2. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL
PROYECTO
La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los
procesos requeridos para garantizar la adecuada y oportuna;
recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y
disposición final de la información del proyecto.
3. DIRECTOR DEL PROYECTO
El director del proyecto; pasa la mayor parte del tiempo comunicándose
con los miembros del equipo y los interesados en el proyecto. Por lo tanto
es el encargado de enviar y recibir información a ambas partes,
asegurándose que esta información sea apropiada y se entregue a la(s)
persona(s) adecuada(s) en tiempo y en forma.
4. HABILIDADES DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
Entre algunas habilidades están:
Escuchar de manera activa y eficaz
Formular preguntas, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensión.
Investigar para identificar o confirmar información.
Crear espacios de información, participación y opinión.
Negociar a fin de lograr acuerdos entre partes, que resulten mutuamente aceptables.
Resolver conflictos para prevenir impactos negativos.
5. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DE
PROYECTO
la comunicación puede ser:
Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de
comunicación, público).
Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos).
Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas).
Oficial (boletines, informe anual) y no Oficial (comunicaciones extraoficiales).
Escrita y Oral
Verbal y no Verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
6. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Se divide en 5 procesos principales que son:
Identificar a los Interesados
Planificar las Comunicaciones
Distribuir la Información
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Informar el Desempeño
Cada uno con una serie de herramientas para convertir las entradas (requisitos) en salidas
(entregables de cada proceso).
Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de
conocimiento.
7. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
También conocido como Stakeholders, consiste en identificar a aquellas personas u organizaciones
cuyos intereses puedan verse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución o
terminación del Proyecto, y en documentar información relevante relativa a sus intereses,
participación e impacto en el éxito del Proyecto.
Es fundamental para asegurar el éxito del Proyecto, una temprana identificación de los
interesados, analizando sus intereses, expectativas, importancia e influencia. Esto
permitirá poder elaborar una estrategia para abordar a cada uno de ellos, a fin de mitigar
impactos negativos potenciales y por el contrario maximizar las influencias positivas.
8. IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Entradas Salidas
Herramientas y
Técnicas
1. Acta de
Constitución del
Proyecto
2. Documentos de
Adquisición
3. Factores
Ambientales de la
Empresa
4. Activos delos
Procesos de la
Organización
1. Análisis de los
Interesados
2. Juicio de
Expertos
1. Registro de
Interesados
2. Estrategia de
Gestión de los
Interesados
9. PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
Permite determinar las necesidades de información de los interesados en el Proyecto y así poder determinar cómo
se llevarán a cabo las comunicaciones.
A la hora de planificar las comunicaciones del Proyecto, debería darse respuesta a las siguientes preguntas:
- ¿Qué información necesitan los interesados?
- ¿Cuándo la necesitarán?
- ¿Cuánto canales de comunicación existen?
- ¿Quién debe comunicarse con quién?
- ¿Cómo y quién distribuirá la información?
- ¿Qué tipo de tecnología se utilizará?
-¿Con qué frecuencia se establecerán las comunicaciones?
10. PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES
1. Registro de
Interesados
2. Estrategia de
Gestión de los
Interesados
3. Factores
Ambientales de la
Empresa
4. Activos de los
Procesos de la
Organización
1. Análisis de
Requisitos de
Comunicaciones
2. Tecnología de las
Comunicaciones
3. Modelos de
Comunicación
4. Métodos de
Comunicación
1. Plan de Gestión
de las
Comunicaciones
2. Actualizacionesa
los Documentos del
Proyecto
Salidas
Entradas
Herramientas y
Técnicas
11. DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN
Es el proceso por el cual se pone a disposición de los interesados en el
Proyecto, la información relevante, según el plan de comunicaciones
establecido.
Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y
en todos los procesos de dirección.
12. DISTRIBUIR LA
INFORMACIÓN
1. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos de
la Organización
1. Métodos de Comunicación
2.Herramientas para la
Distribución de la Información
1. Plan para la Dirección
del Proyecto
2. Informes de Desempeño
3. Activos de los Procesos
de la Organización
Salidas
Herramientas y
Técnicas
Entradas
13. GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS
INTERESADOS
El Director del Proyecto es el encargado de llevar a cabo este proceso, que consiste en
comunicarse y trabajar en conjunto con los interesados para satisfacer sus necesidades
y abordar los problemas a medida que se presentan.
Implica actividades de comunicación dirigidas a los interesados en el Proyecto para
influir en sus expectativas, abordar sus inquietudes y resolver asuntos o los incidentes
identificados.
14. GESTIONAR LAS
EXPECTATIVAS DE
LOS INTERESADOS
1. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos de
la Organización
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones al Plan
para la Dirección del
Proyecto
4.Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
1. Registro de
Interesados
2. Estrategia de Gestión
de los Interesados
3. Plan para la
Dirección del Proyecto
4. Registro de
Incidentes
5. Registro de Cambios
1.Métodos de
Comunicación
2.Habilidades
Interpersonales
3.Habilidades de
Gestión
Salidas
Entradas
Herramientas y
Técnicas
15. INFORMAR EL DESEMPEÑO
• Durante el proceso Informar el Desempeño, se recopila y distribuye la
información sobre el desempeño, incluidos informes de estado, mediciones
del avance y proyecciones.
• Implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación
con la línea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeño
del Proyecto, así como proyectar los resultados del mismo.
16. INFORMAR EL DESEMPEÑO
Entradas Salidas
Herramientas
y Técnicas
1.Plan para la
Dirección del Proyecto
2.Información sobre el
Desempeño del
Trabajo
3. Mediciones del
Desempeño del
Trabajo
4.Proyecciones del
Presupuesto
5. Activos de los
Procesos de la
Organización
1. Informes de
Desempeño
2. Actualizaciones
a los Activos de
los Procesos de la
Organización
3. Solicitudes de
Cambio
1. Análisisde
Variación
2. Métodos de
Proyección
3. Métodos de
Comunicación
4. Sistemas de
Informes
17. Preguntas
1. ¿Cuántos y Cuáles son
los procesos que hacen
parte de la Gestión de las
Comunicaciones?
4. ¿Con que otro nombre se
conoce el proceso de Identificar
a los interesados?
3. ¿Por qué es importante
tener una comunicación eficaz
en el proyecto ?
2. Nombre y explique en que
consiste una Entrada de
cualquiera de los Procesos
antes mencionados.
18. Referencias
• Guía básica de la gestión de proyectos
https://www.bilib.es/actualidad/blog/noticia/articulo/guia-basica-para-
lagestion-de-proyectos-it-de/
• Gestión de proyectos de TI-
http://searchdatacenter.techtarget.com/es/definicion/Gestion-de-proyectos-de-
TI
• Definición de gestión de proyecto TI
http://www.ehowenespanol.com/definicion-gestion-proyecto-sobre_301597
