Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
GESTION DOCUMENTAL I

FORMACIÓN DOCUMENTAL SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.
MAURO ANDRES LARROTA ROMERO
YULY CAROLINA GARZON ROMERO
PRESENTADO A:
LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
TUTORA GESTIÓN DOCUMENTAL I
G2
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTION DOCUMENTAL I
BOGOTÁ-COLOMBIA
Mayo 11 de 2014

INTRODUCCIÓN.
Es importante conocer la importancia del Ciclo Vital de los Documentos y sus fases, identificando las edades por
las cuales pasa el documento desde su creación hasta la disposición final.
La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que:
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo
Central y Archivo Histórico. Por tanto, el estudiante en esta asignatura podrá identificar los procesos de la
Gestión Documental que se desarrollan en cada fase de la formación de los archivos

OBJETIVOS.
● Comprender la formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.
● Reconocer las clases de archivos de acuerdo con su organización.
● Identificar las diferentes clases de archivos en sus distintas fases de formación.
● Valorar la función e importancia administrativa, jurídica y testimonial de los archivos.
● Identificar los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en cada etapa de la formación
de los archivos

TAREA NO. 3
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad,
dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se
encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las
cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos
las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.
2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras qué
entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA,
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO
DOCUMENTAL, TABLAS DE VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR
SECUNDARIO
3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios
(mínimo 4 documentos)

4) Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.
5) Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.
6) Observe y explique en forma resumida cómo se lleva a cabo la foliación de los documentos.
7) Indique cómo se organizan los documentos dentro de las carpetas.
8) Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.
9) Explique lo siguiente (mediante un mapa conceptual)
a) cuáles son los procesos del Programa de gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la
entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.
b) cuáles son los procesos del programa de gestión documental que se desarrollan en la entidad visitada en el
Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos

c) Cuáles son los procesos del programa de Gestión documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo
Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad
visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final
de conservación o eliminación.

11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los
documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.
12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una
ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
-¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un
cuadro comparativo entre los procesos del Programa de gestión documental antes del Decreto 2609 de
diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague
que cambios o ajustes han que hacer para dar cumplimiento a la norma.
- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?
- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013
Finalmente, elabore un documento en PowerPoint y luego súbalo por SLIDESHARE.

TALLER GESTIÓN DOCUMENTAL.
PREGUNTAS RELACIONADAS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL (ENTIDAD PÚBLICA).
1. Quién diseñó el programa de gestión documental del archivo de la Policía y sobre qué parámetros. Cuántos años tiene el programa?
El Secretario General es el responsable del Proceso Gestión Documental, por tanto su grupo de asesores diseñaron el Programa desde el
año 2004 y fue aprobado en el 2008, teniendo en cuenta la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, “por la cual se creó el Sistema de
Gestión de la Calidad (SGC) de las entidades del Estado” y el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004 “por la cual adopta la norma
técnica de calidad en la gestión Pública (NTCGP 1000:2004)”.
2. Cree usted que en el archivo de la policía se lleva a cabo el programa de gestión documental?
Desde luego que sí, en la Policía están documentados los procedimientos para llevar a cabo el Programa de Gestión Documental y todos
debemos seguir los lineamientos para hacerlo de la misma manera.

3. ¿Cómo se archivan planos, mapas, y material grande en papel?
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aun cuando estén cerrados.
En el área de notas del inventario documental, se deja constancia de las características del documento foliado: tamaño, colores, título,
asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes, ya que estos materiales se deben separar, dejar constancia mediante un
testigo, de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.
Esta clase de tipos documentales se almacenan en una “planoteca”, para evitar arrugar o doblar, teniendo en cuenta que se puede borrar la
información.
4. Qué tipo de documentación se maneja en el archivo de la policía y mencionar 3 ejemplos de los mismos?
Comunicaciones oficiales enviadas, comunicaciones oficiales recibidas comunicaciones oficiales vía fax y comunicaciones oficiales por
correo electrónico.
5. Manejan TRD y como es su implementación?
Las Tablas de Retención Documental en la Policía Nacional se implementan a partir de la producción documental en la cual se debe registrar
el número de serie y subserie para su posterior creación de carpetas y cajas, las cuales se deben rotular, y posteriormente se comprueba
en la elaboración del inventario documental.

