Confeccionar controlar presupuestos en excel

Confeccionar y controlar presupuestos
y previsiones de tesorería con Excel

Luis Muñiz

Confeccionar y controlar
presupuestos y previsiones
de tesorería con Excel
Aplicación en tablas dinámicas

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sanciones establecidas por las leyes, la reproducción total o parcial de esta obra por cualquier medio
o procedimiento, comprendidos la reprografía y el tratamiento informático y la distribución de
ejemplares de ella mediante alquiler o préstamos públicos.

© Luis Muñiz, 2011
© Profit Editorial, 2011 (www.profiteditorial.com)
Profit Editorial I., S.L., Barcelona, 2011
Diseño cubierta: XicArt
Maquetación: www.eximpre.com
ISBN: 978-84-15330-55-4
Depósito legal: B–
Impreso por: Liberdúplex
Impreso en España - Printed in Spain

Dedicatoria:
Una vez más me enfrento a un nuevo reto, dar a conocer una nueva forma y manera de calcular los presupuestos y su seguimiento para distintas
organizaciones y quisiera agradecer a todas aquellas personas que me han
transmitido sus inquietudes e ideas para hacer este libro, clientes, otros
profesionales, amigos, y alumnos todos ellos han contribuido a realizar un libro que ayudará a muchos responsables de pequeñas y medianas
empresas a mejorar sus previsiones.
Tampoco quiero olvidar a Maria, Marc y Anna que sin descanso me
ayudan y me apoyan para que sea posible hacer mis libros con su paciencia y comprensión, y también quiero agradecer al editor y a su equipo
la ayuda y apoyos recibidos sin duda, sin su esfuerzo y dedicación no
hubiera sido posible publicar este libro.
También quiero hacer una mención especial para José Lobete y Carlos
Arratibel que gracias a su confianza y consejos me transmiten ilusión y
ganas de superarme cada día, combustibles que son necesarios para que
el mundo avance sin duda alguna.

Luis Muñiz González

l.muniz@sistemacontrolgestion.com

Recuerde que
la gestión está en sus manos:
planifique sus ingresos y gastos,
sus resultados y su tesorería
y no olvide que sólo usted
puede cambiar el futuro de su negocio:
nadie lo hará por usted.
Sólo usted
puede tomar las mejores decisiones
en cada momento con el presupuesto
y la previsión de tesorería

Índice

Prólogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17

Principales consejos para utilizar este libro . . . . . . .

23

Parte 1: Esquema y contenido del modelo . . . . . . . .

27

1. Descripción y contenido del modelo . . . . . . . . . .

29

1.1 Descripción del modelo . . . . . . . . . . . . . . .

30

1.2 Esquema del modelo . . . . . . . . . . . . . . . .

32

1.2.1 Contenido del modelo de forma global . . . .

32

1.2.2 ontenido del modelo de ingresos y gastos
C
para realizar el presupuesto y su seguimiento . .

35

1.2.3 ontenido del modelo de cobros y pagos
C
para realizar el presupuesto de tesorería . . . . .

48

1.2.4 ontenido del modelo del presupuesto de
C
objetivos para realizar su seguimiento . . . . . .

57

2. Instalación y sistema de utilización del modelo . . . .

61

2.1 Instrucciones de instalación del modelo . . . . . . .

62

2.2 Forma de utilizar el modelo . . . . . . . . . . . . .

64

9

Parte 2: Confección del presupuesto de ingresos,
gastos y de la previsión de tesorería . . . . . . . . . . .

67

3.
Enunciado del caso práctico de una empresa
de fabricación mediante cuentas y centros de coste:
cálculo de ingresos y gastos previstos . . . . . . . . . .

69

3.1 Actividad y descripción de la empresa . . . . . . . .

70

3.2 Cálculo de los ingresos . . . . . . . . . . . . . . .

74

3.3 Cálculo de los gastos . . . . . . . . . . . . . . . .

77

4.
Confección del presupuesto: ingresos, gastos
presupuestados y reales . . . . . . . . . . . . . . . .

93

4.1
Confección de informes para los ingresos
y gastos presupuestados . . . . . . . . . . . . . . .

94

4.2
Confección de informes para los ingresos
y gastos reales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

97

5.
Análisis de desviaciones en ingresos, en gastos
y en cuentas de explotación . . . . . . . . . . . . . . 101

5.1
Confección del análisis de desviaciones
en ingresos y gastos . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

5.2
Confección de las cuentas de explotación
y análisis de desviaciones . . . . . . . . . . . . . . 106

6. Realización del presupuesto de tesorería . . . . . . . . 111

6.1 Enunciado del caso práctico: cobros y pagos previstos . 112

6.2 Confección del presupuesto de tesorería . . . . . . . 113

6.3 Análisis del presupuesto de tesorería . . . . . . . . . 117

7.
Caso práctico para una empresa de transporte
mediante cuentas contables . . . . . . . . . . . . . . . 123

7.1
Datos iniciales: ingresos y gastos presupuestados
y reales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

7.2 Estados financieros y análisis de desviaciones . . . . . 126

7.3 Presupuesto de tesorería . . . . . . . . . . . . . . . 132

10

Índice

Parte 3: Confección de presupuestos por objetivos
con diferentes tipos de variables . . . . . . . . . . . . . 139
8.
Caso práctico: confeccionar la previsión de ingresos
por ventas y por meses según objetivos por familias
de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Caso práctico: confeccionar la previsión de ingresos
9.
por ventas y por meses según objetivos por
vendedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Anexo 1: Herramientas de Excel para el modelo . . . . 153
Anexo 2: Esquema general del modelo . . . . . . . . . . 155

Confeccionar y controlar presupuestos y previsiones de tesorería con Excel

11

Prólogo

Antes de comentar los muchos usos y aplicaciones del libro, me gustaría
resaltar algunos aspectos de la personalidad del autor que habitualmente
no se recogen en un currículum y a veces son más propios de algunos test
de personalidad. Para ello, me remontaré a la fecha de nuestro primer
encuentro.
En el año 2000 entré a formar parte de una «start up» que debía hacer
historia en el sector de la distribución de automóviles tanto por el canal
empleado como por el producto. Con esos alicientes y la firme constatación de que teníamos a todos los actores del sector (fabricantes y distribuidores) en contra de su desarrollo, el que suscribe, con muchas ganas
de afrontar todos esos retos, decidió cambiar una cómoda posición de
dirección general para formar parte de la escasa plantilla en los inicios
de la compañía. Allí fue donde conocí a Luis, a quien le movieron idénticos retos.
Cuando me lo presentaron estaba confeccionando unas estadísticas de
ofertas y pedidos mediante unas tablas dinámicas, ¡cómo no!
Los sistemas de gestión e información se estaban programando ad hoc
para recoger todas las particularidades del negocio, y no se había llegado
aún a la explotación de los datos. Luis, con su paciencia habitual e invir-

13

tiendo muchas horas para conocer con detalle la composición de los
campos de las bases de datos, había confeccionado un sistema de información que utilizamos durante bastante tiempo y sirvió de base para el
desarrollo final. ¡Y en Excel 2000!, con limitaciones hoy superadas por
versiones posteriores…
Allí, con el auxilio de Luis y la entrega de unas fotocopias de notas que
él mismo había confeccionado sobre las funcionalidades y posibilidades
de las tablas dinámicas, me introduje en un desconocido mundo donde
pude comprobar su potencia y, gracias a sus buenos consejos, sigo utilizando cuando las aplicaciones que uso hoy en día no me facilitan el
formato adecuado a mis necesidades.
Debo añadir que en esa compañía donde conocí a Luis, invertimos muchas horas, compartimos dificultades, momentos muy duros y también
felices por los éxitos obtenidos, ello nos permitió afianzar una sólida
amistad y conocimiento entre todos, y aquí sería injusto no agradecer la
colaboración de otros compañeros y colaboradores externos que nos
ayudaron mucho en este proyecto y no menciono por riesgo de olvidar
a alguno.
Esa proximidad, unida a la cantidad de horas que requería el lanzamiento del proyecto, afianzó nuestro mutuo conocimiento como personas y me permitió ver en Luis otras muchas cualidades profesionales.
A destacar de estas últimas, que es un luchador incansable, tiene la mente saturada de proyectos que a cualquiera le sería difícil priorizar y da
la sensación de que los ejecuta simultáneamente. Es generoso, siempre
está dispuesto a coger su moto para desplazarse, olvidándose de comer,
y echar una mano a algún amigo despistado. No es extraño encontrarse
con él a las 19:00 y pedir un café con leche y croissant como comida
de mediodía.
Su carácter expansivo le ayuda a dar conferencias y cursos y crear continuamente nuevas relaciones profesionales. Tampoco puedo dejar de aludir a los muchos correos electrónicos que recibo mencionando las actividades que promueve y seminarios que imparte, amén de otras
novedades que afectan a diferentes sectores económicos y empresariales.
Es constante y profundiza en todos los temas, ello unido a su conocimiento sobre herramientas informáticas, en especial los ERP, CRM y

14

Prólogo

por supuesto bases de datos y las tablas dinámicas de Excel, le permiten
encontrar atajos y desarrollar los datos de salida hasta límites insospechados, incluso corrigiendo errores de programación. Por lo que he observado, bien haría Microsoft en disponer de su conocimiento para testar las
versiones beta de las aplicaciones antes de sacarlas definitivamente al
mercado.
Respecto al libro Confeccionar y controlar los presupuestos y las previsiones
de tesorería con Excel, hay que decir que es ameno, muy práctico y de
fácil de lectura. Nos va guiando continuamente, partiendo de la introducción de datos básicos, sin necesidad ser un experto financiero para
avanzar en el proceso de cálculo de ingresos y gastos, obteniendo el
presupuesto y la previsión de tesorería, así como el posterior control de
las desviaciones, facilitando la toma de decisiones más allá del corto
plazo y anticipando posibles eventualidades en las variables de negocio,
como las necesidades de tesorería ante un crecimiento de las ventas, por
ejemplo.
El autor, en la introducción, detalla de forma extensa los pormenores del
libro, pero destacaría especialmente:
El aplicativo Excel permite la importación, exportación y tratamiento
por otras plataformas de datos adaptándolo a nuestras necesidades de
forma muy rápida y flexible. Permite adecuarnos fácilmente a las necesidades concretas de cada negocio y sector.
Nos indica cómo obtener diferentes niveles de detalle y de cuentas de
ingresos y gastos tanto en importe como en porcentajes, optando a informes de tesorería ampliados o reducidos y centros de costes diferenciados.
Es de una gran versatilidad al poder generar copias con múltiples composiciones para simular diferentes opciones en el negocio, compararlas
para valorar su viabilidad financiera y la posibilidad de añadir gráficos
que faciliten su comprensión.
Por último, los casos prácticos incluidos nos permitirán ver tanto las posibilidades y potencia de la herramienta, como su uso en benchmarking, y
ayudará a directivos y resto de usuarios no habituados a trabajar con aplicaciones sofisticadas, así como profesionales de las finanzas, donde el modelo puede ser fácilmente adaptado a complejas necesidades.


