Este documento trata sobre la gestión de la comunicación en proyectos. Explica que la planificación de las comunicaciones implica determinar las necesidades de información de los interesados y establecer una estrategia para satisfacer esas necesidades. Luego, la gestión de comunicaciones se encarga de proporcionar la información requerida a tiempo, mientras que el control verifica que las necesidades informativas se cubran correctamente. El ciclo completo ayuda a garantizar una comunicación efectiva durante todo el proyecto.

1. GESTIÓN DE LA
COMUNICACION

2. ÍNDICE
GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN
1. Introducción a la Gestión de Proyectos
2. Planificación de las comunicaciones
3. Gestión de las comunicaciones
4. Controlas las comunicaciones

3. GESTION DEL PROYECTO
Algunos de los tipos de comunicación incluidos en el área de Gestión del Proyecto son:
1 INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Las comunicaciones son todos los medios y formas con que un proyecto interactúa con sus stakeholder.
La gestión de las comunicaciones del proyecto comprende los procesos necesarios para, en el momento y manera
adecuados, asegurar la elaboración, recopilación, distribución, archivo y disposición definitiva de la información del proyecto.
Este módulo tiene una fuerte relación con: “Gestión de los Stakeholders del proyecto” dado que son éstos últimos los que
generarán las necesidades de información y a los que habrá que suministrar la información necesaria para cubrir dichas
necesidades, en tiempo y forma.
 Informes de…
 Estado del proyecto
 Ejecutivos
 Financieros
 Organización del proyecto
 Reuniones de…
 Comienzo o Kick-off
 Revisión del progreso
 Gestión de Riesgos
 Matriz de función-responsabilidad
 Cualquier entregable del proyecto
 Registros de…
 Riesgos
 Problemas
 Peticiones de cambios
 Presentaciones
Elementos de comunicación
Según el PMI©, los jefes de proyecto pasan alrededor del 90% de su tiempo comunicándose. Por esta razón, es muy
importante las habilidades interpersonales: Liderazgo, Creación y Gestión de equipos, Motivación, Influencia, Toma de
Decisiones, Negociación y una buena capacidad de Comunicación.
Básicamente podemos encontrar dos grupos o áreas de comunicación relacionadas con el proyecto:
 Información relacionada con la gestión del proyecto.
 Información relacionada con la gestión de la organización del proyecto.
PMI es una marca registrada por el Project Management Institute, Inc.

4. ① Introducción a la Gestión de Proyectos
La Gestión de las Comunicaciones
Características que tiene:
 Proporciona las conexiones clave entre personas, ideas e información, que son necesarias para el éxito del proyecto.
 Cualquier persona implicada en el proyecto debe estar preparada para enviar y recibir comunicaciones en el “lenguaje” del
proyecto
 Las comunicaciones que se realizan entre personas afectan al proyecto en su conjunto.
 La comunicación, desde el punto de vista de la dirección general, está relacionada, pero no es igual, que la gestión de las
comunicaciones del proyecto.
 Comunicación es un término general y comprende una gran cantidad de aspectos que no se circunscriben solamente al
contexto del proyecto.
 Tenemos:
 Modelos emisor – receptor. Lazos de retroalimentación, barreras de la comunicación, etc.
 Elección del medio. Cuándo comunicar por escrito y cuándo hacerlo verbalmente. Cuándo escribir informalmente o
cuándo hacerlo formalmente, etc.
 Estilo de redacción. Voz activa frente a voz pasiva, estructura de las oraciones, elección del vocabulario, etc.
 Técnicas de presentación. Lenguaje del cuerpo, ayudas visuales, etc.
 Técnicas de gestión de reuniones. Preparación de una agenda, tratamiento de conflictos, etc.
Gestión de la Organización del Proyecto
Algunos de los tipos de comunicación incluidos en el área de Gestión de la Organización del Proyecto son:
 Nombre/identidad del proyecto.
 Página WEB del proyecto.
 Boletines
 Referencia a las preguntas más frecuentes (FAQs)
 Notas de relaciones públicas
 Reuniones cara a cara con cada implicado
 Campañas de concienciación

5. El intercambio de información
La comunicación es el proceso de intercambiar
información. Hay tres elementos en toda
comunicación:
 Emisor
 Receptor
 Mensaje
① Introducción a la Gestión de Proyectos
El Receptor
Es la persona a la cual va dirigido el mensaje.
Es responsable de entender la información de manera correcta y
asegurarse de haberla recibido toda.
Ten en cuenta que los receptores filtran la información que reciben bajo su
conocimiento del tema, influencias culturales, idioma, emociones, actitudes
y localización geográfica. El emisor deberá tener en cuenta estos filtros
cuando envié un mensaje para que el receptor entienda de manera clara y
concisa el mensaje enviado.
Errores al actuar como receptor
 Inferencias
 Tensión emocional
 Defensas perceptivas
 Tendencia a evaluar
 Estereotipos
 Ruidos
El Emisor
Es la persona responsable de poner toda la
información junta de una manera clara y
concisa.
La información debe estar completa y
presentada de manera que el receptor sea
capaz de entenderla correctamente.
La responsabilidad de que el mensaje sea
entendido es del emisor, no del receptor.
Errores al actuar como emisor
 Errores de información
 Redundancia
 Ambigüedad
 Defectos en la expresión
 Actitudes: hacia si mismo, hacia el tema,
hacia el receptor

6. El Mensaje
 Es la información que ha sido enviada y recibida.
 Puede ser:
 Escrito, verbal, no verbal
 Formal o informal
 Interno o externo
 Horizontal o vertical.
 La comunicación horizontal son mensajes enviados y
recibidos a tus iguales.
 La comunicación vertical son mensajes enviados y
recibidos a los subordinados y por encima, a la dirección
ejecutiva.
Un aspecto muy importante de los mensajes y que siempre hay que tener en cuenta es que los mensajes se emiten para
provocar respuestas, tienen una finalidad. Nunca se envían porque sí.
① Introducción a la Gestión de Proyectos
Métodos de Intercambio de Información
Emisores, receptores y mensajes son los elementos de la comunicación. La manera de "empaquetar", codificar y transmitir
la información por parte del emisor, y la manera en la que el receptor "desempaqueta" o decodifica el mensaje son los
métodos del intercambio de información.
La Codificación
Los emisores codifican los mensajes. Codificar es un método para
poner la información en un formato que el receptor pueda
entender.
El vocabulario (idioma), los dibujos y los símbolos son formas de
codificar un mensaje.
La Transmisión
Es la manera en la que la información llega del emisario
al receptor.
Palabras dichas, documentos escritos, memorandums,
e-mails, correos de voz, etc, son métodos de
transmisión.
La Decodificación
Decodificar es lo que hace el receptor con la información cuando le llega: la convierten a un formato inteligible. Normalmente,
significa leer los memorandums, o escuchar al comunicante, etc.

7. Formas de Comunicación
La comunicación se lleva a cabo primariamente de forma verbal o escrita. A su vez puede ser formal o informal.
Comunicación verbal versus escrita
La comunicación verbal es más fácil y menos complicada que la escrita, es habitualmente el método más rápido de
comunicación y que más tenemos trabajado (más dominamos).
Por otro lado, la comunicación escrita es una manera excelente de enviar un mensaje detallado y complejo. Las instrucciones
detalladas se dan mejor de manera escrita, ya que da al lector la posibilidad de volver de nuevo sobre la información que no le
quedó demasiado clara
¿Comunicación formal o informal?
Ambas formas de comunicación, bien sea verbal o escrita, pueden dirigirse de una manera formal o informal.
Los discursos o conferencias son una manera formal de comunicación verbal. La mayoría de las reuniones de avance de
proyecto adoptan una manera algo más formal, es así como se hace en los Informes de estado del proyecto, aunque de forma
escrita.
Generalmente cuando hablamos, el jefe de proyecto debe adoptar una forma de comunicación informal cuando trata con los
stakeholder y los miembros del proyecto que no pertenecen al status de la reunión. Esto hace que parezcas más abierto y
amigable, más cercano a la hora de hacer preguntas y conclusiones.
① Introducción a la Gestión de Proyectos

