Al terminar el curso, el participante conocerá los lineamientos para la realización de una auditoría del sistema de gestión de calidad, así como su utilidad en el desarrollo de la organización
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2. RED DE DESARROLLO DE NACIONAL FINANCIERA
CURSO DE AUDITOR INTERNO EN
SISTEMAS DE CALIDAD
ISO-9001:2000
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Calidad I
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en la búsqueda de empleo o el
inicio de una empresa de
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3. MODELO DEL PROCESO EN LA NORMA ISO 9001:2000
C
L
I
E
N
T
E
C
L
I
E
N
T
E
VENTAS ENTREGA PRODUCCION FACTURACIÓN
REQUISITOS
GESTION DE
RECURSOS
RESPONSABILIDAD
DIRECCION
MEDICIÓN
ANÁLISIS
MEJORA
SATISFACCIÓN
OBJETIVO DEL TALLER
Al finalizar el Taller el participante conocerá los
lineamientos para la realización de una auditoria del sistema
de gestión de calidad, así como su utilidad en el desarrollo
de la organización.
¿Qué es un Auditor de Sistemas de Calidad?
La persona con la competencia para llevar a cabo
auditorías de Sistemas de Calidad en Empresas.
ISO-9001:
2000
4. RED DE DESARROLLO DE NACIONAL FINANCIERA
CURSO DE AUDITOR INTERNO EN
SISTEMAS DE CALIDAD
ISO-9001:
2000
ISO-9001:2000
Consultoría en Productividad Para la Competitividad, S. de R.L. MI
Inscripciones a los Teléfonos:01722-2199608 email jjimenez10@starmedia.com
5. OBJETIVO
ISO-9001:2000
Al terminar el curso, el
participante conocerá los
lineamientos para la
realización de una auditoria del
sistema de gestión de calidad,
así como su utilidad en el
desarrollo de la organización.
6. AUDITORIAS INTERNAS EN
SISTEMAS DE CALIDAD.
ISO-9001:2000
Proceso sistemático,
independiente y documentado
para obtener evidencias de la
auditoría y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en
que se cumplen los criterios
de la auditoría.
17. TIPOS DE AUDITORIAS.
De calidad.
Ambientales.
De Seguridad.
Otros.
SISTEMAS.
Producto.
Servicio.
Proceso.
INTERNAS.
(de 1a. Parte).
EXTERNAS.
Por parte de un cliente (de 2a.
Parte).
Por parte de un organismo de
certificación (de 3era. Parte).
AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO
AUDITORIAS
AUDITORIAS
DE CALIDAD
(ALCANCE)
AUDITORIAS DE
SISTEMAS DE CALIDAD
(MÉTODO EMPLEADO)
Fiscales.
ISO-9001:2000
18. TIPOS DE AUDITORIAS.
Sistema de
Calidad
Son aquellas que se orientan a la organización completa, esto es
a todas las áreas que conforman el sistema, a todos los niveles
jerárquicos y a todos los requerimientos de la norma que sirve
como modelo o algún criterio de auditoría que sea aplicado en
toda la organización.
De Proceso
Verificar la conformidad y efectividad de un proceso de producción
o servicio contra requisitos documentados en instrucciones de
trabajo o procedimientos operativos, en cuanto a los controles del
proceso sobre el equipo, operaciones o servicios.
De Producto
Miden el nivel de conformidad del producto para cumplir las normas
de mano de obra especificadas, ejecución y operación; comprende
la evaluación por revisión, examen, inspección o prueba de un
producto. Se utiliza cuando no conocemos los productos del
proveedor.
19. DIFERENCIAS
TIPOS DE AUDITORIAS.
Auditorias Internas
Verificar la implantación de
políticas y estructura
documental de la organización.
El auditor interno mantiene
comunicación con el personal
de su mismo nivel.
El auditor no requiere tener
experiencia; tiene mas tiempo
para ejecutar la auditoria.
Auditorias Externas
Verificar la implantación del
sistema de Calidad del
proveedor a través de un
sistema aleatorio.