15

En conclusión, Luis nos sorprende una vez más por su detalle, claridad de
los textos, ejemplos empleados y su facilidad de comprensión, y ciertamente consolida su posición como escritor técnico, experto en tablas
dinámicas y del que bajo mi humilde opinión pronostico un prolífico y
prometedor futuro.
Barcelona, julio 2011
Javier León
Director General Bansabadell Renting
Director Financiación Medio y Largo Plazo,
Banc Sabadell
Presidente del Consejo de Renting de la
Asociación Española de Leasing y Renting

16

Prólogo

Introducción*

Es de todos conocida la necesidad de poder prever el futuro de una empresa en términos económico-financieros a corto plazo, es decir, poder,
en definitiva, tener un presupuesto que nos ayude a calcular los ingresos
y gastos futuros para obtener el resultado deseado en función de los objetivos empresariales. También es necesario prever la tesorería que nos
permita afrontar los próximos doce meses sin ningún tipo de problema
económico o, lo que es mejor, poder preverlo con la suficiente antelación. Por último, es necesario también que podamos controlar la evolución de los objetivos fijados como son las ventas previstas por cliente, por
familia de productos o servicios y por vendedores, por ejemplo.
Para conseguir todo lo anterior necesitamos algún tipo de herramienta
que nos permita alcanzar los resultados posibles, para ello tenemos este
libro: Confeccionar y controlar los presupuestos y las previsiones
de tesorería con Excel. Este libro supone una profunda innovación y
cambio en la forma de gestionar nuestras empresas, ya que nos permite:
• Confeccionar un presupuesto de ingresos y gastos por meses para
realizar el posterior análisis de desviaciones de una forma rápida
y sencilla con Excel y tablas dinámicas.

Nota del Editor:
Es importante que el lector tenga en cuenta que este manual reproduce capturas de pantalla del
software adjunto y que el objetivo de estas reproducciones es explicar el funcionamiento del programa y no el detalle del contenido de las ilustraciones.

17

• Confeccionar el presupuesto de tesorería previsional que nos permita analizar la viabilidad financiera de la empresa en los próximos 12 meses, y tomar las decisiones oportunas.
• Realizar diferentes análisis de las desviaciones entre los importes
reales y los presupuestados y confeccionarlos con la herramienta
de Excel más potente: las tablas dinámicas.
• Fijar diferentes tipos de objetivos previstos y poder realizar la
comparación con los datos reales según se van consiguiendo y el
análisis de decisiones.
En definitiva, el libro le permite mejorar la gestión de su organización, ya
que:
• Mejora en tiempo y forma la manera de realizar su presupuesto y
así asegura la viabilidad futura de su organización.
• Permite calcular el presupuesto de tesorería previsional, y esto es
de vital importancia, ya que los ingresos y gastos e inversiones no
nos aseguran la viabilidad financiera futura de una organización
sino que nos hace falta, por descontado, conocer si tendremos
suficiente tesorería para alcanzar los objetivos fijados.
• Ayuda a confeccionar los diferentes análisis de desviaciones con
numerosos informes y las cuentas de explotación adaptándolas a
las necesidades de cada organización.
• Conseguir poder poner los objetivos previstos a los diferentes
responsables y hacer el seguimiento de una forma fácil y práctica.
• Nos permite utilizar en todos los apartados el potencial de las
tablas dinámicas en Excel como herramienta de reporting y sistema de información.

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Introducción

Esquema del modelo

CONFECCIONAR EL
PRESUPUESTO DE
INGRESOS Y GASTOS
CONFECCIÓN Y
ANÁLISIS DEL
PRESUPESTO

• CONFECCIÓN DE CUENTAS DE
EXPLOTACIÓN
OBTENER LOS
INGRESOS Y GASTOS
REALES

PRESUPUESTO
DE TESORERÍA

INGRESOS Y GASTOS
PREVISTOS

PREVISIONAL

COBROS Y PAGOS
PENDIENTES

OBTENER LOS
OBJETIVOS
PREVISTOS
FIJAR
OBJETIVOS

• CONFECCIÓN DE
INFORMES DE ANÁLISIS DE
DESVIACIONES

Y
OBTENER LOS
RESULTADOS
REALES

• CONFECCIÓN DE GRÁFICOS E
INDICADORES

• PRESUPUESTOS DE
TESORERÍA POR MESES
• EVOLUCIÓN DE COBROS Y
PAGOS POR MESES
• ANÁLISIS DE LA VIABILIDAD
FINANCIERA

• CONFECCIÓN DE INFORMES
DE DESVIACIONES
• CONFECCIÓN DE GRÁFICOS E
INDICADORES


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Contenido del libro
PARTES

CAPÍTULOS

Parte 1: Esquema
y contenido del
modelo

1. Descripción y contenido del
modelo

Parte 2:
Confección del
presupuesto de
ingresos, gastos y
de la previsión de
tesorería

3. Enunciado del caso
práctico empresa de
fabricación mediante
cuentas y centros
de coste: cálculo de
ingresos y gastos
previstos.

2. Instalación y utilización del
modelo

4. Confección del
presupuesto: ingresos,
gastos presupuestados y
reales.

CONTENIDO

Esta parte contiene de
una forma muy extensa el
desarrollo del contenido del
modelo y su funcionamiento,
así como el proceso de
instalación.
Esta parte contiene dos casos
prácticos que nos permiten
conocer de una forma muy
práctica todos los pasos
necesarios para realizar
los presupuestos de una
empresa, su seguimiento, el
control de las desviaciones,
la tesorería prevista, todo
ello sin restricciones, con
herramientas de Excel
sencillas y prácticas.

5. Análisis de desviaciones
en ingresos, en gastos
y en cuentas de
explotación.
6. Realización del
presupuesto de tesorería.
7. Caso práctico para una
empresa de transporte
mediante cuentas
contables.
Parte 3:
Confección de
presupuestos
por objetivos con
diferentes tipos de
variables

20

8. Caso práctico: confeccionar
la previsión de ingresos por
ventas y por meses según
objetivos por familias de
productos.
9. Caso práctico: confeccionar
la previsión de ingresos por
ventas y por meses según
objetivos por vendedores.

Estos dos casos prácticos
nos permiten analizar si los
objetivos de ventas se han
cumplido y nos proporcionan
las desviaciones en diferentes
tipos de informes con gráficos
e indicadores.

Introducción

Principales ventajas del modelo

 La facilidad en la introducción de los datos sigue un claro y práctico
orden, guiando al usuario paso a paso.
 El entorno en Excel nos permite adaptar los datos a cualquier otro
formato e incluso utilizar los datos para darles la forma y contenido
adaptado a nuestras necesidades.
 La rapidez en obtener los resultados permite analizarlos y tomar rápidamente decisiones.
 Permite desglosar los conceptos de ingresos y gastos para un mejor
análisis e introducción de datos mediante cuentas contables y centros
de coste.
 Se pueden generar tantas versiones como se precise y compararlas.
 Utilizar las tablas dinámicas como herramienta de análisis y obtención
de datos.
 Confeccionar un presupuesto de tesorería mensual teniendo en cuenta todas las variables, tanto los ingresos y gastos del presupuesto, las
inversiones como otros cobros y pagos, así como el tipo de impuestos
y los plazos de cobro o pago.
 Posibilidad de poner indicadores y realizar gráficos interactivos de una
forma rápida y fácil.

El modelo nos proporciona el análisis de los siguientes informes:

 Informes por cuentas a distintos niveles de las desviaciones de
ingresos y gastos en importes y en porcentajes.
 Cuentas de explotación por cuentas a distintos niveles de las
desviaciones en importes y en porcentajes.
 Informes por centros de coste y/o cuentas a distintos niveles de las
desviaciones de ingresos y gastos en importes y en porcentajes.
 Cuentas de explotación por centros de coste y/o cuentas a distintos
niveles de las desviaciones en importes y en porcentajes.


21

 Evolución mensual de ingresos y gastos presupuestados y reales.
 Presupuesto de tesorería mensual ampliado.
 Presupuesto de tesorería mensual resumido.
 Informes de análisis de desviaciones entre los objetivos previstos y los
reales alcanzados.
 Es independiente su utilización del sistema informático o programa
de gestión que tiene una empresa.

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Introducción

Principales consejos
para utilizar este libro

A continuación se van a describir para los diferentes apartados las tareas
necesarias para que usted pueda optimizar su utilización, este apartado
nos va a permitir:

Identificar las principales funcionalidades del modelo en Excel: así entenderemos cómo funcionan cada una de ellas y para qué sirven.

Conocer en que partes del libro están explicadas las principales funcionalidades

Conocer que se puede obtener en cada uno de los apartados según las
funcionalidades utilizadas.
Es necesario que usted siga de una forma estricta y metódica todos los
pasos del modelo que este libro le van guiando para cada tipo de funcionalidad: presupuesto, previsión de tesorería y seguimiento de objetivos.
Nota importante:
Es importante que el lector tenga en cuenta que este manual reproduce capturas de
pantalla del software adjunto y que el objetivo de estas reproducciones es explicar
el funcionamiento del programa y no el detalle del contenido de las ilustraciones.

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Primera funcionalidad: Confección y seguimiento del presupuesto
SECCIÓN DEL LIBRO

SECCIÓN DEL LIBRO

1.2.2
Contenido del modelo de ingresos
y gastos para realizar el
presupuesto y su seguimiento

• Confeccionar el presupuesto por meses para las cuentas
contables y por centros de coste/ingresos.

Plantilla a utilizar: 2_1_CALCULO_PR_CENTROS

• Obtener de sus sistemas contables los datos reales por
meses para conseguir la plantilla de datos reales por
importes según meses, cuentas contables y centros de
coste/ ingresos.

Plantilla a utilizar: 2_2_PLANTILLA_CUENTAS_CENTROS

• Introducir los diferentes niveles de cuentas contables de
uno a cuatro dígitos.
• Copiar en una plantilla Excel el presupuesto calculado
para realizar su seguimiento.
• Introducir la plantilla de datos reales por meses calculada
en el punto anterior en una hoja Excel para realizar el
análisis de desviaciones.
• Obtener mediante tablas dinámicas los diferentes análisis
de importes de las desviaciones por cuentas contables o
centros de coste/ingresos por meses o acumulado.

Plantilla a utilizar: 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS

• Obtener las cuentas de explotación presupuestadas y el
análisis de desviaciones a través de las tablas dinámicas
como orígenes de datos.

24

Plantilla a utilizar: 2_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS

Principales consejos para utilizar este libro

Segunda funcionalidad: Confección de las previsiones de tesorería
SECCIÓN DEL LIBRO

SECCIÓN DEL LIBRO

1.2.3

• Obtener los importes presupuestados por cuentas
contables o centros de coste/ingresos.

Contenido del modelo de cobros y
pagos para realizar el presupuesto
de tesorería

Plantilla a utilizar: 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS

• Introducir los ingresos y gastos presupuestados del
apartado anterior para obtener los cobros y pagos.
• Calcular los diferentes cobros, pagos por otros conceptos
y los pagos por inversiones.
• Obtener el presupuesto de tesorería ampliado y resumido
así como sus gráficos e indicadores correspondientes.

Plantilla a utilizar: 2_4_PR_TESORERIA_CENTROS

Tercera funcionalidad: Confección y seguimiento objetivos
SECCIÓN DEL LIBRO
1.2.4
Contenido del modelo del
presupuesto de objetivos para
realizar su seguimiento

SECCIÓN DEL LIBRO
• Introducir los objetivos previstos de las variables que se
necesitan por ejemplo: previsión de ventas por clientes,
vendedores, familias de artículos, etcétera.
• Introducir los datos reales de los objetivos anteriores para
realizar e análisis de las desviaciones.
• Obtener las desviaciones ente los objetivos previstos y
reales por periodos y acumulados.

