asistente administrativo

1. ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SERVIO AL CLIENTE
El servicio de atención al cliente o simplemente servicio al cliente es el servicio
que proporciona una empresa para relacionarse con sus clientes. Es el conjunto
de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el
cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso
correcto del mismo. Se trata de una herramienta de mercadeo que puede ser muy
eficaz en una organización si es utilizada de forma adecuada, para ello se deben
seguir ciertas políticas institucionales.
Servicio al cliente es la gestión que realiza cada persona que trabaja en una
empresa y que tiene la oportunidad de estar en contacto con los clientes y generar
en ellos algún nivel de satisfacción. Se trata de “un concepto de trabajo” y “una
forma de hacer las cosas” que compete a toda la organización, tanto en la forma
de atender a los clientes (que nos compran y nos permiten ser viables) como en la
forma de atender a los Clientes Internos, diversas áreas de nuestra propia
empresa.
Un buen servicio al cliente puede llegar a ser un elemento promocional para
las ventas tan poderosas como los descuentos, la publicidad o la venta personal.
Atraer un nuevo cliente es aproximadamente seis veces más caro que mantener
uno. Por lo que la compañías han optado por poner por escrito la actuación de la
empresa.
Se han observado que los clientes son sensibles al servicio que reciben de sus
suministradores, ya que significa que el cliente obtendrá a las finales
menores costos de inventario.
Contingencias del servicio: el vendedor debe estar preparado para evitar que las
huelgas
y
desastres
naturales
perjudiquen
al
cliente.
Todas las personas que entran en contacto con el cliente proyectan actitudes que
afectan a éste el representante de ventas al llamarle por teléfono, la recepcionista
en la puerta, el servicio técnico al llamar para instalar un nuevo equipo o servicio
en la dependencias, y el personal de las ventas que finalmente, logra el pedido.
Consciente o inconsciente, el comprador siempre está evaluando la forma como
la empresa hace negocios, cómo trata a los otros clientes y cómo esperaría que le
trataran
a
él.

2. CLIENTE:
De acuerdo a las teorías modernas de la administración, los clientes son los
internos y los externos. Los clientes internos son todos los funcionarios y
empleados de una empresa y los clientes externos son todos aquellos a quienes
se les ofrece los bienes y servicios producto del trabajo de dicha empresa. Si los
clientes internos están satisfechos y cómodos en sus empleos y funciones, la
atención al cliente externo debe ser la mejor, pues lo uno trae como reacción lo
otro.
COMPETENCIA:
La competencia es una situación en la cual los agentes económicos tienen
la libertad de ofrecer bienes y servicios en el mercado, y de elegir a quién compran
o adquieren estos bienes y servicios. En general, esto se traduce por una situación
en la cual, para un bien determinado, existen una pluralidad de ofertantes y una
pluralidad de demandantes.
SERVICIO:
Un servicio es un conjunto de actividades que buscan responder a las
necesidades de un cliente. Los servicios incluyen una diversidad de actividades
desempeñadas por un crecido número de funcionarios que trabajan para el estado
(servicios públicos) o para empresas particulares (servicios privados); entre estos
pueden
señalarse
los
servicios
de: electricidad, agua
potable,
aseo,teléfono, telégrafo, correo transporte, educación, cibercafés, sanidad y asiste
ncia social. Se define un marco en donde las actividades se desarrollarán con la
idea de fijar una expectativa en el resultado de éstas. Es el equivalente no material
de un bien. Un servicio se diferencia de un bien (físico o intangible) en que el
primero se consume y se desgasta de manera brutal puesto que la economía
asocial nada tiene que ver con la política moderna; es muy importante señalar que
la economía nacional no existe siempre en el momento en que es prestado.
ARCHIVO

3. Los archivos también denominados ficheros; es una colección de
información(datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una
unidad en alguna parte de la computadora.
Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que
pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas
informaciones.
Los archivos como colección de datos sirven para la entrada y salida a la
computadoray son manejados con programas.
Los archivos pueden ser contrastados con los registros; Lo que resulta dinámico y
por esto en un registro se deben especificar los campos, él número de elementos
de un registro (o arreglo), el número de caracteres en una cadena; por esto se
denotan como "Estructuras Estáticas".
En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se
pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.
Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.).
CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS
Las principales características de esta estructura son:
Independencia de las informaciones respecto de los programas
La información almacenada es permanente
Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos
Gran capacidad de almacenamiento.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:
Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso
actualizarlos periódicamente.
De Movimientos

4. Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos:
alta, bajas y modificaciones.
De Maniobra o Trabajo.
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de
un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.
TIPOS DE ARCHIVOS
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados
o según su función.
SEGÚN SU FUNCION.
Se define por:
a.- Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del
tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos
de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos
que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación
periódica en el tiempo.
b.- Archivos de Movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y
contienen algunos campos comunes en sus registros con aquellos, para el
procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y
borrados habitualmente al terminar el mismo.
SEGÚN SUS ELEMENTOS.

5. Los principales archivos de este tipo son:
Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de
entrada.
Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.
Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos
de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos
que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación
periódica en el tiempo.
Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan
conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en
sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones
experimentados por los mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados
durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

6. GESTION DOCUMENTAL
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización,
permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la
conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la
necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y
comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y
papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía
el tamaño de los fondos documentales.
Flujo del Sistema de Gestión Documental
Bases de Datos
La aplicación de la informática en todos los niveles de las organizaciones
comprende un fenómeno que tiene sus implicaciones en la gestión documental: la
proliferación de bases de datos sobre distintos aspectos, que en algunos casos
están sustituyendo a los documentos como soporte de información valiosa para la
organización. Esta tendencia se agudiza todavía más en un entorno de e-business
en el que las relaciones con los clientes se realizan a través de Internet.
Desde un punto de vista de gestión documental, uno de los principales problemas
es cómo identificar los documentos dentro del entorno de la BD, saber qué parte
del contenido constituye los documentos que se han de gestionar.
Hardware
Escáneres y dispositivos de Digitalización: Los documentos originales, una vez
preparados, son transformados en documentos digitales, los cuales serán
guardados o almacenados.
Servidores: Contienen la información previamente digitalizada. Los usuarios
finales se conectaran a un servidor para poder acceder a dicha información, para
su modificación o revisión.
Software
Gestores documentales: Programas de apoyo al proceso de gestión de la
documentación que se maneja en la empresa. Existen soluciones informáticas

7. para: la gestión documental, administración de archivos digitales y para
administración de bibliotecas de diversa índole.
Redes
Por medio de las redes los usuarios podrán acceder a la información que se
encuentra en los servidores. Las redes pueden ser locales, aunque también se
puede acceder a la información por Internet.
Usuarios
A través de una cuenta de Usuario, se lleva a cabo el acceso a los documentos
digitalizados dentro del Sistema de Gestión Documental permitiendo así, realizar
la consulta electrónica de los mismos de acuerdo a los niveles de seguridad
asignados a cada uno de los usuarios registrados en el Sistema.
Administradores
Desde el puesto del Administrador del Sistema, los documentos digitalizados se
codifican e indexan en la base de datos del servidor, identificando la ubicación
física del documento original y asignando, a cada documento lógico, las claves de
acceso. Los documentos digitalizados se almacenan en su correspondiente
fichero.