ESTRUCTURA DEL CONOCIMIENTO TEÓRICO BÁSICOS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL

1. MODULO 1
ESTRUCTURA DEL CONOCIMIENTO TEÓRICO BÁSICOS ASOCIADOS A LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN DOCUMENTAL
SISTEMAS DE INFORMACIÓN ORGANIZACIONAL
Un sistema de información, es todo proceso por el cual se recopila, se clasifica, se procesa, se
interpretay se resumenmuchosdatoscon el fin de sacar unas conclusiones y con el propósito de
orientarlatoma de decisiones en la empresa u organización. Estos sistemas de información y las
tecnologías de la información han logrado cambiar la forma como operan las organizaciones
actuales, pues con su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos
operativos,suministranunaplataformade informaciónnecesariaparalatomade decisiones.Enel
sentidomásamplio,unsistemasenunconjuntode componentes que interaccionan entre sí para
lograr un objetivo común.
Nuestra sociedad está rodeado de sistema por ejemplo cualquier persona experimenta
sensacionesfísicas gracias a un complejo sistemas nerviosos formados por el cerebro, la médula
espinal, los nervios, etc. Una organización es un sistema. Sus componentes mercadotecnia,
manufactura, ventas, investigación, etc. trabajan juntos para crear utilidad que beneficien a la
organizaciónoempresa.Todosistemaorganizacionaldepende,enmayoromenormedida,de una
entidad abstracta denominada sistemas de información. Este sistema es el medio por el cual los
datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier cosa como la
comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización.
Para mantenersufuncionamiento,estossistemasdebenestar bajo control. Por ejemplo necesita
satisfacerciertosestándaresde desempeño.Lacantidad de artículos fabricados debe cumplir con
determinadacuota,ademásde alcanzarnivelesaceptablesde calidad y costo. Hay varias maneras
de nombrar a los sistemas de información: • Sistema de información organizacional.
• Sistema de información y decisión.
• Sistema de información de gestión.
• Sistema de procesamiento de datos.
En general, cabe decir que, ante el volumen y complejidad de los datos a procesar, es
indispensable laincorporaciónde herramientasinformáticas.Pero,encontra de una generalizada
creencia, un sistema de información orientado hacia la planificación, la decisión ejecutiva y el
control no essimplemente unconjuntode computadoras.Esunsistemade funcionesy relaciones
que vinculalasherramientasinformáticas,laorganización,el personal capacitado, la comunidad a
la que se sirve y la conducción del gobierno local. Técnicamente, lo esencial de ese sistema es la
información, registrada, procesada y comunicada mediante computadoras, programas
informáticos y técnicos idóneos.

2. ADMINISTRATIVO Y DOCUMENTAL
Los sistemasde gestióndocumental sonprogramasde gestiónde bases de datosque disponen de
una tecnologíaidóneaparael tratamientode documentos científicos, culturales y técnicos. Estos
sistemasdifierenenaspectosfundamentalesde losde gestiónde bases de datos convencionales,
o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos .
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento del
sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar
documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado,enlosdepartamentosde informáticade lasempresas,esfrecuente que el personal
informáticodesconozcael hechode que existenprogramasespecialmentediseñadosparaese tipo
de documentosy,normalmente, tienden a imponer aquellas soluciones que conocen bien, pero
que no proporcionan a los documentalistas las herramientas adecuadas para su trabajo.
Sin embargo, tanto los profesionales de la información como la industria deberían estar
interesados en no confundir estos dos tipos de sistemas, porque lo contrario conduce a los
profesionales a errores de implantación; y a la industria, a errores de marketing.
Por ello, en el momento de considerar la adquisición de un sistema documental, es importante
disponer de criterios que ayuden, bien a adoptar las decisiones de compra más correctas, bien a
disponer de argumentos de negociación con el departamento de informática.
FUENTES DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL
Este artículo se ha estructurado en tres partes: en la primera se discute el problema de la
designación y la diferencia entre las dos clases principales de sistemas que actualmente la
industriade lainformacióndenomina"documentales", aunque solo una de ellas sea documental
enel sentidoque le damoslosdocumentalistas.Enlasegunda parte se detallan las características
técnicas más importantes de estos sistemas documentales, explicando el modelo clásico. En la
tercera parte, se describen algunas variaciones sobre este modelo clásico No conviene
confundirlos, aunque son conceptos concluyentes: El documento es el soporte de la fuente.
Se habla de documentos escritos, documentos sonoros, documentos cinematográficos. Los
documentostienensutipología(públicos,privados,etc.) Lamayor parte de las veces se les utiliza
como sinónimos, y las partes que vienen a continuación podrían nombrarse tratamiento
documental, crítica documental, etc., aunque no sea estricto.
BIBLIOTECAS VIRTUALES
Un conjunto de colecciones que se publican vía web, al servicio de una comunidad específica.
Conformada por contenidos comerciales, propios de la institución o de un sector específico,
además de recursos open-source (opcional) y las herramientas tecnológicas para lograr una

