I. El documento presenta información sobre diferentes tipos de documentos como documentos de archivo, documentos de apoyo informativo, y documentos de comprobación administrativa inmediata. II. Explica las características y diferencias entre estos tipos de documentos, como que los documentos de archivo son aquellos que registran hechos oficiales mientras que los documentos de apoyo son ejemplares múltiples que sirven para apoyar la gestión administrativa. III. Indica que los documentos de comprobación administrativa inmediata son aquellos producidos

1. a. El documento y el documento de archivo.
b. Documentos de apoyo informativo
c. Documentos de comprobación administrativa inmediata
d. Documentación común y sustantiva
Septiembre de 2022 1
2. Tipos de Documentos

2. Principios teóricos y
metodológicos
Septiembre de 2022 2

3. Septiembre de 2022 3
Ver video 04

4. Conceptos fundamentales
Septiembre de 2022 4

5. Información
La información es un conjunto
organizado de datos procesados
en un soporte documental;
• Analizada,
• Interpretada,
• Comunicada y
• Utilizada
Documento: Es la combinación
de un soporte y la información
registrada en él, que puede ser
utilizado como prueba o para
consulta
Septiembre de 2022 5

6. Documento de Archivo
Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico,
fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el
ejercicio de las facultades, competencias o funciones de
los sujetos obligados, con independencia de su soporte
documental
Institución
Funciones y
Fines
Procesos Administrativos
Documentos
Información
Septiembre de 2022 6

7. Documento de
archivo
Carácter
Orgánico
Seriado
Procedencia
Institucional
Producción
espontánea de
contenido
único
Son generados
proceso
natural de una
actividad o
función
específica
Fuente primaria
de información
(Valor probatorio)
Características de los
documentos de archivo
7

8. ARCHIVO
Actas, CURP
Fotos
Historia Clínica
Trabajos Escolares
Comprobantes Escolares
Comprobantes
de estudios
Identificaciones
Personales
Documentos
financieros
Documento de
archivo personal
Septiembre de 2022 8

10. I. Identificación de Documentos de Apoyo Informativo en el Área.
II. Separación de los Documentos de Apoyo Informativo.
III. Trituración de documentos al interior del Área.
Procedimiento de
organización
Documentos de apoyo
informativo
10

11. Documentos de comprobación administrativa inmediata
La documentación de comprobación administrativa inmediata y de
apoyo informativo no será objeto de guarda en el Archivo de
Concentración, las Unidades Administrativas tendrán que solicitar su
desincorporación inmediata al área coordinadora de archivos,
amparando el procedimiento con una relación del material que se
requiere desincorporar. Estos documentos deberán ir en cajas,
separados de los expedientes que se transfieren al archivo de
concentración.
Vinculación de la Producción
Documental a los Procesos
Institucionales
11

12. Unidad Documental
formada por un conjunto
de documentos
generados orgánica y
funcionalmente por un
sujeto. Producto de la
resolución de un mismo
asunto.
Expediente
Septiembre de 2022 12
Documentos
Proceso
administrati
vo
Funciones y
fines

13. Al conjunto organizado de documentos producidos o
recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de
sus atribuciones y funciones, con independencia del
soporte, espacio o lugar que se resguarden;.
Archivo
Septiembre de 2022 13

14. Principio de Procedencia
Principio aceptado universalmente establece que los documentos de
una misma procedencia no deben ser mezclados con otros de distinto
origen o procedencia, es decir, cada documento debe estar situado en
el fondo del cual procede, y éste en su lugar de origen y así deben
mantenerse unidos, sin que se incorpore, añada o mezcle con la
documentación proveniente de otra entidad. Así mismo, al interior de
cada fondo, las series documentales emanadas de un mismo
organismo, pero que responden a acciones diferentes, no deben
mezclarse entre sí.
Establece la relación existente entre los documentos y las
organizaciones o personas físicas que los han producido.
Septiembre de 2022 14

15. Principio de orden original
La realización de actividades en las instituciones da lugar a la
producción documental en serie. La conservación de esta disposición
natural a la que obedecen, constituye el objetivo del principio de
respeto al orden original, el cual establece que los documentos de
archivo deben conservarse de acuerdo con el orden que se
desarrollaron.
Este precepto se fundamenta en que todos los documentos se
producen de manera secuencial, lógica, natural y cronológica lo cual
debe ser respetado, para evitar su dispersión y resguardar así las
relaciones existentes entre ellos.
Septiembre de 2022 15

