Costos para comunicadores gráficos

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CO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOS

Facultad de Ciencias de la Comunicación
Tecnología en Comunicación Gráfica
Hugo Germán Santander P.

4
Diego Jaramillo Cuartas, CJM
Presidente del Consejo de Fundadores
Leonidas López Herrán
Rector General
Harold Castilla Devoz, CJM
Rector Sede Principal
Luis Hernando Rodríguez Rodríguez
Vicerrector General Académico
Amparo Vélez Ramírez
Directora General de Investigaciones
Rocío del Pilar Montoya Chacón
Coordinadora General de Publicaciones
Luz Alba Beltrán Agudelo
Vicerrector Académico Sede Principal
Amparo Cadavid Bringe
Decana de la Facultad de Ciencias de la Comunicación
William Medellín de la Torre
Director Tecnología en Comunicación Gráfica
Coordinación editorial:
Sandra Patricia Rodríguez M.
Corrección de estilo:
Diseño y diagramación:
Hugo Germán Santander Posada
Ilustraciones:
Desarrollo multimedia:
Coordinación de Publicaciones FCC
Título original:
Costos para Comunicadores Gráficos
Primera edición: Diciembre de 2014
ISBN: 978-958-763-107-4
© Corporación Universitaria Minuto de Dios, UNIMINUTO
Diagonal 81B No. 72B–70, Bogotá D.C.
Teléfono (571)2916520 Extensión 6448
Reservados todos los derechos a la Corporación Universitaria
Minuto de Dios. La reproducción parcial de esta obra, en cualquier
medio, incluído el electrónico, solamente puede realizarse con
permisos expresos del editor y cuando las copias no sean usadas
para fines comerciales. Los textos son responsabilidad del autor y no
comprometen la opinión de UNIMINUTO.
Santander, Hugo
Costos para comunicadores gráficos / Hugo Santander. Bogotá: Corporación Universitaria Minuto de Dios.
Facultad de Ciencias de la Comunicación. Primera edición febrero de 2015.
67 p. : il.
ISBN: 978-958-763-107-4
1. Diseño Gráfico – Aspectos laborales 2. Fijación de Precios – Conceptos básicos 3. Administración - Colombia
CDD: 741.60681 H84c BRGH

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CONTENIDO
Introducción 5
¿Qué queremos cuando empezamos a trabajar? 7
¿Para quién podemos trabajar? 10
¿Qué quieren nuestros clientes? 13
¿Qué es un cliente? 14
¿Qué imagen quieres proyectar? 18
Lo que no se cobra no se valora 19
Clientes que no sirven 23
¿Qué necesito para empezar a trabajar? 26
Régimen tributario 28
Personas naturales y jurídicas 29
Régimen simplificado 30
Obligaciones del régimen simplificado 31
Régimen común 32
Obligaciones del régimen común 32

4
Diferencias que nos interesan 33
Tipos de sociedades 34
Retenciones por prestación de servicios profesionales 35
¿Para que sirven los costos? 36
La oficina en la era virtual 38
El“modus operandi”sugerido 40
¿Cómo cobrar el diseño? 41
La hora profesional de trabajo 43
La excepción de la identidad corporativa 47
Las tarifas y los combos 49
El IVA cobrado por los proveedores 50
¿Cómo evitar pérdidas? 51
La compensación por encargarme de procesos 53
Las ventajas de entregar una cotización 55
¿Qué tener en cuenta para cotizar? 56
Haciendo una cotización 57
Que no debe faltar en una cotización 58
La cuenta de cobro 61
¿Qué no debe faltar en una cuenta de cobro? 62
Sobre los derechos de autor 63
Recomendaciones finales 66

5
Introducción
Hola, debes estar interesado
en aprender como cobrar
el diseño cuando trabajas
como comunicador gráfico
independiente. Este libro
multimedia pretende transmitir mi
experiencia para que, en lugar de
frustraciones, obtengas ganancias
y entiendas que tu trabajo debe ser
valorado sobre todo por ti mismo.
Si lees este libro encontrarás
códigos QR que te llevarán a
videos que refuerzan los temas.
Puedes acceder a ellos por medio
de tu smartphone o tu tablet, para
ello debes tener instalada una
aplicación que te permita leer estos
códigos. Hay muchas en la web y la
mayoría son gratuitas.
Empieza a interactuar
con el código que
aparece en esta página.

6
CO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOSCO$TO$ PARA COMUNICADORES GRÁFICOS

7
¿Qué queremos cuando empezamos a trabajar?
Algunos sueñan en el inicio
de su ejercicio profesional, con
trabajar para grandes marcas y
compañías. Y no es que no se
pueda hacer pero, generalmente
las grandes empresas trabajan con
agencias de publicidad reconocidas
u empresas de diseño que puedan
prestarles un respaldo económico a
sus proyectos comunicativos.
Una multinacional de artículos
deportivos con presencia en cinco
continentes, probablemente no
arriesgará su prestigio trabajando
con un comunicador gráfico
freelance por más profesional y
creativo que este sea. Si hablamos
de una campaña de lanzamiento
de producto que implique
cuñas radiales, comerciales de
televisión, publicidad en medios
impresos, eventos de lanzamiento
y viralización en redes sociales,
estamos hablando de un proyecto
que puede costar varias decenas de
millones de pesos.
¿Tendría un comunicador gráfico
freelance el respaldo económico
para sustentar ese proyecto? Es
posible que sí, todo cabe en las
probabilidades, sin embargo una
firma reconocida busca empresas
sólidas para desarrollar sus
campañas, pues en caso de que
alguna falle en los procesos, solo
otra gran empresa podrá ofrecerle
el respaldo para subsanar el
inconveniente.
Sin embargo ese profesional
independiente puede ser
subcontratado por el departamento
creativo de la agencia publicitaria
que esté desarrollando las piezas
para el cliente en mención, tener un
empleo de medio tiempo o tiempo
completo e incluso participar en
los innumerables concursos de
diseño donde los clientes tienen
la ventaja de poder escoger sin
pagar el trabajo que más les guste.
Permíteme presentar algo de la
realidad de nuestro medio, en lo
que a oportunidades de trabajo se
refiere.
En la página web de la asociación
colombiana de diseñadores
http://www.adgcolombia.org/
asociacion/donde-estudiar

8
Se relacionan 24 universidades
que ofrecen el programa
profesional de Diseño Gráfico.
Otras instituciones ofrecen
programas técnicos, tecnológicos
y otras ofertas académicas con
nombres como Comunicación
o Diseño Visual. ¿Sabes cuántos
estudiantes de estos programas se
gradúan semestral o anualmente
y aspiran ingresar al mercado
laboral? No puedo dar esa
respuesta, lo que si puedo decir es
que son bastantes. Pero también
están las personas que ejercen la
Comunicación Gráfica, sin haber
estudiado jamás la carrera.
En mi ejercicio profesional me
he encontrado con abogados,
médicos, ingenieros, arquitectos,
antropólogos y artistas plásticos
entre muchos otros, que trabajan
en comunicación gráfica y sus
distintos campos.
Como si esto fuera poco algunas
personas que se gradúan en
ciudades pequeñas o intermedias
se trasladan a las ciudades grandes
como Bogotá, Medellín o Cali
con la idea de trabajar allí, lo cual

9
es entendible porque grandes
empresas tienen sus sedes ahí y
por lo tanto pueden encontrar las
mejores oportunidades de trabajo.
El panorama puede verse algo
oscuro después de leer las líneas
anteriores, sobretodo porque hay
personas que estudiaron otras
disciplinas y ahora ejercen la
comunicación gráfica, hay quienes
un día son administradores de
empresas y en cualquier momento
cambian su ejercicio profesional
por el diseño gráfico.
Personalmente creo que se debe
a la poca inversión inicial que debe
hacerse para poder trabajar en este
medio.
Si eres odontólogo por ejemplo,
necesitas instrumental y mobiliario
costoso así lo obtengas de segunda
mano para poder ejercer y atender
a tus pacientes, un consultorio
con recepcionista y sala de espera,
además de una instrumentadora
o una persona que ejerza las dos
funciones a la vez.
Hoy en día para ejercer como
comunicador gráfico tal vez
solo necesites un computador
configurado con software para
diseñar y una conexión a internet.
El resto de la inversión y la más
difícil es la creatividad que tengas
para desarrollar los trabajos que
te encarguen tus clientes y el buen
servicio que les prestes.
El trabajo lo perdemos
cuando no le
entregamos a nuestros
clientes lo que nos
piden, es decir: buen
diseño y buen servicio.
Es muy probable que estas
personas en alguna oportunidad
hayan competido con
comunicadores o diseñadores
gráficos titulados ¿Habrán prestado
ellos un mejor servicio a los clientes
y sus propuestas habrán sido más
creativas? Es una pregunta que bien
vale la pena contestarnos, para ser
mejores cada día.

