manual de trabajos

1. D E S P A C H O D E D O C U M E N T O S
DESPACHO DE DOCUMENTOS

2. DES`D
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3. Es la operación de verificación y control que realizan las organizaciones para la
admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.
RECOMENDACIONES
Tanto para entregas internas como externas, debe llevarse un control de mensajería
 no usar alfileres ni bandas de cauchos para sostener los documentos
 no dejar papeles sueltos en las carpetas de archivo
 no tener carpetas demasiado llenas máximo 100 documentos
renovar las carpetas rotas o deterioradas.
PASOS
Es donde se define los parámetros y especificaciones que determinan el
carácter administrativo y su destinación se considera más importante.
Con base en la GTC 185 y las normas técnicas correspondientes debe estar referenciado un
encabezado completo y lógico en el cual se visualice claramente el nombre del destinatario,
fecha, lugar de expedición, su objetivo y un contenido preciso.
FIRMA
Es indispensable e importante en un documento, ya que es un símbolo, dibujo, escrito o gráfico
que impone la validez de su contenido, además de identificar al responsable de su expedición.
En las empresas es necesario acogerse a los manuales de procedimiento
y calidad, para identificar a las personas encargadas de respaldar con su firma
las acciones pertinentes de cada área y dar paso a su circulación interna o externa la firma es
importante en la elaboración del documento y la identidad del remitente o destinatario.
ACTIVIDADES
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad.
Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de
control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen
actividades como:
1. Distribución de documentos externos
- Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
- Clasificación de las comunicaciones.
- Organización de documentos en buzones o casilleros.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Reasignación de documentos mal direccionados.
- Registro de control de entrega de documentos recibidos.
2. Distribución de documentos internos
- Identificación de dependencias.
- Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
- Registro de control de entrega de documentos internos.
3. Distribución de documentos enviados
- Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
- Control del cumplimiento de requisitos del documento.

4. - Métodos de empaque y embalaje.
- Peso y porteo de documentos.
- Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
- Control y firma de guías y planillas de entrega.
- Control de devoluciones.
- Organización mensajería externa.
- Registro de control de envío de documentos