Este documento describe los principales procesos técnicos archivísticos involucrados en el ciclo vital de los documentos, incluyendo la apertura de expedientes, clasificación, ordenación, registro, valoración y transferencias. Explica que los documentos pasan por distintas etapas como el archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico, adquiriendo diferentes valores administrativos, legales y de investigación a lo largo de su vida útil.

1. Apertura de
expediente
Clasificación
archivística
Ordenación
documental
Registro
Glosa-
integración
Valoración
documental
Expurgo
Transferencia
primaria
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3. PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

2. El Ciclo Vital de los Documentos
inicia en la Unidad de
Correspondencia (Oficialía de
Partes), la cual tiene las siguientes
funciones:
 Recibir y distribuir la
correspondencia de entrada;
 Registrar y controlar la
correspondencia de entrada y
salida, y
 Recibir y despachar la
correspondencia de salida de
sus áreas.
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Ciclo Vital de los Documentos
(Teoría de las Tres Edades)

3. Es la responsable de la
recepción, verificación,
registro, radicación,
seguimiento, distribución y
despacho de la
documentación para la
integración de los
expedientes de los archivos
de trámite.
Unidad Central de
Correspondencia
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4. Es la Unidad responsable de la administración de
documentos de uso cotidiano y necesario para el
ejercicio de las atribuciones de la Institución.
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Archivo de Trámite
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5. Procedimientos
Apertura de expedientes
a) Dentro de la gestión documental se encuentra el
proceso de organización, que como primer
procedimiento tiene la identificación de documentos de
archivo que dará paso a la apertura de expedientes.
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6. Apertura de expedientes
b) Cada área generadora de los archivos de trámite deberá abrir los
expedientes con documentos relacionados con su atribución, función o
comisión:
• Los expedientes se abrirán cuando se trate de un asunto nuevo.
• Con documentos originales (en el caso de integrar copias deberán
ser parte del desarrollo del asunto)
• Con documentos que tengan relación entre si.
• Integrándolos de manera lógica, cronológica, siendo el primer
documento el más antiguo y el último el más reciente, cerrando así
el asunto.
• Esto es respetando el orden original.
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7. Portada de los expedientes
• Los expedientes deben incluir una
portada o guarda exterior, en la que se
deben registrar los datos de identificación
del mismo, considerando el Cuadro
general de clasificación archivística.
• La identificación del expediente debe
contener como mínimo los siguientes
elementos:
I. Área o unidad administrativa;
II. Fondo;
III. Sección
IV. Serie
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8. V. Número de expediente o clasificador; el número consecutivo que dentro de
la serie documental identifica a casa uno de sus expedientes;
VI. Fecha de apertura y , en su caso, del cierre del expediente;
VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);
VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental;
X. Número de fojas útiles al cierre del expediente; es el número total de hojas
contenidas en los documentos del expediente, y
XI. Leyenda de clasificación, de acuerdo con lo dispuesto en los
Lineamientos Generales en Materia de Clasificación y Desclasificación de la
Información, así como para la elaboración de Versiones Públicas, con la
finalidad de garantizar la custodia y conservación de los documentos.
En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la
nomenclatura asignada a las fracciones III, IV y V.
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Portada de los expedientes

9. Principio de orden original:
Promulgado en 1881 por el Historiador alemán
Heinrich Karl Lodolf Von Sybel.
Establece que la documentación debe agruparse en
los archivos en el orden que se recibió durante su
función administrativa (De manera cronológica).
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Principios del manejo de documentos

10. Fase activa o de vigencia administrativa
Durante esta edad los documentos tienen valores
primarios para la institución y se encuentran en el Archivo
de Trámite:
 Valor administrativo: Es el plazo durante el cual los
documentos producidos o recibidos por una institución
se utilizarán para realizar funciones o actividades
comunes a esa institución.
Archivo de Trámite
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11.  Valor jurídico o legal: Es el plazo durante el cual los
documentos se conservarán en la institución para su
posible uso y así certificar derechos u obligaciones de
la institución que los generó.
 Valor fiscal o contable: Es el plazo durante el cual
los documentos se conservarán en la institución, para
comprobar el origen, distribución y uso de los recursos
financieros de la institución.
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Archivo de Trámite

