La gestión efectiva de la comunicación en los proyectos es fundamental. Se debe crear un plan de comunicación que identifique a los interesados clave, determine qué información necesitan y con qué frecuencia, y elige los métodos de comunicación apropiados. Esto se documenta en una matriz de comunicaciones que especifica cómo, cuándo y a quién se comunicará la información relevante del proyecto.

1. GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
CURSO DE GERENCIA DE PROYECTOS
DOCENTE: MG JORGE ZACARIAS PEDRAZA

2. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 1. Porqué es importantecrear unplan de
comunicación de proyecto.
 Sera exagerada la cantidad de
tiempo que dedica un Director de
proyecto a comunicarse con sus
interesados. Lo cierto es que NO,
es simplemente, una regla
aceptada en gestión de proyectos.

3. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
De hecho, el PMI (Project
Management Institute)
sugiere que un gerente de
proyecto debe pasar el 90
por ciento de su tiempo
comunicándose.

4. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
Para aportar un poco de
luz sobre este asunto,
vamos a pensar en clave
de proyectos, y a calcular
los canales de
comunicación que se
pueden crear lo largo de un
proyecto.

5. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
1.1 Cómo calcular los canales de comunicación en un
proyecto.
 Paso 1. Lo primero que debemos hacer, es
identificar a los interesados clave (stakeholders).
Puedes consultar el post que en su día publiqué
sobre la identificación de los Interesados.
Supongamos que en un proyecto tenemos los
siguientes:

6. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
• 1 Director de Proyecto
• 5 Componentes del
equipo de proyecto
• 1 Patrocinador, que
autoriza el proyecto
• 2 Directores funcionales,
• 1 Cliente, que espera el
resultado del proyecto

7. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 En total, hemos identificado a 10 interesados
clave.
 Paso 2. Ahora, vamos a calcular cuántos canales
de comunicación se van a generar en este
proyecto. Para ello recurrimos a una sencilla
fórmula:
 N(N-1)/2. Donde N = nº de interesados clave.

8. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 Volviendo a nuestro proyecto, el número de
canales de comunicación resultante sería:
 10(10-1)/2 ~ (10 x 9)/2 = 45 canales de
comunicación
 Cuanto más grande sea un proyecto, más
interesados clave tenga, y más canales de
comunicación existan, mayor será la probabilidad
de que las comunicaciones fallen, o simplemente
se rompan.

9. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:

10. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 En nuestro ejemplo, con tan solo 10 interesados,
hay 45 posibilidades de que se produzcan fallos y
malentendidos en las comunicaciones.
 Y ahora, ¿te parece exagerada la cantidad de
tiempo que dedica un director de proyecto a la
comunicación? Aplica esta fórmula a tus
proyectos.

11. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 El objetivo de planificar este área de
conocimiento, es establecer una
comunicación eficaz, sólo la estrictamente
necesaria, y eficiente, en el formato adecuado,
en el momento oportuno, y dirigida a los
interesados clave del proyecto.
 Y es que, muchas personas, no son conscientes
de la magnitud de la información que debe
distribuirse en un proyecto.

12. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
“Comunicar sobre la
marcha, es la peor
manera de afrontar la
comunicación en los
proyectos”.

13. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 Todos los proyectos tienen en común la
necesidad de comunicar información sobre su
progreso, lo que puede variar son las necesidades
de información y los métodos de distribución. La
responsabilidad de gestionar la comunicación en
los proyectos, recae sobre el director de
proyecto, que deberá trabajar con su equipo y
con los interesados clave para determinar:

14. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
• Quién necesita ser informado, y qué información
necesita.
• ¿Con qué frecuencia se debe comunicar /
compartir esa información?
• ¿Por qué medios se comunicará / compartirá la
información?

15. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
El plan de comunicación resultante, se centrará
en dar respuesta a estas tres preguntas y en
equilibrar la distribución de información entre
las partes interesadas. También deberá
considerar cómo emplear la tecnología y qué
métodos de comunicación serán los más
apropiados para transmitir la información sobre
el proyecto.

16. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
2.1 Tecnología de comunicación.
Hoy en día, estamos en la era de la
digitalización y la comunicación electrónica, por
lo que hay innumerables métodos para
ponerse en contacto con las personas. Lo
importante es determinar qué factores pueden
influir, para elegir la tecnología más adecuada
para nuestras comunicaciones:

17. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
• Acceso/disponibilidad a la
tecnología.
• Entorno en el que se desarrolla el
proyecto: mismo espacio físico,
países y horarios diferentes,
equipos virtuales…
• Conocimiento y habilidad para
manejar los medios disponibles.
• Urgencia, frecuencia y formato.
• Sensibilidad y confidencialidad de la
información.

18. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
2.2 Métodos de comunicación.
Igualmente, en nuestra planificación, debemos adoptar
los métodos más adecuados para comunicarnos con los
interesados del proyecto. Vamos a ver tres métodos:

19. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
Comunicación Interactiva: la
comunicación va en dos
sentidos, y puede involucrar
dos o más personas. Por
ejemplo, una reunión,
conversación telefónica, o
cara a cara.

20. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
Tipo “Push” (empujar): el flujo
de información va en un solo
sentido, por lo que no hay
retroalimentación. Por ejemplo,
ejemplo, una nota de prensa,
un correo electrónico, un
informe.

21. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
Tipo “Pull” (tirar): la información se
pone en un repositorio central, es
muy útil para distribuir documentos
de gran tamaño, o dirigidos a muchas
muchas personas. Ej: Dropbox,
Onedrive, carpetas compartidas, … Al
Al emplear este método, es
conveniente asegurarse de dejar
constancia y notificar al receptor,
cuándo está la información
disponible.

22. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 2.3 ¿Quién necesita qué?
 No todos los interesados necesitarán la misma
información. El reto para cualquier gerente de
proyecto es determinar quién necesita saber
qué, y cuándo
1. «Quién» describe a los interesados con quienes
es necesario comunicarse.
2. «Qué» describe la información que necesitarán.

23. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 Por lo general, las principales necesidades de
comunicación serán obvias; así por ejemplo, el
cliente, el patrocinador y los interesados clave,
necesitarán información sobre el estado del
proyecto, y las variaciones existentes en el
presupuesto y el tiempo.

24. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 Por su parte, los gerentes funcionales,
demandarán conocer información sobre los
horarios y la disponibilidad de tiempo que van a
atener que hacer sus empleados en relación al
trabajo del proyecto.

25. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 2.4 Cuándo.
 Dependiendo de las partes interesadas, las
necesidades de información pueden variar en cuanto a
la frecuencia de envío: diario, semanal, mensual,
eventual. El patrocinador, puede solicitar informes de
estado semanales, pero el director general, o el
presidente de una compañía, pueden requerir
informes de estado tan solo una vez al mes.

26. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 2.4 Cuándo.
 Una buena práctica para poder gestionar de forma
eficiente las comunicaciones del proyecto, consiste en
programar y, en la medida de lo posible, automatizar
las demandas de comunicación, me estoy refiriendo a
crear plantillas, y a la posibilidad de generar informes
de manera automática.

27. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 Las principales ventajas que obtendremos, serán:
1. Ahorro de tiempo.
2. La posibilidad de poder comunicarnos con muchos
interesados en poco tiempo.
3. Conseguir que las partes interesadas se sientan más
cómodas y mejor informadas. Saben cuándo esperar
una comunicación regular sobre el estado del
proyecto.

28. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 2.5 En qué modalidad/tipo de información.
Hoy día, existen infinitas formas de ponerse en contacto
con cualquier interesado. Algunas comunicaciones se
pueden realizar mediante un correo electrónico. Otras,
requieren informes y resúmenes ejecutivos, y otras, se
realizan a través de reuniones y presentaciones.
Es muy importante, saber elegir el tipo de comunicación
más adecuado para cada situación.

29. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
Tipo de comunicación Cuándo se utiliza
Escrita Formal
Problemas complejos, planes, actas,
comunicados, solicitudes,…
Escrita Informal Notas, emails
Verbal Formal Presentaciones, discursos
Verbal Informal Reuniones, conversaciones
El siguiente esquema, nos va a ayudar a elegir el
enfoque más oportuno:

30. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
 3. El plan de gestión de las comunicaciones.
 El resultado de planificar este área, será un Plan
de gestión de las comunicaciones, un plan que
va a documentar cómo dirigir y controlar las
comunicaciones.
 Los componentes clave que debe incluir un plan
de comunicación efectivo son los siguientes:
• ¿Con quién necesitamos comunicarnos?

31. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
• ¿Qué necesita ser comunicado? (informe de
estado del proyecto, calendario de hitos,…)
• ¿Cuándo nos comunicaremos? (frecuencia
semanal, quincenal, mensual, eventual,…)
• ¿Cómo nos comunicamos? (formato de las
comunicaciones: email, cara a cara, escrito,
reuniones, etc.)
• Persona responsable de crear y enviar la
información.

32. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
3.1. La Matriz de comunicaciones
Una herramienta que puede ayudar al gerente del
proyecto y al equipo del proyecto a planificar la
comunicación en los proyectos, es una matriz de
comunicaciones.
Una matriz de comunicaciones es un sencillo
documento que captura y comunica los resultados del
proceso de planificación de comunicaciones. Se crea,
y distribuye de acuerdo con las decisiones tomadas
durante el proceso de planificación de
comunicaciones.

33. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
3.1. El Plan de Gestión de Comunicaciones

34. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
3.1. La Matriz de comunicaciones

35. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
3.1. La Matriz de comunicaciones

36. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
3.1. La Matriz de comunicaciones

37. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
3.1. La Matriz de comunicaciones

38. Gestión de Comunicaciones en
los Proyectos de Inversión:
3.1. La Matriz de comunicaciones

39. Gestión de Comunicaciones en los
Proyectos de Inversión:
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40. Gestión de Comunicaciones en los
Proyectos de Inversión:
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41. Gestión de Comunicaciones en los
Proyectos de Inversión:
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44. Gestión de Comunicaciones en los
Proyectos de Inversión:
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