El documento describe el proceso de creación de proyectos de servicio social en el Departamento de Servicio Social de la Universidad de las Américas. Incluye un mapa del flujo de información que va desde la coordinación de vinculación hasta la publicación del proyecto y la retroalimentación de las partes involucradas. Se recomienda utilizar Google Docs para compartir documentos en línea y mejorar la comunicación entre las coordinaciones.

1. Departamento Servicio Social Organización de la Información Jorge Deniss López Espinosa ID 133905

2. Auditoria de la Información Identifica los recursos informativos que forman parte de los muchos recursos que requiere la organización para una mayor y mejor proyección en la explotación de ellos, mediante una adecuada administración y gestión. (Machicado, 2003)

3. Auditoría de la Información La auditoría de la información permite identificar puntos de mejora, fortalezas y debilidades con las cuales se definen una serie de estrategias, planes de acción y programas de mejoramiento. (Gutiérrez, 2003) Identifica la ubicación física y electrónica de la información y su disponibilidad (Gutiérrez, 2003)

4. Objetivos Analizar alguno de los procesos del departamento de Servicio Social de la Universidad de las Américas. Identificar el manejo, obtención, procesamiento y desecho de la información, es decir, sus flujos de información y comunicación. (organigrama) Hacer recomendaciones para tener mejores resultados.

5. Metodología Diseño y planeación de los proyectos. 3 entrevistas Encuesta 1(conocer el Departamento) Fecha: Marzo Encuesta 2(conocer la Coordinación de Promoción y Eventos) Fecha: Marzo Encuesta 3(Mapa Documental del Proceso) Fecha: Mayo Comunicación Licenciada Diana Angélica Linares Espinosa (Coordinadora de Promoción y Eventos

6. Misión Contribuir en la formación del estudiante a través del proceso pedagógico del servicio social, promoviendo la reflexión crítica de su acción y fortaleciendo el desarrollo de habilidades profesionales, sociales, y ciudadanas asociadas al concepto de Responsabilidad Social, mediante su participación en proyectos que aportan soluciones a problemáticas en distintos sectores del contexto social.

7. Visión Un Departamento de Servicio Social que contribuye a la formación de estudiantes socialmente responsables, sólidamente vinculado con los distintos sectores productivos de la sociedad, apoyado en procesos administrativos eficaces, eficientes y transparentes, y posicionados como líderes en el ámbito del servicio social universitario.

8. Vertientes educativas Experiencia de Servicio Social Reflexión crítica de la acción. Relación carrera- problemática sociales emergentes.

9. Líneas Estratégicas Desarrollar e implementar una pedagogía especializada en servicio social Proyectos y las Organizaciones. Lograr que los espacios sociales de aprendizaje (Organizaciones) contribuyan en el proceso pedagógico. Profundizar la vinculación del Programa de Servicio Social con el entorno Fortalecer la excelencia administrativa y la evaluación de la calidad del servicio social

10. Depto. Servicio Social, Junio 2007

11. Vinculación Externa Organizaciones 3 sectores (Gobierno, privadas y ONG) ANUIES (Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior. Universidad e Instituciones relacionadas con el paradigma de la RSU (Responsabilidad Social Universitaria) Banco Interamericano de Desarrollo (BID) RED (Latinoamericana de Ética y Responsabilidad Social Universitaria.)

12. Vinculación Interna Dirección de Planeación y Servicios Escolares Depto. Contabilidad y Presupuestos Director Asuntos Internacionales Departamentos Académicos SERUDLA CECAVI (Centro de Calidad y Vida) Centros de Investigación

13. Coordinación de Promoción y Eventos Objetivo Diseñar, planear, gestionar, implementar y evaluar las estrategias de sensibilización, vinculación, comunicación, difusión, promoción y posicionamiento del Departamento.

14. Actividades Implementación, diseño, logística Actualización del sitio electrónico Monitoreo y actualización de información

15. Organigrama de la Coord. Promoción y Eventos. Lic. Diana Linares E. Becario Diego (mecatrónica) Becario Israel (Admón.)