12. CLASIFICACIÒN
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La operación intelectual que establece
las categorías y grupos que reflejan la
estructura del fondo, consistente en
agrupar jerárquicamente los
documentos que va de lo general a lo
particular con base a los principios de
procedencia y orden original o de
respeto a la estructura archivística.
La clasificación archivística ha sido
tradicionalmente considerada como una
de las operaciones archivísticas más
importantes, desde el momento en que,
al posibilitar el orden, crea las
condiciones necesarias para el
cumplimiento de todas y cada una de
las funciones del archivo. Confundida
lingüísticamente unas veces con la
ordenación y otras con la organización,
en ocasiones con ambas, la clasificación
representa la esencia de la disciplina
archivística.

13. Principios
Fundamentales de
Clasificación.
Clasificar: se trata de
decidir el nombre bajo
el cual se archivará un
documento. Es
establecer un orden
riguroso atendiendo a
un sistema o criterio
definido.
Ordenar: Separar
los documentos en
aquellos grupos
que la clasificación
ha señalado.
Archivar: Colocar
los documentos en
un lugar
determinado.
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Los principios
fundamentales en
el proceso de
archivar son:

14. Sistema de
Clasificación
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Existen CUATRO modelos de sistemas de clasificación,
los cuales les presentamos a continuación:
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA:
• Refleja la estructura orgánica de la institución
(Organigrama).
• Sostienen los especialistas que este tipo de
clasificación es la más simple de implementar pero es
la más estricta ya que no recoge los cambios que ha
podido sufrir el organigrama de la institución.
• Se recomienda para organismos poco complejos en
su estructura

15. CLASIFICACIÓN
FUNCIONAL
Toma en cuenta las diferentes
funciones y actividades de la
institución.
Este tipo de clasificación es
más complejo porque tiene
que estudiar cada función
de la organización, pero ello
le permite ser más flexible.
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16. CLASIFICACIÓN POR
MATERIA
Este sistema de
clasificación se
determina a través
de unidades por
materia o asunto.
Se recomienda que
se utilice en
archivos sólo en
casos muy
especiales, ya que
no respeta el
principio de
procedencia. Septiembre de 2022 16

