Curso_GD_Tema_Normatividad.pptx

1. Normatividad archivística
Marco regulatorio nacional e internacional
que protege la documentación de archivo
Septiembre de 2022 1

Contexto
¿Qué es la Agenda 2030?
La Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible es
una hoja de ruta para erradicar la pobreza,
proteger al planeta y asegurar la prosperidad
para todos sin comprometer los recursos para las
futuras generaciones.
Consiste en 17 Objetivos de Desarrollo
Sostenible, con metas específicas, que
constituyen una agenda integral y
multisectorial.

Objetivo 16. Paz, justicia e
instituciones sólidas
Ver video #02
Fuente: Organización de las Naciones Unidas para la Ciencia y la Cultura. (13 de julio de 2021). ODS 16 Paz, Justicia e
instituciones sólidas. [Archivo de Video] https://www.youtube.com/watch?v=rFxGN1O7FGM

Objetivo 16. Paz, justicia e instituciones sólidas
Ver Video #03
Fuente: Organización de las Naciones Unidas para la Ciencia y la Cultura. (13 de julio de 2021). ODS 16 Paz, Justicia e
instituciones sólidas. [Archivo de Video] https://www.youtube.com/watch?v=rFxGN1O7FGM

Ruta de la legislación
archivística de México
6
2012
Ley Federal de Archivos y su
reglamento en 2014
2002
Ley Federal de Transparencia
y Acceso a la Información
Pública Gubernamental
4
Años 80 y 90
Esfuerzos colectivos e
individuales de la
administración de archivos en
México
3
Años 70
Sistema Nacional de Archivos
2
Comité Técnico
Consultivo de Unidades
de Correspondencia y
Archivo del Sector
Público Federal
(COTECUCA)
1969
1
2018
Ley General de Archivos, ¿y su
reglamento?
7
20 de julio de 2007
Reforma al artículo 6° constitucional
5

Para el ejercicio del derecho de acceso a la información, la Federación, los Estados y la
Ciudad de México, en el ámbito de sus respectivas competencias, se regirán por los
siguientes principios y bases:
I. Toda la información en posesión de cualquier autoridad, entidad, órgano y
organismo de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos
autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de
cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos
o realice actos de autoridad en el ámbito federal, estatal y municipal, es pública
y sólo podrá ser reservada temporalmente por razones de interés público y
seguridad nacional, en los términos que fijen las leyes. En la interpretación
de este derecho deberá prevalecer el principio de máxima publicidad. Los
sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio
de sus facultades, competencias o funciones, la ley determinará los
supuestos específicos bajo los cuales procederá la declaración de inexistencia
de la información.
V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos
administrativos actualizados y publicarán, a través de los medios electrónicos
disponibles, la información completa y actualizada sobre el ejercicio de los
recursos públicos y los indicadores que permitan rendir cuenta del cumplimiento
de sus objetivos y de los resultados obtenidos.
Artículo 6º Constitucional
Agosto, 2021 7

Ley General de Archivos. Establece los principios y
bases generales para la organización, conservación,
administración y preservación homogénea de los
archivos en posesión de cualquier sujeto obligado.
Ley General de Archivos
Libro primero. De
la organización y
administración
homogénea de
los archivos.
Libro segundo.
Del Archivo
General de la
Nación.
Libro tercero. De las
infracciones
administrativas y delitos
en materia de archivos.
Septiembre de 2022

Es de orden público
y de observancia
general en todo el
territorio nacional
Métodos y técnicas
Archivísticas para el
desarrollo de Sistemas de
archivos que garanticen la
organización,
conservación,
disponibilidad, integridad
y localización expedita de
los documentos de archivo
Promover el uso y
difusión de los
archivos producidos
por los sujetos
obligados y el
aprovechamiento de
Tecnologías de la
Información
Principios y bases
generales para la
organización y
conservación,
administración y
preservación
homogénea de los
Archivos
Artículo 1. Ley General de Archivos
Septiembre de 2022

Sujetos Obligados
Título Primero
Disposiciones Generales
Capítulo único
Art. 4, LVI

Obligaciones de las
Entidades Federativas
Sistema Local
de Archivos
Consejo Local
de Archivos
Archivo
General
El mayor reto para la armonización e implementación de la Ley General de
Archivos (LGA) es la capacitación de los servidores públicos que estarán
encargados de la gestión documental y administración de archivos de sus
dependencias.
Septiembre de 2022