8. Líneas de Comunicación
En las comunicaciones de un proyecto siempre intervienen más de una persona. Los modelos de cadena de comunicación
han sido ideados para tratar de explicar las relaciones entre las personas y el número o tipo de interacciones necesarias
entre los participantes en el proyecto.
Los modelos de la cadena o línea de comunicación consisten en nodos con líneas que conectan otros nodos, lo que indica el
número de canales de comunicación.
La figura nos muestra un ejemplo de comunicación en círculo entre 6 participantes.
1 2
3
45
6
1 2
3
45
6
Los nodos son los participantes, y las líneas nos muestran la conexión entre
todos ellos. Dado N participantes, puedes dibujarlo como en el ejemplo y contar
las líneas, o usar la fórmula para calcular los canales de comunicación:
Nº canales = [n x (n-1)] / 2
① Introducción a la Gestión de Proyectos
Habilidades efectivas de escucha
– “¿Qué has dicho?”
– “Creí que me habías entendido”
Muchas veces pensamos que estamos escuchando cuando
realmente no lo estamos haciendo. Sinceramente, es
imposible dejar tu mente en blanco para captar la
información que recibes. Pero es importante realizar una
escucha activa cuando alguien está hablando.
Como jefe de proyecto, estarás la mayor parte del tiempo
comunicándote con los miembros del equipo, con las
entidades involucradas, los clientes, los vendedores, y otros.
Esto significa que tendrás que ser tan buen escuchador
como comunicador

9. Técnicas de escucha
 Para escuchar de una forma más activa, hay que mostrarse interesado. Esto hará sentir al comunicante cómodo, y
también te beneficiará a ti.
 Mantener un contacto visual con el comunicante es otra forma efectiva de escucha. Esto permite al comunicante saber
que estás prestando atención a lo que está diciendo y que te interesa.
 Pónselo fácil a los comunicantes haciéndoles ver de antemano que estas interesado en lo que van a contar y que estas
ansioso por saber lo que van a decir. Mientras hablen mueve la cabeza, sonríe y haz comentarios cuando sean apropiados
para que el comunicante vea que estas entendiendo su mensaje.
 Si no entiendes algo haz preguntas clarificadoras.
 Recapitula lo que el comunicante ha dicho con tus propias palabras y repetírselo a él. Comienza con algo como: "Déjame
ver si te he entendido correctamente, dices que... “y pregunta al comunicador si le has entendido bien.
Pasos hacia una escucha efectiva
 Escuchar es una de las operaciones más difíciles que llevamos a cabo y para facilitarnos la vida es recomendable seguir
los siguientes pasos:
 1º Percibiendo: oyendo el mensaje y no únicamente oyendo el ruido.
 2º Comprendiendo: apreciando el mensaje, cuál es su valor y qué significado tiene para nosotros.
 3º Respondiendo: haciendo algo con el mensaje.
① Introducción a la Gestión de Proyectos

10. Las Reuniones
 Es un método útil de recoger y compartir la
información.
Existen varios tipos de reuniones como las
informativas, revisión del progreso, ejecutivas o
resolución de problemas, de tratamiento de riesgos, de
inicio, etc.
 Datos a tener en cuenta:
 Cada tema debe durar como máximo entre 15 – 20
minutos.
 Una reunión debe tratar como máximo 4 temas
 Una reunión de más de 7 personas no puede ser
ejecutiva pues es muy difícil llegar a un consenso sobre
una posible solución. Sería una reunión informativa.
Técnicas
Para que las reuniones sean efectivas y eficientes:
 Planificar la reunión:
 Determinar los objetivos de la reunión
 Invitar a las personas adecuadas
 Determinar la preparación necesaria de los
participantes para que resulte útil.
 Enviar el ‘Orden del día’.
 Facilitar la marcha de la reunión:
 Actúa como el director de la reunión.
 Al comienzo, revisa las reglas base de la reunión.
 Mantén a todo el mundo involucrado
 Haz que la reunión fluya
 Solicita respuestas
 Resume los puntos principales
 Permanecer centrado en los asuntos
 Centra la reunión en el tema o temas.
 Estructura y divide el tiempo para los distintos
elementos que haya en la agenda.
 Tomar notas
 Cerrar adecuadamente la reunión
 Resume los resultados de la reunión
 Programa las posibles futuras reuniones necesarias
 Agradezca la asistencia y participación del personal.
 Enviar las actas
 En un plazo máximo de 24 horas
 A los participantes y a las partes afectadas
① Introducción a la Gestión de Proyectos

11. ① Introducción a la Gestión de Proyectos
El Ciclo de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
① Planificar las comunicaciones: Determinando las necesidades de información y comunicaciones a los stakeholder
involucrados en el proyecto: quién necesita qué tipo de información, cuándo la van a necesitar y cómo les será enviada.
Una vez concretadas las necesidades se establece la estrategia más adecuada de comunicación teniendo en cuenta
dichas necesidades y los recursos/activos de los que disponemos, materializando el resultado de este análisis en el plan
de gestión de las comunicaciones.
② Gestionar las comunicaciones: Poniendo a disposición de los stakeholder del proyecto, la información necesaria y en
el momento adecuado. Es decir, durante este proceso nos encargaremos de crear, recopilar, distribuir, almacenar, etc. la
información más actualizada asociada al proyecto.
③ Controlar las comunicaciones: Estamos atentos a las necesidades de información de todos los stakeholders del
proyecto para asegurar que las mismas son cubiertas (tienen la información necesaria en tiempo y forma). Ejemplos del
resultado de este proceso son la generación de informes:
 Informes de situación o estado.
 Evaluaciones del progreso.
 Previsiones o proyecciones.