Plantilla a utilizar: 3_1_FIJAR_OBJETIVOS


25

26

Principales consejos para utilizar este libro

Parte 1
Esquema y contenido del modelo

1
Descripción y contenido del modelo

Objetivos del capítulo

• Conocer el contenido del modelo sobre lo que nos proporciona:
los presupuestos, las cuentas de explotación, los análisis de
desviaciones, el presupuesto de tesorería previsional y poder fijar
objetivos y analizar su seguimiento.
• Permite conocer cómo estructurar modelo de ingresos y gastos
para realizar el presupuesto y su seguimiento mediante el análisis
de desviaciones con tablas dinámicas de Excel y la posibilidad
de realizar diferentes cuentas de explotación y análisis utilizando
cuentas contables y/o centros de costes e ingresos.
• Ayuda a calcular los cobros y pagos para realizar el presupuesto
de tesorería previsional permitiendo que se pueda introducir
otro tipo de pagos y cobros como son inversiones, financiación,
deudores y acreedores.
• Contiene una herramienta que nos ayuda a fijar objetivos de
ventas, de rentabilidad y cualquier otro tipo que nos permite
hacer un seguimiento entre los objetivos previstos y los reales,
mediante el análisis de desviaciones.
29

1.1 Descripción del modelo
Este modelo de análisis está compuesto por las siguientes partes:
• Una primera parte que nos permite confeccionar el presupuesto de
una empresa y el posterior análisis de desviaciones tanto de los ingresos
y gastos como de las cuentas de explotación que puede hacer el propio
usuario. Esto nos permite una flexibilidad total, ya que se pueden realizar tantos tipos de informes como se requiera, sólo depende del tiempo y esfuerzo del usuario, aunque este libro le va a facilitar toda la
ayuda necesaria para ello. Este modelo nos permite trabajar sólo con
cuentas contables o con cuentas contables y centros de coste y/o ingresos.
• La segunda parte nos permite, a partir de los datos anteriores del presupuesto de ingresos y gastos, calcular el presupuesto de tesorería teniendo en cuenta toda una serie de variables que iremos explicando a
lo largo de este libro, pero permite introducir los datos iniciales y datos
adicionales de forma manual, como pueden ser inversiones, préstamos
e impuestos.
• La tercera parte es muy importante, ya que son muchas las empresas
que necesitan controlar los objetivos de ventas por clientes, vendedores, delegaciones, zonas comerciales o familias de productos/servicios,
entonces con los diferentes excels que puede confeccionar el usuario,
le permite cada mes ir controlando si los objetivos del presupuesto se
están cumpliendo o no y tomar las medidas oportunas, también es
muy importante que con este modelo, por ejemplo, se le puede enviar
el análisis final al interesado para que pueda analizar por sí mismo
cómo se van cumpliendo o no los diferentes objetivos.

30


Esquema y contenido del modelo:
1. PRESUPUESTO DE INGRESOS
Y GASTOS

2. PRESUPUESTOS DE
TESORERÍA PREVISIONALES

• Cálculo de los ingresos y
gastos previstos por mes y año.
• Confección del esquema de
ingresos y gastos reales por
mes y año.
• Confección de cuentas de
explotación.
• Seguimiento de desviaciones
entre importes reales y
previstos.

• Importar los datos de
ingresos y gastos del
presupuesto para calcular
los cobros y pagos
previstos.
• Introducir los cobros y
pagos previstos diferentes
a ingresos y gastos.
• Obtener el presupuesto
de tesorería mensual
previsional.

3. PRESUPUESTOS: FIJAR
OBJETIVOS
• Fijar objetivos de
diferentes tipos por mes y
año.
• Realizar el seguimiento
de objetivos, analizando
las desviaciones entre los
datos reales y previstos.

Objetivos del modelo

• Nos ayuda a confeccionar de una forma estándar y disciplinada los
datos del presupuesto.
• Nos aporta herramientas para calcular los datos reales por mes de una
forma estándar sin importarnos el software de gestión que tengamos.
• Permite, de forma mensual, obtener el control de los datos presupuestados y reales mediante el análisis de desviaciones de forma mensual
y/o acumulada.
• Ayuda a confeccionar los diferentes tipos de cuentas de explotación
para realizar el análisis de desviaciones mensuales.
• Nos permite combinar datos contables con datos de la contabilidad
analítica según las necesidades de cada organización.
• Al ser en Excel, el modelo puede ser adaptado a cualquier tipo de formato de informe utilizado.
• Los datos se analizan y explotan en tablas dinámicas de Excel, lo cual
permite una mejor prestación y utilización de los mismos.
• Proporciona una previsión de tesorería mensual que el usuario puede
adaptar a sus necesidades y verificar si el presupuesto de ingresos y
gastos es coherente y razonable.
• Permite, una vez calculados los objetivos de venta u otro tipo, realizar
su seguimiento posterior mediante el análisis de desviaciones.

31

• Ayuda a confeccionar diferentes tipos de informes, gráficos e indicadores con Excel mediante la utilización de las tablas dinámicas.
• Los casos prácticos y la teoría nos ayudan a entender el proceso de
cálculo de presupuestos y su seguimiento.

1.2 Esquema del modelo
1.2.1 Contenido del modelo de forma global
En este apartado se va a describir el contenido del modelo para que el
usuario pueda conocer cómo funcionan los diferentes excels y la relación
que tienen entre ellos en cada caso o no, dependiendo de los datos que
estemos utilizando.
Esquema de archivos de plantillas en Excel:
Este apartado contiene las diferentes
partes del modelo: los datos para calcular
el presupuesto de ingresos y gastos, el
presupuesto de tesorería y el modelo de
control de objetivos.

Descripción del modelo
• Modelos en Excel
MODELOS

Descripción

1_MODELO_PRESUPUESTO_CUENTAS

Se incluye aquí el modelo para calcular el presupuesto,
el control de desviaciones y la tesorería previsional
utilizando sólo las cuentas contables.

2_MODELO_PRESUPUESTO_CENTROS

Se incluye aquí el modelo para calcular el presupuesto,
el control de desviaciones y la tesorería previsional
utilizando la combinación entre las cuentas contables
y los centros de coste.

3_MODELO_FIJAR_OBJETIVOS

Se incluye aquí el modelo para calcular las desviaciones
entre los objetivos previstos y reales.

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• Contenido de cada apartado

Modelo por cuentas contables
1_MODELO_PRESUPUESTO_CUENTAS

Esquema del modelo de presupuesto por cuentas contables y por meses:
1_1_CALCULO_PR_CUENTA

Plantilla para introducir los datos del presupuesto para
un año y por meses sólo con cuentas contables.

1_2_PLANTILLA_CUENTAS

Plantilla que permite traspasar los datos por mes del
sistema contable al Excel de control de presupuestos.

1_3_DATOS_PR_RE_CUENTA

Plantilla que permite analizar las desviaciones entre los
datos reales y previstos.

1_4_PR_TESORERIA_CUENTAS

Plantilla que permite confeccionar la tesorería prevista
en función del presupuesto.

1_5_RESULTADOS_PR_RE_CUENTAS

Plantilla que permite analizar los resultados reales y
previstos utilizando los diferentes estados financieros o
cuentas de explotación.

Modelo por cuentas contables y por centros de coste e ingresos:
2_MODELO_PRESUPUESTO_CENTROS

Esquema del modelo de presupuesto por cuentas contables y por meses:
1_1_CALCULO_PR_CENTROS

Plantilla para introducir los datos del presupuesto para un
año y por meses combinando cuentas contables y centros.

1_2_PLANTILLA_CUENTAS_CENTROS

Plantilla que permite traspasar los datos por mes del
sistema contable al Excel de control de presupuestos.

1_3_DATOS_PR_RE_CENTROS

Plantilla que permite analizar las desviaciones entre
los datos reales y previstos.

1_4_PR_TESORERIA_CENTROS

Plantilla que permite confeccionar la tesorería prevista
en función del presupuesto.

1_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS

Plantilla que permite analizar los resultados reales y
previstos utilizando los diferentes estados financieros
o cuentas de explotación.


33

Modelo para fijar objetivos:

Esta plantilla nos permite poder fijar objetivos de cifra de ventas, por
ejemplo, por clientes, vendedores o familias de productos y servicios, y
también cualquier otro tipo de objetivos monetarios o no.
• Casos prácticos
MODELOS

Descripción

CASO_PRACTICO_1_PRESUPUESTO_CENTROS

Se incluye un primer caso práctico en el que
podemos analizar el presupuesto de ingresos y
gastos, así como la previsión de tesorería para
una empresa industrial combinando cuentas con
centros de coste.

CASO_PRACTICO_2_PRESUPUESTO_CUENTAS

Se incluye un segundo caso práctico en el que
podemos analizar el presupuesto de ingresos y
gastos, así como la previsión de tesorería para
una empresa de servicios utilizando las cuentas
contables solamente.

CASO_PRACTICO_3_OBJETIVOS

Se incluye aquí el modelo para calcular las
desviaciones entre los objetivos previstos y
reales de ventas por familia de artículos.

Contenido de los casos prácticos:
CASO_PRACTICO_1_
PRESUPUESTO_
CENTROS

CASO_PRACTICO_2_
PRESUPUESTO_
CUENTAS

CASO_PRACTICO_3_
OBJETIVOS

34


• Contenido resumido de los diferentes excels

A continuación podemos observar el contenido del apartado desglosado
del modelo propuesto, todos los excels son parecidos, la principal diferencia es si trabajamos con cuentas contables y/o con centros de coste.
Por ejemplo, para la carpeta:
Plantilla

Descripción

1_1_CALCULO_PR_CUENTA

El primer excel nos permite dejar los datos del
presupuesto previamente calculados en un formato
estandar y perfectamente explotable.

1_2_PLANTILLA_CUENTAS

Esta plantilla nos permite pasar los formatos de los
balances de sumas y saldos utilizados a los formatos de
nuestro modelo por cuentas y meses siendo los gastos
negativos y los ingresos positivos.

1_3_DATOS_PR_RE_CUENTA

Esta plantilla de excel nos permite comparar los datos
entre el presupuesto y los datos reales.

1_4_PR_TESORERIA_CUENTAS

El tercer excel nos permite confeccionar el presupuesto de
tesoreria a partir de los datos anteriores, en los formatos
que necesitemos y a nuestra medida.

1_5_RESULTADOS_PR_RE_CUENTAS

Y el útlitmo excel nos permite confeccionar los estados
financieros en los formatos que necesitemos y a medida
de nuestras necesidades.

Plantilla

Descripción
Este Excel nos permite hacer previsiones entre objetivos de ventas
por diferentes tipos: vendedores, familias, zonas geográficas y
comparar con los datos reales posteriormente.

1.2.2 Contenido del modelo de ingresos y gastos para

realizar el presupuesto y su seguimiento
A continuación se va a describir el contenido y funcionamiento de cada
uno de los archivos necesarios para calcular los ingresos y gastos por meses en un formato determinado. Partiremos del modelo que combina
cuentas contables con centros de coste:


35

NOTA

ARCHIVOS DE EXCEL A DESCRIBIR

Los archivos descritos son iguales que
el modelo que funciona sólo con cuentas
contables, pero la diferencia es que se añade
el centro de coste o ingreso como variable
adicional.

• Descripción del archivo Excel: 2_1_CALCULO_PR_CENTROS

Este archivo sólo tiene dos etiquetas, y nos permite introducir los datos
del presupuesto calculados previamente y verificar los datos.