Promover el uso de
métodos y técnicas
archivísticas
encaminadas al
desarrollo de Sistemas
de Archivos
Establecer Sistemas de
Archivos
Regular la organización
y funcionamiento del
SIA
Promover el uso y
difusión de archivos
Promover el uso y
aprovechamiento de las
tecnologías de la
información
Establecer mecanismos
para la colaboración
entre las autoridades
federales, estatales y
municipales en materia
de archivos
Desarrollo e
implementación de un
Sistema Integral de
Gestión de
Documentos
Electrónicos
Promover la cultura de
la calidad en los
archivos
Contribuir al ejercicio del
derecho a la verdad y a la
memoria
Promover la organización,
conservación, difusión y
divulgación del patrimonio
documental de la Nación, y
Fomentar la cultura archivística
y el acceso a los archivos.
Objetivos
de la Ley
Septiembre de 2022

Homogeneidad en
los archivos del
país
Máxima
apertura
Enfoque de
derechos
humanos
Protección y
preservación del
patrimonio
documental de la
nación
Divulgación del
patrimonio
documental, así
como de la cultura
archivística
Sistema
Nacional de
Archivos
Sistemas
Locales de
Archivos
Coordinación con el
Sistema Nacional de
Transparencia y
Sistema Nacional
Anticorrupción
Gestión de
documentos de
archivo
electrónicos
Septiembre de 2022

Artículo 5. Los sujetos
obligados que refiere
esta Ley se regirán por
los siguientes principios:
Septiembre de 2022

Ley General de Archivos
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia
general en todo el territorio nacional, y tiene por objeto establecer los
principios y bases generales para la organización y conservación,
administración y preservación homogénea de los archivos en posesión
de cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los
poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos,
partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de
cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza
recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las
entidades federativas y los municipios.
Agosto, 2021 15

Garantía del derecho de acceso a la
información pública
Gestión del patrimonio documental
del Estado, así como de los archivos
privados de interés público.
Buena gestión gubernamental,
Sistema Nacional de Transparencia
Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales y el
Sistema Nacional Anticorrupción
15 de Junio de 2019
Entrada en vigor

LEY GENERAL DE BIENES NACIONALES
D.O.F. 20-May-2004
texto vigente
última Reforma DOF 19-01-2018
Artículo 6. Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación:
XVIII.- Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente
sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos,
incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos,
folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las
piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las
colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las
fono grabaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas
magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas
artísticas o históricas de los museos;
Agosto, 2021 17

LEY FEDERAL SOBRE MONUMENTOS Y ZONAS
ARQUEOLÓGICOS, ARTÍSTICOS E HISTÓRICOS.
D. O. F. 6 de mayo de 1972
Última Reforma DOF 16-02-2018
Art 36. Por determinación de esta Ley son monumentos Históricos:
II.- Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las
oficinas y archivos de la Federación, de las entidades federativas o de los Municipios
y de las casas curiales.
Fracción reformada DOF 19-01-2018
III.- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y
los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI
al XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser
conservados en el país.
IV.-Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría mediante la
declaratoria correspondiente.
Agosto, 2021 18

Agosto, 2021 19
De los delitos contra los archivos

Código Penal
Federal
(artículo 214,
fracción IV)
Comete el delito de ejercicio indebido de servicio
público, el servidor público que:
Por sí o por interpósita persona, sustraiga, destruya,
oculte, utilice, o inutilice ilícitamente información o
documentación que se encuentre bajo su custodia o a
la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento
en virtud de su empleo, cargo o comisión.
Faltas/Sanciones
Agosto, 2021 20

LEY GENERAL DE RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS.
Nueva Ley DOF 18-07-2016
TÍTULO TERCERO
DE LAS FALTAS ADMINISTRATIVAS DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS Y
ACTOS DE PARTICULARES VINCULADOS CON FALTAS
ADMINISTRATIVAS GRAVES
Artículo 49. Incurrirá en Falta administrativa no grave el servidor público cuyos
actos u omisiones incumplan o transgredan lo contenido en las obligaciones
siguientes:
V. Registrar, integrar, custodiar y cuidar la documentación e información que
por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e
impedir o evitar su uso, divulgación, sustracción, destrucción, ocultamiento o
inutilización indebidos;
Agosto, 2021 21