El auditor externo mantiene
comunicación con el personal
de todos los niveles de la
organización.
El auditor debe tener
experiencia, estar calificado y
entrenado para tomar
decisiones rápidas.
21. Ayuda a controlar, mantener y
manejar el sistema.
Asigna recursos y mejora el
comportamiento de la
organización.
Desarrolla la confianza del
personal.
Es una base para la mejora
continua.
LA AUDITORIA INTERNA COMO
HERRAMIENTA DE LA ALTA DIRECCION
ISO-9001:2000
22. NORMAS APLICABLES.
ISO-9000-2000 / NMX-CC-9000-2000 IMNC
Sistema de Administración de la calidad
vocabulario y fundamentos
ISO-10011-1 / NMX-CC-007-1:1993
Directrices para auditar sistemas de
calidad. Parte 1- Auditorías.
ISO-10011-2 / NMX-CC-008:1993
Criterios de calificación para auditores
de sistemas de calidad.
ISO-10011-3 /NMX-CC-007-2:1993
Administración del programa de
auditorías.
ISO-9001:2000
23. OBJETIVOS DE LAS AUDITORIAS.
Determinar la conformidad o no
conformidad de los elementos del
sistema de gestión de la calidad con los
criterios de auditoria.
Determinar la efectividad del sistema
de gestión de la calidad implantado
para cumplir los objetivos de calidad
especificados.
Dar la oportunidad al auditado de
mejorar el sistema de gestión de la
calidad.
Cumplir con requisitos reglamentarios.
Obtener el registro del sistema de
gestión de la calidad.
ISO-9001:2000
24. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DE LOS
PERSONAJES CLAVES DE UNA AUDITORIA
En auditorías de 1a. Parte.
En auditorías de 2a. Parte.
En auditorías de 3a. Parte.
EL CLIENTE.
EL AUDITADO
LOS
AUDITORES
DE CALIDAD
El auditor líder.
Los auditores.
Auditores expertos
especializados.
Auditores en entrenamiento.
ISO-9001:2000
25. EL CLIENTE.
SUS RESPONSABILIDADES:
Determinar el objetivo de la auditoría e
iniciar el proceso.
Determinar quién hará la auditoría.
Determinar el alcance general de la
auditoría.
Determinar qué norma o documento
será la referencia para conducir la
auditoría.
Determinar, en su caso, cuáles
acciones de seguimiento se tomarán e
informar sobre esto al auditado.
ES LA PERSONA U ORGANISMO QUE
SOLICITA LA AUDITORÍA.
ISO-9001:2000
26. EL AUDITADO
ES EL ORGANISMO A SER AUDITADO.
LA ADMINISTRACIÓN DEL AUDITADO TIENE
LAS SIGUIENTES RESPONSABILIDADES:
Informar a los empleados involucrados
sobre el objetivo y alcance de la auditoría.
Asignar a los miembros del personal
responsables de acompañar al equipo
auditor.
Proveer todos los recursos necesarios.
Permitir el acceso a las instalaciones y
al material evidencial.
Cooperar con los auditores para alcanzar
los objetivos de la auditoría.
Determinar e iniciar las acciones
correctivas.
ISO-9001:2000
27. ISO-9001:2000
EL AUDITOR LIDER.
ES LA PERSONA CALIFICADA PARA DIRIGIR
UNA AUDITORIA DE CALIDAD Y ES
RESPONSABLE DE TODAS LAS FASES DE LA
AUDITORÍA.
OTRAS RESPONSABILIDADES
COMPRENDEN:
Ayudar en la selección de los demás
miembros del equipo auditor.
Preparar el plan de auditoría.
Representar el grupo auditor.
Presentar el informe de auditoría.
28. ISO-9001:2000
LOS AUDITORES.
SUS RESPONSABILIDADES SON:
Cumplir con los requisitos aplicables a la
auditoría (objetividad, ética y eficiencia).
Comunicar y aclarar los requisitos de la
auditoría.
Planear y ejecutar las responsabilidades
designadas.