10
Es posible que al leer el capítulo
anterior, te preguntaras más de
una vez si valía la pena seguir
estudiando Comunicación Gráfica
con toda la “competencia” existente
y la que está por venir. La respuesta
es que si te gusta la carrera que has
escogido y estás convencido de
lo que haces, sigue esforzándote
para ser un buen profesional, las
oportunidades de trabajo llegarán
como compensación al esfuerzo
que has invertido.
En algún momento de nuestras
vidas necesitaremos comunicar
a un público objetivo que
estamos vendiendo productos o
servicios. Por otro lado el estado,
las universidades y las editoriales
(para mencionar algunos clientes
en potencia) necesitan materializar
sus proyectos educativos impresos
o multimediales, y adicional el
universo web y los medios de
comunicación son también nichos
de trabajo importantes.
Por lo tanto, a pesar de la
cantidad de personas que se
gradúen, o de otros que decidan
trabajar en comunicación gráfica,
la demanda por personas que
interpreten y realicen los mensajes
que los clientes pretenden
transmitir aún está vigente, en
pocas palabras “Si hay trabajo,
hay que buscarlo”. En el mundo
moderno no basta con ser buen
profesional y ser profesional no
implica tener un diploma, hay
empíricos excelentes que nunca
han pisado una universidad. Hoy
es necesario para el profesional
independiente crear proyectos
atractivos que generen ingresos.
¿Quiénes pueden necesitar de
tus servicios? Y al contestar esta
pregunta podríamos responder
también porqué tantas personas
estudian carreras cuya esencia
es la comunicación gráfica. Voy
a intentar responderte con el
siguiente ejemplo: Si tú padeces
una alergia al pelo de los animales
o simplemente no te gustan los
perros o los gatos como mascotas,
es muy probable que jamás
necesites los servicios de un

¿Para quién podemos trabajar?
11
veterinario. Pero muchas personas,
por no decir todas, en algún
momento de sus vidas, van a tener
la necesidad de comunicarse con
otros seres humanos para vender
bienes, servicios o simplemente
informar.
Lo mínimo que van a necesitar
es una tarjeta de presentación
personal y de ahí en adelante
podrás imaginar la cantidad
de piezas gráficas estáticas, con
movimiento o tridimensionales
que pueden surgir y diseñarse
para resolver un problema
comunicacional específico, además
imagina todas las empresas
pequeñas, medianas o grandes que
necesitan comunicarse.

12
El trabajo
lo perdemos
por nuestra
incompetencia
no por la
competencia.

13
¿Qué quieren nuestros clientes?
Si vas a un centro comercial
buscando una camiseta blanca
cuello en V y talla M eso es
precisamente lo que quieres y
no vas a dejarte convencer del
vendedor insistente, que quiere
venderte una camiseta verde talla
XXXL con cuello redondo. En ese
momento tú eres el cliente.
Si compras un automóvil y el
vendedor te promete que el modelo
color cereza y con cojinería en piel
de venado que buscas lo tendrás
en tres días y al cabo de ese tiempo
vas al concesionario y el mismo
vendedor te dice que por la escasez
de pigmento rojo y la prohibición
de caza al venado, te tiene un carro
color azul con cojines de piel de
vaca ¿Cómo te sentirías? ¿Qué
pensarías de la seriedad de ese
concesionario? En ese momento tú
eres el cliente.
Lo anterior para reiterarte
que nuestros clientes esperan
de nosotros buen diseño y buen
servicio. El primero, el buen diseño
es completamente indispensable
pues sin el, todo este libro podría
irse al traste. Si tu propuesta gráfica
no “captura” la atención del cliente,
jamás pasarás una cuenta de
cobro. Y el segundo no es menos
importante: no sacas nada con
ser muy creativo y atender mal a
tus clientes, la labor inicial podría
y de hecho se va a la basura. En
definitiva diseño y servicio van de
la mano. Muchos profesionales*
se sienten inquietos a la hora de
entrevistarse con un cliente por no
haberse graduado o tener un título
de técnico o tecnólogo en lugar de
uno profesional. Ante eso tengo
que decirte que a lo largo de ya
más de 20 años de trabajar como
diseñador gráfico independiente,
mis clientes nunca me han pedido
el diploma de profesional o el acta
de grado.
Me han preguntado por mi
portafolio, para quién he trabajado
y cuanto puede costar el diseño
en el que están interesados. A un
cliente le interesan los trabajos de
tu portafolio y la forma en que te
relacionas con él.
* De aquí en adelante llamaré profesional a la persona que aún sin haberse
graduado de una carrera de comunicación gráfica hace bien su trabajo.

14
¿Qué es un cliente?
Un cliente es una persona como
tú (Recuerda el ejemplo de la
camiseta y el del automóvil) que
a pesar de lo que piensan muchos
diseñadores, puede saber bastante
de diseño, así como tú puedes
no saber nada de confección
o mecánica automotriz, pero
sabes lo que quieres y los clientes
saben lo que quieren. Algunas
veces debemos ayudarlos a
encontrarlo y aquí es donde creo
que los comunicadores gráficos
debemos tener algo de detectives o
psicólogos.
Hay dos momentos únicos y
felices que tenemos con nuestros
clientes: primero cuando nos
entrevistamos con él para saber que
quiere, si es un logo por ejemplo,
debemos preguntar para que va
a usarlo, que colores le gustan,
que colores no le gustan, cual es
su preferencia en cuanto a letras
y formas, estudiar un poco su
personalidad a través de los objetos
que tiene en su oficina.
El segundo es la presentación
del boceto, la esencia de nuestro
trabajo, con el que ganamos o
perdemos la oportunidad de
trabajar para él.

15
Cuando se habla con un cliente
se le debe mirar a los ojos, dedicarle
toda nuestra atención en el
momento de la entrevista, debemos
entender que el cliente si bien
representa para nosotros ingresos
por el servicio que vamos a
prestarle, no es lo que comúnmente
se denomina en nuestro medio “El
marranito”.
Es una persona (como nosotros)
independiente o que representa
a una empresa, que tiene una
necesidad de comunicación
gráfica para vender un producto
o servicio y recurre a nosotros
(los comunicadores gráficos)
para que le demos una solución,
en un tiempo estipulado y
con condiciones comerciales
establecidas en una cotización.
Si tenemos una cita, la idea es
que lleguemos por lo menos 15
minutos antes y abandonemos las
disculpas comunes en el medio:
“Había un tráfico tremendo”, “Estos
no son los colores, es que se dañó la
impresora” en fin...
De nosotros espera
cumplimiento, creatividad y
buen servicio, lo cual no implica
servilismo.
Hay dos personas (él y nosotros)
que se van a beneficiar mutuamente
en una transacción comercial pues
le vamos a cobrar por nuestro
servicio. Él nos necesita y nosotros
a él. Los dos son igualmente
importantes y ninguno le hace un
favor al otro, todo esto enmarcado
en las reglas de la cortesía humana
y el buen trato.
Lo que voy a decirte a
continuación puede ser doloroso
pero cierto. Al cliente no le
interesa si tú no tienes para pagar
el transporte para que cumplas
la cita con él, tampoco le interesa
si has comido el día anterior, así
como a ti poco te puede interesar
si el vendedor de camisetas no
tenía para transportarse hasta
su sitio de trabajo, o el vendedor
de automóviles no cenó la noche
anterior.

16
Y no es que el cliente o tú
sean inhumanos, a los que no
les importe el hambre del otro o
las tragedias personales, pero el
mundo comercial se desarrolla así,
y si a ti no te convence la camiseta
o el automóvil, pues te vas a otros
almacenes a buscar lo que quieres.
Y si al cliente no le convence el
diseñador pues entonces busca a
otro, y recuerda que la oferta es
generosa.

17
el cliente
tiene
toda la
razón

18
¿Qué imagen quieres proyectar?
Si un cliente decide recibirte
para conocer tu empresa de
comunicación gráfica o te pide
que le hagas llegar la información
vía correo electrónico, debes
tener cosas que son esenciales
para mostrar tu imagen como
comunicador y de paso dejarle ver
tu potencial creativo.
A pesar de toda la tecnología que
nos rodea hay una pieza gráfica
que no ha perdido su fuerza de
comunicación y esa es la tarjeta
de presentación personal, todas
las demás que se te ocurran son
refuerzos para ese primer contacto:
Tu página web en donde tendrás
un portafolio, un plegable, un
reel en donde muestres mediante
animación los servicios que ofreces,
en fin...