‑ PRESUPUESTO_MES, esta etiqueta debe contener los siguientes
datos:
Nombre del
campo

Explicación

Propiedades del campo

No_Cta

Número de la cuenta que se esté utilizando

Mejor que sea formato numérico, sin
puntos siempre

Nombre_Cta

Nombre de la cuenta que se esté utilizando

Texto

C_Centro

Código del centro de coste que se esté
utilizando

Texto o número depende de cada
empresa. Puede ser alfanumérico

1

Importes en el mes correspondiente

Numérico

2


Numérico

3


Numérico

4


Numérico

5


Numérico

6


Numérico

7


Numérico

8


Numérico

9


Numérico

10


Numérico

11


Numérico

12


Numérico

Suma total de los importes para los 12 meses

Numérico

Total

36


Ejemplo:

Notas a tener en cuenta:
• Esta hoja/etiqueta sólo debe ser rellenada con datos desde A2..O1001,
es decir, soporta mil cuentas e importes para cada fila, y por doce meses.
• Las cuentas de gastos pueden ser negativas o positivas, y las de ingreso
también. Nosotros vamos a considerar que los ingresos son positivos y
los gastos negativos, es la forma convencional de trabajar y es la que
utilizaremos en el modelo y en los casos prácticos.
Ejemplo:

− CONTROL, esta etiqueta nos permite verificar los datos utilizados y
comprobar el resultado.


37

• Descripción del archivo Excel: 2_2_PLANTILLA_CUENTAS_CENTROS

Este archivo tiene diferentes etiquetas, y nos permiten introducir los datos de nuestro sistema contable mediante un balance de sumas y saldos
calculados para obtener los datos reales en el formato adecuado para ser
comparados con los importes presupuestados. A continuación vamos a
describir su contenido y funcionamiento. Es una plantilla de ayuda al
usuario, pero lo puede obtener de cualquier otra forma.

Las pestañas 1 a 12 nos indican los meses que debemos utilizar para introducir los datos. Cada pestaña tiene este contenido:

Como puede observarse, la información se obtiene de la siguiente forma:
ingresos en negativo y gastos en positivo, ya que se obtiene de los diferentes programas de contabilidad, entonces el modelo, de forma automática, hará los cambios correspondientes.
La siguiente pestaña/etiqueta IMPORTES_REALES es una tabla dinámica, por tanto, cualquier actualización de datos introducidos se debe
hacer mediante la actualización de la tabla dinámica tal como explicamos
a continuación:
Nos situamos sobre la tabla dinámica:

38


Mediante el botón derecho pulsado sobre él hacemos actualizar y nos
salen los nuevos datos:

Y nos añade otro importe en el mes 2, como se puede observar:

Por último, la pestaña/etiqueta de CONTROL nos permite, como siempre, analizar los resultados obtenidos de los registros contables que vamos
introduciendo en esta plantilla de excel:


39

De forma resumida tenemos:
2_2_PLANTILLA_CUENTAS_CENTROS: nos permite poner
los datos de nuestro sistema contable en un formato adecuado
para ser analizado. El proceso es el siguiente:
Actualizar la tabla
dinámica y obtener
los datos sumados
por meses en la
pestaña: IMPORTES_
REALES



Introducir
los datos de
los balances
de sumas y
saldos por mes,
pestañas 1 a 12



Revisar que los
resultados son los
adecuados según
nuestros registros
contables:
CONTROL

Muy importante: esta plantilla nos permite actualizar los datos ante cambios en nuestros registros contables en cualquier momento.
• Descripción del archivo Excel: 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS

Este archivo tiene diferentes etiquetas, y nos permite introducir los datos
del presupuesto calculados previamente y los datos reales de cada mes. A
continuación vamos a describir su contenido y funcionamiento.

Descripción de las etiquetas:
NOMBRE DE ETIQUETA O PESTAÑA

DESCRIPCIÓN

DATOS

Datos identificativos de la empresa y el período.

Etiquetas: 1D, 2D, 3D y 4D

Se corresponde con los dígitos de las cuentas
contables establecidas por el usuario, se facilitan unas
de ejemplo pero se pueden cambiar y adaptar.

CENTROS

Numero o código del centro que se introduce y nombre
del mismo.

PR

Datos del presupuesto introducido por importes y
meses.

RE

Datos reales introducidos por importes y meses.

TD1, TD2, TD3, TD4...

Ejemplos de tablas dinámicas para verificar los datos.

40


- Descripción de etiqueta DATOS:
Aquí podemos introducir los datos iniciales para identificar en qué versión, empresa o año estamos actuando.

- Descripción de etiquetas de cuentas de uno a cuatro dígitos:

Etiqueta de un dígito:
1D

1_Dígito

Control

Número del dígito
correspondiente,
en este caso de un
digito. Este campo es
numérico.

Descripción del
grupo según el dígito
correspondiente. Campo de
tipo texto

Control de celda protegida, nos avisa si
ponemos un digito inferior al siguiente.

Ejemplo del campo control:
Situación correcta:


41

Situación incorrecta:
Cuando detecta que el campo de
la celda A4 con valor 8 es superior
al de la celda A5 con valor 7 nos
avisa con este mensaje: «Atención,
número inferior», entonces se
debe arreglar, porque si no nos da
errores en el modelo.

Situación incorrecta:

Tampoco se deben repetir valores
en las columnas numéricas, si no
nos dará también errores cuando
se analice el modelo en los textos
de las cuentas.

La etiqueta 1D tiene sólo 20 filas para ser utilizadas.
En cada columna se indica, mediante la opción de comentarios de celda
de Excel, qué es cada campo y qué características tiene.
Etiqueta de dos dígitos:
Esta etiqueta funciona igual que la del grupo de un dígito, pero incluye
el subgrupo de cuentas de dos dígitos.

Esta etiqueta 2D dispone de 150 filas.

42


Etiqueta de tres dígitos:
el subgrupo de cuentas de tres dígitos.

Etiqueta de cuatro dígitos:
el subgrupo de cuentas de cuatro dígitos.

Nota: si le sale este mensaje al cambiar de pestaña sólo le sirve de recordatorio recomendando que evite el cortar y pegar, ya que puede generar un error
en los cálculos cuando tenemos fórmulas vinculadas.


43

- Descripción de etiquetas de centros de coste o ingreso:
CENTROS

C_Centro
Número del dígito
correspondiente. Este campo es
numérico o alfanumérico, pero
es recomendable que tenga un
determinado orden.

Centro_Nombre
Descripción del centro
correspondiente, campo
de tipo texto.

Control
Control de celda protegida. Nos
avisa si ponemos un digito inferior
al siguiente, sólo si el campo es
numérico, si no lo es nos avisa de
que no es un valor, pero no tiene
efectos prácticos en los cálculos.

Situación normal en que son campos numéricos:

Dos ejemplos de campos de código centro que no son numéricos, son
otras opciones pero se debe tener en cuenta luego en los cálculos:

44


- Descripción de etiquetas de los datos presupuestados:
PR

Esta etiqueta debe contener los siguientes datos:
Nombre del campo

Explicación

Propiedades del Campo

Versión

El número de versión introducido
anteriormente

Puede ser numérico y
alfanumérico

Empresa

Nombre de la empresa abreviado

Campo texto

Año

Año en el que estamos haciendo el
análisis

Importes numéricos

No_Cta

Número de la cuenta que se esté
utilizando

Mejor que sea formato numérico,
sin puntos siempre

Nombre_Cta

Nombre de la cuenta que se esté
utilizando

Texto

C_Centro

utilizando

Texto o número, depende de
cada empresa. Puede ser
alfanumérico

Meses de 1 a 12


Importes numéricos

- Descripción de etiquetas de datos reales:
RE

Esta etiqueta debe contener los siguientes datos:
Nombre del campo

Explicación

Propiedades del Campo

Versión

Estos campos vendrán automatizados de
la etiqueta PR

Puede ser numérico y
alfanumérico

Empresa

la etiqueta PR

Campo texto

Año

la etiqueta PR

Importes numéricos

No_Cta

Número de la cuenta que se esté
utilizando

Mejor que sea formato
numérico, sin puntos siempre

Nombre_Cta

Nombre de la cuenta que se esté
utilizando

Texto

C_Centro

utilizando

Texto o número, depende de cada
empresa. Puede ser alfanumérico

Meses de 1 a 12


Importes numéricos


45

Tanto las etiquetas PR como RE son datos. Los primeros ya calculados,
y los segundos que debemos actualizar cada mes, ya que pueden variar.
Para una mejor comprensión del modelo ponemos un esquema
para que se entienda cómo llegan los datos a estas dos pestañas:
ORIGEN

DESTINO

2_1_CALCULO_PR_
CENTROS
Desde la pestaña o etiqueta:
PRESUPUESTO_MES



Se copia o vincula a la pestaña o
etiqueta:
PR



Se copia o vincula a la pestaña o
etiqueta:
RE

2_2_PLANTILLA_CUENTAS_
CENTROS
Desde la pestaña o etiqueta:
IMPORTES_REALES

- Descripción de etiquetas de ejemplos de tablas dinámicas:
Estas etiquetas contienen los ejemplos que permiten verificar los datos,
pero el usuario puede confeccionar tantos ejemplos como necesite con
las funciones de las tablas dinámicas.
Etiquetas

Descripción

TD1

Comparativo de datos presupuestados y reales por cuentas contables

TD2

Comparativo de datos presupuestados y reales por centros acumulado

TD3

Evolución de datos presupuestados por meses

TD4

Evolución de datos reales por meses

TD5

Evolución de desviaciones cuentas nivel 3

TD6

Evolución de desviaciones cuentas a máximo nivel

TD7

Evolución de desviaciones por centros a máximo nivel

• Descripción del archivo Excel: 2_5_RESULTADOS_PR_RE_CENTROS

Estas etiquetas contienen los ejemplos que permiten conocer el potencial de esta herramienta, pero el usuario puede confeccionar tantos ejemplos de cuentas como necesite con las funciones de las tablas dinámicas.
46


Etiquetas

Descripción

TD1

Ejemplo de cuenta de explotación por cuentas contables, en % de las ventas, en importes y porcentajes

TD2

Ejemplo de cuenta de explotación por centros, en % de las ventas, en importes y porcentajes

En TD1, por ejemplo: a través de la vinculación entre las tablas dinámicas y
las fórmulas de Excel podemos confeccionar una cuenta de explotación por
cuentas contables de nivel 3 que permita hacer el análisis de desviaciones:

En TD2, por ejemplo: a través de la vinculación entre las tablas dinámicas
y las fórmulas de Excel podemos confeccionar una cuenta de explotación por centros de coste que permita hacer el análisis de desviaciones:

MUY IMPORTANTE: CADA USUARIO PUEDE HACER LOS DIFERENTES INFORMES VINCULANDO LOS
DATOS DE LAS TABLAS DINÁMICAS CON LAS FÓRMULAS DE EXCEL, AQUÍ SÓLO PONEMOS UNOS
EJEMPLOS MUY CONCRETOS.


47

1.2.3 Contenido del modelo de cobros y pagos para realizar

el presupuesto de tesorería
Este excel 2_4_PR_TESORERIA_CENTROS nos va a proporcionar
un presupuesto de tesorería.

Descripción de las diferentes pestañas:
PESTAÑAS DE EXCEL

DESCRIPCIÓN

DATOS1

Aquí se introducen los datos necesarios para gestionar los pagos y cobros de la
tesorería.

DATOS2

Aquí se introducen los datos necesarios para gestionar las cuentas de pagos y
cobros nuevas.

