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Prof. Karla Flores UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGÓGICO DE BARQUIISIMETO DEPARTAMENTO DE EDUCACION TECNICA PROGRAMA DE EDUCACION COMERCIAL
Prof. Karla Flores Es el conjunto de documentos que contienen información guardada ordenadamente con un propósito de manera que pueda ser consultada rápida y fácilmente.   Medina (2006) Conjunto  de estos documentos Real Academia Española Es la memoria o historia de la empresa  Salgado (1990) ARCHIVO
Prof. Karla Flores Archivo Es un sistema de información relacionado  con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado  de  forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
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Debemos saber.... Prof. Karla Flores ¿Que es archivar? E s el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los registros de una empresa  en forma sistemática para que puedan ser ubicados con facilidad. Que se va a guardar. Durante cuanto tiempo. Quienes tendrán acceso a ello. Grado de confidencialidad.  Quien o quienes son las personas responsable de su  mantenimiento. Periodicidad  de consulta. Condiciones que se deben tomar en cuenta al archivar 1 2
Debemos saber.... ¿Que es archivista? E s la persona que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en  é l. Conocimientos y habilidades técnicas, humanas y conceptuales. Experiencia en el manejo de archivos. Habilidad para leer. Destreza manual. Buena memoria. Buena visión. Ser ordenado. Requisitos mínimos que debe tener un archivista Prof. Karla Flores
Reunir ordenadamente según criterios  establecidos Asegurar la máxima rapidez en el envío de documentos solicitados Llevar a cabo estas funciones de la manera mas económica posible Comprobar si la documentación se archiva reglamente Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos Prof. Karla Flores Funciones
Instalar el archivo en locales adecuados Disponer de suficiente personal capacitado   Prof. Karla Flores Disponer de mobiliario que responda  a las exigencia de su función   Emplear un sistema racional de clasificación de los documentos Dotar el archivo de un director  competente Establecer normas precisas para el  funcionamiento del archivo Estructura
Clases de Archivos CLASIFICACION Por su organización Por su uso Centralizado Descentralizado Activo Semiactivo Inactivo Una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación Usos Toda la documentación de pequeña empresa. Documentos de consulta de la grande y mediana empresa. Funciona repartido entre las diferentes dependencias o departamentos de una institución. Usos Grandes empresas: Archivos técnicos, de personal y confidencial. Para oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones. Satisface las necesidades de conservación y consulta permanente Usos Para documentos actuales y anteriores que estén en tramite. Representa el cambio de documentos en intervalos determinados, para su consulta esporádica Usos Para conservar documentos de serán consultados una o dos veces al año Comprende el traspaso definitivo para su conservación perpetua. Usos Para conservar documentos por largos periodos de tiempo de acuerdo a disposiciones  Prof. Karla Flores
Prof. Karla Flores Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación.  El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros. Importancia
RECURSOS BÁSICOS  PARA ARCHIVAR   Muebles y  Equipos Materiales y  Elementos Fichas Carpetas Un medio Prof. Karla Flores Clasificadores Rotulo en  blanco Guías Simples Complejas Archivadores Mecanizados Electrónicos Manuales Vertical Horizontal Lateral Giratorio Rótulos Múltiple Una unidad Una letra Ficheros y Tarjeteros 1 Gaveta 2 Gavetas Legados Sobres Pestaña  Corrida Un Tercio Un quinto Inventario y  Digitalización  Kardex Microflim
Dispositivos de Almacenamiento Secundario 2 TIPOS Prof. Karla Flores 1 Concepto Son medios que tienen por función principal el almacenamiento de datos y programas en forma permanente o semi-permanente.   2.1 CPU Interpreta las instrucciones y procesa los datos . Memoria RAM, ROM y auxiliares. 2.2 Magnéticos   Duros y fiables Fácil de  transportarlos   Cintas, disco duro  y disco 3 1/2 . 2.4 Extraíbles 2.3 Ópticos   CD-R, CD-RW, DVD ROM, DVD-RAM, Pc Cards y Flash Cards.   El formato de los datos, la tecnología de lectura / escritura   Guarda cualquier tipo de información.   Rápidos, mayor espacio. Memorias flash, Unidades de Zip.
Prof. Karla Flores Factores que influyen en la selección del sistema de archivo  Grado de seguridad Frecuencia  de consulta Clases de documentos Cantidad de usuarios Forma en que son solicitados los documentos Cantidad de documentos Recibidos y procesados Métodos de control
Prof. Karla Flores Guardar Cumplidos los pasos anteriores, se procede a colocar los documentos en las carpetas correspondientes dentro de las gavetas. Inspeccionar El documento debe estar listo para ser archivado, es decir, que tenga la fecha de recibido y las iniciales de archivo. Clasificar El documento debe tener el título, nombre, asunto, o número bajo el cuál se archivará. La decisión depende del sistema adoptado por la empresa. Codificar Es indicar el nombre, el número o el asunto decidido en la clasificación. Distribuir Los documentos se coleccionan en grupos los que se refieren a un mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres que comienzan con la misma letra. Procedimiento para  archivar

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  • 2. Prof. Karla Flores Es el conjunto de documentos que contienen información guardada ordenadamente con un propósito de manera que pueda ser consultada rápida y fácilmente. Medina (2006) Conjunto de estos documentos Real Academia Española Es la memoria o historia de la empresa Salgado (1990) ARCHIVO
  • 3. Prof. Karla Flores Archivo Es un sistema de información relacionado con la historia o actividad de una empresa, cuyo fin es organizar, clasificar y conservar toda la documentación en un espacio adecuado de forma tal que pueda ser consultada manera fácil y rápida.