19
Los comunicadores debemos
perder el miedo a cobrar por el
servicio que prestamos, tan digno e
importante como es el del médico o
el del abogado.
Si hay personas que nunca
estudiaron una carrera como
comunicación gráfica o sus afines
y cobran por diseñar ¿por qué no
lo puedes hacer tú? De aquí en
adelante todo lo que diseñes debes
cobrarlo, inclusive con pago en
especie, con esto quiero decir: Que
si por ejemplo diseñas un logo
para la tienda de un amigo, pídele
que te invite a cine o a almorzar a
cambio del diseño. Esto para que te
acostumbres a cobrar siempre por
tu trabajo.
Lo que no se cobra no se valora

20
Lo que no se cobra no se valora
Si hablamos de valorar nuestro
trabajo debemos empezar
presentando nuestros bocetos de
una forma profesional, y sobre todo
creativa, al fin y al cabo por eso es
por lo que van a pagar nuestros
clientes.
Tómate el trabajo de preguntar
a personas que no saben nada del
proyecto que desarrollas que ven, si
ilustraste un caballo pero la gente
ve una lagartija, debes hacer las
correcciones necesarias.
Un boceto mediocre, mal
presentado y una cotización con
vacíos no le brindan seguridad al
cliente y se convierten en un arma
de doble filo que solo te perjudica.

21
¡Tú estudias
comunicación
gráfica, no
confusión
gráfica!

22

23
Clientes que no sirven
Hay algo que debes tener
presente y es que los inicios para
todo profesional independiente
pueden ser duros, mas esto no
debe asustarte o descorazonarte,
la dignidad profesional es algo
que no puede negociarse y esto
va a que puedes encontrarte con
competencia desleal cuando
entregues una propuesta de diseño
y colegas tuyos cobren la mitad o
menos de lo que tú has estimado
para ese trabajo. En un capítulo
posterior intentaré guiarte para
que estructures presupuestos
convenientes para ti y para tus
clientes.
Aquí de nuevo hay que hablar
de lo profesional del diseño: Si
para desarrollar un logotipo tú
haces una investigación juiciosa
y fruto de ello es la propuesta
que presentas a tu cliente, pues
este trabajo tiene un valor que es
probable que sea más costoso que
aquel que cobren ciertos sitios
en donde se hace diseño gráfico

24
Clientes que no sirven
tu servicio, más otros si lo harán
aduciendo que conocen quién
hace tu trabajo más barato. A estos
clientes de forma educada pero
digna, diles que siempre estarás a
sus órdenes y retírate. No te asustes,
valora tu trabajo, ya encontrarás
quién lo valore también.
No vas a morirte de hambre
si sabes trabajar, alégrate de
conocer un oficio y busca más y
más clientes, tu esfuerzo tendrá
recompensa te lo aseguro.
de forma autómata, es decir: si se
necesita un logo para una clínica
veterinaria, el supuesto diseñador
acude a Internet para descargar un
logo que se acomode a la necesidad
y solo cambia el nombre.
Existen incluso sitios en la
web en donde buscas el renglón
de actividad económica de tu
cliente, ingresas el nombre de la
empresa y te arroja como mínimo
10 propuestas. No sé que puedas
pensar, para mí eso no es diseñar,
es copiar en el sentido más vulgar
de la palabra.
Los buenos clientes saben que
lo bueno cuesta y ellos no van a
regatear demasiado el precio de

25

26
¿Qué necesito para empezar a trabajar?
Al hacernos esta pregunta,
las respuestas pueden ser muy
diversas, te puedo dar algunas:
•Un computador bien
configurado y con todos los
juguetes.
•Conseguir un cliente.
•Pasar una cotización.
•Saber que quiere el cliente.
• Saber que acabados quiere el
cliente en su trabajo.
•Levantarme temprano.
•Dejarme el pelo largo y tener
pinta de diseñador.
• Ser loco.
• Ser recreativo (es decir super
creativo)
Bueno sí, pero al mismo tiempo
no. Si quieres trabajar legalmente
en Colombia lo primero que
debes hacer es inscribirte en la
DIAN (Dirección de Impuestos
Nacionales) para obtener el RUT
(Registro Único Tributario) ¿suena
algo complicado verdad? Pero no lo
es tanto.
A nosotros, los que trabajamos
en comunicación gráfica tienden
a asustarnos ciertos términos y
el exceso de números. ¿Quieres
asustarte?
Para un matemático esto es
sencillo y muy seguramente se
burle de nuestro temor a resolver
la ecuación. Pero habría que verlo
a él diagramando una revista o
haciendo una caricatura.
Por eso, si somos profesionales
integrales, debemos saber acerca
del andamiaje tributario y como
resolver problemas matemáticos
simples para no perder dinero.
Por ello y por cultura general, te
invito a que demos un paseo por
conceptos necesarios y empecemos
por el siguiente.

27
http://identidadgeek.com/formula-matematica-del-embellecedor-inmediato-el-alcohol-pues/2009/05/

28
Régimen tributario
Es el sistema que permite a la
administración de un país recaudar
dinero de sus habitantes para el
funcionamiento del estado. Tiene
sus orígenes históricos cuando los
pueblos conquistadores imponían
tributo a los vencidos y este podía
consistir en oro, animales, tierras e
incluso mujeres y niños.
Los impuestos son tributos que
se establecen mediante decretos
y permiten entre otras cosas:
construcción de obras públicas,
educación, salud y sostenimiento
de las Fuerzas Armadas para
enumerar algunas. En nuestro
país existen impuestos nacionales,
departamentales, distritales y
municipales. Los principales son
el impuesto a la renta, el predial,
el de vehículos, el de industria y
comercio, avisos y tableros ICA,
el impuesto a las ventas también
llamado IVA (Impuesto al valor
agregado) y el impuesto a los
movimientos financieros es decir el
cuatro por mil.
También existe el impuesto de
timbre, el cual se paga cuando
se realizan certificaciones en
documentos públicos o privados
por parte de los notarios.
Los encargados de pagar
impuestos son las personas
naturales y las personas jurídicas.

29
Una persona natural es cualquier
ciudadano, sin importar su edad
sexo o condición social y que posee
un patrimonio sea cual sea su valor.
Una persona jurídica es la que
está constituida mediante una
escritura pública y puede ser
unipersonal o ser una sociedad
compuesta por varias personas
naturales. Estas personas (Las
naturales y las jurídicas) son las
encargadas de pagar impuestos al
estado de acuerdo a las actividades
económicas que realicen. El
siguiente es un ejemplo de la vida
cotidiana: Tú eres una persona
natural que va a un almacén
a comprar un suéter. Cuando
pagas el artículo, el almacén debe
Personas naturales y jurídicas
entregarte una factura de compra
en donde está especificado el precio
de la prenda mas el valor del IVA
(En nuestro país es del 16%). Si
sumas estos dos valores el total es
lo que en definitiva pagaste. En ese
momento el almacén se convierte
en recaudador y el dinero del IVA
que se retuvo por concepto de esa
venta debe consignarlo al estado,
junto con el de las otras ventas
que realizó en un período de
tiempo específico. Esto se hace en
bancos autorizados para hacer este
recaudo.
Tomemos ahora el caso
de una empresa que vende
electrodomésticos, una sociedad
anónima que quiere importar
televisores. Al fabricante que está
en China deben pagarle el IVA y
para legalizar la entrada al país de
los televisores, la sociedad debe
pagar un impuesto denominado
arancel y de esa forma vender
sus artículos de forma legal en
el mercado colombiano. De
acuerdo al monto en dinero de
las transacciones comerciales que
realicen las personas naturales o
jurídicas en el último año o a su
patrimonio, el régimen tributario
las clasifica en régimen común o
régimen simplificado para que sean
contribuyentes del impuesto a las
ventas.

30
Régimen simplificado
Si cumples las siguientes condiciones perteneces
al régimen simplificado:
• Si obtuviste ingresos en el año 2013 que provengan de tu actividad
comercial inferiores a $107.364.000.
• Si no celebraste contratos por ventas de bienes o prestación de servicios
superiores a $88.575.000 en el año 2013.
• Si en el año 2013 el valor de tus consignaciones bancarias transacciones
comerciales no superó los $120.785.000.
• Si tienes máximo un establecimiento de comercio, ofi cina, sede, local o
negocio donde ejerzas tu actividad comercial.
• Si en el establecimiento no desarrollaste actividades bajo franquicia,
concesión, regalía, autorización o cualquier otro sistema que hubiera
implicado la explotación de intangibles.
• Que no hayas utilizado los servicios aduaneros.
Los valores en pesos se
modifican cada año de acuerdo
a la UVT (Unidad de Valor
Tributario) y es la DIAN quien
la fija. Por lo tanto mi consejo es
que consultes al inicio de cada año
las modificaciones en el sitio web
oficial de la DIAN o de la Secretaría
de Hacienda de tu distrito o
municipio.