LEY GENERAL DE RESPONSABILIDADES
ADMINISTRATIVAS.
Artículo 55. Incurrirá en utilización indebida de información el servidor público que
adquiera para sí o para las personas a que se refiere el artículo 52 de esta Ley,
bienes inmuebles, muebles y valores que pudieren incrementar su valor o, en
general, que mejoren sus condiciones, así como obtener cualquier ventaja o
beneficio privado, como resultado de información privilegiada de la cual haya
tenido conocimiento.
Artículo 56. Para efectos del artículo anterior, se considera información privilegiada
la que obtenga el servidor público con motivo de sus funciones y que no sea del
dominio público.
La restricción prevista en el artículo anterior será aplicable inclusive cuando el
servidor público se haya retirado del empleo, cargo o comisión, hasta por un plazo
de un año.
Agosto, 2021 22

De los actos de particulares vinculados con faltas
administrativas graves
Artículo 69. Será responsable de utilización de información falsa el particular
que presente documentación o información falsa o alterada, o simulen el
cumplimiento de requisitos o reglas establecidos en los procedimientos
administrativos, con el propósito de lograr una autorización, un beneficio, una
ventaja o de perjudicar a persona alguna.
Asimismo, incurrirán en obstrucción de facultades de investigación el
particular que, teniendo información vinculada con una investigación de Faltas
administrativas, proporcione información falsa, retrase deliberada e
injustificadamente la entrega de la misma, o no dé respuesta alguna a los
requerimientos o resoluciones de autoridades investigadoras, substanciadoras
o resolutorias, siempre y cuando le hayan sido impuestas previamente
medidas de apremio conforme a las disposiciones aplicables.
Agosto, 2021 23

OBLIGACIONES
Los sujetos obligados deberán constituir y
mantener actualizados sus sistemas de
archivo y gestión documental
La obligación de transparencia de
publicar: El catálogo de
disposición y la guía documental
de archivo.
Ley General de
Transparencia y
Acceso a la
Información Pública
(artículos 24,
fracción IV y 70,
fracción XLV)
Normatividad
Agosto, 2021 24

LEY GENERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA.
Artículo 1. La presente Ley es de orden público y de observancia general en
toda la República, es reglamentaria del artículo 6o. de la Constitución Política
de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de transparencia y acceso a la
información.
Tiene por objeto establecer los principios, bases generales y procedimientos
para garantizar el derecho de acceso a la información en posesión de
cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo,
Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y
fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que
reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la
Federación, las Entidades Federativas y los municipios.
Agosto, 2021 25

Otras normas y buenas
prácticas
• Instructivos emitidos por el Archivo General de la Nación
• Acervos documentales – Lineamientos para su
preservación (NMX-R-100-SCFI-2018).
• Documentos Videográficos y Fonográficos.
Lineamientos para su Conservación (NMX-R-053-SCFI-
2013).
• Documentos fotográficos - lineamientos para su
catalogación (NMX-R-069-SCFI-2016).
• Documentos Videográficos y Fonográficos.
Lineamientos para su Conservación (NMX-R-053-SCFI-
2013).

prácticas
• Tecnologías de la información-gobernanza de TI-marco
y modelo (NMX-I-38502-NYCE-2019).
• Norma Mexicana de Catalogación de Acervos
Videográficos (NMR-001-SCFI-2007).
• Prácticas comerciales. Requisitos que deben observarse
para la conservación de mensajes de datos y
digitalización de documentos (NOM-151-SCFI-2016).

prácticas
– Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948)
Artículo 19: Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y de expresión;
este derecho incluye el no ser molestado a causa de sus opiniones, el de investigar
y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin limitación de fronteras,
por cualquier medio de expresión.
– Convención Europea para la Protección de los Derechos Humanos (1950)
Artículo 10: Libertad de expresión. 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de
expresión. Este derecho comprende la libertad de opinión y la libertad de recibir o
de comunicar informaciones o ideas sin que pueda haber injerencia de autoridades
públicas y sin consideración de fronteras (….)
– Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1966)
Artículo 19. Establece la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas
de toda índole.
– Convención Americana sobre Derechos Humanos (1969)
Artículo 13. Establece la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas
de toda índole.