3. visibilidaddelsectoral que vadirigidalabibliotecavirtual, en la que se registren los usuarios que
se benefician de esta herramienta educativa.
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL PARA EL PROFESIONAL DE LA
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACION
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Con el advenimiento de los nuevos cambios que la humanidad afronta al constituirse como una
sociedadglobalizada,rompiendofronterasylimitesgeográficos,lasimplicacioneseconómicasyde
desarrollotambién han cambiado con suma radicalidad, ya en la actualidad se reconoce el papel
preponderante que asume lainformacióncomonuevorecursoyfactoreconómico,fundamentado
en el planteamiento de algunos autores al denominar los actuales tiempos como la era de la
información y del conocimiento.
Lo anterior incide directamente en nuevos focos de atención para profesiones relacionados con
los aspectos determinantes en el proceso de la información (Ingenieros, Analistas de sistemas,
Diseñadores, etc..), incluso las ciencias documentales, que tradicionalmente se centraban al
manejo de documentos en soportes tradicionales direccionando su atención a la gestión de
unidadesde información,hantenidoque replantearsuestructura de operación frente al Internet
y a la aplicación de nuevas tecnologías, donde el profesional en información y documentación
adquiere valores de responsabilidad agregados en cuanto a su compromiso frente ha el entorno
social y las comunidades de usuarios demandantes de información.
Partiendo de la idea de que un cambio en la mentalidad mundial incide directamente en el
desarrollode nuevosfocosde atenciónparaalgunasprofesiones, el profesional de Información y
Documentación esta llamado a ser el gestor de liderazgo en cuanto a desarrollar la capacidad de
posibilitarel accesoal conocimientouniversalmente disponible a toda su comunidad de usuarios
ya sea organizacional o de carácter publico, en donde la elaboración de proyectos, estudio de
necesidades de información, creación de nuevos servicios de información, son algunas de las
características primordiales de los que llevan la batuta en el manejo y disponibilidad de la
información, recayendo una gran responsabilidad en sus acciones, pues se presentan como
facilitadores de información, la cual por su misma importancia, debe estar alejada de cualquier
alteraciónmalintencionadareposandosuveracidadengranmedidaporla éticadel profesional en
información y documentación
PLATAFORMA TEGNOLOGICA
En informática, una plataforma es un sistema que sirve como base para hacer funcionar
determinados módulosde hardware ode software conlos que es compatible. Dicho sistema está
definido por un estándar alrededor del cual se determina una arquitectura de hardware y una
plataforma de software (incluyendo entornos de aplicaciones). Al definir plataformas se
establecen los tipos de arquitectura, sistema operativo, lenguaje de programación o interfaz de
usuario compatibles.