31
Obligaciones del régimen simplificado
RUT
Registro Único Tributario
Lo expide la DIAN y lo necesitas
para trabajar legalmente en
Colombia, es gratuito.
NIT
Número de Identificación
Tributaria
Lo expide la cámara de comercio
local cuando te inscribes y debes
pagar de acuerdo a tus activos.
RIT
Registro de Identificación
Tributaria
Es el mecanismo de
identificación y clasificación de los
contribuyentes al impuesto ICA.
• Inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT) como responsables
del régimen simplificado.
• Actualizar los datos del RUT.
• Entregar copia de certificado del RUT donde conste la inscripción en
el régimen simplificado, en la primera venta o prestación de servicios
que realice a adquirentes no pertenecientes al régimen simplificado que
así lo exijan.
• Exhibir en lugar visible al público el documento donde conste la
inscripción en el RUT, como perteneciente al régimen simplificado.
• Declarar y pagar el impuesto del ICA anualmente. Solo si el año 2013
obtuviste ingresos superiores a $47.160.000.
• Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el
Gobierno Nacional.
• Llevar el libro fiscal de registro de operaciones diarias.
*Información recopilada del sitio web oficial de la DIAN
*http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d90525716c00512a36?OpenDocume
nt#2.%20%C2%BFQu%C3%A9%20clases%20de%20impuestos%20exist_0

32
Régimen común
Si eres una persona natural y no cumples los requisitos para estar en el régimen
simplificado entonces perteneces al régimen común, además sin ninguna
excepción todas las personas jurídicas.
Obligaciones del régimen común
• Inscribirse en el RUT como responsable del
impuesto a las ventas y mantenerlo actualizado.
• Llevar libros de contabilidad (cuando se trate
de comerciantes).
• Llevar registro auxiliar de las ventas, las compras,
una cuenta mayor y balances cuya denominación
será IMPUESTO A LAS VENTAS POR PAGAR.
• Facturar con el cumplimiento de todos los
requisitos legales.
• Recaudar el IVA.
• Presentar la declaración bimestral dentro de los
plazos establecidos y pagar.
• Presentar declaración de renta y complementarios
anualmente.
• Discriminar el impuesto en la Factura.
• Conservar información y pruebas
• Informar cese de actividades.
• Efectuar la retención en la fuente por IVA cuando
realice operaciones con el régimen simplificado.
• Llevar registro auxiliar y cuenta corriente que se
denominará IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
RETENIDO.

33
Diferencias que nos interesan
• No cobra el IVA del 16% sobre las ventas, pero si lo
paga a sus proveedores.
• No está obligado a facturar, (excepto los tipógrafos
que presten el servicio de elaboración de facturas.)
Por ello emite una cuenta de cobro a la cual le
hacen una retención del impuesto a las ventas por
prestación de servicios profesionales.
• No presenta declaración de ventas.
• No presenta declaración de renta salvo que supere
los topes establecidos por la ley.
*Información recopilada del sitio web oficial
de la DIAN
Régimen común
• Cobra el IVA del 16% sobre las ventas.
• Emite una factura.
• Presenta declaración de ventas.
• Si supera los topes establecidos por la ley debe
presentar declaración de renta.
Para los dos
•Inscribirse en el RIT dentro de los dos primeros
meses de inicio de la actividad comercial. Esto debes
hacerlo en la Secretaría de Hacienda de tu ciudad.
• Informar el NIT en correspondencia y documentos.
• Conservar información y pruebas por 5 años.
*http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d90525716c00512a36?OpenDocume
nt#2.%20%C2%BFQu%C3%A9%20clases%20de%20impuestos%20exist_0

34
Recuerda que las personas naturales crean o constituyen a las personas
jurídicas, que pueden ser unipersonales como una S.A.S. (Sociedad
por Acciones Simplificadas) en donde una sola persona natural es la
propietaria, sin embargo al constituir la S.A.S. esta pasa a ser una persona
jurídica independiente de la persona natural que la ha iniciado.
A continuación aparece el listado de las sociedades que pueden crearse,
las cuales deben ser constituidas mediante escritura notarial pública,
si necesitas información acerca de los requisitos de cada una, puedes
acceder al sitio web de tu cámara de comercio local.
Tipos de sociedades
Si necesitas
información detallada
para constituir alguna
de las sociedades
enumeradas
anteriormente te
sugiero que consultes
el sitio web de la
Cámara de Comercio
de tu ciudad.
• Sociedad por Acciones -S.A.
• Sociedad por Acciones Simplificadas -S.A.S.
• Sociedad de Responsabilidad Limitada –LTDA
• Sociedad Comanditaria (Simple o por Acciones)
• Sociedad Colectiva

35
Retencionesporprestacióndeserviciosprofesionales
La comunicación gráfica es un
servicio profesional y si trabajas
como independiente, debes tener
en cuenta la Retención en la Fuente
que te van a efectuar las empresas
para las que trabajes, bien sean
personas naturales o jurídicas. La
modalidad en la que trabajarías
para ellos es el contrato civil por
prestación de servicios, donde no
tienes una relación laboral con
la empresa para la que trabajas
y la seguridad social (Salud y
pensiones) corre por cuenta tuya.
Esta Retención en la Fuente no
es más que un método de recaudo
del impuesto a la renta y se efectúa
en personas que ganen más de
$98.000 al mes. La Retención en la
Fuente se efectuará mensualmente
teniendo en cuenta las siguientes
tarifas.
Servicios generales: Cuando
se efectúa a una persona natural
obligada a declarar renta es del 4%,
cuando la persona no declara renta
será del 6%.
Honorarios profesionales a
persona no declarante: En este caso
es del 10%.
Honorarios profesionales a
personas declarantes: Es decir
personas jurídicas será del 11%.
Pero si el contrato que celebras
como persona natural y tiene un
valor superior a $ 81.031.500,
que es el mismo tope para
declarar renta en los asalariados
y trabajadores independientes, te
harán una retención del 11%.
A esta retención en
todos los casos debe
sumarse un 1% que
corresponde al impuesto
de industria y comercio
avisos y tableros ICA.
En un capítulo posterior
intentaré ayudarte a calcular estas
retenciones para que recibas en tus
pagos lo que inicialmente tenías
planeado ganar.

36
¿Para que sirven los costos?
Costos fijos:
Son los que te permiten tener la oficina
funcionando, tengas ventas o no y debes
desembolsarlos cada mes.
1. Arriendo
2. Seguros (Pólizas de cumplimiento)
3. Impuestos
4. Servicios públicos (Luz, telefonía, agua, etc.)
5. Sueldos y seguridad social de empleados.
Costos variables:
Son los que debes presupuestar para cada trabajo,
por ejemplo si debes viajar a tomar fotografías para
un catálogo, necesitarás un rubro para transporte,
eso es un costo variable, revisemos otros ítems a
tener en cuenta:
1. Mano de obra ocasional.
2. Materiales específicos.
3. Impuestos (aranceles, permisos etc.)
4. Transporte.
5. Comisiones sobre ventas.
Los costos debes asumirlos para
alcanzar objetivos, por ejemplo:
compras un computador para
poder trabajar más ágilmente
para tus clientes o un teléfono
inteligente con conexión a internet
y de esa forma puedes estar al
tanto de los correos electrónicos
que te envían. Mediante los costos
y su análisis puedes establecer
inventarios y planear compras.
Si tu negocio es la impresión
digital y el mes pasado debiste
comprar a mitad de mes tintas
y sustratos, porque vendiste
mucho, entonces puedes
planear abastecerte con mayores
cantidades para el mes entrante. A
continuación te dejo una definición
amigable de los costos.

37
ten en cuenta
Los costos de tus cotizaciones serán
costos variables, pues son específicos
para cada trabajo.
Los costos fijos debes asumirlos,
es decir pagarlos vendas tu
servicio o no.
No puedes cobrar tus costos fijos
a los clientes, eso encarecería la
cotización.