Normas Archivísticas
Leyes y Reglamentos
• Ley General de Archivos.
• Reglamento de la Ley Federal de Archivos.
• Reglamento del Consejo Nacional de Archivos.(Última
reforma publicada en el D.O.F. el 30 de marzo de
2022).
Acuerdos
• Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de
Transparencia, Acceso a la Información Pública y
Protección de Datos Personales, por el que se
aprueban los Lineamientos para la Organización y
Conservación de los Archivos.
• Acuerdo por el que se dan a conocer los formatos
correspondientes a la autorización de salida del país de
documento declarado patrimonio documental de la
Nación; y de enajenación por venta de un acervo o
documento.
– Formato Solicitud de salida de patrimonio
documental.
– Formato de notificación de venta.
• Acuerdo por el que se da a conocer el nuevo formato
de solicitud de salida del país de patrimonio documental
de la Nación.
– Formato Solicitud de salida de patrimonio
documental.
• Acuerdo que tiene por objeto emitir las
Disposiciones Generales en las materias de
Archivos y de Gobierno Abierto para la
Administración Pública Federal y su Anexo Único.
• Acuerdo por el que se disponen diversas medidas
para la procuración de justicia por delitos
cometidos contra personas vinculadas con
movimientos sociales y políticos del pasado.
• Acuerdo por el que se emiten los criterios técnicos
para el destino final de los documentos:
transferencia secundaria.
• Acuerdo por el que se emiten los criterios técnicos
para el destino final de documentos: baja
documental.
• Acuerdo por el que se establecen diversas
acciones para la transferencia de documentos
históricos que se encuentren relacionados con
violaciones de derechos humanos y persecuciones
políticas vinculadas con movimientos políticos y
sociales, así como con actos de corrupción en
posesión de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal.

Lineamientos y Manuales
• Manual de digitalización de documentos (abril 2022)
• Lineamientos Generales para la organización y
conservación de los archivos de las dependencias y
entidades del Poder Ejecutivo Federal.
• Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final
de la documentación de las dependencias y entidades del
Poder Ejecutivo Federal.
• Lineamientos para concentrar en las instalaciones del
Archivo General de la Nación el Diario Oficial de la
Federación y demás publicaciones de los poderes de la
unión, de las entidades federativas, de los municipios y
demarcaciones territoriales del Distrito Federal.
• Lineamientos para efectuar la transferencia secundaria de
los Archivos Presidenciales.
• Lineamientos para la creación y uso de sistemas
automatizados de gestión y control de documentos.
• Lineamientos para la organización y funcionamiento del
Consejo Académico Asesor del Archivo General de la
Nación.
• Lineamientos Comité Técnico Consultivo de Archivos del
Ejecutivo Federal.
• Lineamientos para la apertura de los archivos, expedientes
e información que fueron transferidos al Archivo General de
la Nación, en cumplimiento del acuerdo por el que se
disponen diversas medidas para la procuración de justicia
por delitos cometidos contra personas vinculadas con
movimientos sociales y políticos del pasado
• Lineamientos para la creación y funcionamiento de los
sistemas que permitan la organización y conservación de la
información de los archivos administrativos del Poder
Ejecutivo Federal de forma completa y actualizada.
• Lineamientos para que las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal transfieran los documentos
históricos relacionados con violaciones de derechos
humanos y persecuciones políticas vinculadas con
movimientos políticos y sociales, así como con actos de
corrupción.
• Lineamientos para que el Archivo General de la Nación
emita el dictamen y acta de baja documental o de
transferencia secundaria para los Sujetos Obligados del
Poder Ejecutivo Federal, previsto en el artículo 106,
fracción VI, de la Ley General de Archivos.
Septiembre de 2022
30

Otras disposiciones
• Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo
Archivístico.
• Guía para la auditoría archivística.
• Instructivo para la elaboración del Catálogo de disposición
documental.
• Instructivo para la transferencia secundaria de archivos.
• Instructivo para el trámite de baja documental de archivos
del Gobierno Federal.
• Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación
archivística.
• Oficio Circular DG241-2015 Comité Técnico Consultivo de
Archivos del Ejecutivo Federal.
• Oficio Circular por el que se solicita la actualización o
ratificación de nombramientos de responsables del Área
Coordinadora de Archivos.
• Oficio Circular por el que se informa a las Dependencias y
Entidades de la Administración Pública Federal el
calendario de recepción de solicitudes de baja
documental.