PR_INGRES

Se importan o vinculan sólo los ingresos del presupuesto.

PR_GASTO

Se importan o vinculan sólo los gastos del presupuesto.

IN_cobro

Introducción de tipos de IVA y plazos de cobro según el tipo de cuenta de ingresos.

GT_pago

Introducción de tipos de IVA, IRPF y plazos de cobro según el tipo de cuenta de gastos.

OTROS_COBROS

Posibilidad de introducir otros cobros de forma manual.

OTROS_PAGOS

Posibilidad de introducir otros pagos de forma manual.

INVERSIONES

Pagos de inversiones por adquisición de inmovilizado u otro tipo.

PT_1

Obtención de un primer listado de cobros y pagos desglosado en tablas dinámicas.

PT_2

Obtención de una primera lista de cobros y pagos desglosado en tablas dinámicas.

CONTROL_IVA

Permita analizar los saldos de IVA por si hay que efectuar algún ajuste al
compensar el IVA.

A continuación se van a explicar las diferentes pestañas o etiquetas.
• DATOS1

En primer lugar podemos poner el número de versión, nombre de la
empresa abreviado y el año:

48


En segundo lugar los datos necesarios para que el modelo haga cálculos
e informes de la tesorería:

Sólo se pueden poner los datos en blanco. Estos campos permiten obtener los pagos por impuestos o, en el caso de impuestos a cobrar o compensar, hacer los oportunos ajustes.
En tercer lugar, debemos crear tantos conceptos de ingresos y gastos
o de cobros y pagos como tipos de agrupaciones queramos, siempre
restringidos a la lógica de que sean lo más resumidos posibles. En los
siguientes apartados se explicará su utilización.


49

• DATOS2

En este apartado se crean las cuentas de todos aquellos conceptos que no
provienen de los ingresos y gastos del presupuesto, es decir, los que el
usuario introduce de forma manual en los apartados correspondientes.
Los números de cuentas deben tener el mismos número de dígitos que
las cuentas de ingresos y gastos.

Es importante respetar el número de dígitos en las cuentas contables.
• PR_INGRES

Aquí se copian o vinculan las cuentas e importes por meses de ingresos
que tenemos en el archivo de 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS, pestaña de PR:

• PR_GASTOS

Aquí se copian o vinculan las cuentas e importes por meses de gastos que tenemos en el archivo de 2_3_DATOS_PR_RE_CENTROS, pestaña de PR:

NOTA: SI SE COPIAN O VINCULAN LOS DATOS TENGA PRESENTE QUE NO TODOS LOS CONCEPTOS
DE INGRESOS Y GASTOS SON AL FINAL COBRABLES O PAGABLES. EN LOS APARTADOS SIGUIENTES
EXPLICAREMOS ESTO DE UNA FORMA MÁS AMPLIADA.

50


• IN_cobro

En esta pestaña vamos a informar para cada tipo de cuenta de ingresos el
tipo de IVA, el tipo de IRPF y el plazo de pago de los impuestos, mensual o trimestral.

Origen_Cobros
IVA
Plazo
C_Centro
No_Cta
Nombre_Cta

Nos indica el origen el cobro de forma automática
Indicar si la cuenta lleva un IVA incorporado.
Indicar si queremos realizar los pagos de impuestos de forma trimestral o
mensual según el tipo de cuenta.
Nos indica el centro de forma automática.
Nos indica el número de cuenta de forma automática.
Nos indica el nombre de la cuenta de forma automática.

Campos para especificar los plazos de cobro:

En este caso cada C1 … C12, nos permite indicar el plazo al que podemos cobrar según el concepto de origen.Veamos algunos ejemplos:
Si C2 es el 100% quiere decir que si el ingreso se produce el mes de junio
el cobro con IVA será el mes de julio, es decir, a 30 días.
Si queremos pagar a 60 días, entonces C3=100%, y si queremos pagar a
90 días del mes inicial del ingreso o cobro sería así: C4=100%
Es muy importante entender que de C1 a C12 son los periodos donde
empiezan a contar las formas de cobro o pago que pongamos.

51

Para pagos fraccionados debemos utilizar las fórmulas de la siguiente forma:
Si C1=50% y C2=50%, quiere decir que si el ingreso se produce el mes
de junio, el cobro con IVA será el mes de julio el 50% y el otro 50% en
agosto.
Si C1=25%, C2=25%, C3=25% y C4=25%, quiere decir que si el ingreso se produce el mes de junio, el cobro con IVA será un 25% desde el mes
de junio hasta septiembre, es decir, dividimos el cobro en 4 partes.
Observemos estos dos casos: en el primero, si no llegamos al 100% nos lo
indica el modelo, y si nos pasamos del 100% nos indica error:

Quiere decir que hay que tener en cuenta esta situación y subsanarla.
• GT_pago

En esta pestaña vamos a informar para cada tipo de cuenta de gastos el
tipo de IVA, el tipo de IRPF y el plazo de cobro de los impuestos, mensual o trimestral.

Su funcionamiento es exactamente igual que la anterior opción de ingreso/cobros, pero hace falta tener en cuenta las siguientes particularidades:
Hay conceptos que no son pagos e incluso tampoco son cobros.Veamos
algunos ejemplos:
− Dotaciones de amortizaciones.
− Variaciones de existencias
− Dotaciones de provisiones
Etcétera.
52


Es decir, todo aquellos que no genera movimientos monetarios en una
organización de entradas o salidas en cuentas de tesorería no se debe
considerar en el presupuesto de tesorería.
En este caso, por ejemplo, debemos poner un porcentaje del 0%:
Muy importante: los impuestos a nivel de IVA e IRPF pueden ser mensuales o trimestrales. Su pago siempre es en el período siguiente. Para ello
tenemos que:
Plazo

SI SE DEJA EN BLANCO POR DEFECTO EL PAGO ES AL MES SIGUIENTE

Plazo

T

SI PONEMOS LA T ENTONCES ES EL TRIMESTRE SIGUIENTE CONTANDO LOS PLAZOS
INICIALES

• OTROS_COBROS

En este apartado podemos introducir los diferentes tipos de cobro o ajustes a realizar de forma manual, así se compone de los siguientes campos:
DATOS

DESCRIPCIÓN

Origen

Seleccionar el dato de origen que nos permita identificar el cobro o pago.

No_Cta

Seleccionar el número de cuenta de origen.

Nombre_Cta

Seleccionar el nombre de la cuenta de origen.

1
2

Introducir el importe en el mes o en los meses que correspondan.

3


4


5


6


7


8


9


10


11


12
Total


Fórmula que totaliza la suma de importes por meses para comparar.


53

Ejemplo de cobros:

NOTA: RECORDAR QUE LOS COBROS SE INTRODUCEN EN VALORES POSITIVOS.

• OTROS_PAGOS

En este apartado podemos introducir los diferentes tipos de pagos o ajustes a realizar de forma manual. Se compone de los mismos campos que el
apartado anterior.Veamos un ejemplo a continuación:

NOTA: RECORDAR QUE LOS PAGOS SE INTRODUCEN EN VALORES NEGATIVOS.

• INVERSIONES

En este apartado podemos introducir los diferentes tipos de pagos por inversiones a realizar de forma manual. Se compone de los siguientes campos:
DATOS

DESCRIPCIÓN

Origen

Seleccionar el dato de origen que nos permita identificar el cobro o pago.

IVA

Introducir el IVA para que nos calcule el importe correspondiente de forma automática.

Plazo

Determinar si el IVA es mensual –se deja vacío– o trimestral –se pone una T.

No_Cta

Seleccionar el número de cuenta de origen.

Nombre_Cta

Seleccionar el nombre de la cuenta de origen.

1
2


3

54




4
5


6


7


8


9


10


11


12
Total


Fórmula que totaliza la suma de importes por meses para comparar.

Veamos un ejemplo a continuación:

NOTA: LAS INVERSIONES SE INTRODUCEN EN VALORES NEGATIVOS.

• PT1

Esta pestaña contiene el presupuesto de tesorería desglosado al máximo
detalle. En él se pueden comprobar los datos y los saldos finales. Como se
puede observar, su funcionamiento es muy sencillo. Al inicio nos encontramos con los saldos iniciales de cada período que acumula el saldo anterior con el saldo del período actual.


55

• PT2

Esta pestaña contiene el presupuesto de tesorería resumido. En él se pueden
analizar los datos y los saldos finales. Como se puede observar, su funcionamiento es muy sencillo. Al inicio nos encontramos con los saldos iniciales de
cada período que acumula el saldo anterior con el saldo del período actual.

• CONTROL_IVA

Este apartado nos sirve sólo para verificar que si tenemos en un período
un saldo positivo hay que ponerlo de forma manual como un pago en el
período en que estamos y como un cobro en el siguiente.
Ejemplo de control de IVA:

RECUERDE QUE EL IVA SOPORTADO SI NO SE CONSIDERA UN COBRO A DEVOLVER SE DEBE AJUSTAR
MANUALMENTE.

56


Nota: para actualizar los datos en PT_1, PT_2 y en CONTROL_IVA, se debe realizar estando situado el
cursor sobre la tabla dinámica y con el botón derecho del ratón pulsar sobre actualizar.

1.2.4 Contenido del modelo del presupuesto de objetivos

para realizar su seguimiento
En este apartado:

3_1_FIJAR_OBJETIVOS

3_FIJAR_OBJETIVOS es la plantilla de Excel que nos permite poner
objetivos previos y hacer su posterior seguimiento:

APARTADOS
DATOS

DESCRIPCIÓN
Nos permite introducir los datos iniciales del modelo.

PR

Permite poner los objetivos previstos o presupuestados.

RE

Permite copiar los datos reales para hacer los comparativos.

TD1

Análisis de las desviaciones.

TD2

Evolución de datos presupuestados por meses.

TD3

Evolución de datos reales por meses.


57

• DATOS

Introducir los datos iniciales: el nombre del análisis, la versión, nombre de
la empresa y el año.

• PR

Aquí se deben introducir los datos de los objetivos previstos por meses,
pueden ser, por ejemplo, ventas por vendedor, por familia o por clientes.

• RE

Aquí se deben introducir los datos de los objetivos conseguidos por meses, pueden ser, por ejemplo, ventas por vendedor, por familia o por clientes.

58


• TD_1

Aquí tenemos un ejemplo de objetivos de ventas por familia que compara
los datos entre los objetivos reales y los previstos, así como sus desviaciones.

• TD_2 y TD_3

Presentan la evolución por meses de los objetivos previos fijados y los
datos reales.

Nota: para actualizar los datos en TD_1, TD_2, TD_3, se debe realizar estando situado el cursor sobre
la tabla dinámica y con el botón derecho del ratón pulsar sobre actualizar.


59

60


2
Instalación y sistema de utilización
del modelo


• Conocer el contenido del software y las condiciones de uso.
• Conocer cómo se instala el software y los diferentes tipos de
datos.
• Obtener una visión general del contenido y relaciones entre los
diferentes tipos de datos del modelo.