16. Organización
La organización de un archivo responde a una doble necesidad: por
un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de
modo que refleje las actividades que desarrolla y, por otro lado, facilitar
la localización de los documentos.
• La clasificación es el acto de agrupar documentos por
semejanzas, separándolos por sus diferencias, es el proceso
mediante el cual se definen las agrupaciones documentales a partir
del principio de procedencia formando los grandes grupos que
integran el archivo
• La ordenación complemento de la clasificación, consiste en poner
en orden (cronológico, alfabético, numérico…) las unidades
documentales (documentos o expedientes) dentro de las series
constituidas
Septiembre de 2022 16

17. Organización de
Archivos
Ordenación Documental
Se determina que
documento va primero y
cual después
Principio de Orden
Original
Organización Documental
Clasificación
Fondo, Sección y Serie,
documental y tipología
Principio de Procedencia
Descripción Documental
Permite identificar,
localizar y recuperar la
información
Cajas, Legajos,
Expedientes, Inventarios
Documentales
Septiembre de 2022 17

18. Ordenación
Septiembre de 2022 18
Métodos
Convencional
Alfabético
general
Onomástico
Asuntos
o
materias
Geográfico
Cromático
Decimal
Topográfico
Cronológico
Numérico
compuesto
Numérico
simple
A, B, C, D, E F, G… Z
ÁVILES SÁNCHEZ, María
BENÍTEZ FLORES, Tania
CASTRO FERNÁNDEZ, Rocío
…
ZARCO RAMÍREZ, Teresa
Bancos
Contratos
Expediente único de personal
Dictámenes
…
Viáticos
Aguascalientes
Baja California Sur
Campeche
…
Zacatecas
111
111.02
111.2
222.34
222.45
333.45
Edificio 1
Sección 1
Batería 3
Módulo 2
Entrepaño 5
1980 sep
1984 jun
1995 oct
1997 jun
1,2
1,3
2,4
3,6
1, 2, 3, 4, 5, n

19. 1. Facilita la gestión de la Administración Pública, proporcionando
acceso a los documentos generados en el ejercicio de las actividades
administrativas cotidianas.
2. Permite a los ciudadanos el ejercicio del derecho de acceso a la
información, poniendo a su disposición los documentos que le
conciernen o que son de interés para el conjunto de la sociedad.
3. Preservan la memoria colectiva de las naciones, las regiones, las
comunidades y las personas.
La importancia de la Gestión
Archivística
Septiembre de 2022 19

20. Documentos Electrónicos
Documento Electrónico contiene información generada,
enviada, recibida, almacenada y comunicada por medios
electrónicos, ópticos o similares.

21. Explosión de Documentos
Electrónicos
Los documentos
electrónicos se
producen sin apego
a ningún estándar
de Gestión
Documental, sin
atender a políticas y
estándares de
gestión documental

22. Tipología Documental
Finalidad, es decir el motivo
de su realización, su objeto.
Su estructura puede
cambiar con el tiempo pero
si se mantiene su finalidad,
se debe mantener también
su denominación

23. Soporte Documental

24. Documento de archivo
Aquel que registra un
hecho, acto
administrativo, jurídico,
fiscal o contable,
producido, recibido y
utilizado en el ejercicio de
las facultades,
competencias o
funciones de las
instituciones, con
independencia de su
soporte documental.
Documento Electrónico
Conjunto de datos que integra
información que se interpreta,
almacena y estructura a
través de caracteres o pixeles,
se requiere un programa
"visor" para darles lectura y
suele modificarse o
actualizarse con el tiempo por
un(os) usuario(s). En pocas
palabras se refiere al
"contenido" de un archivo.
Documento Electrónico de
Archivo
Registro de la información
generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios
electrónicos, que permanece en
ellos durante su ciclo vital. Son
producidos por una persona o una
institución como productos de sus
funciones y atribuciones y debe
ser tratado conforme a los
principios y procesos archivísticos.