Documentar las observaciones y las no
conformidades.
Informar los resultados de la auditoría.
Mantener y salvaguardar los documentos de la
auditoría.
Cooperar y apoyar al auditor líder.
PERSONAS CALIFICADAS PARA
REALIZAR AUDITORIAS DE CALIDAD.
29. ETAPAS DE UNA AUDITORIA.
LAS ETAPAS DE UNA AUDITORIA
PUEDEN DIVIDIRSE EN:
Planeación.
Preparación.
Ejecución.
Seguimiento.
Informe.
Cierre.
ISO-9001:2000
30. PLANEACION DE UNA AUDITORIA.
Determinación del objetivo de la
auditoría.
Alcance de la auditoría.
Selección del equipo auditor.
Identificación, obtención y análisis
de la documentación del Sistema de
Calidad.
Elaboración de la documentación
para llevar a cabo la auditoría.
Elaboración del plan y programa de
la auditoría.
Notificación.
ESTA ETAPA INCLUYE LAS SIGUIENTES
ACTIVIDADES:
ISO-9001:2000
31. OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA.
Evaluar si el Sistema de Calidad
está implantado y listo para recibir
una auditoría de certificación de
acuerdo a ISO 9000.
Evaluar el funcionamiento del área
de inyección de plásticos de la
gerencia de producción.
PARA UNA EMPRESA DE MANUFACTURA,
LOS OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA
PUEDEN SER:
ISO-9001:2000
32. ISO-9001:2000
OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA.
Evaluar si el Sistema de Calidad
está implantado y listo para recibir
una auditoría de certificación de
acuerdo a ISO 9000:2000.
Evaluar la satisfacción de los
clientes respecto al servicio
prestado por la empresa.
PARA UNA EMPRESA DE SERVICIOS,
LOS OBJETIVOS DE UNA AUDITORIA
PUEDEN SER:
33. ISO-9001:2000
PREPARACION
•Recabar la documentación relacionada
con la auditoría.
•La norma en la que se basa la auditoría.
•Las secciones del manual que
correspondan.
•Leer la documentación
•Prepara el material de auditoría
• Listas de verificación
• Los formatos de no conformidad
•Cuaderno de notas
•Plumas, lápices, borrador, etc
•Logística
34. FORMATO PARA UNA LISTA DE VERIFICACION.
Logotipo de la
empresa
LISTA DE VERIFICACION Hoja____de______
Area de la empresa Personal entrevistado Auditor
Cumplimiento
de la actividad
Criterio
Número
Requisito
NE E D C I NA Cal
Comentarios
Y
Observaciones
4.3 Revisión de contrato
1) Muestre si se han
establecido procedimientos
documentados para la
revisión del contrato.
NE=No existe E= Existe D=Documentado C=Documentado y conocido I=Documentado e
implantado NA=No aplica Cal=Calificación
35. FORMATO PARA NO CONFORMIDADES.
Logotipo de la empresa Informe de no conformidad y
acción correctiva
Fecha:
Documento de referencia Criterio de la norma.
Descripción de la no conformidad:
Auditor
(Nombre y firma)
Representante de la empresa
(Nombre y firma)
Acción correctiva tomada por la empresa
Descripción de la acción correctiva:
Fecha de terminación de la
acción correctiva:
Representante de la empresa:
(Nombre y firma)
La Dirección:
Descripción de la acción emprendida para evitar que se repita la no conformidad:
Fecha para concluir la acción Representante de la empresa:
(Nombre y firma)
La Dirección.
