos del corazón y respiración. Una empresa también tiene muchas actividades de control. Por ejemplo, los computadores pueden supervisar y controlar procesos de manufactura, los procedimientos de contabilidad ayudan a controlar los sistemas financieros, las presentaciones de ingreso de datos proporcionan control de las actividades de ingreso de datos, y las cuotas de ventas y bonificaciones por venta procuran controla el desempeño de ventas.
  • 9. Una empresa es un sistema organizacional donde los recursos económicos (entrada) se transforman mediante diversos procesos organizacionales (procesamiento) en bienes y servicios (salida). Los sistemas de información proporcionan información (retroalimentación) sobre las operaciones del sistema a la gerencia para la dirección y el mantenimiento del sistema (control), intercambian entradas y salidas con su entorno. Ejemplo. Las organizaciones, como las empresas o entidades gubernamentales, son buenos ejemplos de los sistemas en sociedad, que constituye su entorno. La sociedad contiene una multitud de sistemas, incluidos los individuos y las instituciones sociales, políticas y económicas. Las organizaciones se componen de muchos subsistemas, como departamentos, divisiones, equipos de proceso y otros grupos de trabajo. Las organizaciones mismas son ejemplos de sistemas abiertos porque se relacionan e interactúan con otros sistemas de su entorno. Finalmente, las organizaciones son ejemplos de sistemas adaptables, ya que pueden modificarse a sí mismas para satisfacer las demandas de un entorno cambiante. Componentes de un sistema de información Ahora estamos listos para aplicar los conceptos de sistemas que hemos aprendido para que nos ayuden a comprender mejor cómo funciona un sistema de información. Por ejemplo, hemos dicho que un sistema de información es aquel que acepta recursos de datos como entrada y los procesa en resultados de información como salida. ¿De qué manera logra esto un sistema de información? ¿Qué componentes y actividades del sistema se involucran? Veamos la siguiente figura, en ella se ilustra un modelo de sistema de información que expresa un marco conceptual fundamental para los principales componentes y actividades de los sistemas de información.
  • 10. Los componentes de un sistema de información. Todos los sistemas de información utilizan recursos de personas, hardware, software, datos y redes para realizar actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que transforman los recursos de datos en salidas de información. Un sistema de información depende de los recursos humanos (usuarios finales y especialistas en SI), hardware (máquinas y medios), software (programas y procedimientos), datos (bases de datos y de conocimiento) y redes (medios de comunicaciones y soporte de redes) para desempeñar actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control que conviertan los recursos de datos en resultados de información. Este modelo de sistema de información pone de relieve las relaciones entre los componentes y las actividades de los sistemas de información. Proporciona un marco que hace énfasis en cuatro conceptos principales que pueden aplicarse a todos los tipos de sistemas de información:  Las personas, el hardware, el software, los datos y las redes son los cinco recursos básicos de los sistemas de información.  Los recursos de personas incluyen usuarios finales y especialistas en SI, los recursos de hardware se componen de máquinas y medios, los recursos de software incluyen tanto programas como procedimientos, los recursos de datos pueden incluir bases de datos y de conocimiento, y los recursos de redes incluyen medios de comunicaciones y redes.  Los recursos de datos se transforman mediante actividades de procesamiento de información en una variedad de salidas de información para los usuarios finales.  El procesamiento de información se compone de actividades de entrada, procesamiento, salida, almacenamiento y control. Bibliografía O'BRIEN, James A. Sistemas de Información Gerencial. Capitulo I. 4ta. Edición. Ed. Irwin McGraw-Hill. Colombia 2011. 700 pag. ISBN: 958-41-0177-3