Uso de informes en Access

1. USO DE INFORMES EN
ACCESS
D AYA N N A M E N D O Z A

2. INFORMES
• Los informes se usan para dar formato a los datos,
resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe
responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto
dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué
ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se
le puede dar formato para presentar la información de la
manera más legible posible.
• Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se
reflejan los datos actuales de la base de datos.
Generalmente, se les da formato a los informes para
imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla,
exportarse a otro programa o enviarse como datos
adjuntos en un correo electrónico.
• Al usar una base de datos, normalmente se usan
informes para ver, formatear y resumir datos. Por
ejemplo, se puede crear un informe de tipo lista para
mostrar los números de teléfono de todos los contactos
o un informe resumido para calcular el total de las
ventas de la compañía en distintas regiones y períodos
de tiempo.

3. INFORMACIÓN GENERAL
• Un informe es un objeto de base de datos que se
usa para mostrar y resumir datos. Los informes
proporcionan una manera de distribuir o archivar
instantáneas de los datos, ya sea mediante su
impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su
exportación a otros formatos de archivo.
• Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros
individuales, resúmenes de varios registros o ambos.
También se pueden usar los informes de Access
para crear etiquetas para correo u otros fines.
• Es posible crear informes “no enlazados” que no
muestren datos, pero para el objeto de este artículo,
se dará por sentado que un informe está enlazado a
un origen de datos como una tabla o consulta.

4. ELEMENTOS DE UN INFORME
• En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. En una base de datos
cliente, se puede ver el informe en vista Diseño para mirar sus secciones. En vista
Presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar
mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Selección de la ficha Formato.
Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo,
la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access
los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus
usos:

5. Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información
que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título o una fecha. Cuando se
coloca un control calculado que usa la función de agregado Suma en el encabezado del informe, el resultado de la
suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.
Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas
las páginas use el encabezado de página.
Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para
imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado
de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la función
de agregado Suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias
secciones de encabezado de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya
agregado.
Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que
constituyen el cuerpo principal del informe.
Encabezado
del informe
Encabezado
de página
Encabezado
de grupo
Detalle

6. Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de página de grupo se usan para imprimir
información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de página de grupo en un informe, en
función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.
Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se usan para imprimir números de página o
información sobre cada página.
Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se usan para imprimir totales de los informes
u otra información de resumen de todo el informe.
Pie de
página de
grupo
Pie de
página de
informe
Pie de
página

7. CREAR UN
NUEVO
INFORME
Paso 1: Elegir
un origen de
registros
El origen de registros de un informe
puede ser una tabla, una consulta con
nombre o una consulta incrustada. El
origen de registros debe contener todas
las filas y columnas de datos que se
vayan a mostrar en el informe.
Si los datos deseados se incluyen en una
consulta o tabla existente, seleccione la
tabla o consulta en el panel de
navegación y continúe con el Paso 2:
Elegir una herramienta de informe.
Si el origen de registros no
existe aún, siga uno de estos
procedimientos:
• Continúe con el Paso 2: Elegir
una herramienta de informe y
use la herramienta Informe en
blanco, o bien
• Cree las tablas o consultas que
contienen los datos que desea
usar, selecciónelas en el panel de

8. PASO 2: ELEGIR UNA
HERRAMIENTA DE INFORME
• Las herramientas de informes
se encuentra en la
ficha Crear de la cinta de
opciones, en el
grupo Informes. En la
siguiente tabla se describe
brevemente la función de
cada una de estas
herramientas:
• Informes compatibles con
web
• Los informes creados
mediante estas herramientas
son compatibles con la
característica Publicar en
Servicios de Access y se
representarán en un
explorador. Tenga en cuenta
que los objetos compatibles
con web se indican por medio
del globo en el icono del
objeto.
INFORMES COMPATIBLES CON WEB

9. INFORMES DE CLIENTE
• Los informes que se crean
mediante estas
herramientas no son
compatibles con la
característica Publicar en
Servicios de Access. La
adición de informes de
cliente a una base de datos
web no impedirá que se
publique la base de datos,
pero los informes de cliente
no estarán disponibles en el
explorador. Sin embargo, se
puede usar un informe de
cliente cuando se abre la
base de datos en Access.

10. PASO 3:
CREAR EL
INFORME
1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece
un asistente, siga los pasos en él y haga clic en Finalizar en la última
página.
Access muestra el informe en vista Presentación.
2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:
– Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y
arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.
– Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está
presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
– Haga clic con el botón secundario en un campo y use los
comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas,
eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas
de formato.
– Además, se pueden usar las características descritas en las
siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y
legible.

11. REFERENCIAS:
Microsoft. (2018). Support Office. Obtenido de Introducción a los informes:
https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-los-informes-6e640524-
3536-4ccc-83ed-7142d028440f