36. FORMATO PARA INFORME DE AUDITORIA.
Compañía:
INFORME DE AUDITORIA
Inf. No._________
Hoja: X de XX
Tipo de Auditoría:___________________________________
Fecha de Auditoría:____________________________
Equipo Auditor:____________________________________________
Area o Departamento Auditado:_______________________________
Personal Contactado:_______________________________________
_________________________________________________________________________
Fecha de la Auditoría Anterior:_______________________
Referencia de la Auditoría Anterior__________________________
Resumen de la Auditoría:______________________________
37. EL PROCESO DE AUDITORIA INTERNA.
ISO-9001:2000
LA DIRECCION
O LOS ACCIONISTAS
AUDITOR
LIDER
AUDITORES AUDITADOS
(personal de la empresa)
REUNION DE APERTURA DE LA AUDITORIA
SE LLEVA A CABO LA AUDITORIA
REUNION DE CIERRE DE AUDITORIA
ELABORACION DEL INFORME
DISTRIBUCION DEL
INFORME
RECIBE EL INFORME
DE AUDITORIA
DECIDE AUDITORIA
Y LIDER AUDITOR
FIJA OBJETIVO
INFORMA AL
PERSONAL
FIJA ALCANCE, PROFUNDIDAD Y FECHAS
CON LA ASESORIA DEL AUDITOR LIDER
SELECCIONA AL
GRUPO AUDITOR
ANALIZAN LA DOCUMENTACION DEL
SISTEMA DE CALIDAD
ELABORA EL PLAN
DE AUDITORIA
SE LES NOTIFICA EL PLAN DE AUDITORIA
ELABORAN LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO
PARA LLEVAR A CABO LA AUDITORIA
P
L
A
N
E
A
C
I
O
N
E
J
E
C
U
C
I
O
N
I
N
F
O
R
M
E
1
2
APRUEBA
AL GRUPO
AUDITOR
APRUEBA
EL PLAN DE
AUDITORIA
SON NOTIFICADOS
DE LA AUDITORIA
38. EJECUCION DE LA AUDITORIA INTERNA.
ACTIVIDADES EN EL DESARROLLO
DE UNA AUDITORIA:
Reunión de apertura.
Auditoría.
Preparación del informe de no
conformidades.
Reunión de cierre.
ISO-9001:2000
39. OBJETIVOS DE LA REUNION DE APERTURA.
LOS OBJETIVOS DE ESTA REUNION SON:
Confirmar el objetivo y alcance de la auditoría.
Revisar el programa y las reglas del juego.
Establecer los canales de comunicación entre el
equipo auditor y los auditados.
Confirmar que los recursos y facilidades
necesarias para el equipo auditor están
disponibles:
Acompañantes.
Lugar para reunión de auditores.
Horarios de comida.
Confirmar las horas y fechas para la reunión de
cierre y para las reuniones intermedias del equipo
auditor y la alta gerencia del auditado.
Aclarar dudas.
ISO-9001:2000
40. EJEMPLO DE UNA AGENDA.
Presentación de los asistentes.
Explicación del objetivo y alcance de
la auditoría.
Revisión y aprobación del programa
propuesto y sus responsables.
Identificación de los guías de los
auditores.
Aclaración de dudas.
ISO-9001:2000
41. TECNICAS DE AUDITORIA
Entrevista personal.
Revisión documental.
Rastreo.
Observación directa.
Punto profundo (microcosmos).
ISO-9001:2000
42. TECNICAS DE AUDITORIA
ISO-9001:2000
Entrevista personal.
Esta técnica consiste en hacer cuestionamientos
directos al auditado sobre el tema que corresponda.
En la formulación de las preguntas, generalmente se
inician con un verbo en segunda persona o con los
términos: qué, quién, cómo, cuándo, dónde.
Ejemplo:
¿Quién autoriza la liberación del producto fuera de
especificación?
¿Tiene un procedimiento escrito para el control de
producto no conforme?
¿Dónde conserva los registros de calidad?
¿Cómo interpreta la política de calidad?
¿Qué hace cuando la temperatura supera los 30° C?
43. Propósito
Es una guía o recordatorio de las actividades a ser auditadas.
Asegura el alcance de la auditoria.
Facilita al auditor líder la identificación del objetivo y las áreas que
cada auditor debe auditar.
Mantiene la continuidad de la auditoria.
Ayuda al auditor líder, para seguir o cambiar el curso de la
auditoria cuando se vuelve improductiva.