6. Bajo que normatividad se basan para el manejo del archivo?
La Policía Nacional implementa todas las normas archivísticas que regulan el Archivo General de la Nación (Ley general de archivos,
acuerdos, instructivos, circulares, etc.) y las que la misma institución crea para conservar la información cuando son de reserva como lo
establecen las Leyes Colombianas.
7. ¿Cómo se puede determinar si un documento tiene un valor primario o secundario?
Se determina por la utilidad que presten en forma inmediata o futura, que tengan aspectos administrativos como por ejemplo: contratos,
cuentas fiscales, y todo lo concerniente a la definición extraída del acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 (Reglamento General de Archivos).
8. Con cual empresa de envíos trabaja el archivo de la policía?
La policía tiene contrato con la empresa 472.
9. Cuál es el procedimiento para la unidad de correspondencia. Poseen algún manual?
La unidad de correspondencia en la Policía se denomina Ventanilla única, no tiene un manual pero si se encuentra con un procedimiento el
cual se debe ejecutar a cabalidad, en dicho procedimiento se indica las tareas y responsabilidades que tiene que realizar en cada paso.

10. Cree usted que el manejo del archivo de la policía necesita algún cambio o cree que actualmente es el adecuado?
Considero que la Policía ha realizado un buen trabajo con el Programa Gestión Documental, pues el implementar el Programa en una
institución tan grande requiere de muchos profesionales en ciencias de la información para desarrollar las actividades que la Ley 594 nos
enseña.

TALLER PARTE 2.
1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre
de la persona que le ofrece la información y teléfono. Elabore un comentario como se encuentra organizada su
documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas
que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los
documentos.
Nombre de la entidad: Policía Nacional Dirección de Sanidad,
Dirección: Carrera 20 No. 3b - 15: Sede Bogotá D.C.
Teléfono: 220-7410
Nombre de la persona que le ofrece la información: Leidy Johanna Montenegro Leal
Entidad visitada por: Mauro Andres Larrota Romero
Existen varias clases de archivos, se escogió la organización de los contratos, ya que es una de las más grandes series que
tiene la Policía por ser una de sus actividades cotidianas para el servicio de la comunidad policial y del ciudadano en sí.

2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que
entiende por: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO
DE ORDEN ORIGINAL, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO,SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, TABLAS DE
VALORACIÓN, TABLAS DE RETENCIÓN, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO
ARCHIVO TOTAL: son las etapas por las que atraviesan los documentos dentro de una entidad.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: son cada una de las etapas por las que los documentos deben pasar; desde su
producción hasta la disposición final.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: tiene que ver fundamentalmente con la procedencia real de los documentos, es decir, que
los documentos producidos por un organismo no deben mezclarse con los de otros.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: es respetar la secuencia de los trámites que los produjo, es decir no desmembrar una
serie, ya que toda solicitud tiene una respuesta.
FOLIO: es la cara de la hoja de un documento.
LEGAJO: es un conjunto de documentos que se guardan unidos por tratar de un mismo tema.

FONDO: es un conjunto de documentos.
SUBFONDO, conjunto de documentos de un subfondo.
SERIE: es el tema o asunto principal consecuencia del ejercicio de las funciones específicas de una oficina
SUBSERIE: hace parte de una serie, pero la específica es decir que lleva a cabo un tema muy puntual.
TIPO DOCUMENTAL: es lo que conforma la serie y subserie, los antecedentes o lo que hace parte de una serie y subserie.
TABLAS DE VALORACIÓN: es un listado de asuntos o series documentales a los cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en el archivo central y su disposición final, cuando se carece de tablas de retención documental, o cuando es
un fondo documental.
TABLAS DE RETENCIÓN: es un listado de series y subseries con sus respectivos tipos documentales que indican el tiempo
de retención de un documento, expediente o legajo en cada uno de los archivos de gestión, central e histórico.
VALOR PRIMARIO: es la cualidad de un documento que sirve para evaluar su importancia y tipo de retención en un archivo
central.
VALOR SECUNDARIO: es la cualidad de un documento que sirve para evaluar su importancia en un archivo histórico.