  • 4. XIV Archivo Real Aragonés Prof. Karla Flores Génesis del Archivo Hebreos Egipcios Griegos y Romanos Falsificaciones hispanas XII Monarcas XVI XVII Desgreño de los archivos XVIII Viaje por los archivos Siglo actual Manuales y tecnológicos
  • 5. Prof. Karla Flores ARCHIVO DESDE LA EDAD MEDIA Archivo Horizontal Gancho o Espigón Nido de palomas Carpeta de Acordeón Archivo Caja Tabla Shannon Archivo Vertical
  • 6. Prof. Karla Flores Objetivos Archivar de forma rápida y segura Conservar las fuentes históricas Acelerar su guarda Unificar los criterios Centralizar y descentralizar la correspondencia Registrar datos útiles Entrenar y actualizar al personal Evitar repeticiones innecesarias
  • 7. Debemos saber.... Prof. Karla Flores ¿Que es archivar? E s el procedimiento de clasificar, organizar y guardar los registros de una empresa en forma sistemática para que puedan ser ubicados con facilidad. Que se va a guardar. Durante cuanto tiempo. Quienes tendrán acceso a ello. Grado de confidencialidad. Quien o quienes son las personas responsable de su mantenimiento. Periodicidad de consulta. Condiciones que se deben tomar en cuenta al archivar 1 2
  • 8. Debemos saber.... ¿Que es archivista? E s la persona que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en é l. Conocimientos y habilidades técnicas, humanas y conceptuales. Experiencia en el manejo de archivos. Habilidad para leer. Destreza manual. Buena memoria. Buena visión. Ser ordenado. Requisitos mínimos que debe tener un archivista Prof. Karla Flores
  • 9. Reunir ordenadamente según criterios establecidos Asegurar la máxima rapidez en el envío de documentos solicitados Llevar a cabo estas funciones de la manera mas económica posible Comprobar si la documentación se archiva reglamente Asegurar la perfecta conservación de los documentos reunidos Prof. Karla Flores Funciones
  • 10. Instalar el archivo en locales adecuados Disponer de suficiente personal capacitado Prof. Karla Flores Disponer de mobiliario que responda a las exigencia de su función Emplear un sistema racional de clasificación de los documentos Dotar el archivo de un director competente Establecer normas precisas para el funcionamiento del archivo Estructura
  • 11. Clases de Archivos CLASIFICACION Por su organización Por su uso Centralizado Descentralizado Activo Semiactivo Inactivo Una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación Usos Toda la documentación de pequeña empresa. Documentos de consulta de la grande y mediana empresa. Funciona repartido entre las diferentes dependencias o departamentos de una institución. Usos Grandes empresas: Archivos técnicos, de personal y confidencial. Para oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones. Satisface las necesidades de conservación y consulta permanente Usos Para documentos actuales y anteriores que estén en tramite. Representa el cambio de documentos en intervalos determinados, para su consulta esporádica Usos Para conservar documentos de serán consultados una o dos veces al año Comprende el traspaso definitivo para su conservación perpetua. Usos Para conservar documentos por largos periodos de tiempo de acuerdo a disposiciones Prof. Karla Flores
  • 12. Prof. Karla Flores Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. El archivo es de vital importancia para la empresa moderna por cuanto ella realiza innumerables operaciones, las cuales están respaldadas por alguna constancia escrita que describe los acuerdos. Estas constancias recuerdan las operaciones realizadas en el pasado y contienen información valiosa y útil que servirá para tomar decisiones y acuerdos presentes y futuros. Importancia
  • 13. RECURSOS BÁSICOS PARA ARCHIVAR Muebles y Equipos Materiales y Elementos Fichas Carpetas Un medio Prof. Karla Flores Clasificadores Rotulo en blanco Guías Simples Complejas Archivadores Mecanizados Electrónicos Manuales Vertical Horizontal Lateral Giratorio Rótulos Múltiple Una unidad Una letra Ficheros y Tarjeteros 1 Gaveta 2 Gavetas Legados Sobres Pestaña Corrida Un Tercio Un quinto Inventario y Digitalización Kardex Microflim
  • 14. Dispositivos de Almacenamiento Secundario 2 TIPOS Prof. Karla Flores 1 Concepto Son medios que tienen por función principal el almacenamiento de datos y programas en forma permanente o semi-permanente. 2.1 CPU Interpreta las instrucciones y procesa los datos . Memoria RAM, ROM y auxiliares. 2.2 Magnéticos Duros y fiables Fácil de transportarlos Cintas, disco duro y disco 3 1/2 . 2.4 Extraíbles 2.3 Ópticos CD-R, CD-RW, DVD ROM, DVD-RAM, Pc Cards y Flash Cards. El formato de los datos, la tecnología de lectura / escritura Guarda cualquier tipo de información. Rápidos, mayor espacio. Memorias flash, Unidades de Zip.
  • 15. Prof. Karla Flores Factores que influyen en la selección del sistema de archivo Grado de seguridad Frecuencia de consulta Clases de documentos Cantidad de usuarios Forma en que son solicitados los documentos Cantidad de documentos Recibidos y procesados Métodos de control
  • 16. Prof. Karla Flores Guardar Cumplidos los pasos anteriores, se procede a colocar los documentos en las carpetas correspondientes dentro de las gavetas. Inspeccionar El documento debe estar listo para ser archivado, es decir, que tenga la fecha de recibido y las iniciales de archivo. Clasificar El documento debe tener el título, nombre, asunto, o número bajo el cuál se archivará. La decisión depende del sistema adoptado por la empresa. Codificar Es indicar el nombre, el número o el asunto decidido en la clasificación. Distribuir Los documentos se coleccionan en grupos los que se refieren a un mismo asunto, a un mismo lugar, o los que tienen subrayado nombres que comienzan con la misma letra. Procedimiento para archivar