25. Documento de Archivo
Información
Documentos
Procesos
Administrativos
Funciones y Fines
Institución

26. Características de los
documentos de Archivo
Orgánicos
Únicos/exclusivos
Seriados
Auténticos
Interrelacionados

27. ¿Qué documentos
se localizan en
una Archivo de
Trámite?
Documentos
de archivo
Documentos
de
comprobación
administrativa
Documentos
de apoyo
informativo

28. VIGENCIA OPERATIVA
• Es el uso continuo que tienen los documentos en las
oficinas, durante esta vigencia se mantiene la fuerza
de obligatoriedad, ya sea administrativa, jurídica, fiscal
o contable.
• El valor es inherente al expediente en trámite o
corriente, que va y viene en referencia a un asunto.
• La vigencia de un expediente comienza con el primer
documento con el que inicia una acción administrativa
de cualquier índole.
• La simple recepción en un organismo público, a través
de la oficialía de partes o unidad de correspondencia,
es un acto jurídico y administrativo que compromete al
organismo para la realización expedita y eficiente de
un trámite institucional.
Abril 20-23, 2021 28

29. Características
Documentos de Apoyo Informativo
Septiembre de 2022 29
Los documentos de Apoyo Informativo son aquellos documentos que
sirven de ayuda a la gestión administrativa.
 Son ejemplares múltiples.
 Informan de un asunto concreto.
 Apoyan la gestión, pueden ayudar en el proceso de la toma
de decisiones como material de apoyo, pueden ser boletines
oficiales, libros, revistas, publicaciones o informes
elaborados por otras instituciones, etc.
 Su valor es meramente informativo y a corto plazo.
 No testimonian la actividad de la institución y no forman
parte de su Patrimonio Documental, por lo tanto, no se
transferirán al Archivo General y se destruirán en la propia
oficina en donde han sido manejados.

30. Documento constituido por
ejemplares de origen y características
diversas cuya utilidad en las unidades
administrativas reside en la
información que contiene para el
apoyo de las tareas asignadas.
Documentos de apoyo informativo
Generalmente son ejemplares múltiples que
proporcionan información, no son originales, se
trata de reprografías de ediciones, son
acumulación de fotocopias que sirven de
control, artículos que aparecen en internet ,
entre otros.
No son transferidos al Archivo de
Concentración y carecen de
conceptos tales como vigencia o
valores administrativos
Se trata de un conjunto ficticio o integrado
artificialmente por unidades temáticas.
Por lo general no se consideran patrimonio
documental, se destruyen y solo se
conservan por su valor de información en la
biblioteca o centro de documentación de la
Dependencia.

31. Documentos de Apoyo
Informativo
Los documentos de
apoyo informativo existen
en toda la administración
pública y son los
documentos que han sido
recogidos para apoyar en
la Gestión Administrativa
Publicaciones
Fotocopias de legislación
Folletos
Copias de escritos remitidos de otras
oficinas
Circulares
Revistas
Diccionarios
Septiembre de 2022 31

32. Documentos de
Comprobación
Administrativa Inmediata
Son los documentos
producidos a partir de
un hecho administrativo
inmediato:
• Vales de fotocopias
• Minutarios
• Libros de visitas
• Correspondencia de entrada y
salida
• Borradores
• Notas
• Publicaciones: libros y revistas
• Invitaciones personales
• Folletos,
• Instructivos
• Propaganda
• Fotocopias simples/duplicados de
originales no certificados, o de
asuntos sin relación con el
expediente.
• Tarjetas de asistencia
Septiembre de 2022 32
No se transfieren
al Archivo de
Concentración se
destruyen una
vez que cumplen
con su función

33. Documento creado o recibido por
una institución o individuo en el
curso de trámites administrativos
o ejecutivos.
Documentos de
comprobación administrativa
No son transferidos al
Archivo de
Concentración y su baja
debe darse de manera
inmediata al término de
su utilidad.
No son documentos estructurados
con relación a un asunto: minutarios
de correspondencia y controles de
correspondencia de entrada y salida.
Son producidos en forma natural en función
de una actividad administrativa.
Son comprobantes de la realización de
un acto administrativo inmediato: vales
de fotocopias, registros de visitantes,
listados de envíos, facturas de
correspondencia, vales de papelería,
tarjetas de asistencia, entre otros.
Su vigencia administrativa es inmediata o de
no más de un año.

