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- 1. Asistencia documental y gestión de despachos y oficinas. 1. El archivo: concepto y finalidad. Por María Dolores Martino Ferrero, alumna del Certificado de Técnico de Formación María Dolores Martino Ferrero 1 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 2. 1. Sumario 2. Introducción: ¿Qué es un Archivo? 3. Edificios de Archivos en España 4. Clases de Archivos 5. Finalidades de los Archivos 6. Técnicas archivísticas 7. Herramientas de trabajo 8. Conclusión 1. Sumario María Dolores Martino Ferrero 2 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 3. 2. Introducción ¿Qué es un Archivo? El conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes para la Historia. También el edificio que alberga los fondos documentales. María Dolores Martino Ferrero 3 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 4. Archivo General de Simancas Archivo Histórico Provincial de Guadalajara Archivo General de la Administración Vestíbulo Archivo Histórico Nacional 3. Edificios de Archivos en España María Dolores Martino Ferrero 4 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 5. 4.Clases de Archivos María Dolores Martino Ferrero 5 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 6. Por la frecuencia de utilización María Dolores Martino Ferrero 6 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 7. 5. Finalidades de los Archivos DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO María Dolores Martino Ferrero 7 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 8. María Dolores Martino Ferrero 8María Dolores Martino Ferrero 8 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
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- 10. 6. Técnicas Archivísticas ICODI Identificación Clasificación Ordenación DescripciónInstalación María Dolores Martino Ferrero 10 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 11. María Dolores Martino Ferrero 11 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 12. Alfabético Numérico Alfanumérico Geográfico Cronológico Métodos de clasificación documental María Dolores Martino Ferrero 12 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 13. Cuadro de clasificación de Archivo municipal María Dolores Martino Ferrero 13 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 14. La clasificación de los documentos María Dolores Martino Ferrero 14 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 15. 7. Herramientas de trabajo en Archivos Bases de datos Internet Software de gestión documental Diccionarios Repertorios legislativos Manuales de procedimiento Equipos de protección individual María Dolores Martino Ferrero 15 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 16. María Dolores Martino Ferrero 16 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 17. Repertorios legislativos María Dolores Martino Ferrero 17 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 18. Manuales de procedimiento María Dolores Martino Ferrero 18 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 19. EPIS María Dolores Martino Ferrero 19 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 20. 8. Conclusión María Dolores Martino Ferrero 20 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
- 21. María Dolores Martino Ferrero 21 Certificado de profesionalidad: Docencia FPE
Notas del editor
- Se trata de una foto antigua de la sala de investigadores del AGS.
- El primer edificio es AGS, ejemplo de edificio histórico destinado a archivos, pertenece al Sistema de Archivos Estatales gestionado por el Ministerio de Cultura (MCD). El segundo es uno de nueva planta diseñado por los arquitectos Luis Rojo de Castro, Begoña Fdez.-Shaw y Liliana Obal Díaz, que lo definieron como “un edificio regular y repetitivo que se configura con el carácter de una malla espacial, estructural y funcional basada en las necesidades funcionales y de uso de los archivos, los cuales son la base modular, el elemento fundamental, la célula embrionaria capaz de determinar la forma y su organización”. Sistema de Archivos de las CCAA. El tercero es el AGA del arquitecto don Juan Segura de Lago desde año 1969 a 1973. Recientemente remodelado, pertenece al sistema estatal de Archivos y es el tercero a nivel mundial por volumen documental. El cuarto es AHN, el archivo histórico de la administración española, archivo de referencia del sistema estatal de Archivos.
- Por su ubicación: centralizado, descentralizado y mixto. Por el soporte utilizado: papel o electrónico. Por su titularidad jurídica: público o privado. Por la frecuencia de utilización: Activo, inactivo y definitivo o histórico.
- Para que sea eficaz un cuadro de clasificación debe cumplir las siguientes características: Debe recoger todas las series documentales generadas por la empresa, independiente de su cronología y soporte. La clasificación tiene que ser sencilla, para poder ser utilizada por todo el personal de la empresa. Debe ser eficaz, de manera que garantice y facilite la recuperación de información. Tiene que ser flexible. Esto quiere decir que debe permitir incorporar nuevas series documentales y adaptarse a los posibles cambios en la organización interna y actividades de la empresa, sin ser necesario modificar todo el cuadro. Contar con pocas subdivisiones, ya que un exceso de jerarquización aumenta la confusión, el error en la clasificación y la frustración entre los usuarios. Intentar no incluir un apartado de “Varios”, porque esto dificulta su posterior recuperación. Establecer un sistema de codificación que identifique las distintas clases o categorías y las series documentales. Dicha codificación debe ser por sí sola suficiente para suministrar información sobre los documentos. Este código puede ser numérico, alfabético o mixto. Fuente: Dokutekana. Buscar las 4 divisiones de los Cuadros de clasificación municipales.
- Sirven para “normalizar” y unificar las tareas de manejo de la información.
- Equipos de Protección Individual protegen a los trabajadores protegiéndoles de la suciedad, el polvo y los microorganismos que puedan tener los documentos. La foto de las mascarillas está sacada de Conservación Preventiva y Plan de Gestión de desastres en archivos y bibliotecas. Ministerio de Cultura.
- Originariamente era una pegatina en inglés que fue traducida.