38
La oficina en la era virtual
Hace unos pocos años, un
profesional de cualquier disciplina
debía tener una oficina física para
despachar a sus clientes. Es decir,
una oficina tradicional con una
recepcionista, un mensajero, una
persona para oficios varios, etc.,
esto definitivamente conllevaba
a costos fijos como: Arriendos,
sueldos, insumos y mobiliario.
Los computadores, internet
y los teléfonos inteligentes con
sus aplicaciones de videollamada
y mensajería, han permitido
que nuestros sitios de trabajo se
desplacen con nosotros incluso
al lugar de vacaciones. Antes los
clientes visitaban asiduamente
la oficina del diseñador, mas
hoy en día la facilidad de enviar
bocetos vía e-mail, realizar video
conferencias y así mismo recibir y
enviar correcciones, ha agilizado
el proceso de diseño haciendo
que pasen días, semanas e incluso
meses en donde no tenemos
contacto presencial con nuestros
clientes.
Si trabajas independiente puedes
levantarte y acostarte a horarios
inusuales. Es más, si quieres puedes
diseñar sentado en la comodidad
de tu cama con tu computador
portátil. ¿Cuales son tus costos
fijos si trabajas en tu casa? ¿Qué
necesitas para ejercer tu profesión?
Hoy tenemos la posibilidad
de trabajar con software libre:
Programas, tipografías, imágenes,
recursos gráficos y multimedia, etc.
Una de las ventajas que tienen
los clientes al trabajar con
comunicadores independientes,
es que pueden obtener la misma
creatividad sin los costos de las
agencias de publicidad o diseño.
De esa manera la inversión en
equipos y planta física puede ser
muy barata, pero insisto en que
lo más complicado es ofrecer un
servicio integral que comprenda la
creatividad y el servicio adecuados,
para que nuestros clientes se
sientan satisfechos de trabajar con
nosotros.

39
A los clientes no les
interesa en donde
trabajas, sino como
trabajas

40
El“modus operandi”sugerido
Las anécdotas más frecuentes
entre los comunicadores gráficos
que inician, son las que tienen
que ver con sus primeros trabajos,
el no pago de los mismos o el de
las pérdidas que recibieron en
lugar de las ganancias, así como
aquellos bocetos y propuestas
que se trabajaron arduamente y
no recibieron reconocimiento
monetario alguno.
Este “Modus Operandi” que
te sugiero me ha dado buenos
resultados y ha evitado que
pierda mi tiempo, y el tiempo
como reza el adagio popular, es
dinero. Tú puedes modificarlo a tu
conveniencia.
1. El cliente ve mi portafolio.
2. Le envío una cotización.
3. Me entrega una orden de
compra o servicio y/o anticipo.
4. Le muestro bocetos.
5. Hago correcciones.
6. El cliente me da un BOCETO APROBADO
7. Entrega de artes finales o material.
8. Radico una cuenta de cobro.
9. Pago proveedores (Si los hay).
10. Disfruto de las ganancias.

41
¿Cómo cobrar el diseño?
Ya que hemos definido
nuestro modo de actuar frente
a los clientes, podemos tratar
de establecer como cobraremos
nuestros servicios profesionales,
esto no se trata de una ciencia
exacta como las matemáticas, pero
vamos a utilizarlas para fijar el
precio de lo que cobramos.
Si ponemos a diez
comunicadores gráficos a elaborar
un presupuesto, los resultados son
tan diferentes como los bocetos que
presentan y esto se debe al valor
que le dan a su trabajo y al costo
de realizarlo. Si te fijas acabamos
de utilizar en este párrafo tres
conceptos que parecen muy
similares, vamos a definirlos.
costo
Es lo que inviertes para obtener un resultado.
Valor
Es lo que cuesta para ti algo que has hecho.
Precio
Es lo que estaría dispuesto a pagar un cliente
por tu trabajo y tú debes fijarlo.

42
¿Como cobrar el diseño?
El problema (Si es que así podemos
llamarlo) al cobrar diseño es que
estamos cobrando un servicio, por
lo tanto un intangible, no podemos
medir el diseño por metros o
por libras. Debemos establecer
parámetros para cobrar a nuestros
clientes.
Así el día de mañana le entregues a
tu cliente seis pendones impresos,
tú no vendes pendones, tú vas a
cobrar por el servicio de diseño
que le prestaste y a mi me han
dado resultado tres métodos que a
continuación voy a mostrarte.

43
La hora profesional de trabajo
Vamos a sacar cuentas de
cuanto dinero necesitamos si
estamos viviendo y trabajando
como independientes, para ello
voy a poner valores en pesos
colombianos al año 2013 de lo que
necesitamos para vivir dignamente
durante un mes.
vivienda $800.000
alimentación $750.000
servicios $250.000
transporte $360.000
vestuario $200.000
diversión $200.000
salud y
pensiones $120.000
ahorro $200.000
estudio $200.000
imprevistos $200.000
mercado $300.000
total: $3.780.000

desayuno
almuerzo y
cena en 30 días
4 autobuses
y una carrera
mínima de taxi
en 30 días
Útiles de aseo
y comida en
la nevera.

44
$3.780.000/26=
$145.384.61
Vamos a apróximarlo a $146.000
y así obtenemos el valor de nuestro
día profesional de trabajo.
$146.000/8=
$18.250
Aproximemos a $19.000 y así
obtenemos el valor de nuestra hora
profesional de trabajo.
Estimando el tiempo que
gastemos para un proyecto
podemos determinar el valor del
diseño.
Tal vez pienses que algunos
costos están desfasados por
baratos o por caros, por ejemplo:
es probable que no necesites
transportarte igual sábados y
domingos que entre semana y es
probable que no tengas que tocar
el dinero de imprevistos, pero
permíteme seguir con el ejercicio
que no es más que un supuesto
para encontrar el valor de nuestro
día y hora profesional de trabajo.
Tomemos el valor de $3.780.000
y dividámoslo en 26, vamos a
restar los cuatro domingos del
mes pues si vamos a trabajar como
independientes, lo más probable
es que debamos trabajar más duro
para alcanzar nuestros objetivos.
Tú si quieres, puedes hacerlo por
22 si es que quieres descansar los
sábados o por 30 días si planeas
trabajar más duro.
Luego vamos a dividir ese
valor en 8 que son el número
de horas diarias que se trabajan
normalmente.
Hay quién dirá que va a trabajar
más horas, pero recuerda que debes
alimentarte, dormir, divertirte, etc.,
esto para que tu trabajo creativo sea
más productivo, además estudiosos
del comportamiento laboral han
establecido que las personas en
trabajos formales tienden a perder
tiempo, en síntesis asumamos 8
horas de trabajo arduo.

45
Como dije anteriormente,
tú puedes acomodar tus costos
mensuales de acuerdo a lo que
necesites, lo anterior es tan solo
una guía y de esa forma el valor
de tu día y hora profesionales de
trabajo pueden ser diferentes a
los de otros, sin embargo, si los
encareces demasiado puedes no ser
competitivo en el mercado.
Pero la utilidad de todo lo
anterior es poder asignar precios
al trabajo que realizamos, sin
embargo como en todo existen sus
excepciones que revisaremos más
adelante. Tomemos como ejemplo
para aplicar lo anterior, el diseño de
un plegable a tres cuerpos para el
cual el cliente nos suministra textos
e imágenes. ¿Cuánto tiempo te
tomaría presentarle una propuesta
a tu cliente? Aquí hay que tener en
cuenta varios aspectos:
1. Los clientes necesitan todo para
ayer (Instantáneo).
2. No puedes decir que entregas
una propuesta en una hora o
menos.
3. Tómate como mínimo 24 horas
para entregar una propuesta de
diseño.
En resumidas: necesitamos un
día para elaborar la propuesta y
presentarla, otro para elaborar
correcciones y un día más para
elaborar correcciones de última
hora que siempre surgen en el
trabajo de diseño o si el cliente nos
pide un rediseño de la propuesta
inicial.
Es poner un “colchón” de tiempo
para no desfasarnos en el proceso,
además si le entregamos al cliente
una propuesta en menos de un
día de trabajo, corremos el riesgo
de no investigar lo suficiente y de
presentar un boceto mediocre,
si esto no es suficiente ¿Qué
pensarías de un comunicador
que es demasiado rápido? Yo en
particular pienso que un trabajo de
una hora, vale una hora de trabajo
profesional.

46
En resumen, el diseño del
plegable le costaría al cliente tres
días profesionales de trabajo, es
decir:
$146.000X3=
$438.000
Sin embargo, hay algo que
debemos considerar y es la
retención en la fuente que el
cliente va a efectuarnos y como
mencionamos previamente es del
10% sobre el valor cobrado, pero no
olvides que también debe sumarse
el 1% del impuesto ICA, por lo
tanto la retención final es del 11%.