17. CLASIFICACIÓN
ORGÁNICA-FUNCIONAL
Es el sistema que permite
cambios a medida que
evolucionan las unidades
administrativas de las
instituciones.
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18. Metodología
La clasificación como un proceso de gestión
documental basado en la estructuración sistemática
de las actividades, de las organizaciones o de los
documentos generados por estas.
La clasificación es una función o proceso operativo
clave en la gestión documental, que pretende
establecer categorías documentales dentro de una
institución.
En su forma más desarrollada, la clasificación
permite generar una representación de las
funciones, de las actividades y de las transacciones
de la organización, aplicando un único criterio, según
queda reflejado en sus documentos.
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19. Criterios de Clasificación
La clasificación documental, es el sistema de
categorización de las series documentales que se
gestionan en la institución, viene dada por el propio
funcionamiento de la misma.
La clasificación está implícita en los documentos desde su
origen, pero considerando las modificaciones estructurales
que sufren las instituciones, los cambios en sus funciones
y sus procedimientos, es necesario establecer un sistema
de clasificación que aplique a todos los documentos de
archivo, sin importar las modificaciones administrativas, las
funciones o los procedimientos que dan origen a los
documentos de archivo institucional.
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20. Clasificación Orgánica Vs
Clasificación Funcional
Clasificación orgánica: Las series
documentales se agrupan de acuerdo con
la estructura administrativa de la
organización que las crea, las mantiene o
las desarrolló.
La categorización utilizada reflejará las
diversas divisiones que ha tenido la
entidad a lo largo del tiempo hasta el
momento actual, siguiendo una división
jerarquizada desde las divisiones más
amplias hasta las unidades administrativas
básicas que gestionan las series
documentales.
Clasificación funcional: Los elementos
tomados para clasificar las series
documentales no se basan en la estructura
administrativa, sino que toman las
funciones o actividades como base.
De tal forma que las series documentales
se agrupan en función de las atribuciones,
sin considerar las unidades administrativas
que las desarrollan.
La categorización empleada en este caso
reflejará una división jerarquizada de las
funciones.
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21. No debemos confundir el criterio de
clasificación funcional con un criterio de
clasificación por materias, ya que puede dar
lugar a incidencias o errores sumamente
graves en cuanto a la gestión documental.
No es oportuno utilizar un criterio
clasificación orgánico, puesto que las
modificaciones en la estructura
administrativa que pueden sufrir las
instituciones, provocará confusiones en la
aplicación de la clasificación o incluso
duplicidad de series documentales dentro
del Cuadro General de Clasificación
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22. El criterio de clasificación aceptado dentro de la
Administración Pública es el funcional, por los siguientes
motivos:
• Se trata de un criterio estable, puesto que las funciones
perduran en el tiempo aunque las unidades que las
desarrollan cambien.
• Se trata de un criterio objetivo, puesto que no depende
de la percepción subjetiva, sino de la propia
organización.
• Se trata de un criterio natural, puesto que emana de la
naturaleza propia de los documentos y de los procesos
que evidencian el actuar de las organizaciones
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23. Ventajas de la
clasificación funcional
Proporciona vínculos entre los documentos simples que se acumulan para proporcionar evidencia de las
actividades.
Asegura que los documentos son ordenados y nombrados de una forma consistente a lo largo del tiempo
Facilita la recuperación de todos los documentos relacionados con una misma función o actividad concreta.
Determina niveles de seguridad en la protección y acceso adecuado a los documentos por categorías,
asignando permisos de acceso y consulta específicos por actividad y no por materia.
Determinar acciones de valoración, medidas de conservación permanente o períodos de eliminación
adecuados para cada documento.
Distribuye las responsabilidades para la gestión de categorías de los documentos en el conjunto de la
organización.
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24. Ordenación Documental
Operación archivística realizada dentro del proceso de organización
que consiste en establecer sus ciencias naturales cronológicas y /o
alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la
clasificación
De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la
organización es un resultado de la clasificación y la ordenación.
Si no se dan los procesos de una manera complementaria se debe
afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener
o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.
La organización (clasificación, ordenación) se comprueba examinando
físicamente los documentos, también se deben considerar los
instrumentos de control ya que es ahí donde se puede apreciar la
coherencia y confiabilidad de los procesos de organización.
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25. Ordenación
La ordenación comienza donde ha
terminado la clasificación, es decir, se
aplica a las series documentales.
Es cierto que se pueden tener series
bien clasificadas, también es cierto que
ellas pueden estar desorganizadas
internamente, es decir, sin una
secuencia determinada, sin una
relación recíproca de sus partes.
Es como tener todas las piezas
necesarias de un mecanismo, pero sin
ensamblar, sin conexiones.
Si la clasificación se puede entender
como un proceso mediante el cual se
establecen las diferenciaciones de las
agrupaciones documentales, teniendo
en cuenta el principio de procedencia,
la ordenación se puede entender como
el proceso mediante el cual se
establecen con claridad las relaciones
entre los documentos de una serie.
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26. Registro Archivístico
• Acción por la cual se explica de forma oral o escrita
cómo es una cosa, una persona, un lugar, un documento
y/o su contenido, para ofrecer una imagen o una idea
completa de ellos o su contenido
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27. En los archivos de trámite y concentración los valores de la
documentación tienen valores primarios:
Valor administrativo- Los documentos producidos o
recibidos por una institución se utilizan para realizar
funciones o actividades comunes a esa institución.
Valor fiscal o contable- Documentos producidos para
comprobar el origen, distribución y uso de los recursos
financieros de la institución
Valor jurídico o legal-Los documentos que certifican
derechos u obligaciones de la institución que los
generó.
Valores Primarios

28. Transferencias
Documentales
TRANSFERENCIA PRIMARIA
Es la operación de trasladar los expedientes cuyo trámite ha
terminado o su consulta es esporádica, hacia el archivo de
concentración, mientras prescribe el término de permanencia.
Este término puede ser fijado reglamentariamente o en
coordinación con las áreas generadoras de acuerdo al
Catálogo de Disposición Documental.