4. Ejemplos de plataformas son IBM-PC, que incluye 'las arquitecturas' I386 (x86), IA64 o AMD64
(x86-64); Macintosh, que incluye la arquitectura Gecko y PowerPC; y SPARC. Existen programas
multiplataformaque permitenejecutarseendiversas plataformas. También existen emuladores,
que son programasque permitenejecutardesde una plataforma programas de otra emulando su
funcionamiento, como por ejemplo UAE, que emula el hardware de un Amiga, o VICE, un
emulador de los legendarios Commodore 8 bits de mitad de los 80
SISTEMAS DISTRIBUIDOS
Sistemascuyoscomponenteshardware ysoftware,que estánenordenadores conectados en red,
se comunican y coordinan sus acciones mediante el paso de mensajes, para el logro de un
objetivo.Se establecelacomunicaciónmediante un protocolo prefijado por un esquema cliente-
servidor".
Características:
Concurrencia.- Estacaracterística de lossistemasdistribuidospermiteque losrecursosdisponibles
enla redpuedanserutilizadossimultáneamente por los usuarios y/o agentes que interactúan en
la red.
Carenciade reloj global.- Lascoordinacionesparalatransferenciade mensajesentre losdiferentes
componentes paralarealizaciónde unatarea,no tienenunatemporizacióngeneral,estamásbien
distribuida a los componentes.
Fallos independientes de los componentes.- Cada componente del sistema puede fallar
independientemente, con lo cual los demás pueden continuar ejecutando sus acciones. Esto
permite el logro de las tareas con mayor efectividad, pues el sistema en su conjunto continua
trabajando.
Evolución:
Procesamiento central (Host).- Uno de los primeros modelos de ordenadores interconectados,
llamadoscentralizados,donde todoel procesamiento de la organización se llevaba a cabo en una
solacomputadora,normalmente unMainframe,y los usuarios empleaban sencillos ordenadores
personales.
Los problemas de este modelo son:
Cuandola carga de procesamientoaumentabase teníaque cambiarel hardware del Mainframe,lo
cual esmás costosoque añadirmás computadorespersonalesclientesoservidoresque aumenten
las capacidades.
El otro problema que surgió son las modernas interfases gráficas de usuario, las cuales podían
conllevaraun gran aumentode tráficoenlos medios de comunicación y por consiguiente podían
colapsar.

5. En esta arquitectura la capacidad de proceso está repartida entre los clientes y los servidores,
aunque son más importantes las ventajas de tipo organizativo debidas a la centralización de la
gestiónde lainformaciónylaseparaciónde responsabilidades, lo que facilita y clarifica el diseño
del sistema.
La separación entre cliente y servidor es una separación de tipo lógico, donde el servidor no se
ejecutanecesariamentesobre unasolamáquinani esnecesariamente unsóloprograma.Los tipos
específicosde servidoresincluyenlosservidoresweb,losservidoresde archivo, los servidores del
correo, etc. Mientras que sus propósitos varían de unos servicios a otros, la arquitectura básica
seguirá siendo la misma.
Una disposiciónmuycomúnsonlossistemas multicapa en los que el servidor se descompone en
diferentesprogramasque puedenserejecutadospordiferentes computadorasaumentando así el
grado de distribución del sistema.
ARQUITECTURA CLIENTE SERVIDOR
La redcliente-servidoresunaredde comunicacionesenlacual los clientes están conectados a un
servidor,enel que se centralizanlosdiversosrecursosyaplicaciones con que se cuenta; y que los
pone a disposición de los clientes cada vez que estos son solicitados. Esto significa que todas las
gestiones que se realizan se concentran en el servidor, de manera que en él se disponen los
requerimientos provenientes de los clientes que tienen prioridad, los archivos que son de uso
público y los que son de uso restringido, los archivos que son de sólo lectura y los que, por el
contrario,puedensermodificados, etc. Este tipo de red puede utilizarse conjuntamente en caso
de que se esté utilizando en una red mixta.
SOPORTES FÍSICOS Y LÓGICOS DE ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACION
SOPORTES FÍSICOS Y LÓGICOS
Soporte Físico: Hardware Es la parte física de un computador, es decir todas las partes y
componentes internos y externos que se pueden tocar
Soporte Lógico:Software Se le llame software a toda la parte lógica del computador, esto quiere
decir todos los programas, aplicaciones, sistemas operativos, juegos.
Importancia de la Gestión Documental
La gestión documental se ha vuelto en un aspecto tan importante como cualquier otro para el
buenfuncionamientode cualquierempresae instancia de gobierno. Lo cierto es que no todas las
opciones que hay en el mercado garantizan buenos resultados, ni mucho menos resolver
problemas que tengan que ver con procesos más complejos como lo es la automatización de
procesos de gestión.
Las soluciónde losserviciosde gestióndocumental automatizados,permiten el aprovechamiento
de la información generada en su empresa, su comportamiento como las entradas y salidas, sus

