Este documento describe los pasos para crear informes en Access. Explica que los informes presentan datos de tablas o consultas de forma visual, agrupando la información de manera más fácil. Detalla las herramientas para crear informes como el asistente de informes o el diseño manual. Además, explica que un informe consta normalmente de cinco secciones (encabezado, detalle, pie de página y encabezado/pie del informe) y cómo modificar sus propiedades para ocultarlas.

1. Creación de InformesDominic YaucánSexto “QQBB”

2. ¿Qué son informes?Presentan los datos de una tabla o consulta.Los datos del informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar).En los informes se puede agrupar más fácilmente la información.

3. Herramientas del InformeDiseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

4. Asistente para informes utiliza un asistente que nos guía paso por paso en la creación del informe.Informe crea automáticamente un nuevo informe con todos los datos de la tabla o consulta.Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

5. Como se crea un informeCrear una tabla en Access.En la pestaña crear, podemos utilizar la sección Informe.

6. Asistente para InformesSeleccionar la tabla de origen de los datos.Agregar los campos que requerimos.

7. Escoger los niveles de agrupamiento.

8. En la opción “Opciones de agrupamiento” podemos seleccionar los campos de grupo y los intervalos de agrupamiento.

9. Vista diseño del InformeLa vista diseño es la que nos permite definir el informe.Indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen del informe.

10. El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:1) El Encabezado del informe contendrá la información que se ha de indicar únicamente al principio del informe, como su título.

11. 2) El Encabezado de página contendrá la información que se repetirá al principio de cada página.3) Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los controles para un único registro, y el informe será el que se encargue de crear una fila para cada uno de los registros.

12. 4) El Pie de página contendrá la información que se repetirá al final de cada página.5)El Pie de informe contendrá la información que únicamente aparecerá al final del informe.

13. Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe.Se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para eliminarlos

14. Si requieres una determinada impresión del informe no aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección.Para hacerlo debermos acceder a la Hoja de propiedades

15. Hoja de propiedadesPrimero damos clic en el botón en la pestaña Diseño Luego grupo Herramientas. A continuación, en el desplegable, elige la sección (Encabezado, Detalle, o la que quieras) .

16. Cambiamos su propiedad Visible a Sí o a No según te convenga. Los cambios no se observarán directamente en la vista diseño, sino en la Vista preliminar de la impresión o en la Vista informes

17. Diseño de InformeLa barra diseño de informe presenta las siguientes herramientas:

18. El botón Ver del grupo Vistas nos permite pasar de una vista a otra Si lo desplegamos podemos elegir :Vista DiseñoLa Vista Presentación y Diseño La Vista Informes

19. Tipos de Vistas

20. En el grupo Herramientas encontramos el botón Agregar campos existentes que hace aparecer y desaparecer el cuadro Lista de campos. En el aparecen todos los campos del origen de datos para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.

21. GRACIAS!!!