Es un documento que contiene por escrito datos o preguntas de
soporte basadas en la estructura documental del sistema de
calidad, que permiten al auditor obtener información sobre las
áreas o actividades a auditar (auditoria interna) y en las
auditorias externas, las preguntas son acordes a las cláusulas
de la norma ISO vigente.
LISTA DE VERIFICACION
ISO-9001:2000
44. Contenido
Objetivo de la auditoria
Organización u organismo que se audita.
Nombre y área de la persona auditada.
Fecha de auditoria.
Número de auditoria.
Puntos específicos a auditar (preguntas).
Calificación de la respuesta.
Observaciones (anotar la evidencia objetiva que se
revisó y los comentarios acerca de la entrevista).
ISO-9001:2000
LISTA DE VERIFICACION
45. TECNICAS DE AUDITORIA
Revisión documental.
ISO-9001:2000
Esta técnica es empleada para corroborar que el
documento analizado, está cumpliendo con lo
establecido por el de mayor nivel que él, o por la
legislación o reglamentación al respecto.
Ejemplo, se revisa el manual de calidad para
verificar si está descrito el alcance del sistema, la
justificación de las exclusiones, que estén
contenidos los procedimientos requeridos o por
lo menos referencia de los mismos y la
descripción de la interacción entre los procesos.
46. TECNICAS DE AUDITORIA
Rastreo.
ISO-9001:2000
Esta es una técnica empleada para reconstruir la historia de
algo, o de alguien. Consiste en revisar los registros que se
tienen, relativos a lo que se quiere revisar y puede irse hacia
delante o hacia atrás o hacia el lado en donde está aquello
que quiera evaluarse.
Ejemplos:
•Revisar la lista de auditores calificados y los requisitos para
su calificación, solicitar los expedientes de los auditores y
revisar si están las evidencias de todos los requisitos.
•Tomar una queja de un cliente y revisar los registros de las
acciones tomadas hasta el cierre de la problemática.
•Tomar un pedido y revisar todos los registros hasta la
entrega del producto al cliente.
•Revisar en los equipos de inspección, medición o prueba la
etiqueta de vigencia de su calibración así como su reporte de
calibración.
47. TECNICAS DE AUDITORIA
Observación directa.
ISO-9001:2000
Esta técnica consiste en observar o ver con profundidad y
determinar en las áreas auditadas: ¿Cómo se hacen las
cosas?, ¿Cómo están? o ¿Cómo se hace?
Ejemplos:
•Recorrer los almacenes y observar las estibas.
•Que se tomen las muestras en la forma y cantidad
consignadas en le método de trabajo.
•Observar a un operador de una línea de producción y
apreciar las actividades que realiza y si existe un
procedimiento, instrucción o cualquier otro tipo de
documento, hacer la confrontación.
•Ir a las áreas de cuarentena y verificar que existan las
marcas en el piso y los rótulos de identificación que por
escrito se establezcan.
48. TECNICAS DE AUDITORIA
Punto profundo (microcosmos).
ISO-9001:2000
Esta consiste en acudir a cada área de la empresa y en ella
evaluar todos los requisitos de la norma que tiene que ver
con ella.
Ejemplos: En el área de calidad preguntar y pedir evidencia
de:
•La satisfacción de los requisitos del cliente , legales y
reglamentaros.
•Como interpreta la política de calidad.
•La información con que participa en las revisiones de la
dirección.
•Cómo supervisan, miden y analizan los procesos.
•Se tiene alguna participación en la evaluación de
proveedores.
•Los registros de las inspecciones y pruebas.
49. REUNION DE CIERRE.
DESARROLLO DE LA REUNION:
Agradecimiento.
Enfatizar que no fue un examen
total.
Presentación de no conformidades.
Solicitud del plan de acciones
correctivas.
Fecha compromiso de la entrega
del informe de la auditoría.
ISO-9001:2000
50. INFORME DE LA AUDITORIA.
ESTA ETAPA DE LA AUDITORIA TIENE
COMO PROPOSITO, LA ELABORACION
Y EMISION FORMAL DEL INFORME DE
LA AUDITORIA REALIZADA.
