sistema de organización

1. ACCESO Y CONSULTA Facilita el acceso y consulta de
su información a través de sus
Archivos de Gestión y Archivo
Central, Página Web, líneas
telefónicas y redes sociales.
Toda persona interesada en
obtener la información que
reposa de los archivos, deberá
identificarse y cumplir lo
establecido en el respectivo
reglamento, para tener acceso a
la misma.

2. CONTROL Y SEGUIMIENTO
La Entidad cuenta con las
aplicativos donde tiene
caracterizado los procesos
y flujos documentales que
permiten realizar el control
y seguimiento a la gestión
y trámite de los
documentos.

3. CONTROL Y SEGUIMIENTO
Hay dos maneras de dar salida a los
documentos:
• Los que se prestan y los que se sacan para
dar información.
Todo documento debe llevar un control sobre
las personas que lo tienen. Para llevar este
control podemos disponer de:
• Archivo recordatorio.
• Archivo de asuntos pendientes.

4. CONTROL Y SEGUIMIENTO
Para llevar este control necesitamos los siguiente
materiales:
• Formulario de registro de salida.
• Formulario de comprobante.
• Hojas de colores.
• Archivo recordatorio.

5. TRAMITE DOCUMENTAL
EL TRAMITE DOCUMENTAL SE
DEFINE COMO UN CONJUNTO DE
PROCESOS QUE PERMITEN A LAS
ORGANIZACIONES TENER EL
CONTROL DE LA UBICACIÓN FISICA
Y ESTATUS ACTUAL Y PASADO DE
LA DOCUMENTACIÓN QUE LLEGA Y
SE GENERA DENTRO DE ELLAS,
CON EL FIN DE MEJORAR SUS
FLUJOS Y DILIGENCIAMIENTO.