34. Documentos de comprobación
administrativa inmediata
Documentos
creados o
recibidos por una
Institución o
individuos en el
curso de trámites
administrativos o
ejecutivos.
Son producidos en forma natural en función de una actividad
administrativa.
Son comprobantes de la realización de un acto
administrativo inmediato
No son documentos estructurados con relación a un asunto.
Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año
Su baja debe darse de manera inmediata al terminó de su
utilidad.
Una vez concluida su vigencia se eliminan bajo supervisión y
levantamiento de un acta administrativa firmada.
No se transfieren al Archivo de Concentración.
Septiembre de 2022 34

35. Diferencias entre
documentos de archivo y
documentos de apoyo
informativo
Paloma Fernández Gil
(1999: 45), define a los
documentos de apoyo a
la gestión como
“aquellos que recibe
una oficina o elabora
ella misma para facilitar
la gestión de sus
asuntos. Esta
documentación tiene
como característica
común la de su carácter
informativo efímero y su
falta de valor legal o
histórico”.
Septiembre de 2022 35

36. Características de los
Documentos
de Archivo Electrónico
AUTENTICIDAD INTEGRIDAD
FIABILIDAD DISPONIBILIDAD
DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
ELECTRÓNICO

37. MENSAJE
DE
DATOS
Mensajes
enviados por
medios
electrónicos
Características
Igual valor jurídico que un documento
escrito
Los enlaces de acceso electrónico
encontrados en el mensaje de datos
también se consideran con valor
jurídico siempre y cuando sea un
acuerdo entre las partes involucradas
Propiedad intelectual
Poseen cualidades de confidencialidad
sin importar su forma, medio o
intención.
Todos los mensajes son diferentes
entre ellos.
Todos los documentos electrónicos, son mensajes de datos, pero
NO todos los mensajes de datos son documentos electrónicos de
archivo

38. Expediente
A la unidad documental
compuesta por
documentos de
archivo, ordenados y
relacionados por un
mismo asunto,
actividad o trámite de
los sujetos obligados.
Expediente Electrónico
Al conjunto de
documentos electrónicos
de archivo
correspondientes a un
procedimiento
administrativo, cualquiera
que sea el tipo de
información que
contengan.
Expediente híbrido
Al conjunto de
documentos de archivo
electrónicos o en
soportes tradicionales
correspondientes a un
procedimiento
administrativo, trámite o
asunto.
Expedientes

39. Ley General de Archivos
Artículo 5
Principios
Conservación- Adoptar medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y
tecnológica para la adecuada preservación de los documentos de archivo
Procedencia- Conservar el origen de cada fondo documental…
Integridad- Garantizar que los documentos de archivos sean completos y
veraces para reflejar con exactitud la información contenida.
Disponibilidad- Adoptar las medidas pertinentes para la localización
expedita de expedientes.
Accesibilidad: Garantizar el acceso a las consulta de archivos conforme
a la normatividad aplicable.

40. Fichero o archivo informático es un conjunto de bits
almacenados en un dispositivo, identificado con un nombre
o una extensión.
Archivo en Informática

41. Preservación
• Preservación Digital: Es el conjunto de principios,
políticas, estrategias y acciones específicas que tienen
como fin asegurar la estabilidad física y tecnológica de
los datos, la permanencia y el acceso de la información
de los documentos digitales y proteger el contenido
intelectual de los mismos por el tiempo que se considere
necesario.
• Preservación a Largo Plazo: Conjunto de acciones y
estándares aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en el tiempo,
independientemente de su medio y forma de registro o
almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al
documento electrónico de archivo con su medio
correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

42. Conservación
Documental
Esta es una actividad sumamente importante y se refiere a las técnicas y
procedimientos adecuados, para garantizar que la documentación no sufra
alteraciones físicas o digitales, y dependiendo del soporte en que se
encuentre; es un poco complejo ya que hay que considerar si es
documentación física los establecimientos que se destinaran considerando
desde cuestiones ambientales hasta de infraestructura, y en el caso de los
archivos digitales y electrónicos se deben considerar temas de tecnología,
respaldos y temas de actualización y versionamiento de hardware y de
software y la migración para su fácil recuperación a los largo del tiempo.

43. • Firma autógrafa.- Las firmas a puño son las firmas
tradicionales que se producen cuando una persona firma
un documento físico con un bolígrafo.
• Firma Digital.- Representación gráfica de tu firma en
un teléfono o tableta, como cuando firmas una entrega,
escribiendo tu nombre en un documento o incluso
insertando una imagen de tu firma
• Firma electrónica.- Mediante un proceso criptográfico,
hay un algoritmo que genera un certificado o huella
digital único para cada firmante que no se puede
manipular o mediante un certificado electrónico.
Firmas

44. Archivos electrónicos
44
23/09/2022

45. 45
Artículo 47. Los sujetos obligados conservarán los documentos de
archivo aun cuando hayan sido digitalizados, en los casos previstos en
las disposiciones jurídicas aplicables.
23/09/2022
www.imac.org.mx

46. Digitalización
46
• Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera
analógica (soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm, etcétera) en una que
sólo puede leerse o interpretarse por medio de una computadora.
• Proceso que permite la migración de documentos impresos a mensaje de datos (NOM-151-
SCFI-2016)
• Conversión de un soporte tradicional a una copia digital.