47
La excepción de la identidad corporativa
El método de cobrar el diseño
utilizando la hora profesional de
trabajo tiene una excepción y es la
identidad corporativa, esta merece
un estudio juicioso, no solo para su
elaboración sino también para ser
presupuestada.
Supongamos que hay dos
clientes para los que estás
trabajando: Uno es un banco con
presencia nacional, que quiere
hacer una convención para los
gerentes de todas las oficinas y el
otro es el dueño de la panadería de
tu barrio que necesita el logo para
el aviso de su negocio.
Cuando te entrevistas con el
Gerente General del banco y estás
regresando a tu casa luego de haber
escuchado los conceptos que él
quiere transmitir con el logo de
la convención, tienes lo que se
denomina “el momento creativo”.
En ese momento en tu mente ha
surgido el logo, lo has visualizado
con formas, colores y la tipografía
que te gustaría utilizar, te sientas
frente al computador y al cabo
de diez minutos el logo pasa del
mundo de lo imaginario al mundo
real. El tiempo que invertiste tal vez
no superó la media hora de trabajo
profesional.
Pero si hemos hablado que
nuestra hora profesional de trabajo
cuesta $19.000 ¿Quién estaría en
sus cabales para cobrar $9.500 al
cliente por este diseño?
Al cobrar la identidad
corporativa hay que tener en
cuenta ciertos aspectos:
1. Que presupuesto tiene el cliente
que lo está encargando.
2. ¿Es necesario un manual de
manejo correcto de marca?
3. Que aplicaciones va a tener el
logo que se diseña.
4. Cuantas de esas aplicaciones voy
a diseñar.

48
La excepción de la identidad corporativa
Volviendo a nuestro ejemplo del
logo para el banco, llegaste a una
solución rápida por el ejercicio
que tienes de tu profesión, si el
matemático que mencionamos
anteriormente intenta hacer lo
mismo, es muy probable que
demore un mes y no produzca una
solución interesante para el cliente.
La creatividad no puede medirse
en metros o pesarse en libras, surge
en momentos inesperados, pero es
indiscutible que se debe alimentarla
investigando y practicando. Si le
muestras el logo al gerente, solo
verá una hoja de papel impresa
o una diapositiva, si es que haces
la presentación en un dispositivo
audiovisual, eso no puede costar
mucho si te pones del otro lado del
escritorio en el papel del cliente
¿Estarías dispuesto a pagar por esa
impresión o esa imagen proyectada
$3.780.000 de pesos?
Yo no lo haría. Pero si le
presentas a tu cliente un proyecto
en el cual entregues no solo
el logotipo sino también las
aplicaciones del mismo, los usos
permitidos y los incorrectos,
las tipografías sugeridas y su
aplicación en las piezas gráficas
necesarias para la convención,
entonces $3.780.000 ya no suenan
tan absurdos pues son el resultado
de un mes de trabajo profesional.
Siendo consecuentes con esta
forma de valorar una identidad
gráfica, el logo para la panadería
podría costar uno o dos días de
trabajo, teniendo en cuenta el
presupuesto del cliente y que la
aplicación será únicamente el aviso
para el negocio.
La calidad del diseño debe ser
la misma para los dos clientes. El
presupuesto que pueden gastar solo
limita la cantidad de aplicaciones
que se generen para los clientes.
La creatividad no puede
medirse en metros
o pesarse en libras,
surge en momentos
inesperados.

49
Las tarifas y los combos
Otras formas que te recomiendo
para cobrar el diseño son las tarifas
y los combos. Para implementar
las primeras, solo debes crear un
listado de piezas gráficas que tus
clientes puedan pedir y asignarles
un precio, el inconveniente es
que no puede estandarizarse el
trabajo de diseño, pues todos los
requerimientos son diferentes, por
ejemplo:
Para el plegable del ejercicio
anterior el cliente nos entregaba
textos e imágenes ¿Pero qué sucede
si para un siguiente trabajo tú debes
digitar la información y tomar las
fotos? ¿Y si debes desplazarte a un
sitio específico para hacerlo? Sin
embargo ese inconveniente puede
ser fácilmente resuelto si en tu
listado de tarifas pones un texto
que aclare que todos los trabajos
deben estudiarse previamente para
determinar costos variables.
La última modalidad son los
combos que pueden estar dentro
del listado de tarifas, es decir:
Puedes determinar precios para
cuando te pidan solo el logo la
tarjeta de presentación personal y
la hoja de membrete, ese sería el
combo 1.
El combo 2 podría ser lo anterior
más el diseño de la factura y las
remisiones, de ahí en adelante los
que determines.

50
El IVA cobrado por los proveedores
Algo que debemos tener
presente al momento de entregar
la cotización por escrito, es si
el impresor o los proveedores
que trabajan para nosotros en el
proyecto, nos están entregando
precios netos o esos precios ya
incluyen el IVA (Impuesto al Valor
Agregado)
Veamos este ejemplo:
Nuestro cliente además del
diseño del plegable, necesita 1.000
unidades impresas. Tu impresor te
entrega una cotización en donde te
dice que cuestan
$2.000.000.
Tú colocas el valor del diseño y la
impresión en la cotización para el
cliente, es decir
$ 2.438.000.
Cuando te pagan impresión y
diseño el dinero que recibes es
$2.169.820
pues te han retenido (11%)
$268.180
Ahora debes pagarle al impresor
los $2.000.000
pero es cuando lees en la
letra pequeña de la cotización
del impresor: Estos precios no
incluyen IVA.
Por lo tanto al impresor debes
cancelarle $2.320.000. El resultado
del trabajo es una pérdida de
$588.180 pues además de no ganar
nada en el trabajo debiste poner de
tu bolsillo para pagar al proveedor.

51
¿Cómo evitar pérdidas?
Es hora de generar los precios
de nuestra cotización. Tomando
en cuenta el capítulo anterior
podemos decir que el diseño más la
impresión es:
$2.758.000*
Recuerda que este precio incluye
el IVA.
Sin embargo hay que recordar
que sobre el precio que se entregue
van a efectuar la retención, que
en nuestro caso será del 11% y
nosotros queremos ganar lo que
presupuestamos para el diseño y no
ir a pérdidas con la impresión, por
lo tanto te sugiero lo siguiente:
Divide el valor total del trabajo
por 0.89 es decir:
$2.758.000/0.89=
$3.098.876,4044...
Aproximemos el valor a:
$3.099.000
Este precio es el que vamos a
poner en la cotización.
¿Porqué 0.89?
El 100% del valor es lo que tu
presupuestas, si a ese 100% le
restas el 11% te queda un 89% y
de ahí sale el 0.89. Es cuestión de
convertir porcentajes a decimales.
Este método lo aprendí de
una muy querida amiga que es
Ingeniera Química, quién me
explicó que un por ciento es una
comparación en 100. Si se habla de
que en 100 manzanas el 15% esta
dañado, es porqué 15 manzanas no
sirven.
Mira estas conversiones simples:
1% es 1 centésimo o 0.01
20% es 20 centésimos o 0.20
100% es 100 centésimos o 1
Si multiplicas 100 por 0.89 el
resultado es 89 pero si divides 100
en 0.89 el resultado es :
112.359,550561797753
Este número contempla la
retención en la fuente que nos van
a efectuar.
*
No olvides este número, a el tenemos que llegar

52
Si dividimos un entero por
un decimal, el resultado es un
número inferior al entero, mas
si dividimos un entero por un
decimal obtenemos un número
mayor al entero y en este caso es lo
que necesitamos.
Para nuestra cotización el valor
que hemos puesto es:
$3.099.000
Restemos el 11% de la retención.
$340.890
$3.099.000-
$340.890=
$2.758.110*
¿Recuerdas que debíamos llegar
a $2.758.000? ¡Pues llegamos y
hasta nos sobraron $110 pesos!
*
Llegamos y fué fácil
¿Qué nos falta? Pagar al
proveedor y obtener el dinero por
el que diseñamos el plegable:
$2.758.000-
$2.320.000=
$438.000
Esto es lo que queríamos obtener
en un principio ¿Recuerdas el
ejercicio de la hora profesional de
trabajo?
¿Como evitar pérdidas?