29. Valoración Primaria

30. TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Traslado controlado y sistemático de expedientes del Archivo de
Concentración al Archivo Histórico, los cuales se deben conservar de
manera permanente, en observancia al Catálogo de Disposición
Documental
Transferencias Documentales

31. Mientras que en el archivo histórico adquieren valores
secundarios:
Utilidad de los
documentos en
virtud de su relación
con derechos
imprescriptibles de
las personas físicas
y morales.
Evidencial
Los documentos
reflejan la evolución
del organismo que
los creó.
Testimonial
Los documentos
aportan datos únicos
y sustanciales para
la investigación y el
estudio de cualquier
campo del saber.
Informativo
Valores Secundarios

32. Valor Documental

33. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Existen instrumentos de descripción, inventarios documentales tiene
una doble finalidad:
- Facilitar al archivista el control del acervo bajo su custodia y
localizar con mayor rapidez los expedientes depositados en el
Archivo (ya sea de trámite, concentración o histórico).
- Ayudar al usuario a la consulta, pues son el vínculo o intermediario
entre los usuarios de los archivos y las información contenida en su
acervo.
Vinculación de la Producción
Documental a los Procesos
Institucionales
Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que
describen las series y expedientes de un archivo y que
permiten su localización.
 Inventario general
 Inventario de transferencia
 Inventario de baja documental

34. INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTE
Describe los expedientes que conforman las series documentales. Ejemplo:

35. El Valor de los Archivos
La gestión de las instituciones
Su eficacia y eficiencia
Evidencia jurídica
Memoria institucional
La identidad institucional
El sustento de la transparencia
La base para la gestión de riesgos

36. El Valor de los Archivos
La gestión de las instituciones
Su eficacia y eficiencia
Evidencia jurídica
Memoria institucional
La identidad institucional
El sustento de la transparencia
La base para la gestión de riesgos

37. Rompiendo paradigmas
Planeación
estratégica Alta dirección
Liderazgo
Mejora
continua
Toma de
decisiones
Transparencia y
rendición de
cuentas
Control interno
Agente de
cambio
Administración
del tiempo
Gestión
documenta
l Administració
n de archivos

38. Uno de los temas que generan mayor interés, es el de la
valoración documental. En la actualidad estamos frente a un
crecimiento desproporcionado de documentos llamado “explosión
documental”.
Si analizamos el proceso generado de documentos en la gestión
administrativa y el flujo de papeles que van de un lado a otro por
todas las oficinas, confirmaríamos que existe efectivamente una
elaboración irracional de documentos que a la postre crean
saturación de almacenamiento, ineficiencia y gastos inútiles.
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Valoración Documental

39. En la actualidad estamos frente a un crecimiento
desproporcionado de documentos llamado
“explosión documental”.
Si analizamos el proceso generado de
documentos en la gestión administrativa y el
flujo de papeles que van de un lado a otro por
todas las oficinas, confirmaríamos que existe
efectivamente una elaboración irracional de
documentos que a la postre crean saturación de
almacenamiento, ineficiencia y gastos inútiles.
Valoración Documental

40. El juicio de valor
La valoración implica un juicio de valor que nos
permite emitir un enunciado positivo o negativo en
relación con un objeto o documento, asumiendo una
responsabilidad individual y colectiva en el juicio que se
emite.
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41. Los 8 pasos de la Gestión Documental
Gestión
Documental
Planeación
Producción
Gestión y Trámite
Organización
Transferencia
Disposición de Documentos
Preservación a Largo Plazo
Valoración

