El documento describe los informes en Access, incluyendo que son objetos de base de datos que se usan para mostrar y resumir datos de manera que puedan distribuirse o archivarse. Explica que los informes pueden ofrecer detalles individuales o resúmenes de varios registros y que se componen de secciones como encabezados, detalles y pies. También cubre los pasos para crear un informe, como elegir un origen de datos y herramientas de informe.

1. COMPUTACION AVANZADA
Ma. Belén Gálvez
JUNIO 2013

2. • Un informe es un objeto de base de datos que se usa para
mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera
de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea
mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su
exportación a otros formatos de archivo.
• Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros
individuales, resúmenes de varios registros o ambos. También se
pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para
correo u otros fines.
• Es posible crear informes “no enlazados” que no muestren
datos, pero para el objeto de este artículo, se dará por
sentado que un informe está enlazado a un origen de datos
como una tabla o consulta.

3. El diseño de los informes se dividen en secciones:
• Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del
informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer información que
normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo, un
título y una fecha. El encabezado del informe se imprime antes del
encabezado de página.
• Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada
página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas
se utiliza el encabezado de página.
• Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo
grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre
del grupo. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un
informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

4. • Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de
registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo
principal del informe.
• Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de
registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de
resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de
grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación
haya agregado.
• Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los
pies de página se utilizan para imprimir números de página o
información sobre cada página.
• Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe.
Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u
otra información de resumen de todo el informe.

5. • Paso 1: Elegir un origen de registros
El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una
consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de
registros debe contener todas las filas y columnas de datos que
se vayan a mostrar en el informe.
• Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla
existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de
navegación y continúe.
• Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos
procedimientos:
• Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco, o bien
• Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea usar,
selecciónelas en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

6. • Paso 2: Elegir una herramienta de informe
Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta
de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe
brevemente la función de cada una de estas herramientas:
• Informes compatibles con web
Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con
la característica Publicar en Servicios de Access y se representarán en
un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se
indican por medio del globo en el icono del objeto
IMAGEN DEL BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Informe Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el
origen de registros seleccionado en el panel de navegación.
Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel
de tareas Lista de campos. Access crea una consulta de origen de
registros cuando se arrastran los campos de la Lista de campos al
informe.

7. • Informes de cliente
Los informes que se crean mediante estas herramientas no son compatibles con
la característica Publicar en Servicios de Access. La adición de informes de
cliente a una base de datos web no impedirá que se publique la base de
datos, pero los informes de cliente no estarán disponibles en el explorador. Sin
embargo, se puede usar un informe de cliente cuando se abre la base de
datos en Access.
IMAGEN DEL BOTÓN HERRAMIENTA DESCRIPCIÓN
Informe Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el origen de
registros seleccionado en el panel de navegación.
Diseño de informe Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar solo los
campos y controles deseados.
Informe en blanco Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel de tareas Lista
de campos. Al arrastrar campos de la Lista de campos al informe, Access crea una
consulta incrustada y la almacena en la propiedad Origen de registros del informe.
Asistente para
informes
Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos, niveles de
ordenación y agrupación, así como opciones de diseño. El asistente crea un informe en
función de las selecciones realizadas.
Etiquetas Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiquetas personalizadas o
estándar, así como los campos que se van a mostrar y la forma en que se van a
almacenar. El asistente crea una etiqueta en función de las selecciones realizadas.

8. • Paso 3: Crear el informe
1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si
aparece un asistente, siga los pasos en él y haga clic
en Finalizar en la última página.
Access muestra el informe en vista Presentación.
2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:
• Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y
arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.
• Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está
presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.
• Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos
del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o
seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.
• Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes
secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

9. • Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar
para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o
consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el
acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a
mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver
sólo algunos de los campos de una tabla que contiene
numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un
formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base
de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras
funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones
frecuentes.

10. • Existen varias opciones para crear Formularios en Access, para
utilizarlas se debe dar clic en la pestaña
1. Dar clic en la opción del Asistente para Formularios.
2. Se desplegara la primera ventana del asistente que permite
decidir que campos quiere incluir en formulario y que puede
elegir más de una consulta o tabla.
3. También le aparecerá en la ventana la opción de seleccionar
la tabla / consulta que este dentro de la base de datos y los
campos disponibles que tenga esa tabla / consulta.

11. 4. Para la selección de los campos en el formulario debe hacer clic
sobre el campo y luego en el botón >.
5. Si desea seleccionar todos los campos de la tabla/consulta
simplemente oprima el botón >>.
6. Después de haber seleccionado los campos que necesitaba dar clic
en el botón siguiente.

12. 8. Seleccione el de su preferencia y dar clic en el botón
siguiente.
9. Luego En este caso debe elegir el estilo que le quiere aplicar
al formulario, después de elegirlo debe darle clic en
siguiente.
10. Clic en finalizar