Normas ISO relacionadas
con Gestión Documental
• ISO 690-2, Información y Documentación – Referencias bibliográficas –
Parte 2: Documentos electrónicos
• ISO 2788 Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros
monolingües
• ISO 15489 De los documentos en cualquier formato o soporte, creados o
recibidos por una organización
• Familia ISO 15489, Gestión de documentos
• ISO 17799, Buenas prácticas para la gestión de seguridad de la información
• ISO 23081 Guía para entender, implantar y utilizar metadatos
• ISO 27001, Norma técnica de Sistemas de Gestión de Seguridad de la
Información
• Familia ISO 30300, Sistemas de Gestión Documental
Agosto, 2021 32

• ISO 11108. 1996. Información y documentación. Papel
de archivo permanente. Requisitos de permanencia y
durabilidad
• ISO/FDIS 11798. Permanencia y durabilidad de los
escritos, impresos y copias en papel. Requisitos y
métodos de comprobación
• ISO/DIS. 11799. 2003. Requisitos para el
almacenamiento de documentos
• ISO/DIS 14416. Requisitos para la encuadernación de
libros, periódicos, revistas y otros documentos en
papel para uso en archivos y bibliotecas. Métodos y
materiales
• ISO/CD 15659. Cartones para archivo permanente.
Test de migración
• ISO/WD 16245. Cajas y cubiertas de archivo para
documentos en papel
• UNE -ISO/TR 18492:2008
• UNE -ISO 23081
• UNE -ISO/TR 26122:2008
• NORMA ISO 19011:2018
• Modelos de Gestión Documental
33
Normas ISO relacionadas
con Gestión Documental

Documentos: ISAD (G),
Personas o familias: ISAAR (CPF),
ISDIAH
Funciones: ISDF
ISO 15489 -1:2016,
ISO/TR 18492:2008,
ISO 30300:2011,
ISO 23081,
ISO/TR 26122:2008,
ISO 19011:2018
Modelos de Gestión Documental:
Modelo de Gestión Documental de
la RTA - Red de transparencia y
acceso a la información
¿Para qué una norma?
• Es un modelo de buenas prácticas
consensuado, validado, aceptado
internacionalmente.
• Gestión de recursos eficiente.
• Refuerza la credibilidad de las
organizaciones.
• Facilita la rendición de cuentas.
• Aumenta la confianza en las
instituciones
• Contribuye a la transparencia.

Normas Básicas para un Modelo de
Gestión Documental
Los modelos que dan Sustento a la Gestión Documental son:
 ISO 15489.- Gestión de Documentos
 ISO 30301.- Sistemas de Gestión para los documentos
Hablar de las dos no es contradictorio sin embargo es importante considerar que los preceptos
de la ISO 15489 están considerados en la familia de las ISO 30300

Norma 15489
Es la primer norma
internacional
relacionada con la
Gestión de
Documentos
Objetivo.- La
adecuada gestión de
los documentos de
archivo de una
organización.
Consta de 2 partes
ISO 15489-1:2001.-
Proporciona una
Guía sobre como
gestionar los
documentos de
archivo
ISO/TR 15489-2:2001
Es un informe
técnico que
proporciona una
metodología para su
implantación.

La Gestión de Documentos (ISO 15489)
Investigación Preliminar
Análisis de las
Actividades
Identificación de los
requerimientos en
materia de GD
Evaluación de los
Sistemas Existentes
Identificación de
estrategias para
satisfacer los
requerimientos en
materia de GD
Diseño de un SGD
Implementación del
SGD
Revisión posterior a la
implementación

Familia ISO
30300
Estandarizan el uso
de la
documentación y
sus sistemas
Objetivo.- La
adecuada gestión de
los documentos de
archivo de una
organización.
Consta de 4
partes
ISO 30300:2011
Sistemas de gestión
para los documentos
(Fundamentos y
vocabulario)
ISO 30301:2011
Sistemas de
gestión para los
documentos
(Requerimientos
)
ISO 30302. Guía
para la
Implementación
ISO 30303.
Requisitos para los
organismos que
realizan auditorías
y certificaciones.
ISO 30304: Guía
de Evaluación

• Dentro de la creación, registro, acceso, disposición y conservación de los documentos
deben existir roles muy bien definidos que identifiquen la responsabilidad de quienes
intervienen en el proceso de la Gestión Documental.
Roles y
responsabilidades
definidos
• Procesos documentales que tienen una o varias tareas que forman un conjunto de
procedimientos que tienen como objetivo especifico a cumplir generalmente deben
estar enfocados en la misión y visión de la organización.
Procesos
sistemáticos
• No existe control sin medir lo que esta sucediendo y hacer un análisis y evaluación de
los resultados, estas dos actividades son fundamentales para cumplir con los
indicadores de gestión.
Medición y
evaluación;
• Todo proceso de calidad está enmarcado en una revisión continua del proceso y de
los resultados, siempre enfocados a una mejora continua.
Revisión y mejora