12. Es el proceso de desarrollar un enfoque adecuado y un plan de comunicaciones del proyecto basado en las necesidades de
información y los requisitos de los stakeholders y los activos de la organización
Todos los proyectos necesitan emitir información, sin embargo, las necesidades informativas y los medios de distribución
pueden variar mucho de un proyecto a otro, siendo un factor importante para su éxito.
2 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

13. ② Planificación de las comunicaciones
Entradas
 Plan de gestión del proyecto
 Registro de los stakeholders
 Factores ambientales de la empresa
 Activos de los procesos de la organización

14. ② Planificación de las comunicaciones
Herramientas
 Análisis de los requisitos de la comunicación. Su resultado son las necesidades de información de los stakeholder del
proyecto. Los recursos del proyecto se utilizan sólo para comunicar información que contribuya al éxito, o cuando una
falta de comunicación pueda llevar al fracaso. Hay que evitar abrumar a los interesados con información intrascendente.
El director de proyecto debe considerar la cantidad de canales o caminos de comunicación posibles como un indicador de
la complejidad de las comunicaciones de un proyecto (número total de canales de comunicación es n(n-1)/2, donde n =
número de interesados). Por lo tanto, un componente clave de la planificación de las comunicaciones del proyecto es
determinar y limitar quién se comunicará con quién, y quién recibirá qué información. Las fuentes de información
típicamente utilizadas son los Organigramas, relaciones entre las responsabilidades de la organización del proyecto y los
interesados, disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto, logística de cuántas personas
estarán involucradas en el proyecto y en qué ubicaciones, necesidades de información interna (comunicaciones entre las
organizaciones), necesidades de información externa (comunicaciones con los medios o los contratistas), información
sobre los interesados….
 Tecnología de la información. Las metodologías usadas para transmitir información entre los interesados en el proyecto
pueden variar significativamente. Los factores que determinan tecnología de las comunicaciones son:
 La urgencia de la necesidad de información. ¿El éxito del proyecto depende de tener información actualizada con
frecuencia disponible al momento, o bastaría con emitir regularmente informes escritos?
 La disponibilidad de la tecnología. ¿Son apropiados los sistemas empleados actualmente o las necesidades del proyecto
justifican un cambio?
 El personal previsto para el proyecto. ¿Son los sistemas de comunicaciones propuestos compatibles con la experiencia
y especialización de los participantes del proyecto, o se requerirá una extensa formación y aprendizaje?
 La duración del proyecto. ¿Es probable que la tecnología disponible cambie antes de que termine el proyecto?
 El entorno del proyecto. ¿El equipo se reúne y trabaja cara a cara o en un entorno virtual?

15. Herramientas
 Métodos de comunicación. Existen varios métodos de comunicación que se utilizan para compartir información entre
los interesados en el proyecto como la comunicación interactiva (entre dos o más partes ejecutantes un intercambio
multidireccional de información), la comunicación push (se envía información a destinatarios específicos que necesitan
recibirla)…
 Modelos de comunicación. Los modelos de comunicación utilizados para facilitar la comunicación y el intercambio de
información puede variar de un proyecto a otro y también dentro de las diferentes fases del mismo proyecto. Un modelo
básico de comunicación consta de dos partes, que se define como el remitente y el receptor. El medio es el medio y la
tecnología mientras que el ruido comprende cualquier interferencia o barrera que pueden poner en peligro la entrega del
mensaje. La secuencia de pasos de un modelo de comunicación básica es:
 Codificar. Pensamientos o ideas se traducen (codificado) en el idioma del remitente.
 Transmitir el mensaje. Esta información es enviada por el remitente usando el canal de comunicación.
 Decodifica. El mensaje es traducido por la parte posterior del receptor en pensamientos o ideas significativas.
 Reconocer. Tras la recepción de un mensaje, el receptor puede recibir el mensaje, pero esto no necesariamente
significa la comprensión del mismo
 Respuesta. Cuando el mensaje es recibido, decodificado y entendido el receptor codifica pensamientos e ideas en un
mensaje y luego transmite este mensaje al remitente original.
 Reuniones
② Planificación de las comunicaciones

