El documento habla sobre la gestión documental en las entidades colombianas. Explica que las entidades deben elaborar programas de gestión de documentos de acuerdo a la Ley General de Archivos de Colombia y que la gestión documental implica el manejo eficiente de los documentos desde su producción hasta su disposición final. Luego describe los pasos para el recibo de documentos como la recepción, clasificación, apertura, revisión, radicación y distribución.

1. Recibo y Despacho de Documentos
Documentación y Manejo de
Información

2. Ley General de Archivos
EI artículo 21 de título quinto de
Ia Ley GeneraI de Archivos de
Colombia señala que Ias
entidades deberán eIaborar
programas de gestión de
documentos, pudiendo
contempIar eI uso de nuevas
tecnologías y soportes en cuya
aplicación deberán observarse
Ios principios y Ios procesos
archivísticos.

3. ¿Qué es la Gestión Documental?
La gestión documentaI es eI
conjunto de actividades
administrativas y técnicas
tendientes aI eficiente,
efectivo y eficaz manejo de
Ios documentos desde eI
mismo momento de su
producción o recepción hasta
Ia disposición finaI.

4. EI artículo 3 deI Acuerdo 060/2001
EI artículo 3 deI Acuerdo 060/2001 deI Archivo GeneraI de Ia Nación de
Colombia, específica que:
“Ias entidades deberán estabIecer de acuerdo con su estructura, Ia unidad de
correspondencia que gestione de manera centraIizada y normaIizada, Ios
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de taI
manera, que estos procedimientos contribuyan aI desarroIIo deI programa de
gestión documentaI y Ios programas de conservación, integrándose a Ios
procesos que se IIevarán en Ios archivos de gestión, centraIes e históricos.”

5. Las unidades de
correspondencia, deberán
contar con personaI suficiente
y debidamente capacitado y de
Ios medios necesarios, que
permitan recibir, enviar y
controIar oportunamente eI
trámite de Ias comunicaciones.

6. RECIBO DE DOCUMENTOS
EI recibo de documentos es una de Ias tareas más importantes y
definitivas en Ia utiIización y tratamiento de Ias comunicaciones
empresariaIes.
Por Io tanto se debe crear un controI que permita comprobar eI
recibo y Ia tramitación de Ias comunicaciones recibidas,
estabIeciendo responsabiIidades por parte de Ias personas
encargadas de esta Iabor.

7. Pasos para el recibo de documentos
1. Recepción
Consiste en recibir Ias comunicaciones provenientes de distintas fuentes y
diversos conductos, estos conductos pueden ser directos o indirectos.
Las comunicaciones que son entregadas por Ia persona interesada (o su
representante) y mensajeros en Ia ventaniIIa de Ia Unidad de Correspondencia,
se denominan de recepción directa; y Ia recepción indirecta es Ia que se recibe
por correo y/o medios eIectrónicos.

8. En las comunicaciones de recepción directa:
1. Si Ia comunicación está dirigida a Ia empresa o a un funcionario de eIIa.
2. Si se trata de una comunicación oficiaI.
3. Si eI sobre o empaque viene en buen estado.

9. En las comunicaciones de recepción indirecta:
1. Si eI asunto deI que trata Ie compete a Ia dependencia a Ia que va dirigida.
2. Si en Ia comunicación se cita eI domiciIio deI remitente.
3. Si se menciona Ia remisión de anexos, que estos estén compIetos.

10. 2. Clasificación
Consiste en separar Ios documentos recibidos en Ios siguientes grupos:
1. Comunicaciones oficiales. Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo
060/2001: “son todas aqueIIas recibidas o producidas en desarroIIo
de Ias funciones asignadas IegaImente a una entidad,
independientemente deI medio utiIizado.”
2. Comunicaciones personales. En eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001
Ias definen como: correspondencia, y son: “todas Ias comunicaciones
de carácter privado que IIegan a Ias entidades, a títuIo personaI,
citando o no eI cargo deI funcionario. No generan trámites para Ias
instituciones.”

11. 3. Apertura
Se trata de Ia apertura deI sobre o empaque de Ias
comunicaciones oficiales, para Ia extracción deI documento
y de sus anexos.

12. 4. Revisión
Según eI artícuIo 10 deI Acuerdo 060/2001: “Ias comunicaciones oficiaIes que
ingresen a Ias instituciones deberán ser revisadas, para verificar Ia
competencia, Ios anexos, eI destino y Ios datos de origen deI ciudadano o
entidad que Ias remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto
correspondiente, si es competencia de Ia entidad, se procederá a Ia radicación
deI mismo.”

13. 5. Radicación
Radicar es ubicar. Decimos por ejemplo, que una persona está
radicada en Bogotá cuando vive en Bogotá, o en MedeIIín cuando
vive en MedeIIín.
Para efectos de correspondencia, radicar un documento es situarIo
en Ia empresa.

14. Según eI artícuIo 2 deI Acuerdo 060/2001: “radicación es eI procedimiento por
medio deI cuaI, Ias entidades asignan un número consecutivo, a Ias
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de Ia fecha y hora
de recibo o de envío, con eI propósito de oficiaIizar su trámite y cumpIir con Ios
términos de vencimiento que estabIezca Ia Ley. Estos términos, se empiezan a
contar a partir deI día siguiente de radicado eI documento.”

15. Distribución o reparto
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior
y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de
los documentos, se debe contar con mecanismos de control y
verificación de recepción y envío de los mismos.

16. Distribución de documentos externos
1. Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
2. Clasificación de las comunicaciones.
3. Organización de documentos en buzones o casilleros.
4. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
5. Reasignación de documentos mal direccionados.
6. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

17. Distribución de documentos internos
1. Identificación de dependencias.
2. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
3. Registro de control de entrega de documentos internos.

18. Control del cumplimiento de requisitos del documento.
1. Métodos de empaque y embalaje.
2. Peso y porteo de documentos.
3. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
4. Control y firma de guías y planillas de entrega.
5. Control de devoluciones.
6. Organización mensajería externa.
7. Registro de control de envío de documentos.

19. Importancia en las Empresas
Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la
documentación y permite el control de acceso y de
seguridad de la información, impidiendo que personas no
autorizadas accedan a los contenidos.
Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la
empresa para una óptima gestión del propio sistema.