61

2.1 Instrucciones de instalación del modelo
Este modelo viene definido en formato Excel (hay dos modelos uno para
Excel 2003 y otro para Excel 2007-10), que permite una mayor flexibilidad a la hora de trabajar, ya que nos permite adaptar los informes a
nuestras necesidades. Adicionalmente se deben actualizar los diferentes
datos con la herramienta de Excel de tablas dinámicas.
Este modelo que vamos a describir y utilizar está basado en Excel 2003
como punto de partida, pero puede ser utilizado por versiones de Excel 2007
y 2010. El modelo está sostenido por los cálculos, que se actualizan cuando actualizamos las tablas dinámicas, herramienta que está incorporada
en todas las versiones de Excel 2003 y posteriores. Se explicará a lo largo
de este libro qué función cumplen para calcular y actualizar los datos.
Para la instalación se debe acceder al CD que se adjunta en el libro y copiar
el directorio en el disco C: de su ordenador, donde se desee utilizar. Elegir
antes la versión a utilizar.
El contenido del modelo es el siguiente:

Los archivos Excel aquí utilizados tienen las siguientes características:
− Se pueden utilizar en cualquier ordenador, pero deben tener instalada
una versión de Excel 2003 o superior.
− Cómo son archivos Excel poseen todas las características de este software y se pueden utilizar en cada uno de los ejemplos que se pretenda
realizar, pero partiendo siempre de la plantilla original.
− Es importante siempre realizar una copia de la información original y
trabajar con ella, ya que así, ante cualquier contingencia o problema, siempre se puede volver a la situación anterior o realizar de nuevo los cálculos.
− Se pueden realizar tantos presupuestos como se requiera, pero siempre
teniendo en cuenta las características del modelo y del propio Excel
como hoja de cálculo.
62

Instalación y sistemas de utilización del modelo

− Se pueden relacionar datos calculados en otro archivo de Excel con los
datos de Excel del presupuesto, pero siempre respetando los formatos
iniciales.
− Se deben respetar las formas de trabajo que hay en cada una de las
hojas del modelo.
− En cuanto al sistema de impresión de los datos, se debe de utilizar el
que lleva incorporado el Excel.
− El modelo está diseñado para poder actualizar los cálculos mediante la
herramienta de tabla dinámica, que debe estar instalada de origen en
su versión Excel 2003 o posterior; es una herramienta de serie y gratuita en Excel 2003 y versiones superiores.
– No modificar NUNCA los nombre de las etiquetas o pestañas de cada
archivo Excel.
− A continuación se detallan las condiciones de uso:
El usuario de este libro realizado con Excel® puede usarlo y modificarlo*
como desee para su uso personal o profesional, pero no puede distribuir
copias, comerciar con él, usarlo para crear productos destinados a la venta u otorgarse su autoría total o parcial sin el permiso previo y por escrito del autor o de la editorial. *Todas las hojas VISIBLES son modificables según los campos establecidos para ello, y las hojas ocultas no son
modificables.
Este producto es una plantilla de Excel para realizar los presupuestos correspondientes. Una plantilla es una estructura creada para facilitar los
cálculos al usuario; sus resultados o formas de cálculo no deben considerarse correctos en todos los países y circunstancias. Es el propio usuario
quien debe incluir adecuadamente los datos y contenidos adecuados, revisar que los cálculos y operaciones sean correctos y disponer de los conocimientos técnicos y las informaciones para hacer el presupuesto. Al
adquirir una plantilla en Excel, únicamente se está abonando el tiempo y
el conocimiento que el autor ha invertido en la creación de la plantilla tal
y como le es entregada, no se adquiere ningún derecho a asesoramiento
o asistencia en la elaboración del presupuesto ni para la adaptación de la
plantilla a las necesidades específicas del usuario o de la legislación del
* Ni el autor ni la editorial se hacen responsables de la manipulación del modelo aquí entregado
y descrito en el libro.


63

país. Las condiciones y funcionamiento están aceptadas por el usuario
antes de la compra, y una vez adquiera el software y el libro tendrá derecho al uso.
Este fichero Excel® ha sido guardado con la versión 2003 para Windows,
pero puede ser utilizado en el resto de versiones. Excel® es una marca
registrada propiedad de Microsoft Corporation. Este producto se entrega
de forma que se puede utilizar sólo lo que tiene accesible el usuario*, por
esta razón el editor y el autor no se hacen responsables de su idoneidad y
perfecto funcionamiento en cualquier circunstancia.

2.2 Forma de utilizar el modelo
A continuación, de forma esquemática, vamos a explicar el funcionamiento del modelo y las diferentes relaciones. En primer lugar se describe el contenido:
El directorio principal contiene las plantillas de trabajo y los casos prácticos:

Relaciones entre modelos que funcionan sólo entre cuentas:

* Ni el autor ni la editorial se hacen responsables de la manipulación del modelo aquí entregado
y descrito en el libro.

64


Relaciones entre archivos de Excel y pestañas:
ARCHIVO
PESTAÑA

PRESUPUESTO_MES

PR

IMPORTE_REAL

RE

ARCHIVO
PESTAÑA
ARCHIVO
PESTAÑA

TD1

ARCHIVO
PESTAÑA

TD1

En el caso de que se trabaje con centros de coste y cuentas, es el mismo
proceso anterior:

Para los objetivos es mucho más sencillo, ya que sólo existe un Excel que
incorpora los datos previstos y los reales:

Y para los casos prácticos tenemos el mismo esquema:


65

66


Parte 2
Confección del presupuesto
de ingresos, gastos y de la previsión
de tesorería

3
Enunciado del caso práctico de una
empresa de fabricación mediante cuentas
y centros de coste: cálculo de ingresos y
gastos previstos

• Conocer cómo obtener los datos necesarios para realizar los
diferentes tipos de presupuestos operativos para cada área de
responsabilidad o responsable.
• Obtener una visión sobre cómo los datos deben ser calculados
previamente para obtener el presupuesto de ingresos y gastos, para
ser presentados en un formato estándar por meses.

69

3.1 Actividad y descripción de la empresa
La empresa PAMO, S.A. (en adelante PAMO) es una de las mayores organizaciones del sector alimentario en la Península Ibérica. Para este caso
práctico se va utilizar una empresa que fabrica tres tipos de pan: pan de
molde normal, pan tostado (normal e integral) y pan de molde integral.
Con toda su estructura permite hacer llegar cada día a sus clientes sus
productos frescos, tiernos y deliciosos. Gracias a esta gran aceptación por
parte del público, los productos se han consolidado como líderes de mercado en las diferentes categorías. La empresa utiliza la última tecnología
para fabricar sus productos, de forma que la calidad satisfaga las expectativas de sus clientes.
PAMO ha realizado siempre una apuesta firme por la innovación y la
calidad de sus productos. Por ello, un importante equipo de profesionales
altamente cualificados trabaja permanentemente en los Centros de Investigación y Desarrollo (I+D). Allí mejoran constantemente la calidad de
los productos y desarrollan otros nuevos que se adapten a las necesidades
cambiantes del consumidor.
Podemos decir, pues, que el éxito de esta compañía reside en su equipo
humano: en todas esas personas que con su esfuerzo e interés consiguen
que PAMO sea un líder del sector en ventas y, lo más importante, líder
en confianza. La gente de PAMO es imprescindible para que todos nuestros clientes y consumidores reciban la mejor calidad y el máximo servicio. Por ello contratamos a los mejores profesionales y prestamos la máxima atención a su formación, seguridad, condiciones de trabajo y
desarrollo profesional. En PAMO estamos orgullosos de tener a las mejores personas del sector entre nosotros. A continuación se desglosan los
ingresos y gastos para el año 2011, que nos deben servir para calcular el
presupuesto para el año 2011.

70

Enunciado del caso práctico de una empresa de fabricación...

• Organigrama
Cuadro 3.1: organigrama funcional

Dirección
general

Dirección
comercial

Dirección
de fábrica

Dirección
de almacén
y logística

Dirección
de administración
y finanzas

• Descripción de funciones:

− Dirección general: coordina y gestiona todas las áreas de la empresa en
cuanto a la toma de decisiones y consecución de objetivos, así como la
planificación estratégica.
− Dirección comercial: coordina y gestiona todas acciones comerciales
de la fuerza de ventas, la relación con los clientes y los objetivos comerciales.
− Dirección de fábrica: coordina y gestiona todos los procesos de fabricación, incluyendo la gestión de la calidad.
− Dirección de almacén y logística: coordina y gestiona todos los procesos de recepción, entrega y almacenaje de las materias primas y de los
productos terminados.
− Dirección de administración y finanzas: coordina y gestiona la parte
administrativa y financiera, así como el control de gestión.


71

• Centros de coste e ingresos

Los centros de coste e ingresos utilizados en la empresa son los siguientes:
Cuadro 3.2: centros de coste e ingresos

TIPO DE CENTROS

COD_CENTRO

CENTROS

1_Ingresos

1000

Ventas

2_Costes directos

2000

Compras

2_Costes directos

3000

Directos de fabricación

3_Indirectos de fábrica

4100

Departamento de producción


4200

Logística


4900

Servicios generales fábrica

4_Comerciales

5000

Comercial

5_Estructura

6100

Administración

5_Estructura

6200

Dirección

5_Estructura

6900

Servicios generales de estructura

6_Financiero

7000

Financieros

En el siguiente cuadro se explica la relación y dependencia existente entre los centros de coste e ingreso y las diferentes áreas o departamentos
de la empresa.
Cuadro 3.3: relación entre centros de coste e ingreso y áreas o departamentos

Dirección
Ventas

Comercial

Fábrica

Almacén

Administración

X

Compras

X

Gastos auxiliares

X

Gastos de fabricación

X

Comerciales

X

Estructura
Personal

X
X

X

X

X

Financieros
Amortizaciones

72

X
X

X

X

X

X

X


A continuación también exponemos el plan de cuentas donde se utilizarán los conceptos de ingresos y gastos utilizados en el caso práctico:
Cuadro 3.4: código y descripción de cuentas contables
Código de la cuenta

Nombre de la cuenta

6000000

Materias primas A

6000001

Materias primas B

6000002

Materias primas C

6000003

Materias primas D

6000004

Materias primas E

6020000

Gas oil hornos

6020001

Lubricantes y aceites

6020002

Cajas de cartón

6020003

Celofán

6100000

Variación de existencias

6210000

Alquileres

6220000

Reparaciones y conservación

6230000

Servicios de profesionales

6240000

Transporte de ventas

6250000

Seguros

6270001

Catálogos

6270002

Envío de muestras

6270003

Ferias y exposiciones

6270004

Mailings y anuncios

6280000

Electricidad

6280001

Agua

6280002

Gas

6280003

Combustibles

6280004

Suministros

6290000

Comunicaciones

6290001

Material de oficina


73

Código de la cuenta

Nombre de la cuenta

6290002

Varios

6290003

Mensajeros

6310000

Tributos

6400000

Sueldos y salarios

6420000

Seguros sociales

6690000

Financieros

6820000

Dotación amortizaciones

6940000

Provisión insolvencias

7000000

Pan de molde normal

7000001

Pan tostado

7000003

Pan de molde integral

3.2 Cálculo de los ingresos
• Previsión de las ventas

La previsión de ventas por familia de productos anual es la siguiente:
Cuadro 3.5: previsión de ventas anual
Familia de
productos

Año
actual

Aumento de
ventas previsto

1.755.576

11%

1.950.000

Pan tostado

239.101

21%

290.000

11%

Pan de molde
integral

291.331

27%

370.000

14%

2.610.000

100%

Pan de molde
normal

Total

2.286.008

Ventas
previstas

% sobre el total
75%

En este caso la previsión de ventas se calcula previamente y se llega a la
conclusión de aplicar unos porcentajes respecto a los valores del año anterior.