42. La valoración documental
como problema archivístico
La valoración como componente de
la administración de documentos,
esta basada en la conservación
selectiva, lo que ha llevado a
plantear, en algunos círculos
archivísticos de nuestro país, el
desplazamiento de la teoría
archivística tradicional, que está
fundamentada en la conservación
exhaustiva de todo lo generado.
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43. Dimensiones de la valoración
documental de acuerdo con su
definición
Acción Intelectual Identificar, Analizar, juzgar valores asociados
a la valoración
Acción Normativa Determinar, establecer, decidir, fijar períodos
o plazos para la retención de los documentos
Acción Práctica Conservar, transferir, acceder a los
documentos o eliminación de la
documentación a través del proceso de Baja
Documental

44. Propósitos de la valoración
documental
Propósito
Circulación de la documentación dentro del SIA (transferencias
documentales)
Identificar y seleccionar la memoria histórica - documental
Eliminación razonada de la documentación
Resguardar plazos establecidos (series documentales)
Ciclo vital del documento (gestión documental)
Instrumentos para el proceso de valoración

45. • La administración de documentos
analiza los tipos de documentos y
sus usos; (teoría de las tres edades
o ciclo vital del documento).
• Etapas
 Archivo de Trámite
 Archivo de Concentración
 Archivo Histórico
• La valoración ocurre durante todo el
ciclo de vida de los documentos
siendo los valores diferentes en
cada una de las etapas (primarios o
Secundarios)
La conservación y
eliminación documental
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46.  Con base en el Catálogo de Disposición Documental, los expedientes
permanecerán en el archivo de trámite el tiempo que determine el
Catálogo de Disposición Documental.
 Se identificarán los expedientes cuyo asunto ya se encuentre concluido.
 Se localizarán para elaborar el Inventario de Transferencia Primaria y se
colocarán en cajas exclusivas para archivo de concentración.
Identificación y localización de
expedientes a transferir
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47. La transferencia primaria es la operación de trasladar los
expedientes cuyo trámite ha terminado o su consulta es esporádica,
hacia el Archivo de Concentración, mientras prescribe el término de
permanencia, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental.
Transferencia Primaria
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48. 4. El principio archivístico de procedencia como
sustento de la valoración documental
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49. • La valoración se realiza con base en el análisis de
las series documentales respetando su origen y
procedencia funcional y estructural.
• Michel Duchein indica que para valorar un
documento, resulta esencial conocer exactamente
cuándo fue producido, en el marco de qué proceso
y con qué finalidad.
• Razón por la cual es tan importante el principio de
procedencia.
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51. Para utilizar de
forma óptima
espacios de
almacenamiento
Para reducir
costos
Para aumentar la
eficiencia
Para reducir
riesgos
Existen distintos motivos para eliminar
regularmente documentos generados por la
institución productora, siendo estas cuatro los
más aceptados:

52. Valores primarios, inmediatos o
continuos
• El valor primario está determinado
por el uso inmediato que la
dependencia generadora hace de
él. El documento surge con algún
propósito sea administrativo,
fiscal, legal o contable.
• El valor primario, inmediato o
continuo lo establece un lapso que
abarca un uso activo, denominado
“vigencia” y otro, denominado de
“guarda precautoria”
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53. Documentos a eliminar durante la valoración primaria
(Desincorporación documental)
La propaganda u otros
documentos impresos de
entidades externas
Copias y duplicados de
documentación contable
cuyos originales se
encuentren bajo la custodia
del archivo contable
Borradores y papeles de
trabajo de documentos que se
hayan utilizado para la
elaboración de un documento
definitivo (éste último si se
conserva)
Los faxes, siempre que se
conserven los originales del
documento; la documentación
de apoyo informativo y la
documentación de
comprobación administrativa.
Ejemplo: copias de actas de
órganos de gobierno cuyos
originales se custodian en
otra área, en caso de
dudas no se eliminan las
copias.
Copias y duplicados de
documentos originales que se
encuentren perfectamente
localizados