Nivel Operativo
Normas e Informes Técnicos relacionados con la
implementación de procesos de gestión documental
ISO 15489. Gestión de documentos generalidades
ISO 15489-2 Directrices
ISO 23081. Metadatos para la Gestión Documental
Principios.
ISO 23081-2 Elementos de Implementación y
conceptuales
ISO 23081-3 Método de Autoevaluación
ISO TR 26122. Análisis de los procesos de trabajo para
la Gestión de Documentos
ISO TR 13028. Directrices para la implementación de la
digitalización de documentos
ISO 13008. Proceso de migración y conversión de
documentos
ISO 16175. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos electrónicos de oficinas.
ISO 17068. Repositorio de Documentos Digitales
Nivel Estratégico
Normas de Sistemas de Gestión de
Documentos (Marco de gobernanza de la
información).
ISO 30300. Fundamentos y Terminología.
Sistemas de Gestión para los documentos:
Terminología, objetivos y beneficios.
ISO 30301. Información y documentación.
Sistemas de gestión para los documentos.
Requisitos. Creación y control de los
documentos durante el tiempo necesario.
ISO 30302. Guía para la Implementación
ISO 30303. Requisitos para los organismos
que realizan auditorías y certificaciones
ISO 30304: Guía de Evaluación

ISO 23081:2004
La ISO 23081 sobre «Procesos de gestión de documentos – Metadatos
para los documentos»
Tiene como finalidad proporcionar un marco para crear, manejar y
utilizar metadatos como datos que describen el contexto, contenido y
estructura de los documentos y explicar los principios que los rigen, en el
marco normativo de la ISO 15489.
Esta dividida en 3 partes:
•Parte 1. Principios.
•Parte 2. Implementación de los principios.
•Parte 3. Evaluación del conjunto de metadatos existentes e iniciativa
para ISO 15489.
Septiembre de 2022

Para la gestión de
documentos electrónicos,
requisitos funcionales de un
sistema de gestión de
documentos electrónicos de
archivo (SGDEA)
Esta basada en la Norma ISO
15489
Reúne 390 requisitos y 127
elementos de metadatos, para
garantizar que los documentos
electrónicos producidos por una
organización se gestionan para su
conservación y disponibilidad a lo
largo del tiempo.
Norma MoReq2: Modelo de
Requisitos para la Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo

Norma MoReq2: Modelo de Requisitos para la Gestión de
Documentos Electrónicos de Archivo
La incorporación de
nuevos estándares
desarrollados en
otras normas como
la ISO 15489 e ISAAR
(CPF).
La consideración de nuevas
áreas relativas a sistemas
de gestión de contenidos
de sitios web.
Las mejoras
extraídas de la
aplicación práctica
de la 1ª versión
MoReq.
MoReq2”. Entre
las novedades
que incluye la
2ª edición
destacan:
Esta norma
contribuye a la
normalización e
impulso de la
gestión de
documentos de
archivo en el marco
de
la administración
electrónica.

Países Participantes:
México : INAI, AGN.
Guatemala
El Salvador
Colombia
Ecuador
Brasil
Perú
Chile
Uruguay
Argentina
España
•Para ser implementado en
los países miembros
Herramientas de Gestión y
Estándares aplicables a los
países miembros
Estandarizar los procesos
de gestión documental y
archivos

Estructura y Componentes del MRTA
Modelo
RTA
Política de
Gestión
Documental
Gobierno
Abierto y
Transparencia
Administración
Electrónica
Control
Intelectual y de
representación
Valoración
Control de Acceso
Control Físico y
Conservación
Guía de Servicios
de Archivo
Integrado por :
 3 guías Gerenciales
 5 Guías Operacionales
 26 Directrices
(Manuales y
Compromisos)
Septiembre de 2022

Nivel Inicial Nivel
Intermedio
Nivel Avanzado
Depende del avance de la institución y es escalable
Niveles de Implementación:

https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php
?codigo=5399403&fecha=03/07/2015#g
sc.tab=0
49
Lineamientos generales para la
organización y conservación de los
archivos del Poder Ejecutivo Federal.
Septiembre de 2022

Lineamientos para analizar, valorar y
decidir el destino final de la
documentación de las dependencias y
entidades del Poder Ejecutivo Federal
https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php
?codigo=5430131&fecha=16/03/2016#g
sc.tab=0
50
Septiembre de 2022