53
La compensación por encargarme de procesos
Como vimos, debemos
considerar ciertos factores a la hora
de entregarle un precio a un cliente
en una cotización y estos son la
retención en la fuente y el pago a
los proveedores (Si los hay) pero
sobre todo el IVA que ellos van a
cobrarnos.
En este momento del proceso
debemos ser claros con nuestros
clientes y decirles que si quieren
que nos hagamos cargo de
procesos diferentes al del diseño y
la preprensa digital, esto tiene un
costo, pues tú no puedes asumir
pérdidas por hacerte cargo de
procesos extras, como el de la
impresión y la entrega de los
mismos.
Debo aclararte que no somos
competitivos vendiendo impresión
ya que no podemos “Comprar pan
para vender pan”
Si cotizáramos un trabajo que
conlleva impresión y el cliente
recibe dos propuestas, una del
impresor y otra nuestra, lo más
seguro es que la nuestra sea
más costosa en lo que al ítem
de impresión se refiere, porque
nosotros debemos tener en cuenta
la retención en la fuente que nos
van a efectuar sobre el valor de esa
impresión
Si un impresor nos cobra
cierto dinero, nosotros además
de tener en cuenta el IVA que
debemos cancelarle y la retención
que nos van a efectuar, debemos
incrementar el precio para obtener
una ganancia del proceso: El
desplazarnos hasta el taller de
impresión, corregir pruebas de
color, información y montajes
de prensa, recoger y entregar el
material impreso, por mencionar
algunas labores que deberíamos
realizar.
Yo recomiendo que al valor
final de la cotización que ya
incluye el IVA y las retenciones,
le sumes entre un 15% y un 20%
dependiendo de lo dispendioso
que sean los procesos. Adicionar al
precio más allá de esos porcentajes,
sería encarecer demasiado el valor
que aparezca en la cotización.

54
Por eso no somos competitivos
con los impresores, pues si ellos
cotizan la impresión directamente
al cliente este precio será inferior
al que nosotros suministremos,
además de la conocida frase
“Si imprime con nosotros le
obsequiamos el diseño” que utilizan
algunos impresores, que le hacen
mucho daño a nuestra profesión.
En realidad en el mundo
comercial nadie regala nada, ellos
dicen regalar el diseño pero lo más
probable es que en sus instalaciones
labore un comunicador gráfico,
el cual está dentro de su nómina
y es el encargado de diseñar.
Los buenos clientes saben que
los impresores imprimen muy
La compensación por encargarme de procesos
bien, pero si quieren calidad y
creatividad en el diseño deben
recurrir a comunicadores gráficos.
Los clientes también están
dispuestos a pagar un poco más
para que una persona se haga cargo
de todo el proceso, pero recuerda
que debes aclarar eso con tu cliente.
En síntesis no puedes convertirte
en un vendedor de los impresores,
es más, si vendes el servicio de
impresión, dentro de tu portafolio
deberías pactar una comisión
por ventas con el impresor o un
descuento que te permita ser
más competitivo en el momento
de entregar tus propuestas, que
posteriormente signifique un
dinero extra por los procesos de
los cuales te estás haciendo cargo.
También recomiendo que si el
impresor te da como plazo de
entrega de los impresos tres días,
tú calcules cinco en la cotización.
Otro de los mitos urbanos de
nuestra profesión es que los
impresores son incumplidos y este
si tiene algo de cierto.
Puedes haber realizado una labor
de acercamiento al cliente y de
diseño muy buena con tu cliente,
pero todo eso se puede venir abajo
si incumples por que a ti te han
incumplido, el “colchón” de tiempo
que te sugiero anteriormente para
diseñar es muy útil también para la
entrega de los trabajos.

55
Las ventajas de entregar una cotización
Le da seguridad a mi cliente de haber
escogido para desarrollar su trabajo a un
profesional organizado.
Permite a la empresa generar órdenes de
trabajo o de compra basadas en la cotización
entregada.
Establece tiempos de entrega del trabajo,
materiales para el trabajo y número de
correcciones por parte del cliente y del
diseñador, también lo que me comprometo a
diseñar y entregar y fija un tiempo de validez
de la oferta.
Una cotización debe cerrarse,
esto quiere decir no dejar cabos
sueltos, por ejemplo: Si no dejas
claro que el cliente va a suministrar
imágenes y textos y él va a revisar
y aprobar los mismos, esto puede
ser tomado por otro funcionario
de la compañía como que el
comunicador va a digitar textos y
conseguir imágenes para el trabajo.
Además hay que dejar muy clara
la responsabilidad de la aprobación
final de la información, direcciones
teléfonos, e-mails, páginas web, etc.

56
¿Que tener en cuenta para cotizar?
El Cliente:
Sus necesidades y presupuesto,
podemos diseñar con la misma
calidad y profesionalismo tanto
para la lavandería del barrio como
para un Banco. Si hablamos de
un logo ¿Este va a estar solo en el
frente de un local comercial? ¿O
va a hacer parte de una campaña a
nivel nacional o mundial?
El Contenido:
Texto, Imágenes ¿Me las
suministran o debo crearlas?
¿Cuantos bocetos
debo presentar?
Si vas a hacerte cargo del proceso
de impresión...
Materiales:
Tintas (Colores), Sustrato. ¿El
producto es multimedial?
Acabados:
Plastificados, tintas
especiales, plegados, troqueles,
encuadernados, insertos, etc.
Preprensa:
¿Debo entregar originales
digitales, pruebas de color o copias
en medios magnéticos? ¿Debo
enviar el archivo online? ¿Debo
desplazarme al sitio de impresión
para corregir pruebas de color e
imposición y aprobar acabados?
¿TENGO DEL CLIENTE
UN BOCETO APROBADO
ANTES DE IR A PRENSA?
Prensa:
¿He escogido el sistema de
impresión adecuado? ¿Me
he asesorado de un impresor
profesional si es que tengo dudas?
Y finalmente:
¿Debo transportar el material
impreso para entregarlo al cliente?

57
Haciendo una cotización
Muy bien es hora de oficializar
nuestro trabajo de elaboración
del presupuesto anterior en una
cotización, para ello en una hoja
de membrete de tu empresa vamos
a escribir los datos anteriormente
obtenidos para nuestro cliente,
si te parece vamos a utilizar el
siguiente modelo de una oficina de
comunicación gráfica ficticia.
Fíjate que en este caso pusimos
por separado los precios del diseño
y el de la impresión, pues al cliente
le interesa tener discriminados
esos valores, tuvimos en cuenta el
IVA que nos cobra el impresor y a
ambos valores los dividimos por
0.89 para compensar la retención
en la fuente del 11%.
Haciendo una cotizaciónHaciendo una cotización
Direcciones - Teléfonos fijos y móviles Páginas web - E-mails
RUT: ???
NIT: ???
Cotización No: 001
Bogotá, D.C. febrero 30 de 2014
Sres: Empresa Solicitante
Calle 34 No. 15-27 - PBX: 988 22 77
Atn: Sr. Carlos Rodríguez
Gerente de Mercadeo
Respetado Sr: A continuación presento el precio de diseño e impresión que usted
ha solicitado:
ITEM
CANT. VAL UNIT
VAL.TOT.
• Diseño plegable de 3 cuerpos
tamaño carta abierto a 4x4T
1
$493.000
$493.000
• Impresión de plegables tamaño
carta cerrado a 4X4T, grafados y
plegados en propalcote de 150 g.
1.000
$2.607.000
$2.607.000
TOTAL: $3.100.000
El cliente suministra textos e imágenes, para iniciar el trabajo es necesaria la orden
de compra. Se entregará un boceto inicial y habrá máximo 3 correcciones. Tiempo
de entrega 3 días hábiles luego de recibida la información. Validez de la cotización
15 días. Cordialmente
Pedro Pérez
Comunicador Gráfico

58
La idea es no dejar cabos sueltos que puedan
perjudicar tu trabajo más adelante con el cliente, es
decir los malos entendidos: El “yo pensé” o el “como
ahí no dice...”
• Número consecutivo de la cotización para tener
un referente cuando hables por teléfono o hagas la
cuenta de cobro o factura.
• Fecha y lugar de la cotización.
• Razón social, RUT, NIT y el régimen del impuesto a
las ventas al cual perteneces.
• El nombre de la persona al que diriges la cotización,
su cargo y el departamento al cual pertenece, si es
posible dirección y teléfonos de él para fácil
contacto.
• El ítem cotizado, el valor unitario, la cantidad y el
valor total.
• La descripción del ítem debe ser lo más clara
posible, definiendo tamaños, tipos de papel y
Lo que no debe faltar en una cotización
gramajes, acabados: plastificados, encuadernados,
cosidos, brillos, grapados, plegados, etc.
• Debe describirse si se van a entregar bocetos o
machotes impresos y cuantos, si los archivos se van
a entregar en medio magnético o van a subirse a una
dirección de correo o servidor.
• Dejar claras cuales son mis funciones en el proyecto,
¿Solo diseño? ¿Diseño e impresión? ¿Corrección de
pruebas de color? ¿Entrega del impreso?
• Debe aclararse si el cliente va a entregar textos e
imágenes o estos deben ser generados.
• Tiempo de validez de la cotización.
• Establecer las condiciones comerciales del cliente
para el que voy a trabajar, si se maneja anticipo, cual
es su porcentaje y el tiempo de entrega del saldo, o si
la empresa paga a 30, 60 o 90 días.
• Firma y datos de la persona que envía la cotización.