16. Canales de Comunicación Coordinación de Promoción y Eventos Coordinaciones (6) Comunicación y Diseño Institucional

17. Mapa Documental Constituye una forma gráfica de representar los recursos de información que hay en la organización y las interrelaciones entre éstos. El mapa de recursos indica hasta qué punto los recursos de información son básicos, de qué modo se encuentran posicionados, cómo interactúan, quién los utiliza, quién es el responsable, etc. (Ros, 2004).

18. Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social La organización se pone en contacto con la Coordinación de Vinculación para la propuesta de trabajo. La coordinación de Vinculación le manda el formato de registro a llenar a la organización. La organización lo llena y lo regresa a la coord. de Vinculación.

19. Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social 4. En caso de ser aceptado el proyecto por un comité, la coord. de Vinculación sube el documento en Excel a una Base de Datos. 4.1 De lo contrario, termina el proceso ( FIN )

20. Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social 5. La coord. de Promoción y Eventos tiene acceso a la base de datos, teniendo acceso al documento, para después publicarlo en Share Point. 6. Los alumnos consultan la página, para registrar su Servicio Social y hacer la entrega de una carta de inicio.

21. Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social 7. El estudiante hace el registro de Servicio Social y asignación de un Asesor (7 asesores/as) 8. Inician las actividades de su SS y el Programa de Acompañamiento Pedagógico. (PAP) http://mi.udlap.mx/sitios/servicio.social/default.aspx 9. El asesor se presenta formalmente con la organización mediante correos electrónicos.

22. Proceso: Promoción; Proyectos Servicio Social 10. La organización le envía un correo al asesor para ponerlo al tanto de las actividades realizadas por parte de los alumnos. (Reporte, videos, fotos, etc.) 11. La coord. de Promoción y Eventos hace una nota o comunicado de prensa acerca de la actividad realizada, posteriormente lo envían a la coord. de Comunicación Social.

23. Mapa documental De acuerdo con los pasos previamente presentados, se hará un mapa documental del seguimiento de la creación de proyectos en el Departamento Servicio Social.

24. 1 Pasos Coord. Vinculación 2 3 Coord. Vinculación No FIN Base de datos (Share Point) 4 Coord. Promoción y Eventos 5 6 7 8 9 10 Coord. Promoción y Eventos 11 Coord. Comunicación Social Coord. Promoción y Eventos 12 13 Si FIN Organización (ONG, privada y Gobierno Asesor(a)

25. Documentos generados en el proceso Los archivos físicos y electrónicos son guardados en carpetas físicas y digitales por Fecha (día, mes, año)  proyecto/evento Nota o comunicado de prensa Comunicados Organización-UDLA Carta de término Instrumentos del programa del acompañamiento pedagógico Carta de inicio Formato de registro

26. Observaciones Existen muchos pasos en la iniciación del proyecto, entre la coord. de Vinculación y la organización.

27. Recomendaciones

29. Observaciones En el paso 11 y 12, podemos notar que entre la Coord. Promoción y Eventos y la de Vinculación, se pasan el documento un par de veces.

30. Google Docs.  Formato Abierto Especificación para almacenar datos digitales, publicada y patrocinada, habitualmente, por una organización de estándares abiertos, y libre de restricciones legales de uso. Garantizar el acceso a largo plazo a los datos almacenados sin la incertidumbre actual o futura respecto a los derechos legales de uso de la tecnología de acceso, a la disponibilidad de esta tecnología

31. Recomendaciones Google Docs.  documentos, hojas de cálculo y presentaciones online. Documentos: añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, etc. Archivos ya creados: DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc.

32. Google Docs.  Publicación y seguridad Controla quién puede ver tus documentos Publica en tu empresa o grupo, blog y página Web.

33. Google Docs.  Comparte y colabora en tiempo real Elige quién puede acceder a tus documentos Comparte inmediatamente Edita y presenta con otros usuarios en tiempo real

34. Google Docs. Edita y accede desde cualquier parte. Guardado automático Guarda y exporta copias fácilmente

35. Google Docs. Pensamiento colectivo Reducir la inmensurable cantidad de documentos de papel que no sirven para nada. Idiomas Oficina Móvil

36. Observaciones La retroalimentación es muy importante en este tipo de proyectos. Evaluación de la calidad

37. Recomendaciones Interfaz que almacene la retroalimentación de los participantes del proyecto. Asesor Organización Alumno

43. Gracias por su atención