16. ② Planificación de las comunicaciones
Salidas
 Plan de Gestión de las Comunicaciones. Este plan nos proporcionará:
 Requisitos de comunicaciones de los interesados
 Información que debe ser comunicada, formato, contenido y nivel de detalle
 Persona responsable de comunicar la información
 Persona o grupos que recibirán la información
 Métodos o tecnologías usadas para transmitir la información
 Frecuencia de la comunicación
 Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando (nombres) para escalar polémicas que no
puedan resolverse a un nivel inferior del personal
 Método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se
desarrolla
 Glosario de terminología común.
También puede incluir pautas para reuniones. Puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente esbozado,
dependiendo de las necesidades del proyecto. El plan de gestión de las comunicaciones forma parte del plan de gestión del
proyecto.
La Planificación de las Comunicaciones a menudo implica la creación de entregables adicionales, o sea, el WBS, el
cronograma y el presupuesto del proyecto deben actualizarse según corresponda

17. Proceso de creación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y la disposición final de la información del
proyecto de acuerdo con el plan de gestión de la comunicación.
3 GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Entradas
 Plan de gestión de las comunicaciones
 Informes del rendimiento del trabajo
 Factores ambientales de la empresa
 Activos de la organización

18. ③ Gestión de las comunicaciones
Herramientas
 Tecnología de la comunicación (ya descrita)
 Modelos de comunicación (ya descritos)
 Métodos de comunicación (ya descritos)
 Sistemas de gestión de la información. La información del proyecto se gestiona y distribuye utilizando una variedad de
herramientas, entre ellas:
 Gestión de documentos: cartas, memorandos, informes y comunicados de prensa;
 Comunicaciones electrónicas gestión: e-mail, fax, correo de voz, teléfono, vídeo y conferencia web, sitios web y
publicación en la Web, y
 Herramientas electrónicas de gestión de proyectos: interfaces web, software de gestión de proyectos, reuniones y
servicios de oficina virtual, portales y herramientas colaborativas de gestión del trabajo.
 Informes del rendimiento del trabajo
Salidas
 Comunicaciones del proyecto. El proceso de gestionar las comunicaciones abarca las actividades que se requieren para
que la información se cree, distribuya y se reciba y entienda; las comunicaciones del proyecto incluyen, entre otros,
informes de rendimiento, estado de los entregables, avance programado, gasto…
 Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
 Actualización de los activos de la organización
 Documentos actualizados del proyecto como el calendario del proyecto, necesidades de financiación del proyecto….

19. Es el procedimiento y control de las comunicaciones en todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se cumplen las
necesidades de información de los stakeholders.
4 CONTROLAR LAS COMUNICACIONES
Entradas
 Plan de gestión del proyecto
 Comunicaciones del proyecto
 Registro de emisiones. Un registro de emisión se utiliza para documentar y monitorear la resolución de problemas.
Se puede utilizar para facilitar la comunicación y asegurar una comprensión común de los problemas.
 Datos del rendimiento del trabajo
 Activos de la organización como plantillas de informes, requisitos de seguridad, tecnologías de comunicación
disponibles…

20. ④ Controlar las comunicaciones
Herramientas
 Sistemas de gestión de la comunicación. Proporciona un conjunto de herramientas estándar para el director del proyecto
para capturar, almacenar y distribuir la información a los stakeholders sobre los costes del proyecto, el rendimiento…
Algunos paquetes de software le facilitan al director del proyecto la distribución de informes a los stakeholders como
tablas informativas, análisis de hojas de cálculo, presentaciones o gráficos.
 Juicio de expertos
 Reuniones
Salidas
 Información del rendimiento del trabajo. Proporciona información sobre el estado y avance del proyecto en el nivel de
detalle requerido por las diversas partes interesadas
 Solicitudes de cambio. Del proceso de control de comunicaciones a menudo resulta la necesidad de ajuste, la acción y la
intervención. Como resultado, las solicitudes de cambio se generan como salida. Estas solicitudes de cambio se procesan
a través del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios
 Actualización del plan de gestión
 Actualización de los activos de la organización