Este documento describe 14 pasos para aplicar correspondencia a un diploma utilizando datos de una hoja de cálculo de Excel. Se abre un documento de Word y una hoja de cálculo de Excel con los nombres, apellidos y lugares de los estudiantes. La hoja de cálculo se guarda y se usa como lista de destinatarios en el documento de Word. Se insertan campos combinados en el documento para los nombres y lugares. Finalmente, se combinan los documentos individuales en uno solo con la información personalizada para cada estudiante.

2. PASO 1:
Abrimos una hoja en Word y creamos el documento al que
deseamos aplicarle la correspondencia. Yo realizare el ejemplo
con un Diploma como se muestra a continuación.

3. PASO 2:
Abrimos una hoja en Excel y creamos una nueva lista con los
datos que se utilizaran al hacer la correspondencia, en este caso:
Nombre, Apellidos y Lugar de Aprovechamiento, ya que estamos
trabajando con un diploma

4. PASO 3:
Guardamos nuestra lista ya sea en el escritorio o en alguna
carpeta que podamos abrir sin dificultad, le damos un nombre
con el que podamos identificar nuestro archivo fácilmente.

5. PASO 4:
Abrimos nuevamente el Diploma que creamos en Word y nos
vamos al menú Correspondencia, damos clic Seleccionar
Destinatarios y elegimos la opción Usar Lista Existente…

6. PASO 5:
Aparecerá un cuadro como el siguiente en el cual deberemos
buscar la ubicación de nuestra lista de Excel antes guardada y
damos clic en abrir.

7. PASO 6:
Aparecerá el siguiente cuadro, y solo daremos clic en aceptar.

8. PASO 7:
Colocamos el cursor exactamente donde queremos insertar el
campo, en este caso el nombre del acreedor del diploma

9. PASO 8:
Nos vamos al menú correspondencia, insertar campo
combinado, y damos clic en nombre.

10. PASO 9:
Delante de “Otorgado a:” aparecerá la palabra «Nombre»

11. PASO 11:
Realizamos exactamente el mismo procedimiento para poner
el lugar de aprovechamiento del alumno.

12. PASO 12:
Finalmente, ahí mismo en el menú correspondencia, nos
vamos a finalizar y combinar, y damos clic en combinar
documentos individuales.

13. PASO 13:
Aparecerá el siguiente cuadro y seleccionaremos la opción
“Todos” y a continuación daremos clic en aceptar.

14. PASO 14:
Se abrirá un nuevo documento con los diplomas y sus
respectivos nombres y lugares de aprovechamiento que estaban
en la lista así como se muestra a continuación: