Este documento presenta una propuesta para implementar estrategias comerciales de gestión documental dirigidas a entidades públicas. Identifica desafíos como la resistencia al cambio de funcionarios y falta de presupuesto. Propone estrategias como capacitaciones, visitas técnicas, encuestas y seguimiento a clientes para crear conciencia sobre los beneficios de la gestión documental y establecer nuevos contratos.

2. TRABAJO FINAL
BREINER LUIS MARTINEZ ARAUJO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION Y
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
TAREA 4

3. TRABAJO FINAL DE EXPRESION ORAL Y ESCRITA
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS
COMERCIALES DE GESTION DOCUMENTAL
BREINER LUIS MARTINEZ ARAUJO
Tutora
MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZ
LICENCIADA EN EDUCACION
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION Y
DOCUMENTACION, BIBILIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

4. CONTENIDO
INTRODUCCION
1. SITUACION VITAL
2. INTERROGANTES
a. ¿Por qué los funcionarios de las Entidades Publicas se resisten a
los cambios?
b. ¿Cuál es la causa por la que las Entidades Publicas no emplean
soluciones de Gestión Documental?
c. ¿Qué estrategias se pueden implementar para crear conciencia
en estas entidades?
d. ¿Cómo hacer para llegar a estos clientes y establecer nuevos
contratos?

5. e. ¿Indagar si el problema presupuestal es una causante del
desinterés de las Entidades Publicas en emplear soluciones de
Gestión Documental?
3. CONCLUSION

6. INTRODUCCION
La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivo tiene como objeto
establecer las reglas y principio generales que regula la función
archivística del Estado, hablándonos principalmente de la
obligatoriedad que tiene administración publica en salvaguardar la
información emanada de sus funciones, puesto que hace parte de
la memoria y patrimonio nacional. Partiendo de esta Normatividad
se ha establecido una estrategia de negocio que busca solventar
las necesidades de las entidades públicas en materia de Gestión
Documental, encontrando en el proceso muchas variables que
han impedido llegar a un acuerdo de contratación directa. No
obstante se ha identificado que el 100% de las Entidades
Públicas necesitan soluciones en el manejo de su información y
capacitación en el desarrollo de los temas archivísticos.

7. De acuerdo a lo descrito anteriormente se ha identificado la
situación vital del negocio y se han establecido una serie de
interrogantes, que de manera estratégica nos llevaran a
encontrar una mejor estrategia de negocio en este campo.

8. SITUACION VITAL
Con la intensión de encontrar soluciones que
nos permitan establecer nuevos contratos de
gestión documental con Entidades Públicas
en los sectores correspondientes a la
regional, y valorando mis estudios Técnicos,
Tecnológicos y actualmente Universitarios en
la Carrera de Ciencias de la Información;
deseo investigar porque un gran porcentaje
de estas Entidades muestran resistencia al
cumplimiento de las Leyes Normativas de
Archivo emanadas del AGN (Archivo General
de la Nación), impidiendo que podamos llegar
a un acuerdo de contratación que beneficie a
ambas empresas.

9. Igualmente me gustaría encontrar algunas estrategias y
metodologías que ayudaran a crear conciencia sobre los
beneficios en la implementación de soluciones de gestión
documental y el cumplimiento de la normatividad.

10. INTERROGANTES
a. ¿Por qué los funcionarios de las Entidades Publicas se
resisten a los cambios?
La resistencia surge debido a que por años la gestión pública
se ha manejado de manera mecánica en cuanto a las labores
administrativas, y al surgir toda esta ola de cambios en el
manejo de la información y el uso de la tecnología, estos
sienten que se ha golpeado el estado de confort en el que
venían trabajando; donde todo era conocido y viable ante sus
ojos. Muchos funcionarios aún no han despertado al momento
tecnológico en el que nos encontramos, de tal forma que
todavía encontramos servidores públicos con problemas para
manejar el PC y muchas herramientas que se utilizan hoy para
la gestión diaria de las entidades.