El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros,
procesos, estructuras y funciones que desarrolla cada sujeto obligado
y sustente la actividad archivística con los procesos de gestión
documental. Esta integrada por:
Título Segundo
De la gestión documental y
administración de archivos
Capítulo IV
Del Sistema Institucional de
Archivos (Art. 20 a 22)
Áreas operativas
Un Área Coordinadora de Archivos
• Correspondencia
• Archivo de Trámite por área
• Archivo de Concentración
• Archivo Histórico
Septiembre de 2022

Sistema Institucional
de Archivos
Sistema
Es el conjunto de:
 Estructuras,
 Funciones,
 Registros,
 Procesos,
 Procedimientos y
 Criterios
Que desarrolla cada Sujeto Obligado
para cumplir con la Misión para la cual
fue creada
Octubre de 2019 52

Se hará mención de los SGD
Recepción Turnado Atención
GESTIÓN DOCUMENTAL
Trámite Concentración
INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVÍSTICO
Histórico
P
r
o
c
e
s
o
s
N
o
r
m
a
t
i
v
i
d
a
d
Gestión Documental
Octubre de 2019 53

Artículo 20. El Sistema Institucional es el conjunto de registros, procesos,
procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que
desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo
con los procesos de gestión documental.
Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados
formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes
de manera lógica y cronológica, y relacionarse con un mismo asunto,
reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que
establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
Octubre de 2019 54
de Archivos

El Sistema Institucional de Archivos y
el Ciclo vital de los documentos
El documento atraviesa a lo largo de su existencia por tres edades (conocidas
también por etapas o fases), determinadas por los valores documentales y
usos que tiene durante la misma gestión. A cada etapa le corresponde un
tratamiento especializado y se conserva en un archivo específico.
Octubre de 2019 55

ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO
VALORACIÓN
PRIMARIA
TRANSFERENCIA PRIMARIA
VALORACIÓN
SECUNDARIA
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
BAJA DOCUMENTAL
DESTINO FINAL
AREA
COORDINADORA
DE ARCHIVOS
UNIDADES
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
•VALOR ADMINISTRATIVO
•VALOR LEGAL
•VALOR FISCAL O CONTABLE
•VALOR INFORMATIVO
•VALOR EVIDENCIAL
•VALOR TESTIMONIAL
Ciclo Vital del Documento
Schellenberg Charles Wiffells: Teoría de las 3 edades de los documentos
Octubre de 2019 56

Octubre de 2019 57
de Archivos
Normativa
• Coordinación de Archivos
• Grupo Interdisciplinario
Operativa
• Correspondencia u
Oficialía de partes
• Archivo de trámite
• Archivo de Concentración
• Archivo Histórico

Área Coordinadora de Archivos
Octubre de 2019 58
Artículo 27. El área coordinadora de archivos promoverá que las áreas
operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración
de los archivos, de manera conjunta con las unidades administrativas o áreas
competentes de cada sujeto obligado.
El titular del área coordinadora de archivos deberá tener al menos nivel de
director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto
obligado. La persona designada deberá dedicarse específicamente a las
funciones establecidas en esta Ley y la de la entidad federativa en esta materia.
11 funciones marcadas por la ley
de Archivos

Área de Correspondencia u Oficialía de Partes
Artículo 29. Las áreas de correspondencia son responsables de la
recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la
integración de los expedientes de los archivos de trámite.
Los responsables de las áreas de correspondencia deben contar con los
conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su
responsabilidad; y los titulares de las unidades administrativas tienen la
obligación de establecer las condiciones que permitan la capacitación de
dichos responsables para el buen funcionamiento de los archivos.
Octubre de 2019 59
7 funciones marcadas por la ley
de Archivos

Archivo de Trámite
Octubre de 2019 60

Unidad Administrativa
Es una dirección general o equivalente a la que se le confieren
atribuciones específicas en el reglamento interno.
Puede ser también un órgano que tiene funciones propias que la
distinguen de las demás en la institución. Elemento de la clave que
identifica y clasifica el gasto público por entidades, según la
organización interna de cada institución.
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Archivo de Concentración
Unidad responsable donde se
administran los documentos
que fueron generados en el
archivo de trámite.
 Expedientes ya cerrados
 Su consulta es esporádica
 Permanecerán ahí hasta
su destino final.
Octubre de 2019 62
de Archivos

