El grupo ACQUA NOVARA VCO S.p.A. es una empresa de capital totalmente público, gerente del servicio integrado de agua en 137 municipios en las provincias de Novara y Verbano, Cusio, Assola (VCO) La compañía buscaba un único producto que permitiera la gestión automatizada del ciclo activo y pasivo de los documentos de la empresa, al tiempo que permitía evitar la presentación en papel, al colocar los documentos en un lugar de almacenamiento sustitutivo.

1. Nuestro caso de éxito

2. La Empresa
El GRUPPO ACQUA NOVARA VCO S.p.A. es una
sociedad de capitales íntegramente público, gestor del
servicio hídrico instalado en 137 comunas de la
Provincia de Novara y de Verbano, Cusio, Assola (VCO)
Establecido en 2006 por el acuerdo de 86 municipios
en la provincia de Novara, en 2012 adquirió Acque
Nord, una empresa subsidiria que gestiona el servicio
de agua de 40 municipios de la VCO.
Actualmente, la compañía suministra y administra 41
mil millones de litros de agua potable por año, 181
pozos de purificación, 1827 km de alcantarillado.

3. La Empresa
• 200 millones de inversiones previstas para el período
2006-2026
• El 70% del trabajo se financia directamente con los
ingresos del agua
• 3408 km de acueducto gestionados
▪ 450.000 piamonteses atendidos
• 41 mil millones de litros de agua potable distribuidos
cada año
• 137 municipios atendidos
• 20 plantas de distribuidores públicos de agua para 2013

4. La Necesidad
La compañía buscaba un único producto que
permitiera la gestión automatizada del ciclo activo
y pasivo de los documentos de la empresa, al
tiempo que permitiera evitar la presentación en
papel, al colocar los documentos en un lugar de
almacenamiento sustitutivo.

5. La Necesidad
Para la empresa, era necesario importar, procesar, gestionar y poner bajo resguardo
algunos documentos e información, que incluyen:
Recibo de sueldoproducido por un estudio externo en formato PDF
Certificados de enfermedad
Vacaciones- Permisos
SAC
Documentos varios

6. Traducción
Recibo de sueldo :
Gracias a las funciones
del sistema ARXivar SRP
(Spool Recognition PRO),
el recibo de sueldo se
importa y se “fragmenta”.
La información obtenida
se utiliza para rellenar los
campos del perfil,
necesarios para la
retención de sustitución
de recibo de sueldo y para
vincular los documentos
relacionados con el mismo
empleado

7. La introducción de ARXivar
Certificado de
enfermedad:
ARXivar procede a importar
el documento y rellenar los
campos de perfil útiles para
generar el enlace con los
otros docuemntos
relacionados, así com a
archivarlos en el “Archivo”
del empleado.
.

8. La Introducción de ARXivar
Eventos:
El archivo de los documentos
de “Eventos”, el archivo PDF
mensual único que informa
todas las ausencias de todos
los colaboradores, incluye
una única divisón de
empleados y un archivo
automático en ARXivar, a
través de las funciones del
sistema SRP (Spool
Recognition PRO)

9. La introducción de ARXivar
Una vez archivados en ARXivar, la solución permite administrar documentos a través de
una serie de funciones:
Folletos: permite archivar en un archivo o archivo digital toda la información
relacionada con un empleado presente en los diversos documentos
adquiridos (Recibo de Sueldo- Certificados Médicos- Vacaciones).
Relaciones: genera una agregación de documentos vinculados entre sí.
Satisface la necesidad de extraer documentos que se refieren a un
«evento», a partir de cualquiera de los tres tipos de documentos (Recibo de
Sueldo- Certificados Médicos- Vacaciones)
Flujo de Trabajo:a través de un diseño fácil y potente de procesos de
negocio, el flujo de trabajo monitorea cada flujo, permitiendo en cualquier
momento saber quien es responsable de su ejecución y el estado en el que
se encuentra, evitando los cuellos de botella y ayudando a resolver
problemas críticos en la gestión de la actividad.
.

10. Flujo de Trabajo de ARXivar
Esempio di workflow per la gestione dei documenti in uscita

11. Los beneficios
▪ Simplificación del proceso de gestión documental.
▪ Reducción de los costos para archivar.
▪ Gestión centralizada de la información de los recursos.
▪ Automatización del proceso de verificación de los documentos
salientes.
▪ Reducción de tiempo en el proceso de pedido de vacaciones.
▪ Simplificación de la gestión de “protocolo”.

12. Los beneficios
“ARXivar nos ha permitido gestionar procesos en menor tiempo y costos, con mayor
organización y control de nuestras gestiones, ordenadamente y con facilidad de encontrar
cualquier documuento de nuestro repositorio digital”
Acqua Novara