Concepto e Conclusión

1. Cuaderno de Cargo

2. 1- ¿QUE ES UN CUADERNO DE CARGO?
Cuaderno de Cargo: Cuaderno que se utiliza para registrar los
documentos recibidos por el usuario o destinatario, quien firma en
señal de cargo.
2- ¿PARTES DE UN CUADERNO DE CARGO?
 EMCABEZADO: incluye información con el nombre de la
empresa, dirección, número de teléfono y otros datos del
contacto.
 FECHA: se realiza la fecha en la que se realiza el cargo
 NÚMERO DE FOLIO: cada cuaderno de cargo tiene un número
de folio único para identificar cada registro.
 DESCRIPCIÓN DE CARGO: se detalla la descripción o concepto
del cargo realizado, como la compra de materiales o el pago de
servicios.
 CANTIDAD: indica la cantidad de monto o cargo realizado.
 FIRMA: espacio para que la persona responsable del cargo firme
como comprobante de que ha revisado y aprobado el registro.

3.  OBSERVACIONES: espacio para agregar cualquier comentario
o nota relevante sobre el cargo realizado.
 TOTAL: al final del cuaderno se calcula el total de los cargos
registrados, si es aplicable.
3- ¿Cómo se clasifica un cuaderno de cargo?
Un cuaderno de cargo se puede clasificar de acuerdo a su función
específica dentro de la contabilidad de una empresa. Algunas
clasificaciones comunes incluyen el cuaderno de cargo de inventario,
el cuaderno de cargo de costo, el cuaderno de cargo de ventas y el
cuaderno de cargo de compras. Cada uno registra y controla
diferentes aspectos relacionados con las operaciones y transacciones
comerciales.
4- ¿Qué es una hoja de tramite documentario?
Documento generado de forma automática por el Sistema de Gestión
Documental en el cual se consignan las indicaciones y observaciones
establecidas sobre un documento
5- ¿Etapas de tramite documentario?
 PLANEACIÓN: Dentro de las etapas del trámite documentario, la
primera se refiere a un proceso administrativo, en un ámbito
técnico, legal y funcional en donde se revisa y se analiza las
necesidades documentales de la empresa, para establecer las
estrategias de gestión documental.
En esta etapa se implementan normas y protocolos de gestión
documental, estableciendo lineamientos para producir,
categorizar, digitalizar y almacenar los documentos, la información y
los archivos.
 PRODUCCIÓN: En esta etapa se realizan las siguientes
actividades, teniendo en cuenta que su finalidad son organizar la
documentación y ahorrar recursos:
 Se evalúa la información y los documentos.
 Se crean y categorizan los documentos.
 Se da ingreso a cada uno según su nivel de importancia.
 Se revisan las estructuras de tratamiento de información.

4.  Se hace uso de herramientas tecnológicas.
 TRÁMITE: El foco de esta etapa es analizar y gestionar la
influencia de cada tipo de documento dentro y fuera de la
empresa, esto quiere decir que en el desarrollo de esta etapa se
verifican los trámites de los documentos, su calidad, el nivel de
importancia y finalizamos con la facilidad de acceso a los
mismos.
 ORGANIZACIÓN: Esta etapa como su nombre lo indica, consta
de organizar y almacenar correctamente los documentos,
siguiendo unos lineamientos de gestión documental. Sus
procesos son administrativos donde se revisan, se valorizan, se
organizan, se categorizan y se almacenan todos los
documentos.
 TRANSFERENCIA: Aquí se tienen en cuenta los tiempos de
conservación, los formatos, la migración, la conversión y la
estructura de cada documento, implementando instrumentos
archivísticos como: Las tablas de valoración documental para
finalmente transferir correctamente la información y los
documentos.
 DISPOSICIÓN: En esta etapa determinamos el ciclo vital de los
documentos teniendo en cuenta la valoración obtenida por los
instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental y
Tablas de Valoración Documental; los cuales nos dirán si
debemos hacer la conservación, eliminación o digitalización de
documentos.
 PRESERVACIÓN: Todas las etapas anteriores y la estrategia de
gestión documental están englobadas en esta etapa, ya que la
preservación a largo plazo busca conservar los documentos, el
patrimonio de toda empresa y establece los medios y formatos
de cada uno.
 VALORACIÓN: En esta etapa final se determina constantemente
el valor de cada documento y su información tanto primaria como
secundaria, cuyo objetivo es darle prioridad a los documentos
más importantes y analizar si los documentos secundarios se