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios
(mínimo 4 documentos)
PRIMARIOS: conceptos judiciales, expedientes administrativos
SECUNDARIOS: Historias clínicas en el que se hayan desarrollado algún tipo de cirugía o un tipo de tratamiento médico
efectivo para la cura de alguna enfermedad importante en un paciente, ya que sirve como fuente de investigación.
- Resoluciones de nombramientos de personal.

Serie: HISTORIAS
Subserie: Historias clínicas
Tipo documental: tratamiento
- Serie: ACTAS
Subserie: Actas de entrega
Tipo documental: actas de entrega de cargo
- Serie: PROYECTOS
Subserie: Proyecto de Personal de Planta
Tipo documental: traslados

RTA: / ACUERDO 42 DE 2002 .Artículo 3º. Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades
administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención
Documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina
será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin
perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo servidor público.
Se realiza de acuerdo a lo establecido por el Archivo General de la Nación.
Se clasifican, se ordenan, se realiza foliación, se elabora hoja de control, se rotula la carpeta y luego la caja, y por último se realiza el
inventario documental.
Los datos que contiene los rótulos son los siguientes: nombre de la Dirección nombre del Área, nombre del Grupo, número de caja, Serie,
Subserie, fechas extremas y número de carpetas.

a) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad
visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

b) Cuáles son los procesos del Programa de gestión documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo
Central y en qué consiste cada uno de ellos.

c) Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico
(Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.

10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y
explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o
eliminación. ETAPA

11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos de los documentos
que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.
La valoración documental se hace mediante el comité de gestión documental y cómo éste está conformado por un jurídico,
uno administrativo, uno de temático y el director de sanidad entonces en el acta se deja plasmado el documento a eliminar
y se le anexa algo que se llama hoja de control cuando es una carpeta completa al acta, en el acta firman todos y esto se
guarda en el archivo central por 10 años en el comité se dice que documentos se van a eliminar, las series y subseries y se
indica cuanto tiempo de retención está establecido en las tablas de retención documental para que se tenga en cuenta a la
hora de eliminar.
Luego de realizar el acta, se convoca a una nueva reunión para eliminar los documentos mediante picado y allí se toman
fotos para que quede el registro y obre como prueba.

12) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD
PÚBLICA lo siguiente:
- ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?
RTA: / El decreto 2609 de 2012 es importante para el país porque es el que nos da las pautas que debemos seguir para
realizar un programa de gestión documental y de igual manera permitirá a las entidades públicas que hacen parte del
sistema nacional de archivos contar con un instrumento normativo moderno, conforme con las necesidades del país, a
partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de
gestión documental del Estado. Este decreto enfatiza el la responsabilidad de las entidades públicas y la adecuada
implementación de un programa de gestión documental que contribuirá con la eficiencia y la transparencia de la
administración pública.
Brinda beneficios como: Los avances tecnológicos Aplicación de las tic en el campo de las funciones archivísticas Enfatiza las
responsabilidades de las entidades públicas. Gestión de documentos políticos, físicos y electrónicos.
Elaborar programas de gestión documental Normalización de los procesos técnicos.

-¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto? Realice un cuadro
comparativo entre los procesos del programa de gestión documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los
procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague que cambios o ajustes hay que
hacer para dar cumplimiento a la norma.

El decreto hace referencia a la ley 1437 de 2011 en su artículo 58 y 59 donde reglamentan el decreto 2609 de 2012 y hace
énfasis en los procedimientos administrativos se adelante utilizando medios electrónicos deberán archivarse en este medio
y la foliación de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la
autoridad.
- ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?
RTA: / Como los aspectos más importantes y que podemos resaltar del decreto 2609 de diciembre de2012 tenemos: Este decreto enfatiza
en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la
obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del
PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado. Que este decreto aplica para las
administraciones públicas en sus diferentes niveles como nacional, departamental, distrital, municipal, entidades territoriales indígenas y
demás entidades territoriales que se creen por ley y las entidades privadas que cumplan funciones públicas que son reguladas por la ley
general del archivo “ ley 594 de 2000” y se aplican a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas sus
dependencias y servicios públicos independiente del soporte y medio que se registre o se produzca. La responsabilidad en cuanto a la
política, planes y programas del sector de la tecnología de la información y las comunicaciones además el ministerio de tecnología de la
información y las comunicaciones. Por otra parte uno de los aspectos más importantes el decreto 2609 del 2012 establece que todas las
entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a corto, mediano y largo plazo y debe ser aprobado por el
comité de desarrollo administrativo conformado en cada una de las entidades de orden territorial y así mismo es responsabilidad del área
de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno implementar como parte del plan estratégico institucional y del
plan de acción anual. Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener en cuenta la protección de la
información y los datos personales de conformidad con la ley1273 de 2009 y la ley 1581 de 2012.

- Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013.
ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013.
“Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”
1) El acuerdo 003 hace referencia al decreto 2578 de 2012 donde nos establece que el archivo general de la nación podrá
evaluar las tablas de retención documental y de valorización documental de las gobernaciones y distritos de sus entidades
centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplan funciones públicas de los municipios,
distritos y departamentos que sean aprobadas por el comité interno del archivo de la respectiva entidad.
2) El acuerdo 003 nos da a conocer como está conformado el comité evaluador de documentos sus funciones y el
reglamentos como órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor primario, secundario los lineamientos sobre
selección y eliminación de los documentos y a su vez sugerir el régimen de acceso y de transferencia de los documentos
producidos por las diferentes entidades públicas.

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas
de Valoración Documental”.
1) El acuerdo 004 nos dice que las tablas de retención documental “ TRD” y las tablas de valoración documental “TVD” son
instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del estado, sin los cuales no
es posible disponer de archivos técnicamente organizados. Además el acuerdo 004 establece que las entidades del estado
de orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplan funciones públicas deberán
elaborar, aprobar, implementar y actualizar sus TRD y las TVD tanto para la organización y disposición de documentos
físicos como electrónicos, de igual forma la elaboración de las mismas deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas
relacionadas en el instructivo para la elaboración de las TRD y las TVD que están aprobadas por el archivo general de la
nación, luego de ser elaboradas deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el representante legal
de la entidad y como siguiente paso deberán publicarse en la respectiva página web de las entidades públicas.

2) Las TRD o TVD serán expuestas a procesos como presentación, revisión y ajustes ante el comité evaluador de
documentos del archivo general de la nación o al consejo departamental o distrital de archivo y luego de su evaluación
técnica o convalidación el representante legal o secretario general solicitará la inscripción de la tabla de retención
documental o la tabla de valoración documental en el registro único de series documentales del archivo general de la
nación, el comité evaluador contará con 90 días contados desde su recepción para evaluar las TRD y las TVD y si luego
de transcurrir 90 días desde su presentación de las TRD O TVD estas entidades no se han pronunciado la entidad podrá
proceder a su inmediata implementación. Pero si el comité evaluador decide que hay que hacerle ajustes o
modificaciones la entidad deberá cumplir con los ajuste que se deban hacerse en el tiempo establecido será sujeto de las
sanciones establecidas por el artículo 35 de la ley 594 del 2000, luego de ser aprobada se le realizan actualizaciones
debe llevarse un registro documental con los cambios que se le hayan realizado que permitan la trazabilidad y control del
instrumento y nuevamente será evaluada por el comité evaluador del archivo general de la nación. Para la eliminación de
los documentos físicos como electrónicos deberá basarse en la tabla de retención documental y será aprobado por el
correspondiente comité interno del archivo y se deberá cumplir con los procedimientos establecidos para su eliminación.

“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.
1) El acuerdo 005 aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital
municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley así como las
entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.Todas las
entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y
consulta de sus archivos, teniendo en cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística. De igual manera las entidades están en la obligación de conformar
un archivo central institucional que debe ser el responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el
servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad
y deben responder al cuadro de clasificación documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánica funcional
de la entidad, además las entidades del estado deben transferir sus archivos que tengan un valor histórico al archivo
general de la nación o al archivo general territorial de acuerdo con su jurisdicción.

2) En cuanto a la ordenación de los documentos está a cargo de las áreas responsables de la gestión documental velar por
la adecuada ordenación de sus fondos documentales que garanticen la adecuada disposición y control de los
documentos, la ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries,
expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales, por tanto es posible emplear distintos métodos de ordenación
dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar adicional a lo anterior las entidades deben implementar programa de
descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las
normas de descripción adoptadas por el consejo internacional de archivos y desarrollar procesos de descripción
documental que permitan su acceso, consulta y visualización de los instrumentos de descripción a través de sus páginas
web de igual manera las entidades deben publicar los documentos del archivo que transfieran a los archivos generales
territoriales a archivos históricos institucionales deben publicarse en la página web con el fin de informar a la ciudadanía.

Nombre de la entidad privada: Empresa Colombiana de Petróleos ECOPETROL
Dirección: Calle 37 No. 8-43 Sede Bogotá D.C.
Nombre de la persona que le ofrece la información: Diego Armando Toro Barragán
Teléfono: 320-4253549
Entidad visitada por: Yuly Carolina Garzón Romero

1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad,
dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se
encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los
archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique
en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.
1.1 ¿Cuáles son las ventajas de la gestión documental?
En primera medida el ahorro de espacio y orden en las oficinas eliminando gran parte de los documentos en papel,
ejercer el control de la documentación y el acceso más eficiente a la información.
1.2 ¿Cuáles son las desventajas de la gestión documental?
Aunque no es un inconveniente, si es una parte difícil de la gestión documental, el ingresar la información en un
sistema al iniciar un PGD para su fácil acceso por la cantidad tanto de gestión como histórico.

1.3 ¿Como una entidad proporciona la información sobre su PGD a los trabajadores de Gestión
Documental?
Mediante capacitaciones, en la intranet nos proporcionan los diferentes instructivos y manuales sobre la normativa
para ejercer el PGD, de manera óptima.
1.4 ¿Cuál es el software utilizado para ingresar la información? ¿Es muy difícil su uso?
El software utilizado se llama SIDRA. El uso no es difícil y considero que ninguno lo es. Es solo cuestión de
práctica y manejo cotidiano.
1.5 ¿Cuantos documentos puede llegar a archivarse en un día?
Esto varía según el fondo y la generación de documentos que tenga. En empresas más pequeñas el tráficoo de
documentación es más bajo que en entidades como ECOPETROL.

1.6 ¿Cómo se controla el acceso de los funcionarios a la información?
En ECOPETROL, la única forma para que los funcionarios puedan acceder a la información, es por medio de una
comunicación por parte del líder de la dependencia, autorizando a los mismos a realizar consultas y tener
expedientes en calidad de préstamo.
1.7 ¿Qué necesidad a futuro hay el custodiar documentos físicos?
En la mayoría de las entidades se esta estableciendo la política del “NO PAPEL”, esto conlleva a que la información
sea manejada de manera electrónica o medios magnéticos.
1.8 ¿Las normativas teóricas, realmente son una realidad práctica?
Si. Considero que todo lo que se basa con la normativa de la Ley General de Archivos se pone en práctica, igual
estos procesos son auditados, por ello la importancia que estos reglamentos sean atendidos a cabalidad.

1.9 ¿Quienes son los encargados de realizar los TRD?
Los encargados de realizar las TRD son los administradores del área de Gestión Documental. Una vez son
aprobadas se socializan con el personal de la entidad para unificar los procesos.
1.10 ¿Considera usted que hay un impacto positivo o negativo frente a la Gestión Documental en
ECOPETROL?
A mi parecer el impacto es positivo, los funcionarios están abiertos a aceptar los cambios que sean necesarios
realizar para la mejora del PGD, adicional han tomado conciencia no sólo de la importancia de nuestra labor sino
que cada vez se muestran más comprometidos con el tema, entregando los documentos y expedientes con los
formatos establecidos para dicho fin, realizar las solicitudes por vía escrita, entre otras cosas.

2) Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras
qué entiende por:
ARCHIVO TOTAL: es el proceso completo que tiene los documentos desde su generación hasta su disposición
final.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: etapas por las cuales pasan los documentos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: es el eje temático por el cual se origina la documentación.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: orden de los documentos de acuerdo a la secuencia en que se produjeron.
FOLIO: es cada una de las caras de la hoja donde se evidencia información válida del documento.
LEGAJO: es el conjunto de documentos que han sido puestos en una unidad de conservación (carpeta, AZ)
FONDO: es la totalidad de la organización que genera la documentación
SUBFONDO: en cada una de las dependencias de la entidad también productoras de documentación.