Contenido del informe.
Distribución.
Terminación de la auditoría.
ISO-9001:2000
CONSISTE DE LAS SIGUIENTES
ACTIVIDADES:
51. CONTENIDO DEL INFORME.
Alcance y objetivo de la auditoría.
Detalles del plan de auditoría.
Identificación del equipo auditor y de los
representantes del auditado.
Identificación de la organización auditada.
Fecha de auditoría.
Identificación de los documentos de referencia
(norma de referencia, manual de calidad).
Resultados de la auditoría.
No conformidades.
Apreciación del equipo auditor sobre la extensión
de cumplimiento del auditado con los documentos
de referencia.
La capacidad del sistema para lograr los objetivos.
La lista de distribución del informe de auditoría.
ISO-9001:2000
52. SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS.
ISO-9001:2000
Proceso de seguimiento de acciones correctivas (auditorías internas)
DIRECCION O
ACCIONISTAS
GERENTE DE
ASEGURAMIENTO
DE CALIDAD
AUDITOR LIDER AUDITORES DEPARTAMENTOS
AUDITADOS
Recibe el informe y cierre
de la operación
Determina acciones
correctivas y fecha de
terminación
Acciones para corregir y
evitar su no recurrencia
Recibe el informe y cierre
de la operaciones
Determina acciones de
fondo
2
2
1
FIN
FIN
Informe final de auditoría
Solicitud de acciones
correctivas
Recibe informe de
corrección
Solicitud de acciones
eficaces
Solicita respaldo
Reciben informe
Reciben informe
Reciben informe
Recibe solicitud de
respaldo y actúa
SI
NO
SI
NO
¿se cumple?
¿Se cumple?
Auditoría de seguimiento
53. CONTROL DE LOS INFORMES DE AUDITORIA.
CONTROL DE LOS INFORMES DE AUDITORIA
Informe de
Auditoría
No.
Tipo de
Audito-
ría
Auditor
Líder
Fecha
Auditoría
Crite-
rios
audita-
dos
Fecha
entrega
de
informa-
ción
No
confor-
midades
Compañía,
Depto. o
Area
auditada
ISO-9001:2000
54. ADMINISTRACION DE LAS
AUDITORIAS.
TIPOS DE AUDITORIAS DE CALIDAD
QUE UNA ORGANIZACION TIENE QUE
CONSIDERAR:
I.Auditorías Internas (de 1ª. Parte).
· En las etapas iniciales de implantación del sistema de calidad.
· Cuando la fase de implantación se ha terminado.
II.Auditorías de 3ª. Parte para evaluar su propio sistema, requeridos
por el propio organismo o por su cliente.
·Pre auditorías.
·Auditorías de certificación.
·Auditorías de seguimiento.
·Auditorías de vigilancia.
III. Auditorías de 2ª. Parte.
·Las que la empresa efectúa a sus proveedores.
·Las que le efectúan a la empresa sus clientes.
ISO-9001:2000
55. ISO-9001:2000
ADMINISTRACION DE LAS
AUDITORIAS.
Determinar las normas aplicables para auditar.
Determinar las normas de referencia que
sirvieron de base para establecer el sistema de
calidad.
Contar con auditores calificados y su evaluación
continua, de acuerdo con lo que establece la
norma ISO-10011-2/NMX-CC-008:1993.
Contar con los procedimientos para asegurar
que se dispone de los recursos adecuados para
cumplir con los objetivos del programa de
auditoría.
Contar con planes y programas de auditoría.
Contar con un código de ética.
Definir a un responsable de la administración del
plan y programa de auditoría.
57. ISO-9001:2000
ATRIBUTOS PERSONALES
• Mente abierta
• Madurez
• Capacidad de juicio.
• Habilidades analíticas
• Tenacidad
• Habilidad para percibir situaciones
de una manera realista
• Comprender situaciones complejas,
con una perspectiva amplia
• Habilidad para comprender el papel
de las unidades individuales dentro
de una organización.