11. b. ¿Cuál es la causa por la cual las Entidades Públicas no
emplean soluciones de gestión documental?
En cuanto a las causas por la cual no se emplean soluciones de
gestión documental podemos comenzar con; el desconocimiento
general de sus beneficios y de la normatividad que los rige.
Puesto que por mucho tiempo el manejo de los documentos
estuvo ligado a una acumulación desaforada de papel en algún
rincón de la empresa, al cual llamaban archivo. Y a pesar que
actualmente todo este concepto ha cambiado existe mucha
desinformación en el medio. La solución para esta causante es
la implementación de actividades de capacitación y
concientización sobre la importancia del manejo de los archivos
para la administración pública y para la sociedad en general.

12. Otra causa puede son los altos costos de estas soluciones y el
bajo presupuesto con el que cuentan las entidades, sumado a
que siempre las administraciones públicas tienen otras
prioridades a las cuales darle solución, dejando a la parte de
gestión documental en el último lugar de la cadena presupuestal.
Por lo tanto se debe ingresar estas soluciones en parte
fundamentales en el funcionamiento de la administración pública
y que por su importancia requiere apoyo de financiación que no
es más que una inversión que a su tiempo dará sus frutos.

13. c. ¿Qué estrategias se pueden implementar para crear
conciencia en estas entidades?
 Envió a correos institucionales de la información general de
gestión documental (definiciones y normatividad), y adjunto
a esta el Portafolio de servicios con sus múltiples
beneficios.
 Realizar visitas comerciales y técnicas con los funcionarios
de mayor jerarquía de las entidades a fin de dar a conocer
de manera profunda y personalizada los beneficios de la
gestión documental y del portafolio.
 Socializar la normatividad que rige la gestión archivística.
 Expandir la información sobre las capacitaciones tanto
pagas como gratuitas que está realizando el AGN (Archivo
General de la Nación) a nivel nacional de modo que todas
las entidades que cubre la regional norte puedan sumarse a
estas actividades.

14. d. ¿Cómo hacer para llegar a estos clientes y establecer
nuevos contratos?
Además de lo comentado anteriormente hay que hacerles
seguimientos a los nuevos y antiguos clientes;
primeramente con el establecimiento de una visita
comercial, luego acordar una visita técnica de
levantamiento de información del cual surgirá un
diagnostico general, realizar la debida propuesta comercial
y establecer las negociaciones pertinentes con el cliente de
modo que lo que está escrito en el papel sea atractivo para
los intereses de la entidad y viable en la parte
presupuestal. Se puede establecer la implementación del
proceso de gestión documental por etapa, teniendo en
cuenta la secuencia de cada una de las actividades
necesarias para su ejecución.

15. e. ¿Indagar si el Problema Presupuestal es una causante del
desinterés de las entidades públicas en emplear soluciones
de gestión documental?
A través una encuesta y del uso de las Tic podemos
indagar si el desinterés de las entidades, no es más que la
falta de dinero para desarrollar estas soluciones. Para el
diligenciamiento de estas encuestas debemos
primeramente contactar al cliente de forma telefónica y
adquirir sus datos de contacto como por ejemplo; dirección
y correo electrónico, para que de este modo el cliente
quede informado de la actividad y al enviar la encuesta
sea por correo electrónico o correo físico no haya
desinformación sobre lo que se va a diligenciar y el
objetivo de la misma.

16. CONCLUSION
Después de haber dado respuesta a cada uno de los
interrogantes anteriores se identificaron las variables sobre
la cual hay que bregar, como lo es, Concientizar a los
funcionario sobre la obligatoriedad e importancia de los
archivos y la información pública, trabajar el tema de
capacitaciones puesto que hay total desconocimiento
sobre la normatividad y los temas de Gestión Documental.
Abordar de forma masiva a los establecimientos públicos
con el fin de hacer mayor seguimiento comercial y lograr
resultados eficaces.

17. REFERENCIAS
WEBGRAFICAS
Ley General de Archivo
http://190.26.215.130/index.php?idcategoria=5182
Programa de capacitaciones
http://190.26.215.130/?idcategoria=9789
Portafolio de Servicios SPN 4-72
http://www.472.com.co/index.php?option=com_content
&view=article&id=195&Itemid=454