5. deben seguir conservando o ya deben pasar a su eliminación
definitiva.
6- ¿Tipos de tramite documentario?
Tipos de Tramite Documentario:
Los tipos de tramite documentario, al igual que los tipos de expedientes,
no son más que trámites para el Administrador que contiene todos los
datos o documentos necesarios para llevar cabo esa etapa en concreto
y que, al asociarlo al tipo de expediente, agregara con el
automáticamente.
Para una correcta gestión, cada tramite tendrá que tener definidos los
siguientes datos:
 Código único identificado.
 Nombre del tipo de tramite
 Datos generales: contiene toda la información concerniente al tipo
de trámite, como la Unidad Administrativa a la que pertenece y el
plazo de duración.
 Variables: contiene los datos, tanto si son fijos como solicitados al
usuario, que necesita el trámite para su gestión.
 Plantillas: indica los documentos que necesita el trámite para su
gestión y que se agregaran automáticamente al expediente.
 Pasos: indica el paso donde está siendo utilizado el tramite

6. 7- GRAFICA UNA HOJA DE TRAMITE DOCUMENTARIO.

7. 8- GRAFICA UN CUADERNO DE CARGO.

8. 9- FASES DE TRAMITE DOCUMENTARIO.

9. 1. Ingreso de los documentos al sistema
El primer paso para comenzar el camino hacia la gestión
documental, es el ingreso de los documentos al sistema. Ya sea a
través de captura digital (OCR) de documentos físicos o
incorporación de archivos ya existentes, es clave considerar qué
archivos van a ir y cuáles ya no son necesarios.
2.Extraer, clasificar y validar
A través de metadatos, es necesario darle a los archivos durante el
proceso de incorporación un método de identificación y descripción
para saber de qué se trata y, además, que sean simples de recuperar
y encontrar en caso de ser necesario.
Por otro lado, es clave agrupar los archivos que se encuentren
relacionados en función de algunas características o funcionalidades.
3. Almacenamiento
Con la finalidad de preservar, mantener la fiabilidad y la autenticidad
del documento; en la etapa de almacenamiento se garantiza que los
archivos se encuentren en un ecosistema seguro. Para llevar a cabo
esta tarea, se debe revisar las condiciones de almacenamiento y
quiénes tienen acceso a manipulaciones de documentos para reducir
los riesgos latentes.
4. Permisos
En la etapa de accesos o permisos, se gestiona quiénes tienen acceso
a cierta información y qué es lo que puede hacer con ella.
Generalmente, esto está dispuesto por las necesidades de la
organización, como privacidad, o dentro de estipulaciones legales,
como podría ser confidencialidad paciente-médico, cliente-abogado o
documentos financieros.
5. Seguimiento
El seguimiento de los archivos es clave para cualquier tipo de
organización. Esto se debe a que al hacer un rastreo, es posible saber
quién tuvo acceso a qué documento y cuáles han sido sus
movimientos, lo cual garantiza con mucha más certeza la seguridad de
la información.

10. Además, permite saber en qué etapa del flujo se encuentra algún
documento, siendo localizado cada vez que se necesite. Este rastreo
tiene como finalidad mantener el control de cada uno de los archivos,
desde que ingresa hasta que sale del sistema.
6. Revisión
Considerando que cada documento tiene una función específica, esta
etapa es clave. Aquí se revisa el plazo de conservación de cada uno
de los archivos de acuerdo a un calendario y se toman medidas, por
ejemplo: transferencia a otra clasificación, eliminación o conservar de
forma permanente.
Es fundamental asegurarse de que el documento ya no tenga utilidad
para la empresa o sus clientes antes de realizar cualquier acción.
7. Mantenimiento
Con el fin de que la documentación se encuentre fluyendo
correctamente y protegida de latentes amenazas, es fundamental
realizar procesos de mantenimiento y revisión de los procedimientos,
entre ellos: ecosistema digital apropiado (software e integraciones
actualizados) y asignación de responsabilidades y flujos de trabajo.