47. 47
¿Qué son los documentos digitales?
Integrados por texto, gráficos, imágenes, sonidos, movimientos que se construyen a través de hardware
periférico como: escáner, fax, cámaras, sensores y registran directamente la información audiovisual, en forma
de señales electrónicas positivas y negativas (bits). Ejemplos: Imagen TIF, Imagen JPG, Audio MP3, Video
MP4….
¿Qué son los documentos electrónicos?
Son creados, producidos o recibidos, que se conservan y transmiten mediante soporte electrónicos. Entonces
son los archivos producidos con “procesadores de palabras”, “hojas de cálculo”, “administradores de bases de
datos”, o programas para elaborar gráficos. Ejemplos: Archivos de Word, Excel, Power Point, Access…

48. Archivos electrónicos
48
Archivo
Conjunto organizado de
documentos producidos o
recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de
sus atribuciones y funciones,
con independencia del
soporte, espacio o lugar que
se resguarden.
Archivo en informática
Conjunto organizado de unidades
de información que son
almacenados en un dispositivo;
es la manera generalizada de
mencionar diferentes tipologías
documentales, desde
documentos hasta programas
(ejecutables). Identificables por
lo regular con un nombre y una
"extensión".

49. Archivos electrónicos
Documento de archivo
Aquel que registra un hecho, acto
administrativo, jurídico, fiscal o
contable producido, recibido y
utilizado en el ejercicio de las
facultades, competencias o
funciones de los sujetos obligados,
con independencia de su
soporte documental.
23/09/2022 49
Documento Electrónico
Conjunto de datos que integra
información que se interpreta,
almacena y estructura a través de
caracteres o pixeles, se requiere un
programa "visor" para darles lectura
y suele modificarse o actualizarse
con el tiempo por un(os) usuario(s).
En pocas palabras se refiere al
"contenido" de un archivo.
Documento Electrónico de
Archivo
Registro de la información
generada, recibida, almacenada y
comunicada por medios
electrónicos, que permanece en
ellos durante su ciclo vital. Es
producido por una persona o
entidad en razón de sus actividades
y debe ser tratado conforme a los
principios y procesos archivísticos.

50. Archivos Electrónicos
50
Expediente
A la unidad documental
compuesta por
documentos de archivo,
ordenados y
relacionados por un
mismo asunto, actividad
o trámite de los sujetos
obligados.
Expediente Electrónico
Al conjunto de documentos
electrónicos de archivo
correspondientes a un
procedimiento
administrativo, cualquiera
que sea el tipo de
información que contengan.
Expediente híbrido
Al conjunto de documentos
de archivo electrónicos o en
soportes tradicionales
correspondientes a un
procedimiento
administrativo, trámite o
asunto.

51. Archivos electrónicos
51
Firma autógrafa
Conjunto de signos plasmados
por el puño y letra del emisor.
Firma Digital
Representación gráfica de la
firma autógrafa, carece de los
servicios de “no repudio”, “ni de
integridad”.
Firma electrónica avanzada
Al conjunto de datos y caracteres
que permite la identificación del
firmante, que ha sido creada por
medios electrónicos bajo su
exclusivo control, de manera que
está vinculada únicamente al
mismo y a los datos a los que se
refiere, lo que permite que sea
detectable cualquier modificación
ulterior de éstos, la cual produce
los mismos efectos jurídicos que
la firma autógrafa.
Es un medio usado para la manifestación de voluntad de una persona.
Cuando usamos nuestra firma en un documento se da
por entendido su comprensión, aceptación y compromiso legal.
Firma

52. Archivos Electrónicos
52
Conservación de archivos
Al conjunto de procedimientos y
medidas destinados a asegurar la
prevención de alteraciones físicas de
los documentos en papel y la
preservación de los documentos
digitales a largo plazo.
Preservación digital
Debido a las tecnologías de la
información y la comunicación, existen
más documentos electrónicos nativos y
más digitalizaciones de documentos, los
cuales deben ser preservados, a la vez
que se garantizan los siguientes atributos:
autenticidad, fiabilidad, legibilidad y
funcionalidades.
La evolución tecnológica ha hecho que
nuestra capacidad de registrar
información haya aumentado
exponencialmente, mientras que la
longevidad de los medios electrónicos /
digitales utilizados para la preservación de
los documentos, ha disminuido a la
misma velocidad.

