Esta presentación hace referencia a la importancia de la biblioteca

1. EL ARCHIVO INTERMEDIO LAS TRANSFERENCIAS LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

2. ARCHIVO INTERMEDIO
Ubicación
Actualmente el Archivo Intermedio está situado en el edificio
de la Biblioteca de Ciencias Sociales “Gregori Maians” en el
Campus de Tarongers.
Como llegar al Archivo:
Líneas de autobús: 9, 18, 29, 30, 31, 40, 41, 71
Líneas de tranvía: Línies 4 i 6 (Fira-Dr.Lluch).
Estaciones : La Carrasca / Tarongers
Tfs. 963828955 – 961625169. Fax 963828954
Correo-e: arxiu.intermedi@uv.es

3. La comunidad universitaria es conocedora de la existencia del
Archivo Histórico y también, en su gran mayoría, del Archivo
Intermedio, ambos, junto con los archivos de gestión conforman el
Archivo Universitario. No obstante, consideramos insuficiente el
conocimiento de las funciones i importancia de nuestra Unidad.
Gran parte del personal posee o conoce el Manual de Gestión del
Archivo Intermedio. Os presentamos algunos conceptos
fundamentales del mismo. Estamos a vuestra disposición para
ampliar su conocimiento, uso y funciones, así como facilitaros la
formación necesaria para que la documentación generada por
nuestra Universidad cumpla todas y cada una de las condiciones
necesarias de conservación y utilización.
En caso de necesitar resolver cualquier duda podéis contactar con
el personal del archivo, que os facilitará la información solicitada o
bien la formación adecuada para los archivos de gestión.

4. ARCHIVO INTERMEDIO
Concepto
•El Archivo está formado por el conjunto de documentos, de
cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o
reunidos por los órganos rectores y de gobierno, y les
persones físicas al servicio de la Universitat de València en el
desarrollo de su actividad administrativa, docente e
investigadora, así como las donaciones o cesiones de
personas físicas o jurídicas ajenas la universidad;
organizados y conservados para la gestión administrativa y la
información, así como, para la investigación y la cultura.
•Tota la documentación producida por la Universitat de
València forma parte de su patrimonio documental y de su
memoria histórica.

5. FUNCIONES
Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación
que le sea transmitida por los servicios y unidades
administrativas.
Gestionar las transferencias documentales de los servicios
administrativos.
Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de
acuerdo con la normativa establecida por la universidad.
Gestionar el préstamo de la documentación a los
organismos productores y la consulta de la misma de
acuerdo con las normas de acceso a los documentos.
Dar asesoramiento técnico a los archivos de gestión.
Formación de usuarios a través de los Cursos que se
imparten para el personal de esta Universitat dentro del
programa de formación desarrollado por la Universitat de
València.

6. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN
AL ARCHIVO INTERMEDIO
Previamente a la transferencia hay que contactar con el Archivo
Intermedio.
La documentación objeto de la transferencia deberá estar organizada.
La transferencia de documentación tiene como objetivo optimizar el
espacio y transferir a un servicio especializado las funciones de gestión,
conservación – temporal o indefinida -, acceso y consulta de los
documentos.
Normativa general:
Los Servicios conservarán la documentación que generen hasta el
final de la tramitación y siempre que les circunstancias lo permitan
durante un período mínimo de 3 a 5 años.
La persona encargada de preparar la documentación para remitirla
al Archivo Intermedio será la responsable del Archivo de Gestión. El
Cap de Servei deberá supervisar dicha transferencia y firmar las
hojas de transferencia.
Modelos que podéis encontrar en el manual:
Hoja de previsión de transferencia de documentos
Hoja de transferencia

7. SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
 Remitir el formulario de solicitud al Archivo Intermedio con la
firma original del solicitante.
 Solamente se prestarán documentos originales a los organismos
productores de la documentación o al superior jerárquico. Los
expedientes originales prestados deberán ser devueltos lo más
pronto posible y sin ninguna modificación.
 No se debe añadir ningún documento al expediente, pero si fuese
necesario, habrá que hacerlo constar en la carpeta exterior del
expediente.
 No será necesario devolver la documentación facilitada en
fotocopia. Se recomienda la destrucción tras su uso.