59
Noolvidar las
retenciones

60
Jamás debe
darse una
cotización
verbalmente,
hay que tomarse
el tiempo para
elaborarla.

61
La cuenta de cobro
Cuando tu cliente te entrega la
orden de compra o la orden de
servicio, deben estar especificadas
las condiciones de pago, algunos
clientes trabajan a 30 o 60 días,
algunos te pagan una vez entregado
el trabajo.
Una vez has entregado lo que te
encargaron es el momento de pasar
una cuenta de cobro, recuerda que
como perteneciente al régimen
simplificado del impuesto a las
ventas no estas obligado a facturar,
pero si quieres puedes hacerlo.
Y en este documento lo que
vamos a hacer es traspasar los
datos que nos han aprobado en
la cotización, mira el ejemplo
siguiente:
La cuenta de cobroLa cuenta de cobro
Direcciones - Teléfonos fijos y móviles Páginas web - E-mails
RUT: ???
NIT: ???
CUENTA DE COBRO No: 001
Bogotá, D.C. febrero 30 de 2014
La Empresa Solicitante
Calle 34 No. 15-27 - PBX: 988 22 77
NIT: ???
Debe a: Pedro Pérez la suma de tres millones cien mil pesos por concepto de:
ITEM
CANT. VAL UNIT
VAL.TOT.
• Diseño plegable de 3 cuerpos
tamaño carta abierto a 4x4T
1
$493.000
$493.000
• Impresión de plegables tamaño
carta cerrado a 4X4T, grafados y
plegados en propalcote de 150 g.
1.000
$2.607.000
$2.607.000
TOTAL: $3.100.000
Orden de compra No. ???
Cordialmente:
Pedro Pérez
Comunicador Gráfico

62
• Fecha y lugar
• Numeración consecutiva
• La empresa XXX debe a MMM...
• Precio en letras y números
• Detalle del trabajo realizado
• Relación de la orden de compra
• Datos de contacto
¿Qué no debe faltar en una cuenta de cobro?
No olvides imprimir el número
de copias que solicite tu cliente y
que te pongan en una de ellas el
recibido con la fecha de radicación:
Por último
disfruta de
tus ganancias.

63
Sobre los derechos de autor
Si sigues los pasos sugeridos en
el “Modus Operandi”, no deberías
mostrar a tus clientes bocetos
antes de que te den un anticipo o
te entreguen una orden de compra
o servicio, este debe ser el flujo de
trabajo a seguir si no quieres tener
inconvenientes cuando realizas la
labor de investigación y diseño,
entregas bocetos y no recibes luego
nada a cambio. Lo que se entrega
gratis no se paga y también es muy
difícil de cobrar.
El trabajo que realizas para tus
clientes una vez pagado, puede ser
explotado a conveniencia de ellos
pues tu lo vendiste. Recuerda que
vendiste un servicio. Hay dos tipos
de derechos cuando se realiza un
trabajo intelectual bien sea gráfico,
multimedial o este sea migrado
a diferentes formatos según los
conceptos de la transmedia.
Volvamos a poner de ejemplo la
realización de un logotipo: cuando
entregas el manual de identidad
corporativa que diseñaste y te
pagan según lo pactado, tú cedes
los derechos de explotación a ese
cliente.
Esto quiere decir que él puede
utilizarlo como bien le plazca, más
tú siempre serás el dueño de los
derechos morales de ese logo que
diseñaste, es decir, tienes derecho
a que se te reconozca la paternidad
de esa obra como su autor, así
mismo tienes derecho a evitar
modificaciones y derivaciones de la
misma.
Por ejemplo puedes mostrarlo
en tu portafolio profesional
como parte de los trabajos que
has diseñado. Lo que no puedes
hacer es utilizar esa imagen para
vendérsela a otro cliente, incluso
con modificaciones como cambiar
colores o tipografías.
Aquí tengo que hablar de
una mala costumbre que hay en
nuestro medio, y este tiene que
ver con la entrega de los archivos
originales a los clientes. Muchos
comunicadores gráficos piensan
que si entregan esos archivos

64
pierden el cliente pues si tienen ya
la información, pueden utilizar los
servicios de otros comunicadores.
No sé que puedas pensar al
respecto pero personalmente mi
postura ante esto es que si un
comunicador gráfico piensa de esa
forma se está subestimando. Está
pensando que su trabajo con ese
cliente depende de los archivos y
no del servicio y la creatividad que
puso a sus órdenes.
Es muy probable que el cliente
no quiera volver a trabajar
contigo y entregue esos archivos
a otra persona para que continué
trabajando con ellos, eso puede
pasar en el mundo comercial.
Pero recuerda que te pagaron
por eso que diseñaste y al igual
que si compraras un automóvil,
tú no estás obligado a hacer las
reparaciones mecánicas en el
taller del concesionario, tú puedes
buscar el centro técnico que más
se acomode a tus necesidades y
presupuesto.
Personalmente he trabajado
con muchos archivos genéricos
o universales (PDF) que han
sido diseñados en otros países,
pero deben adaptarse al contexto
colombiano. A esos diseñadores les
pagaron su trabajo y ellos cedieron
para ese cliente los derechos de
explotación de sus obras creativas
al comprometerse a trabajar para él.
Mi consejo al respecto es, si
quieres, no entregues archivos
en los formatos nativos en que
diseñaste, entrega archivos PDF de
alta resolución que en últimas, es lo
que debemos entregar en el caso de
los impresos.
Si diseñaste piezas multimediales
o sitios web ocurre lo mismo, debes
entregarle a tu cliente las obras en
los formatos adecuados para que él
las use a su conveniencia.
Más recuerda que tú serás dueño
de la autoría de esas realizaciones
es decir de los derechos morales.
No tenemos la obligación de
ser expertos en todas las áreas del

65
conocimiento, por ello permíteme
sugerirte que si tienes dudas
respecto al tema anterior, consultes
la página web de la Dirección
Nacional de Derechos de Autor en
donde pueden guiarte e incluso
tiene cursos virtuales sobre
derechos de autor.
Un consejo: si el cliente para el
que vas a desarrollar un trabajo
extenso y costoso te presenta un
contrato como condición para
iniciar, haz revisar este documento
por un abogado de confianza.
Él te explicará claramente tus
obligaciones y las implicaciones
legales del trabajo que vas a
desarrollar y hasta donde van tus
derechos sobre las piezas gráficas que entregues, de igual manera también
podrá hacer correcciones y sugerencias sobre el documento.

66
Recomendaciones finales
trabaja con proveedores que le
brinden calidad a tu trabajo y a
tu cliente.
Para trabajos grandes
impresores o proveedores
grandes.
PIENSA EN CAMBIAR TUS EQUIPOS
CADA CIERTO TIEMPO Para Ello
Debes Reinvertir.
AhorrA para
una Época de vacas flacas.

67
Agradecimientos
A Dios, mi madre, mis hijos y mis sobrinas
que me motivan a vivir.
A Luz Piedad Henao por sus comentarios acertados
que son luz en momentos de oscuridad.
A la Universidad Minuto de Dios por permitirme
este espacio de comunicación gráfica.
A William Medellín por encargarme la asignatura de
Presupuestos de Producción y Medios pues gracias
a ello sigo aprendiendo mucho.
A las profesoras Catalina Campuzano,
Lucía Bohórquez y Sandra Rodríguez
porqué vieron posible esta idea.
A los alumnos de UNIMINUTO pues sus preguntas
alimentaron la idea de este libro.

68
Bibliografia:
• http://www.gerencie.com/
• https://www.mincomercio.gov.co/mincomercioexterior/publicaciones.php?id=16268
• http://www.dian.gov.co/DIAN/15Servicios.nsf/cb0b582428cd50c605256fe4007ea157/1642eeea9501e1d905257
16c00512a36?OpenDocument
• http://impuestos.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_internet_sdh/impuestos/ica_imp/Informacion_por_
sectores1/quien_debe_pagar_este_impuesto
• http://www.mamutmatematicas.com/lecciones/decimal-tanto-por-ciento.php

69

70
Este libro nace de la pregunta formulada frecuentemente por
mis alumnos de Comunicación Gráfica ¿cuánto puedo cobrar?
Está basado en mis experiencias como Diseñador Gráfico
independiente. Espero que sea un apoyo para los Comunicadores
Gráficos cuando presenten propuestas a sus clientes.
Diseñador Gráfico de la Universidad
Nacional de Colombia y Especialista
en Diseño Multimedia de l a
Universidad de Los Andes.
Diseñador Gráfico independiente y
Docente en la Facultad de Ciencias
de la Comunicación de UNIMINUTO.

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