SERIE: es el tema principal al cual refiere un expediente o legajo.
SUBSERIE: son los subtemas que la serie, el cual da un valor mas especifico.TIPO DOCUMENTAL: cada una de
las clases de documentos que existen en un legajo.
TABLAS DE VALORACIÓN: son las resultantes al realizar la valoración de los documentos que reposan en un
fondo para realizar el proceso archivístico indicando el tiempo de retención y disposición final.
TABLAS DE RETENCIÓN: es el listado de series y subseries que se le asignan a los documentos.
VALOR PRIMARIO: es el valor de los documentos que se consultan y son de utilidad frecuente.
VALOR SECUNDARIO: son aquellos que son poco consultados, o son documentos de apoyo.

3) De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y
secundarios (mínimo 4 documentos)
VALOR PRIMARIO VALOR SECUNDARIO
● Contratos ● Propuestas no ganadoras en contratos
● Historias laborales ● Cartillas
● Información de tipo jurídico ● Publicidad
● Información de tipo contable ● Mails, copias de documentos

SERIE SUBSERIE TIPO DOCUMENTAL
● Contratos ● Contrato de obra
● Contrato de interventoría
● Contrato de servicios
● Pólizas
● Actas de inicio
● Otrosí
● Historias Laborales ● Historia laboral ● Hoja de vida
● Documento de identificación
● Vacaciones
● Informes ● Informes de Gestión ● Informes de Gestión Externos

Algunos de los documentos que no son archivados son: mails, duplicidad de información (copias), documentos de
apoyo (revistas, catálogos, publicidad), comunicaciones, invitaciones.
Una vez los documentos se encuentran por su orden original en un legajo y se ha realizado la depuración
pertinente con respecto a copias y demás documentos que no son necesarios archivar proceden a la foliación.
Esta se hace con esfero de tinta negra en la esquina superior derecha, con un tamaño aproximado de 1 cm,
legible. Si la información se encuentra a las dos caras de la hoja son foliados, si se imprime en papel reciclaje, la
cara que no pertenece al documento es trazada con una línea diagonal, en el caso que los expedientes varios
tomos, estos siguen el consecutivo en que terminó el tomo anterior.

POR FOLIO POR
TOMOS

Los documentos son organizados en las carpetas tipo libro, es decir, el documento más antiguo es el primero con
el gancho legajador hacia abajo, de tal forma que cuando se archiven los documentos no se vea afectado su
orden. Con un promedio de 200 folios por expediente.

RÓTULO CAJA RÓTULO CARPETA

a) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de
Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos.

b) cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada
en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos

c) cuáles son los procesos del Programa de gestión documental que se desarrollan en esa entidad en el
Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos.
No aplica.
10) Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una
entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta
su etapa final de conservación o eliminación.
Contratos de obra: estos documentos son generados por RCC (Regional de Compras y Contratación), una vez
legalizado para los fines pertinentes del contrato se entrega a Gestión Documental, quien lo recibe con la lista de
entrega de documentos, se procede a la apertura de un expediente, con los documentos soporte que hayan, son
indizados en algunos casos escaneados, se les da una ubicación física y así quedarán en custodia para las
consultas que sean necesarias.
Una vez cumpla su tiempo de retención en el archivo de gestión se trasladará al archivo central por medio de una
transferencia documental, donde cumplira su cicclo vital y finalmente se dispondra a eliminación o
microfilmacion.

11) Indague y explique cómo se lleva a cabo la valoración documental en la entidad visitada y de ejemplos
de los documentos que conserva dicha entidad por sus valores primarios y secundarios.
La valoración documental se realiza teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el encuentro entre el
comité de gestión documental con los funcionarios encargados de los documentos de cada una de las
dependencias, definiendo en ella los documentos que pueden y deben estar archivados por su valor primario,
teniendo en cuenta que estos son los que son más consultados por los funcionarios generadores de la
información.

CONCLUSIONES.
● Con este trabajo se logró establecer la importancia que tiene un PGD, en las entidades públicas y privadas.
● Se identifica que las diferentes directrices de las leyes, normas y acuerdos, están siendo puestas en práctica, lo
que constituye un cumplimiento total de la ley.

GRACIAS...

Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

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