6. máximosomínimosde producción y sus picos por temporada, y desde luego los mejores niveles
de seguridad de información.
La clasificación de sus documentos es vital para que usted como ejecutivo, tome las decisiones
correctas.Con la adecuadaasesoríay programasustedpodrá decidirydefinirentre lainformación
confidencial de la no confidencial, entre la urgente y de la que no lo es, con esto usted podrá
ordenar su agenda en base un criterio que ya fue depurado con antelación.
Como vera son muchas las ventajas que le ofrece un buen servicio de gestión documental, el
ahorro en recursos materiales como papel, archiveros, mensajería y otros más serán cosa del
pasado,tambiénpodrádisminuirel personal que se encargaba de hacer la tramitologia y gestión
de documentos, usándola para tareas más provechosas para la institución.
DOCUMENTACIÓN AUTOMATIZADA
En muchas ocasiones se pide un manual de referencia del código. Esto es especialmente
importante a la hora de crear una librería que esté ideada para que otro programador la use en
una aplicaciónfinal.Este manual englobade algunaformauntrabajodoble:hay que explicar bien
el funcionamientode cadafunciónenel códigomismoyluegorepetirlamismainformación en un
documento de texto.
De este trabajo pueden encargarse sistemas de documentación automáticos. Leen el código y
extraen la información necesaria para generar la documentación. Muchas veces permiten varios
tipos de documentos de salida: en formato HTML, en formato PDF, como fichero de HTML
comprimida (CHM) o en formato “Rich Text”.
Probablemente el másinfluyentede estossistemasesjavadoc.Fue incluido en el entorno Java de
Sun como una parte integral del sistema y ha marcado desde entonces el formato de los
comentarios de documentación. El programa de más uso es probablemente doxygen, ya que
puede entender la sintaxis de muchos lenguajes, muy especialmente de C++. Para PHP es
recomendable usarphpDocumentor.
A todosestossistemasescomúnque requierenunmarcadorespecial paraloscomentariosque se
exportan del código a la documentación final. El más extendido es el de javadoc que marca los
comentarios entre /** y */. Nota que es nada más que un comentario al estilo /* … */ donde la
primera letra es un asterisco. Los sistemas de documentación sólo documentan declaraciones,
objetosytiposglobales,ficherosyinclusiones.Nodocumentanel cuerpode unafunciónyaque se
supone que noesalgo importante enunmanual de referencia.Sinembargoofrecen una etiqueta
@internal con información interna, que sólo se compila con un cierto flag activado. De la misma
forma se puede documentar o no variables y métodos privados.
Es ciertoque lossistemasde documentaciónrequieren algún esfuerzo al principio para instalar y
entenderlos. Sin embargo, una vez superado esta fase ofrece tener una documentación
actualizada prácticamente en tiempo real que con sus enlaces y agrupaciones son una ayuda

7. inclusoparael autor durante el desarrollo.El entornoEclipse ya incluye un enlace para mostrar la
documentación