El documento describe los requisitos para los archivos y papeles de trabajo de auditoría. Se recomiendan dos tipos de archivos: un archivo actual para el periodo en revisión y un archivo permanente con información relevante de largo plazo. Los papeles de trabajo deben contener evidencia que soporte las conclusiones de la auditoría y seguir un formato estandarizado. Deben mantenerse de forma confidencial y por lo menos 8 años.

1. ARCHIVOS DE AUDITORÍA Y PAPELES DE TRABAJO (INCORPORA NIA 230)

2. Tipos de Archivos de AuditoríaEl objetivo es explicar la forma en que deben estar estructurados los archivos de auditoría y lo que deben contener; dependiendo del tamaño de la asignación, se recomiendan dos tipos de archivos: Un archivo de auditoría actual “AAA” Un archivo de auditoría permanente “AAP”.

3. La diferencia entre los dos archivos es la siguiente:AAA.- Contiene información y evidencia relativa al periodo contable actualmente en revisión, cuyo objetivo es soportar las opiniones y declaraciones incluidas en el reporte de auditoría.AAP.- Contiene información de importancia continua que puede ser actualizada en cada auditoría. Esa información puede ser un antecedente útil; otra información podría incluir los términos del trabajo, el control interno y las notas sobre sistemas contables, así como otros documentos de registro histórico que tienen pocas probabilidades de ser directamente relevantes para la auditoría del año actual, es decir, copias de contratos de arrendamiento y copias de estados financieros de años anteriores.

4. Disposición de los Archivos de AuditoríaTodos los archivos deben seguir una secuencia estándar numérica y alfabética. Se deben utilizar divisores de sección rígidos o divisores de papel de color para distinguir claramente las secciones del archivo. Los papeles de trabajo individuales se deben numerar y archivar de manera lógica, dentro de un sistema común.

5. Concepto de Papeles de TrabajoLos papeles de trabajo deben ser suficientemente completos y detallados para lograr un entendimiento global de la auditoría.Los papeles de trabajo deberán contener información sobre la planeación de la auditoría, la naturaleza, tiempo y extensión de los procedimientos de auditoría realizados y los resultados de la misma, así como las conclusiones de la evidencia obtenida.Deben contener el razonamiento del equipo sobre todos los asuntos importantes que requieren el ejercicio del juicio, conjuntamente con las conclusiones. Los papeles de trabajo deben comprender los hechos relevantes que sean conocidos por el equipo en el momento de alcanzar las conclusiones.

6. Todos los papeles de trabajo, exceptuando los que se prepararon electrónicamente, deberán ser nítidos, claros, legibles. Para asegurar que éstos se puedan identificar fácilmente, deben contener claramente lo siguiente:Nombre del entidad sujeta examenAsuntoPeríodo contableIniciales de quien los preparó y la fecha de preparaciónIniciales del revisor y la fecha de revisiónReferencia de la Cédula (con un sistema de indexación secuencial, siguiendo las referencias de la cédula principal que se enlistan en un índice maestro

7. Cédulas de Auditoria Se debe preparar una cédula principal para cada sección de auditoría que esté de acuerdo con la cifra o nota reflejada en los estados financieros.La cédula debe incluir las cifras comparativas; una conclusión global para esta sección Debe tener una referencia cruzada para soportar las cédulas. Las cédulas principales se deben actualizar para reflejar los ajustes de auditoría al borrador de los estados financieros del cliente

8. Cédula de auditoría (continuación)Para cada prueba de transacción y saldo, la cédula de auditoría debe contener normalmente:El objetivo de la pruebaEl trabajo desempeñadoEl método de determinación del tamaño de la muestraLa fuente de información (si no es evidente a partir del trabajo realizado)Puntos o marcas de auditoría utilizados y su explicaciónReferencias cruzada para otras cédulas de soporteResultados de la pruebaUna evaluación de los errores con referencia cruzada para el resumen de errores no ajustadosEvaluaciones y razones de cualesquier juicios emitidos y la adecuación de la revelación en los estados financierosLas conclusiones emitidas de los resultados de la pruebaRecomendaciones o puntos transferidos, en caso aplicable.

9. Propiedad, Custodia Segura y Retención de los Papeles de Trabajo y ArchivosRequiere que el auditor adopte procedimientos adecuados para mantener la confidencialidad y custodia segura de los papeles de trabajo y para conservarlos durante el periodo para cumplir con las necesidades de la práctica y los requerimientos legales y profesionales de retención de registros.Los papeles de trabajo son propiedad del auditor y del equipo asignado debe mantener estricta confidencialidad sobre la información obtenida durante el curso de la auditoría. En ciertos casos, los papeles de trabajo se pueden poner a disposición de terceros, cuando así lo requiera la ley o para las revisiones de control de calidad. Para proteger a la firma, en los casos en que los documentos deban estar a disposición de terceros, se deberá notificar al cliente en la carta compromiso.

10. Cada firma de auditoría o persona natural (auditor independiente) debe desarrollar una política de retención de papeles de trabajo, que debe cumplir con los requerimientos éticos y legales del país donde opere :Los papeles de trabajo de una auditoría que esté sujeta a litigio no deberán destruirse hasta que se termine el litigio y se emita el fallo correspondiente. Si no se resuelve el juicio, se deben mantener cuando menos durante 12 años a partir de la fecha del juicio y de la fecha en que se venza la acción requerida por la sentencia.

11. En otras circunstancias, los papeles de trabajo deberán conservarse cuando menos durante 8 años después de la fecha de adopción de los estados financieros por parte de los propietarios, para que estén disponibles por 6 años, como lo requiere la Ley de Límite de Acciones, para aquéllas que estén legalmente fundamentadas en contratos y un periodo adicional de 2 años para tomar en cuenta el posible periodo de resguardo que se podría establecer para un reporte de auditor y el periodo inicial para el inicio de los procesos legales