53. www.imac.org.mx
Diferencias entre la
preservación tradicional y la
preservación digital
53
Preservación
Tradicional
Preservación
Digital
Datos vulnerables y de rápida obsolescencia
Para su consulta requieren de herramientas
electrónicas y pueden ser multiusuarios
Gran capacidad de almacenaje
Costos de preservación más altos
Fijos, estables y se deterioran lentamente
Contienen sus propios metadatos
Su consulta es por un usuario a la vez y es física
Costos de preservación bajos

54. Expediente
Electrónico
es
el
conjunto
de
documentos
electrónicos
de
archivo
correspondientes
a
un
procedimiento
administrativo,
cualquiera
que
sea
el
tipo
de
información
que
contengan.
Documentos Electrónicos.- Documentos que son gestionados en medios
electrónicos (nunca se imprimen)
Características
Contiene información
Creados y usados en la ejecución de un trámite
Son evidencia de la toma de decisiones
Sólo se pueden procesar pro medio de un software informático
Se requiere de un equipo electrónico para ser recuperados.
Los documentos electrónicos son producto del procedimiento electrónico
Pueden almacenarse en medios electrónico todos los documentos de una
misma actuación administrativa.
Los documentos electrónicos se deben archivar formando expedientes
electrónico
54
El documento electrónico siempre se gestionará electrónicamente

55. Series Documental
Comunes y Sustantivas
Las Secciones
Hay dos tipos de
secciones y
series
documentales
las comunes y
las sustantivas
Secciones y
series Comunes:
son aquellas
funciones que
tienen en común
toda la
Administración
Pública y se
identifican
dentro de este
cuadro con la
letra “C”.
Secciones y
series
Sustantivas: son
aquellas
funciones que le
dan razón de ser
a cada
Institución y las
hace diferentes a
todas las demás.
Se identifican
con la letra “S
Septiembre de 2022 55

56. septiembre 2022
Las atribuciones y funciones comunes al
conjunto de instituciones que integran la
administración pública federal;
Instructivo para elaborar el CGCA.Página 22.
Las atribuciones y funciones específicas de
cada dependencia o entidad que corresponden a
las atribuciones sustantivas que marcan la
diferencia de una dependencia o entidad con otra.
(Macroprocesos/procesos/procedimientos)
Tipo de
Funciones

57. septiembre 2022
Identificación de series
documentales
Serie documental común.

58. septiembre 2022
Series documentales sustantivas de
BANCOMEX

59. septiembre 2022
¿Qué área debe proporcionar esa
información?
¿BANCOMEX cuenta con los siguientes
documentos normativo-administrativos?
Mapa de procesos.
Manuales de procedimientos.
Manual de Organización.

60. septiembre 2022
Actividad 3. Vinculación de los procesos institucionales con la estructura
archivística.
Instrucciones:
Elaborar una tabla en Excel con las siguientes columnas:
1.-Nombre del proceso/procedimiento.
2.-Enunciar el fundamento legal, el cual sustenta la función, proceso y/o procedimiento.
3.-Área responsable del proceso/procedimiento.
4.-Identificar la serie documental común, de conformidad con el instructivo para elaborar el CGCA.
5.-Para el caso de las series sustantivas, proponer el nombre de la sección y la serie.
- Consultar el Mapa de Procesos.
- Consultar un manual de procedimientos de funciones comunes y sustantivas.
Tiempo estimado 20 min.
Objetivo: Vincular los procesos institucionales con la estructura archivística.

61. Ciclo Vital del Documento

62. 62
Ciclo Vital del
Documento
Fase
inactiva
Fase
activa
Fase
Semi-activa
Público

63. ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO
VALORACIÓN
PRIMARIA
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
VALORACIÓN
SECUNDARIA
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
BAJA DOCUMENTAL
DESTINO FINAL
AREA
COORDINADORA
DE ARCHIVOS
UNIDADES
FASE ACTIVA FASE SEMIACTIVA FASE INACTIVA
•VALOR ADMINISTRATIVO
•VALOR LEGAL
•VALOR FISCAL O CONTABLE
•VALOR INFORMATIVO
•VALOR EVIDENCIAL
•VALOR TESTIMONIAL
Ciclo Vital del
Documento
Schellenberg Charles Wiffells: Teoría de las 3 edades de los documentos