Curso de access principiantes

1. Dictado por: Emelda Wittgreen

2. Una base de datos o banco de datos (en
ocasiones abreviada con la sigla BD o con la
abreviatura b. d.) es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su
posterior uso.
http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos

3.  Bibliotecas * Guía telefónica
 Registros Médicos
 Archivos académicos
 Inventarios
 Clientes
 Cuentas bancarias
 Veterinarias

4. Modelo Jerárquico: Esta compuesto por una
secuencia de bases de datos físicas, de manera que
cada base de datos física se compone de todas las
derivaciones de un tipo de registro.

5. Modelo en red: Éste es un
modelo ligeramente
distinto del jerárquico; su
diferencia fundamental es
la modificación del
concepto de nodo: se
permite que un mismo nodo
tenga varios padres
(posibilidad no permitida
en el modelo jerárquico).

6. Base de datos relacional: Éste es el modelo
utilizado en la actualidad para modelar
problemas reales y administrar datos
dinámicamente.

7. Es un programa de base de datos utilizado para
manejar filtros, tablas, campos y claves. Las
posibilidades de un programa que maneje,
ordene e indexe grandes bases de datos para
nosotros como pueden ser, además de guías
telefónicas, libros de una biblioteca,
historiales de pacientes, facturas de una
empresa, preguntas de los últimos exámenes.
Toda esta información puede ser manejada por
Access.

8.  Tablas: Es la estructura básica de las bases
de datos.
 Consultas: Como su palabra lo dice, se utiliza
para consultar, indexar y buscar registros
específicos.
 Formularios: es la presentación para llenar
los datos.
 Reportes: son los resultados de las consultas
o presentaciones de las tablas.

9. ¿Cómo crear tablas en Access?
 En la página Introducción a Microsoft Office
Access, en Nueva base de datos en blanco, haga
clic en Base de datos en blanco.
 En el panel Base de datos en blanco, escriba un
nombre de archivo en el cuadro Nombre de
archivo. Si no especifica una extensión de nombre
de archivo, Access la agrega automáticamente. Para
cambiar la ubicación predeterminada del archivo,
haga clic en Buscar una ubicación donde colocar
la base de datos (situado junto al cuadro Nombre
de archivo), busque la nueva ubicación y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
 Haga clic en Crear.
 Comience a escribir para agregar datos

10. Conceptos básico de tablas
 Campos
 Registros
 Bases de datos

11. Crear la tabla desde la vista de
diseño
 En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.
 Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del
campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de
datos.
 Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna
Descripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el
cursor se sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se
usa también como texto de la barra de estado para los controles de un
formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel
Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo
mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
 Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
 Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en
Guardar o presione CTRL+G.
 Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento
cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda
vacía.
 http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/crear-una-nueva-base-de-
datos-HA010037837.aspx

12. Crear una base de datos de Gastos
Personales
Campos a utilizar:
Tabla de concepto de gastos
Código del concepto (clave principal)
Concepto
Tabla de mantenimiento de gastos
Código del registro (clave principal)
Concepto
Fecha
Gasto

13. Propiedades de los campos
Propiedad Descripción
Tamaño del
campo
Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de
caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para
los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a
almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los
datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista
para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus
necesidades.
Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los
datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato
predefinido o especificar un formato personalizado.
Máscara de
entrada
Valor
predeterminado
Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en
este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un
campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se
agregó el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor
predeterminado.
Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta
propiedad en Sí, Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos
que se especifique un valor para este campo.
Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos
que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que
todos los datos se escriben correctamente y contienen el número de
caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara
de entrada, haga clic en situado en el margen derecho del cuadro de
propiedades.

14. Otros tipos de datos
 Modo IME controla la conversión de
caracteres en las versiones asiáticas de
Windows.
 Modo de oraciones IME controla la
conversión de oraciones en las versiones
asiáticas de Windows.
 Compresión Unicode comprime el texto
almacenado en este campo cuando contiene
menos de 4.096 caracteres.
http://office.microsoft.com/es-hn/access-help/introduccion-a-los-tipos-de-datos-y-las-propiedades-de-los-campos-HA010233292.aspx?CTT=1

15. Relaciones entre tablas
 Las tablas se pueden relacionar en función
de uno o varios campos en común.
 Uno de los objetivos de un buen diseño de
base de datos es eliminar la redundancia de
los datos (datos duplicados). Para lograr
dicho objetivo, conviene desglosar los datos
en muchas tablas basadas en temas para que
cada hecho esté representado sólo una vez.

16. Relación de uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de
pedidos que incluya una tabla Clientes y una
tabla Pedidos. Un cliente puede realizar
cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para
cualquier cliente representado en la tabla
Clientes puede haber representados muchos
pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la
relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos
es una relación de uno a varios.

17. Relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla
Productos y una tabla Pedidos. Un solo
pedido puede incluir varios productos.
Por otro lado, un único producto puede
aparecer en muchos pedidos. Por
tanto, para cada registro de la tabla
Pedidos puede haber varios registros en
la tabla Productos. Además, para cada
registro de la tabla Productos puede
haber varios registros en la tabla
Pedidos.

18. Relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera
tabla sólo puede tener un registro coincidente en la
segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es
común porque, muy a menudo, la información
relacionada de este modo se almacena en la misma
tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para
dividir una tabla con muchos campos, para aislar
parte de una tabla por razones de seguridad o para
almacenar información que sólo se aplica a un
subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique
esta relación, ambas tablas deben compartir un
campo común.