74


• Estacionalidad de las ventas

Un paso decisivo para poder calcular las ventas mensuales es fijar la
estacionalidad por meses de las ventas. En nuestro caso esta estacionalidad es proporcional a todos los productos por igual, pero se puede dar
el caso de que la estacionalidad sea en función de los tipos de productos
que se vendan, y entonces se deberá calcular una para cada tipo de producto.
Cuadro 3.6: estacionalidad de las ventas

Mes

%

Enero

6%

Febrero

9%

Marzo

10%

Abril

9%

Mayo

7%

Junio

9%

Julio

8%

Agosto

7%

Septiembre

8%

Octubre

10%

Noviembre

9%

Diciembre

8%
Total

100%

• Previsión de ventas por mes

En este apartado calculamos, para cada tipo de producto, las previsiones
de ventas mensuales que nos permiten según la estacionalidad y el porcentaje de ventas sobre el total para cada familia.


75

76


8%

8

7%

9

8%

10%

10

9%

11

8%

12

33.300

26.100
37.000

29.000
33.300

26.100
25.900

20.300
33.300

26.100
29.600

23.200
25.900

20.300
29.600

23.200

37.000

29.000

33.300

26.100

29.600

23.200

156.600 234.900 261.000 234.900 182.700 234.900 208.800 182.700 208.800 261.000 234.900 208.800

9%

7

Total

7%

6

22.200

9%

5

Pan de molde
integral

10%

4

17.400

9%

3

Pan tostado

6%

2

117.000 175.500 195.000 175.500 136.500 175.500 156.000 136.500 156.000 195.000 175.500 156.000

1

Pan de molde
normal

Estacionalidad
mensual

Mes

Cuadro 3.7: previsión de ventas por mes

2.610.000

370.000

290.000

1.950.000

100%

Total

Ejemplo de cálculo para el mes de enero:
Cuadro 3.8: ejemplo de previsión de ventas para el mes de enero

Ventas
previstas
totales
Pan de molde
normal

% de
estacionalidad
mes de enero

Ventas previstas
mes de enero

% sobre el
total

1.950.000

6%

117.000

75%

Pan tostado

290.000

6%

17.400

11%

Pan de molde
integral

370.000

6%

22.200

14%

156.600

100%

Total

2.610.000

3.3 Cálculo de los gastos
A continuación se van a calcular los importes por mes de los diferentes
tipos de gastos para incluirlos en el presupuesto.
• Previsión de compras y variación de stocks

La previsión de compras y la variación de stocks se calcula según un %
sobre las ventas de cada período.
Cuadro 3.9: resumen de la previsión de compras y las variaciones de stocks.

PREVISIÓN
Ventas previstas

2.610.000

Ventas previstas

% Compras s/ventas

23%

Porcentaje total de las compras sobre las ventas

% Variación stocks s/
ventas

-6%

Porcentaje total de la variación de los stocks sobre
las ventas


77

• Previsión de compras anual según un % sobre las ventas:

Cuadro 3.10: resumen del porcentaje de las compras sobre las ventas para
su posterior cálculo.
% compras sobre
ventas

Importe

Ventas

2.610.000

Materias primas A

265.847

10,2%

Materias primas B

46.184

1,8%

Materias primas C

83.068

3,2%

Materias primas D

127.225

4,9%

Materias primas E

77.977

3,0%

600.300

23,0%

Total compras

• Previsión de compras y variación de stocks

En este apartado multiplicamos el porcentaje de cada tipo de compra por
el importe de las ventas mensuales y la variación de stocks de la misma
forma. (cuadro 3.12)
Cuadro 3.11: porcentaje de compras sobre las ventas por mes

Mes

Materias primas A

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

10,2% 15,3% 17,0% 15,3% 11,9% 15,3% 13,6% 11,9% 13,6% 17,0% 15,3% 13,6%

Materias primas B

1,8%

2,7%

2,9%

2,7%

2,1%

2,7%

2,4%

2,1%

2,4%

2,9%

2,7%

2,4%

Materias primas C

3,2%

4,8%

5,3%

4,8%

3,7%

4,8%

4,2%

3,7%

4,2%

5,3%

4,8%

4,2%

Materias primas D

4,9%

7,3%

8,1%

7,3%

5,7%

7,3%

6,5%

5,7%

6,5%

8,1%

7,3%

6,5%

Materias primas E

3,0%

4,5%

5,0%

4,5%

3,5%

4,5%

4,0%

3,5%

4,0%

5,0%

4,5%

4,0%

23%

35%

38%

35%

27%

35%

31%

27%

31%

38%

35%

31%

total % compra/
ventas

78



79

Previsión de compras en función del % de las ventas por mes

54.027

42.021

54.027

7.018

48.024

6.238

10.178

6.645

3.695

21.268

48.024

42.021

5.458

8.906

5.815

3.233

18.609

42.021

48.024

6.238

10.178

6.645

3.695

21.268

48.024

60.030

7.798

12.722

8.307

4.618

26.585

60.030

54.027

7.018

11.450

7.476

4.157

23.926

54.027

48.024

6.238

10.178

6.645

3.695

21.268

48.024

-9.396 -14.094 -15.660 -14.094 -10.962 -14.094 -12.528 -10.962 -12.528 -15.660 -14.094 -12.528

60.030

5.458

11.450

7.476

4.157

23.926

54.027

Variación de stocks

54.027

7.018

8.906

5.815

3.233

18.609

42.021

36.018

7.798

11.450

7.476

4.157

23.926

54.027

Total compras

7.018

12.722

8.307

4.618

26.585

60.030

4.679

11.450

7.476

4.157

23.926

54.027

Materias primas E

12

7.633

11

Materias primas D

10

4.984

9

Materias primas C

8

2.771

7

Materias primas B

6

15.951

5

Materias primas A

4

36.018

3

Compras

2

156.600 234.900 261.000 234.900 182.700 234.900 208.800 182.700 208.800 261.000 234.900 208.800

1

Ventas

Mes

Cuadro 3.11: compras y variación de stocks por meses

-156.600

600.300

77.977

127.225

83.068

46.184

265.847

600.300

2.610.000

Total

• Previsión de gastos auxiliares de fabricación
En este apartado multiplicamos el porcentaje de cada tipo de gasto por el
importe de las ventas mensuales. Consideramos unos porcentajes constantes cada mes. (Cuadro 3.13)
En este apartado, para calcular los costes de fabricación por mes, multiplicamos el porcentaje de cada tipo de gasto por el importe de las ventas
mensuales. Consideramos unos porcentajes constantes cada mes.
Porcentaje de gastos auxiliares de fabricación sobre el total de ventas
mensual. (Cuadro 3.14)
• Costes de fabricación

En este apartado, para calcular los costes de fabricación por mes, multiplicamos el porcentaje de cada tipo de gasto por el importe de las ventas
mensuales. Consideramos unos porcentajes constantes cada mes. (Cuadro
3.15)
Porcentaje de costes de fabricación sobre el total de ventas mensual.
(Cuadro 3.16)

80



81

75

633

Precintos y plásticos

Total

2

950

188

150

500

113

2

3

1.056

208

167

556

125

3

4

950

188

150

500

113

4
88

5

739

146

117

389

5

6

950

188

150

500

113

6

7

844

167

133

444

100

7
88

8

739

146

117

389

8

9

844

167

133

444

100

9

10

1.056

208

167

556

125

10

11

950

188

150

500

113

11

12

844

167

133

444

100

12

Total

10.556

2.083

1.667

5.556

1.250

Total

0,05%
0,21%
0,06%
0,08%

0,40%

Aceites y grasas

Embalajes de cartón

Precintos y plásticos

Total

1

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

2

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

3

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

4

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

5

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

6

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

7

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

8

Cuadro 3.14: porcentaje de gastos auxiliares de fabricación

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

9

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

10

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

11

0,40%

0,08%

0,06%

0,21%

0,05%

12

156.600 234.900 261.000 234.900 182.700 234.900 208.800 182.700 208.800 261.000 234.900 208.800 2.610.000

Gas oil hornos

Ventas

125

Embalajes de cartón

1

100

Aceites y grasas

Mes

333

Gas oil hornos

1

Cuadro 3.13: gastos auxiliares de fabricación por mes

82


2

16.688
3

18.542

181

3.056

11.111

444

3.750

3

4

16.688

163

2.750

10.000

400

3.375

4

5

12.979

126

2.139

7.778

311

2.625

5

6

16.688

163

2.750

10.000

400

3.375

6

7

14.833

144

2.444

8.889

356

3.000

7

8

12.979

126

2.139

7.778

311

2.625

8

9

14.833

144

2.444

8.889

356

3.000

9

10

18.542

181

3.056

11.111

444

3.750

10

11

16.688

163

2.750

10.000

400

3.375

11

12

14.833

144

2.444

8.889

356

3.000

12

1,44%
0,17%
4,26%
1,17%
0,07%

7,10%

Agua

Gas

Combustibles

Otros suministros

Total

1

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

2

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

3

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

4

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

5

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

6

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

7

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

8

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

9

Cuadro 3.16: Porcentaje de costes de fabricación sobre el total de ventas mensual

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

10

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

11

156.600 234.900 261.000 234.900 182.700 234.900 208.800 182.700 208.800 261.000 234.900 208.800

1

11.125

163

Electricidad

Ventas

Mes

Total

108

Otros
suministros

2.750

10.000

6.667

1.833

Gas

400

3.375

2

267

2.250

Combustibles

Agua

Electricidad

1

Cuadro 3.15: Costes de fabricación por mes

7,10%

0,07%

1,17%

4,26%

0,17%

1,44%

12

2.610.000

Total

185.417

1.806

30.556

111.111

4.444

37.500

Total

• Gastos comerciales

Los gastos comerciales se calculan en función de las ventas aplicando un
porcentaje en cada período a las ventas del mes.
Cuadro 3.17: Porcentaje de comisiones sobre el total de ventas mensual

Importes

% sobre ventas

Comisiones

234.900

9%

Catálogos

52.200

2%

Envío de muestras

52.200

2%


78.300

3%

Mailings y anuncios

26.100

1%


26.100

1%


78.300

3%

Total

548.100

Cálculo de los gastos comerciales (Cuadro 3.18)
• Gastos de personal

En el siguiente cuadro se describen los costes de personal anuales. Para
simplificar vamos a suponer que los costes mensuales son proporcionales
cada mes. (Cuadro 3.19, cuadro 3.20 y cuadro 3.21).