Archivo Histórico
Unidad a la que se transfieren
desde el archivo de
concentración, los
documentos para su
conservación permanente.
 Es fuente de acceso
público,
 Unidad responsable
divulgar la memoria
documental institucional,
Octubre de 2019 63
de Archivos

Elementos del Sistema
Institucional de Archivos
Políticas Internas
Grupo Interdisciplinario
Instrumentos de Control y
Consulta Archivística
Elementos de descripción
documental
Infraestructura y
equipamiento
Personal competente
Capacitación
Resguardo y preservación
Mapa General del SIA
Artículo 23. Los sujetos obligados
deben contar con un Sistema
Institucional de Archivos
64
Septiembre de 2022

Dinámica.
Sistema Institucional de Archivos
- Integrar equipos:
1. Coordinación de archivos
2. Unidad de correspondencia
3. Unidad de archivo de trámite
4. Unidad de archivo de concentración
5. Unidad de archivo histórico
- En cada equipo se identificaran las problemáticas
correspondientes en cada unidad de archivo.
- Se plasmaran en hojas rotafolios.
- Cada equipo expondrá sus problemáticas
identificadas.
- Los integrantes del curso retroalimentaran al equipo
expositor.

Beneficios de un sistema de gestión
documental eficiente
Control sistemático y
corporativo de los
documentos, tanto
electrónicos como físicos,
que indiscutiblemente
ayudan a tomar decisiones
presentes y futuras

Puntos estructurales de la Gestión Documental
La calidad no es
impuesta por
ninguna norma,
las normas y los
estándares nos
ayudan a crear
políticas de
calidad, pero el
único requisito
es cumplirlas.
Las
organizacione
s evolucionan
y sus
procesos
también, el
comportamien
to evolutivo es
constante.
Las personas
también
evolucionan y
con ellas la
tecnología
para mejorar
la calidad de
su trabajo.
La
información
es una
estrategia, es
un intangible
de valor
incalculable
Los
documentos y
la información
bien
administrada
es
recuperable
siempre.
Es necesario
apoyarse en
la información
veraz de
nuestra propia
organización.
Como el fin
de las
organizacion
es es crecer,
la
información
es la clave
para
evolucionar.

Conclusiones
La LGA y sus respectivas leyes locales, buscan resolver, entre otras cosas, el problema público
relativo a las prácticas archivísticas inadecuadas, que impiden la organización útil de los archivos
durante el ciclo de vida del documento, para facilitar su acceso a la población.
Algunas de las problemáticas que enfrenta la aplicación de la LGA son el déficit de recursos humanos
especializados y la falta de una verdadera cultura archivística, así como el reducido número de
personal con el que cuentan las instituciones, sin olvidar la recurrente rotación de éstos, la carencia de
medios tecnológicos y materiales accesibles a los presupuestos.
La LGA implica una visión horizontal de cada ente y dejar a un lado las viejas prácticas de visión
vertical, situación que se relaciona también con un tema de liderazgo efectivo en el sector público, del
cual México aún carece.
Las disposiciones en materia de archivo contable gubernamental y la LGCG, tienen una estrecha
interacción con las disposiciones de la LGA.
La LGA obedece al respeto de derechos humanos que van más allá de una “carga administrativa” para
los sujetos obligados, por lo que debe garantizar el derecho a la información, a la verdad y a la
memoria.

Conclusiones
Las conductas que establecen posibles sanciones, tanto en la LGA como en la LGCG son
consideradas como graves, aunque a la fecha pareciera que no existen antecedentes
que evidencien la aplicación contundente de dichas sanciones, incluso la LGRA
considera conductas similares como faltas no graves, lo cual implica un análisis más
detallado de la concordancia de las tres leyes.
Finalmente, las instituciones encargadas de la vigilancia de la LGA aún tienen una tarea
pendiente en cuanto al cumplimiento de sus funciones en materia archivística, lo que
dista mucho de que su labor permita fortalecer el control interno en los entes públicos,
lo cual se suma a la falta de armonización de las leyes locales con la general por parte
de más del 30% de las entidades federativas del país.
La LGA trae consigo una amplia gama de posibilidades de actuación por parte de los
profesionales de la Contaduría, por lo que es imperante el involucramiento de este
sector para fortalecer el ejercicio de la profesión y del sector público

TIPOS DE DOCUMENTOS• El documento y el
documento de archivo• Documentos de
apoyo informativo• Documentos de
comprobación administrativa inmediata•
Documentación común y sustantiva• Ciclo
vital del documento

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