Plan Com Proy

Planificación del proyecto
Administración de las comunicaciones
La planificación de las comunicaciones
debe permitir:
1. Entender y documentar las
necesidades de información de los
involucrados y las del proyecto mismo;
y
2. Diseñar un instrumento de
comunicación eficaz que ayude a
atenderlas oportunamente durante la
fase de ejecución.

Michael S. Terrel plantea que para tener una
comunicación efectiva es necesario:
1. Escuchar: oír con atención; es decir, primero
tratar de entender y luego buscar ser entendido.
Para lograrlo, es necesario practicar la escucha
activa, lo cual significa que hay que resumir y
refrasear lo que se nos expresa para verificar la
correcta comunicación.

Dicho de otra manera, para establecer la comunicación es necesario tratar
de escuchar el mensaje en el sentido en que el emisor lo envió, además de
oír no sólo qué se dice, sino cómo se dice.
2. pensar con claridad: cuando reciba un mensaje escrito, identifique el
contexto: ¿quién más recibe el mensaje?, ¿quién lo envía?, ¿qué mensajes
previos y referencias existen? Si está por dar una respuesta emocional, ponga
el asunto de lado un rato y reflexione antes de contestar.
3. Discutir abiertamente: se trata de saber cómo el mensaje recibido
impactará los objetivos del proyecto y cómo puede ser incorporado de una
forma eficiente y costo-efectiva. Al emisor del comunicado no le responda cuál
es la solución correcta: haga que la responda a él. Cuestiónelo. Pregúntele
por ejemplo: ¿cómo crees que podemos incorporar tu sugerencia sin retrasar
el programa de trabajo?

4. ser susceptibles (desarrollar la sensibilidad) a las actitudes,
sentimientos o circunstancias de los otros, lo que se traduce en que el
administrador del proyecto trate de entender el mensaje en su contexto; es
decir, debe evitar que el emisor se sienta rechazado.
5. Finalmente, nos propone responder rápidamente. La gente se
comunica para expresar necesidades, compartir información, sugerir
mejoras, buscar aprobación o para ventilar su frustración.
Agradezca su comunicación. Nada es más frustrante que enviar un
mensaje y que no pase nada, que ni siquiera te acusen de recibido. Trate
de actuar rápido y responder a lo que se necesita.

Conociendo el contexto
organizacional y cultural, los
requisitos de información de los
involucrados y las tecnologías
disponibles, podemos redactar el
plan de comunicación del proyecto.
La gente se comunica para expresar necesidades, compartir
información, sugerir mejoras, buscar aprobación o para ventilar su
frustración.
Se recomienda utilizar una comunicación bidireccional.

Plan de administración de las comunicaciones
Este documento permite especificar cuándo y cómo se comunicarán
los integrantes del equipo de trabajo.
Está constituido por los elementos siguientes:
1. Las políticas de comunicación
2. Los objetivos de la comunicación
3. Los mensajes a enviar o recibir
4. Los grupos de involucrados previamente definidos
5. Las tecnologías o medios a emplear para establecer la
comunicación
6. Un esquema de comunicación, que puede ser matricial, que cruce a
grupos de involucrados con los mensajes y los medios a utilizar
7. Un programa de comunicación

Matriz de comunicaciones

Planificación de riesgos
1. Identificar los riesgos que pudieran perjudicar el desarrollo corriente del
proyecto en sus diversas etapas;
2. Cualificarlos y cuantificarlos en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y
potencial impacto;
3. Definir una serie de acciones preventivas y correctivas —la respuesta a
los riesgos que se juzguen más relevantes— para disminuir la
probabilidad de su ocurrencia durante la fase de ejecución y, en caso de
que se presenten, estar preparados para superarlos y mitigar su impacto
en el proyecto.
El objetivo de la planificación de riesgos es

Riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si se
produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo
del proyecto, como tiempo, costo, alcance o calidad. Un riesgo puede
tener una o más causas y, si se produce, uno o más impactos.
Proceso de
planificación
de la
respuesta a
los riesgos

1. Registro de
riesgos
identificados
2. Matriz de cualificación de riesgos

2. Matriz de cualificación de riesgos

A los riesgos identificados y analizados podemos darles diversas
respuestas:
• Evitarlos, cambiando la ruta de acción que nos llevaría al tropiezo;
• Transferirlos, pasándolos a un tercero mediante el pago de una prima
por ejemplo,
• Mitigarlos, reduciendo la probabilidad de ocurrencia o el monto del
impacto mediante acciones preventivas y correctivas.

De esta manera desarrollaremos un documento que puede tomar la forma
de una matriz, donde tendremos los riesgos, las acciones de respuesta
que hayamos elegido, y a un responsable de su monitoreo por cada uno
de ellos.
Es conveniente incluir qué evento —al cual llamamos disparador— nos
avisará de la próxima ocurrencia del riesgo en cuestión; por ejemplo, un
conflicto entre dos integrantes del equipo que nos pone sobre aviso de la
posible renuncia de uno de ellos.
Estos elementos constituyen el Plan de la respuesta a los riesgos del
proyecto.

2. Matriz de respuesta a los riesgos

Plan Com Proy

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Plan Com Proy

Similar a Plan Com Proy (20)

Plan Com Proy