83

84


49.329

54.810

49.329

7.047
38.367

5.481
49.329

7.047

2.349

43.848

6.264

2.088

2.088

6.264

4.176

4.176

18.792

38.367

5.481

1.827

1.827

5.481

3.654

3.654

16.443

43.848

6.264

2.088

2.088

6.264

4.176

4.176

18.792

54.810

7.830

2.610

2.610

7.830

5.220

5.220

23.490

49.329

7.047

2.349

2.349

7.047

4.698

4.698

21.141

43.848

6.264

2.088

2.088

6.264

4.176

4.176

18.792

32.886

7.830

1.827

2.349

7.047

4.698

4.698

21.141

Total

7.047

2.349

1.827

5.481

3.654

3.654

16.443

4.698

2.610

2.349

7.047

4.698

4.698

21.141


2.349

2.610

7.830

5.220

5.220

23.490

1.566

2.349

7.047

4.698

4.698

21.141


12

1.566

11

Mailings y anuncios

10

4.698

9


8

3.132

7

Envío de muestras

6

3.132

5

Catálogos

4

14.094

3

Comisiones

2

156.600 234.900 261.000 234.900 182.700 234.900 208.800 182.700 208.800 261.000 234.900 208.800

1

Ventas

Mes

Cuadro 3.18: Gastos comerciales por mes

548.100

78.300

26.100

26.100

78.300

52.200

52.200

234.900

2.610.000

Total


85

3.000

Jefe de ventas

Vendedores

Dirección de fábrica

Encargados de fábrica

Operarios fábrica

Horas extras fábrica

Jefe de almacén

Operarios

Dirección
administrativa

Contable

Auxiliar contable

Limpieza

Vigilantes

Conductores

Comercial

Comercial


Directos de fábrica



Logística

Logística

Administración

Administración

Administración

Costes generales
fábrica

Costes generales
fábrica

Logística

Total

1.000

Director comercial

Comercial

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

2.000

544

1.500

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

Dirección general

Dirección

Importe
mensual

Componentes

Centro

1

1

1

1

1

1

1

1

1

32

1

1

1

1

1

1

Número de
personas

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

Importe bruto
mensual

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

Seguridad
Social mensual

Cuadro 3.19: Detalle de los gastos de personal

102.358

1.320

1.320

1.320

1.320

1.980

3.960

1.320

2.640

718

63.360

2.640

4.620

1.980

3.300

4.620

5.940

Total mensual

Administración

Administración

Administración

Almacén

Almacén

Fábrica

Fábrica

Fábrica

Fábrica

Comercial

Comercial

Comercial

Dirección

Almacén

Fábrica

Fábrica

86


1

1.000
1.000
1.000
1.000
77.544

Administración

Costes generales fábrica


Logística

Total


1.500

544


Administración

48.000


3.000

2.000


Administración

3.500

Comercial

1.000

1.500

Comercial

Logística

2.500

Comercial

2.000

3.500

Dirección

Logística

4.500

Centro

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

2

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

3

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

4

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

5

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

6

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

7

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

8

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

9

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

Cuadro 3.20: Detalle de los gastos de personal por mes

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

10

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

11

77.544

1.000

1.000

1.000

1.000

1.500

3.000

1.000

2.000

544

48.000

2.000

3.500

1.500

2.500

3.500

4.500

12

930.528

12.000

12.000

12.000

12.000

18.000

36.000

12.000

24.000

6.528

576.000

24.000

42.000

18.000

30.000

42.000

54.000

Total


87

640
320
960
480
320
320
320
320

Logística

Logística

Administración

Administración

Administración



Logística
24.814

174


Total

15.360


480

Comercial

640

800

Comercial


1.120

Comercial

1.120

1.440

Dirección


1

Centro

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

2

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

3

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

4

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

5

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

6

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

7

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

8

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

9

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

10

Cuadro 3.21: Detalle de los gastos de la seguridad social a cargo de la empresa por mes

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

11

24.814

320

320

320

320

480

960

320

640

174

15.360

640

1.120

480

800

1.120

1.440

12

297.769

3.840

3.840

3.840

3.840

5.760

11.520

3.840

7.680

2.089

184.320

7.680

13.440

5.760

9.600

13.440

17.280

Total

• Gastos de estructura

En el siguiente cuadro se detallan los gastos fijos de estructura de cada
período. (Cuadro 3.22)
• Gastos financieros

Los gastos financieros mensuales se calculan según un porcentaje sobre
las ventas mensuales. (Cuadro 3.23)
• Gastos de amortización

Para calcular este tipo de gastos la amortización media aplicada es del
20%. Calculamos de forma mensual los gastos de amortización. (Cuadro
3.24 y cuadro 3.25)
Resumen de cómo estos datos se resumen en un Excel y van a parar al
presupuesto del caso práctico 1 de la EMPRESA INDUSTRIAL:
Ingresos y gastos presupuestados
resumidos aquí

88

Hoja de presupuesto que utilizaremos para
hacer el mismo



89

50

150

Mensajeros

Servicios de
profesionales

500

100

400

250

4.100

7.900

Otros suministros

Comunicaciones

Material de oficina

Varios

Tributos

Total

2.000

300

Reparaciones y
conservación

Seguros

100

Alquileres

1

50

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

2

50

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

3

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

50

4

50

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

5

50

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

6

50

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

7

50

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

8

50

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

9

Cuadro 3.22: Detalle de los gastos de estructura mensuales

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

50

10

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

50

11

7.900

4.100

250

400

100

500

2.000

150

300

100

50

12

94.800

49.200

3.000

4.800

1.200

6.000

24.000

1.800

3.600

1.200

600

Total

90


Cod_Centro

Financieros

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

4.698

2%
5.220

2%
4.698

2%
3.654

2%
4.698

2%
4.176

2%
3.654

2%
4.176

2%
5.220

2%

Logística
Comercial
Administración
Dirección
Servicios generales estructura

4100

4200

4900

5000

6100

6200

6900
Total


Centro

50.000

10.750

750

2.500

2.000

7.500

6.500

3.000

17.000

Inmovilizado

8.370

1.800

120

450

300

1.200

1.000

500

3.000

Amortizaciones
Año anterior

1.630

350

30

50

100

300

300

100

400

Amortizaciones
Altas

2%
4.698

10.000

2.150

150

500

400

1.500

1.300

600

3.400

Total
anual

Cuadro 3.24: Detalle de los activos actuales y las nuevas inversiones, así como amortizaciones

3.132

2%

Total mes

4.176

2%

156.600 234.900 261.000 234.900 182.700 234.900 208.800 182.700 208.800 261.000 234.900 208.800

2

3000

% Gastos financieros

Total ventas

1

Cuadro 3.23: Detalle de los gastos financieros mensuales

833

179

13

42

33

125

108

50

283

52.200

2%

2.610.000

Total


91

283
50
108
125
33
42
13
179

833



Logística


Comercial

Administración

Dirección

Servicios generales estructura

Total

1

833

179

13

42

33

125

108

50

283

2

833

179

13

42

33

125

108

50

283

3

833

179

13

42

33

125

108

50

283

4

833

179

13

42

33

125

108

50

283

5

833

179

13

42

33

125

108

50

283

6

833

179

13

42

33

125

108

50

283

7

833

179

13

42

33

125

108

50

283

8

833

179

13

42

33

125

108

50

283

9

Cuadro 3.25: Detalle de los gastos de amortización prorrateados por mes

833

179

13

42

33

125

108

50

283

10

833

179

13

42

33

125

108

50

283

11

833

179

13

42

33

125

108

50

283

12

10.000

2.150

150

500

400

1.500

1.300

600

3.400

Total

92


4
Confección del presupuesto: ingresos,
gastos presupuestados y reales


• Aprender las técnicas necesarias para realizar el presupuesto de
ingresos y gastos por meses para poder analizar la rentabilidad y el
resultado de la empresa.
• Obtener los datos de los diferentes programas de gestión que
permiten generar los ingresos y gastos reales por mes, que servirán
de base al análisis de desviaciones acumulado o por mes.

93

4.1 Confección de informes para los ingresos

y gastos presupuestados
Situación de los datos del ejercicio:

El fichero de Excel que contiene los datos del capítulo anterior es: 1_
EMPRESA_INDUSTRIAL. En este Excel se plasma toda la información del presupuesto que vamos a utilizar en este caso práctico.
• Utilización del archivo de excel: 1_1_CALCULO_PR_CENTROS_CP1

Una vez calculados los datos del presupuesto que tenemos en 1_EMPRESA_INDUSTRIAL, copiamos los datos al fichero Excel siguiente: 1_1_CALCULO_PR_CENTROS_CP1, que es el que utilizaremos para nuestro modelo. Los datos a utilizar son los siguientes:

PRESUPUESTO_MES: contiene los datos de número de cuenta, nombre de la cuenta, código del centro de coste, importes para cada mes.
No_Cta

Campo numérico

Nombre_Cta

Campo de texto

C_Centro

Campo numérico o alfanumérico
1
2

Importes

3

Importes

4

Importes

5

94

Importes

Importes

Confección del presupuesto: ingresos, gastos presupuestados y reales

6
7

Importes

8

Importes

9

Importes

10

Importes

11

Importes

12
Total

Importes

Importes
Suma total de importes por mes

Ejemplo de esta hoja:

• Estas hojas están protegidas, excepto las celdas donde debemos
poner los importes correspondientes.
• Se recomienda seguir las características de los campos.
• Esta hoja se debe alimentar de otros cálculos realizados previamente.
• En nuestro ejemplo utilizamos los importes de ingresos con signo
positivo y los de gastos con signo negativo.

CONTROL: contiene los datos de la hoja anterior PRESUPUESTO_
MES, que mediante una tabla dinámica deben actualizar y verificar el
resultado final. Es una tabla dinámica de consulta y verificación.


95

Esquema resumen de lo realizado hasta el momento y cómo se relaciona
con el paso del apartado siguiente:
ARCHIVOS ORIGEN
Cálculos del presupuesto
ARCHIVOS DESTINO

96

ARCHIVOS DESTINO


4.2 Confección de informes para los ingresos

y gastos reales
Este proceso nos debe permitir obtener los diferentes importes por cuentas y meses.

Aquí se irán incorporando los datos iniciales de nuestro programa contable mediante el balance
de sumas y saldos, por cuentas, centros y meses. Estas plantillas sólo se deben utilizar en caso de
que se quieran trasladar los datos del balance de sumas y saldos del programa contable cada mes
al modelo de control presupuestario directamente, y como se puede compobar, se cambia el signo.
Otra opción es obtener estos datos directamente, pero siempre hay que recordar que los ingresos
son positivos y los gastos negativos.

Este fichero contiene los siguientes apartados:

• Descripción de las pestañas 1 a 12

Descripción y contenido:
No_Cta

Número de cuenta

Nombre_Cta

Descripción de cuenta

C_Centro

Código del centro

Importe

Importes, en este caso siempre los gastos son positivos (saldo
inicial deudor) y los ingresos son negativos (saldo acreedor)

NOTA: ES IMPORTANTE MANTENER EL TEMA DEL SIGNO. LOS DATOS IMPORTADOS AL DEBE =
GASTO POSITIVO Y AL HABER = INGRESO NEGATIVO, ESTO LO TRANSFORMAMOS AL REVÉS EN ESTA
PLANTILLA.


97

Ejemplo de esta hoja: pestaña 1.

• Esta plantilla sirve para cambiar los signos de los balances de
sumas y saldos de su programa contable para que queden con
saldo negativo los gastos.
• Debe verificar que todos los datos mensuales, una vez sumados,
le proporcionan el resultado final, ya que el modelo funciona por
meses y si se modifica un mes anterior cambian los datos.

Aquí obtedremos el resumen de los importes reales calculados en cada
período. Estos importes sirven para copiar y pegar en otro archivo y
poder así hacer el análisis comparativo. A continuación se muestra un
ejemplo:

98


NOTA: RECORDAR QUE ESTA PESTAÑA DE IMPORTES_REALES ES UNA TABLA DINÁMICA,
Y QUE SU ACTUALIZACIÓN SE REALIZA MEDIANTE EL CURSOR SOBRE LA TABLA Y CON EL
BOTÓN DERECHO DEL RATÓN PULSAR SOBRE ACTUALIZAR.

CONTROL: contiene los datos de la hoja anterior, IMPORTES_REALES, que mediante una tabla dinámica se deben actualizar y verificar el
resultado final. Es una tabla dinámica de consulta y verificación. Se debe
verificar que el resultado final es el correcto según el mes que nos encontremos. A continuación vemos un ejemplo:


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