Este documento explica cómo diseñar informes en Microsoft Access, incluyendo las diferentes secciones de un informe y sus funciones, cómo calcular campos y funciones, y cómo personalizar la apariencia de un informe. Los informes muestran datos de tablas y consultas sin almacenar información. En la vista diseño se pueden agregar y modificar elementos y aplicar formato. Las funciones como Suma, Promedio y Mínimo/Máximo calculan valores automáticamente.

1. INFORMES Los INFORMES están pensados para imprimirlos. En los Informes es posible mostrar cálculos, como porcentajes, sumas, etc. Ya hemos aprendido a realizar INFORMES con el asistente, ahora vamos a trabajar sobre La vista diseño del Informe Los informes no guardan información, sólo son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas Una característica de gran utilidad en el diseño de informes es la posibilidad de agrupar los datos según el valor de un campo o conjunto de campos. A diferencia de una consulta con agrupamiento, este tipo de agrupamiento que ofrecen los informes no se limita a la utilización de funciones de agregado, sino que permite introducir separadores entre conjuntos de Datos.

2. VISTA de Diseño Campos Calculados o Funciones Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el Informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón . Campos de la tabla Titulos de losCampos Detalle Propiedades del Informe Pie del Informe Encabezado del Informe Encabezado de la pagina

3. ♦ Encabezado del informe : Esta sección se corresponde con la página de introducción o portada del informe. Los datos aquí reflejados sólo aparecerán en la primera página del mismo. ♦ Encabezado de página : Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte superior de todas las páginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y última página). ♦ Detalle : Esta sección contiene los datos de la tabla o consulta seleccionada y es la que realmente será responsable del número final de páginas de que constará el nforme. ♦ Pie de página : Esta sección contiene texto o datos que aparecerán en la parte inferior de todas las páginas del informe, excepto en el encabezado y el pie del mismo (primera y última página). ♦ Pie del informe : Esta sección se corresponde con la página de cierre o resumen del informe. También es posible colocar fórmulas en esta sección para calcular totales. Los datos aquí reflejados sólo aparecerán en la última página del mismo La hoja de diseño de un informe consta de las siguientes secciones

5. Una de las mejores cualidades de los informes consiste en el cálculo automático de subtotales y totales de los datos de un campo numérico Click para ver las Opciones de resumen Opciones de resumen o Funciones Campos que se pueden calcular

6. informes con cálculo automático de subtotales y totales de los datos Diseño

7. informes con cálculo automático de subtotales y totales de los datos Vista previa

8. Esto se puede hacer fácilmente con cuadros de texto con funciones del tipo: =Suma([Precio]*[Cantidad]) (que calcularía la suma total para una sección del producto de los campos Precio y Cantidad de cada registro). =Promedio([Marca]) Funciones comunes en informes Función Significado Página Número de página actual (para numerar las páginas). Páginas Número de páginas total en el informe. Fecha() Fecha en que se imprime. Ahora() Fecha y hora en que se imprime. Promedio() Obtener el promedio de un campo =Mín([]) y =Máx([]) Típicamente en los encabezados y pies se muestran funciones de agregado calculadas sobre los registros que pertenecen al grupo (p.e. cuenta de elementos, totales...). Los campos se escriben entre CORCHETES Las funciones son similares a las que vimos en Excel

9. Típicamente en los encabezados y pies se muestran funciones de agregado calculadas sobre los registros Campos Calculados Funciones Funciones

10. Para ampliar conocimientos : Office 2002 – 2003 http://www.aulaclic.es/access2000/f_acces2000.htm http://office.microsoft.com/es-hn/access/HA011549643082.aspx#usingdesignview http://www.youtube.com/watch?v=nESTlCxMoPA Office 2007 : http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-informes-sencillos-HA001230739.aspx#top http://youtu.be/z8-HoN5vgfs http://youtu.be/x4zdtTqjP-o