8. PERSONAL ADSCRITO A LA UNIDAD
Cristina Barbé Furió (cristina.barbe@uv.es)
(Responsable Unidad).
Tf. 963828955
Susana López Noguerón (lonosu@uv.es)
(Auxiliar de Servicios Bibliográficos).
Tf. 961625169
Sonia del Olmo Amado (sonia.olmo@uv.es)
(Auxiliar de Servicios Bibliográficos).
Tf. 961625169

9. Hoja de previsión de transferencia de documentos
(volverr)

10. Hoja de transferencia
(volver)

11. Formulario de solicitud de préstamo de documentos
(volver)
INICIO

12. LA TRANSFERENCIA
SECCIÓN / UNIDAD
EXPEDIENTES:
ARCHIVO DE GESTIÓN ORGANIZAR Actuaciones
administrativas
correspondientes
a un asunto
ARCHIVO INTERMEDIO TRANSFERIR

13. ARCHIVO DE GESTIÓN
 Responsable (personal encargado de preparar la
documentación y remitirla)
 Tareas:
 Organización del ARCHIVO
 Expedientes
 Serie
 Ordenada
 Homogénea
 Estructura
 Lógica
 Coherente
 Cronológica
 Criterios de formación: uniformes, conocidos por todo
el personal

14. ARCHIVO DE GESTIÓN
 RESPONSABLE:  JEFE/A DE
 Encargado de SERVICIO
preparar la  Deberá supervisar la
documentación para transferencia y firmar
remitirla las hojas de
transferencia

15. LA TRANSFERENCIA:
DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
AL ARCHIVO INTERMEDIO
 EL ARCHIVO DE GESTIÓN CONSERVA LA
DOCUMENTACIÓN DE 3 A 5 ANYS MÍNIMO
 LA TRANSFERENCIA TIENE COMO
OBJETIVO:
1. OPTIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DEL
ESPACIO
2. TRASPASAR A UN SERVICIO ESPECIALIZADO
LAS FUNCIONES DE
 CONSERVACIÓN
 ACCESO Y CONSULTA

16. LA TRANSFERENCIA

17. PROCEDIMIENTO DE
TRANSFERENCIAS
PONERSE EN CONTACTO CON
EL ARCHIVO INTERMEDIO

18. HOJA DE
PREVISIÓN DE
TRANSFERENCIA
DE
DOCUMENTOS

19. HOJA DE PREVISIÓN DE
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
 Cabecera: datos referentes a la
dependencia jerárquica de la unidad
administrativa remitente

20. HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS
 Serie documental: título homogéneo de la
documentación (registre d’entrada…)
 Años: fechas extremas de la documentación
 Nº de cajas: volumen total de las cajas que tenga la
serie documental que se describe
 Consulta: nivel de reserva o de acceso
 Vigencia administrativa: qué documentos tienen vigencia
y hasta que fecha

21. HOJA DE PREVISIÓN DE TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
 Observaciones: hay que hacer constar
aquella información que se considere
necesaria sobre la serie documental y que
no se ha podido incluir en los campos
anteriores (dimensiones, soportes …)

22. PREPARACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS A TRANSFERIR
a) Revisar los documentos
b) Agrupar los documentos en expedientes
c) Colocación de los expedientes en
carpetas
d) Colocación de las carpetas en cajas
e) Rotulación de les cajas
f) Redacción de la hoja de transferencia de
documentos

23. PREPARACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS A TRANSFERIR
a) Revisar los documentos
Certificado, Duplicado
justificante …,
… borrador…
Fuera clips,
grapas…

24. PREPARACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS A TRANSFERIR
b) Agrupar los documentos en expedientes

25. PREPARACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS A TRANSFERIR
c) Colocación de los expedientes en carpetas
d) Colocación de las carpetas en cajas
e) Rotulado de las cajas

26. PREPARACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS A TRANSFERIR
f) Redacción de la hoja de transferencia de
documentos

27. FORMALIZACIÓN DE
LA TRANSFERENCIA
 Remitir las HOJAS DE TRANSFERENCIA
AL ARCHIVO INTERMEDIO
 Por triplicado
 Firmadas por el/la responsable
 Ponerse en contacto con el Archivo
Intermedio para concertar la fecha
 El traslado corre a cargo del organismo
remitente

28. PRÉSTAMO
normativa
1. REMTIR UN FORMULARIO DE SOLICITUD AL ARCHIVO
INTERMEDIO CON LA FIRMA DEL SOLICITANTE
2. SOLO SE PRESTARAN DOCUMENTOS ORIGINALES A LOS
ORGANISMOS PRODUCTORES DE LA DOCUMENTACIÓN O
AL SUPERIOR JERÁRQUICO
3. LOS EXPEDIENTES DEBERÁN SER DEVUELTOS LO MÁS
PRONTO POSIBLE Y SIN NINGUNA MODIFICACIÓN
4. NO SE DEBE AÑADIR NINGÚN DOCUMENTO AL
EXPEDIENTE. SI FUESE NECESARIO HABRÍA QUE HACERLO
CONTAR EN LA CARPETA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE
5. NO SERÁ NECESARIO DEVOLVER LA DOCUMENTACIÓN
FACILITADA EN FOTOCOPIA. Se recomienda su destrucción
posterior al uso.
INICIO

29. INICI